Gaceta Oficial DigitalPublicado en la Gaceta Oficial Nº25424 de 14 de noviembre de 2005. x Decreto...
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República de Panamá
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN, REGULACIÓN Y CONTROL DE LA
FLOTA VEHICULAR
Junio de 2019
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DIRECCIÓN SUPERIOR
FEDERICO A. HUMBERT
Contralor General
NITZIA R. DE VILLARREAL
Subcontralora General
CARLOS GARCÍA MOLINO
Secretario General
DIRECCIÓN NACIONAL DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD
ELY BROKAMP I.
Directora
FELIPE ALMANZA
Subdirector
DEPARTAMENTO DE REGULACIÓN DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS
PRÓSPERO ROSAS C.
Jefe
LETICIA R. DE RODRÍGUEZ
Supervisora
ABRAHAM I. MUÑIZ S.
Analista
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DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA
JAMES E. BERNARD V.
Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE AUDITORÍA GENERAL
OLDEMAR GUERRA ESPINOZA
Director
DIRECCIÓN NACIONAL DE FISCALIZACIÓN GENERAL
LUTZIA FISTONIC B.
Directora
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SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
DESPACHO SUPERIOR
MAGALI DÍAZ
Directora General
JUAN MORENO
Subdirector General
MARÍA DEL ROSARIO NATTERS DE CÓRDOVA
Secretaria General
DIRECCIÓN NACIONAL DE EQUIPARACIÓN DE OPORTUNIDADES
RITELA MORENO C.
Directora
DIRECCIÓN PROMOCIÓN Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
JOSÉ TOWNSHEND
Director
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
JUSTO GUTÍERREZ
Director Encargado
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SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
DIRECCIÓN NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
JULIO GÓMEZ
Jefe
SECCIÓN DE TRANSPORTE
ANÍBAL STANZIOLA
Jefe
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
LOURDES DOMÍNGUEZ
Jefa
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ÍNDICE
INTRODUCCIÓN
I. ASPECTOS GENERALES
A. Objetivo del Documento
B. Base Legal
C. Alcance
II. CONTROLES INTERNOS
A. Generales
B. Específicos
B.1 Placas
B.2 Pólizas de Seguro
B.3 Multas
B.4 Control sobre Vehículos
B.5 Accidentes
B.6 Misiones Oficiales
B.7 Mantenimiento de los Vehículos Oficiales
III. PROCEDIMIENTOS
A. Solicitud de Vehículos para Misiones Oficiales
B. Entrega del Vehículo Fuera del Horario Regular
C. Servicio de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Vehículos
D. Responsabilidad en caso de Accidentes de Tránsito
D.1. Cuando es Inocente el Conductor
D.2. Cuando es Culpable el Conductor
E. Adquisición del Registro Vehicular para la Renovación de la Placa
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
INFORMES
ANEXOS
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INTRODUCCIÓN
La Contraloría General de la República, a través de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas
de Contabilidad en coordinación con las diferentes Unidades Administrativas de la Secretaría
Nacional de Discapacidad, en adelante SENADIS, han desarrollado el documento denominado
“Procedimientos para la Administración, Regulación y Control de la Flota Vehicular”, con el
propósito de establecer los mecanismos necesarios para la administración, operación y control del
transporte utilizado en la institución, para las funciones que le corresponden.
Los procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo a la
Administración, para efectuar la labor de control y buen uso de los bienes del Estado de una manera
eficiente.
El presente documento comprende tres capítulos y un apéndice referente al régimen de formularios
e informes, mismo que deben ser de uso obligatorio para la tramitación del transporte. El primer
capítulo, se refiere a los Aspectos Generales, en él se incluyen los temas inherentes al Objetivo del
Documento, la Base Legal que corresponde a los conceptos normativos, en los cuales se orientan
los controles y procedimientos y el Alcance del manual. El segundo capítulo, abarca los Controles
Internos, aplicables a las diferentes actividades específicas del transporte, que se desarrollan en la
SENADIS. El tercer capítulo, trata sobre la descripción de los Procedimientos, aplicables al
transporte en la Secretaría Nacional de Discapacidad.
Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas
inflexibles; por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su
aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección Nacional de Métodos y
Sistemas de Contabilidad.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
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I. ASPECTOS GENERALES
A. Objetivo del Documento
Administrar, regular y controlar, según las normas establecidas, la administración de la flota
vehicular, adquirida por la SENADIS
B. Base Legal
Constitución Política de la República de Panamá. “Que reforma la Constitución Política
de la República de Panamá de 1972 reformada por los Actos Reformatorios de 1978, por el
Acto Constitucional de 1983, los Actos Legislativos 1 de 1993 y 2 de 1994, por el Acto
Legislativo N°.1 de 27 de julio de 2004 y N°.2 de 26 de octubre de 2004”. Artículos 279 y
280. Publicada en la Gaceta Oficial Nº17,210 de 24 de noviembre de 1972, Gaceta Oficial
Núm.25, 176 del 15 de noviembre de 2004.
Ley 1ra. de 22 de agosto de 1916, “Código Administrativo de la Nación”. Artículo 846
del Capítulo VII del Título VI Publicado en la Gaceta Oficial Nº2404 de 22 de agosto de
1916 y reproducida en la Gaceta Oficial 2418 de 7 de septiembre de 1916.
Ley Número 8 de 27 de enero de 1956, “Por la cual se aprueba el Código Fiscal de la
República de Panamá”, vigente. Artículos 8 y 10. Publicado en la Gaceta Oficial N° 12,995
de 29 de junio de 1956.
Ley 32 de 8 de noviembre de 1984, “Por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República”. Artículo 11 (numeral 2), Artículo 36. Publicado en la Gaceta
Oficial Nº20188 de 20 de noviembre de 1984 y sus modificaciones de la Ley 97 del 21 de
diciembre de 1998. Publicado en Gaceta Oficial No.23698 de 23 de diciembre de 1998 y la
Ley 67 del 14 de noviembre de 2008. Publicada en Gaceta Oficial No. 26169 de 20 de
noviembre de 2008.
Ley Nº 18 de 31 de julio de 1992 “Por el cual se modifica y adicionan disposiciones del
Código Civil. Artículos 8 y 9, publicado en la Gaceta Oficial Nº22094 de 6 de agosto de
1992.
Ley Nº38 de 31 de julio de 2000, “Que aprueba el Estatuto Orgánico de la Procuraduría de
la Administración, regula el Procedimiento Administrativo General y dicta disposiciones
especiales”. Artículo 46. Publicado en la Gaceta Oficial Nº24109 de 2 de agosto de 2000.
Ley No.23 de 28 de junio de 2007, “Que crea la Secretaría Nacional de Discapacidad”.
Artículo 4. Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº25824 de 28 de junio de 2007.
Ley 67 de 14 de noviembre de 2008, “Que desarrolla la Jurisdicción de Cuentas y reforma
la Ley 32 de 1984, Orgánica de la Contraloría General de la República”. Artículo 90.
Publicado en la Gaceta Oficial Digital Nº26169 de 20 de noviembre de 2008.
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Ley 21 de 28 de Mayo de 2010, “Que dicta medidas sobre accidentes de tránsito menores
en vías públicas del país”. Artículo 1. Publicado en Gaceta Oficial N°26546 de 2 de junio
de 2010.
Ley 68 de 13 de diciembre de 2016, “Que regula el uso obligatorio básico de accidentes
de tránsito”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial N°28177-B de 13 diciembre de
2016.
Decreto de Gabinete No.46 de 24 de febrero de 1972, “Por medio del cual se regula el
Movimiento de vehículos de propiedad del Estado”. Artículos del 1 al 7. Publicado en
Gaceta Oficial N°17056 de 13 de marzo de 1972.
Decreto Ejecutivo No.640 de 27 de diciembre de 2006, “Por el cual se expide el
Reglamento de Tránsito Vehicular de la República de Panamá”. Artículo 1. Publicado en
la Gaceta Oficial N°25701 de 29 de diciembre de 2006.
Decreto Ejecutivo No.8 de 3 de marzo de 2008, "Que reglamenta la Ley 23 de 28 de junio
de 2007, que crea la Secretaría Nacional de Discapacidad". Numeral 1.5 Departamento de
Servicios Generales, ítems g, h, i, j, k, l, m del Artículo 20. Publicado en la Gaceta Oficial
Digital Nº26051 de 30 de mayo de 2008.
Decreto Ejecutivo No.124 de 27 de noviembre de 1996, “Por el cual se reglamenta el
Decreto de Gabinete No.46 de 24 de febrero de 1972”. Artículos 1 al 12. Publicado en
Gaceta Oficial N°23176 de 27 de noviembre de 1996.
Decreto Ejecutivo No.126-A de 2 de marzo de 2011, “Que reglamenta la Ley 21 de 28 de
mayo de 2010, que dicta medidas sobre accidentes de tránsito menores en las vías públicas
del país, modifica y adiciona el Reglamento de Tránsito Vehicular de la República de
Panamá”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial N°26738 de 4 de marzo de 2011.
Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de
Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. Punto 3.4. Norma de
Control Interno para el Área de Materiales, Suministros y Activos; 3.4.5. Mantenimiento
de Bienes de Activo Fijo; 3.4.6. Acceso, Uso y Custodia de los Bienes; 3.4.7. Control Sobre
Vehículos Oficiales del Estado; 3.4.8. Protección de Bienes de Activo Fijo. Publicado en la
Gaceta Oficial Nº24380 de 4 de septiembre de 2001.
Decreto N°.420-2005 DM y SC de 26 de septiembre de 2005, “Por el cual se actualiza el
documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental”. Artículo 1.
Publicado en la Gaceta Oficial Nº25424 de 14 de noviembre de 2005.
Decreto No.156-2007 DMySC de 4 de mayo de 2007, “Por el cual se aprueba el
documento titulado “Procedimientos para Incluir y Excluir Vehículos de las Pólizas de
Seguros”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial N°25816 de 19 de junio de 2007.
Decreto Número 247-2007 DMySC de 23 de julio de 2007, “Por el cual se aprueba el
documento titulado “Procedimientos para la Regulación en el Uso y Manejo de Matriculas
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para Vehículos Oficiales”. Artículo 2. Publicado en la Gaceta Oficial N°25906 de 25 de
octubre de 2007.
Decreto Número 455-2010 DMySC de 14 de diciembre de 2010, “Por el cual se aprueba
el documento titulado “Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de los Fondos de
las Cajas Menudas en las Entidades Públicas, Quinta Versión”. Artículo 1. Publicado en la
Gaceta Oficial N°26709-A de 26 de enero de 2011.
Decreto Núm.715-2011-DMySC de 8 de noviembre de 2011, “Por lo cual se aprueba y
formaliza el documento titulado “Guía de Formularios Estandarizados para la Gestión
Administrativa de las Placas Oficiales”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial
N°26934-A de 19 de diciembre de 2011.
Decreto Núm.288-2014-DMySC de 30 de septiembre de 2014, “Por el cual se aprueba el
Manual General de Contabilidad Gubernamental basado en las Normas Internacionales de
Contabilidad del Sector Público (NICSP)”. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial
Digital Nº27676-A de 9 de diciembre de 2014”.
Decreto Número 80-2017-DMySC de 21 de diciembre de 2017, “Por el cual se modifica
el documento denominado “Manual de Procedimientos para el Manejo y Control de las
Placas Oficiales de Vehículos Propiedad del Estado, en la Contraloría General de la
República”, aprobado mediante Decreto Núm.9-2017-DMySC de 12 de enero de 2017 y
promulgado en la Gaceta Oficial 28211-A de 7 de febrero de 2017 y se genera la segunda
versión”. Artículo 2. Publicado en la Gaceta Oficial Nº28451-A de 24 de enero de 2018.
Decreto Número 10-2019-DNMySC de 18 de febrero de 2019, “Por el cual se modifica
en algunas de sus partes, el documento titulado “Manual de Procedimientos Para el Uso y
Manejo de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas, Quinta Versión”, oficializado
mediante Decreto Núm.455-2010-DMySC de 14 de diciembre de 2010 y modificado
mediante Decreto Núm.791-2011-DMySC de 20 de diciembre de 2011, Decreto Número 344-
2014-DMySC de 12 de diciembre de 2014 y Decreto Número 05-2019-DNMySC de 7 de
febrero de 2019. Artículo 1. Publicado en la Gaceta Oficial N°28722-A de 26 de febrero de
2019.
Decreto Número 60-2018-DNMySC de 19 de octubre de 2018, “Por el cual se actualiza
la Estructura Organizativa de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad
de la Contraloría General de la República y se aprueba el Manual de Organización y
Funciones de esa Dirección”. Publicada en Gaceta Oficial Digital N°.28652-A de 12 de
noviembre de 2018.
Decreto Número 32-2017-DMySC de 5 de mayo de 2017, “Por el cual se aprueba el
Manual de Normas Generales y Procedimientos para la Administración y Control de los
Bienes Patrimoniales (Activos Fijos e Intangibles y Bienes no Depreciables) en el Sector
Público, Tomos I y II”, Segunda Versión. Publicado en la Gaceta Oficial Nº28331-C de 27
de julio de 2017.
Fe de Errata Para corregir error involuntario en el Decreto No.32-2017-DMYSC de 5 de
mayo de 2017 emitido por la Contraloría General de la República y publicado en la Gaceta
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 13
Oficial Digital No.28331-C de 27 de julio de 2017. Publicado en la Gaceta Oficial
N°.28344-B de 16 de agosto de 2017.
Decreto Número 36-2017-DMySC de 26 de mayo de 2017, “Por el cual se aprueba el
Codificador Financiero para el Registro de Activos Fijos, Intangibles y Bienes No
Amortizables en el Sector Público”. Publicado en la Gaceta Oficial Nº28335-B de 2 de
agosto de 2017.
Resolución No.09 RUVM de 19 de marzo de 2012, “Por la cual se crea la Placa Única y
Definitiva Especial para Vehículos Oficiales Propiedad del Estado”. Artículo1. Publicado
en la Gaceta Oficial N°27007-C de 3 de abril de 2012.
Resolución Núm. MEF-RES-2018-235 de 30 de enero de 2018, “Por la cual se adopta el
Manual de Normas Generales y Procedimientos para la Administración y Control de los
Bienes Patrimoniales (Activos Fijos e Intangibles y Bienes no Amortizables) en el Sector
Público, Segunda Versión; y el Codificador Financiero para el Registro de Activos Fijos,
Intangibles y Bienes No Amortizables en el Sector Público”, aprobados por la Contraloría
General de la República. Publicado en la Gaceta Oficial N°28469 de 21 de febrero de 2018.
C. Alcance
Aplica para la Sección de Transporte en la sede, oficinas regionales que mantengan vehículos
oficiales a su cargo y a todas las unidades administrativas involucradas en los procedimientos
en la SENADIS.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 14
II. CONTROLES INTERNOS
A. Generales
1. Le corresponde al titular de la SENADIS, instruir lo pertinente para que todos los
funcionarios, independientemente del nivel jerárquico que ocupen, conozcan las normas de
control gubernamental vigentes en la materia.
2. Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que
puedan ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos.
3. Para ejecutar las acciones pertinentes a la toma de inventario, traslados, descartes y
donación de vehículos de la SENADIS, la Dirección de Administración y Finanzas aplicará
el Manual de Bienes Patrimoniales vigente; además, coordinará con el Ministerio de
Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República para tales actividades, por
ser el ente normador y fiscalizador sobre todos los bienes del Estado.
B. Específicos
B.1. Placas
1. Todos los vehículos oficiales propiedad de la SENADIS, deben portar la placa única y
definitiva especial con la identificación alfanumérica exclusiva, compuesta por la letra G
y cinco dígitos consecutivos por inscripción, la cual será intransferible.
2. La placa oficial de los vehículos, propiedad del Estado, es intransferible, en los casos
particulares (encubiertos), solo se podrán transferir, cuando se realicen los registros
correspondientes y la transferencia sea modificada dentro de la SENADIS, previa
autorización de la Contraloría General de la República.
3. Durante el período de renovación de las placas oficiales y actualización de la flota
vehicular del Estado, todas las instituciones del Estado deberán enviar a la Contraloría
General de la República, las solicitudes de renovación de la flota vehicular; sin embargo,
solo se podrá renovar en el mes que le corresponda, según lo establezca la Contraloría
General de la República. De no solicitar las placas oficiales en la fecha establecida, se les
efectuará un recargo por placa.
4. La SENADIS, a través de la Dirección de Administración y Finanzas, comunicará la
pérdida de la placa única oficial de los vehículos de la institución a la Contraloría General
de la República.
5. Para realizar las solicitudes de los diferentes trámites, deben ceñirse a lo establecido en la
“Guía de Formularios Estandarizados para la Gestión Administrativa de las Placas
Oficiales” oficializado mediante el Decreto Núm.715-2011-DMySC de 8 de noviembre
de 2015. Esta guía está disponible en la página web de la Contraloría General de la
República (www.contraloria.gob.pa), lo que permitirá que cada entidad, conozca los
requisitos de los trámites a realizar. Además, que de manera rápida y clara pueda elevar
sus solicitudes a la Contraloría General de la República. No se aceptará ninguna solicitud
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sin el formulario correspondiente.
6. La SENADIS, comunicará cuando un vehículo oficial deje de prestar servicio en la
institución por condiciones mecánicas irreparables o accidentes de tránsito que lo haya
dejado fuera de servicio permanente, al Ministerio de Economía y Finanzas y a la
Contraloría General de la República. Además, le será devuelta la placa correspondiente al
vehículo descartado a la Contraloría General de la República.
7. Para los nuevos vehículos adquiridos, el jefe de la Sección de Transporte, debe solicitar
la asignación de las placas vehiculares, a la Oficina de Placas de la Contraloría General
de la República, a través del buzón de correo electrónico
[email protected], incluyendo el documento Asignación de Número de
Placas a Vehículos Oficiales (Anexo Núm.5). Una vez recibida la comunicación de las
placa(s) oficial(es) asignada(s), deberá informar por escrito a la empresa aseguradora,
solicitando la inclusión de la(s) unidad(es) en la póliza de automóvil o la suscripción de
la nueva póliza de ser el caso. La empresa aseguradora, deberá entregar a la entidad, la
póliza o endoso donde conste que el vehículo ha sido asegurado con la respectiva placa
oficial asignada. Concluido este trámite, se puede proceder con la inscripción de la placa
oficial.
8. Para realizar los trámites de inscripción de placa oficial para vehículos nuevos, renovación
de placa oficial, liberación de placas oficiales por remate, subasta pública, permuta o por
donación a entidades no gubernamentales, cambio de generales por traspaso o donación a
otras entidades gubernamentales, cambio de placa particular a placa oficial del Estado,
liberación por pérdida total del vehículo oficial (traspaso a la aseguradora), liberación de
placas oficial por descarte, devolución de placa oficial vencida (vigencia expirada),
duplicado de placa oficial (extraviada, robada o hurtada) y duplicado del Registro Único
de Propiedad Vehicular, se aplicará lo estipulado en el Decreto Núm.80-2017-DMySC de
21 de diciembre de 2017.
9. Requisitos para la Solicitud de Inscripción de Placas Oficiales:
a. Solicitud de la entidad.
b. Memorando del jefe de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General
de la Republica en la entidad que solicita la inscripción.
c. Copia del pre-revisado de vigente actual.
d. Fiel copia de su original de la Liquidación de Aduanas (firmado por el servidor
público autorizado).
e. Copia de la Póliza de Seguro del vehículo oficial vigente hasta el 31 de
diciembre del año fiscal en curso (la póliza se debe especificar la placa del
vehículo).
10. Es responsabilidad de la SENADIS a través de la Sección de Transporte, llevar el control
de los siguientes aspectos:
a. La cantidad de vehículos y las placas con que cuenta.
b. Los vehículos que se encuentran en circulación, con sus números de placas.
c. Los vehículos fuera de circulación (señala el motivo por el cual están fuera
de circulación) y sus placas.
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d. Solicitar el trámite correspondiente de los vehículos que no renovarán placa
oficial (liberación por: descarte, pérdida total, subasta o donación).
11. Requisitos para Solicitud de Renovación de Placas Oficiales:
a. Solicitud de la entidad.
b. Memorando del jefe de la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General
de la Republica en la entidad, que solicita el trámite de renovación.
c. Copia del revisado del año vigente.
d. Copia del Registro Único Vehicular del vehículo oficial que se desea
renovar.
e. Copia de la Póliza de Seguro vigente hasta el 31 de diciembre del año fiscal
en curso (la póliza debe especificar la placa del vehículo).
B.2. Pólizas de Seguro
1. Queda bajo responsabilidad de la SENADIS, a través de la Dirección de Administración
y Finanzas, comunicar y coordinar con las Compañías de Seguros, la actualización
mediante un endoso nominal del número de placa oficial asignado, una vez culmine con
el trámite de inscripción.
2. El responsable del seguro de la Dirección de Administración y Finanzas, debe considerar
el valor de los activos fijos a los efectos de contratar las pólizas de seguro necesarias para
protegerlos, contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir. Estas se deben verificar
periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan vigencia.
3. El jefe de la Sección de Transporte encargado de llevar el control de la flota vehicular y
el responsable de manejar los seguros vehiculares, deben optimizar y garantizar que los
vehículos oficiales gocen de las coberturas de seguros establecidas para el Estado, que
suministren a la Oficina de Placas y Seguros del Estado de la Contraloría General de la
República, copia de la Póliza o nota de solicitud de aseguramiento, debidamente firmada
por la Aseguradora, mediante un sello que indique el número de póliza que habilita dicha
cobertura para los vehículos de nueva adquisición, al momento que se soliciten los
trámites de inscripción con placas oficiales.
Es importante señalar que, al momento de remitir a la Compañía de Seguros la nota de
solicitud de aseguramientos para vehículos nuevos, deben adjuntar la información del año,
marca, modelo, número de motor, chasis, valor del vehículo con su factura de compra y
certificado de inspección vehicular vigente.
4. Cuando los vehículos sean excluidos de la Póliza por reparaciones, deben remitir la Placa
Oficial a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República (CGR) que
atiende a la SENADIS para su custodia. Una vez sea reparado el vehículo, deberá ser
incluido en la póliza y posteriormente, solicitar a la Oficina de Fiscalización de la CGR,
la colocación de la placa oficial en la unidad reparada, esta solicitud debe estar respaldada
con la copia del Endoso de Inclusión de la Póliza de dicha unidad.
5. La Sección de Transporte, coordinará con el responsable de los seguros institucionales,
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con el fin de resolver aquellos casos en que se suscitase un accidente vehicular.
B.3. Multas
1. Cualquier servidor público que utilice un vehículo del Estado para un propósito que no
sea oficial o que infrinja alguna norma establecida legalmente, será sancionado con una
multa la primera vez; en caso de reincidencia, con la destitución del cargo,
independientemente de la responsabilidad civil, penal o disciplinaria establecida en el
Reglamento Interno de la SENADIS, tal como lo dispone el Decreto Ejecutivo Núm.124
de 27 de febrero de 1996.
B.4. Control Sobre Vehículos
1. Sólo podrán conducir los vehículos oficiales, los conductores de la Sección de Transporte
designados por la SENADIS, cuando no hay conductores disponibles y se requiera que un
servidor público conduzca un vehículo, lo podrá hacer con la previa autorización por
escrito de la Dirección de Administración y Finanzas, además deberá contar con la licencia
apropiada para conducir.
2. La Dirección de Administración y Finanzas, a través de la Sección de Transporte, le
corresponde llevar la administración, regulación y el control de los vehículos, para cumplir
con las actividades propias de la SENADIS.
3. Las compras de repuestos para los vehículos, deben realizarse a través de una Solicitud
de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2), debidamente aprobadas y justificadas por el jefe
de la Sección de Transporte ante la Dirección de Administración y Finanzas.
4. Los vehículos adquiridos con fondos de la SENADIS, no pueden circular, sin que se les
haya pintado una franja amarilla, con un ancho de no menos de 4 pulgadas en los laterales,
que lo identifique como propiedad del Estado (PARA USO OFICIAL) y el logo oficial de
la institución (SENADIS). A los vehículos de color amarillo, se le pintarán bordes negros
paralelos sobre la franja amarilla. Con excepción del vehículo de propiedad del Estado
que use el titular de la Secretaría Nacional de Discapacidad.
5. El jefe de la Sección de Transporte, debe velar para que las llaves de los vehículos reposen
en un casillero con los números de placas o identificación correspondiente de cada
vehículo.
6. El jefe de la Sección de Transporte, debe mantener un estricto control sobre la
permanencia de los vehículos en el recinto designado para ellos, en horas no laborales.
7. El jefe de la Sección de Transporte, remitirá mensualmente los formularios, informes y
anexos para su correspondiente conocimiento al Departamento de Servicios Generales,
Dirección de Administración y Finanzas y a la Oficina de Auditoría Interna.
8. Cuando se efectúe la contratación de algún conductor, para la conducción de un vehículo
de la SENADIS, se debe comprobar que este tenga el tipo de licencia de conducir
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adecuado al vehículo, que esté vigente, estar paz y salvo con la Autoridad de Tránsito y
Transporte Terrestre e igualmente evaluar la responsabilidad, madurez emocional,
conocimiento del área y destreza mínima que debe poseer el individuo para desarrollar la
actividad designada.
9. El conductor responsable de la conducción de un vehículo, debe hacerlo en forma
ordenada y a la defensiva, con el propósito de protegerlo y de dar buen ejemplo ante la
sociedad.
10. El vehículo nuevo, debe contar con copia de la Liquidación de Aduanas, la cual debe estar
archivada para llevar un control y registro aduanero de la flota vehicular que se va
adquiriendo.
11. El jefe de la Sección de Transporte, debe mantener un listado actualizado, que le permita
controlar toda la flota vehicular, incluyendo los asignados fuera del área metropolitana
(Direcciones Regionales). Debe preparar un listado de las pólizas institucionales donde
conste la información siguiente: número de placa, fecha de ingreso, tipo, marca, modelo,
año, color, número de motor, tipo de combustible, código de inventario, valor en los libros,
estado mecánico, depreciación, etc.
12. El jefe de la Sección de Transporte, debe llevar el kilometraje recorrido por cada vehículo.
Esta información se toma del Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario
Núm.3). Copia de esta información, se debe enviar semanalmente al Departamento de
Servicios Generales.
13. La Sección de Transporte del Departamento de Servicios Generales y la Sección de Bienes
Patrimoniales del Departamento de Contabilidad, deben mantener el listado de los
vehículos “Fuera de Servicio”, actualizado a más tardar el día 25 de cada mes.
14. El jefe y los conductores de la Sección de Transporte, son responsable de la información
que completen en los formularios, cuando aplique a cada uno.
15. Cuando una unidad administrativa de cualquier Dirección Regional, requiera de utilizar
un vehículo, deberá cumplir con los controles establecidos en este documento.
16. Las Direcciones Regionales, deben velar por el cumplimiento de lo establecido en este
documento para el uso de los vehículos, cuando aplique.
17. Para que se efectúe el traspaso de un vehículo de la sede central a una regional, debe
completarse el Traspaso Interno de Vehículo (Formulario Núm. 8), el cual debe tener
la autorización del Director de Administración y Finanzas, quien dará las instrucciones
pertinentes para el debido control y ubicación del vehículo; además, la Sección de
Transporte o Dirección Regional debe revisar el vehículo ocularmente y mecánicamente,
a fin de determinar las condiciones en que se encuentra.
18. Aquellas Direcciones Regionales que tengan a su cargo equipo rodante, les corresponde
el cuidado de los mismos y el envío mensualmente, o cuando sea requerido, de los
formularios e informes de control al jefe de la Sección de Transporte.
19. La Direcciones de la sede, que tengan vehículos asignados por sus funciones, serán
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 19
responsables de ordenar al servidor público, que asuma la responsabilidad de efectuar la
administración, regulación y control de los vehículos asignados a su área; además, debe
remitir al jefe de la Sección de Transporte, para revisión y archivo, de los mismos, la
documentación siguiente: Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario
Núm.3) y Control Semanal de Kilometraje y del Consumo de Combustible (Informe
Núm.4).
20. Cuando la Sección de Transporte requiera cambiar o modificar alguna de las
características del vehículo de la institución, deberá solicitar autorización a la Dirección
de Administración y Finanzas. Una vez se realice el cambio o modificación, deberá
notificar al Departamento de Servicios Generales, Dirección de Administración y
Finanzas, Oficina de Bienes Patrimoniales, Auditoría Interna y a la Oficina de
Fiscalización de la Contraloría General de la República en la SENADIS.
21. Si se cambia el color o motor de algún vehículo de la institución, deben registrarlo ante la
Unidad de Registro Único Vehicular de la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre,
ubicado en la Oficina de Placas de la Contraloría General de la República, para el registro
en el sistema.
B.5. Accidentes
1. El conductor tiene la obligación de informar, lo más pronto posible al superior jerárquico,
sobre cualquier accidente de tránsito en que se vea involucrado. Igualmente, el conductor
deberá presentar el Reporte de Accidente de Tránsito (Formulario Núm.7), explicando
las causas del accidente, daños, la misión que realizaba y enviar copia a la Dirección de
Administración y Finanzas, además del Parte Policivo, dentro de las siguientes 24 horas
laborables, para que el responsable de los seguros institucionales, realice los trámites
correspondientes.
2. El servidor público que conduzca un vehículo oficial que tuviese un accidente de tránsito,
será responsable de los daños ocasionados, siempre que se demuestre su responsabilidad,
mediante fallo del Juez de Tránsito o de autoridad judicial; la SENADIS le imputará al
responsable, los gastos incurridos y derivados del accidente (deducible del seguro);
independientemente de las responsabilidades civiles que correspondan.
3. Los conductores de la SENADIS, deben seguir las siguientes normas, en caso de
accidentes:
a. Notificar del accidente o colisión, con la mayor brevedad posible, vía
telefónica o radio al jefe, la Aseguradora y al servidor público de la
Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre o de la Policía Nacional.
b. Solicitar asistencia médica, si fuese necesario.
c. No mover el vehículo, hasta tanto llegue el inspector de la Autoridad de
Tránsito y Transporte Terrestre y la persona, por parte de la
aseguradora, para el levantamiento del parte policivo.
d. En caso de caso de colisión menor, completar el Formato Único y
Definitivo para Accidentes de Tránsito Menor (Anexo Núm.1), el
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 20
nombre del conductor, teléfono, dirección, número de licencia y
matrícula del vehículo, y esperar a las autoridades competentes (de ser
necesario).
e. Una vez llegue el conductor a la oficina, debe presentar copia de la
boleta o del parte policivo.
4. El jefe de la Sección de Transporte debe informar al Departamento de Servicios Generales,
Dirección de Administración y Finanzas, Oficina de Auditoría Interna, de cualquier
accidente de tránsito que estuviese involucrado conductores, mediante memorando y el
formulario del Reporte de Accidente de Tránsito (Formulario Núm.7).
B.6. Misiones Oficiales
1. Las misiones oficiales, se indicarán en un tablero situado en la Sección de Transporte;
para tal efecto, se utilizará la Solicitud de Transporte (Formulario Núm.1), donde se
detallará la misión, la unidad administrativa que requiere o efectúa la misión, nombre del
conductor, placa del vehículo, fecha de salida y de regreso, lugar de la misión.
2. Los vehículos de la SENADIS, solamente podrán transitar durante el horario de trabajo
establecido.
3. Cuando se haga necesario el tránsito del vehículo oficial fuera del horario regular de la
SENADIS, requerirá, para su circulación, portar el Salvoconducto (Formulario Núm.2)
autorizado por el director de Administración y Finanzas.
4. Queda prohibido la expedición de Salvoconducto (Formulario Núm.2), con duración
indefinida o que no señalen el término de la misión.
5. El Salvoconducto (Formulario Núm.2), se emite en duplicado y se remite una copia a la
Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República, asignada a la
SENADIS, para su control.
6. Los vehículos propiedad del Estado, son de uso estrictamente oficial; por lo tanto, queda
prohibido transportar personal y objetos ajenos a las labores propias de la SENADIS a la
que pertenece. Excepto autorizaciones especiales.
7. Podrán transportarse en los vehículos de la SENADIS, los servidores públicos de la
institución o de otra entidad, debidamente autorizados, que tengan necesidad del servicio,
además deberán portar visiblemente el carné de identificación de su institución.
8. Cuando el vehículo se entrega fuera de horario regular, es responsabilidad del jefe de la
Sección de Transporte, revisar el vehículo conjuntamente con el conductor, al siguiente
día laborable.
9. Si el vehículo regresa a las instalaciones o estacionamientos de la SENADIS, posterior al
horario regular de trabajo, la custodia recae sobre la Sección de Seguridad del
Departamento de Seguridad y Radio Comunicación. El conductor, al día siguiente,
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 21
entregará las llaves al jefe de la Sección de Transporte.
10. Todo vehículo de la SENADIS, debe pernoctar en el área signada para estacionamientos
de la institución.
11. El vehículo de la SENADIS, que durante el ejercicio de misiones oficiales fuera del área
habitual de trabajo, tenga que pernoctar en sitios distintos al acostumbrado, debe
estacionarse en las instalaciones de la Policía Nacional, del lugar más cercano o en la
institución estatal más cercana al lugar donde pernocta el encargado de la misión oficial,
siempre y cuanto cuente con seguridad para el vehículo.
12. La Contraloría General de la República ha solicitado al director general de la Policía
Nacional, para que imparta las instrucciones pertinentes, para que no acepte que los
vehículos oficiales sean estacionados en los entornos de las Estaciones y Subestaciones
de Policía a nivel nacional, fuera del horario regular de trabajo, sin el respectivo
Salvoconducto (Formulario Núm.2) por parte de los conductores, por lo que el vehículo
oficial será retenido y puesto a órdenes de la Contraloría General de la República. Esto
aplicará a los vehículos que estacionen en Cuarteles de Bomberos e instalaciones de otras
entidades.
B.7. Mantenimiento de los Vehículos Oficiales
1. Los vehículos pertenecientes a la flota de la SENADIS, deben ser controlados por la
Sección de Transporte, revisados antes de su salida diaria. El conductor del vehículo,
velará por el mantenimiento y buen funcionamiento mecánico y aseo del vehículo, que la
institución le ha confiado.
2. Cada vehículo debe tener un expediente, donde se registre por fecha, la información de su
mantenimiento, cambio de piezas, reparaciones, compra de piezas, consumo de
combustible, lubricantes y otros. Se adjuntarán las copias de las facturas, para sustentar
los gastos que ocasione y programar las fechas de mantenimiento y costos operacionales;
para tal efecto, se utilizará el Control de la Condición del Equipo Rodante (Informe
Núm.1).
3. Para la obtención de bienes y servicios de mantenimiento y reparación de vehículos en la
sede o en las oficinas regionales, debe contarse con la autorización del jefe del
Departamento de Servicios Generales, a través de memorando.
4. Los vehículos que se le asignen a los funcionarios a nivel nacional, serán entregados previa
revisión del mismo, para lo cual el conductor efectuará una inspección de las condiciones
mecánicas y de las herramientas en conjunto con el jefe de la Sección de Transporte.
5. El Departamento de Servicios Generales, a través de la Sección de Transporte, debe
preocuparse en forma constante, por el mantenimiento preventivo de los bienes de activo
fijo, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su período de vida
útil.
6. La Sección de Transporte, debe efectuar un programa de mantenimiento de todos los
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 22
vehículos en uso de la SENADIS, el cual contará con la anuencia del Departamento de
Servicios Generales; este programa incluye lo siguiente: afinamiento del motor, revisión
de frenos, lubricante de las articulaciones de la transmisión, revisión de luces y otros, que
se registran en la Tarjeta de Control del Mantenimiento Preventivo.
7. Los revisados deben ser confeccionados en los talleres autorizados por la Autoridad del
Tránsito y Transporte Terrestre con la opción alfanumérica, el tipo de uso oficial y el tipo
de placa oficial, de manera que puedan ser ingresados al sistema del Registro Único
Vehicular Motorizado, permitiendo así generar el Registro Único de Propiedad Vehicular.
8. Cuando la unidad responsable del vehículo, requiera cambiar llantas, baterías, bujías u
otros o reparar daños de vehículos asignados a la SENADIS, se debe solicitar a través de
la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2) y enviarla al jefe de la Sección de
Transporte.
9. Cuando la SENADIS adquiera gatos hidráulicos, llaves de cruz, herramientas u otros,
deberán ser registrados en el expediente del vehículo para el cual fueron adquiridas;
cuando adquiera llantas y baterías, se debe completar el Control de Llantas y Baterías
para Vehículos (Formularios Núm.6). El conductor, cuando reciba estas piezas y
accesorios, debe firmar como constancia de recibido, cuya documentación reposará en los
archivos de la Sección de Transporte y en la unidad vehicular que se designe en las
oficinas regionales.
10. De ser necesario llevar el vehículo al Taller, deberá completarse la Solicitud de Bienes y
Servicios (Anexo Núm.2), la cual deberá estar autorizada por el jefe del Departamento
de Servicios Generales.
11. Se revisará el vehículo antes de llevarse a un servicio privado de reparación o
mantenimiento, para dejar constancia del estado del mismo mediante el Control de Salida
y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3), sus componentes y accesorios; éstos se
registrarán para verificarlos cuando el vehículo esté de vuelta.
12. Si se compran piezas para los vehículos con el Fondo de Caja Menuda (en la sede o en las
Direcciones Regionales), el comprobante debe estar acompañado con la Solicitud de
Bienes y Servicios (Anexo Núm.2).
13. La Sección de Transporte, debe comprobar y certificar a través del Recibido Conforme
(Formulario Núm.9) que los trabajos solicitados a través de la Orden de Compra a
Crédito (Anexo Núm.4), han sido cumplidos en su totalidad, para que la SENADIS
proceda a realizar el trámite de pago.
14. De haber algún daño en el vehículo o algún faltante en los accesorios y/o pieza, se hará
un informe escrito indicando el asunto el cual debe estar firmado por el conductor y el jefe
y se remite a la Dirección de Administración y Finanzas, con visto bueno del
Departamento de Servicios Generales, para que determine el caso.
15. El jefe de las Sección de Transporte, debe entregar el acta de recibido conforme al
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 23
proveedor una vez se haya recibido el servicio, el cual deberá estar firmado por el jefe; en
caso de ser en la Direcciones Regionales, el responsable de la firma será el director
regional responsable.
16. El jefe de la Sección de Transporte, debe llevar un control de las estadísticas de consumo
de la flota vehicular y entregarlo mensualmente al jefe del Departamento de Servicios
Generales.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 24
III. PROCEDIMIENTOS
A. Solicitud de Vehículos para Misiones Oficiales
1. Unidad Solicitante
Completa la Solicitud de Transporte (Formulario Núm.1), ya sea para misiones que estén o
no programadas; el formulario debe contar con la firma del responsable de la unidad
administrativa. Remite al Departamento de Servicios Generales a la Sección de Transporte.
2. Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Servicios Generales
Sección de Transporte
Jefe
Recibe y verifica la Solicitud de Transporte (Formulario Núm.1), anota en la Lista de
Programación para la fecha determinada, considerando el tipo de vehículo que cumpla con
las condiciones para realizar la actividad, además asigna el conductor. De ser la solicitud en
el horario regular y en el área metropolitana, pasar al punto 6.
Completa el Salvoconducto (Formulario Núm.2), cuando se trate de misiones oficiales que se
realicen en otras provincias o fuera del horario laboral regular, el cual debe llevar el visto bueno
del jefe de Servicios Generales y la firma del director de Administración y Finanzas.
Mantiene en un expediente, las giras que están por realizarse y archiva el formulario como
constancia de la posible gira programada.
Revisa el vehículo con el conductor asignado y completa el Control de Salida y Entrada de
Vehículos (Formulario Núm.3) con los datos básicos de la situación mecánica, así como de
accesorios, que tenga el vehículo. Entrega la llave del vehículo y el Salvoconducto
(Formulario Núm.2) correspondiente, al conductor.
Custodia el formulario de Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3),
hasta que el vehículo regrese de la misión.
Conductor
Cumple con la misión asignada y los controles correspondientes para el cuidado del vehículo.
Entrega la llave y el vehículo al jefe de la Sección de Transporte, una vez termine la misión.
Jefe
Revisa el vehículo, verifica y completa, con el conductor, la información que hace falta en el
Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3) y se archiva en el
expediente del vehículo.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 25
Notas:
1. De no contar con un conductor en la Unidad de Transporte, se le comunica a la
unidad solicitante, para que tome las previsiones del caso. La designación del
responsable de conducir el vehículo para la misión, debe ser por escrito.
2. De asignársele un mismo vehículo al conductor todo el día, se completará el
Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3), cuando inicia
la primera misión y cuando termia la última misión del día.
3. De haber algún daño en el vehículo o algún faltante en los accesorios y/o pieza,
se describirá en la observación del formulario Control de Salida y Entrada de
Vehículos (Formulario Núm.3).
4. De haber algún accidente de tránsito, se debe cumplir con el Procedimiento D.
Responsabilidad en caso de Accidente de Tránsito.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 26
MAPA DE PROCESO
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
1
1 2
2
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Unidad Solicitante
COMPLETA LA SOLICITUD DE TRANSPORTE, LO
FIRMA LA JEFATURA O DIRECCIÓN
APROBANDO LA SOLICITUD, SEGÚN SEA EL
CASO.
JEFE, VERIFICA LA SOLICITUD DE TRANSPORTE, ANOTA
EN LA LISTA DE PROGRAMACIÓN PARA LA FECHA
DETERMINADA, COMPLETA EL SALVOCONDUCTO, EL
CUAL DEBE LLEVAR EL VISTO BUENO DEL JEFE DE
SERVICIOS GENERALES Y LA FIRMA DEL DIRECTOR DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.
MANTIENE EN UN EXPEDIENTE, LAS GIRAS QUE ESTÁN
POR REALIZARSE Y ARCHIVA EL FORMULARIO.
REVISA EL VEHÍCULO Y COMPLETA EL CONTROL DE
SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS. ENTREGA EL
SALVOCONDUCTO Y LA LLAVE DEL VEHÍCULO.
CUSTODIA EL FORMULARIO DE CONTROL DE SALIDA Y
ENTRADA DE VEHÍCULOS.
CONDUCTOR, ENTREGA LA LLAVE Y EL VEHÍCULO A LA,
UNA VEZ TERMINE LA MISIÓN A LA JEFATURA.
JEFE, REVISA EL VEHÍCULO, VERIFICA Y COMPLETA CON
EL CONDUCTOR Y ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE.
SOLICITUD DE VEHÍCULOS PARA MISIONES OFICIALES
Departamento de Servicios Generales
Sección de Transporte
Dirección/Jefatura
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 27
B. Entrega del Vehículo Fuera del Horario Regular
1. Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Servicios Generales
Sección de Transporte
Conductor
Regresa a la entidad luego del horario regular, cumplida la misión asignada y los controles
correspondientes para el cuidado del vehículo, entrega el Salvoconducto (Formulario Núm.2)
en la Unidad de Seguridad en la SENADIS.
2. Unidad de Seguridad
Agente de Seguridad
Recibe el Salvoconducto (Formulario Núm.2), verifica la información en el documento, indica
la ubicación donde debe estacionar el vehículo, completa la Utilización de Vehículo en Horas
no Laborables (Formulario Núm.4), el cual debe estar firmado por el conductor y el agente
de seguridad, archiva los documentos hasta el próximo día laboral.
Entrega los documentos de Utilización de Vehículo en Horas no Laborables (Formulario
Núm.4) y el Salvoconducto (Formulario Núm.2), a la jefe de la Sección de Transporte.
3. Sección de Transporte
Jefe
Recibe los documentos de Utilización de Vehículo en Horas no Laborables (Formulario
Núm.4) y el Salvoconducto (Formulario Núm.2) de parte del agente de seguridad. La llave
la entrega el conductor.
Revisa el vehículo en conjunto con el conductor y termina de completar la información que
hace falta en el formulario de Control de Salida y Entrada de Vehículos y archiva los
documentos en el expediente del vehículo. Cuando existan daños al vehículo o se dé algún
faltante en los accesorios y/o piezas, se describirá en el espacio de observación del formulario
Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3).
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 28
MAPA DE PROCESO
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
1
1 2
2
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
CUMPLE CON LA MISIÓN ASIGNADA Y LOS
CONTROLES CORRESPONDIENTES.
ENTREGA EL SALVOCONDUCTO EN LA UNIDAD DE
SEGURIDAD EN LA SENADIS.
INDICA LA UBICACIÓN DONDE DEBE ESTACIONAR
EL VEHÍCULO, COMPLETA LA UTILIZACIÓN DE
VEHÍCULO EN HORAS NO LABORABLES, EL CUAL
DEBE ESTAR FIRMADO POR EL CONDUCTOR Y EL
AGENTE. ENTREGA EL INFORME DE UTILIZACIÓN
DE VEHÍCULO EN HORAS NO LABORABLES Y EL
SALVOCONDUCTO A LA JEFATURA DE TRANSPORTE.
ENTREGA DEL VEHÍCULO FUERA DEL HORARIO REGULAR
Departamento de Servicios Generales
Sección de TransporteUnidad de Seguridad
3
RECIBE LA UTILIZACIÓN DE VEHÍCULO EN HORAS
NO LABORABLES Y EL SALVOCONDUCTO. LA LLAVE
LA ENTREGA EL CONDUCTOR.
REVISA EL VEHÍCULO EN CONJUNTO CON EL
CONDUCTOR Y TERMINA DE COMPLETAR LA
INFORMACIÓN QUE HACE FALTA EN EL CONTROL DE
SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS Y ARCHIVA LOS
DOCUMENTOS EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO.
3
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 29
C. Servicio de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de Vehículos
1. Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Servicios Generales
Sección de Transporte
Verifica el Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3), Control del
Mantenimiento Preventivo de Vehículos (Formulario Núm.5), Control de Llantas y
Baterías para Vehículos (Formulario Núm.6), para conocer las condiciones y si se
requiere, para reemplazo, la adquisición de llantas, baterías, accesorios o de algún otro
servicio para los vehículos.
Completa, de requerirlo, la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2), firma remite al
Departamento de Servicios Generales.
2. Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Servicios Generales
Despacho del Jefe
Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2), revisa el documento, verifica la
situación; de todo estar en orden, aprueba a través de firma y remite a la Dirección de
Administración y Finanzas
3. Dirección de Administración y Finanzas
Despacho de la Dirección
Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2), revisa el documento; de no existir
objeción, firma el director o a quien delegue, autorizando la adquisición, conforme a las
normas presupuestarias y a la Ley de Contrataciones Públicas vigentes, además de cumplir
con todos los trámites administrativos que correspondan.
Entrega la Orden de Compra a través del Departamento de Compras, al jefe de la Sección de
Transporte.
Nota: Se podrá adquirir el servicio o el bien, en efectivo, a través de la caja
menuda, si la misma fuese una urgencia o un imprevisto.
4. Sección de Transporte
Recibe la Orden de Compra, designa al conductor, para que traslade el vehículo al taller
externo/proveedor, para el mantenimiento preventivo o para la reparación del daño o al
proveedor, para adquirir el bien para el vehículo.
Completa con el conductor el Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario
Núm.3) y entrega la llave al conductor.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 30
Nota: De ser mantenimiento preventivo, por garantía se enviará al proveedor,
según lo establezca la Orden de Compra.
5. Taller Externo / Proveedor
Recibe la Orden de Compra, realiza el (los) servicio(s) solicitado(s) al vehículo, una vez
terminado, entrega la factura comercial y fiscal (copias). El conductor verifica que el servicio
se haya realizado. De ser un bien, recibe y verifica contra la Orden de Compra, según las
especificaciones indicadas en ella.
6. SENADIS
Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Servicios Generales
Sección de Transporte
Recibe la copia de la factura comercial y fiscal por parte del conductor, revisa y lo archiva en
el expediente del vehículo. Completa el Recibido Conforme (Formulario Núm.9) y lo
entrega al taller externo/proveedor y archiva copia.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 31
MAPA DE PROCESO
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
1
1 2
2
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZASTALLER
EXTERNO
VERIFICA EL CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE
VEHÍCULOS, CONTROL DEL MANTENIMIENTO
PREVENTIVO DE VEHÍCULOS, CONTROL DE LLANTAS
Y BATERÍAS PARA VEHÍCULOS, PARA CONOCER LAS
CONDICIONES Y SI SE REQUIERE LA ADQUISICIÓN
PARA REEMPLAZAR YA SEA LLANTAS Y DE LA
BATERÍA, ACCESORIO O DE ALGÚN OTRO SERVICIO
PARA LOS VEHÍCULOS.
REVISA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS,
VERIFICA LA SITUACIÓN Y APRUEBA FIRMANDO EL
DOCUMENTO LA JEFATURA.
SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y/O CORRECTIVO DE VEHÍCULOS
3
4
5
6
3
4
REVISA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Y DE
NO EXISTIR OBJECIÓN, FIRMA AUTORIZANDO LA
ADQUISICIÓN.
ENTREGA LA ORDEN DE COMPRA A LA JEFATURA DE
LA SECCIÓN DE TRANSPORTE, A TRAVÉS DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS.
DESIGNA AL CONDUCTOR PARA QUE TRASLADE EL
VEHÍCULO AL TALLER EXTERNO/PROVEEDOR PARA EL
MANTENIMIENTO PREVENTIVO O PARA LA REPARACIÓN DEL
DAÑO O AL PROVEEDOR PARA ADQUIRIR EL BIEN PARA EL
VEHÍCULO, CON LA ORDEN DE COMPRA.
COMPLETA CON EL CONDUCTOR, EL CONTROL DE SALIDA Y
ENTRADA DE VEHÍCULOS Y ENTREGA LA LLAVE AL
CONDUCTOR.
5REALIZA EL (LOS) SERVICIO(S) SOLICITADOS AL VEHÍCULO,
UNA VEZ TERMINADO, ENTREGA FACTURA COMERCIAL Y
FISCAL (COPIAS). EL CONDUCTOR VERIFICA QUE EL
SERVICIO. DE SER UN BIEN, RECIBE SEGÚN LAS
ESPECIFICACIONES INDICADAS EN LA ORDEN DE COMPRA.
6RECIBE LA COPIA DE LA FACTURA COMERCIAL Y FISCAL,
REVISA Y LO ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO.
COMPLETA EL RECIBIDO CONFORME Y LO ENTREGA AL
TALLER EXTERNO / PROVEEDOR Y ARCHIVA COPIA.
Sección de Transporte Despacho del Jefe
Departamento de Servicios GeneralesDespacho de la Dirección
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 32
D. Responsabilidad en caso de Accidentes de Tránsito
D.1. Cuando es Inocente el Conductor
1. Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Servicios Generales
Sección de Transporte
Conductor
Informa al jefe inmediatamente al ocurrir algún accidente. El conductor del vehículo debe
esperar a la Aseguradora y a la unidad del tránsito, para que se levante el Parte Policivo,
además se debe completar el Formato Único y Definitivo para Accidentes de Tránsito
Menor (Anexo Núm.1).
Completa y firma el Reporte de Accidente de Tránsito (Formulario Núm.7) y remite los
documentos al jefe.
Jefe
Recibe el Reporte de Accidente de Tránsito (Formulario Núm.7), Parte Policivo y el
Formato Único y Definitivo para Accidentes de Tránsito Menor (Anexo Núm.1), verifica
la información. Registra en el sistema, la información para el control estadístico y los remite al
responsable del seguro de los vehículos de la Dirección; de ser inocente, continua con el punto
2 de este Procedimiento. De ser culpable, pasa al Procedimiento D.2.
2. Dirección
Responsable del Seguro de Vehículos
Recibe los documentos, revisa la información y realiza el trámite respectivo y archiva los
documentos, hasta que se emita la Resolución de la Audiencia de la Autoridad del Tránsito y
Transporte Terrestre.
Recibe de la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre, la Resolución de la Audiencia y
adjunta a la misma la cotización del taller externo que realizará el arreglo del vehículo y le
entrega estos documentos a la Aseguradora; comunica por escrito de lo acontecido a la Dirección
y a la Sección de Transporte del Departamento de Servicios Generales.
3. Aseguradora
Instruye al responsable del seguro en la SENADIS, que lleve el vehículo al taller externo
seleccionado para la reparación del mismo.
4. Secretaría Nacional de Discapacidad
Dirección de Administración y Finanzas
Responsable del Seguro de Vehículos
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 33
Recibe la instrucción de la Aseguradora para que lleve el vehículo al taller externo/proveedor
seleccionado, para la reparación.
Comunica a la Sección de Transporte, para que lleve el vehículo al taller.
5. Departamento de Servicios Generales
Sección de Transporte
Jefe
Completa con el conductor el Control de Salida y Entrada de Vehículos (Formulario Núm.3)
y le entrega la llave para que lleve el vehículo al taller externo para la reparación del mismo.
Cuando regresa el vehículo termina de completar el Control de Salida y Entrada de Vehículos
(Formulario Núm.3).
Nota: De ser un accidente en el que el conductor del otro vehículo se hiciera
responsable del mismo, ambos deberán completar el Formato Único y
Definitivo para Accidentes de Tránsito Menor (Anexo Núm.1) se
contactará con el jefe para indicar lo sucedido y la magnitud del daño al
vehículo, de autorizar al jefe, el cobro del dinero para el arreglo del vehículo,
se buscará un taller para cotizar el arreglo de la parte afectada del vehículo. El
conductor responsable del daño, deberá entregar el dinero en efectivo por el
daño causado al vehículo de la SENADIS. El conductor recibirá el dinero y lo
entregará adjuntando el Formato Único y Definitivo para Accidentes de
Tránsito Menor (Anexo Núm.1) y la factura comercial y fiscal al jefe.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 34
MAPA DE PROCESO
SECRETARIA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
1
1 2
2
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
INFORMA INMEDIATAMENTE A LA JEFATURA DE
OCURRIR ALGÚN ACCIDENTE. DEBE ESPERAR A
LA ASEGURADORA Y A LA UNIDAD DEL TRÁNSITO
PARA QUE SE LEVANTE EL PARTE POLICIVO,
ADEMÁS SE DEBE COMPLETAR EL FORMATO
ÚNICO Y DEFINITIVO PARA ACCIDENTES DE
TRÁNSITO MENOR. COMPLETA EL REPORTE DE
ACCIDENTES DE TRÁNSITO.
LA JEFATURA VERIFICA LA INFORMACIÓN.
REGISTRA LA INFORMACIÓN PARA EL CONTROL
ESTADÍSTICO.
REVISA LA INFORMACIÓN Y REALIZA EL
TRÁMITE RESPECTIVO.
RECIBE LA RESOLUCIÓN DE LA AUDIENCIA Y
ADJUNTA A LA MISMA LA COTIZACIÓN DEL
TALLER EXTERNO QUE REALIZARÁ EL ARREGLO
DEL VEHÍCULO Y LE ENTREGA ESTOS
DOCUMENTOS A LA ASEGURADORA; COMUNICA
POR ESCRITO DE LO ACONTECIDO A LA
DIRECCIÓN Y A LA SECCIÓN DE TRANSPORTE DEL
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES.
RESPONSABILIDAD EN CASO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO
CUANDO ES INOCENTE EL CONDUCTOR
3
45
3
4
INSTRUYE A LA RESPONSABLE DEL SEGURO EN LA
SENADIS, QUE LLEVE EL VEHÍCULO AL TALLER
EXTERNO/PROVEEDOR SELECCIONADO PARA LA
REPARACIÓN DEL MISMO.
COMUNICA A LA JEFATURA DE LA SECCIÓN DE
TRANSPORTE PARA QUE LLEVE EL VEHÍCULO AL
TALLER SELECCIONADO PARA LA REPARACIÓN.
5COMPLETA CON EL CONDUCTOR EL CONTROL DE
SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS Y LE ENTREGA LA
LLAVE PARA QUE LLEVE EL VEHÍCULO AL TALLER
EXTERNO PARA LA REPARACIÓN DEL MISMO.
CUANDO REGRESA EL VEHÍCULO, TERMINA DE
COMPLETAR EL CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE
VEHÍCULOS.
DIRECCIÓNDEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
ASEGURADORA
Sección de Transporte
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 35
D.2. Cuando es Culpable el Conductor
1. Dirección de Administración y Finanzas
Responsable del Seguro de Vehículos
Recibe los documentos, revisa la información y realiza el trámite respectivo y archiva los
documentos hasta que se emita la Resolución de la Audiencia de la Autoridad del Tránsito y
Transporte Terrestre.
Recibe de la Audiencia de la Autoridad del Tránsito y Transporte Terrestre la Resolución, donde
indica que el conductor de la SENDIS es culpable del accidente.
Solicita a la Aseguradora el monto a pagar del deducible; una vez recibida la información del
monto a pagar del deducible, completa nota para el pago del deducible a la Aseguradora y lo
remite al director.
Director
Recibe la nota y los documentos sustentadores, revisa y coloca visto bueno en la nota y lo remite
a la Dirección General.
Nota: De requerir algún documento del vehículo, lo solicitará a la Sección de
Transporte.
2. Dirección General
Recibe la nota para el pago del deducible a la Aseguradora y los documentos sustentadores,
verifica los documentos. Sella y firma el director, autorizando el pago del deducible.
Remite los documentos sustentadores al responsable del seguro de vehículos de la Dirección de
Finanzas.
3. Dirección de Administración y Finanzas
Responsable del seguro de vehículos
Recibe la nota para el pago del deducible a la Aseguradora y los documentos sustentadores,
verifica que contenga el sello y firma.
Entrega al director la nota para el pago del deducible a la Aseguradora, la póliza del seguro,
Registro Único Vehicular, Resolución de Audiencia de la Autoridad de Tránsito y Transporte
Terrestre.
Director
Recibe los documentos, los analiza y autoriza el trámite del desembolso (transferencia / cheque)
a la Aseguradora, a través de las unidades administrativas respectivas, conforme a las normas
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 36
presupuestarias vigentes, además de cumplir con todos los trámites administrativos que
correspondan.
Responsable del seguro de vehículos
Remite a la Oficina Institucional de Recursos Humanos copias de la nota para el pago del
deducible a la Aseguradora, Resolución de la Autoridad de Tránsito y Transporte Terrestre y
Reporte de Accidentes de Tránsito (Formulario Núm.7) (original).
4. Oficina Institucional de Recursos Humanos
Recibe copia de la nota para el pago del deducible a la Aseguradora, Resolución de la Autoridad
de Tránsito y Transporte Terrestre y Reporte de Accidentes de Tránsito, verifica la información,
presenta al conductor, las alternativas de los gastos que conlleva la reparación del vehículo.
Completa la Resolución de Descuento por Accidentes, de estar de acuerdo con el mismo. La
resolución debe estar firmada por el conductor.
Remite la Resolución de Descuento por Accidentes y los documentos sustentadores a la
Dirección General.
Nota: Si el conductor se hace responsable de la reparación del vehículo de la SENADIS, una
vez realizada las reparaciones, debe presentar un Recibido Conforme (Formulario
Núm.9), el cual debe estar firmado por el jefe de la Sección de Transporte o el jefe del
departamento de servicios generales.
5. Dirección General
Recibe la Resolución de Descuento por Accidentes y los documentos sustentadores, revisa la
información y de estar de acuerdo, sella y firma la Resolución. Devuelve la Resolución y los
documentos sustentadores a la Oficina Institucional de Recursos Humanos.
6. Oficina Institucional de Recursos Humanos
Recibe la Resolución de descuento por accidentes y los documentos sustentadores, verifica que
contenga el sello y la firma e inicia el trámite respectivo. Archiva los documentos.
Remite copia de los documentos a la Sección de Transporte del Departamento de Servicios
Generales de la Dirección de Administración y Finanzas, para que se realice el trámite correctivo
al vehículo. Ver Procedimiento C. Servicio de Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de
Vehículos.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 37
MAPA DE PROCESO
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
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1 2
2
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
RESPONSABLE DEL SEGURO DE VEHÍCULOS,
RECIBE LA RESOLUCIÓN DE LA AUDIENCIA.
COMPLETA NOTA PARA EL PAGO DEL DEDUCIBLE
A LA ASEGURADORA.
DIRECTOR (A), REVISA NOTA Y LOS
DOCUMENTOS SUSTENTADORES Y COLOCA
VISTO BUENO EN LA NOTA.
VERIFICA LA NOTA PARA EL PAGO DEL
DEDUCIBLE A LA ASEGURADORA Y LOS
DOCUMENTOS SUSTENTADORES. SELLA Y FIRMA
EL (LA) DIRECTOR(A) AUTORIZANDO EL PAGO
DEL DEDUCIBLE.
RESPONSABILIDAD EN CASO ACCIDENTES DE TRÁNSITO
CUANDO ES CULPABLE EL CONDUCTOR
3
4
5
3
4
RESPONSABLE DEL SEGURO DE VEHÍCULOS,
VERIFICA LA NOTA PARA EL PAGO DEL
DEDUCIBLE A LA ASEGURADORA, EL SELLO Y
FIRMA.
DIRECTOR, RECIBE LOS DOCUMENTOS, LO
ANALIZA Y AUTORIZA EL TRÁMITE DEL
DESEMBOLSO (TRANSFERENCIA / CHEQUE) .
VERIFICA QUE LA COPIA DE LA NOTA PARA EL PAGO DEL
DEDUCIBLE A LA ASEGURADORA, RESOLUCIÓN DE LA
ATTT, PRESENTA AL CONDUCTOR, LAS ALTERNATIVAS
DE LOS GASTOS QUE CONLLEVA LA REPARACIÓN DEL
VEHÍCULO.
COMPLETA LA RESOLUCIÓN DE DESCUENTO POR
ACCIDENTES, Y LO FIRMA EL CONDUCTOR.
5REVISA LA RESOLUCIÓN DE DESCUENTO POR
ACCIDENTES Y LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, LA
INFORMACIÓN Y DE ESTAR DE ACUERDO, SELLA Y
FIRMA LA RESOLUCIÓN.
DIRECCIÓN GENERALOFICINA INSTITUCIONAL
DE RECURSOS HUMANOS
6
6 VERIFICA QUE LA RESOLUCIÓN DE DESCUENTO
CONTENGA EL SELLO Y LA FIRMA DE LA RESOLUCIÓN
DE DESCUENTO POR ACCIDENTES. ARCHIVA LOS
DOCUMENTOS.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 38
E. Adquisición del Registro Vehicular para la Renovación de la Placa
1. Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Servicios Generales
Sección de Transporte
Confecciona el listado de los vehículos que requieren la renovación de la placa vehicular,
completa la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2) para solicitar el revisado vehicular,
adjunta el listado de los vehículos, el Registro Único Vehicular y la póliza de seguro. Remite al
Departamento de Servicios Generales.
Nota: Debe solicitar al Departamento de Compras, los talleres externos (proveedores) que
están habilitados en “PanamaCompra”, para poder solicitar la cotización del costo del
servicio. De no contar con mecánico en la institución.
2. Departamento de Servicios Generales
Despacho de la Jefe
Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2), para los vehículos que requieren
revisado y la placa vehicular y los documentos sustentadores.
Revisa la información y firma aprobando la solicitud y lo remite a la Dirección.
3. Dirección
Recibe la Solicitud de Bienes y Servicios (Anexo Núm.2) y los documentos sustentadores,
verifica la información, analiza la disponibilidad presupuestaria, autoriza el trámite para la
adquisición de servicio a través del sello y la firma.
Realiza el trámite de adquisición, conforme a lo señalado en el Texto Único Ley Núm.22 de
27 de junio de 2006, “Que regula la Contratación Pública” y demás procedimientos
administrativos exigidos por la ley para la adquisición de bienes y servicios, genera la Orden
de Compra y se realiza los registros institucionales pertinentes (registro presupuestario).
Nota: De ser el trámite a través de la caja menuda, se deberá cumplir con el manual de
caja menuda vigente.
4. Departamento de Servicios Generales
Sección de Transporte
Recibe la Orden de Compra, la póliza y el registro único vehicular, asigna al conductor para que
lleve el vehículo al taller autorizado.
5. Taller Externo
Recibe el vehículo, la orden de compra y los documentos sustentadores, verifica que el vehículo
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 39
cumpla con lo estipulado en la Ley.
Completa la factura comercial y fiscal y el revisado vehicular. Entrega el revisado con el registro
único vehicular, copia de la factura y la póliza de seguro al conductor de la SENADIS.
6. Secretaría Nacional de Discapacidad
Dirección de Administración y Finanzas
Departamento de Servicios Generales
Sección de Transporte
Conductor
Recibe la copia de la factura comercial y fiscal, revisado vehicular, Registro Único Vehicular y
la póliza de seguro, entrega los documentos al jefe.
Jefe
Recibe los documentos y completa el documento para el Trámite de Renovación (Anexo)
Núm.3), que se encuentra en www.contraloría.gob.pa y le adjunta copia del revisado (vigencia
actual), copia del Registro Único Vehicular oficial que desea renovar y copia de la póliza de
seguro vigente hasta el 31 de diciembre del año fiscal en curso. Archiva los originales.
Remite los documentos a la Dirección de Administración y Finanzas.
7. Dirección
Recibe el Trámite de Renovación (Anexo) Núm.3) y los documentos sustentadores para la
renovación de la placa, revisa, sella y firma. Remite a la Oficina de Fiscalización de la
Contraloría General de la República en la SENADIS.
8. Contraloría General de la República
Oficina de Fiscalización
Recibe el Trámite de Renovación (Anexo) Núm.3) de placa y los documentos sustentadores.
Revisa y de estar todo bien, realiza el trámite respectivo en la Sede de la Contraloría General de
la República.
Comunica a la Sección de Transporte de la SENADIS para el reemplazo de la(s) placa(s) de los
vehículos.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 40
MAPA DE PROCESO
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
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1 2
2
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS TALLER
EXTERNO
CONFECCIONA LISTADO DE LOS VEHÍCULOS QUE
REQUIEREN LA RENOVACIÓN DE LA PLACA
VEHICULAR, COMPLETA LA SOLICITUD DE
BIENES Y SERVICIOS, ADJUNTA LISTADO, EL
REGISTRO ÚNICO VEHICULAR Y LA PÓLIZA DE
SEGURO.
REVISA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS Y
FIRMA APROBANDO LA SOLICITUD.
ADQUISICIÓN DEL REGISTRO VEHICULAR PARA LA RENOVACIÓN DE LA PLACA
3
4 5
6
3
4
VERIFICA LA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS
Y LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, LA
INFORMACIÓN ANALIZA LA DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA, AUTORIZA EL TRÁMITE PARA
LA ADQUISICIÓN DE SERVICIO A TRAVÉS DEL
SELLO Y LA FIRMA.
Sección de Transporte
Departamento de Servicios GeneralesDirección
7
5
6
ASIGNA AL CONDUCTOR PARA QUE LLEVE LA
ORDEN DE COMPRA, LA PÓLIZA, EL REGISTRO
ÚNICO VEHICULAR Y EL VEHÍCULO AL TALLER
AUTORIZADO.
VERIFICA QUE EL VEHÍCULO CUMPLA CON LO
ESTIPULADO EN LA LEY. COMPLETA Y ENTREGA
REVISADO VEHICULAR, ADEMÁS DEL REGISTRO ÚNICO
VEHICULAR Y LA PÓLIZA DE SEGURO AL CONDUCTOR
DE LA DE LA SENADIS.
7
COMPLETA EL DOCUMENTO PARA EL TRÁMITE DE
RENOVACIÓN, QUE SE ENCUENTRA EN
WWW.CONTRALORÍA.GOB.PA Y LE ADJUNTA LOS
DOCUMENTOS SUSTENTADORES. ARCHIVA LOS
ORIGINALES.
REVISA, SELLA Y FIRMA EL TRÁMITE DE RENOVACIÓN.
Despacho del Jefe
CONTRALORÍA
GENERAL DE
LA REPÚBLICA
Oficina de
Fiscalización
8REVISA Y DE ESTAR TODO BIEN, REALIZA EL TRÁMITE
RESPECTIVO EN LA SEDE DE LA CONTRALORÍA
GENERAL DE LA REPÚBLICA. COMUNICA A LA SECCIÓN
DE TRANSPORTE DE LA SENADIS, PARA EL REEMPLAZO
DE LAS PLACAS DE LOS VEHÍCULOS..
8
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 41
RÉGIMEN DE FORMULARIOS
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 42
FORMULARIO NÚM.1
REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
SOLICITUD DE TRANSPORTE
Fecha: /____/____/____/
Dirección: ___________________ Departamento: __________________ Sección: ____________
Agradece se sirva autorizar el servicio de transporte para atender la siguiente misión:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
Hora de: Salida: ______ Regreso: _____ Área: Metropolitana Otra Provincia
Fecha y Destino
Tipo de Vehículo Personal que asistirá
Fecha:
De: _____________________ Hasta: ___________________
4 X4 _____________________ Sedan _____________________ Camioneta _____________________
Destino: _____________________ _____________________ _____________________
Panel Bus Pick-up
_____________________ _____________________ _____________________ _____________________ _____________________
Observación: __________________________________________________________________________
_______________________________________ __________________________________
Jefe / Director de la unidad solicitante Jefe de la Sección de Transporte
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 43
FORMULARIO NÚM.1
SOLICITUD DE TRANSPORTE
A. OBJETIVO: Solicitar vehículo para realizar la misión oficial.
B. ORIGEN: Dirección, departamento, sección o unidades administrativas
que solicitan el servicio de transporte para cumplir con misiones
oficiales.
C. CONTENIDO:
1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario.
2. Dirección: Dirección a la que pertenece la unidad solicitante.
3. Departamento: Departamento que pertenece la unidad solicitante (de ser
necesario).
4. Sección: Sección a la que pertenece la unidad solicitante (de ser
necesario).
5. Misión: Detalla el objetivo de la misión o el propósito de la
misma.
6. Hora de: Salida y regreso de la misión.
7. Área: Metropolitana u otra provincia.
8. Fecha y Destino: Colocar la fecha de salida y de entrada de la misión y los
lugares donde estarán en la misión.
9. Tipo de Vehículo: Escoger el vehículo que según el solicitante se requiere.
10. Personal que asistirá: Nombre de las personas que asistirán a la misión.
11. Observación: Escribir información adicional necesaria para la misión.
12. Jefe / Director: Firma del responsable de la unidad solicitante.
13. Jefe: Firma del jefe de la Sección de Transporte.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Transporte
Copia: Unidad administrativa que solicitó el servicio de transporte
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 44
FORMULARIO NÚM.2
REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
SALVOCONDUCTO
DECRETO EJECUTIVO 124 DE 27 DE NOVIEMBRE DE 1996
FECHA: /____/____/____/ Núm. de Control: __________________
Conductor: __________________________ Licencia de conducir Núm.: ____________
Unidad Administrativa: ____________________________________________________
Placa: _______________________ Marca: _____________________________
Modelo: _____________________ Color: ______________________________
Área de Movilización: ____________________________________________________
Durante los días: ________________________________________________________
Objetivo de la Misión: ____________________________________________________
Participante(s): __________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
Hora de Salida: _____________ Hora de Llegada: ______________
_________________________________ __________________________________
Departamento de Servicios Generales Dirección de Administración y Finanzas
___________________________
Sello de la DAF
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 45
FORMULARIO NÚM.2
SALVOCONDUCTO
A. OBJETIVO: Controlar el uso de vehículos en horas no laborables y/o fuera
de la provincia.
B. ORIGEN: Sección de Transporte.
C. CONTENIDO:
1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario.
2. Núm. de Control: Secuencia numérica del formulario.
3. Conductor: El funcionario responsable de conducir el vehículo.
4. Licencia de Conducir Núm.: Tipo de licencia que posee el conductor designado.
5. Unidad Administrativa: La unidad que solicita el salvoconducto.
6. Placa: Número de placa correspondiente del vehículo a utilizar en la
misión.
7. Marca: Nombre de la compañía de fabricación del vehículo.
8. Modelo: Detalla específicamente el tipo de vehículo.
9. Color: Indica el color que posee el vehículo en tu totalidad.
10. Área de Movilización: Lugar(es) donde se realizará(n) la(s) misión(es).
11. Durante los días: Cantidad de días que tomará la misión.
12. Objetivo de la Misión: Propósito de la misión a realizar.
13. Participante(s): Funcionarios que asistirán a la misión.
14. Hora de Salida: Tiempo de salida de la misión a la institución.
15. Hora de Llegada: Tiempo de llegada de la misión a la institución.
16. Depto. de Servicios Generales: Firma de la jefe.
17. Dirección de Administración y
Finanzas: Firma de la directora.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 46
18. Sello de la DAF: Sello de la Dirección de Administración y Finanzas.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Conductor
1ra. copia: Sección de Transporte
2da. copia: Oficina de Fiscalización en la SENADIS
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 47
FORMULARIO NÚM.3
Formulario Núm.3
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
Sección de Transporte
Control de Salida y Entrada de Vehículos
Unidad Solicitante:________________________ Solicitud Núm.: ___________
DIESEL
GASOLINA
KILOMETRAJE INICIAL KILOMETRAJE FINAL
SALIDA EN: ENTRADA EN:
(Marque con un gacho la condición del vehículo en salida y entrada)
REVISIÓN EXTERIOR REVISIÓN INTERIOR
Golpes Tapicería
Rayas Ventanilla
Abolladuras Asientos
Pintura Alfombras
Limpieza Exterior Guantera
Vicera de Sol
Copas Limpieza Interior
Antena Libro de Tránsito
Tanque Gasolina Extintor
Herramientas Ceniceros
REVISIÓN GENERAL
Líquido de Frenos Líquido de Aceite
Bocinas Dirección
Aire Acondicionado Mata Burro
Espejos Silenciador
Puerta Motor
Aceite-Agua-Batería Embrague
Vidrio Frontal Tapa de Aceite
Vidrio Trasero Papel Ahumado
Papel ahumado
FECHA DE SALIDA: /____/____/____/ FECHA DE ENTRADA: /____/____/____/ HORA: ____
___________________ __________________ ________________________
Nombre del Conductor Firma del Conductor Licencia del Conductor
Revisado por:________________________________
Jefe de la Sección de Transporte
HORA: _____
BUEN ESTADO
MAL ESTADO
BUEN ESTADO
MAL ESTADO
Luces (En General)
Observaciones Mecánicas
Limpia Parabrisas Instrumento/Radio
CONDICIONES DEL AUTO
CONDICIÓN DEL AUTO
COMBUSTIBLE:
OBSERVACIONES:
PLACA NÚMERO
COLOR
MARCA Y MODELO UNIDAD NÚMERO
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 48
FORMULARIO NÚM 3
CONTROL DE SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS
A. OBJETIVO: Conocer las condiciones y la ubicación de los vehículos.
B. ORIGEN: Se origina en la Sección de Transporte.
C. CONTENIDO:
1. Unidad Solicitante: Unidad que solicita el servicio de transporte.
2. Solicitud Núm.: Control secuencial de solicitud de transporte.
3. Marca y Modelo: Marca y modelo del vehículo a utilizar en la misión.
4. Unidad Número: Número de control del vehículo.
5. Placa Número: Número de identificación del vehículo.
6. Color: Color del vehículo que se utilizará.
7. Odómetro: Marcar la cantidad de combustible que registra el medidor en el tablero
del vehículo, al momento de iniciar la misión oficial. Vale aclarar que
los odómetros vienen en diseños que indican la cantidad de
combustible, sea esta en cuartos de tanque, en octavos, o cualquiera
otra forma de presentación en el tablero.
8. Combustible: Marque el tipo de combustible que utiliza el vehículo, ya sea diesel o
gasolina.
9. Kilometraje Inicial: Kilometraje que registra el auto antes de salir.
10. Kilometraje Final: Kilometraje que registra el auto al regresar de la misión.
11. Salida en: Condición del vehículo antes de salir a la misión.
12. Entrada en: Condición del vehículo al regresar de la misión.
13. Observaciones: Observaciones mecánicas presentadas en la revisión del auto.
14. Condiciones del Auto: Marque con un gancho la condición del auto en la salida y entrada.
15. Fecha de Salida: Fecha cuando se realiza la salida a la misión.
16. Fecha de Entrada: Fecha cuando se realiza la entrada de la misión.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 49
17. Hora: Hora de salida y entrada del vehículo de la misión.
18. Nombre del conductor: Nombre del funcionario encargado de conducir el auto.
19. Firma del conductor: Firma del conductor responsable.
20. Licencia del conductor: Licencia del funcionario responsable.
21. Revisado por: Firma de la jefe de la Sección de Transporte.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Transporte
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 50
FORMULARIO NÚM.4
REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
UTILIZACIÓN DE VEHÍCULO EN HORAS NO LABORABLES
Fecha: _____________________________ Hora de Entrada: ________
Núm. de Salvoconducto: ____________________Conductor: _______________________
Placa: ___________________________ Marca: ________________________
Modelo: _________________________ Color: _________________________
Motivo de la llegada: ____________________________________________________________
Observaciones: ________________________________________________________________________
Responsable de la Seguridad: ______________________ _____________________
Nombre Firma
Conductor: ___________________________ _____________________
Nombre Firma
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 51
FORMULARIO NÚM.4
UTILIZACIÓN DE VEHÍCULO EN HORAS NO LABORABLES
A. OBJETIVO: Recibir los vehículos en horas no laborables.
B. ORIGEN: Sección de Seguridad.
C. CONTENIDO:
1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario.
2. Hora de Entrada: Hora en que llega el vehículo a la institución.
3. Núm. de Salvoconducto: Número del salvoconducto de la misión.
4. Conductor: El funcionario responsable de conducir el vehículo.
5. Placa: Número de placa correspondiente del vehículo.
6. Marca: Nombre de la compañía de fabricación del vehículo.
7. Modelo: Detalla específicamente el tipo de vehículo.
8. Color: Indica el color que posee el vehículo en tu totalidad.
9. Motivo de la llegada: Razón por la que se entrega el vehículo a esa hora.
10. Observaciones: Cualquier dato adicional referente al vehículo o al conductor.
11. Responsable de la
Seguridad: Nombre y firma del responsable de la recepción.
12. Conductor: Nombre y firma del conductor responsable del vehículo.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Transporte
Copia: Unidad de Seguridad
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 52
FORMULARIO NÚM.5
REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
Sección de Transporte
CONTROL DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS
Fecha: /____/____/____ Placa: _____________ Marca: ___________ Modelo: ____________ Color: __________________
Año: _____________ Tipo de Combustible: Diesel Gasolina
PROGRAMACIÓN DE LA ACTIVIDAD Colocar en la casilla el kilometraje en el cual se le realizó el mantenimiento, además el gancho de la actividad realizada.
Km-mes
Descripción
Engrase General
Cambio de Filtro
Cambio de Aceite
Afinamiento
Alineamiento
Lavado de Motor
Cambio de Llantas
Batería
Refrigerante
Otros
Observaciones: ______________________________________________________________________________________________________________
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 53
FORMULARIO NÚM.5
CONTROL DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE VEHÍCULOS
A. OBJETIVO: Llevar control del mantenimiento por vehículo.
B. ORIGEN: Sección de Transporte.
C. CONTENIDO:
1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario.
2. Placa: Número de control del vehículo.
3. Marca: Marca de fábrica del automóvil.
4. Modelo: Modelo del automóvil.
5. Color: Color que tiene el automóvil.
6. Año: Año cuando adquirió el vehículo.
7. Tipo de Combustible: Seleccionar si es gasolina o diesel.
8. Km-mes: Se debe colocar el kilometraje y la fecha cuando se realizó.
9. Descripción: Se describe los diferentes trabajos que se pueden realizar en el
mantenimiento que a continuación se detallan.
10. Engrase General: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó.
2. Cambio de Filtro: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó.
3. Cambio de Aceite: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó.
4. Afinamiento: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó.
5. Alineamiento: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó.
6. Lavado de Motor: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó.
7. Cambio de Llantas: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 54
8. Batería: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó.
9. Refrigerante: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó.
10. Otros: Marcar con un gancho en la casilla cuando se realizó.
11. Observaciones: Una breve explicación o detalle del tipo de trabajo que se le hizo al
vehículo no contemplado en los puntos anteriores.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Transporte
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 55
FORMULARIO NÚM.6
REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
Sección de Transporte
CONTROL DE LLANTAS Y BATERÍAS PARA VEHÍCULOS
Dirección: Departamento o Unidad: ________________________
Conductor Responsable: _____________________ Regional: _______________________
Placa: _________________ Modelo: __________________Marca: ____________________
Año: ___________________ Número de Motor: _____________________________________
Núm. de Llanta: __________ Tipo de Batería: _____________________________________
ENTREGA DE LLANTAS ENTREGA DE BATERÍAS
Fecha Cantidad Entregado a: Fecha Cantidad Entregado a:
Nota: Dependerá del kilometraje recorrido para el cambio de las llantas.
La vida útil de las baterías dependerá del uso que se le dé al vehículo.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 56
FORMULARIO NÚM.6
CONTROL DE LLANTAS Y BATERÍAS PARA VEHÍCULOS
A. OBJETIVO: Controlar la entrega de llantas y baterías para los vehículos de la
SENADIS.
B. ORIGEN: Sección de Transporte.
C. CONTENIDO:
1. Dirección: Nombre de la dirección responsable.
2. Departamento o Unidad: Nombre del departamento o unidad responsable del vehículo.
3. Conductor Responsable: Nombre completo del funcionario responsable del auto.
4. Regional: Lugar al cual pertenece el auto.
5. Placa: Número de la placa oficial del vehículo.
6. Modelo: Modelo del vehículo.
7. Marca: Marca del vehículo.
8. Año: Año del vehículo.
9. Número de Motor: Número del motor del vehículo.
10. Núm. de Llanta: Número de llanta que utiliza el vehículo.
11. Tipo de Batería: Clase de batería que se le va a poner al vehículo.
12. Entrega de llantas:
a. Fecha: Día, mes y año cuando que se entregaron las llantas.
b. Cantidad: Cantidad de llantas entregadas.
c. Entregado a: Nombre de la persona que recibió las llantas.
13. Entrega de Baterías:
a. Fecha: Día, mes y año cuando se le entregó la batería.
b. Cantidad: Cantidad de baterías entregadas.
c. Entregado a: Nombre de la persona que recibió la(s) batería(s).
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Transporte
Copia: Dirección de Administración y Finanzas
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 57
FORMULARIO NÚM.7
REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
Sección de Transporte
REPORTE DE ACCIDENTE DE TRÁNSITO
Fecha: /____/____/____/ Formulario Núm.: __________
Yo ______________________________________________ con cédula de identidad personal
__________________, declaro que el vehículo oficial del Estado con placa _____________; de tipo
___________________________ modelo __________________________ y de color
_____________________________; ha sufrido un accidente automovilístico destruyendo parte de
la carrocería del vehículo que a continuación se detalla.
1. _____________________________________________________________________
2. ____________________________________________________________________
3. ____________________________________________________________________
4. ____________________________________________________________________
5. ____________________________________________________________________
6. ____________________________________________________________________
7. ____________________________________________________________________
8. ____________________________________________________________________
9. _____________________________________________________________________
10. ____________________________________________________________________
Observaciones:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________ _____________________________
Conductor Jefe
_______________________ _______________________
Dirección - DAF Sello - DAF
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 58
FORMULARIO NÚM.7
REPORTE DE ACCIDENTE DE TRÁNSITO
A. OBJETIVO: Registrar los accidentes de tránsito de los vehículos de la
institución.
B. ORIGEN: Sección de Transporte.
C. CONTENIDO:
1. Fecha: Día, mes y año cuando se prepara el documento.
2. Formulario Núm.: Numeración de control.
3. Yo: Nombre del conductor responsable.
4. Cédula: Número de identidad personal.
5. Placa: Indicar el número de placa del vehículo.
6. Tipo: Indica el tipo de vehículo.
7. Modelo: Indica el modelo de vehículo.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Color:
Descripción del daño:
Observaciones:
Conductor:
Jefe:
Dirección - DAF:
Sello - DAF:
Indica el color del vehículo.
Detalla las partes destruidas del vehículo.
Observaciones presentadas por el conductor.
Firma del conductor implicado.
Firma del jefe del Sección de Transporte.
Firma del director o subdirector de la DAF.
Dirección de Administración y Finanzas.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 59
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Unidad responsable del seguro
1ra. Copia: Dirección de Administración y Finanzas
2da. Copia: Sección de Transporte
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 60
FORMULARIO NÚM.8
REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
Sección de Transporte
TRASPASO INTERNO DE VEHÍCULO
Fecha: /____/____/____/ Formulario Núm.:______________
La SENADIS hace el traspaso del siguiente bien patrimonial del Estado, de la unidad
________________________ en la Dirección (regional o sede) ____________________ a
la Unidad _________________, de la Dirección (regional o sede) ___________________.
Dicho bien presenta las siguientes características: Placa Núm.: _______________________
Marca: ________________ Modelo: _________________ Color: ___________________
La condición del vehículo que se está traspasando es la siguiente:
Descripción Bueno Regular Malo Descarte
1. Estado Mecánico
2. Estado de Carrocería
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
___________________ __________________________________
Sección de Transporte Departamento de Servicios Generales
__________________________ ________________________________
Unidad de Bienes Patrimoniales Dirección de Administración y Finanzas
________________ _________________
Dirección Regional Sello de la DAF
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 61
FORMULARIO NÚM.8
TRASPASO INTERNO DE VEHÍCULO
A. OBJETIVO: Controlar todos los traspasos internos de la flota vehicular
de la institución.
B. ORIGEN: Unidad responsable.
C. CONTENIDO:
1. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario.
2. Formulario Núm.: Número de control del formulario.
3. Unidad: Unidad que envía el bien patrimonial.
4. Dirección (regional o sede): Dirección regional o sede central que remite.
5. Unidad: Unidad que recibe el vehículo.
6. Dirección (regional o sede): Dirección regional o la sede que recibe el vehículo.
7. Placa Núm.: Número de placa del vehículo.
8. Marca: Marca del vehículo.
9. Modelo: Modelo del vehículo.
10. Color: Color que posee el vehículo.
11. Estado Mecánico: Se marca si el estado del vehículo es bueno, regular,
malo o dañado/descarte.
12. Estado Carrocería: Se marca si el estado es bueno, regular o malo, si tiene
alguna abolladura o falta de alguna pieza.
13. Observaciones: Se anotan todas las observaciones encontradas en el
vehículo.
14. Sección de Transporte: Firma del jefe.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 62
15. Departamento de Servicios
Generales: Firma del jefe.
16. Unidad de Bienes
Patrimoniales: Firma del jefe.
17. Dirección de Administración
y Finanzas: Firma del director.
18. Dirección Regional: Firma del director que recibe el vehículo.
19. Sellos: Dirección de Administración y Finanzas.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Bienes Patrimoniales
1ra Copia: Unidad receptora
2da Copia: Oficina de Fiscalización en la SENADIS
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 63
FORMULARIO NÚM.9
REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
Sección de Transporte
RECIBIDO CONFORME
Fecha: _____________________
La SENADIS a través de la Sección de Transporte del Departamento de Servicios Generales, hace
constar que el servicio recibido fue recibido a satisfacción, según orden de compra núm.
___________, factura comercial núm. __________ por el valor de B/. __________.
_____________________ ___________________
Nombre del Responsable Firma
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 64
FORMULARIO NÚM.9
RECIBIDO CONFORME
A. OBJETIVO: Confirmar la recepción del bien o servicio recibido.
B. ORIGEN: Sección de Transporte.
C. CONTENIDO:
1. Fecha: Día, mes y año cuando se completa el documento.
2. Orden de compra núm.: Número de control de la orden de compra.
3. Factura núm.: Número de control de la factura.
4. Valor de la compra: Monto del servicio o bien recibido.
5. Nombre del Responsable:
Nombre completo del director regional o jefe de
Transporte.
6. Firma: Rúbrica del responsable.
7. Sello: Sello de la Dirección Regional o Sección de Transporte.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Proveedor.
Copia Dirección Regional/Sección de Transporte.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 65
INFORMES
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 66
INFORME NÚM.1 REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
Sección de Transporte / Dirección Regional
CONTROL DE LA CONDICIÓN DEL EQUIPO RODANTE
NÚMERO
DE
PLACA
NÚM. DE
CONTROL
MARCA
MODELO
TIPO
AÑO
COLOR
MOTOR ASIGNADO A
DIRECCIÓN
PROVINCIA CAPACIDAD CONDICIÓN DEL VEHÍCULO
ÁREA EN GLS. FUNCIONANDO DAÑADO IRREPARABLE
_____________________________________ ____________________________________________
Unidad Responsable Sección de Transporte
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 67
INFORME NÚM.1
CONTROL DE LA CONDICIÓN DEL EQUIPO RODANTE
A. OBJETIVO: Controlar la cantidad y el estado de los vehículos de la
institución a nivel nacional.
B. ORIGEN: Unidad responsable en la Dirección Regional.
C. CONTENIDO:
1. Número de Placa: Número de la placa del vehículo oficial.
2. Número de Control: Numeración de control de Bienes Patrimoniales.
3. Marca: Marca del vehículo.
4. Modelo: Modelo del vehículo.
5. Tipo: Tipo del vehículo.
6. Año: Año cuando se adquirió el vehículo.
7. Color: Color del vehículo.
8. Motor: Numeración del motor del vehículo.
9. Asignado a Dirección: Dirección encargada de los vehículos
10. Provincia o Área: Lugar donde se encuentra el vehículo asignado.
11. Capacidad en Galones: Capacidad de galones en el tanque del vehículo.
12. Condición del Vehículo: Condición en la que se encuentra el vehículo funcionado,
dañado o irreparable
13. Unidad Responsable: Firma del jefe de la unidad responsable.
14. Depto. de Transporte: Firma del jefe.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Transporte
Copia Dirección Regional
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 68
INFORME NÚM.2 REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
Sección de Transporte / Dirección Regional
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
AÑO 20___
NÚMERO DE
PLACA
NÚM. DE
CONTROL
AÑO DE
ADQUISICIÓN UBICACIÓN TALLER
FECHA DE
INGRESO
FECHA DE
SALIDA DAÑO
COSTO DE LA
REPARACIÓN
_____________________________________ _________________________________
Dirección Regional Sección de Transporte
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 69
INFORME NÚM.2
MANTENIMIENTO CORRECTIVO
A. OBJETIVO: Registrar el mantenimiento correctivo realizado a la flota
vehicular.
B. ORIGEN: Dirección Regional / Sección de Transporte.
C. CONTENIDO:
1. Número de Placa: Número de la placa del vehículo oficial.
2. Núm. de Control: Numeración de control.
3. Año de Adquisición: Fecha en la cual se adquirió el vehículo.
4. Ubicación: Lugar donde está ubicado el vehículo.
5. Taller: Nombre del taller donde fue llevado el vehículo.
6. Fecha de Ingreso: Día, mes y año cuando ingresó al taller.
7. Fecha de Salida: Día, mes y año cuando sale del taller.
8. Daño: El daño por el cual el vehículo fue llevado al taller.
9. Costo de la Reparación: Costo en balboas de la reparación del daño en el vehículo.
10. Dirección Regional: Firma de la Dirección Regional.
11. Sección de Transporte: Firma del jefe.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Transporte
Copia Dirección Regional
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 70
INFORME NÚM.3 REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
Sección de Transporte
CONTROL DEL USO SEMANAL DEL VEHÍCULO
Semana del _____ al _______ del mes de ________________ de 20_____ Número de Placa
Fecha Nombre del
Conductor Lugar de la Misión
Recorrido en km Combustible
Inicio Final Diferencia Cantidad Valor
Confeccionado por: __________________ Revisado por: ___________________
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 71
INFORME NÚM.3
CONTROL DE USO SEMANAL DEL VEHÍCULO
A. OBJETIVO: Controlar el uso semanal del vehículo de la institución.
B. ORIGEN: Sección de Transporte o Dirección Regional.
C. CONTENIDO:
1. Semana del__: Colocar la fecha inicio y final de la semana, mes y año.
2. Número de Placa: Número de identificación del vehículo.
3. Fecha: Día, mes y año del uso del Vehículo.
4. Nombre del conductor: Nombre de la persona que conduce el vehículo.
5. Firma: Rúbrica del conductor.
6. Lugar de la Misión: Ubicación del vehículo.
7. Recorrido en Kilómetros: Inicio, final y diferencia de los kilómetros recorrido.
8. Combustible: Cantidad y costo del combustible utilizado en la misión.
9. Confeccionado por: Nombre del responsable de levantar la información.
10. Revisado por: Firma del jefe de la Sección de Transporte/Dirección Regional.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Transporte / Dirección Regional
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 72
INFORME NÚM.4
REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
Sección de Transporte
CONTROL SEMANAL DE KILOMETRAJE Y DEL CONSUMO DE COMBUSTIBLE
Mes: _________________________ de 20 ____
Auto Placa Unidad Responsable Kilometraje
Recorrido
Consumo de
Combustible
Total:
__________________________________________________ ___________________________________
Dirección Regional / Departamento de Servicios Generales Sección de Transporte
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 73
INFORME NÚM.4
CONTROL SEMANAL DE KILOMETRAJE Y DEL CONSUMO DE COMBUSTIBLE
POR AUTO
A. OBJETIVO: Controlar el consumo de combustible según el kilometraje de la
flota vehicular.
B. ORIGEN: Sección de Transporte o Dirección Regional.
C. CONTENIDO:
1. Mes____: Mes y año de la confección del formulario.
2. Auto: Marca y modelo del auto.
3. Placa: Número de la placa del auto.
4. Unidad Responsable: Lugar al cual pertenece el auto y si está designado a una
dirección.
5. Kilometraje Recorrido: Recorrido total del vehículo en el mes.
6. Consumo de Combustible: Consumo mensual por vehículo.
7. Total: Sumatoria del kilometraje recorrido y del consumo de
combustible.
8. Sección de Pool de Autos
Livianos/Dirección Regional: Firma del responsable de levantar la información.
9. Sección de
Transporte: Firma del jefe.
D. DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Transporte / Dirección Regional
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 74
ANEXOS
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 75
ANEXO NÚM.1
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 76
ANEXO NÚM.2
REPÚBLICA DE PANAMÁ
SECRETARÍA NACIONAL DE DISCAPACIDAD
Dirección de Administración y Finanzas
SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS
Fecha: __________________________ Código: ______________
Control: ______________
Unidad: ___________________, solicitamos se proceda a tramitar la siguiente Solicitud de
Bienes y Servicios.
Renglón Cantidad Unidad Código
Artículo Descripción
Importe
Unitario Total
OBSERVACIÓN:
Preparado por: _____________________ Autorizado por: ________________________
Visto Bueno DAF: _____________________ Fecha: /____/____/____/
COMPRA AL CONTADO COMPRA AL CRÉDITO
Recibido en Compras por: ______________________ Fecha: /____/____/____/
Partida Presupuestaria:
Recibido en Presupuesto por: _________________ Fecha: /____/____/____/
Total
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 77
ANEXO NÚM.3
Por cada formulario colocar un Control
Núm. De Control:
Formulario Núm. 3
ENTIDAD SOLICITANTE: NÚMERO DE SOLICITUD DE LA ENTIDAD:
Provincia: Ubicación: Fecha de la Solicitud:
CÓDIGO DOCUMENTO REQUERIDO
D-1 COPIA DEL REVISADO DE VIGENCIA ACTUAL.
D-2 COPIA DEL REGISTRO ÚNICO VEHICULAR OFICIAL QUE DESEA RENOVAR.
D-3 COPIA DE LA POLIZA DE SEGURO VIGENTE HASTA EL 31 DE DICIEMBRE DEL AÑO FISCAL EN CURSO.
NÚM. DE
PLACA MARCA MODELO
1
2
3
4
5
REVISADO POR:
Nombre del Fiscalizador (si aplica)
APROBADO POR:
JEFE DE FISCALIZACIÓN
SOLO PARA USO DEL FISCALIZADOR
Devuelto por el Fiscalizador
Sí_____ No_____
Aprobado por el Fiscalizador
SI NO SI NO SI NO Sí_____ No_____
Favor Subsanar lo Siguiente:
Nombre del Oficial de Archivo y Correspondencia: Fecha:
D-2 D-3
SECCIÓN D DATOS GENERALES DEL FUNCIONARIO SOLICITANTE AUTORIZADO
NOMBRE DEL FUNCIONARIO CARGO FIRMA FECHA
SELLO
FIRMA FECHA
FIRMA
SECCIÓN E SÓLO PARA USO DE LA C.G.R.
FECHA
REQUERIDA
SECCIÓN A DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD SOLICITANTE
REPÚBLICA DE PANAMÁ
(SÓLO PARA USO DE LA CGR)
OFICINA DE PLACAS Y SEGUROS DEL ESTADO
TRÁMITE DE RENOVACIÓN
SECCIÓN B DATOS GENERALES DEL TRÁMITE
SECCIÓN C INDIQUE LOS DATOS REQUERIDOS
REVISADO MOTOR CHASIS COLOR -AÑO
D-1
Sólo para Uso de la C.G.R.
ADJUNTA DOC.
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 78
ANEXO NÚM.4
No. 28818 Gaceta Oficial Digital, martes 16 de julio de 2019 79
ANEXO NÚM.5
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