Generalidades sobre la Administración.docx

8/20/2019 Generalidades sobre la Administración.docx

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Generalidades sobre la Administración

La definición etimológica es la forma más usual de la definición nominal, o sea, laexplicación del origen de la palabra con que se designa aquello que se estudia,valiéndonos para ello de los elementos fonéticos que la forman.

De esa manera suele encontrarse el verdadero significado de esa palabra y del conceptoque esa misma palabra expresa.

La palabra administración se forma del prefijo ad, hacia, y de ministratio. Estaúltima palabra viene a su vez de minister, vocablo compuesto de minus,comparativo de inferioridad, y del sufijo ter, que sirve como término decomparación.

La etimología de minister, es enteramente opuesta a la de magister: de magis,comparativo de superioridad, y de ter.

sí magister, indica una función de autoridad, minister expresa precisamente lo contrario!subordinación: el que reali"a una función ba#o el mando de otro! el que presta un servicioa otro.

La etimología nos da pues la idea que la administración se refiere a una función que sedesarrolla ba#o el mando de otro, de un servicio que se presta.

$in embargo, la administración puede definirse de diversas formas, al igual que muc%asotras áreas del conocimiento %umano, pero es posible conceptuali"arla para efectos de sufácil comprensión e incluyendo sus aspectos más importantes a través del análisis ysíntesis de diversos especialistas en la materia:

roo! "dams . La capacidad de coordinar %ábilmente muc%as energías sociales confrecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como unasola unidad.

#oontz $ %&'onnell . La dirección de un organismo social, y su efectividad en alcan"ar sus ob#etivos, fundada en la %abilidad de conducir a sus integrantes.

(eorge )erry. La administración consiste en lograr un ob#etivo predeterminado, medianteel esfuer"o a#eno.

*enry +ayol . dministrar es prever, organi"ar, mandar, coordinar y controlar.

ilburg -iménez astro . &n 'La llave del éxito', c on base en los anteriores conceptos, y%aciendo uso de su fondo com(n se propone la siguiente definición:

/El proceso de prever, planear, organizar, integrar, dirigir y controlar el trabajo delos elementos de la organización y de utilizar los recursos disponibles paraalcanzar los objetivos preestablecidos/ .

0 u1l es la importancia de la administración2


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Los mismos conceptos y propósitos anali"ados para la estructuración de una definiciónsobre la administración nos dan la pauta para determinar su importancia.Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad deconvivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina quese verá refle#ada en la productividad y eficiencia de la institución o empresa que larequiera.

)ara demostrar lo anterior se pueden tomar de base los siguientes %ec%os:

• La administración puede darse a donde exista un organismo social, y de acuerdocon su comple#idad, ésta será más necesaria.

• *n organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya quesólo a través de ella, es como se %ace buen uso de los recursos materiales,%umanos, etc. con que ese organismo cuenta.

• &n las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la funciónadministrativa. Debido a su magnitud y comple#idad, la administración técnica ocientífica es esencial, sin ella no podrían actuar.

• )ara las peque+as y medianas empresas, la administración también esimportante, porque al me#orarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya quese coordinan me#or sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc.

• La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuentede preocupación, sin embargo, con una adecuada administración el panoramacambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

• )ara todos los países, me#orar la calidad de la administración es requisitoindispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen

en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: lacapitali"ación, la calificación de sus traba#adores y empleados, etc.

0 u1les son las caracter3sticas de la administración2

$e %a indicado que la administración proporciona los principios básico mediante cuyaaplicación es factible alcan"ar éxito en el mane#o de individuos organi"ados en un grupoformal que posee ob#etivos comunes.

&s necesario a%ora agregar a tales conceptos las características de la administración yque son:

• 4niversalidad . &l fenómeno administrativo se da donde quiera que existe unorganismo social, porque siempre debe existir coordinación sistemática de medios.La administración se da por lo mismo en el &stado, en el e#ército, en la empresa,en las instituciones educativas, en una comunidad religiosa, etc.

• 5u especificidad . pesar que la administración va siempre acompa+ada de otrosfenómenos de distinta índole, el elemento administrativo es específico y distinto alos que acompa+a. $e puede ser un magnífico ingeniero de producción y unpésimo administrador.


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• 5u unidad tempora l. unque se diferencien etapas, fases y elementos delfenómeno administrativo, éste es (nico y, por lo mismo, en todo instante de laoperación de una organi"ación se están dando, en mayor o menor proporción,todos o la mayor parte de los elementos administrativos. sí, al %acer los planes,no por eso se de#a de mandar, de controlar, de organi"ar, etc. )or lo mismo, sepuede afirmar que es un proceso interactivo y dinámico.

• 5u unidad jer1rquica . odos los poseen carácter de #efes en un organismo social,participan en diversos grados y modalidades, de la misma administración. sí, enuna organi"ación forman un solo cuerpo administrativo, desde el )residente, %astael (ltimo supervisor.

Eficiencia, Eficacia y Productividad

&xisten en dministración algunos términos que se utili"an muc%o, tanto por su impactodentro de la actividad diaria de la empresa, como por su aplicabilidad. &stos son lostérminos de eficiencia, eficacia y productividad, que se refieren a:

• Eficacia : consiste en alcan"ar las metas establecidas en la empresa.

• Eficiencia : consiste en el logro de las metas con la menor cantidad de recursos.-bsérvese que el punto clave en ésta definición es a%orro o reducción de recursosal mínimo.

• 6roductividad : consiste en la relación producto insumo en un período específicocon el adecuado control de la calidad.La productividad puede expresarse en la siguiente ecuación:

%bservando detenidamente la fórmula anterior, se puede inferir que laproductividad puede ser elevada cuando7

/. 5e reducen los insumos y se mantienen los mismos productos .0. 5e incrementan los productos y se reducen los insumos para elaborarlos .1. 5e incrementan los productos con los mismos insumos.

$ergio 2ernánde" y 3odrígue" establece que la productividad puede medirse enrelación con la totalidad de insumos empleados, o bien, con la de alguno enparticular. (enéricamente, los insumos se dividen en materiales, m1quinas y manode obra.

$ergio 2ernánde" y 3odrígue" brinda los siguientes e#emplos de productividad en cadauno de los insumos mencionados:

6roductividad de los materiales.$i un sastre experto es capa" de cortar // tra#es con una pie"a de tela de la que otromenos experto sólo puede sacar die" tra#es, puede decirse que, en manos del sastreexperto, la pie"a se utili"ó con die" por ciento más de productividad.

6roductividad de las m1quinas.$i una máquina o %erramienta producía cien pie"as por cada día de traba#o, y aumentarasu producción a /04 pie"as en el mismo tiempo, gracias al empleo de me#ores


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%erramientas de corte, la productividad de esa máquina se %abrá incrementado en unveinte por ciento.)roductividad de la mano de obra.$i un alfarero producía 14 platos por %ora y al adoptar métodos de traba#o másperfeccionados logra producir 54, su productividad %abrá aumentado en 11.11 por ciento.

Entorno de las empresa

6omo ya os imagináis, nadie se encuentra operando solo dentro de la actividadeconómica. &xiste gran variedad de elementos que se con#ugan e inciden en la empresa,nos estamos refiriendo al entorno en que se desenvuelve la organi"ación.

6uede definirse el entorno de la organización como todos los elementos queinfluyen de manera significativa en las operaciones diarias de la empresa,dividiéndolos en dos7 8acroambiente y 8icroambiente.

El 8acroambiente , lo constituyen todas las condiciones de fondo en el ambiente externode una organi"ación. &sta parte del ambiente conforma un contexto general para la tomade decisiones gerenciales. &ntre los principales aspectos del ambiente externo se tienenlos siguientes:

• ondiciones Económicas7 se refiere al estado actual de la economía relacionadacon inflación, ingresos, producto interno bruto, desempleo, etc.

• ondiciones 5ocio9culturales : es el estado general de los valores socialesdominantes en aspectos tales como los derec%os %umanos y el medio ambientenatural, las orientaciones en educación y las instituciones sociales relacionadascon ella, así como los patrones demográficos, etc.

• ondiciones pol3tico9legales : se refiere al estado general de la filosofía yob#etivos dominantes del partido que se encuentra en el gobierno, así como lasleyes y reglamentaciones gubernamentales establecidas.

• ondiciones tecnológicas : relacionadas con el estado general del desarrollo ydisponibilidad de la tecnología en el entorno, incluyendo los avances científicos.

• ondiciones ecológicas : referidas a la naturale"a y al medio ambiente natural ofísico, incluyendo la preocupación por el medio ambiente.

El 8icroambiente cuál está integrado por las organi"aciones y personas reales conquienes se relacionan con la empresa. &ntre los principales se incluyen:

• lientes : constituido por los grupos de personas o instituciones que compran losbienes y7o usan los servicios de la organi"ación.

• 6roveedores : son los abastecedores específicos de la empresa, tanto deinformación y financiamiento, como de la materia prima que la empresa necesitapara operar.


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• ompetencia : empresas específicas que ofertan bienes y servicios iguales osimilares a los mismos grupos de consumidores o clientes.

:eguladores : que son las agencias y representantes gubernamentales, a nivel local,estatal y nacional, que sancionan leyes y reglamentos que afectan las operaciones de laempresa dentro de un país determinado.

Conducta ética y responsabilidad social en Administración.

;tica proviene del griego ethica o ethice, parte de la filosof3a que estudia lascostumbres< moral, del lat3n moralis, relativo a las costumbres. 'e esto se puedeafirmar que la ética o la moral se refieren a las buenas costumbres.

&n el Diccionario de la 3eal cademia de la Lengua &spa+ola, se encuentra la siguientedefinición de ética: ' 6arte de la filosof3a que trata de la moral y de las obligacionesdel hombre '. )or lo tanto, puede afirmarse que ética es ' el código de principiosmorales que prescribe normas relacionadas con lo que es bueno y malo, correcto eincorrecto, en la conducta de las personas '.

La ética estudia la conducta humana, sus normas, deberes y derechos relacionadoscon la sociedad en que ocurre, e indica lo que /debe/ o /no debe/ hacerse en unasociedad determinada.

2arlod 8oont" establece las siguientes aplicaciones y distinciones en cuanto al conceptode ética:

• ;tica personal : se refiere a las reglas conforme a las cuales un individuo conducesu vida personal.

• ;tica contable : alude a el código que guía la conducta profesional de loscontadores.

• ;tica empresaria l: esta tiene que ver con la verdad y la #usticia y posee muc%osaspectos, como las expectativas de la sociedad, la competencia leal, la publicidad,las relaciones p(blicas, las responsabilidades sociales, la autonomía de losconsumidores y el comportamiento de las empresas tanto en su país de origencomo en el extran#ero.

onducta ética es aquella que se la sociedad acepta como /correcta/ o /buena/ conreferencia al código moral vigente .

%ora bien, la responsabilidad social es la obligación de la empresa de ejecutar acciones que sirvan tanto a sus intereses como a la sociedad afectada por susactividades. En otras palabras, se puede decir que es la seria consideración delimpacto en la sociedad de las acciones de la empresa.

&n cuanto a la responsabilidad social de la organi"ación, existen dos puntos de vista: elclásico, el cual se+ala que la (nica responsabilidad social de la dministración esmaximi"ar las utilidades de la empresa, y el socioeconómico, que sostiene que la


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responsabilidad social de la administración va más allá del logro de utilidades,para buscar la protección y mejorar el bienestar de la sociedad en general.

Globalización y Administración.

El término /(lobalización/ lo traduce la %=4 del inglés como 8undialización,tratando de interpretarlo como una gran cobertura de las pr1cticas o aperturas delmercado internacional.

9oaquín rriola define lobali"ación como ' la creación de un mercado mundial en elcual circulan libremente los capitales financieros, comerciales y productivos '.

" escala mundial, la globalización se refiere a la creciente interdependencia entrelos pa3ses, tal como se refleja en los crecientes flujos internacionales de bienes,servicios, capitales y conocimientos.

;ic%ael 6"in


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&l estudio de éstas operaciones las reali"ó mediante la observación de los métodosutili"ados por los obreros! de sus observaciones surgieron %ipótesis para desarrollar me#ores procedimientos y formas para traba#ar. &xperimentó sus %ipótesis apoyado por los empleados fuera del %orario normal de traba#o! los métodos que comprobómejoraban la producción< fueron puestos en pr1ctica en el trabajo cotidiano, previacapacitación de los operarios.

Grederic< aylor llegó a la conclusión que todo esto era aplicable a cualquier organi"ación%umana. &ntre sus conclusiones se encuentran:

• Ho existía ning(n sistema efectivo de traba#o.

• Ho %abía incentivos económicos para que los obreros me#oraran su traba#o.

• Las decisiones eran tomadas militar y empíricamente más que por conocimientocientífico.

• Los traba#adores eran incorporados a su labor sin tomar en cuenta sus %abilidades

y aptitudes.+rederic! )aylor desarrolló métodos para organizar el trabajo, considerando losmateriales, el equipo y las habilidades de cada individuo. ;stos se han llamadotiempos y movimientos, hoy conocidos como operaciones del proceso o sistema.

)ublicó en /B// un libro titulado ')rincipios de la dministración 6ientífica', y sefundamenta en estos cuatro principios :

/. 5ustitución de reglas pr1cticas por preceptos cient3ficos .0. %btención de armon3a, en lugar de discordia.1. ooperación en lugar del individualismo.

5. 5elección cient3fica, educación y desarrollo de los trabajadores .La influencia de aylor en el pensamiento administrativo fue y contin(a siendo de grantrascendencia. &n la actualidad está presente en todo el mundo, pero su enfoque %a sidomodificado y %umani"ado.

eoría Cl"sica de la #r$anización (%ayol!

*enri +ayol @ABHA9A ICF, de origen francés, es para algunos, el autor más distinguido dela teoría administrativa. 5e>aló que la teor3a administrativa se puede aplicar a todaorganización humana @universalidadF. 5e le considera el padre del procesoadministrativo, y creador e impulsador de la división de las 1reas funcionales paralas empresas .

Los primeros traba#os de 2enri Gayol, representan la escuela de la teoría del ')roceso dministrativo'. &n el a+o de /B/I publicó el libro dministration >ndustrielle et enérate@ dministración >ndustrial y eneral . &l libro compendiaba sus opiniones sobre laadministración adecuada de las empresas y de las personas dentro de éstas.


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+ayol identificó cinco reglas o deberes de la administración :

• 6laneación : dise+ar un plan de acción para el ma+ana.

• -rgani"ación: brindar y movili"ar recursos para la puesta en marc%a del plan.

• 'irección : dirigir, seleccionar y evaluar a los empleados con el propósito de lograr el me#or traba#o para alcan"ar lo planificado.

• oordinación : integración de los esfuer"os y aseguramiento de que se compartala información y se resuelvan los problemas.

• ontrol7 garanti"ar que las cosas ocurran de acuerdo con lo planificado ye#ecución de las acciones correctivas necesarias de las desviaciones encontradas.

81s importante aún, +ayol cre3a que la administración se pod3a ense>ar. Leinteresaba mucho mejorar la calidad de la administración y propuso variosprincipios para orientar el quehacer administrativo, los que se muestran a

continuación7

A. 'ivisión del trabajo.I. "utoridad y responsabilidad.J. 'isciplina.H. 4nidad de mando.C. 4nidad de dirección.D. Gnterés general sobre el individual.K. -usta remuneración al personal.B. 'elegación vs. centralización.

. -erarqu3as.

A . %rden.AA. Equidad.AI. Estabilidad del personal.AJ. Gniciativa.AH. Esp3ritu de equipo.

Gayol aclaró que estos principios administrativos no son de ninguna manera rígidos, yaque en diversas situaciones, se requiere %acer uso del criterio personal y la mesura. Lomás importante es que constituyen guías universales! en cualquier tipo de organi"ación%umana se pueden aplicar.

El enfo&ue de 'istemas en Administración.

El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques administrativos eMistentes.oncibe a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se

interrelacionan y afectan mutuamente .

Los orígenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de 'causa yefecto', y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de sistemas sedesarrolló por los aportes de LudEing Jon ?ertalanffy, quién indicó que no existe elemento


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físico o químico independiente! todos los elementos están integrados en unidadesrelativamente interdependientes.

Gue en /BK5 cuando 8ennet% ?oulding escribió un artículo titulado 'La teoría general desistemas y la estructura científica'. &ste artículo es considerado de gran relevancia porquerevolucionó el pensamiento científico y administrativo.

6uede definirse un sistema como /un conjunto de elementos 3ntimamenterelacionados que actúan e interactúan entre s3 hacia la consecución de un findeterminado/.

Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo con7

• El grado de interacción con otros sistemas : abiertos, semiabiertos osemicerrados y cerrados .

• 5u composición material y objetiva : abstractos y concretos .

•

5u capacidad de respuesta : activos, pasivos y reactivos.• 5u movilidad interna7 est1ticos, din1micos, homeost1ticos y probabil3sticos.

• 5u grado de dependencia : independientes e interdependientes.

En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos b1sicos para sufuncionamiento7

/. Entradas o insumos : abastecen al sistema de los necesario para cumplir su misión.0. 6rocesamiento : es la transformación de los insumos.1. 5alidas o producto : es el resultado del proceso.5. :etroalimentación7 es la respuesta de los sistemas que %an recibido como insumo elproducto de un sistema previo o la respuesta del medio ambiente.

ráficamente, una empresa vista como sistema se representa de la siguiente manera:

Los sistemas se componen de subsistemas , por e#emplo, el cuerpo %umano, que es unsistema y cuenta además con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso, etc. *naempresa está compuesta por los subsistemas de finan"as, personal, mercadeo, etc. De


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igual forma, todo sistema forma parte integral de otro más grande, com(nmente llamadomacrosistema o suprasistema. )or e#emplo, un árbol es un sistema que forma parte delmacrosistema vegetal, y éste forma parte de la ecología del planeta, y asísucesivamente.

#tras teorías de Administración

&xiste diversidad de teorías en dministración, lo que algunos llaman la '#ungla de lasteorías administrativas'. continuación se presentan las más comunes.

Escuela 8atem1tica de la "dministración .

La teoría general de la administración %a recibido muc%os aportes de las ciencias exactas,específicamente de la matemática. ;odelos matemáticos %an proporcionado soluciones adiversos problemas y7o situaciones empresariales, por e#emplo: en el área de personal orecursos %umanos, producción, mercadeo, finan"as, etc. Las decisiones administrativaspueden tomarse con base a ecuaciones matemáticas que constituyen simulaciones desituaciones reales, que obedecen a determinadas leyes.

La teor3a matem1tica aplicada a problemas de administración se conoce comoGnvestigación de %peraciones . &ste enfoque comprende una tendencia muy amplia que%ace énfasis en el proceso de toma de decisiones. De a%í que es una contribución alproceso decisorio del administrador.

La >nvestigación de -peraciones surgió durante la segunda guerra mundial, y después de/BK5 pasó a utili"arse gradualmente en empresas p(blicas estadounidenses, yposteriormente a las privadas. La >nvestigación de -peraciones incluye teoría de #uegos,teoría de colas, programación lineal, probabilidad y estadística, y en la actualidadsimulación por computadoras.

Los principales campos de acción de la teor3a matem1tica son7

• on relación a personas : organización y gerencia, ausentismos y relacionesde trabajo, econom3a.

• on relación a personas y m1quinas : eficiencia y productividad, controles decalidad, inspección y muestreo, cambios tecnológicos, etc.

• on relación a movimientos : transportes, almacenamiento, distribución,comunicaciones .

Enfoque de ontingencias.

La teor3a de las contingencias tiene como premisa fundamental que las accionesadministrativas apropiadas en una empresa dependen de la situación particular.

usca identificar variables o elementos propios de cada situación o tipo deorganización.

&l término contingencia resulta confuso en la actualidad, debido a que otras teoríasadministrativas con mayor divulgación, como por e#emplo la )lanificación &stratégica @quese estudia más adelante en este curso , utili"an el término contingencia como sinónimo deriesgo o situación con cierto peligro. $i se busca en un diccionario de espa+ol, podemos


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encontrar la siguiente definición: 'Del latín, contingencia. )osibilidad de que una cosasuceda o no suceda. 6osa que puede suceder o no suceder. 3iesgo'.

La teor3a de las contingencias se basa en los siguientes enunciados7

• Lo falso o lo verdadero solo puede conocerse siguiendo un modelo único yeMclusivo.

• =o se alcanza la eficiencia empresarial siguiendo un modelo único yeMclusivo.

• =o eMiste una forma única que sea mejor de organizarse para alcanzar losobjetivos y las metas, sumamente diversos .

• La estructura de una empresa y su accionar son dependientes de suinterpelación con el ambiente eMterno.

• Gdentificación de variables que provocan mayor impacto e incidencia en la

empresa, como lo son el ambiente y la tecnolog3a.8odelo de las K95 de 8c#insey.

&ste enfoque fue desarrollado por la firma consultora ;c8insey 6ompany. &n laactualidad se %a vuelto muy popular. La característica más sobresaliente de este modeloes que %a sido ampliamente comprobado en diversas empresas y este marco dereferencia %a sido utili"ado por prestigiosas escuelas de administación, como 2arvard y$tanford. De esta forma, la teoría y la práctica parecen apoyarse mutuamente en elestudio y análisis de la administración.

Las K95 son las siguientes7

/. *" GLG'"' @5#GLL5F: la empresa debe determinar su verdadera %abilidad para algo.0. E5):4 )4:" @5):4 )4:EF : debe definirse claramente las funciones que sedesarrollan en la empresa, así como el organigrama de la misma.1. 5G5)E8"5 @5N5)E85F7 se refiere a los procesos y flu#os formales e informales dentrode la empresa.5. E5)GL% @5)NLEF7 definición de la forma de actuar en los momentos en que ocurrancrisis.K. 6E:5%="L @5)"++F7 el recurso %umano, sus características, su educación, etc.I. O"L%:E5 %86":)G'%5 @5*":E' O"L4E5F7 lo que la empresa significa ycomparte con las personas.A. E5):")E(G" @5):")E(NF7 el plan para asignar recursos y lograr tener venta#acompetitiva.

alidad )otal.

La administración de la alidad )otal se puede definir como el comportamientoestratégico para mejorar la calidad, combinando métodos estad3sticos de control dela calidad con un compromiso cultural por buscar instrumentos en las mejor3as queaumentan la calidad y disminuyan los costos, mejorando de esta manera lasventajas competitivas e incrementando el rendimiento.


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&l llamado gur( de la 6alidad otal, Dr. Ed?ard 'emming la define as37 /satisfacciónde los requerimientos y las eMpectativas de nuestros clientes, tanto internos comoeMternos, en lo que se refiere a productos y servicios, la primera vez y a tiempotodas las veces/ . M agrega que ' la calidad total es la condición humana quereconoce la presencia de otro que necesita un servicio y, se le da eMactamente loque necesita '.

&dEard Demming estableció los siguientes puntos en su programa de calidad total :

/. 6rear constancia en el propósito de me#orar.0. doptar la nueva filosofía.1. Ho depender de la inspección masiva.5. cabar con la práctica de ad#udicar contratos de compra basándose exclusivamente enel precio.K. ;e#orar continuamente y por siempre el sistema de producción y servicios.I. >nstituir la capacitación en el traba#o.A. >nstituir el lidera"go.C. Desterrar el temor.B. &liminar las barreras que existen entre las áreas de $taff y las de Línea./4. &liminar los slogans, las ex%otaciones y las metas numéricas para el personal.//. &liminar las cuotas numéricas./0. Derribar las barreras que miden el orgullo de %acer bien un traba#o./1. >nstituir un programa vigoroso de educación y reentrenamiento./5. omar medidas para lograr la transformación.

Entre algunos de los fines que persigue la alidad )otal est1n7 el fomento deltrabajo en equipo, participación activa de los empleados, planificación constante,producción eficaz, satisfacción y superación de las eMpectativas del cliente, mejorar el ambiente laboral y mejoramiento de la comunicación.

Los pasos para la implementación de la alidad )otal son7

aF onocimiento de los cambios a efectuar.bF "plicación de los conocimientos.cF ambios en las conductas personales.dF ambio en el comportamiento grupal.eF *acer bien las cosas desde la primera vez .

6ara alcanzar la alidad )otal eMisten cuatro etapas b1sicas7

Etapa A7 producir bienes yPo servicios que se entreguen tal y como se generan.Etapa I7 entregar productos y proporcionar servicios sin defectos, repitiendo losque no cumplen con las especificaciones . &stablecimiento de ;anuales y controlesinternos.Etapa J7 producir con /cero defectos/ bienes y7o servicios controlando los procesos deelaboración. &strec%a supervisión.Etapa H7 producir con /cero defectos/ bienes yPo servicios incorporando lasnecesidades del cliente al dise>o y elaboración de los mismos . 6alidad otal.


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a Empresa. Generalidades

0Qué es una empresa2

&s una entidad económica de carácter p(blica o privada, que está integrada por recursos%umanos, financieros, materiales y técnico administrativos, se dedica a la producción debienes y7o servicios para satisfacción de necesidades %umanas, y puede buscar o nolucro.

0 u1l es la relación empresa 9consumidor2

&l mercado es un con#unto de consumidores potenciales y proveedores de satisfacción,es donde se encuentran las necesidades y los productos, por lo cual la empresa debeorientarse %acia la necesidad, por e#emplo:

Dic%a relación producto necesidad o empresa consumidor, indica que la co%erenciaentre el producto y el mercado es uno de los principales factores para el éxito de laempresa.

0 u1l es la finalidad principal de una empresa2

2ay muc%os ángulos para definir las finalidades de una empresa seg(n la perspectiva dedue+o, gerente, socio, empleado, cliente, comunidad o asesor.

N $atisfacer a los clientesN -btener la máxima rentabilidadN -btener resultados a corto pla"oN ?eneficiar a la comunidadN Dar servicio a los clientesN ?eneficiar a los empleadosN Dar imagen personal


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$in embargo, si anali"amos cada una de las propuestas anteriores, encontramos quecentrarse en la mayoría de ellas puede llevar al fracaso, la finalidad principal de unaempresa es la generación de excedentes que posibiliten su reproducción de empresa enel largo pla"o. &sto implica que satisfacer al cliente o beneficiar a otros, son condicionesnecesarias para poder reproducirse, sin cumplir con esas condiciones, obviamente iría alfracaso.

Dado que la co%erencia producto mercado de la empresa es dinámico, se requiere deuna interpretación dinámica de la realidad interna y del entorno, lo cual significa vigilar ytomar decisiones para cambiar, adaptarse, crecer, me#orar, defenderse, retraerse, atacar,todo lo cual está orientado a mantener y me#orar la empresa.

0 u1les son los recursos b1sicos de la empresa2

N ;ateriales: conformada por todos los bienes tangibles, tales como edificios, maquinaria,insumos, etc.N Ginancieros: es el recurso monetario con el que la empresa funcionará.N 2umanos: conformado por todo el personal que labora en la empresa. &ste es elelemento más importante dentro de la organi"ación.N écnicos dministrativos: compuesto por el con#unto de procedimientos y sistemasaplicables en una empresa, por e#emplo, el sistema de contabilidad, técnicas deinducción, técnicas de evaluación del desempe+o, etc.

0 u1les son las funciones b1sicas de toda empresa2

N 3ecursos 2umanos: dónde se recluta, selecciona, contrata e induce al personal queingresa a la empresa.N )roducción: dónde se lleva a cabo la transformación de los insumos en productosterminados, listos para ser consumidos.N ;ercadotecnia: dónde se lleva a cabo la función de promoción y ventas de losproductos.N Ginan"as: dónde se lleva a cabo la obtención y administración de los recursosfinancieros de la empresa.N dministración: dónde se llevan a cabo las funciones de previsión, planificación,organi"ación, integración, dirección y control de todas las actividades generales de laempresa.

0 ómo se clasifican las empresas2

&xisten varios tipos de clasificación de las empresas, entre las principales tenemos lassiguientes:

)or su tama+o:

N )eque+a: cuenta con activos menores a O/44,444.44 dólares, con menos de 04empleados trabando en la empresa y cubre una parte del mercado local o regional.N ;ediana: es aquella que tiene activos menores a O0K4,444.44 dólares, con menos de/44 empleados laborando y su producto solamente llega al ámbito nacional.N rande: cuenta con activos mayores a O0K4,444.44 dólares, tiene más de /44empleados, y su producto abarca el mercado internacional.


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)or su actividad económica :

N &xtractivas: son las empresas que proporcionan materia prima a otras industrias, pore#emplo, pesca, agricultura, ca"a, explotación de bosques y canteras, etc.N >ndustriales o fabriles: se dedican a la producción de bienes, mediante la transformaciónde la materia prima a través de los procesos de fabricación, por e#emplo, electricidad,agua, manufactura, etc.N 6omerciales: empresas que se dedican a la compra y venta de productos terminados,tales como almacenes, librerías, farmacias, supermercados, etc.N Ginancieras: empresas del sistema financiero que efect(an prestamos a personas yorgani"aciones. emplos de estas son los ?ancos.N &mpresas de $ervicio: se dedican a la prestación de servicios no tangibles, tales comotransporte, limpie"a, etc.

)or su constitución patrimonial.

N )(blicas: tales como >nstituciones de obierno, >nstituciones utónomas,;unicipalidades, yuntamientos, etc.N )rivadas: las que se dedican a la producción de bienes y7o servicios a la ve" que buscanlucro, y su capital está formado por aportes de personas particulares.

El Proceso Administrativo

$i observamos cómo se desarrolla la vida de todo organismo social y principalmente lade aquellos que, como la empresa, forma el %ombre libremente podemos distinguir dosfases o etapas principales. La comparación con lo que ocurre en la vida de losorganismos físicos podrá aclararnos me#or estas dos fases.

La primera etapa. $e refiere a la estructuración o construcción del organismo. &n ella,partiendo de una célula, se van diferenciando y definiendo los te#idos y órganos, %astaque se llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya para el desarrollonormal de las actividades o funciones que le son propias o específicas.

La segunda etapa . 6uando ya está totalmente estructurado el organismo, desarrolla lasfunciones en toda plenitud, operaciones o actividades que le son in%erentes, en toda suvariada, pero coordinada comple#idad, que tiende a reali"ar la vida de ese organismo.

De igual manera ocurre en un organismo social: en su primera etapa, partiendo de lainiciativa de una o pocas personas, todo se dirige a la estructuración de ese organismosocial! cuando esta debidamente estructurado, existe una segunda etapa, que consiste en

la operación o funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines propuestos.)ara efectos de una me#or comprensión de este tema se exponen a continuación algunoscriterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo:

2enry Gayol. &tapas : )revisión, organi"ación, comando, coordinación y control.8oont" -PDonnell. &tapas : )laneación, organi"ación, integración, dirección y control.

. 3. erry. &tapas: )laneación, organi"ación, e#ecución y control. gustín 3eyes )once. &tapas : )revisión, planeación, organi"ación, integración, dirección


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y control.?urt 8. $canlan. &tapas. )laneación, organi"ación, dirección y control.

De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, puedeconcluirse que, seis son las etapas básicas para su estudio y conformación de sus dosprincipales fases.

Gase estática, compuesta por la previsión, planificación y la organi"ación, en donde se darespuesta a los cuestionamientos de QRué se va a %acerS y Q6ómo se va a reali"arSrespectivamente.

La otra fase, la dinámica cuya implantación dentro de la organi"ación, permite ver conmayor claridad lo que al momento se esta %aciendo y así mismo poder evaluar talesacciones, y aquí se encuentran las fases de integración, dirección y control.

-tra ra"ón por la cual se les %a dado en llamar fase estática y dinámica, es debido a larelación que se tiene con las personas. eneralmente en la fase estática se tiene poca onula relación con personas, en tanto que en la fase dinámica, existe gran actividad einteracción con otros seres %umanos.

a Previsión

0Qué es la 6revisión2.

/El an1lisis de la información relevante del presente y del pasado, ponderandoprobables desarrollos futuros de tal manera que puedan determinarse los cursos deacción @planesF que posibiliten a la organización para el logro de objetivos ' @$isc< y

$verdli< .'&s el elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en queuna empresa %abrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, sedeterminan los principales cursos de acción que nos permitirán reali"ar los ob#etivos de laempresa' @ gustín 3eyes )once .

'&s calcular el porvenir y prepararlo. 2acer articular los programas de acción'. @2enriGayol .

6omo puede inferirse, la palabra previsión proviene de prever o pre ver, lo que es 'ver anticipadamente las cosas' o 'tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir'.

&ntonces, entenderemos por previsión como aquella etapa del proceso administrativodonde se diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente que seanrelevantes, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos,económicos, tecnológicos, etc., en los que se desenvolverá la empresa en el medianocomo en el largo pla"o.

odo administrador debe ser un visionario, pero a la ve", previsor, ya que en la actualidadla (nica constante es el 'cambio', y debemos estar preparados para enfrentarlo. &l mundopuede cambiar de un momento a otro, tal como sucedió el // de septiembre con las

orres emelas en Hueva Mor


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6rincipios de la 6revisión .

N6rincipio de consistencia de dirección : debemos ser estables y co%erentes cuandotomemos una decisión, y mantenernos firmes %asta finali"ar lo que nos %emos propuesto.$i surgieren inconvenientes, debe buscarse alternativas de solución resolver losproblemas e ir siempre en el camino que se %a tra"ado.

N 6rincipio de la 6rimac3a : por ser la primera etapa del proceso administrativo, laprevisión tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas @planificación,organi"ación, integración, dirección y control .

N6rincipio de la transitividad : tiene relación con el principio anterior, ya que la previsiónestá inmersa en las demás etapas del proceso administrativo, y transita por todas.

N6rincipio de ejecutividad : todo lo que nos %ayamos propuesto reali"ar, debemosllevarlo a cabo en los tiempos programados, tratando de evitar demoras y situaciones quecausen retraso a las operaciones de la empresa.

a Planificación.

0Qué se entiende por 6lanificación2.

La )lanificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde esposible determinar y lograr los ob#etivos, mediante la elección de un curso de acción.

0 u1l es la importancia de la 6lanificación2.

N )ropicia el desarrollo de la empresa.

N 3educe al máximo los riesgos.N ;aximi"a el aprovec%amiento de los recursos y tiempo.

&l autor 9osé ntonio Gernánde" rena afirmaba que ' 6lanear es función deladministrador, aunque el car1cter y la amplitud de la planeación var3an con suautoridad y con la naturaleza de las pol3ticas y planes delineados por su superior/.

&l reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en muc%o a aclarar los intentosde algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política @fi#ar las guías para pensar en la toma de decisiones y la administración, o entre el director y eladministrador o el supervisor.

*n administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organi"ación,puede me#orar la planeación establecida o %acerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. $in embargo, todos losadministradores desde, los directores %asta los #efes o supervisores, planean lo que lescorresponde.

0 ómo se clasifica la 6lanificación2

&xisten diversos tipos de planes, entre los que se tienen:


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N8isión7 es la ra"ón de ser de la empresa. ambién se dice que es la labor, el encargo oservicio especial que una empresa se propone lograr %acia el largo pla"o. )or e#emplo, lamisión de una universidad es la formación superior, ense+an"a y la investigación.

NOisión7 es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dóndedeseamos estar de aquí a cinco a+os. )or e#emplo, un ?anco puede tener como visión'ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda &uropa'.

N%bjetivos: son el resultado que se espera obtener, y %acia el cual se encaminan losesfuer"os con#untos. )or e#emplo, un ob#etivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del a+o 0445 con respecto a las del 0441. Los ob#etivos se puedenser de corto pla"o @%asta un a+o , mediano pla"o @de / a 1 a+os y largo pla"o @más de 1a+os .

N8etas : los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el ob#etivo. Las metasson fines más específicos que integran el ob#etivo de la empresa. )or e#emplo, para laempresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar alequipo de vendedores durante los primeros dos meses del a+o 0445, con lo que se buscaalcan"ar el ob#etivo planteado.

N6ol3ticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro delcual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen

#uicio. )or e#emplo, competir en base a precios en el mercado.

N:eglas7 son normas precisas que regulan una situación en particular. cá se exponenacciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. emplos de este tipo son'no fumar', 'no ingerir alimentos en este sitio', etc.

N Estrategias : la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos paraconseguirlo, y %acer que el futuro de la organi"ación se comporte como se determinó. $epuede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados paraenfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcan"ar sus ob#etivos. )or e#emplo, una estrategia podría se 'reali"ar investigaciones de mercadopermanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin deaumentar las ventas'.

N6rogramas7 son planes que comprenden ob#etivos, políticas, estrategias,procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesariaspara alcan"ar los ob#etivos, estableciendo el tiempo necesario para la e#ecución de cadauna de las etapas de operación.

N6resupuestos : es un plan que representa las expectativas para un período futuro,

expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, %oras traba#adas, unidadesproducidas, etc. Los presupuestos pueden ser de -peración @ventas, producción,inventarios, etc. y Ginancieros @de efectivo, de capital, estados financieros pro forma,etc. .

N6rocedimientos : son planes que se+alan una serie de labores concatenadas que debenreali"arse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcan"ar los ob#etivospreestablecidos. *n e#emplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva acabo para el pago de sueldo a los empleados.


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El proceso de la Planificación

*arold #oontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en laplanificación, a saber7

a Detección de una oportunidad.b &stablecimiento de ob#etivos.c 6onsideración de las premisas de planificación.d >dentificación de las alternativas.e 6omparación de alternativas de acuerdo a los ob#etivos y las metas.f &lección de una alternativa.g &laboración de los planes de apoyo.% &laboración del presupuesto.

Entre las ventajas m1s relevantes de la planificación tenemos : ayuda a me#orar lacoordinación entre los miembros de la empresa! permite me#orar la visión interna y delentorno empresarial! y ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al mediocambiante.

La planificación puede ser estratégica y operativa . nalicemos más adelante éstosconceptos.

6lanificación Estratégica.

La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo pla"o. cá se debentomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el climaorgani"acional.

ienen como propósito establecer o actuali"ar la misión y los ob#etivos generales de laempresa. &s muy (til para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos paraenfrentar la ruta a seguir en el futuro.

&ntre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:

a >dentificación de las estrategias actuales.b >dentificación de las metas estratégicas potenciales.c $elección de metas estratégicas.d &valuación y e#ecución de las estrategias.

6lanificación )1ctica .

&s un proceso anual que guía %acia el logro de los ob#etivos propuestos en los programasde la empresa.

lgunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son:

/. &l pla"o, los planes estratégicos implican el largo pla"o, en tanto que los planes tácticosson de corto pla"o, y en ocasiones mediano pla"o.0. &l alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto que los tácticosson específicos.


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1. >ndependencia, ya que los planes tácticos tienden a refle#ar las metas y los planesestratégicos la misión de la empresa.

El Gr"fico de Gantt

*enry Laurence (antt @ABDA9A A F desarrolló a inicios del siglo RR este métodogr1fico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio yfinalización de las diversas actividades .

Llamado también cronograma de actividades o 6alendari"ación, se trata de un gráfico debarras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meseso a+os de una actividad. La utilidad de éste gráfico radica en que se+ala la frecuencia enque debe e#ecutarse cierto n(mero de actividades en base a la duración de cada una delas mismas.

)ara una mayor ilustración, a continuación se presenta el ráfico de antt que disponelos tiempos y actividades para la reali"ación de una investigación de mercado, dividida entres fases y para ser desarrollada en cuatro meses.

#tras écnicas de Planificación

'iagrama de an1lisis de proceso.

Es la representación gr1fica de la trayectoria en la elaboración de un producto oactividades, y en el cual se se>alan todas las acciones que se llevar1n a cabo,mediante el uso de los s3mbolos correspondientes .

$e %ace uso de simbología para mostrar acciones como 'transporte', 'operación','inspección', 'demora' y 'almacenamiento' o 'arc%ivo'.


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'iagrama de flujo.

*n diagrama de flu#o tiene muc%as similitudes con el diagrama de análisis de proceso,salvo que éste se refiere a acciones de carácter administrativo, y utili"a símbolos talescomo: inicio o finali"ación del flu#o, actividad, documento, decisión o alternativa, arc%ivo,conector de página y conector.

Los pronósticos.

$on con#eturas sobre una situación futura, considerando que se presentan ciertos datosconocidos! es una opinión sobre lo que puede suceder y tomando como base datospasados.

6on#etura es un #uicio probable de una cosa por indicios y observaciones.)remisa es una proposición que contiene una descripción breve, de la causa y elresultado que se puede obtener, al poner en práctica una alternativa determinada.

*no de los métodos utili"ados para reali"ar pronósticos es el de los ;ínimos 6uadrados,por el cual la relación media entre dos o más variables es calculada cuantitativamente, yse trata de conocer datos futuros basándose en los ya conocidos.

&l ;étodo >ncremental estudia los incrementos @positivos o negativos que con relación aperiodos anteriores se %an venido presentando, luego se efect(a un promedio aritméticode los incrementos porcentuales y el resultado final se aplica incrementándolo al resultadodel presente periodo.

Ginalmente, el ;étodo de endencias estudia la tendencias que se vienen mostrando enlos resultados anteriores, tomando dentro del análisis el a+o de referencia y el resultadoobtenido en ese a+o.

&stos métodos que se acaban de mencionar, pueden ser encontrados en cualquier librode estadística para a%ondar con más detalles en el desarrollo de cada uno de éstos.

a #r$anización. Generalidades.

5e refiere a la creación de una estructura, la cual determine las jerarqu3asnecesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y susfunciones dentro del grupo social.

&sencialmente, la organi"ación nació de la necesidad %umana de cooperar. Los %ombres

se %an visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por ra"ón de suslimitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. &n la mayor parte de los casos,esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de unaestructura de organi"ación.

$e dice que con buen personal cualquier organi"ación funciona. $e %a dic%o, incluso, quees conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organi"ación, pues de estamanera la gente se ve obligada a colaborar para poder reali"ar sus tareas. 6on todo, esobvio que a(n personas capaces que deseen cooperar entre sí, traba#arán muc%o mas


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efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que susfunciones se relacionan unas con otras.

&ste es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como encualquier institución.

sí, una estructura de organi"ación debe estar dise+ada de manera que seaperfectamente clara para todos, quien debe reali"ar determinada tarea y quien esresponsable por determinados resultados! en esta forma se eliminan las dificultades queocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema decomunicación y de toma de decisiones que refle#a y promueve los ob#etivos de laempresa.

continuación se enumeran y explican los elementos de la organi"ación los cuales, unave" comprendidos y asimilados coadyuvaran en una me#or administración:

a 'ivisión del trabajo . )ara dividir el traba#o es necesario seguir una secuencia queabarca las siguientes etapas: la primera! @#erarqui"ación que dispone de las funciones delgrupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda! @departamentali"aciónque divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con baseen su similitud.

b oordinación . $e refiere a la sincroni"ación de los recursos y los esfuer"os de ungrupo social, con el propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapide", en eldesarrollo de los ob#etivos.

os #r$ani$ramas

4na de las herramientas m1s importantes al definir la estructura org1nica de laempresa es el /organigrama/, pero desgraciadamente, una preocupación por latécnica de confección del mismo puede hacer que se pierda de vista los finesb1sicos de su dise>o .

Los organigramas7

/ &stablecen la comprensión de los problemas de comunicación!0 -rientan a los nuevos traba#adores %acia las relaciones y comple#idades estructurales!1 )roporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.

Los organigramas, en su forma más simple, (nicamente muestran las unidades y

relaciones funcionales. &n un estado más comple#o, pueden a+adirse el titular del puestode traba#o u oficina, las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relacionesde comunicación. $in embargo son tan grandes y comple#as que en tales organigramaspueden verse (nicamente puestos claves o segmentos de la organi"ación.

0Qué es un organigrama2

*n organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa ode una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones queguardan entre sí los órganos que la componen.


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0 u1l es el objeto de los organigramas2

$on el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y ob#etiva lacomposición de una organi"ación.

0 u1l es la utilidad de los organigramas2

o ?rindan una imagen formal de la organi"ación.o $on una fuente de consulta oficial.o Gacilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de #erarquía.o 6onstituyen un elemento técnico valioso para %acer análisis organi"acional.

0 u1les son los criterios para preparar un organigrama2

/ 6recisión : las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones debenestablecerse con exactitud.0 5encillez : deben ser lo más simple posible, para representar la@s estructura@s enforma clara y comprensible.1 4niformidad : en su dise+o es conveniente %omogenei"ar el empleo de nomenclatura,líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.5 6resentación : su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por loque deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, enfunción de su ob#eto.K Oigencia : )ara conservar su valide", deben mantenerse actuali"ados. &srecomendable que en el margen inferior derec%o se anote el nombre de la unidadresponsable de su preparación, así como la fec%a de autori"ación.

)resentación básica de un organigrama.

$e puede notar en este organigrama que el nivel #erárquico superior lo conforma la

erencia eneral, y ésta tiene cuatro subordinados, a saber: )roducción, ;ercadeo,Ginan"as y )ersonal.

os )anuales Administrativos.

0Qué es un 8anual "dministrativo2


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Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacióny coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática lainformación de una organi"ación.

0 u1les son los objetivos de los manuales2

N )resentar una visión de con#unto de la organi"ación.N )recisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa.N &stablecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles

#erárquicos.N 6oadyuvar a la correcta atención de las labores asignadas al personal.N )ermitir el a%orro de tiempo y esfuer"o en la reali"ación del traba#o.N Guncionar como medio de relación y coordinación con otras organi"aciones.N $ervir como ve%ículo de información a los proveedores de bienes, prestadores deservicios, usuarios y clientes.

0 ómo se clasifican los manuales2

)or su contenido se clasifican en:

N'e organización : dónde se especifican las diversas unidades orgánicas que componenla empresa.N'e procedimientos : acá se establecen los principales procedimientos que ocurren alinterior de la empresa, por e#emplo, de contratación de personal, de compras, de pago desueldos, etc.N'e pol3ticas : se determinan las políticas que guiarán el accionar de la empresa.N'e ienvenida : dise+ado especialmente para los nuevos empleados, en este manual sedetallan los antecedentes de la empresa, misión, visión, valores, etc.

)or su ámbito:

N(enerales : que contienen información de la totalidad de la organi"ación.NEspec3ficos7 que consignan información de un área o específica.

0Qué contiene un 8anual de 'escripción de 6uestos2

&ste es el manual que la mayoría de las personas conocemos, y a continuación sepresenta un breve modelo de este tipo de manual:


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'ebemos comprender que la cultura es algo muy estable en las empresa, y no semodifica f1cilmente, puede llevar varios a>os, puesto que conlleva a cambiar valores, s3mbolos, conductas, etc .

Ho debe confundirse la cultura organi"acional con el clima organi"acional, el cuál consisteen crear un ambiente de traba#o propicio en las relaciones interpersonales entrefuncionarios y empleados. &s el medio interno de una empresa y su atmósfera psicológicaparticular, la cual está íntimamente relacionada a la moral y a la satisfacción de lasnecesidades %umanas de sus miembros. &l clima puede ser positivo o negativo, cálido ofrío, favorable o desfavorable, tenso o flexible, etc.

&ste concepto abriga aquellas caracteri"aciones que diferencian unas empresas de otras,y que influyen en el comportamiento de los individuos en la organi"ación.

a *nte$ración. Generalidades

'entro de una empresa eMisten distintos tipos de integración, tales comointegración de recursos humanos, integración de recursos materiales e integraciónde recursos financieros . continuación se tratará detenidamente cada uno de estosámbitos de la integración.

La integración de personal se define de manera alternativa como administración derecursos %umanos, que supone la planeación del recurso %umano, reclutamiento,


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selección, contratación, inducción, evaluación, capacitación y desarrollo y mantenimientodel factor %umano.

La 6laneación del :ecurso *umano , se refiere en determinar el n(mero de personasque se necesitan, así como las %abilidades y destre"as que deben poseer tanto en elcorto, como en el mediano y largo pla"o. &sta etapa está relacionada estrec%amente conlos planes de crecimiento a largo pla"o de la empresa.

:eclutamiento , es buscar candidatos interesados en traba#ar en la empresa, es %acer unllamamiento general, convocatorias.

5elección , se refiere a la evaluación de capacidades, experiencias y %abilidades de uncandidato, en relación con un puesto, para elegir al más apto a desempe+ar dic%o cargo.$e %ace a través de entrevista, pruebas de inteligencia, %abilidades y aptitudes, testpsicológicos, etc.

ontratación , es cuando se %a seleccionado a un candidato para su incorporación a laempresa. &l contrato puede ser por un tiempo indefinido, si la pla"a así lo amerita, o por un tiempo definido, cuando se va a reali"ar un proyecto cuya duración es limitada, o unaobra, etc.

Gnducción, se refiere al acoplamiento entre la persona que ingresa por primera ve" a laempresa, y la organi"ación. &sta se reali"a a nivel de empresa en general, unidadorgánica en la que laborará y puesto de traba#o.

Evaluación , se reali"a periódicamente evaluando el desempe+o del personal, con elpropósito de encontrar áreas deficitarias donde los empleados necesiten me#orar ó comome#oramiento continuo de los traba#adores.

apacitación y desarrollo , con la cual se busca que el empleado se desenvuelva cadave" me#or en su puesto de traba#o, y que le permita ascender dentro de la empresa.

8antenimiento del factor humano , acá debe determinarse mecanismos y medios paraque los empleados no se retiren de la empresa, sino que vean en ésta una oportunidad dedesarrollo y crecimiento personal y profesional.

+uentes internas y eMternas . Las fuentes internas constituyen los empleados que eneste momento laboran en la empresa, y las fuentes externas para obtener recurso%umano calificado lo componen la misma competencia, instituciones de colocación, etc.

Gntegración de :ecursos 8ateriales . 6omo ya se mencionó antes, esta es la actividadde compras, la cual se considera tan antigua como las ventas mismas. &stas dos

actividades son complementarias, pues no puede existir una sin la otra, sean estasnacionales o internacionales, de carácter industrial, comercial o de servicios.

Las compras son básicas para el progreso de toda empresa, sea ésta peque+a, medianao grande, comprador y vendedor ponen especial interés en las negociaciones quereali"an.Las materias primas, mercancías y demás materiales deben cumplir con los requisitoselementales de una buena compra:N )recioN 6alidad


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N 6antidadN 6ondiciones de entregaN 6ondiciones de pagoN $ervicio postventa

'efinición de ompras7

/. '6omprar proviene del latín comparare, cote#ar, y que se traduce como adquirir algo por dinero'.0. ' dquisición, del latín adquisitio, onis, acción de adquirir'. )or lo tanto, comprar debeconsiderarse como sinónimo de adquisición.1. radicionalmente se dice que comprar es 'la función responsable de efectuar todas lascompras requeridas por una empresa, en el momento oportuno'.5. simismo, 'las compras son operaciones que se reali"an para satisfacer unadeterminada necesidad'.K. ;ic%el 6alimeri define así las compras: 'la operación que se propone suministrar, en lasme#ores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales@materias primas y productos semiacabados, accesorios, bienes de consumo, máquinas,servicios, etc. que son necesarios para alcan"ar los ob#etivos que la administración de lamisma %a definido'.

Gmportancia de las compras.

&n la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital para el éxito decualquier empresa, cuyo ob#etivo será adquirir las materias primas y los artículosindispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, o bien de productosterminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en #uego todos loselementos necesarios para conseguirlo.

Gntegración de :ecursos +inancieros.

;ención especial merece la parte de la integración de recursos financieros, los cuales sonde vital importancia para el buen funcionamiento de toda empresa. &stos pueden ser recursos propios o recursos externos. &ntre los externos se pueden mencionar prestamosde instituciones financieras, acciones, etc.

)ara la integración de estos recursos debe tomarse en cuenta aspectos como: tasa deinterés, pla"o, monto a solicitar, destino @capital de traba#o o capital de inversión ,garantías, etc.

a +irección. Generalidades.

0'e dónde proviene la palabra /'irección/2

&timológicamente, la palabra 'dirección', viene del verbo 'dirigere'! éste se forma a su ve"del prefi#o 'di', intensivo, y 'regere': regir, gobernar. &ste (ltimo deriva del sánscrito 'ra#',que indica 'preeminencia'.


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0 u1l es la definición de 'irección2.

La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la reali"aciónefectiva de todo lo planeado, por medio de al autoridad del administrador, e#ercida a basede decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con más frecuencia, delegando dic%aautoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas lasórdenes emitidas.

0 u1l es la importancia de la 'irección2 .

Hotemos que la dirección es la parte 'esencial' y 'central', de la administración, a la cualse deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.

&n efecto: si se prevé, planea, organi"a, integra y controle, es sólo para bien reali"ar. Denada sirven técnicas complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos, si no selogra una buena e#ecución, la cual depende inmediatamente, y coincide temporalmente,con una buena dirección. anto serán todas las demás técnicas (tiles e interesantes, encuanto nos permitan dirigir y reali"ar me#or.

M es que todas las etapas de la estática administrativa se ordenan a preparar las de ladinámica. M de éstas, la central, es la dirección. )or ello puede afirmarse, como lo%icimos, que es la esencia y el cora"ón de lo administrativo. $u importancia en ra"ón desu carácter.

-tra ra"ón de su importancia radica en que este elemento de la administración es el másreal y %umano. quí tenemos que ver en todos los casos 'con %ombres concretos', adiferencia de los aspectos de la parte mecánica, en que tratábamos más bien conrelaciones, con 'cómo debían ser las cosas'. quí luc%amos con las cosas y problemas'como son realmente'. )or lo mismo, nos %allamos en la etapa de mayor imprevisibilidad,rapide" y, @si cabe la expresión , explosividad, donde un peque+o error, facilísimo por ladificultad de prever las reacciones %umanas puede ser a veces difícilmente reparable.

6uando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comien"a adarse cuenta de parte de su comple#idad. &n primer lugar, está tratando con gente, perono en una base completamente ob#etiva, ya que también él mismo es una persona y, por lo general, es parte del problema. &stá en contacto directo con la gente, tanto con losindividuos, como con los grupos. )ronto descubre, como factor productivo, que la genteno está solamente interesada en los ob#etivos de la empresa! tiene también sus propiosob#etivos. )ara poder encaminar el esfuer"o %umano %acia los ob#etivos de la empresa, eladministrador se da cuenta pronto que debe pensar en términos de los resultadosrelacionados con la orientación, la comunicación, la motivación y la dirección.

unque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muc%as ra"ones,considerarlo como separado de sus subordinados. )ara lograr los ob#etivos de la empresase le %an asignado recursos %umanos y de otra índole, y tiene que integrarlos. ambién esconveniente pensar en el administrador como separado del grupo por que es su #efe.6omo #efe no es tanto uno de los del grupo como aquel que %a de persuadir al grupo paraque %aga lo que él quiere o deba %acerse. La dirección implica el uso inteligente de unsistema de incentivos más una personalidad que despierte interés en otras personas.


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a )otivación.

0Qué es la motivación2

La palabra motivación proviene del latín 'motus', que significa movido, y 'motio' quesignifica movimiento.

$eg(n 2arold 8oont", la motivación es un término genérico que se aplica a una serie deimpulsos, deseos, necesidades, an%elos y fuer"as similares. Decir que losadministradores motivan a sus subordinados, o sea, que reali"an cosas con las queesperan satisfacer esos impulsos y deseos e inducir a los subordinados a actuar dedeterminada manera.

6omo seres %umanos que somos, nuestras motivaciones pueden ser sumamentecomple#as, y %asta contradictorias. lgunas personas pueden estar motivadas por eldeseo de adquirir bienes y7o servicios tales como ve%ículos, casa, vestimenta, via#es, etc.,y al mismo tiempo, otro individuo puede estar motivado por el deseo de obtener estatussocial, autorreali"ación, etc.

0Qué son los motivadores2

Dentro del concepto de motivación tenemos también a los motivadores, que seg(n 8oont"son cosas que inducen a un individuo a alcan"ar un alto desempe+o. &ntonces, son todasaquellas recompensas o incentivos que los administradores brindan al empleado, a fin deque estos se sientan entusiasmados en el desarrollo de sus tareas.

08otivación o satisfacción2

*nos conceptos que tienden a confundirse son motivación y satisfacción. al y como sese+aló antes, el primero se refiere al impulso ó deseo que una persona o empleado tiene

de lograr algo! en tanto que el segundo se refiere al gusto que se experimenta una ve"alcan"ado el deseo. - sea, que la motivación implica un impulso %acia un resultado,mientras que la satisfacción es el resultado alcan"ado.

"lgunas teor3as sobre la motivación.

eoría de la 9erarquía de las Hecesidades.

&sta teoría se enfoca en las necesidades internas de las personas, creada por bra%am;asloE, presenta cinco tipos de necesidades, las cuales están clasificadas

#erárquicamente, así:

/. Hecesidades fisiológicas: son aquellas indispensables para mantener el equilibrioorgánico en el individuo, tales como alimentación, sed, sue+o, aire, vivienda, ropa, etc.0. Hecesidades de $eguridad: constituyen el deseo del individuo de tener seguridad tantoen lo físico como en lo psicológico, y acá se pueden mencionar a la seguridad ciudadana,estabilidad laboral, etc.1. Hecesidades de pertenencia: la necesidad de pertenecer a un grupo es vital para laexistencia de las personas, por lo que se tiende a establecer relaciones afectivas conotros seres %umanos.5. Hecesidad de estima: todo individuo necesita tener cierto grado de poder dentro de sugrupo, ser respetado y autosuficiente, así como estatus y reconocimiento.


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K. Hecesidad de autorreali"ación: constituye la tendencia del %ombre a desarrollar suspropias potencialidades, puede ser expresada como el deseo de llegar a ser todo lo queuno es capa", por e#emplo, desarrollo de ideas creativas e innovadoras, superaciónacadémica y profesional, etc.

eoría = y M de la motivación.

Douglas ;c regor fue quién dio origen a la eoría = y M. $us tesis sobre las capacidades%umanas y la necesidad de la aturorreali"ación las fundamenta en las teorías de bra%am;asloE y Grederic< 2er"berg.

La teoría = postula que los seres %umanos sienten desgano y apatía por el traba#o, que loreali"an de forma obligada y que la mayoría prefieren que se les indique como reali"ar lascosas.

)or el contrario, la teoría M sostiene que el traba#o es algo tan natural para el ser %umanocomo dormir o #ugar, que los individuos son capaces de autocontrolarse y autodirigirse,que tienen gran capacidad creativa.

)ara ;c regor, el punto de partida de la administración, responde a la pregunta acercade cómo se ven a si mismo los administradores con relación a los demás. De lo anterior se puede concluir que:

a La teoría = es pesimista, estática y rígida.b La teoría M es optimista, dinámica y flexible.c Las teorías se basan en supuestos, no son prescripciones ni sugerencias.d Ho implica necesariamente un tipo de administración dura ni otra suave.e &stas teorías son visiones acerca del comportamiento del ser %umano


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El ideraz$o


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0Qué es el liderazgo2

La palabra lidera"go proviene del inglés 'to lead', que significa guiar.)ara 2arold 8oont" es el arte o proceso de influir en las personas para que se esfuercen voluntaria yentusiastamente en el cumplimiento de metas grupales.)ara gustín 3eyes )once líder es la persona que poseyendo ciertas cualidades personales,aprovec%a para e#ercer sobre el grupo de sus seguidores una influencia excepcional, que los inspira aseguirlo constantemente.

0 u1l es la importancia del liderazgo&l líder ayuda a dirigir y dise+ar la visión de una empresa. ambién, promueve los valores y actitudesnecesarias de la cultura organi"acional.

:oles o papeles del l3deDentro de una empresa, los papeles de líderes difieren drásticamente del papel del tradicional tomador de decisiones. Los líderes son:

N Dise+adores: tiene que ver con dise+ar las ideas de directrices, de propósitos, visión y valoresbásicos, eN ;aestros: se refiere a ayudar a todos los miembros de la empresa, incluyéndose a sí mismo, a lograr visiones más consistentes de la realidad actual. Los líderes son considerados como entrenadores,guías o facilitadores, y nunca moco un experto autoritario.N ;ayordomos @$ervidores : el líder como servidor comien"a con el sentimiento natural de que unoquiere servir, y esa decisión consciente lo lleva a querer dirigir sin deseos de poder o de adquirir posesiones materiales.

6oder y liderazgo.

&l poder se %a definido como 'la capacidad para afectar e influir sobre la conducta de los miembros de

un grupo social'. Los tipos de poder que favorecen el lidera"go son:N6oder leg3timo : posición #erárquica y de la autoridad que da la organi"ación social formal a losmiembros para tomar decisiones y orientar comportamientos, por e#. una posición de #efatura.N6oder de recompensa : representa la capacidad que tiene un administrador para premiar y motivar conductas individualeN6oder coercitivo : %abilidad para castigar y reprimir conductas o comportamientos disidentes de losmiembros de un grupo a la voluntad del líder.N6oder de eMperto : dominio de técnicas y posesión de certificados de grados, así como de losconocimientos y experiencias especiales que dotan al poseedor para influir en la conducta de otros,tales como un gran deportista, un doctor, un abogado, etc.N6oder de información : mane#o de datos e información restringida y selectiva que permiten al

poseedor dirigir una situación determinada %acia un ob#etivo.N6oder de referencia : posición psicosocial que da a un individuo la posibilidad de influir sobre otros,por e#emplo, el )apa, el )residente de la 3ep(blica, el )rimer ;inistro, etc.

Estilos de liderazgo.

8urt LeEin clasificó los estilos de lidera"go en autoritarios, democráticos o participativos y liberal.

El estilo autoritario es de dominación, impone sus decisiones, en otras palabras, es un dictador.

El democr1tico es participativo , involucrador, toma decisiones en consenso con sus subordinados.


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a Gerencia. Generalidades


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0Qué es la (erencia2

$i buscamos en un diccionario de la lengua espa+ola, podemos encontrar que al %ablar deerencia estamos %ablando de las funciones básicas de prever, planear, organi"ar, integrar,

dirigir y controlar que una persona @gerente debe reali"ar dentro de una organi"ación. demás, debe recordarse que a la alta dirección de la empresa, como el )residente,

erente eneral, Directores, etc. les corresponde tomar decisiones en gran magnitud eimportancia para el buen funcionamiento de la empresa.

6rincipios esenciales de la gerencia.

La Gundación )eter Druc:

/. )oseer los conocimientos y madure" académica para cumplir a cabalidad con todos los


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a oma de +ecisiones

odos tenemos que tomar decisiones constantemente. &stas van desde la decisiónelemental que un infante toma cuando decide retirar la mano de una tina de agua caliente,%asta las decisiones sumamente importantes que se toman al negociar acuerdos entreempresas.

La administración es el ejercicio y arte de tomar decisiones en las organizaciones .)or lo tanto, es el acto más importante en la práctica gerencial la toma de decisiones.

4na decisión es una resolución o determinación final.ambién se %a definido la toma de decisiones como la selección de un curso de acción

entre dos o más alternativas.

&l término decisión se deriva de decidere, que significa 'cortar', o sea, el administrador,

una ve" que %a tomado la decisión, requiere firme"a en su propósito, y debe recordarseque las decisiones a nivel administrativo, son el fundamento de la planificación y el resto defases del proceso administrativo.&n administración, los gerentes e incluso los empleados, toman más opciones por decisiones, porque una decisión no se puede modificar, en otras palabras, significaabandonar el pasado.

'ecisiones Estructuradas y =o Estructuradas.Las decisiones estructuradas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas,escritas o no escritas, que posibilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentesporque limitan o descartan alternativas. Jerbigracia, los administradores rara ve" tienenque preocuparse por el rango salarial de un traba#ador recién contratado, ya que por regla

general, las empresas cuentan con una escala salarial establecida para todos los puestos.&xisten procedimientos de rutina para tratar asuntos de rutina.

Las decisiones estructuradas se utili"an para abordar problemas recurrentes, sean de grancomple#idad o simples. &n cierta medida, las decisiones estructuradas restringen la libertad,ya que el traba#ador tiene menos campo de acción para decidir qué %acer. Ho obstante, elob#etivo de las decisiones estructuradas es liberar.

Las decisiones no estructuradas abordan problemas poco frecuentes, o excepcionales. $iuna situación no se %a presentado con la frecuencia suficiente como para que la cubra unapolítica o si resulta tan importante que merece atención especial, deberá ser mane#adacomo una decisión no estructurada. )roblemas como distribuir los recursos de una

empresa, qué %acer con una línea de productos que no tuvo el éxito esperado, cómo %acer para me#orar las relaciones con la sociedad, etc., constituyen situaciones dónde el gerentetoma decisiones trascendentales del tipo no estructurada.

&n tanto se asciende en el nivel #erárquico de la empresa, la capacidad para tomar decisiones no estructuradas toma mayor relevancia. &s por eso que la mayor parte de losprogramas de desarrollo de administradores, y especialmente los gerentes, pretendeme#orar las %abilidades para la toma de decisiones no estructuradas, por regla general,ense+ándoles a anali"ar los problemas en forma sistemática y tomar decisiones lógicas.


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a Comunicación


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Ma sea que se trate de un distrito escolar, un banco, un sistema de transporte o una plantamanufacturera, la comunicación efica" es esencial.

0Qué es comunicación2La comunicación se puede definir como la transferencia de información y entendimiento entrepersonas por medio de símbolos con significados.

La comunicación en cualquier circunstancia de nuestras vidas, es de vital importancia, parapoder expresar nuestros ob#etivos, necesidades, emociones, etc., de la misma manera sevuelve imperiosa dentro de las empresas, por lo que se pueden mencionar algunos beneficiosen los cuales ayuda:

N &stablecer y difundir los propósitos y metas de la empresa.N Desarrollar planes para lograr dic%os propósitos.N -rgani"ar los recursos %umanos en forma efectiva.N $eleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de dic%a empresa.N -riginar un clima de amplia participación.N 6ontrolar el desempe+o de los miembros.N >nfluir en la motivación de nuestros traba#adores.

&l proceso de la comunicación .)ara llevar a cabo una comunicación efica", es necesario que en el flu#o de la transmisión deideas, intervengan varios elementos, los que se describen a continuación:

/. &misor @codificador : fuente de información e iniciador del proceso de comunicación. &s suresponsabilidad elegir el tipo de mensa#e y canal más eficaces, tras de lo cual codifica elmensa#e. &n una empresa será la persona que tiene una información, necesidades o deseos yla intención de comunicarlos a una o más personas.

La 6odificación consiste en la traducción de información a una serie de símbolos para lacomunicación. &sta es necesaria porque la información (nicamente puede transmitirse de unapersona a otra por medio de representaciones o símbolos.

0. 3eceptor @decodificador : es el individuo que recibe, por medio de sus sentidos, el mensa#edel transmisor.La decodificación es la interpretación y traducción de un mensa#e para que la informacióntenga sentido. *no de los principales requisitos que debe cubrir el receptor es la capacidad deescuc%ar. &scuc%ar es el acto de prestar atención a un mensa#e, no (nicamente oírlo.

Lineamientos para la escuc%a efica"


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El Control. Generalidades


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'efinición .

$tep%en 3obbins define el control como ' un proceso de vigilar las actividades paracerciorarse de que se desarrollan conforme se planearon y para corregir cualquier desviación evidente/. En tanto que -ames 5toner manifiesta que /el controladministrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales seajusten a las actividades proyectadas '.

&l control se refiere a los mecanismos utili"ados para garanti"ar que conductas y desempe+ose cumplan con las reglas y procedimientos de una empresa. &l término control tiene unaconnotación negativa para la mayoría de las personas, pues se le asocia con restricción,imposición, delimitación, vigilancia o manipulación.

>mportancia.

&l control es función de todos los administradores, desde el )residente de una compa+ía%asta los supervisores. lgunos administradores, particularmente de niveles inferiores,olvidan que la responsabilidad primordial sobre el e#ercicio del control recae por igual entodos los administradores encargados de la e#ecución de planes. unque el alcance delcontrol varía de un administrador a otro, los administradores de todos los niveles tienen laresponsabilidad de e#ecutar planes, de manera que el control es una de las funcionesadministrativas esenciales en cualquier nivel.

&n este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de sumatrascendencia el control en una empresa:

N 6ontribuye a medir y corregir la labro e#ecutada por los empleados, a fin de lograr lospropósitos.N )osibilita el análisis de lo reali"ado con lo planificado.

N Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa.N $e constituye para los #efes en una %erramienta, a través de la cual se comprueban si lospropósitos de la organi"ación son alcan"ados de acuerdo a la planificación.

Sreas estratégicas de control.&l desempe+o clave o las áreas claves de resultados son aquellos elementos de la unidad ola empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa logren eléxito. &stas áreas, por regla general, involucran las principales actividades de la empresa, ogrupos de actividades relacionadas que se presentan a lo largo de toda la empresa. lgunasáreas básicas de resultados son áreas como producción, finan"as, mercadeo, recursos%umanos y contabilidad. &stas áreas básicas de resultados, a su ve", son utili"adas paradefinir normas y sistemas de control más detallados.

&n las empresas de %oy, muc%as áreas clave de resultado @ 63 son interfuncionales. *naempresa podría definir sus 63 para un equipo dirigido %acia el servicio a los clientes, entérminos de las respuestas proporcionadas por los clientes en una encuesta de servicios.

ontrol (erencial y %perativo.&l control gerencial es responsabilidad de los altos niveles dentro de la empresa,generalmente recae en el erente eneral de la compa+ía, ya que son éstos los que llevan acabo este tipo de control, y consiste en asegurarse de obtener los recursos necesarios yutili"arlos eficientemente en el logro de los ob#etivos de la organi"ación.

lgunas características son:


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El Proceso del Control


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Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos, ya sea dinero en efectivo,procedimientos rutinarios de oficina, calidad del producto o cualquier otra acción dentro de laempresa. &ntonces, es necesario aclarar, que para e#ercer el proceso de control en unaorgani"ación, y sin importar que se va a controlar, existen tres pasos básicos que son:

/ establecimiento de normas, parámetros y métodos!

0 medición del desempe+o o resultado obtenido y

1 ecución de las acciones correctivas.

AF Establecimiento de normas , parámetros y métodos: cá se encuentran incluidos todos losestándares o unidades de medición que se estable"can en la )lanificación, y por lo tanto, lacantidad de unidades a producir, la cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad,etc. $in embargo, puesto que los planes varían en lo que se refiere a su grado de detalle ycomple#idad, y dado que por lo general los administradores no pueden vigilarlo todo, es precisoestablecer normas especiales. )or definición, normas son sencillamente criterios dedesempe+o. &sto significa que el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metasy ob#etivos que quieren alcan"ar los administradores de la organi"ación. &stas deben definirseen términos claros y mesurables, que indiquen pla"os de tiempo determinados. $olamente deesta forma las metas se pueden evaluar con más facilidad en lo que concierne a cumplimientoy utilidad. demás, los ob#etivos bien definidos se pueden transmitir con facilidad, así comotraducirlos a parámetros y métodos que se puedan usar para cuantificar el rendimiento.

0 8edición del desempe>o o resultado obtenido: aunque no siempre practicable, la medicióndel desempe+o basada en normas debe reali"arse idealmente con fundamento en lo previsto, amanera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante lasacciones apropiadas. &sto es lo ideal. &l administrador previsor puede predecir en ocasionesprobables incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas, pero a(n en ausenciade esa posibilidad, todo incumplimiento debe percibirse lo más anticipadamente posible.&sta fase del proceso de 6ontrol consiste en revisar que lo establecido a través de losestándares y ob#etivos en el paso anterior, se estén logrando como lo planificado. &ste es unproceso repetitivo por lo que se debe evitar que pase muc%o tiempo entre una medición y otra.$i los resultados corresponden a lo establecido, todo está ba#o control.

1 Ejecución de las acciones correctivas : &sta etapa es necesaria sobre todo si eldesempe+o no cumple con los niveles establecidos y el análisis indica que se requiere unaintervención. Las medidas correctivas pueden necesitar un cambio en una o varias actividadesde las operaciones de la empresa, o bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.

&n consecuencia, las desviaciones se pueden corregir:

N 3edise+ando los planes o modificando las metas.N - bien, pueden corregirse e#erciendo la función de organi"ación, ya sea reasignando oaclarando deberes y tareas.N ambién pueden corregirse utili"ando personal adicional, mediante una me#or selección ycapacitación de los empleados.N 2aciendo uso de la medida más radical dentro de una empresa: el cesamiento del empleado.N erciendo técnicas efectivas de lidera"go y motivación, como las detalladas en este curso.


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ipos y %

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