Generalidades de Proyectos - Gestion de Los Involucrados Alcance 2015

7/23/2019 Generalidades de Proyectos - Gestion de Los Involucrados Alcance 2015

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Gestin del Alcance & los

Involucrados en ProyectosPresentacin de:

Ing. Osvaldo Martnez Gmez, MAP, MSc.

Profesor Facultad de Administracin de Proyectos


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Qu es un Proyecto?

Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crearun producto, servicio o resultado nico.

Caractersticas

Temporal: tiene comienzo y final definido.Finaliza cuando:

Se logran objetivos.

Los objetivos no se pueden alcanzar.La necesidad ya no existe.

Producto, Servicio o Resultado nico.Elaboracin Progresiva: paso a paso.

Marco Conceptual de la Dir.de Proyectos


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Qu NO es un proyecto?

Operaciones en curso:

No tienen un fin.

Producen productos similares o idnticos.

Ejemplos: Una compaa de seguros procesa miles de reclamos al da.

Un cajero atiende a 100 clientes por da.

Planta de automviles produce miles de vehculos, del

mismo modelo y con opciones limitadas.

Operativa normal de la oficina.


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Porqu fracasan los proyectos?


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Una gran cantidad de proyectos cancelados todos los aos nos dice que

algo funciona muy mal en la Administracin de Proyectos. Qu es?

Datos Estadsticos

Standish Group
http://www.standishgroup.com/http://www.standishgroup.com/


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Standish Group

PROYECTOS DE TI
http://www.standishgroup.com/http://www.standishgroup.com/


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Intel Pentium (1993):Por un fallo de diseo, entre 3 y 5 millones dechips tenan un error del 0.006 por ciento a la hora de dividir un nmero

de punto flotante. Coste para la compaa: 475 millones de dlares.

Instituto Nacional contra el Cncer, Ciudad de Panam:un sistema deradioterapia controlado por un programa que calculaba las dosis de

radiacin adecuada en cada caso, doblaba dichas dosis de radiacin

recomendada. Resultado: ocho vctimas mortales y ms de veintepersonas quedaron seriamente afectadas.

Ejemplos:


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Porqu fracasan los proyectos?Alcance

El alcance no es claro y se presta para ambigedades.

Falta de identificacin de los involucrados y sus

requerimientos.

No est completo y/o validado por el cliente antes de

iniciar la ejecucin del proyecto.

No tiene la aprobacin formal del patrocinador/sponsor.

No incluye un plan de gestin del alcance.

No se cuenta con una EDT elaborada por el Administradorde Proyectos y su equipo de trabajo.

No hay control sobre los cambios al alcance variando as la

lnea base que se estipul.


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Porqu fracasan los proyectos?Tiempo

No es realista y responde a deseos ms que a juicio y

datos.

Las actividades no tienen tamaos adecuados paradarle seguimiento (ni tan pequeas que incluyan tareas

no relevantes ni tan grandes que no puedan estimarse

adecuadamente).

No se establece formalmente un cronograma base.

No se acuerdan cambios en el cronograma base entre

el cliente y los ejecutores.


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No se definen los costos basados en el alcance del trabajo.

No se definen los costos basados en el diseo del trabajo.

Se inician trabajos sin tener asegurado el contenido

presupuestario para terminar la fase o el proyecto.

El presupuesto no es aprobado antes de iniciar por la

autoridad competente.

No se les da seguimiento en la etapa de ejecucin a travs

de indicadores de rendimiento y otros que se acuerden.

Porqu fracasan los proyectos?Costos


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No existe un procedimiento de aseguramiento de la calidad.

No se mide la calidad continuamente sino slo al inicio y al

final del proyecto.

Los trminos de definicin de la calidad son subjetivos y no se

pueden medir.

Se acepta la terminacin de fases, entrega de productos osubproductos del proyecto sin completar la verificacin de la

calidad. No se definen perodos de prueba en el alcance del

proyecto.

Porqu fracasan los proyectos?Calidad


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No se planea ni se documenta la estructura formal de

comunicacin entre las diferentes grupos participantes en

el proyecto.

No se da como un proceso continuo de inicio a fin.

No se define ni documenta la frecuencia de la reuniones y

los resultados.

No se comunican a todas las partes involucradas los

cambios al alcance, al cronograma o al presupuesto.

Porqu fracasan los proyectos?Comunicacin


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No se conforma un equipo de proyecto de acuerdo con las

necesidades del trabajo a realizar y las capacidades de los

integrantes.

No se asignan formalmente los roles y responsabilidades de

cada miembro del equipo del proyecto.

No se establece una estructura formal jerrquica que

prevea los conflictos entre las estructuras funcionales de la

organizacin y los requerimientos del gerente del proyecto.


Recursos humanos


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No se estiman las oportunidades y amenazas del proyecto en

los procesos de planificacin.

No se planean las medidas de mitigacin, transferencia,

asuncin y evitacin de riesgos (planeacin de contingencias).

No se le da seguimiento a los factores de riesgo en la

ejecucin del proyecto.


Riesgos


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No se planean las adquisiciones de bienes y servicios con antelacin.

No se vinculan las adquisiciones con los entregables del proyecto, con

los flujos de caja ni el cronograma del proyecto. No se estudia y se decide qu se va a hacer por el equipo y qu se va a

contratar.

No se establecen documentos apropiados, de acuerdo a los

requerimientos y alcance establecido para el proyecto, para solicitar

ofertas ni se establecen criterios de seleccin objetivos y formales.

No se realizan procesos de cierre de contrato contra verificacin del

alcance y calidad de los entregables.

Porqu fracasan los proyectos?Los abastecimientos


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No se identifican adecuadamente los involucrados del

proyecto.

No se documenta un plan robusto para la administracin de

los involucrados.

No se ejecuta la administracin del compromiso de los

involucrados.

No hay un control efectivo de compromiso de los involucrados

a travs del ciclo de vida del proyecto.


Involucrados


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Otro estudios realizados:

El 20% de las inversiones en proyectos de TI es lisa y llanamente

derrochado, segn Gartner Group en un informe sobre el sector

corporativo europeo.

Lista de los errores ms comunes cometidos por las empresas:

Estimaciones exageradas en las necesidades de maquinaria.

Estimaciones exageradas para la capacidad que debe tener la red.

Exigencias innecesarias de adaptacin de software estndar.

Inicio de proyectos que luego no son implementados, especialmente

en el segmento de las telecomunicaciones.

http://diarioti.com/noticias/2002/abr2002/15195909.htm


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Medimos las condiciones externas del proyecto previamente?


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Se dise bien el producto?


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Lo que experimentamos comoAdministradores de Proyecto


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Fases:

Optimismo General Iniciamos con la esperanza de algo nuevo y con buenos

augurios

Desorientacin

Inicial

No sabemos por donde empezar, tenemos muchas ganas e

iniciamos con lo que consideramos ms urgente, pero

postergamos lo importante.

Perodo deDesorden

Incontrolado

La ejecucin est en su mximo, contratamos a losdiferentes proveedores y no todos cumplen como dijeron. El

alcance sigue sin definirse y cambia frecuentemente.

Alarma y Caos, el

Tiempo No es

Aliado

No cumplimos las fechas de entrega, seguimos recibiendo

cobros por trabajos no considerados y el presupuesto y el

presupuesto se agoto cuando an no hemos logrado ni el

70% de avance. Adems, hay problemas con la calidad delos trabajos efectuados.


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Fases

Slvese Quien

Pueda

Amenazas, agresiones, intrigas, acusaciones y desesperacin.

Castigo Ejemplar a

los Inocentes

Despedimos a los proveedores e integrantes que menos culpa

tienen.

Recuperacin del

Optimismo Perdido

Ahora s, ya eliminamos a los supuestos malos y encontramos

el segundo aliento.

Terminacin del

Proyecto a como d

lugar

Trabajos forzados, unos encima de otros, noches, tiempo

extra, sbados y domingos, desgaste, presin, promesas y

ms presin.

Condecoracin yPremios a los No

Participantes

El equipo ejecutor est muy cansado y terminando los ltimospendientes, y los no participantes, frescos para adjudicarse el

mrito, levantarse el cuello y recibir los elogios.


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Entonces, una propuestaHagamos proyectos exitosos!


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Es un estndar en la Gestin de proyectos desarrollado por el(PMI). Comprende dos grandes secciones, la primera sobre los

procesos y contextos de un proyecto, la segunda sobre las reas

de conocimiento especfico para la gestin de un proyecto.

EL PMBOK se encuentra disponible en 11 idiomas: ingls,

espaol, chino simplificado, ruso, coreano, japons, italiano,

alemn, francs, portugus de Brasil y rabe.

PMBOK


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PMBOK

El 'PMBOK' reconoce 5 grupos de procesos bsicos y 10 reas de

conocimiento comunes a casi todos los proyectos.

Los procesos se traslapan e interactan a travs de un proyecto o

fase.

Los procesos son descritos en trminos de:

Entradas(documentos, planes, diseos, etc.)

Herramientas & Tcnicas (mecanismos aplicados a las entradas) ySalidas(documentos, productos, etc.).


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CONCLUSIN

Las mejores organizaciones empujan a

sus profesionales ms all del confortde su conocimiento actual.

Quinn, J. B.; Aderson, P.; Finkelstein,

S.Harvard Business Review, Vol 74, N2, 1996


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Muchas gracias!

La Administracin de Proyectos es un arte,

se debe establecer cuidadosamente cadaseccin de la obra, para producir una piezamagistral.

Ing. Osvaldo Martnez Gmez. MAP, MSc

Maestra en Administracin de Proyectos UCI 2015

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