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Elsy Guadalupe Monge

Contabilidad Financiera II --Ciclo II-2011

GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO

Definición:

Un gasto pagado por anticipado es una partida que se pagó y se registró antes de ser usada o

consumida; una parte de ella representa propiamente un gasto del periodo actual y otra parte

representa un activo disponible al finalizar el ejercicio. Si al principiar el presente año se

pagan por anticipado las primas correspondientes a un seguro por tres años, un tercio de esa

cantidad representa un gasto del presente año y los otros dos tercios un activo al finalizar el

año, cantidad que se diferirá y cargará a gastos de años futuros.

Los gastos pagados por anticipado que se incluyen en el activo corriente son gastos ya hechos

cuyos beneficios (generalmente servicios) se recibirán durante un ejercicio o un ciclo de

operaciones, el que sea más largo. Estas partidas no son activo corriente porque vayan a

convertirse en efectivo, sino porque de no haber sido ya pagadas, harían necesario el uso de

efectivo durante el próximo ejercicio o ciclo de operaciones. Los gastos pagados por

anticipado se manifiestan con el importe del costo aún no vencido o no consumido.

Con frecuencia las compañías incluyen en su activo corriente los seguros y otros pagos

adelantados de dos o tres años, aunque parte del anticipo se aplique a ejercicios más allá de un

año o de un ciclo de operaciones.

Clasificación:

Los gastos pagados por anticipado se clasifican como:

1. Gastos pagados por anticipado consumibles en el periodo: son aquellos gastos pagados

por anticipado que se esperan utilizar en el ejercicio y por lo tanto se presentan en el

activo corriente.

2. Gastos pagados por anticipado consumibles en más de un periodo: son aquellos gastos

pagados por anticipado que se esperan utilizar en más de un ejercicio y por lo tanto

parte de su saldo se presenta en el activo corriente y parte en el activo no corriente.

Reglas de valuación y de presentación.

Reglas de valuación:

Los gastos pagados por anticipado se valúan al valor pagado, o por pagar, por el derecho

obtenido menos la amortización respectiva.

Si existen gastos pagados por anticipado en moneda extranjera se deben convertir al tipo de

cambio vigente a la fecha del balance.

Reglas de presentación:

Los gastos pagados por anticipado se presentarán en el activo corriente después de los

inventarios, de la siguiente forma:

Activos

Activo corriente

Efectivo y Equivalentes

Inversiones Temporales

Cuentas y Documentos por Cobrar

IVA Crédito Fiscal

Inventarios

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Gastos Pagados por Anticipado.

Registro contable.

Ejemplo:

La sociedad EL PESCADITO SA de CV cancela el 01 de enero de 2010 los siguientes valores

netos:

1) Adquiere un seguro contra daños pagando una prima de $12,000.00, la póliza tiene una

vigencia de un año.

2) Paga el alquiler por 6 meses de un local que utilizará para vender sus productos, el

pago asciende a $24,000.00

3) Paga la publicidad de un producto que será lanzado al mercado dentro de 6 meses, el

valor pagado asciende a $18,000.00

4) Paga la publicidad correspondiente al mes de enero de un producto que ya se encuentra

en el mercado, el valor pagado asciende a $3,000.00

5) Se adquiere papelería y útiles con un costo de $1200.00, suma que se paga al contado

con cheque. Se estima que dicha papelería se consumirá en 12 meses y será para las

áreas administrativas de la empresa.

Se pide: contabilizar las operaciones y la amortización correspondiente al mes de enero.

Solución:

Punto número 1: los seguros contra daños se consideran una prestación de servicios por lo

tanto generan IVA a excepción de los seguros de personas en lo que se refiere al pago de las

primas y los reaseguros en general.

Fecha Concepto Parcial Debe Haber

1/1/10 Partida x

Gastos Pagados por Anticipado $ 12.000,00

Seguros $ 12.000,00

IVA Crédito Fiscal $ 1.560,00

Efectivo y equivalentes $ 13.560,00

Bancos $ 13.560,00

V/ Pago de seguro de daño

$ 13.560,00 $ 13.560,00

Punto número 2: los arrendamientos se consideran una prestación de servicios por lo tanto

generan IVA a excepción de los arrendamientos, subarrendamiento o cesión del uso o goce

temporal de inmuebles destinados a viviendas para la habitación.

Fecha Concepto Parcial Debe Haber

1-1-10 Partida x

Gastos Pagados por Anticipado $ 24.000,00

Arrendamientos $ 24.000,00

IVA Crédito Fiscal $ 3.120,00

Efectivo y equivalentes $ 27.120,00

Bancos $ 27.120,00

V/ Pago de gasto pagado por anticipado

$ 27.120,00 $ 27.120,00

Punto 3: se considera gasto pagado por anticipado porque el producto que se va a publicitar

aún no esta en el mercado, es decir no está generando ingresos.

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Fecha Concepto Parcial Debe Haber

1-1-10 Partida x

Gastos Pagados por Anticipado $ 18.000,00

Publicidad y propaganda $ 18.000,00

IVA Crédito Fiscal $ 2.340,00

Efectivo y equivalentes $ 20.340,00

Bancos $ 20.340,00

V/ Pago de gasto pagado por anticipado

$ 20.340,00 $ 20.340,00

Punto 4: No se considera gasto pagado por anticipado debido a que el producto que se

publicita ya está en el mercado y por lo tanto ya esta generando ingresos, esta erogación se

considera como un gasto de venta y corresponde solamente al mes en curso.

Fecha Concepto Parcial Debe Haber

Partida x

1-1-10 Gastos de Venta $ 3.000,00

Publicidad y propaganda $ 3.000,00

IVA Crédito Fiscal $ 390,00

Efectivo y equivalentes $ 3.390,00

Bancos $ 3.390,00

V/ Pago de publicidad y propaganda

$ 3.390,00 $ 3.390,00

Punto 5: Se considera gasto pagado por anticipado porque la papelería que se adquiere no se

utilizará de una sola vez, además se puede llegar a considerar un valor importante para la

empresa.

Fecha Concepto Parcial Debe Haber

Partida x

1-1-10 Gastos Pagados por Anticipado $ 1.200,00

Papelería y útiles $ 1.200,00

IVA Crédito Fiscal $ 156,00

Efectivo y equivalentes $ 1.356,00

Bancos $ 1.356,00

V/ Pago de gasto pagado por anticipado

$ 1.356,00 $ 1.356,00

Para reconocer la amortización del gasto pagado por anticipado correspondiente al mes de

enero, se debe conocer cuanto del gasto pagado por anticipado se ha consumido, esto se logra

llevando un control muy estricto sobre los saldos que componen las partidas de gastos

pagados por anticipado, para el caso y por ser sumamente sencillo el ejemplo que se presenta,

se muestra a continuación los cálculos respectivos:

Gasto pagado por anticipado Valor Vigencia Amortización mensual

Seguros $12,000 12 meses $1,000

Alquiler $24,000 6 meses $4,000

Publicidad $18,000

Papelería y útiles $ 1,200 12 meses $ 100

Total $5,100

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Aclaración: la publicidad que se paga de forma anticipada no se amortiza porque no está

generando ingresos la venta del producto, cuando el producto sea lanzado al mercado se

espera que existan ingresos que se puedan confrontar con este gasto, por lo que se debe

reconocer el gasto cuando el producto que se publicita sea lanzado al mercado.

La partida contable relacionada con el reconocimiento de la amortización correspondiente al

mes de enero es la siguiente:

Fecha Concepto Parcial Debe Haber

31/12/

10 Partida x

Gastos de Venta $ 4.000,00

Alquileres $ 4.000,00

Gastos de administración $ 1.100,00

Seguros $ 1.000,00

Papelería y útiles $ 100,00

Gastos pagados por anticipado $ 5.100,00

Alquileres $ 4.000,00

Seguros $ 1.000,00

Papelería y útiles $ 100,00

V/ Amortización de los gastos pagados por

Anticipado $ 5.100,00 $ 5.100,00

Control interno aplicable.

Algunos procedimientos de control interno sugeridos para esta cuenta son los siguientes:

1. Debe existir autorización de personas facultadas dentro de la entidad para causar este

tipo de gastos.

2. La erogación deberá estar respaldada por la evidencia que permita comprobar su

justificación.

3. Es preciso establecer políticas claras que proporcionen los lineamientos que permitan

distinguir los conceptos entre aquellos que se refieren a partidas de balance y aquellas

que pertenezcan al estado de resultados.

4. Debe definirse con claridad la forma en que, en su caso, las partidas de apliquen a

resultados.

5. Deben existir registros analíticos que permitan identificar claramente estas partidas,

según su naturaleza, y que a su vez hagan factible el cálculo de su aplicación a

resultados.

6. En cuanto a la amortización de suministros pagados por anticipado, como es el caso de

la papelería y útiles, ésta deberá efectuarse en forma acorde con los consumos reales.

7. Asegurarse que la cobertura de las primas de seguros pagados amparen

razonablemente los bienes y propiedades de la entidad susceptibles de aseguramiento y

por periodos lógicos.

8. Vigilar por que el costo de las primas de seguros sea cargado al área de la entidad a

quien se está protegiendo.

Un aspecto clave en el control interno de los gastos pagados por anticipado es el uso de la

amortización del saldo en su vida útil, amortización se define como la distribución sistemática

del importe amortizable a lo largo de la vida útil del activo. El importe amortizable es el valor

que se amortiza, en este caso el costo del gasto pagado por anticipado.

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Lo que se sugiere realizar es un cuadro de amortización del saldo de cada gasto pagado por

anticipado, de esa forma se tiene una certeza razonable que se reconocen en resultados los

valores que deben ser reconocidos.

Un ejemplo de un cuadro de amortización de saldo se presenta a continuación, dicho cuadro

corresponde al seguro pagado por anticipado presentado anteriormente, se utiliza un método

lineal para reconocer el gasto.

EL PESCADITO SA de CV

Cuadro de amortización de seguro pagado por anticipado

Nº Mes Aplicación del gasto

Importe Amortización Amortización

Amortizable Mensual Acumulada

0 12000

1 Enero Gasto de administración 11000 1000 1000

2 Febrero Gasto de administración 10000 1000 2000

3 Marzo Gasto de administración 9000 1000 3000

4 Abril Gasto de administración 8000 1000 4000

5 Mayo Gasto de administración 7000 1000 5000

6 Junio Gasto de administración 6000 1000 6000

7 Julio Gasto de administración 5000 1000 7000

8 Agosto Gasto de administración 4000 1000 8000

9 Septiembre Gasto de administración 3000 1000 9000

10 Octubre Gasto de administración 2000 1000 10000

11 Noviembre Gasto de administración 1000 1000 11000

12 Diciembre Gasto de administración 0 1000 12000

La columna de amortización mensual representa el valor que cada mes será aplicado a

resultados, el mismo cuadro indica que el cargo se debe realizar a gastos de administración.

En el mes de enero se adquirió el seguro, en ese momento se tiene un activo (gasto pagado por

anticipado) por $12,000 al finalizar el mes se ha consumido $1,000 de ese saldo por lo que al

finalizar el mes de enero se tiene un saldo de $11,000; este proceso continúa hasta llegar al

mes de diciembre en el que se consumirán los últimos $1,000 que se tienen y harán que al

finalizar el mes de diciembre se tenga un saldo de cero en la cuenta de activo, con lo que se

habrá utilizado totalmente el gasto pagado por anticipado.