Gestión de Equipos Virtuales Globales.

Oportunidades, riesgos y claves de éxito del paso a la virtualidad para la PyME.

Cambios en nuestro entorno

� Necesidad de participar en mercados globales.

� Colaboraciones cros-funcionales y desarrollos

conjuntos con clientes y proveedores.

� + Equipos + Virtuales

�TICs asequibles

� Entorno MUY dinámico.

� Diversidad como ventaja competitiva.

�Valor Capital humano y retención del talento

� Conciliación, involucración y valores afines.

� Organizaciones locales

� Diferenciación tecnológica, conocimiento y recursos.

� Entorno estáticos.

� Relaciones transaccionales.

�Trabajo de por vida.

PASADO

Gen X / Millenials = Gen Y / Gen Z

Qué son los Global Virtual Teams?

Grupos de trabajo transitorios (sin historia ni futuro comunes),

culturalmente (nación y función) diversos, dispersos

geográfica y temporalmente, de estructura dinámica y

comunicados electrónicamente.

VENTAJAS

• Costes asequibles para la adquisición de

talento y/o conocimiento Ad-hoc.

• El mercado es el mundo!

• Sin costes de estructura de los servicios asociados.

• Disminución gastos de reubicación y desplazamiento

• Eliminación de la redundancia de las tareas de los

empleados. Flexibilidad para escalar.

• Incorpora diversidad y por tanto adaptabilidad,

creatividad.

• Eliminación de barreras temporales y espaciales

• Mayor Productividad (distracciones, viajes, reuniones

innecesarias-)

DIFICULTADES

• Reciprocidad más baja debido a no tener

futuro común, falta de interacción social

frecuente, experiencias compartidas y

encuentros accidentales afectaran a la

confianza y la cooperación.

• Dinámica alterada de los conflictos (más frecuentes)

por comunicaciones electrónicas y la diversidad de

contextos y culturas.

• Falta de lenguaje hablado y corporal elimina todas las

pistas de afecciones interpersonales: cordialidad,

atención y confianza.

• Conflictos de intereses entre equipo virtual y unidad

presencial en miembros compartidos.

• Sentimiento de familiaridad y pertenencia reducido.

• Sentimiento de abandono en miembros remotos.

*Jarvenpaa and Leidner

Cuáles son las piezas del rompecabezas?

*Marc Martí

*

Ingredientes para la buena receta?

Ciclo de Vida de un GVT

Preparación

Lanzamiento

Gestión del Desempeño

Desarrollo del Equipo

Disolución

�Misión y Alineación Estratégica�Integración Organizacional�Selección de Personal�Diseño de Tareas�Primas�Tecnología

�Kick-off Meeting (KOM)�Personas�Acordar Objetivos�RoE

�Identificación de las necesidades�Formación�Evaluación de los efectos de la formación

�Reconocimiento de los logros�Reintegración de los miembros

�Liderazgo�Regulación de la comunicación�Mantenimiento de la Motivación�Gestión del conocimiento

*Hertel et al.

*

Ciclo de Vida de un GVT

Preparación

Mission statement: alineación con la estrategia.

�Que intenta conseguir el proyecto/programa?�Como se beneficiara la organización como resultado del proyecto/programa?�Como encaja el programa con la misión y estrategia de la organización?�Cual es el propósito del equipo y que nivel de virtualidad es el apropiado?

• Motivaciones estratégicas: fusiones, alianzas, reducciones de costes, flexibilidad, necesidad de expertos, etc…

Sponsor, Steering Committe, Brief, Vision

Ciclo de Vida de un GVT

Preparación

Integración Organizacional.Boundary Management

� Recibimos el apoyo necesario?� La comunicación entre unidades organizacionales es frecuente?� Hay conflictos de intereses entre el equipo virtual y las demás unidades organizacionales?

Sponsor, Steering Committe, Brief, Vision

Primas por objetivos� Recompensa debe motivar los comportamientos de cooperación.� Pay-for Perfomance ha de ser colectivo.� Skill based reward: comportamientos necesarios para cumplir la estrategia de la empresa: Aprender nuevos skills.

Ciclo de Vida de un GVT

Preparación

Selección de Personal

•Persistencia•Independencia•Creatividad •Interés por aprender•Predisposición a la confianza•Habilidades Interculturales

•Conocimientos Técnicos•Habilidades cognitivas

•Diligencia(Conscientiousness)

•Integridad•Lealtad

•Cooperatividad•Habilidades comunicativas

Capacitación Profesional

TaskworkKSAs

TeamworkKSAs

Telecoop.

KSAs

Ciclo de Vida de un GVT

Preparación

Diseño de TareasSon adecuadas para un equipo virtual?�Tipo de tareas

� de Generación� de Decisión� de Negociación� de Ejecución

� Interdependencia de tareas Idealmente alta al principio para propiciar sentimientos de conexión, y baja más avanzado el proyecto para disminuir coordinación y coste de oportunidad.

Tecnología� Múltiples opciones para cubrir todo el espectro de grados de virtualidad, necesidades de coordinación, interdependencia de tareas, intercambio de información, paquetes de gestión de proyectos, facilitadores de cooperación (Brainstorming, votaciones, reuniones online, etc).

A fool with a tool is still a fool! - Grady Booch

Ciclo de Vida de un GVT

Preparación

Lanzamiento

Gestión del Desempeño

Desarrollo del Equipo

Disolución

Ciclo de Vida de un GVT

Kick-off Workshop / Meeting (F2F)

� Conocer a las personas… no sólo los roles, ni los CVs.

� Clarificar los objetivos/metas del equipo.� Como contribuimos a la estrategia: parte de algo mayor.

� Clarificar los Roles y las Responsabilidades.� RASIC mejor que organigrama.

� Clarificar los procesos / tareas a seguir del equipo.

� Información y formación de como se pueden usar eficientemente las herramientas tecnológicas que están a nuestra disposición.

�Acordar las reglas de juego…o “ROE”: Team Contract.

Lanzamiento

Ciclo de Vida de un GVT

Preparación

Lanzamiento

Gestión del Desempeño

Desarrollo del Equipo

Disolución

Ciclo de Vida de un GVT

Estilo de Liderazgo

�Parte de la gestión debe recaer sobre los miembros del equipo: pero necesitan motivación, identificación con el equipo y con los objetivos.

�Liderazgo Transformacional

�MBO (Management by Objectives)

�Self-managing Teams.

�Efecto negativo de controles EPM

Gestión del Desempeño

Ciclo de Vida de un GVT

Comunicación� Gestionar las diferencias culturales y de lenguaje:

�Geográfica.�Organizacional.�Funcional.�Generacional.

�Protocolos y Normas acordados.� Netiqueta� Dinámicas de Reuniones� Listas de destinatarios

�Promover la comunicación social.�No relacionados con el trabajo.

Gestión del Desempeño �ESL?

�Acentos.�Competencia�Estilo

Ciclo de Vida de un GVT

Comunicación

�Planificación de la comunicación.

�Adecuación del medio de comunicación al contenido.

Gestión del Desempeño

Ciclo de Vida de un GVT

Mantenimiento de la motivación y la confianza� Motivación a contribuir a los objetivos del equipo.

�Están los objetivos claros y no hay conflictos entre ellos?�Sistema de incentivos y estructura del equipo están alineados?

�Percepción de la indispensabilidad de sus contribuciones.�Son conscientes de la importancia de sus aportaciones? �Las aportaciones individuales son identificables?�Hay implementado un sistema de feedback que mantiene informados del progreso del trabajo en equipo, a miembros y líderes de las unidades funcionales?

�Percepción de su capacidad para contribuir en las tareas asignadas.�Hemos preguntado si se siente preparados para completar sus tareas?�Proveemos continuamente de feedback constructivo y apoyo necesario para mejorar?

�Confianza de que sus esfuerzos serán correspondidos por el equipo y que los procesos y tareas están bien definidos.

�Evaluaciones del ambiente reinante en el equipo. �Queda oculto algún tipo de conflicto?

Gestión del Desempeño

Ciclo de Vida de un GVT

Fomentar la cohesión y la identificación con el equipo.� Planificar actividades de team building, intercambio de conocimientos culturales (tradiciones, hábitos locales, geografía, economía, actualidad), comunicación social…

�Descubrir áreas comunes y ampliar las habilidades de comunicación cros-cultural y adaptabilidad.

� Identificación está directamente relacionado con la misión, objetivos comunes, razones de ser del equipo...

Gestionar el conocimiento.� Falta de memoria transactiva en equipos virtuales.� Promover la comprensión mutua de los contextos individuales de trabajo.� Uso de tecnología para la distribución equitativa de información.

� Uso de Sistemas de gestión conocimiento (Tácito a explicito).

Gestión del Desempeño

Ciclo de Vida de un GVT

Preparación

Lanzamiento

Gestión del Desempeño

Desarrollo del Equipo

Disolución

Ciclo de Vida de un GVT

Desarrollo y Formación�Identificación de las necesidades�Formación de miembros, líderes y equipo al completo. �Refuerza la percepción que trabajar virtualmente es una opción de plan de carrera. � Evaluación de los resultados.

�Ejemplos:

�Liderazgo.�Coaching.�Inteligencia emocional.�Comunicación intercultural. �Idiomas.

Desarrollo del Equipo

�Reglas de netiquette.�Team building.�Programme Management�360º / Start-Stop-Continue / etc…

Ciclo de Vida de un GVT

Preparación

Lanzamiento

Performance management

Desarrollo del Equipo

Disolución

Ciclo de Vida de un GVT

Cierre y disolución

�Lessons Learned / Project report incluyendo los temas específicos de GVT.

�Planificar el futuro individual, en especial para miembros dedicados.

�Celebración y reconocimiento de los logros.

Disolución

Y si realmente tenemos todo esto…

SOFT SKILLS

HARD SKILLS

INTELIGENCIA EMOCIONAL

LIDERAZGO TRANSFORMACIONAL / ADAPTATIVO

DAR Y TRANSMITIR DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

HABILIDADES COMUNICATIVAS

CAPACIDAD DE MOTIVAR E INSPIRAR

ASISTIR A LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

TRATAR EFICAZMENTE CON GENTE SIN AUTORIDAD DIRECTA

HABILIDADES INTERCULTURALES

CAPACIDAD DE GENERAR CONFIANZA

VISIÓN COMPLETA DEL NEGOCIO VS EXPERIENCIA EN UN SILO FUNCIONAL.

PLANIFICAR, ORGANIZAR, GESTIONAR RIESGOS, PREVER PROBLEMAS, COORDINAR TAREAS, MANEJAR PRESUPUESTOS, COSTES Y ASPECTOS

FINANCIERO-ECONÓMICOS, TOMA DE DECISIONES, …

DISEÑO Y GESTIÓN DE PROCESOS COMPLEJOS CROS-FUNCIONALES

ENGLOBANDO TODAS LAS FUNCIONES DE LA EMPRESA.

Hasta pronto…