Gabinete de Auditoria de Sistemas

CPA - 506

Marzo del 2014 Facilitador: Mg. Sc. Miguel Cotaña M. 1

1. SISTEMAS DE INFORMACION

MODULO I

1.1 Introducción 2

SISTEMA:

Un conjunto de elementos interrelacionados que operan en conjunto para lograr un objetivo común.

TIPOS DE SISTEMAS

a) Abiertos: Intercambia información, energía o material con su medio ambiente.

b) Cerrados: No tiene interacción con su medio

INTRODUCCION

3

La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas biológicos células, plantas, el hombre, la organización, la sociedad) y los sistemas cerrados (como los sistemas físicos, las máquinas, el reloj, el termóstato): 4

•INFORMACION:

Externa - Interna - Corporativa

•SISTEMAS DE INFORMACION:

Conjunto de métodos y software

de aplicación

•TECNOLOGIAS DE INF.

Ordenadores, software de

sistema, telecomunicaciones

I INFORMACION

SI SISTEMAS DE

INFORMACION

TI TECNOLOGIAS DE

INFORMACION

DEFINICION DE CONTEXTO

5

Hoy en día cons-tituyen la columna vertebral de la gestión de la información.

TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

6

Todavia en nuestros días, la información no se considera un activo importante en la organización.

En las diferentes disciplinas, es indispensable entender los S.I., poque casi todas las organizaciones necesitan este tipo de sistemas para sobrevivir y prosperar.

POR QUÉ S.I.?

7

La información generada por los Sistemas de Información deben ser:

Precisa; Integra; Oportuna; Interesante; Coherente.

CUALIDADES DE LA INFORMACION

8

1. SISTEMAS DE INFORMACION

MODULO I

1.2 Administración de la Empresa Digital 9

El conocimiento de Sistemas de Información es esencial. Las organizaciones necesitan información para sobrevivir y prosperar. Los SI, pueden ayudar a las compañias a ampliar su alcance, ofrecer productos y servicios nuevos, reformar empleos y flujos de trabajo y quizá cambiar profundamente la manera de conducir los negocios.

10

Cuatro potentes cambios a nivel mundial han alterado el entorno de los negocios:

Surgimiento y fortalecimiento de la economia global.

Transformación de las economias y sociedades industriales en economias de servicio basadas en los conocimientos y la información.

Transformacion de la empresa comercial Surgimiento de la empresa digital.

ENTORNO DE LOS NEGOCIOS

11

Los SI proporcionan el poder de comunicación y analítico que las compañias necesitan para comerciar y manejar negocios en una escala global.

Grupos de trabajo globales;

Administración y control en el mercado;

Competencia en mercados mundiales;

Sistemas de entrega globales.

GLOBALIZACION

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En una economia basada en los conocimientos y la información, estos son ingredientes clave para crear riqueza.

Nuevos productos y servicios;

Economias basadas en conocimiento-inf.;

Productividad;

Competencia basada en el tiempo;

Vida mas corta de los productos;

Base limitada de conocimiento de los empleados.

TRANSF. DE ECONOMIAS INDUSTRIALES

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Se apoyan en información casi instantanea para suministrar productos y servicios personalizados en serie

Flexibilidad; Aplanamiento;

Descentralización;

Independencia de ubicación;

Bajos costos de transacción y coordinación; Trabajo colaborativo y en equipo; Facultamiento.

TRANSFORMACION DE LA EMPRESA

14

Casi todas las relaciones significativas de negocios de la organización con los clientes, proveedores y empleados, así como los activos, se realizan y controlan digitalmente. Existen 4 sistemas que ayudan a definir a la empresa digital, los sistemas de:

Adm. de la cadena de abastecimiento;

Adm.de las relaciones con el cliente;

Empresariales;

Adm. del conocimiento.

SURGIMIENTO DE LA EMPRESA DIGITAL

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Conjunto de componentes interrelaciona- dos que reúne (u obtiene), procesa, alma- cena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.

DEFINICION DE S.I.

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Los S.I., contienen información acerca de gente, lugares y cosas importantes dentro de la organización o en el entorno en que se desenvuelve.

Por Información se entienden los datos que se han moldeado en una forma significativa y útil para los seres humanos. En contraste, los datos son secuencias de hechos en bruto.

17

Sistemas de cómputo a cualquier nivel de la organización que cambian las metas, operaciones, productos, servicios o rela- ciones con el entorno de las organizacio- nes para ayudar a la empresa a obtener una ventaja competitiva. Modifican fundamentalmente la manera en que una empresa dirige sus negocios o los negocios mismos de la empresa.

S.I. ESTRATÉGICO

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Desde la perspectiva comercial, un SI es un instrumento para crear valor para la empresa;

La cadena de valor disgrega a la empresa en sus actividades estratégicas relevantes.

Valor es la cantidad que los compradores estan dispuestos a pagar por lo que la empresa les proporciona. El valor se mide por el ingreso total, es un reflejo del alcance del producto en cuanto al precio y las unidades que puede vender;

CADENA DE VALOR

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Una empresa obtiene ventaja competitiva, utilizando la cadena de valor como herramienta estratégica (más barato o mejor que sus competidores)

Una empresa es lucrativa si el valor que impone excede a los costos implicados en la creación del producto

La ventaja competitiva nace de todo el sistema de actividades. El todo es mayor que la sumatoria de las partes individualmente.

VENTAJA COMPETITIVA

20

ENTORNO

Procesamiento Clasificar Ordenar calcular

Entradas Salidas

Retroalimentación

SISTEMA DE INFORMACION

ORGANIZACION

proveedores clientes

Agencias reguladoras competidores accionistas

FUNCIONES

21

Proveer a una organización la información necesaria (pasada, presente y futura), en forma precisa y oportuna para que pueda ser la base para una correcta toma de de- cisiones.

OBJETIVOS

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Sistemas Formales: que se apoyan en sistemas de cómputo, definiciones fijas y aceptadas de datos, procedimientos para recolectar, procesar, distribuir y utilizar estos datos y que operan según reglas predefinidas. Pueden ser computarizados o manuales.

Sistemas Informales: basadas en reglas de conducta no establecidas, por ejemplo las redes de rumores en una clase (chismes en la oficina)

CBIS

23

Desde el punto de vista de los negocios, un SI es una solución organizacional y administrativa, basada en TI.

S.I. VISTA DESDE LOS NEGOCIOS

S.I.

administración

tecnología

organizaciones

24

Los SI forman parte de las organizaciones. Los elementos clave son su personal, la estructura, los procedimientos operativos, las politicas y la cultura. Las funciones y propósitos:

Ventas y marketing: vender los productos; Manufactura: producir bienes y servicios; Finanzas: Administrar activos financieros; R.H: Atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral; Contabilidad: mantener registros financieros.

ORGANIZACIONES

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Se coordina el trabajo mediante una jerarquia aplanada y procedimientos operativos estandar formales.

Se requieren distintos tipos de habilidades y personas:

• Administradores • Trabajadores de conocimientos • Trabajadores de datos • Trabajadores de producción o servicio 26

Los administradores perciben retos de negocios en el entorno, establecen estrategía y asigna recursos humanos y financieros. Deben ejercer un liderazgo responsable. Deben crear nuevos productos y servicios.

Adm. Nivel superior: toman decisiones estratégicas de largo plazo;

Adm. Nivel medio: (gerentes) ponen en práctica los programas de los directivos;

Adm. operativos: (supervisores) monitorean actividades diarias de la compañia.

ADMINISTRACION

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La TI, es una de las herramientas que se utilizan para enfrentar al cambio:

Hardware: es el equipo físico utilizado para las actividades de entrada, proceso y salida en un Sistema de Información;

Software: controlan y coordinan los componentes del hardware;

Tecnología de almacenamiento: dispositivos de almacenamiento masivo y los SGBD que controlan la distribución de los datos;

TECNOLOGIA

Tecnología de comunicaciones: red de ordenadores;

Infraestructura: recursos computacionales. 28

El estudio de los SI, es un campo multidisciplinario. Son sistemas sociotécnicos.

MIS

PSICOLOGIA

SOCIOLOGIA

ECONOMIA

CIENCIAS DE LA

ADMINISTRACION

INVESTIGACION

DE OPERACIONES

CIENCIAS DE LA

COMPUTACION

ENFOQUES DEL

COMPORTAMIENTO

ENFOQUES

TECNICOS

ENFOQUES CONTEMPORANEOS

29

Hace incapie en modelos normativos con bases matemáticas para estudiar estos sistemas. Las disciplinas que contribuyen a este enfoque son:

Ciencias de la computación: computabilidad métodos de acceso y almacenamiento de datos

Ciencias de la administración: desarrollo de modelos para una correcta toma de decisiones; Inv. De Operaciones: técnicas matemáticas para optimizar parámetros.

ENFOQUE TÉCNICO

30

Una parte de los SI, se ocupa de cuestiones de conducta que surgen durante el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de los SI.

La tecnología de los SI, a menudo es el estímulo de un problema o aspecto conductual. El centro de este enfoque, no son las soluciones técnicas, sino se concentra en los cambios de actitud, politicas de administración y organización, y conducta

ENFOQUE DEL COMPORTAMIENTO

31

Los SI contemporáneos producen cambios gerenciales (quién tiene qué información acerca de quiénes, cuándo y con qué frecuencia) y “centrales” de la institución (qué bienes y servicios se producen, en qué condiciones y por quién)

ESTRATEGIA

REGLAS

PROCEDIM SOFT

H

BD

T ORG SI

INTERDEPENDENCIA

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Los sistemas en red permiten a diferentes compañias unirse para suministrar bienes y servicios

COMPAÑIA DE LOGISTICA

COMPAÑIA DE FINANZAS

COMPAÑIA DE DISEÑO COMPAÑIA DE MANUFACTURA

COMPAÑIA VENTAS

ORGANIZACIONES VIRTUALES

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Es un SI, que enlaza a muchos compradores y vendedores, para intercambiar información, productos, servicios y pagos

MERCADO ELECTRÓNICO

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Es el proceso de comprar y vender bienes y servicios electrónicamente, mediante transacciones de negocios computarizadas, utilizando internet, redes y otras tecnologias digitales

COMERCIO ELECTRÓNICO

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Sustituye procedimientos manuales con alternativas electrónicas. Acelera los pedidos, la entrega y el pago de bienes y servicios, al tiempo que reduce los costos operativos y de inventarios de las compañias.

36

Usa tecnologia Internet y tecnologias digitales para la comunicación y coordinación entre organizaciones, así como la administración de la compañia.

Negocios

Electrónicos

Comercio

Electrónicos

Marketing y venta en linea, servicio a clie.

Productos fabricados por pedido, automa

tizacion de la fuerza de ventas, adquisic.

Produccion justo a tiempo, planificacion

Grupos de colaboracion, comunicación

Diseño conjunto, fuentes externas

NEGOCIOS ELECTRONICOS

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No es facil ni mecánico la contrucción y el uso de los SI. Se debe enfrentar 5 retos clave:

* El reto estratégico de los negocios;

* El reto de la globalización;

* El reto de la arquitectura de inform.

* El reto de responsabilidad y control;

* El reto de la inversión en SI.

RETO DE LOS S.I.

38

1. SISTEMAS DE INFORMACION

MODULO I

1.3 Sistema de Información en la Empresa 39

Las empresas necesitan diferentes tipos de Sistemas de Información para apoyar la toma de decisiones y manejar actividades de diversos niveles y funciones organizacionales.

40

Dado que hay intereses, especialidades y niveles diferentes en una organización, existen diferentes tipos de sistemas. Cuatro principales tipos de SI, dan servicio a los diferentes niveles de la organización:

Sistemas a nivel operativo Sistemas a nivel del conocimiento Sistemas a nivel administrativo Sistemas a nivel estratégico

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION

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NIVEL ADMINISTRATIVO

NIVEL ESTRATEGICO

NIVEL DEL CONOCIMIENTO

NIVEL OPERATIVO

TIPOS DE S.I. GRUPOS A LOS QUE SIRVEN

AREAS Ventas y

Marketing Manufactura Finanzas Contabilidad

Recursos Humanos

Gerentes Operativos

Trabajadores del Conocimiento y Datos

Gerente de Nivel medio

Directores

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Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales como: ventas, ingresos, depósitos en efectivo, nómina, decisiones de crédito y flujo de materiales en una fábrica. El objetivo de los sistemas es responder:

¿Cuántas partes hay en el inventario? ¿Qué pasó con el pago del señor Perez?

Ej:Sistema de reg. de depósitos en un cajero automático. Horas trabajadas.

SISTEMAS A NIVEL OPERATIVO

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Apoyan a los trabajadores del conocimiento y datos. El propósito de estos sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organización a controlar el flujo del trabajo de oficina

SISTEMAS A NIVEL DEL CONOCIMIENTO

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Sirven a las actividades de supervisión, control, toma de decisiones y adminstrativas de los gerentes del nivel medio. Las preguntas:

¿van bién las cosas? Algunos sistemas a nivel administrativo apoyan la toma de decisiones no rutinarias. Responden:

“qué pasaría si”:

SISTEMAS A NIVEL ADMINISTRATIVO

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Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo:

¿Cuáles serán los niveles de empleo dentro de cinco años?

¿Qué productos deberemos estar elaborando

dentro de cinco años?

¿Cuáles son las tendencias a largo plazo de los costos de la industria y dónde encaja

nuestra empresa?

SISTEMAS A NIVEL ESTRATÉGICO

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TIPOS DE SISTEMAS POR NIVEL

SISTEMAS A NIVEL ESTRATEGICO

Pronóstico

de

tendencia

de ventas

a cinco

años

Plan

ope

rativo

a

cinco

años

Pronós

tico de

presup

para

cinco

años

Planea

ción de

utilida

des

Planea

ción de

personal

Sis

tem

as d

e a

po

yo

a

eje

cu

tivo

s (

ES

S)

Ventas y marketing

manufactura finanzas contabilidad Recursos humanos

47

SISTEMAS A NIVEL ADMINISTRATIVO

Adminis-

tración

de

ventas

Analisis

de la

región

de

ventas

Control

de

inventa

rios

Progr.

de la

produc-

ción

Elabo-

ración

del

presup

anual

Análisis

de

costos

Análisis

de

inversion

de

capital

Análisis

de

fijación

de

precios

Análisis

de

reubica-

ción

Análisis

de

costo

de

contrato

(D

SS

)

(MIS

)

48

SISTEMAS A NIVEL DEL CONOCIMIENTO

Estaciones de

trabajo para

ingeniería

Procesamiento

de texto

Estaciones

de trabajo

para gráficos

Digitalización

de

documentos

Estaciones de

trabajo para

gerentes

Calendarios

electrónicos

(S

.OFIC

INA

) (K

WS

)

Ventas y marketing

finanzas Recursos humanos

49

SISTEMAS A NIVEL OPERATIVO

Seguimiento

de pedidos

Procesami-

ento de

pedidos

Control de

máquinas

Programa

ción de

planta

Control de

movimient

de

materiales

Negocia-

ción de

valores

Adminis-

tración de

efectivo

Nómina

Cuentas

por pagar

Cuentas

por cobrar

Compensa

ciones

Capacita-

ción y

desarrollo

Registro

de

empleados

Sis

tem

as d

e p

roce

sa

mie

nto

d

e t

ran

sa

ccio

ne

s (

TP

S)

Ventas y marketing

manufactura finanzas contabilidad Recursos humanos

50

Los SI, se pueden clasificar por la función y el nivel organizacional específicos a los cuales dan servicio. Los SI, típicos que apoyan las funciones empresariales son:

SI de ventas y marketing; SI de manufactura y

producción; SI de finanzas y contabilidad; SI de recursos humanos.

SISTEMAS FUNCIONALES

51

La función de ventas y marketing es responsible de vender el producto o servicio de la organización. A marketing le corresponde identificar los clientes para los productos o servicios de la empresa, determinar qué necesitan o desean, planear y desarrollar productos y servicios para satisfacer sus necesidades.

SISTEMAS DE VENTAS Y MARKETING

52

A ventas le atañe contactar clientes, vender los productos y servicios, tomar pedidos y llevar el registro de ventas, determinar precios para productos y servicios, prepar pronósticos de ventas a corto y mediano plazo

53

La función es responsable de producir los bienes y servicios de la empresa. Están relacionados con la planeación, desarrollo y mantenimiento de las instalaciones de producción, establecimiento de objetivos, adquisición, almacenamiento, disponibilidad de materiales de producción y la programación de equipo, instalaciones, mano de obra.

SISTEMAS DE MANUFACTURA-PRODUC.

54

Es responsable de administrar los activos financieros, como efectivo, acciones, bonos y otras inversiones, a fín de maximizar el rendimiento sobre estos activos. También se encarga de administrar la capitalización de la empresa. La función de contabilidad, es responsible de llevar y administrar los registros financieros

SISTEMAS DE FINANZAS Y CONTABILID.

55

Es responsable de atraer, desarrollar y mantener la fuerza de trabajo de la empresa. Estos sistemas, apoyan actividades como identificar empleados potenciales, llevar registros, crear programas para desarrollar los talentos y habilidades. Ayudan a los gerentes a supervisar y analizar el reclutamiento, colocación y remuneración.

SISTEMAS DE RECURSOS HUMANOS

56

1. SISTEMAS DE INFORMACION

MODULO I

1.4 Construcción de Sistema de Información 57

El desarrollo de SI, tiene riesgos e incertidumbre que hacen difícil que los sistemas logren sus metas:

Dificultad de establecer los requerimientos; Factores de tiempo y costo; Dificultad de manejar el cambio organizacional.

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La introducción de un nuevo SI implica mucho más que Hw y Sw nuevos. También incluye cambios en trabajos, habilidades, administración y organización. En la filosofía sociotécnica, no se puede instalar una nueva tecnología sin considerar a las personas. Cuando se diseña un nuevo SI, se está rediseñando la organización.

CAMBIO ORGANIZACIONAL

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Este proceso constituye un tipo de cambio organizacional planeado. Los constructores de SI deben entender:

Cómo afectará el sistema a la organización; Cómo cambiará la naturelaza de los grupos de trabajo.

Los SI pueden constituir un éxito técnico, pero un fracaso organizacional, debido a fallas en el proceso social y político.

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Decidir qué nuevos sistemas construir debe ser un componente del proceso de Planeación organizacional. Un Plan de SI funciona como un mapa, que indica la dirección del desarrollo de los sistemas, el modo de proceder, la situación actual, la estrategia administrativa, el plan de implementación y el presupuesto.

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IMPACTOS POSITIVOS DE LOS SI.

Pueden efectuar calculos o procesar

más rapido;

Pueden ayudar a empresas aprendan

sobre patrones de compra y

preferencias de clientes;

Proporciona nuevos rendimientos:

cajeros automáticos, terminales

aéreas controlados por ordenador;

Avances en la medicina;

Internet distribuye información

instantánea a millones de personas. 62

IMPACTOS NEGATIVOS DE LOS SI.

X Pueden eliminar puestos de trabajo

X Recolectan datos personales, lo cual

viola su privacidad

X Una caida del sistema, puede

ocasionar pérdidas millonarias

X Estrés repetitivo, estrés técnico

X Copias ilegales de software

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