Generalidades Competencia Manejo de Valores (1)

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260201024 1 Manejar valores e ingresos relacionados con la operación del establecimiento - 120 horas – 96 horas teóricas

CARMELA I. DE LA HOZ M. Instructora

INTRODUCCIONEl objetivo de esta competencia es proporcionar los conocimientos de los diferentes procesos que se llevan a cabo en el sub-departamento de Caja en la industria hotelera; el desarrollo de las funciones dentro de este, conocer los pasos a seguir a la hora de llevar a cabo la operación del manejo de los valores e ingresos en el hotel.

GENERALIDADESEl Área de Caja pertenece al departamento de Recepción.En los hoteles con un gran número de habitaciones, ésta área es considerada prácticamente independiente del Área de Teléfono y el Área de Reservaciones y las funciones de la misma se le otorgan al Cajero de Recepción, bajo el control del Gerente de Habitaciones y el Supervisor de Recepción.En establecimientos pequeños o medianos, con organización familiar, la caja de recepción asume las funciones de una caja central. Ya en este caso, el recepcionista, realiza las funciones de telefonista, reservas y cajero, debido a que no existe la división de áreas del Departamento de Recepción, como en el caso de hoteles con mayor número de habitaciones.El sistema de trabajo del Área de Caja, puede manejarse ya sea manual, o informatizado, en dependencia del tipo de hotel en que nos encontremos, sus recursos y de los mecanismos establecidos por el Departamento de Contabilidad de cada empresa hotelera.Los cajeros de del Área de Recepción, deben seguir los procedimientos administrativos establecidos por el hotel, para brindar a los clientes un servicio de Caja y Facturación amable y diligente. El cajero de Recepción, es un miembro del Departamento de Recepción, pero trabaja según las normas que recibe del Departamento de Contabilidad del Hotel.

CARGOS ESTABLECIDOS PARA EL AREA DE CAJA DE RECEPCION.1. CAJEROS DE RECEPCION2. AUDITOR NOCTURNO

CAJEROS DE RECEPCION : es el responsable de controlar y cobrar todos los estados de cuenta de los huéspedes, desde su arribo al hotel hasta su salida registrando todos los consumos efectuados durante su estancia. Aunque desde el punto de vista operativo el cajero de recepción está bajo el control directo del departamento de contabilidad, el jefe de recepción lo supervisará en aspectos relacionados con la presentación personal, la cortesía y las actitudes en el trabajo.

El CAJERO DE RECEPCION IDEAL, debe contar con las siguientes características:a) PERSONALES: Amable, cortés, pulcro y de excelente presentación, puntual, honesto,

discreto, apariencia agradable.b) RELACIONES HUMANAS: Buen fisonomista, memoria fotográfica, discreto, honrado,

asertivo, responsable, capaz de trabajar en equipo, consciente de lo que su labor representa.

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c) CUALIDADES: Buen carácter, extrovertido, amable, simpático, observador, servicial, colaborador, agil, honrado, responsable, puntual, buen oyente, capaz de trabajar en equipo, ordenado, capaz de adaptarse a cualquier situación, con iniciativa, leal, educado, respetuoso, comprensivo, fluidez verbal.

d) EDUCACION Y EXPERIENCIA: Conocimientos generales sobre hotelería y turismo; conocimientos de contabilidad básica; conocimientos y experiencia en el manejo de software hotelero de caja y manejo de cajas registradoras; manejo de otro idioma además del nativo.

AUDITOR NOCTURNO: Es el responsable de revisar diariamente los cortes de cajas de los diferentes departamentos del hotel y otros reportes que le permiten cerciorarse que los ingresos del día se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las políticas establecidas. Se llama nocturno porque el trabajo del auditor nocturno comienza a las 11:00 PM; ya que a esa hora o un poco más tarde es cuando llegan a la caja de recepción los últimos diarios de ventas y sus respectivos comprobantes de los departamentos de alimentos y bebidas. El número de auditores depende de la magnitud del hotel y del promedio de habitaciones ocupadas.

El AUDITOR NOCTURNO IDEAL, debe contar con las siguientes características dentro de su perfil:ESCOLARIDAD: Estudiante o egresado de Administración Hotelera, Contaduría Pública, Administración de Empresas.CONOCIMIENTOS TÉCNICOS: Nociones básicas de Contabilidad, Auditoria, Contabilidad y Administración Hotelera.

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EXPERIENCIA LABORAL: Preferiblemente un (1) año como auxiliar de Contabilidad o Auditoria de Ingresos; o en la industria hotelera, formando parte de la administración, cajero departamental, recepcionista, etc.CARACTERÍSTICAS PERSONALES: Dinámico, buena presencia, trato agradable, discreto, responsable, honesto, disponibilidad para trabajar en horario nocturno, habilidad analítica y de juicio, meticuloso.

CONCEPTUALIZACION DEL VOCABULARIO EMPLEADO EN EL AREA DE CAJA:1. VALORES: Es aquel importe neto que un vendedor podría recibir por la venta de un bien o

servicio en condiciones normales de transacción económica en el mercado.2. INGRESOS: Son las cantidades que recibe una empresa por la venta de sus productos o

servicios. es la entrada bruta de beneficios económicos, durante el periodo, surgidos en el curso de las actividades ordinarias de una entidad, siempre que tal entrada de lugar a aumentos del patrimonio neto, que no esté relacionado con las aportaciones de los propietarios de ese patrimonio.

3. EFECTIVO: Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organización para cubrir sus obligaciones inmediata. Consideramos como efectivo el dinero de curso legal (moneda de aceptación en el país), Depósitos realizados en bancos (cuentas corrientes y de ahorros) a favor de la empresa, Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques de gerencia, cheques viajeros, dineros recibidos con tarjetas débitos; divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.

4. CHEQUE: es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien posee la cuenta), ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero denominado beneficiario. Existen diferentes tipos de cheques: Cheque al portador: Es un documento que se emite sin nombre específico, se colocan la palabra portador, ya que puede ser cobrado por cualquiera persona que lo presente en el banco.Cheque a la orden: Se le paga solamente a la persona cuyo nombre indica, o a otra a quien le desee transferir el pago el beneficiario del cheque, para hacer esta transferencia del derecho a pago se hace mediante el endoso, que consiste en la firma de la persona mencionada en el cheque en la parte de atrás del documento. Al realizar esta acción este documento se convierte automáticamente en un cheque al portador.Cheque nominativo: Solo puede ser cobrado por la persona que indica el documento y no puede ser endosado. Aparece la frase de “páguese únicamente al primer beneficiario”.Cheque cruzado: Sirve para ser depositado en una cuenta corriente, ya que solo puede ser cobrado por algún banco; se reconoce por llevar dos líneas paralelas sobre el documento.

5. TARJETAS DEBITO: Son emitidas por una entidad bancaria. Son utilizadas para pagar en efectivo y extraer dinero de los cajeros teniendo un monto máximo de retiro diario.

6. DIVISAS Medio de cambio cifrado en una moneda distinta a la nacional o doméstica. Hoy en día, las divisas toman como referencia para calcular su valor otros factores como la producción de bienes y servicios (PIB) o la balanza comercial del País. Cada divisa viene referenciada por un código de 3 letras, que nos servirá de ahora en adelante para nombrarlas.

Dólar: USD

Euro: EUR

Libra: GBP

Dólar Canadiense: CAD Yen: YPN Franco Suizo: CHF

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7. CONTABILIDAD: Es la Ciencia y/o técnica que enseña a clasificar y registrar todas las transacciones financieras de un negocio o empresa para proporcionar informes que sirven de base para la toma de decisiones sobre la actividad”. De acuerdo a la Asociación Nacional de Contadores, “"La Contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero, transacciones y eventos que son en parte, por lo menos, de carácter financiero e interpretar los resultados de estos"

8. CONTABILIDAD HOTELERA: es un área del conocimiento gerencial que se ocupa de recopilar, registrar, clasificar, resumir y analizar información expresada en términos monetarios, sobre las operaciones mercantiles del hotel con el fin de interpretar los resultados económicos y financieros de la empresa que facilite la toma de decisiones de la gerencia. Por consiguiente, los gerentes a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia del hotel, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros, de manera que se pueda conocer la capacidad económica y financiera de la empresa.

9. CONSUMO: es el uso que hace el hombre de los bienes o servicios que están a su disposición con el fin de satisfacer sus necesidades. En hotelería es el uso que hace el huésped o cliente de los servicios que tiene el hotel, los cuales les será cargado a su cuenta.

10. POS: Point of sale. Punto de venta, en hotelería los diferentes ambientes del hotel donde se prestan servicios complementarios para el huésped, tales como restaurantes, spa, bares, etc.

11. FACTURA; es un documento con valor probatorio y que constituye un título valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha realizado una compra por el valor y productos relacionados en la misma (ARTICULO 772 Co de Co). La factura contiene la identificación de las partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado, el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador y los valores correspondientes a los impuestos a los que esté sujeta la respectiva operación económica. Este documento suele llamarse factura de compraventa.

12. INCONSISTENCIA: Es falta de relación lógica de un proceso. La coincidencia de la información escrita con la realidad del proceso.

13. AJUSTE: Es la unión, adaptación, o acomodación de una información respecto a otra que está estrechamente vinculada a la primera y que de este modo nos permite el correcto funcionamiento de la caja y del proceso contable

14. CICLO DEL HUESPED: Son las diferentes actividades de los huéspedes desde el momento de su reserva, hasta su retiro definitivo del hotel. El ciclo del huésped lo comprenden cuatro fases: Pre-arribo (reserva); arribo, llegada o check in; estancia u ocupación y salida o check out. En cada fase se identifican tareas relacionadas con la contabilidad del huésped y los servicios prestados.

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CICLO DEL HUESPED Y FUNCIONES RELACIONADAS CON LA OFICINA DE RECEPCION Y CONTABILIDAD (*)(*) Direccion de las operaciones de la oficina de recepción. Kasavana/Brooks. American Hotel&lodging Association. 2002

15. TARIFA: Escala que señala los diversos precios, derechos o impuestos que debe pagar por un huésped por el servicio prestado en un establecimiento hotelero. La tarifa de los hoteles dependerá del tipo de habitación, confort y el número de actividades y propuestas que ofrezcan, claramente, alojarse en los llamados hoteles de cinco estrellas no nos costará lo mismo que hacerlo en uno de dos estrellas, por ejemplo.

16. TIPOS DE TARIFAS: a. Tarifa rack: es la tarifa principal del hotel, se aplicara a todas aquellas

reservaciones que su origen sea individual, ósea que no sea a través de alguna compañía, agencia de viajes, entidad turística, etc.

b. Tarifa comercial: es la tarifa que se oferta para el mercado corporativo, el cual es el de mayor producción en el hotel. Tarifa neta o mayorista: es la tarifa que se aplica mediante contrato previo con las mayoristas que prometen una cierta producción en el hotel. Es de carácter confidencial, no se comisiona.

c. Travél industry: es una tarifa muy especial, creada para los colegas del sector turístico, ósea empleados hoteleros, de líneas aéreas, restaurantes, etc. Se otorga previa presentación de identificación, y aplica solo para el empleado del sector turístico, no familiares o amigos

d. Tarifas para largas estadías: se aplicara bajo contrato directo con el departamento de ventas, cuando la estadía sea de 1 mes en adelante.

e. Lay over: tarifa exclusiva para los vuelos cancelados, que la línea aérea tramite su estadía con nosotros.

f. Air crew: es la tarifa que se establece bajo contrato con una determinada línea aérea, con el fin de alojar su tripulación con nosotros.

http://es.mimi.hu/economia/derechos.html

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g. Tarifas de gobierno & embajadas: esta tarifa esta contemplada dentro de las tarifas corporativas locales y se aplicara a las instituciones pertinentes con la debida identificación.

h. Paquete de luna de miel : es un paquete especial que se ofrece, como su nombre lo indica para recién casados, y ofrece a una tarifa muy especial , suite, desayuno a la carta, frutas, champagne, impuestos y un recuerdo del hotel.

i. Tarifa o paquete de fin de semana: es una tarifa especial elaborada con la intención de aumentar la ocupación de los fines de semana a un precio accesible, ya que con mayor frecuencia las cuentas corporativas dejan el hotel los viernes para regresar domingo o lunes.

j. Tarifas especiales o negociadas: son tarifas arregladas con ciertas condiciones entre la compañía y el hotel, prometiendo la primera una producción de habitaciones noches de mayor intensidad que otras compañías y se les concede el privilegio de gozar de una tarifa menor, que la establecida

17. PLANES DE ALOJAMIENTO: Estos se elaboran para ofrecerle a los clientes la oportunidad de escoger el servicio adicional de alimentación y otros servicios complementarios. Estos planes son:

A. PE: PLAN EUROPEO: Incluye Alojamiento. No incluye: impuestos y seguro hotelero. El alojamiento y la alimentación se facturan por separado

B. PC: PLAN CONTINENTAL: Alojamiento y desayuno continental. No incluye impuestos y seguro hotelero

C. PCDA: PLAN CONTINENTAL CON DESAYUNO AMERICANO: Alojamiento y desayuno americano

D. PAM: PLAN AMERICANO MODIFICADO: Alojamiento, desayuno y cena. E. PA: PLAN AMERICANO: Alojamiento, desayuno, almuerzo y cenaF. AI: All Inclusive (todo incluido): alojamiento, alimentación incluida, bebidas, snacks

ilimitados, actividades recreativas

18. PAID OUT: Salida de dinero de la caja con cargo a favor del huésped. Dinero en efectivo desembolsado por el hotel en nombre de un invitado y cargado a la cuenta del huésped como avance en efectivo.

19. PIA: PAGO POR ADELANTADO DEL HUESPED (PAID IN ADVANCE): Un huésped que pagas su habitación y consumos con dinero en efectivo durante el registro, normalmente, se niega el crédito interno a los huéspedes PIA.

20. RECIBOS SOPORTE DE DINERO EN EFECTIVO NETO: La cantidad de dinero en efectivo y cheques en el cahjon del cajero, menos la cantidad de la base en efectivo inicial.

21. SALDOS: La suma que el huésped debe al hotel o la suma o saldo que el hotel debe al huésped en el evento de que al cancelar el saldo sea crédito.

22. SOBRANTE: Desequilibrio ó sobrante que ocurre cuando el total de dinero en efectivo y cheques en la cja registradora de dinero en efectivo es mayor que la base inicial mas los recibos de dinero en efectivo menos.

23. TRANSFERENCIA O VALE DE TRANSFERENCIA: Documento que soporta una reducción en el saldo de un folio y un aumento igual en saldo de otro; se utiliza para los traslados entre las cuentas de huéspedes y para las transferencias de las cuentas del huésped a las cuentas del de particulares cuando ellos pagan al usas las tarjetas de crédito.

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24. VALE DE AJUSTE O DESCUENTO: Documento o soporte para descuentos o ajuste de cuenta25. VALE DE SOPORTES DE AVANCES EN EFECTIVO: Formato de apoyo o soporte del flujo del

dinero en efectivo otorgado por el hotel, ya sea directamente o en representación a nombre de un huésped o del mismo huésped.

26. VALE POR CARGOS O CONSUMOS: Soporte de transacción de cargos por compras que tuvo lugar en alguna parte diferente a la recepción; también llamado recibo o vale soporte por cobrar.

27. VALE O FORMATO CORRECCION: Un formato que soporta la corrección de un error cargado que se rectifica antes del cierre del negocio y en el dia que el error fue conocido

28. VALE O RECIBO DE SOPORTE: Un documento que detalla una transacción al ser timbra a una cuenta de la oficina de recepción y comunicada como información de un punto de venta a la oficina de recepción.

29. REPORTE DE DISCREPANCIAS: Es una situación en la cual el estado de una habitación para ama de llaves no coincide con el que se encuentra registrado en recepción, este reporte ayuda a los recepcionistas en la asignación de habitaciones huéspedes.

30. REPORTE DE OCUPACION: Reporte preparado cada noche por el recepcionista donde se listan las habitaciones ocupadas esa noche e indica que huéspedes se esperan salgan al día siguiente.

31. POSTEAR: Hacer un cargo a una cuenta que está en caja de consumos de cualquier área del hotel

32. REVENUE MAGER: Mezcla de tarifas y tipos de habitación que existen en un hotel lo que te lleva a la optima administración de la tarifa del día.

33. UP GRADES: Aumentar ingresos manejando las tarifas de un hotel, se eleva la categoría del cuarto reservado.

34. CUENTAS: Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. Al dar un nombre a una cuenta, éste debe ser tan claro, explícito y completo que por el solo nombre se identifique lo que representa.

35. FOLIO: Es un estado de cuenta de todas las transacciones (débitos y créditos) que afectan los saldos de una cuenta. Cuando se paga, el folio retorna a balance o saldo cero por pago en efectivo o por traslado a un crédito aceptado o trasladado a la cuenta de facturación directa o cuentas por cobrar ciudad. El proceso que timbra o graba las transacciones se llama posteo. Todos los folios tienen un numero consecutivo que se utiliza para el control de auditoria para indexar la información en el sistema contable.

36. TIPOS DE FOLIO: A. MASTER FOLIO: Se usa para grupos. Compila las transacciones en

una cuenta asignada a mas de una persona o habitación. Los folio master están normalmente reservados para las cuentas de grupos, ellos no recopilan apropiadamente cargos timbrados en otra parte.

B. FOLIO HUESPED: Un forma (papel o electrónica) donde se encuentran las transacciones en una cuenta asignada a personas individuales o habitaciones

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C. FOLIOS SEMIPERMANENTES: Para personas, negocios o agencias que tienen ciertos privilegios de cargos o créditos con el hotel que no son huéspedes. También se le aplica a un patrocinador responsable de un grupo con una reunión en el hotel, o un huésped anterior con un saldo en la cuenta.

D. FOLIO EMPLEADOS: Cuentas por compras o por ciertos privilegios. Registra todas las transacciones en una cuenta asignada a un empleado con privilegios de cargos de consumos o compras en el hotel.

37. VALE o COMPROBANTE DE SOPORTE ( VOUCHERS): Es el soporte de posteo. Este documento lista en detalle la información obtenida por los cargos del huésped en el hotel.

38. PUNTOS DE VENTA POS (Point of Sales): Es el lugar en cual las compras o servicio son cobrados.

39. CUENTAS MAYORES (LEDGER): Es una agrupación sumaria de cuentas. Este hace parte de las cuentas por cobrar. Estas se dividen en:a. Cuentas huésped (cuentas por cobra huésped: GUEST LEDGER), Se encuentran registrados todos los cargos del huésped o aquellos depósitos por adelantado. En algunos hoteles el GL se llama cuenta transitoria o room ledger.b. Cuentas por cobrar ciudad (CITY LEDGER): llamada también cargos de no huéspedes, son cargos tales como los pagados con tarjetas de crédito, cuentas directas a compañías. En fin todos los pagos que nos realizados en efectivo se cargan en el CL.

40. CUENTAS CON SALDO ELEVADO: Es una cuenta que ha alcanzado o excedido el límite de crédito predeterminado.

41. BALANCE O SALDOS DE CUENTA: Es un resumen de cuentas en términos del resultante del valor o cantidad monetaria; específicamente, las diferencias entre los totales debitados y los totales de créditos en una cuenta.

42. BASE DEL DINERO EN EFECTIVO: Es una cantidad de dinero dada a un cajero al iniciar cada turno de trabajo para que pueda manejar las variadas transacciones que ocurren; el cajero es responsable de esta base y por todo el dinero en efectivo, cheques y otros valores negociables durante el turno de trabajo.

43. BASE LÍMITE: Es la cantidad de dinero en efectivo guardad dentro del cajón del dinero del cajero que es expedida al principio de un turno de trabajo.

44. CARGO ATRASADO O TARDIO: Un cargo timbrado a una cuenta del huésped después de que pago la cuenta y partió del hotel.

45. SALIDA VENCIDA: Huéspedes que se esperan salgan pero no lo ha hecho después de la hora de salida estipulada por el hotel.

46. TERMINOLOGIA DEL ESTADO DE HABITACIONES O ROOM STATUS: Durante la estancia del huésped, el inofmra de estado de las habitaciones del ama de llaves cambia varias veces. La terminología es la siguiente:a. O – OCUPADA: Huesped registrado actualmente en la habitaciónb. C – COMPLEMENTARY: (Cortesía), la habitación está ocupada, pero el huésped no tiene

cargo.c. STAY OVER: (De actual permanencia en el hotel) El huésped no se espera que salga hoy

y permanecerá por lo menos una noche más. Es decir cumple con el itinerario de su reserva.

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d. EN CAMBIO: el huésped se ha ido, pero la habitación no ha sido aseada ni se ha preparado para venta

e. NO MOLESTAR: El huésped ha pedido no ser molestadof. DURMIO AFUERA – OCUPADA NO DURMIO: El huésped está registrado pero la cama

no se ha usado. El huésped no durmió en la habitacióng. ESCAPADO (Skipper): el huésped ha dejado el hotel sin hacer arreglos para cancela su

cuenta.h. INACTIVA POR OLVIDO (Sleeper): El huésped ha pagado la cuenta y ha dejado el hotel

pero el personal de la recepción no ha puesto al día el estado de la habitación.i. LIBRE Y LISTA: La habitación está limpia e inspeccionada y lista para la llegada de un

huésped.j. FUERA DE SERVICIO: OOO (Out of order): la habitación no se puede vender, por alguna

razón especial, mantenimiento, restauración, limpieza etc.k. CERRADA: La habitación se ha cerrado con llave para que el huésped no entre hasta

que él o ella se aclaren con un oficial del hotel.l. NO REGISTRO LA SALIDA – DNCO (Did not check out): el huésped hizo los arreglos para

pagar su cuenta, pero ha salido sin informar a la recepción. No se considera huésped escapado

m. ENE DEUDA (Due-out): S e espera que la habitación este libre después de la hora de salida permitida, pero el huésped no se ha reportado (check out time)

n. EN SALIDA: El huésped ha pagado su cuenta devolvió la llave y salió del hotel.o. SALE MAS TARDE –LATE CHECK OUT: el huésped ha solicitado y se le ha permitido salir

más tarde de la hora permitida de salida.

.CAJA: PROCEDIMIENTOS, SISTEMAS QUE PERMITAN LA ADECUADA RECEPCIÓN DE INGRESOS EN LOS DIFERENTES AMBIENTES.

ACTIVIDADES GENERALES DE ESTA AREAEstas varían de acuerdo a la categoría, tipo y ubicación del hotel. A nivel general las actividades que se realizan son:

1. Liquidación y Cobro de facturas de clientes y huéspedes2. Control de caja fuerte y cajillas de seguridad3. Cambio de Moneda extranjera y elaborar reportes del recibo de las mismas.4. Registro diario de los consumos y otros cargos efectuados por el huésped durante su

estancia.5. Cargar el valor diario por habitación a cada huésped.6. Manejo de Divisas7. Recoger ingresos en efectivo de otros departamentos8. Cierre de Caja 9. Elaborar informes del movimiento de caja en cada turno de trabajo.10. Control del uso de los Impresos

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Control de Cargos Realizados por los Huéspedes Todos los consumos efectuados por los huéspedes a través de la caja de recepción y/o a través de las diferentes áreas de servicio del hotel, deben registrarse en los estados de cuenta de la habitación que corresponda. Éste proceso puede llevarse de manera manual o a través de sistemas hoteleros.Cambio de Moneda Extranjera Las operaciones de cambio de moneda extranjera, se realizan en los hoteles de acuerdo a las políticas de cada establecimiento. Debe considerarse como servicio al huésped, la posibilidad de pagar su cuenta en moneda local o moneda extranjera. Casi todos los hoteles del mundo aceptan el dólar americano como segunda moneda y a nivel nacional en la mayoría de los casos se aceptan tanto córdobas, dólares americanos y/o euro como forma de pago.Para las operaciones de cambio de dólares, los hoteles establecen una tasa de cambio, que no necesariamente es la oficial y además cobran un porcentaje de comisión por cada cambio, que le realizan a sus huéspedes.Manejo de Cajas de SeguridadLas cajas de seguridad, es un servicio que brinda el hotel a sus huéspedes, sin cargo alguno. La utilización de cajas de seguridad individuales, es similar a las de los bancos, ya que el huésped deposita sus valores y el hotel se limita a dar seguridad y controlar el acceso a la misma, pero no se responsabiliza por el contenido de las cajas, puesto que no lo controla.El huésped es responsable por la llave (convencional o magnética) ya que es única. Si ésta se pierde el hotel deberá romper la cerradura y este costo será incluido en la cuenta del huésped.Las cajas de seguridad que se utilizan en los hoteles, pueden ser de dos tipos, según su ubicación: Sistema Central y Sistema Habitacional.Sistema CentralEstas cajas están ubicadas en el Área de Recepción, dentro de una gran caja de seguridad que alberga a todas. Este sistema permite que el Departamento de Recepción controle cada caja y solicite al huésped la firma de un formato en cada uso. Con este sistema casi no hay robos, ya que el ladrón debería consumar el hecho en la Recepción, donde siempre hay personal del hotel.Sistema HabitacionalEste tipo de cajas de seguridad se encuentran ubicadas generalmente en las habitaciones del hotel, dentro del closet. No hay duda de que este sistema representa un excelente servicio, ya que las cajas (dependiendo del tipo) solo abren ya sea con una llave convencional, código electrónico o tarjeta de crédito personal del huésped.Recepción de Depósitos a Clientes de EventosEsta función es realizada por el Cajero de Recepción generalmente cuando el Personal de Contabilidad, no se encuentra en el hotel, quienes son los encargados de recibir el depósito y/o cancelación de los eventos que se realizan en el hotel. Estos depósitos y/o cancelaciones por eventos son reportados en los movimientos de caja como cualquier otra cancelación de habitación de un huésped.Cobro de Cuentas de HuéspedesEl proceso de check out se inicia cuando el huésped, después de haber dejado libre la habitación, entrega la llave en Recepción. En este proceso se mantiene el último contacto del huésped con el hotel e implica una serie de pasos que por su importancia, enlistaremos de forma separada:

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Solicitud de Llave de Habitación y Caja de Seguridad.Consulta de cómo se Desarrolló la Estancia.Revisión de la Habitación.Ingreso a la Cuenta de Consumos de Última Hora.Presentación y Cobro de la Cuenta.Agradecimiento y Ofrecimiento de una futura estancia en el Hotel.Cierre de CajaEste proceso es realizado por cada Cajero de Recepción, al finalizar el turno y consiste en la entrega del reporte de ingresos y egresos, junto con las facturas y formatos correspondientes a cada transacción al Departamento de Contabilidad, para su debida auditoria. Además este proceso incluye el arqueo que el Cajero realiza a su fondo de efectivo. Controlar el Uso de los ImpresosEl Cajero de Recepción, debe controlar el correcto uso de las facturas y formatos, informando de cualquier falta en el orden consecutivo de la numeración al Departamento de Contabilidad y al Gerente de Habitaciones y/o Supervisor de Turno.

SISTEMA DE CONTABILIDAD EN RECEPCION – SISTEMAS DE GRABACION DE REGISTROS CONTABLESAntiguamente las operaciones contables en el hotel eran manuales, ya que no existía casi tecnología, pero a comienzos de la década de los 70´s y a traves de las propiedades semiautomáticas, situaron mucho de su fundamente para el desarrollo de operaciones automatizadas a finales de esta década. Las facturas del huésped y facturas de cuenta de particulares pueden ser diferentes dependiendo del sistema de registro de la recepción, si es manual, semiautomatizado o automatizado.Sistema no Automatizado o manual: Todo el sistema contable se hace de manera manual. Las facturas contienen una serie de columnas para anotar los débitos y créditos acumulados durante la ocupación, al final del día se totalizan las columnas y se determina el saldo para el dia siguiente.Sistema Semiautomático: sirve para escritura y formas producidas a máquina. La ventaja de este sistema con respecto al anterior, es que muchos documentos se generan automáticamente y de fácil lectura que detallan los pasos de una transacción. La desventaja es que al no estar integrado con otros sistemas se pueden presentar problemas frecuentes de mantenimiento. Las transacciones del huésped s imprimen secuencialmente por una máquina que timbra el folio, esta incluye la fecha, sección o numero de referencia, monto de la transacción y nuevo saldo de la cuenta. El saldo en el folio es la cantidad que el huésped debe al hote, o la cantidad que el hotel al huésped en caso de un saldo crédito al pago.EJEMPLO

Nro Habitación 103

APELLIDOS PRIMER NOMBRE INICIAL

TARIFA FOLIO Nro

Dirección SALIDACiudad LLEGADA Nro. Folio AnteriorTarjeta de Crédito Nro. Recepcionista Pasa al folio NroFECHA REFERENCIA

CARGOS CREDITOS SALDOS ACUMULADO SALDO

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ANTERIORFeb 2 RESTAURANTE 103

14200 14200 14200

Feb 3 ABONO 50000 35800 35800

Sistemas Automatizados: La memoria del área de caja y recepción es una computadora regularmente con rutinas programadas para el tamaño y las operaciones del hotel. Existen diferentes software para operación hotelera, en Colombia encontramos algunos como el Zeus, Amadeus, Fidelio, Huésped 21 etc. Pueden realizarse los cargos de los puntos de venta automáticamente a un folio electrónico. Cuando se necesita una copia impras del folio los cargos y los pagos recibidos pueden aparecer en una sola columna, diferenciándose por un paréntesis o signo menos en los créditos. Es indispensable mantener el saldo anterior de una cuenta manual en un sistema totalmente automático debido a que los sistemas basados en la computadora, mantienen los saldos actualizados en todos los folios.

Un sistema contable efectivo de los huéspedes, consiste en tareas realizadas durante cada fase del ciclo del huésped.En la fase de pre-arribo, se capturan datos relacionados con el tipo de garantida de la reservación y rastrea pagos adelantados y depósitos.En la fase de llegada, el sistema de cuentas del huésped aplica la tarifa de habitación, el impuesto hotelero y el seguro hotelero.En la fase de la estadía u ocupación del huésped, se contabilizan todas las compras autorizadas por el huéspedY, en la fase de Salida, se asegura el pago de bienes y servicios consumidos por el huésped durante su estancia.

También dentro del sistema contable, tenemos en cuenta las transacciones financieras de particulares no huéspedes dentro de los parámetros de la contabilidad de la recepción, estas pueden ser transacciones relacionadas con el el negocio de eventos especialesUn sistema contable en la recepción tiene como funciones:

a. Crear y mantener un registro de contabilidad exacto para cada huésped o cuenta de particulares

b. Rastrear transacciones financieras a lo largo del ciclo del huéspedc. Asegurar control interno de caja y transacciones fuera de cajad. Establecer el record de todos los bienes y servicios proporcionados.

Cualquier transacción financiera que ocurra en un hotel puede afectar diferentes cuentas en el sistema contable. Las cuentas de la caja de recepción y los dispositivos de registro para guardar la información del huésped y otras cuentas son transacciones financieras. En su forma escrita mas simple, una cuenta se parece a una letra T.

Nombre de la cuentaCARGOS O DEBITOS PAGOS O CREDITOS

El uso creciente de los sistemas automatizados ha disminuido la popularidad de las cuentas T. Los cargos son aumentos para equilibrar o saldar la cuenta y entran por el lado izquierdo de la cuenta T, los créditos o pagos son disminuciones en el saldo de la cuenta y entran por el lado derecho de la cuenta T.El saldo de la cuenta es la diferencia entre los totales de las entradas en la izquierda y el lado derecho de la cuenta T.

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Cargos del huésped Pagos del huésped

Hoy día, la contabilidad de recepción, se documenta usando un formato diario. Rn el sistema automatizado y semiautomatizado se documenta normalmente usando un formato diario. Este puede contener la siguiente información:

Descripción de la cuenta Cargos Créditos SaldoEste formato es similar a una cuenta T, los cargos se entran y aumentan el saldo de cuenta bajo el nombre de cargo o cargos débitos, mientras las disminuciones se entran en la cuenta para saldar la cuenta bajo el nombre de créditos o pagos. En un sistema totalmente automático puede listarse los cargos y pagos en una sola columna con las cantidades de pagos digitados dentro d elos paréntesis o se anotan con signos menos al indicar su efecto una disminución en el equilibro del saldo de la cuenta.CUENTA HUESPED: Una cuenta del huésped es un registro de transacciones financieras que ocurren entre un huésped y el hotel. Se crean cuentas huésped cuando la garantiza sus reservaciones o cuando ellos registran en recepción. Durante ocupación, la caja de recepción es responsable de los archivos de todas las transacciones que afectan el saldo de una cuenta huésped. Es importante establecer el método de pago al arribo del huésped para saldar las cuentas a la salida del huésped. En algunas circunstancias cuando existe el límite de consumo se le pueden exigir que realice un pago parcial o total durante la estancia del huésped.OTRAS CUENTAS DIFERENTES A HUESPEDES – CUENTAS A PARTICULARES: En un hotel se pueden extender en privilegios de cargos causados por los negocios locales o agencias con medios de promoción, o a grupos que patrocinan reuniones en el hotel. Se crean las cuentas ciudad o cuentas por cobrar ciudad, las cuales se reúnen y facturan periódicamente bajo una base mensual por la división de contabilidad del hotel, y no como normalmente se cargan las cuentas huésped que se deben cargar diariamente.

GARANTIAS DE PAGOPara establecer una línea de crédito en el hotel, se puede exigir al huésped presentar una tarjeta de crédito o una autorización de facturación directa en el momento del registro. Actualmente muchos hoteles especialmente los automatizados, permiten establecer el crédito desde el momento que se hace la reserva, obteniendo el número y fecha de expiración de la tarjeta de crédito del huésped, esta información es consultada automáticamente con la compañía financiera, al igual que la cantidad solicitada como garantía, una vez sea aceptada, los huéspedes están autorizados para hacer consumos. Los hoteles no extienden privilegios de consumo o cargos a los huéspedes que pagan con dinero en efectivo por el alojamiento al registrarse (Sin crédito o Huéspedes PIA). Para este efecto el cajero o recepcionista distribuye una lista a todos los ambientes del hotel

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para que tengan la información a mano y le cobren directamente los consumos a los huéspedes.

SEGUIMIENTO DEL CREDITO DEL HUESPEDSe debe supervisar las cuentas de huéspedes y particulares para asegurar que ellos permanecen dentro de los límites del crédito aprobado. Puede extenderse cuando los huéspedes presentan una tarjeta de crédito a la llegada con un cargo igual al piso límite autorizado por la compañía emisora de la tarjeta de crédito, allí no hay necesidad de buscar aprobación de las tarjeta de crédito si los cargos no exceden de una cantidad especificada por la compañía de la tarjeta de crédito. Siempre es importante verificar la validez de la tarjeta. El gerente de habitaciones o recepción y el auditor nocturno son responsables de la identificación de las cuentas que han alcanzado o han excedido los límites del crédito predeterminados.En algunos hoteles existe el gerente de créditos y es el encargado de las cuentas con saldos elevados, este puede pedir la autorización adicional a las compañías de tarjetas de crédito para los huéspedes por encima de sus límites; en los establecimientos que no existe este cargo la función la realiza el jefe de recepción o el auditor nocturno.

Generalidades Competencia Manejo de Valores (1)

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