Fundamentos de organización y representación documental: aportaciones de la ... · 2017-04-29 ·...

Fundamentosde organizacióny representacióndocumental:aportacionesde la archivística

FranciscoJavierGARCÍA MARCO

Areadefliblioteconomíay Documentación.UniversidaddeZaragoza

Weaskof dic critics muchcriticismS. Muller, J. A. Feith andR. Fruin, 1898

RESUMEN

Análisis de las principalesaportacionesde la Archivística a una TeoríaGeneralde la Documentación.El tratamientode los documentosdearchivoseconsideradesdeunaperspectivaintegradorade las Cienciasde la Documen-tación, que se justifica en la común búsquedade la comprensióny subsi-guienteoptimizacióndelos procesosde comunicacióndocumental.En parti-cular, el tratamientoarchivísticose consideraun casoconcretoy altamenteespecializadodel modelo global que denominamos“cadenadocumental”.Especializaciónque se plasmaen el clásico “principio de procedencia”y enlos modernosmétodosde descripciónmultinivel. En definitiva, la Archivísti-caenfatizael principio de procedenciacomomediode asegurarla integridad“arqueológica”de los fondos, haciendoposibleno sólo la lecturadel docu-mento,sino afirmandoquedicha lecturaes imposible sin referenciaal con-junto documental—reflejo especularde la comunidadhumanaproductora—enel quese generó.Estaperspectivaes importanteparalaCienciade laDocu-mentaciónporquees genuinamentesocial,y empalmadesdeun puntode vistacompletamentedistinto con las perspectivassociológicasdel análisisbiblio-métricoy cientométrico.

Palabrasclave: Tratamientodocumental.Teoría Generalde la Documenta-ción. Organizacióny descripcióndearchivos.Descripciónmultinivel.

RevistaGeneralde Infnrnmcióny Documentación,Vol. 5, nf?.Serviciode Publicaciones.UniversidadComplutense.Madrid, 1995

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1. INTRODUCCIÓN

La construcciónde unaCienciade la Documentaciónintegradorae inte-gradasuponeel conocimiento,deslindee integraciónde los principios básicosde las distintas Cienciasde la Documentación.Ciertamente,el campode lasCienciasde la Documentacióndestacaactualmentemáspor la primacíade lalaborprácticade tratamientoy difusiónde la información—diferenciadaadap-tativamenteen cadatipo de centrosegúnsusnecesidadesespecíficasy su prác-tica históricamenteconsolidada—antesque por la existenciade reflexionesteóricasintegradoras.Sin embargo,corno no se leescapaaningunodelosauto-resquese hanpreocupadopor acercarse—aunqueseasomeramente—atodasy cadaunade ellas,poseenunabasecomúnfundamental.En concreto,com-partenunateoría de la información—en sus aspectoslógicos, sociológicosypsicológicos—y un procesodocumentalbásico—la llamada“cadenadocu-mental”—. En reciprocidad,todasellas aportanaspectosidiosincrásicospro-pios muy acusadosy necesariosparaunacomprensiónglobal del fenómenodela Información.La Biblioteconomíaha aportadounaconcepciónuniversaldelsabery unastécnicasde control de extraordinariaeficacia.La Documentación,el énfasisen la difusión activa de la Información. La Museologíay la Docu-mentacióndel Patrimonio,un acercamientodocumentalal objeto. La Archivís-tica,porúltimo, lavisión integradoradel fondo documental,destacandola idio-sincrasiay valor arqueológicode laestructuracióndocumental,y las técnicasjerárquicasde descripción.Si bien todasestasCiencias—es decir, sus prpfe-sionales—desempeñanconeficaciacrecientesu papelsocialy tienenmotivosparasentirsesatisfechasde su trabajo, la perspectivade los usuariossueleser,frecuentemente,muchomásglobal. El usuarioconcibelos distintosdocumen-tos—incluidos tambiénlos objetosy monumentos,en cuantoque portadoresde “mensaje” o “información”— como “fuentesde información”, y desearíautópicamenteun accesotransparentee integradoa todasellas. El político,porsuparte,necesitatambiénunavisión integradade losprocesosde informaciónsocialquedebeanimar.Porotro lado,a un observadorexternono lo cabríanin-gunadudadelaexistenciade un ámbitodeinformacióndocumental—pormásquegenuinamenteespecializado—en el quelas distintasdisciplinasse centranenlagestióndedeterminadotipo dedocumentos.Finalmente,tambiénen nues-tro paísdestacadosteóricoshandefendidodesdeunaperspectivaotíetianao sis-témicala unidadde las Cienciasde la Documentación. Dentrode estapers-

Este hecho se ha prr~ucido desde tempranas lechas, de forma paralela a la sanción académica de estas

disciplinas. Desde la perspectiva Otíetiana —abiertamente integradora— destacan López Yepes en su Teoríade la Documentación (1978), y, con olros colaboradores en 1981, y Félix Sagredo y JoséMaría Izquierdo(1983) en su Concepción Lingúistica de la Documentación. Desde una óptica sislémica, Emilia Currás defen-dió esta perspectiva en su libro La ¡nfhr,nac.ión en sus nuevos aspectos: Ciencias dc la Documentación. Laperspectiva integradora es inevitable entre los profesores del área de Análisis y Lenguajes Documentales, queobservan cómo ciertos insírumentos, como, por ejemplo, los tesauros. se aplican en lodo tipo de centros.

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pectivaOtíetianade la Cienciade la Documentación,vamosa intentarprofun-dizar en estetrabajoen algunosde los principios más genuinosque la Archi-vística aportaa la empresacomúnde la Cienciade la Documentación,espe-cialmentedesdeel campode los documentospermanentes.

La Teoría Generalde las Cienciasde la Documentación,por otra parte,tambiéntieneaportacionesquerealizara laArchivísticacomocienciay comoprácticaprofesional.Especialmente,el énfasisenel papelmediadorquecual-quier centro de informacióndocumentalrealizaentrela ofertay demandadeinformación;papelmediadorqueconstituyela razónúltima desu existenciaenelcuerposocial.La descripcióndocumentalno puedeserresultadode criteriosde meragestióndesupervivenciao fruto deunainvestigaciónpuntual,sinoquese debecontemplarigualmentea la luz del serviciorealqueproporcionaal sis-tema social,del cual el archivoes nadamásy nadamenosqueun subsistemafuncional, y en el cual cualquierinvestigaciónes sólo un pasoadelante,o,cuántasveces,atrás.Y lapercepciónde dichoset-vicio,basadoen unasnecesi-dadessubyacentespero que puedeny debenser explicitadas,constituyeelmotor de unaplanificación archivísticae investigadoraque no resulteatadaala superficialidaddel día adía y al cambiode directoresy personalidades,sinoquesedemuestreválidaenel medioy largo plazo.Ello puedeserdifícil, absor-tos comoestamosen el díaadíay desmoralizadosmuchasvecespor la faltadecoordinación,liderazgoy generosidad,peroparecenecesarioantela continuaduplicaciónde esfuerzosy el desperdiciode innumerableshorasde trabajo,delas que,precisamente,andamostan escasos.

2. EL PROCESODE TRATAMIENTO ARCHIVÍSTICO YLAS HERRAMIENTAS DE ACCESO

2.1. EL PROCESODOCUMENTAL EN EL ARCHIVO

Efectivamente,el tratamientodel fondorespondea la necesidadde organi-zar la documentaciónparasu recuperacióny utilización. Las necesidadesdeinformacióndebendeterminarlas característicasdel tratamiento,y, recíproca-mente,la calidaddel tratamientodeterminael resultadode la recuperación,yla consiguientesatisfacciónde esasnecesidades.Tratamientoy recuperaciónsonlas dos carasinseparablesde la mismamoneday el fundamentoy razóndela existenciade cualquiercentrode información.El tratamientode la docu-mentaciónde un archivo sepuedecontemplardesdedos puntosde vistaoestra-tosmuydistintos: a) comoprocesoqueafectaal archivo ensu conjuntoy que,por tanto, requiereuna política y planificación; y b) comoprocesoal que sesometecadadocumentoen concreto,lo queen teoríade la documentaciónsesueledenominaranálisisdocumental.La secuenciade procedimientosa losque se sometela documentaciónson dos: a) la organización,que incluye elanálisisdel conjuntodocumental,laadopcióno creacióny de un plande clasi-

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ficación, y la ordenacióndel fondo; b) ladescripcióneindización,en lacualsedetallanlos contenidosde los documentosy otros aspectosnecesariosparasucorrectagestión, y se organizanlos índicesnecesariosparasu recuperación,seanclasificacioneso listasalfabéticas—a suvez, con o sinrelaciones—y serealicende forma manualo automática.

El procesogeneraldedarformaa los documentosdeun archivode mane-raquepuedasercontroladoy accedido,lo podemosdenominargenéricamen-te organización2, aunquea vecesse ha utilizado paradenominarlolas pala-bras catalogación,clasificaciónu ordenación~. A partirde TheodorSCHE-LLENBERG (1961, trad.) se ha impuestoel empleode los términosclasifi-cacióny ordenaciónparadesignara operacionesespecíficasde organizaciónde la masadocumental(HEREDIA, 198la, p. 49 Ss.)y el término cataloga-ción paraun tipo concretode descripciónarchivística.Todo ello ha clarifica-do enormementela terminologíay el rectoentendimientode los trabajosteó-ricos dedicadosal problemade organizacióndel archivo. La organizacióndelarchivo incluye, pues, la clasificación y ordenación.Como señalaCOOK(1989, p. 6), “this processof analysisand reconstructionis also an essentialpart of the final systemfor retrieval of information and exploitationof thearchive. The arrangementof archivesis an essentialpreliminaryto theirdes-cription.”

La clasificaciónconsisteen el análisisdel fondoa partirde susmecanis-mos de crecimientoy organización“natural”, es decir, de las característicasde la institución, en elementoscomponentes;análisisque se plasmaráen uncuadrode classificación(1±.classement;ing. art-aagemen~.Los criteriosdis-poniblespuedenserde trestipos: orgánico,funcionalo por materias(SCHE-LLENBERG, 1961; HEREDIA, 1981a,1981b, 1982). Como resultadode laoperacióndeclasificaciónresultanunaseriede entidadesarchivísticas(archi-val entities) agrupablesen conjuntosquepuedendenominarsearchival des-cription sets (ARAD y BELL, 1978). Por otra parte, la clasificaciónde la

2 HEREOIÁ HEREERÁ (1981, p. 49; 1988, p. 331 Ss,; 1982. p. 4041) utiliza organización como stnontmo

de clasificación, término para el cual considera que existe una tendencia actual a ser eliminado de la termi-nología archivística, sin duda, para marcar diferencias con los procesos bibliotecarios. Nosotros considera-mos más adecuado reservar esía palabra para denominar al conjunto de operaciones que hacen posible clacceso y control del patrimonio documental de un archivo, I.a palabra geslión podría reservarse para reibrir-nos al ciclo completo del documenlo, y el lérmino administración para referirnos al con~t,ntcs de las aclivi-dades de un archivo.

Tradicionalmente, se ha hablado en archivística de ordenación y clasificación, con cierta confusiónentre ambas. Ello supone tomar la parte por el todo, limitar las relaciones que se producen en el fondo a algu-nos tipos, y generar equívocos terminológicos. La clasificación correspondería tanto al establecimiento declases mediante relaciones de equivalencia y pertenencia, cotno al esíablecimiento de jerarquías de clasesmediante relaciones de inclusión. En realidad, lo que sc hace es organizar o sistematizar un fondo archivís-tico, es decir, convertir un conjunto de unidades dc archivo en un conjunto organizado, dotado de relacionesdc equivalencia y pertenencia <clasificación>, de relaciones de otden (ordenación), pero también de relacio-nes de inclusión (taxonomía) o de otro tipo <asociaciones). Nosotros hablaremos indistintamenle dc siste-matización u organtzacion.


documentaciónarchivísticaes un procesoretroalimentadoentreel análisisdelfondoy el del documento.La clasificaciónde un documentorequierela exis-tenciade unaclasificaciónpreviadel fondo—condiciónsine qua non de suordenación—.Por su parte,la labor de clasificaciónde nuevosdocumentos,y especialmentede nuevosbloquesdocumentalessin tratar,puede aconsejarla modificacióndel cuadrodeclasificacióndel fondo. En estadialéticahemosde introducirasimismola existenciade sistemasde archivosa los que nues-tro archivopertenecey quedebencompatibilizarsuscuadrosde clasificación,sin forzar por otra parte la idiosincrasiade la documentación(véasemásabajo).

La ordenaciónola disposiciónfísicadelosfondoseneldepósito(fr. cota-tion, classement;ing.arrangement)no es tan sólo unaactividadmaterial,sinotambiénintelectual.La clasificaciónarchivística,comola bibliotecariaen lossistemasde libre acceso,va adeterminarladisposiciónfísicadel fondo. Mien-trasquela bibliotecaintentareproducirun ordencercanoal propiousuario,elarchivo intentareproducirel orden pensadopor la oficina productora.La pri-meraoperacióndeordenaciónes determinarel criterioporel quese va aorde-nar la unidadarchivística,y que sigue las propiedadesdel punto de accesoseleccionadoen virtud de las propiedadesdel documento:alfabético,cronoló-gico, orgánico o sistemático,mixtos. A veces se combinanvarios sistemasmedianteprocesosde recodificación(vid. mfra). La ordenaciónexige, ensegundolugar, la aposiciónal ejemplarde una notacióno signatura(cotadearchivo),que individualice a launidadarchivísticamedianteun signoinequí-voco deidentificación.En tercer lugar,se debeprocedera la instalaciónfísicade las unidadesarchivísticas.

Como señalannumerososautores(HEREDIA, 1982, 1991a;ROBERGE,1992, p. 20), ha exitido ciertaconfusiónentrelos procesosde clasificaciónyordenación,puesambosprocesosseconfundíanen el manejode los documen-tos físicos. ParaROBERGEla llegadade los nuevos soportesde informacióny el impactode la gestióndocumentalautomatizadaha hechoevidentela dis-tinción entreambosprocesos.Creemosqueno es exageradoafirmar quedichadistinciónconstituyeademásunadelas grandesaportacionesde la archivísticacomocienciaa la teoríade la clasificacióndocumental.

La descripciónconsisteen la representaciónverbal sucintadel contenidode un documentoo un conjuntodocumentaly de unaseríede datoscaracterís-ticos.Estafaseequivalea lo quedenominamosen teoríade la documentacióngeneralanálisisdocumental.Comoresultadodel procesode descripciónobte-nemosunaseriede notas indicativasdel documento—título o resumenanota-tivo, autor o productor,característicasfísicas, fechade producción, lengua,notasrelativasa su historia archivística,etc.—, una seriede notas indicativasde su contenido—fechas,nombresde personay lugar, materias—,y, en elmejorde los casos,un resumende sucontenido.

En realidad la organizacióny la descripciónson procesosdificilmenteseparables,y en ningúncasoindependientes,aunquecadaunoestáregidopor


principios específicos~. El objetivo de la organizacióny descripciónarchivís-ticaes hacerinteligible el fondo de caraasu control adecuadopor los archive-ros y la comunicacióna losusuarios.La organizaciónes claramenteunatareasinequanon, peroes igualmenteciertoqueesaorganizaciónestáregidaabini-tio por lanecesidadde comunicary, paraello, de describirel fondo en su con-junto y en suspanes.Se puedeentenderla descripción,conformea las ideasqueexpresabamosen el capítuloanterior,como un segundonivel de análisis,dondese expresaconmayor exhaustividady precisiónel contenidodel fondo.

La indizaciónes,porúltimo, un apartadoimprescindibledel proceso,pueses laoperaciónqueaseguralaexpresióny ordenaciónde los términosrecupe-rablesqueexpresanlos conceptossusceptiblesde satisfacerlas necesidadesdelos usuariospotencialesde tal forma queseanpredeciblesy localizablesen elmomentode la recuperación.Ciertamente,la indizaciónes la únicaforma dehacerabordablede forma rápida y eficaz un conjunto de informacióndocu-mental.En definitiva, la indización suponela creacióndepuntosde accesoalcontenidodel documento.La automatizaciónsólo ha venido a facilitar —aautomatizar—estatarea,pero no ha relevadoal documentalistade los proce-sos de análisis y normalización,que deberárealizarmanualmentede formaasistidaporel ordenadoro codificaren algoritmosadecuados.Un aspectoclavede la normalizaciónes,sin duda,el control terminológico.En lamedidaen queen un sistemaderecuperaciónen texto libre o campostipo memocualquiertér-mino puedeconvertirseen punto de acceso,el control de vocabularioha deaplicarseal vocabulariode los propiosresúmenesen el casode queno existandescriptoressuficientesy adecuados~.

Por último, es necesarioseñalarque el procesode tratamientodocumentalno consisteen un flujo unidireccionalen el quese sucedende forma inflexiblelas operacionesde clasificación,ordenación,descripción,indizacióny recupe-ración. Antes al contrario, los problemasy solucionesadoptadosen cadaunade estasfasespueden,y muchasvecesdeben,provocarcambiosen los aparta-dos anteriores.Así, por ejemplo, el análisis detalladode documentosque serealiza en la fase de descripciónpuede provocaren ocasionessu reclasifica-

l-lvlwota. Antonia: (INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES, 1994, p. 221> señalaba recien-temente que: “1...] la descripción no es una operación independiente y con autonomía como lo es en lasBibliotecas, sino que guarda una relación estrecha con la organización y por tanto los conceptos, las defini-ciones y los términos que afectan a la clasificación —entre, otros, el principio de procedencia. el orden natu-ral, la seriación— han de esíar también suficienlemente elaborados para construir las normas archivísticasde descripción. Entiendo que esto es importante sino queremos implantar para los fondos de archivo la meto-dología de las colecciones y de los centros de documentación. Este es un aspecto crítico de la archivísticalatina, pues también está presente en la Italiana. como muestra la encarecida deflhnsa que Maria OUERCtO(INTERNATIONAL COUNCIL OF ARCHIVES, 1994. p. 103) hace dc la unión de ambas actividades: “[.1the Italian model does have the mcrit of regarding the moment of description as directly ansI incxtricably lin-kcd tu that of arrangentent: thc archival unit is described by making explicil Ihe hierarchical and logical reía-duns established by the creating body during its activities.

Véase GARciA Gt;TtÉatsízz (1984. p. 128>.


cíon. Tampocoel archivopuedeconsiderarseunaburbujaaisladade su con-texto,muy al contrario.La clasificaciónde un fondodesorganizado,porejem-pío, se facilita extraordinariamentesi se estudianlos procesosde organizaciónde fondossemejantesy mediantela utilizaciónde las herramientasde descrip-ción a las queéstosdieron lugar. Recíprocamente,los problemasy solucionesadoptadasen la clasificaciónde fondosdesorganizadospuedenorientarcam-bios en archivospreviamenteordenados.Por fin, el cuadrode clasificaciónydirectricesde descripcióne indizaciónadoptadaspuedensufrir modificacionesala luz de las decisionestomadasen el procesode análisisde losdocumentosconcretos.El tratamientode documentaciónhistóricadebeserun procesopla-gado de retroalimentacionestanto entresusdistintasfasescomoconlos trata-mientosrealizadosenotroscentros.A continuaciónofrecemosun esquemaqueresumelas ideasaportadas:

ORGANIZACIÓNDOCUMENTAL

ANÁLISISDOCUMENTAL

A•1•1

E——-1-

Análisis del documento

Clasificacion

IndizaciónDescripción Resumen

Ordenación del doc. primario(Almacenamiento)

Análisis estructuraldel fondo

Selección de una clasificacióno creación de un nuevo plan

de clasificación

-i

—fi

—fi

E—

E—

E-—

Codificación de laclasificación

.4

Ordenación

Descripción

Indización

Inserción del documentosecundario en los

instrumentos de recuperación

Fig. 1. Tratamiento del fondo y del documento


2.2. LAS HERRAMIENTAS DF ACCESO: LOS INSTRUMENTOS DE DESCRtPCION

El resultadode los procesosde organización,descripcióne indizacióndelfondo son un conjunto de herramientasde accesoque se han denominadodemanerasmuy diferentes.Vicenta CORTESALONSO (1989) hablapararefe-rirse a ellos de ‘instrumentode información’, Antonia HEREDIA (1988, p.224) de ‘instrumentosde descripción’,COOK y PROCTER(1989,p. XIII) fin-ding aids o instrumentosde localizacion, semejanteal de instrtímentsderechercheconsolidadoen lenguafrancesatanto en la propia Franciacomo enQuebec (ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRAN4AIS, 1970, p. 243;TAILLEMITE, 1980), término tomado tangencialmentede las AACR2 en lasquc se utiliza parareferirsea la fuenteprincipal dc intormacton.

La terminologíautilizadapara rcfcrirsea los distintos tipos de instrumen-tos de accesoes variadisima,y ha sido discutidapor HEREDIA (1988, p. 223226) parael casoespañolcon ampliasreferenciasa la terminologíaen las prin-cipales lenguaseuropeas.HEREDIA HERRERA (1981, 1982) se inclina porinstrumentosde descripción,siguiendola terminologíautilizada por SCHE-LLENBERG (1961), desechandootros términos utilizadoscomo catálogo—

por sermuy especificoe inducir a errorde apreciaciónal sugerirmásbien alutilización de la metodologfabibliotecaria—o instrumentosde trabajoe ins-trumentosarchivísticos—por serdemasiadoamplios.

Erectivamente,casi todos estostérminos presentaninsuficienciasléxicas.Así por ejemplo,si distinguimosentrela fasede organizacióny susproductos—el cuadrodeclasificación y el inventario— y la descripcióny los suyos, lautilización del término ‘instrumentosdedescripción’puedeinducir a error.Porel contrario, ‘instrumentosde información’ esdemasiadoamplio. Parecemásadecuadoel término ‘instrumentosde búsqueda’,basadoen los términosclási-cos ingleseso franceses.‘Instrumentosde recuperación’tieneun sentidosimi-lar en español,peroquizátiene unasconnotacionesexcesivamentetécnicas.Encualquiercaso,los instrumentosde búsquedasonel resultadode las operacio-nesde tratamientodel fondo, y son las herramientasimprescindiblesde cual-quiér procesode recuperaciónde la informacióncontenidaeh él.

3. LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: CLASIFICACIÓNY ORDENACIÓN

3.1. Los PRINCIPtOS DE LA ORCANIZACION DOCUMENTAL

3.1.1. Criterios de clasificación

La organizacióndocumentalincluye, como hemosvisto, los procesosdeclasificación,ordenacióny configuracióndel cuadrodeclasificacióndcl arehi-

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yo o tipo de archivos. De forma genérica,podemosafirmar que clasificaresagruparlos elementosdeun conjuntode acuerdoa unascaracterísticaso crite-nos,en concretoel llamado criteriode pertenecia.El resultadode cadauno deestossubeonjuntosse denomina“clase”. El criterio de pertenenciapuedeserexcluyenteo probabilístico <fuzzv, difuso). Las clasificacionesdocumentalestradicionales—fueran bibliográficaso archivísticas—hanseguidounalógicaexeluyente,puestoque uno de susprincipalesobjetivosera,entreotros, asig-nar unaposiciónúnicaal documentofísico dentrodel depósito.Se trata,pues,de unaclasificaciónno meramenteorientadaala recuperaciónsinoa lo quelosanglosajonesdenomina“mark andpark”, es decir,asignarun lugaren el archi-yo. No obstantelo dicho, y como veremosmás adelante,existengravespro-blemasen torno a estecriterio.

Lasposibilidadesde clasificaciónarchivísticason básicamentecuatro:a) laclasificaciónfuncional, basadaen las funcionesde la institución; b) la clasifi-caciónorgánicao estructural,basadaen su estructuraciónadministrativainter-na;y e) laclasficaciónmixta de carácterfuncionalestructuralo estructuralfun-cional, segúnlos primerosniveles respondana funcionesy los siguientesa laestructurade la institución o viceversa;y c) temática.

La cuartaposibilidad,quefue por otra partelaprimeraseguidaen la his-toria de la archivística,concebidaen sus primerosmomentoscon criterios decoleccionista,fue desechadapor su escasaestabilidady por los estragosquecausaen la organizacióndocumentalprimordial, la cual constituyeel contex-to naturaldel documentoindividual. A esteprincipio se le conocecomo prin-cipio de “respetoa los fondos”. El accesotemáticose asegura,no obstante,medianteíndices,conefectos meramentede recuperaciónde la informacton.El criterio de clasificacióntemático,por otraparte,puedeservirparaclasificarcoleccionesde materialesdesorganizadosque no podrían sistematizarsedeotra forma.

Aunque suprimamosde la lista de posibles criterios el de clasificacióntemáticapor inadecuadoy útil sólo con caráctersubsidiario, permanecenencoínpetenciael criterio estructuraly el funcional,así como susposiblescom-binaciones.La existenciade dos principios alternativosplanteaun grave pro-blemade interpretacióndel “respetoa losfondos”, si debeentendersedesdeelpunto de vistadela estructurade la instituciónoriginaria(criterio b) o desdeelde las funcionesque éstaresuelve(criterio a). Vamosa estudiarcon cuidadoestascuestionesen los apartadossiguientes,peroanteses necesarioque pro-fundicemosen el famosoprincipio de respetoa los fondos.

3.1.2. El “respeto a losfondos’

Ciertamente,y a poco que examinemosel problema,el archivo presentaunacualidaddistintivafrenteaotrasunidadesde información:mientrasquelabiblioteca,la fonotecao el museoson fruto de una decisiónde adquisición,constituyenunacoleccion;el archivo surgedemaneraespontánea,inevitabley

lOO Freíacisco JavierGarcíc, Marco

necesariacomosedimentacióndocumentalde las actividadesde unapersonafísicao jurídica (LODOLINI, 1988)~. Es en este hechosobreel quedescansael principio de provenancecomo describe brillantementeMichael COOK(1989, p. 14): “It. ¡ the arrangementof an archival accumulationshould bebasedupon an analysisof the structureandmethodsof the originatingorgani-zation andshoulddisplay an understandingof the functionsof differentpartsof the accumulation,in their relationto eachother. 1...] This understandingisachievedby studyingand recordingthe original sustemby which the archiveswere fenerated.The archival materialsmay then be arranged,as far as possi-ble, so as to preservetheorginal system.’(COOK, 1989,p. 6).

En nuestropaísse hadenominadofrecuentemente“principio de respetoalorigen de los documentos”.Así, por ejemplo. Vicenta CORTES(1982, p. 60),patriarcade la archivísticaespañolacontemporáneaafirma: “El principio rec-torde laorganizaciónde los fondosdocumentaleses el respetoalorigen de losdocumentos.Con ello no se hace másque reconocerque su producciónesracional,ajustadaa unasnormasy resultadode unaactividaddesarrolladaporlas personasy a las institucionesque,a su vez, respondena uíia organización,tienendefinidasunasfuncionesy persiguenunasmetas»

Es tambiénposibletaínbiéndefinir el ‘principio de respetoal origen” porlo que no es. Con brillantez, CORTÉS(1982. p. 61) sintetizalos Criterios deorganizaciónalternativosmuy frecuentesde losquehay que huir: clasificaciónpor materias, por tipos de soporte, formatos, antiguedado rareza.COOK(1989,p. 15 ss.)añadetambiénqueel tamañonuncaseráun criterio quepuedaestor-barla-aplicación-estricta-deiprincipioderespetoalos- Ibodos» - --

Sin embargo,aunquees defendidopor todoslos tratadistasmodernos,elprincipio de respetoa los fondossólo ha llegadoa serel principio rectorde laarchivísticadespuésde seriosdebates.Así, por ejemplo, en nuestropaís elprestigiosoinvestigadorLASSO DE LA VEGA (1959)defendíaenérgicamen-te la utilización de la CDU en los archivosadministrativos;soluciónquetoda-vía recogíaLLISET BORREL (1969, p. 40) a finalesde los sesentade cara ala organizacióndelos archivosmunicipales.Es necesario,por tanto,examinarcon másdetallecómo ha llegadoa ocuparsu lugar rector.

Suorigen—comohadefendidoenun sugerenteartículoMarfine CARDIN(1994)—estáligado al pensamientopositivista: “En effet, les archivistespou-vaient désormaisprétendreconserverune massedocumentaireobjective maisouvertetous azimuts=la consultationsubjective [.1. Dés lors, le développe-ment desnormesarchivistiquessesituadansun schémad’objectivité” (CAR-

En honor a la verdad, hay que afirmar que esta brillante argomentuci óu, común a todos los grandestratadisías de este siglo, adolece de una pcqucña falacia en el caso de los nt-chivos históricos: l;t agregaciónnatural dc documentos corte paralela a la destrucción igtutlmente natural de aquellos qttc va no son ftmneio-nales. La causa de que sc guarden los documentos más allá de su vida activa se explica por cl mismo prin-cipio por el que sc crean bibliotecas y museos, a saber, por su función lisa y 1 lanan,eote coltttral <de presel-vación de la identidad colectiva, científica y educativa).

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DIN, 1994,p. 526).ComoseñalaTAYLOR (1980,p. 9 13)en labrillante intro-ducciónde su manual,el principio de respetoa los fondoshemosde entender-lo ademásligado al control y archivo de la documentaciónadministrativapro-venientede las bien organizadascancilleríasnorteuropeas.No es extrañoquese hayanplanteadofuertesenvitesa la prácticatradicional desdela cataloga-ción de manuscritosy archivos personales,muchasvecesmás próxima a lacatalogaciónde léndosbibliográficosantiguos, especialínenteen la tradiciónde los manuscriptcuratorsnorteamericanos~.

Efectivamente,hastala adopcióndel principio de “respectdesfonds”, laprácticaarchivísticaprocedíaa la clasificaciónarbitraria de los documentossegúnsuposible interéshistórico. Esteprocedimientoconducealabsurdo,pues-to queel mapade las categoríashistóricascambiacontinuamente;y si se deseaunaclasificaciónpor materiaseficaz, el mantenimientoresultaenormementegravosoy ciertamenteinadecuadopararegir la disposiciónfísica de los fondos.La clasificacióntemáticaademás,desdeel puntode vistadel buenhistoriador,es un sin sentido,puesdestrozala organizacióndel archivo,de lamismamane-ra queel furtivo destruyelos yacimientosarqueológicos.El principiode respe-to alorigen se fue gestandolentamenteen variospaíseseuropeos(LODOLINI,1993), incluido elnuestro(HEREDIA, 1992,p. 14). El 24 de abril de 1841 unacircular recogelas ideassobreun “ínéthodeorganiqueraisonné” de organiza-ción de los archivosdel historiadorfrancésNatalis de Wailly querompíaconestasituacióny preconizabael respetoalaorganizaciónde los fondosremitidosa los archivos.Losarchiverosprusianosadoptaríanel sistemabajoelnombredeprincipio deprocedenciaapartirde 1881 en Berlíny apartirde 1896 enlos pro-vinciales. Desde 1897 el sistema se impone mediantecircular en los PaisesBajos,y el año siguiente,en 1898 se consagraen el Manualpara la Clasífica-cion y DescripcióndeArchivosde los archiverosholandesesMULLER, FEITHy FRUIN (1898),el cual, al ir siendotraducidoa los principalesidiomaseuro-peos,revolucionaríala prácticaarchivísticaen todaEuropa.La doctrinaapare-cería ya claramenteconsolidadaen el siguientegran manual, publicado eninglés—conlo queello suponíaparasu difusiónpor el restodel mundo—porlaarchiverainglesaHilary JENKINSON(¡965 [1922]),y fue constituidaen unsólidoedificio teóricoen el libro de TheodorSCHELLENBERG(1956),direc-tor de los National Archivesde los EstadosUnidos.Actualmente,el principiode procedenciase respetade modo universalen la prácticaarchivísticainterna-cional,y comoproclamógráfiean~enteen 1922porHilary JENKINSON(1965),patriarcade la reconocidaarchivísticaanglosajona,elprincipio de procedenciaconstituyela ‘moral defence’de los archivos.

ComoseñalaHEREDIA (1986,p. 16) el principiose plasmaconcretamen-te en el “mantenimientode la unidade independenciadel fondo, de su integri-

Véase en este sentido el excelente manual de descripción de manuscritos de Kenneth Ductczrr (1975).E) APPM cíe HENSEN (1988) constituye un avance en esta dirección orientada a los entornos automatizados.

102 Francis.oJavierGarcía Marco

dady del carácterseriadode susdocuínentos”.ComoseñalaPETILLAT (1994.p. 14 15) el principiode respetoal origen suponeun conceptode documentoarchivístico—comopartede unatotalidadmayorcuyaintegridadse debepre-servar—y unametodologíade tratamientocolectivo.

Tampoco el principio de procedenciaestá libre de problemasteóricos(PETILLAT, 1994. p. 17 18). Así por ejemplo, no todoslos autoresestándeacuerdoen la convenienciade respetarel ordenoriginal —el Stí-uk-tuíprincipde los archiverosalemanes—.Autorestan reputadoscomoSCHELLENBERG(1956)consideranqueesteordenrespondea los interesesde la administracióny raramentea la de los investigadores.Existen tambiéndiscusionessobrea quénivel constituir el fondo, que DUCHEIN (1977) ha descritocomo un conti-nuum entredos extremos:la postura“maximalista~’ de, por ejemplo,los archi-verossoviéticos,queconsiderabanqueel conjuntode las estructurasadminis-trativasde un paísconstituíanun único fondo, a los planteamieíitos~‘minima-listas” de los norteamericanosque prefieren desenvolverseen el nivel de laserie,o el criterio intermediode los archiverosfrancesesqueprefierenoperaral nivel (leí “bureau”. Por otra parte.si bienel principiode procedenciaresuel-ve laorganizaciónde los archivoscentralesehistóricos,ciertamenteno resuel-ve el problemade los archivosde gestión,dondeel objetivo de cualquierclasi-ficación debeser optimizar la recuperaciónde la información. No obstante,tambiénen ellosel cuadrode clasificaciónse realizaconforínea lasfuncionesadministrativasrealizadasy la tipologíadocumental.

3.1.2.1- El principio de procedenciacomoarqueologíadocumental

El principiode procedenciaes,comovamosa ver, extraordinariamenteútila la investigaciónhistórica. Nosotrospensarnosquese debemantenerno sóloen los archivosreales, quealmacenanlos documentosoriginales,sino tambiénen los archivosvirtualesexistentesen loscentrosde investigación,constituidosmediantecopias ópticasy referenciasdocumentales.

Ello debeserasí porqueel principio de procedenciapostulaun principioUV 1 V~i e~rIIL4UItPII. [itt y it (tAU dc Ci SC ctutCt ttttiid Olla LtJt t caputiucituta 1 Cat Ctlti C

la sistematizaciónde un archivoy el cuadrode clasificaciónadoptado,por unlado, y la estructuradel organismou organismosque generaronel fondo, porel otro. El archivoconstituyela memoriapermanentey stípraindividual de tinainstitución u organismo,o la memoriaexternade un individuo enel casode losarchivosindividuales.El archivo se organizadurantesu tiempoactivo8en vir-tud de las funcionesdel organismo—biológico o institucional, pero siempresocial— al que sirve, y éstasquedanreflejadasen tipos de documentaciónespecíficosparacadafunción y tareaconcreta.Aunquequepacategorizaresa

En realidad, tt u archivo nonc a nl ocre. a ji o ser q tic sc di -perse o se destroya. Contiíttta cvoloc onandoa partir de las necesidades dcl almacenamiento. conservaciótí y recupetación documental sufriendo reorde-nací oiles, genersíndo colecciones, sufrieítdo una re stauraci óís de su organización primit iva, dc.


organizacióncomoun “procesonatural”9; contempladadesdela ópticade unacienciasocial, no es ni muchomenosun procesonatural,puestoqueestásuje-ta a importantesprocesosde seleccióny normalizacióndocumental,es decir,aunaauténticaingenieríade la información.Sí quelo es,evidentemente,encon-traposiciónal trabajode losdocumentalistaso bibliotecarios,loscualesdesem-peñan un papelactivo en la adquisiciónde las unidades,seansueltaso encolecciones.

La importanciadel principio de procedenciano sepuedeentendersi no serelacionacon la función del archivohistóricocomobien cultural, comomemo-ria social y estética.En virtud de esta función, el archivo desorganizadosesometea unaauténticalabor de investigaciónarqueológica,se descubrensusfuncionesprimitivas, se establecela tipología de sus documentos,se recuperacomo entramado,comosistema.Ahora bien,cualquierarchiverosabeque lainstituciónproductora(nodigamoslaconservadora)sufreevolucionese inclu-so revolucionesen su organizaciónal cabodel tiempo. La organizacióndelarchivoapareceentoncesen todasu dimensióndiacrónica,compuestade nive-les,de escalonesy derupturas,quedebenserreflejadosen ladescripcióndocu-mental.Sin embargo,adiferenciadel arqueólogo,quedebedestruirel estratomas nuevoparadescubrirel másantiguo,el archiveropuedetomarcomorefe-rencíael motuentodiacrónicodel archivoque deseey referiraél las anterioreso posteríoresevolucionesde su organigrama.En general,el archiverose pon-drá a trabajarconel archivotal y como le llega en el momentode su categori-zación como histórico. Parael arebivero,el principio de procedenciapropor-cionaun marco objetivoen el senodel cual desarrollarsu trabajo; sin embar-go, es igualínenteimportanteparael investigador.Las posibilidadesdel trata-miento arqueológicode la documentaciónson preciosastambiénparael cien-tífico del pasado,quetiene así unapistamásparala reconstrucciónde la insti-tución o sociedadqueestudialO El documentomultiplica su valorcuandoseleconsiderapartede un conjuntoorganizado,fruto de unaseriedeprocesosfun-cionalesquelo justifica. Michel DUCHEIN (1985 [or 1977]) lo ha expresadográficamenteen un excelentepárrafoquereproducimosacontinuación:

Por consiguiente,para la apreciación de un documentocualquiera esesencialsaberexactamentequiénlo produjo, enquécircunstancias,den-

la consideración de la formación de los archivos como “proceso natural” <CoRTÉS, ~ p U)GALLooo DoSIÍNÓt s, Lót’si-, GóMIl-,, 198S, p. 22) debe ser precisada en términos de la propia tradiciónarchivístíca como resttltante de la actividad del propio productor. y nunca del archivero, frente a la tradiciónerudita, musctsttca o btbliotecaria de la colección. En la quinta edición de su manual Huct;otA <1991, p. 141>matiza: ‘1 os documcntos se reúnen en agrupaciones naturales, o en todo caso hislóricas, y artificiales?

Fn íd prat 1 ltd la organización primitiva de muchos archivos históricos ha sido destrtí ida por los mis-mos que la detiunden co Ávor cíe su ‘conservación”. La primitiva organización en arcas, cajones y bolsas hasi do st, sitio tda por oiras más funcional es, preservando eso sí el organigrama de la institución, cuando no hasido tambícn dcstru,do para construir secciones facticias. Nos preguntamos si en estos casos no sería masapropiado procedur sí lítupiado, restauración y reproducción óptica, y conservar el legado más bien con dula-sts musetsttco

104 Francisco ¡mier GarcíaMarc-o

tro dc quémarcodeprocedimiento,conquéfin, condestinacióna quién,cuándoy cómofue recibidopor su destinatario,y por quévíasllegó hastanosostros.Bien: tal conocinhientono esposiblesino en la medidaen queel conjuntodedocumentosquelo acompañanse hayaconservadointac-to, bien individualizado y sin confundirloc:ondocumentosde disiiníapro-cedencia,asíestostengan relación conelmismoobjetivo.En cuantohaceal interéspráctico del métodosc puedeuItrmaí: su) lugar a cíficía, quecireceal archivisia una basesegurapat-a su tralíajo declasificcíción y deinventario. Cuandosepone(le lado el respetode losfreídos,tcdo trabajoarchivísticose torna arbitrario, subjetivo, carentede rigor; ya qt.w porejemplosi en su lugar se adc’pta el métodode clasificaciónpor temas,lamayoríadelos documentospuedenser lasificados(le dos o tresmaneraschferentes.Tomemosel casodelproyectodetalladode un arquitectopci/ala cc,nstrucc.ióndeun monumentoenuna ciudad:ses~únel ‘tema relacio-nado” pc>drá serclasificadobajo elnoníbredelarquitectoa bajo el nc,m—bredel monumento.Esta disyuncióndesaparacesi el docu,n.entoha sidoconservadoen el expedientec¿clnzinistrativcdela construccióndel nhona—¡nento, y si e te expediente.a su vez, ha sido conservadoen el fóndodearchivoscíe la ciudad.

Un problemaque planteala teoría arqueológicadel archivo, del archivocomovestigio, es bastadóndese debellegar en la aplicacióndel principio derestitucióno restauración.En estepunto ha habidoun fuertedebateprofesio-nal. Existendos grandescasosdiferentes:a) el archivoorganizado;b) elarchi-yoqueha perdidosu ordenoriginal; e) el archivoquenuncatuvo un ordencon-sistentey aceptableque permitiera su utilización eficaz. El primer caso sepuedeconsiderarresuelto:el archivo organizadocon unosprocedimientosdetransferencia,avalúoy expurgorazonablesse limita a incorporarlos fondosdeunamanera“natural”. El segundocasoes máscoínplejo En generalseacep-ta que se deberestituir la clasificaciónoriginal en la medidade lo posible,einclusoprocederala agregación12 de documentosdejandolos necesariostes-tigos entredistintassecciones.El tercercasoes francamentedifícil. Se sueleprescribirun análisisfuncionalde la institución.Comodiscutiremosmástarde.la consignaciónde las areasdedicadasa la historia administrativay de la cus-todia puedepermitir deshacersolucionesqueel tiempo pruebeequivocadas,yrevertir el fondo a su clasificacióny ordenaciónoriginal. En todo caso,permI-tirá un auténticoestudioarqueológicodel fondoenel casodequemotivoscien-tíficos o técnicoslo hagannecesario.

A modo de resumen,podemosafirmar queel principio de procedencianosólo objetiva, portanto, el trabajodel archivero,sino quesirve manifiestamen-

véase el apartado dedicado al respeto al orden original.2 La agregaci jo es la incorporación de ttn documento o cotsjunto de doc ume ntos a su fund o, sección.

serie o unidad archivística originaria.

Fundamentosdeorganizacióny representacióndocumental:aportaciones... lOS

te a los interesesdel investigador.No en vano, Natalisde Wailly, su formula-dor, erahistoriadorFrenteaotros criterios comoel uso de clasificacionesuní-versales,el principiode respetoa los fondos,al reproducirelorganigramay laforma de funcionamientonaturalde la institucióncreadora,preservala identi-daddel fondo, posibilitaunaauténtica“arqueologíadocumental”,y aseguraunservtcioeficaz tanto alos usuariosquese acerquenbuscandotestimoniosreía-ctonadoscon la actividadde esainstitución como a los preocupadospor pro-blemashistóricos13 Además,poseeventajasinmediatasparalos gestoresdelarchivo: resuelvela colocacióny ordenaciónde los fondosen el depósito,per-mitiendo la realizaciónde previsiones sobrela cantidadde material que elarchivova a recibir Paralelamente,elimina la necesidadde reorganizacióndefondos orgánicamenteestructurados.A la luz de todasestasrazones,no esextrañoquehayaalcanzadotal primacíadentrode la teoríaarchivística.

3.1.2.2. El principio deprocedenciacomo banderaprofesional

Ademásde las razonesaducidas,existeotro motivo de orden sociológicoque ha aseguradoel extraordinarioéxito del “respetoa los fondos”. El princi-pio de procedenciase ha convertidoen el “grito de guerrapor excelencia”delos archiverosprofesionalesde todo el mundoporqueplanteabarrerasclarasfrenteal modo de procederde otros especialistasen tratamientode la informa-ción, en particularfrentea los bibliotecarios.Mientrasqueel bibliotecariocIa-sifica segúnesquemasconceptualesy universales,organizandounacolección,el archiveroclasificasegúnlas característicasde las organizacionesproducto-ras de documentos,organizandoun fondo. Como afirma Vicenta CORTES(1982), “[...] sise«clasifican»los documentosporcriterios distintosal origen,no sólose estádesoyendoelprincipiomáximode la laborarchivística,sinoqueel resultadoseráuna «colecciónclasificadade documentos»,no un archivo”.En un texto programáticoquebuscaestablecerunateoríageneralde la archi-vística, STIELOW (1991, p. 18) enfrentael empirismometodológicode losarchiverosal racionalismode los bibliotecarios:

Librariansare Platonists,whoare taught to dealwith absolutecategoriesand ideal classiflcations,whereasarchivists are Aristotelians, who thinkucdorganisein a relativisticjramework.

El principio de procedencia,por tanto,se haconvertidoen labanderapro-fesional de los archiverosen el competitivo mundode los científicosde lainformación,y en un entornodominadopor las nuevastecnologías.El princi-pio de respetoalos fondosplanteael énfasisen el conocimientode las institu-cionesproductoras,es decir,en un saberde carácter,al fin y al cabo,humanís-

13 En este sentido EIRAs (l975, p. 284> ha hablado de ‘megadocumento’ para referirse a los fondos de

protocolos notariales del Archivo Histórico de la Universidad de Santiago.


tico, frentea los profesionalesprovenientesde ladocumentación,la ingenieríao la informáticaqueenfatizanla importanciade los mediostecnológicos.

3.1.3. El respetoa la estruc-turao a la función: dosprincipiosen cotnpetencta

Avanzandoun pasomásen el sentidodel respetoa los fondos,los archive-ros holandesesparalos cualesel principio de procedenciase aplica tan sola-mente a la procedenciadel documentooriginal, plantearoncorno uno de suscolorariosel respetoa la clasificación interna originaria (HANDENBERG.1985, p. 93). Este principio ha sido denominadoen la archivísticaalemanaSrukturprinzip, es decir, principio de respetoa la estructuraoriginaria delfondo, basadaen laestructuraadministrativade la institución. En la archivísti-caholandesase denominatambiénstructuurbeginsel,pero conunainterpreta-ciónmásrestringidaqueluegoexaminaremos.Ya MULLER, FEITH y FRUIN(1898), en su manualclásicode organizaciónde fondosarchivísticos,postulanqueel sistemade clasificacióndebebasarseen la organizaciónprimitiva delfondo de archivo,y queéstacoincidiránormalmenteen sus grandeslíneasconla propia organizaciónadministrativade la institución de la cual los documen-tos provienen.Los archiverosholandesescontemporáneoshan enunciadoelprincipiodeformamásprecisa:“El principiodeprocedenciaes elprincipioporel cual todo docuínentode archivo debe volver al grupo de archivo desdeelcual se origina y dentro de este grupo, a su sitio original” (NederlandseArchiefterminologie;ref. HANDENBERG. 1985, p. 93). No es el contenidotemáticode un documento,sino su destino,lo quedeterminael lugar quese ledebeasignaren el fondo. Estaformulaciónrígida del principio de procedenciaesdenominadaporellos “principio de destino”(beslemmingsbeginsel),e impo-ne el requisitode restituir el ordenamentointerno de laagenciacreadora(res-tauratiebeginsel).A diferenciade ladoctrina alemana,los manualesholande-sesdefinenporseparadoel principiofuncional(functioneelbeginsel)—basadoen la “subdivisiónde tareas”efectuadapor la institucióno por el titular perso-nal—y el principio de organización(organisaíiiebeginsel)—las seccíonessedcrivan de la -organizacióndc la agenciacreadoray de ta organizaciónde suadministracióna la vez—.

El problemaes que la aplicaciónprácticade esteprincipio planteanume-rosasdificultades,debidasa la historia de los fondos—muchasvecessometi-dos atraumáticosprocesosde integración,desagregacióny reclasificación—ytambién,a menudo,a quelas institucionesproductorastampocose hancarac-terizadoamenudoporrespetarsu propiaclasificacióno estructuraa lahorade“almacenar”los fondos.A ello hay que sumarla existenciade prácticasdedocumentaciónadministrativamuy distintasen el norte y el sur de Europa:enlos paisesgermanicoseldocumentose preclasificaen unaoficinaquetieneenla institución la función específicade registro (Registratur), cosaqueno ocu-rre de forma sistemáticaen los paiseslatinos. No es estrañoqueun archiverode la talla de DUCHEIN (1985 [1977],p. 86). mássensibleala tradiciónadmi-

Fundamentosdeorganizacióny represeíttacióndoeumentat:aportaciones... 107

nistrativamediterránea,considerequeel principiode respetoa laclasificaciónoriginal de fondo, por más que útil, no pueda ser llevado a la práctica enmuchoscasos:

Una de estasdificultadesesfundamental,y consisteen quela clasifica-cton quelos organismosproductoresdana los documentosnuncaescon-cebida de ¡nodo que cubra un largo periodo de tiempo. Su utilidad esesencialmentefuncional, pragmática,yno histórica.No correspondepuesa los métodosde clasificaciónarchivística que, por lo general, contem-plan trozos cronológicosbastantelargos.

La soluciónqueDUCHEIN (1987 [1977],p. 87) ofrecees respetarlasdivi-siones funcionalesdel organismoproductor, siempreque no hayan sufridodemasiadoscambios,y conservaraquellasclasificacionesqueseansuficiente-menteestablesy cubranun periodosuficientementeprolongado.En los demáscasos,el archiveropodrátomarla clasificaciónoriginal comoinspiración,perono se deberásentirobligadopor ella. Estaes tambiénla líneadefendidapor elcuerpo mayor de la archivísticaestadounidense.Así, por ejemplo, E. G.CAMPBELL (1941;ref. EVANS, 1985,p. 290) criticabalaclasificaciónorga-nizacional—basadaen las subdivisionesadministrativas—afirmandoque elobjetivo clavede la clasificación,seanlibros o documentos,es ponerel mate-rial aladisposicióndelos investigadores,y que,enla mayorpartede los casos,el usuariono poseeun conocimientoaceptablede la complejahistoria admi-nistrativade los fondos, y necesitaríamuchos mesespara adquirirla. Comoveremosmásadelante,éstaes tambiénla opciónmásaceptadaen España.

La archivísticaholandesa,por su parte,considera—de forma consistentecon la formulación fuertedel “principio de procedencia”,como hemosseñala-do— que“mantenerestaestructura[la del archivooriginal] imponeel requisi-to de restaurarlasi se alteró como se dijo anteriormente,y devolverlos docu-mentosoriginalesde archivoa suslugaresde origen” (HANDENBERG, 1985,p. 94). Nosotros,tomandounaposturaintermediaentrela atractivacoherenciade la interpretaciónholandesadel “principio de procedencia”y la realidaddelas administracioneslatinasy de susdescuidadosarchivos,creemosque,cuan-do seaabsolutamentenecesarioalterarel ordenoriginal en arasdeunamayoreficaciaen laconservación,deberíaal menosdocumentarsela estructuraorigi-nal del fondo. Ello es necesariosi deseamospreservarintacta la cargaargu-mentativay cientificidadque el principio de procedenciarecibedel plantea-mientoquehemosdenominado“arqueologíadocumental”.La preservacióndeestosdatos aseguraque cualquiercambio en el fondo sea reversible, si sedemuestrasu incoveniencia.En estesentidocaminala normativainternacional,sugiriendolaexistenciaen la descripcióna los distintos nivelesde un áreadedescripciónde la custodiaadministrativay archivística(vid. mfra). En últimotérmino,la mayor partede los autores,seande la procedenciaque sean,estánde acuerdoen priorizarla flexibilidad enel cumplimientode las normascuan-do la experiencialo exigefrentea los venerablesprincipios,que se conciben


másbiencomonortesde laactividad archivística.Creemos,pues,quetanto omásimportantequeimponeruna norma—sujetasiempre,por otraparte,al tri-bunalde laeficaciacomparativay a la ley del perfeccionamientoprogresivo—,es entendercuálesson los motivos queprovocanladiversidaden laactuaciónconcretade los archiveros.Tambiénes importanteque nos demoscuentadeque,detrásdel apoyogeneralizadoqueelprincipiode procedenciarecibe,exis-ten ímportanresfallas teóricasen su implementaciónpráctica.

3. 1 .4. La doctrina cíe! respetoa losfondosen nuest,vpaís-

Estaflexibilidad estágeneralmentepresenteen los manualesescritosennuestropaís,muy influenciadosporotrapartepor las ideasdeSchellenberg,taly comose recibena travésde laescuelaargentina.En generalse aceptaque elprincipio de procedenciase debeinterpretarde forma laxa tanto en el casodelas seriesfacticiascomo, especialmente,en el casode fondoscomplejosy decaraa la elaboraciónde cuadrosde clasificaciónquetenganvalidez paracon-juntosde archivos.

Así pues,a pesarde la primacíadel principio de procedencia,las necesi-dadesde tratamientoespecificode caraa la conservaciónde los fondos,o res-trIccIonesen las posibilidadesde almacenamientopuedenconducira la crea-ción de “seccionesfacticias” o “colecciones” (CORTES, 1982, p. 61). casisiempreen función de las cualidadesespecíficasdel tipo de documento(pla-nos, fotografías,papelácido,etc.) ~

Otro hecho ineludible es la complicaciónque la variedadde estructurasadministrativasy su rápidaevoluciónplanteaa unaclasificación“arqueológi-ca” del fondo. Efectivaínente,el estadomodernoes consecuenciade la inte-gración de mundos organizativos muy diferentes, fruto de una evoluciónmuchasvecestumultuosa,cuyahuellapermaneceen formade doctímentaciónde archivo. Y, sin embargo.las necesidadesde la cooperaciónarchivística,asícomola organizaciónde redesy sistemasde archivosplanteanlanecesidaddecuadrosde clasificacióncomunes.En esteámbitoexisteun amplio debate.

Entre los partidariosdel principio de respetoa laestructura,GALLEGO yLOPEZ (1980. p. 36) han planteadoel problemacon especialclaridad:

La clasificacióndeberíaciar una visión de conjuntodelcontinuocambiode las instituciones,pero sería una tarea ditícil y conipíqapor los cam-bios producidos en ellas desdela EdadMedia hasta nuestrosdías. Alcambiarlas estructurasadministrativasconel tiempoymodificarsecons-tantementeno esposiblefundarsobreellas un cuadrodeclasificaciónquetengaun mínimode permanencia.1...]

14 Con todo, las secciones facticias deben mantener el origen dc procedencia. aunqtte los documentosse separen de su unidad de archivo.


Otro sistemade clasificación aplicable sería el de seguirfielmentelasfuncionesadministrativas,esdecir; los tiposdeaccionesyejerciciosdelacolectividadpública. Por ejemplo, la funciónjudicial, la de senseñanza,la fiscal,etc., quesoncomunesa todo el mundo.Estasfuncionespodrían ordenarseen un ordenlógico, quepodría serelalfabético.Aunqueestesistematampocoespeifecto,esel quemenosríes-gas de confusión de ambigñedadofrece, al mismo tiempo que aseguramuchomejor el respetode losfundosen su continuidadqueel sistemabasadosobrelas estructurasadministrativas.Sin embargo,a pesarde queestimamosquela clasificaciónde la Admi-nistración CentralDelegadano debierabasarseen las estructurasadmi-nistrativas, tan variablesy pocopermanentes,sino en lasfunciones,demomentonosinclinamosporel sistemaestructural,puestoqueel otro sis-temaexigiría la realizaciónde una tipología defuncionesquesupondríaun largo estudiocolectivode todos los archiveros.

JoséRamónCRUZ (1992, p. 81) comparte,sin embargo,la posicióncon-traria y afirmaqueel criterio de clasificaciónorgánico—comoél denominaalestructural—“[...] adolecede un problemavital parala continuidadclasifica-toria del fondodocumental,y es quela estructuraorgánicade las administra-ctoneses poco estable,puesvaríaconel tiempo enfunción de múltiplescon-tingencias.[...] En resumen,las estructurasorganizativasson demasiadoefí-merasy variablesal objetode adoptarlascomocriterio de clasificación.”

También es cierto que estasideasestánbasadasen la experienciade losautoresen archivosprovinciales,dondela variedadde fondos obliga a crearuna superestructuraclasificatoriasobreellos 15 Sin embargo,y en cualquiercaso,cuandoel problemade la variaciónestructuralse planteapor diversosmotivos con toda su crudeza,el archiverosólo puede solventarlomedianteuna clasificaciónde tipo funcional. El análisis de funcionestiene, precisa-mente,su mejor representaciónen nuestropaísen el trabajoemprendidoporel Grupo de Trabajo de Archiveros de Madrid (1983, 1984, 1985a, 1985b,1988).

3.1.5. Compatibilizaciónde criterios

Dentrodela aproximaciónflexible y empíricaal principio de procedencia,muchosautoresdefiendenque se debepermitir la disociaciónde la clasifica-ciónfísicade los fondosy la clasificacióny ordenaciónoriginaria, cuandoporproblemasde gestión,historia de la custodiay situacionesheredadas,proble-masde reconstruccióndel orden original, etc., resultenecesario.Ello no tienepor que suponerunaviolacióndel respetoa los fondos,y a la aproximación

3 véase también Comísion Teenica de Archivos Historicos de la Anabad (LÓPEZ GÓMEZ, eoord., 1994)

lío FranciscoJavier Garc:ía Marc¿,

arqueológicaal archivohistórico. Bastaríaconcodificaren un campoel lugardel documentodentrode laestructuraorgánicade la instituciónde origen,y enotro campoel númerode clasificaciónsegúnel cuadrode clasificaciónactualquesirve parala organizaciónde los fondos.Tambiénes posible incluir juntocon la signaturaactual un campoquecontengasignatttrasantiguaso nurnerosde orden basadosen el ordenoriginal. A posteriori, seríaposible investigarlaorganizaciónprimitiva de la institución y redactarunas tablasde estructurasorgánicas.

Solucionessemejantesse adoptanen archivosvivos y de gestióndondelaImprecisiónde ]a documentaciónactiva impide laelaboraciónde cuadrosorgá-nicosa priori, y setrabajacon listadosde seriesy tipos documentales—otiposdocumentalesy expedientes—,junto con tablasde estructurasorgánicasinsti-tucionales(ZUMALDE, 1992,p. 116 117).

Solucionesde estetipo permitiríaneldesarrollode unaauténtica“arque-ologíadocumental”sin imposibilitarel trabajopráctico y urgentedel archi-vero, y sin perjuicio de posterioresreorganizaciones.La ideaque presenta-mos estábasadaen la teoría desarrolladaen el capítuloanterior,segúnlacual cabedistinguiren todo momentoentrela “memoriaprimaria” de la ins-titución —la documentaciónoriginal y las copias de originales— y la“memoriade trabajo” sobrela que se efectúanlas operacionesde recupera-ción, compuestapor representacionesde los documentos.Ambas memoriaspuedencompartir o no los mecanismosde ordenacióny clasificación, yéstos debenen todo caso optimizarseparasus respectivasfunciones—nosiemprecoincidentes,por otra parte—: la preservacióndel documentoy elaccesoa él.

3.2. LA ORDENACIÓN

La ordenaciónes unade las operacionesclavesqueafectaa las unidadesde archivo,puespermite la recuperacióndecualquierelementodel conjuntoapartir deun único criterio. El procesode ordenaciónse producepor niveles‘ ~ A A 1<C:

LUttLIUtUUU ¡SUI Cl cuauro uC CIdStltCUCiófl a travésde secciones,seriesysussubdivisionespara,medianteel recursoa la transposicióndel códigosis-temáticoa otro numérico o alfanumérico, permitir una ordenación ine-quívoca.

Sin embargo,unavezquedescendemosal nivel de la unidadde archivoesnecesariodeterminarsu ordenacióndentro de la serie.Esteaspectono vienedeterminadoa priori por el cuadrode clasificacióny debeestablecerseparacadaserie.En el casode los archivosde gestiónes necesariotambiénconside-rar esteproblemarespectoa la ordenacióndelos documentosdentrode su utíi-dadde archivosuperior,cuandoéstaexiste(y. g., expedientes).En resumen,laordenaciónno debe confundirse,como hemos dicho, con la clasificación, yoperaa nivel de unidadesde archivo parahacerlasrecuperablesdentro delmarcomásamplio queproporcionael cuadrode clasificación.

Fundamentosdeorganizacióny representacióndocumental:aportaciones... III

3.2.1. Criterios de ordenacióny recodWcación

3.2.1.1. Sistemasde ordenación

Los tipos de relacionesde orden disponiblespara la ordenaciónde losdocumentosdentrode las seriesdocumentalesy los expedientessepuedencla-sificar en dos grandesgrupos,a saber,segúnse establezcanen función de laspropiedadesdel significanteo del significado.Lasordenacionesbasadasen laspropiedadesformalesdel significantesuelenserde carácterunidimensional,ylas basadasen-elcontenidoo significadosuelensermultidimensionales.Comohemosvisto laordenaciónarchivísticadescartala basadaen criteriosde conte-nido, y por lo tanto,es necesariooptarporun sistemade ordenaciónbasadoenlos criteriosformalesdel signtficante.Estossistemasde ordenación,y frentealos sistemasbasadosen el contenido,son, comohemosdicho, unidemensiona-les; y, por tanto,permitenla disposicióninequívocade los fondos.Existenlossiguientestipos de ordenaciones,reductiblestodosellos,en último término,alsistemaalfanumérico:

1. El criterio numéricose basaen laordinalidadde los numeros.Se apli-ca,por ejemplo, a las ordenacionestopográficaso por númerode registros,y,secundariamante,mediantemecanismosde transposición,tambiéna las clasi-ficaciones.Susventajasson las siguientes:a) individualizacadaelementoconun único númerode identificación, evitandohomonimias,etc.; b) la codifica-ción a númerosreduceel número de elementosa decodificaraumentandolavelocidadde búsqueda;e) existeunaúnicaposibilidadde ordenaciónsin lugara dudas;d) favorecela clasificaciónpor gruposo tramos(en base10, en base6, etc.); e) unavez establecidala codificación su ordenaciónno requiereper-sonal especializado;f) es extensibleindefinidamente;g) el carácterarbitrariode la recodificaciónasegurala confidencialidad;h) los documentosmal orde-nadosse detectandeformaevidente.Sinembargopresentatambiénclarasdes-ventajas:a) su decodificaciónexigeconocerel significadodel número,requi-riendo un indicede traducción;b) aveceslos tramosdefinidosse agotanque-dandosin númeroslibres y encorsetandola buenamarchade las operacionesde clasificación;c) al aumentarla complejidaddel códigonuméricoaumentanlas posibilidadesde transposición—de forma geométricasegúnBIRAGHI(1984,61, y. gráfico)—, lo queexigecontrolarperiódicamentela equivalenciaentreel índicey losdocumentos.

2. El sistemade ordenaciónalfabético estáfundadoen el ordendel alfa-beto, quees universalparalos caracteresgrecolatinos,y que al precederlodelsistemadenúmerosnaturalesseconvierteen alfanumérico.Estesistemaesespe-cialmentefrecuenteen ficherosde nombrespropios(onomásticosy de autores),de lugares(llamadostambiéntopográficoso geográficos),deinstitucionesy demateriasno preclasificadas(listas de materias,palabrasclave o descriptores).Entre sus ventajasse cuentanlas siguientes:a) es enormementeelástico,puessiemprees posibleañadirnuevosnombres;b) la sencillezde un plande clasifi-

112 FranciscoJavier GarcíaMarco

cación sin clasesni subclases;c) los usuariosestánfamiliarizadoscon él desdela escuelapriínaria;d) resultasencillay fácil la localizaciónde puntosde acce-so; e)su costede mantenimientoesbajo. Y, entresusdesventajas,las siguientes:a) los criterios de ordenaciónen algunoscasosno son unívocos(y. g., cuandoaparecenvarias palabras,signos no alfabéticos...) 6; b> requierematerial muypreparadocomoconsecuenciade lo anterior;c) exigereordenacionesy reclasi-ficacionespreviasparabuscardistintos tipos de información; d) la homonimiacrecede forma directamenteproporcionalal tamañodel fichero; e) a másentra-dasmayor posibilidadde transposicióny dificultad de uso; y f) su uso planteagravesproblemascon los alfabetosno latinos. En suma,es ideal paraarchivosybibliotecaspequeñaso modestas,pero su uso se convierteen conflictivo en loscentrosgrandes.Además,el problemase ha complicadocon la aparicióndelordenamientoautomáticode entradasrealizadoporcomputadora,lo queha pro-vocadoun conflictoentrelos sistemasde ordenaciónnacionalesy los estándaresadoptadospor los fabricantes. Por ejemplo en el ASCII (American StandardCodefor InformationInterchange)la secuenciaes espacio,puntuacióny símbo-los, dígitos, superíndicey subíndice.Además,surgeel problemade adaptarlaordeíiacióna nuestromejor conocimiento sobre cómo las personasesperanencontrarlo quebuscanen unalista alfabética(MILSTEAD, 1984,p. 46).

3. Lasordenacionesbasadasen códigosalfrnuméricos son unaextensiónde las codificacionesalfabéticas—combinansecuenciasnuméricasy alfabéti-cas—,y se utiliza por ejemploen laclasificaciónde la Bibliotecadel Congre-so de Washington,las matrículasde automóvilesy en las signaturasde biblio-tecasbasadasen la CDU.

4. Los índicescronológicos se ordenanpor fechas. Estesistemano esfundamentalen una biblioteca pero si en un archivo histórico o en el de unaempresa.El códigocronológicose puedehacercompatiblecon el alfanuméri-co situandoel añoen primer lugarseguidodel mesy el día (formatoANSI).

3.7. l .2. Transposiciónde códigosy recodificación:la construcción- - de notaciones

Comovimosen el capítuloanterior,unaexcelenteestrategiade condensa-cióny normalizaciónes la transposiciónde lasordenacionesconceptualesa lasalfabéticaso numéricasmedianteprocesosde recodificación.El producto deestosprocesoses lo queconocemostradicionalmentecomo notaciones.

Existen varias formasde recodificación,que presentamosa continuación.La taxonomíaestáordenadade menora mayor en función de la eficaciaconqueresuelvenel problemade la transposicióny signiticatividad.

~sUn buen ciemplo dc ello lo constituyen las diversas eglas para la ordenación de catálogos. Véanse,por ejemplo, las Reglas de Catalogación (1988).


1. Los códigos de ordenaciónsimple se empleansobretodo cuandosequieretenerla certezade queno se vaa perderel material,puesen seguidasenotasu falta (v.g. paraordenarcontratoso albaranes,o comocontraseñatopo-gráfica).Se ha abandonadoparaotros usospor la posibilidaddeerrory ladifi-cultadde localización(cartas,actas,etc.).

2. Los códigospor grupos(y. g., 22 44 = armario 22, libro número44;códigotelefónico)son muy útilesporquepuedencodificarvarias dimensiones.

3. Los códigospor bloquesson semejantesal anterior pero igualan elnúmerode dígitosdisponibleparacadabloque(v.g. 12 4 23 el alumno 12sacóun cuatroen la asignatura23; 1287 1425 = Facultadde Filosofía año87matrícula 1425). Un típico código numéricopor bloqueses el que se utilizaparalas fechas(1992.02.14= 14 de enerode 1992).

4. Los códigosdecimalesson unaevolucióndel anteriortipo en los queel cambiode cifra indicaun cambiode nivel o de dimensión.Son extraordina-riamenteintuitivosen su uso.

5. Las codUicacionesredundantessirven para asegurarla correccióndelcódigonumérico,mediantela introduccióndeun símbolodecontrol (y. g., elNIF)

6. Ademáses posibleutilizar códigosmixtosañadiendoal sistemanumé-rico colores(en un númerosiemprelimitado), letras,etc.

3.2.2. Ordenaciónconceptualyftlsica

En un gran númerode archivoslaordenaciónfísicaderivadelaconceptual.Este es el modelo que hemosestadocontemplandohastael momento.Sinembargo,en los archivosquerecibengran cantidadde documentoses difícilcompaginarel orden conceptualy el orden de las unidadesde archivo en eldepósito.Ello exigeun control de almacenmuchomásrígido, debidoala nece-sidad de disponerespacioparala recepciónde nuevos documentosde cadaserieactiva. Tambiénexigeel mantenimientode un archivointermediodondese realice la seleccióndocumental,paraevitar la apariciónsubsiguientedeespaciosvacíos reducidosen el fondo. En los grandesarchivoshistóricos —

dondelos documentosya lleganevaluadosy expurgados—no se dejanespa-cíos parala acumulaciónordenadade las series,los documentosreciben unnúmerocurreussegúnvan llegandoal archivoy se almacenan.

Por ello algunosarchiveros(CRUZ, 1992, p. 84) aconsejanel sistemadenumeracióncontinuaen los archivosen crecimiento.

3.3. Los CUADROS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHiVOS

El productoporexcelenciade la operaciónde organizaciónde un fondo esel cuadrode clasificación.El cuadrode clasificaciónes un sistemade clasifi-cación jerárquicamenteestructurado,dondecada documentoencuentraunúnico sitio (clasificaciónexclusiva).Comoha señaladográficamenteROBER-

114 FranciscoJavierGarcía Marco

GE (1992, p. 20), la función de un esquemade clasificaciónes asegurar“uneplace pourchaquechoseet chaquechoseá place”. Lassucesivasclasesrepro-ducenlaorganizaciónfuncionaly orgánicade los fondosde acuerdoal princi-pio de procedenciay, con las salvedadesvistas,al ordenoriginal. La utilizaciónde los distintoscriterios que hemosvisto anteriormentelleva a distintostiposde cuadros:a) clasificacionesorgánicas;b) clasificacionesfuncionales;e) cla-sificacionesmixtas;d) clasificaciónpor materias.La COMISIÓN TÉCNICADE ARCHIVOS HISTORICOSDE LA ANABAD (1994,p. 14 15) señalasuscaracterísticasprincipales:

‘‘[... 1 debenser sistemáticasy jiu.ilitar íc¿ sistematizaciónde los docu-mentasdel archivo, lógicos y nuncaarbitrarios ni sometidosa criteriossubjetivos.No debenserapriortsticos ni c.-onvenc:ionales.Mantendránlcí sistematizacióndadapor elorganistnoproductor,pueslosarchivosson unidadesorgánicas, organizadasdeacuerdoa la estructurade la entidadproductora.Debensersencillos-simplesy claros, quepermitan,sin descendera deta-lles, comprenderlas competencias,funciones,actividades,finalidad delentey’ el estadode organizacióndelfondo. Es decir, no debenserexc-es,-vamentedesarrolladoscon innecesariassubdivisiones.Tambiéndebenserflexibleso abiertosa fin de poderadoptarloso inte-grar en. ellos c>t ras clasificacionescomplementarias.Asimismodebensercoherentes,o sect, en tía mismonivel sehctndeincluirsólo júncianes,actividadeso tnatericts;y no mezclarlasconOtro nivel.

El cuadrode clasificaciónpuedesurgirde tres formas:a) a partirde un plande clasificacióny organizaciónde las funcionesde unaoficina productora;b)comoresultadodelaorganizaciónde un archivo; y c) comoresultadode laorga-nizaciónde un grupode archivosseínejantesen sus funcionese historia.En esteúltimo casoel sistemade clasficacióncobraindependenciade los archivoscon-cretos,y puederegirel procesode organizaciónde un archivoconcretoen vezde serel resultadode esteproceso.En realidad,setratade un procesointeracti-yo en queelcuadroorientala clasificaciónde cadaarchivoy, a suvez, es modi-ficado por las experienciasnuevasaportadasen el procesode organizaciónymantenimientode cadaarchivo. En unaprimerafase,el cuadrode clasificaciónes másbien teórico, aunquebasadoen la experienciaprevia, la bibliografía,legislacióny documentaciónexistentesobrela historia y estructurade la insti-tución, los fondosy los documentosindividuales.En la siguienteetapa,la fasede prueba,se contrastacon los fondosconcretos.En un siguienteestadio,sepublicay se leda un statusdenormao cuasinorma.Finalmente,entraen la fasede mantenimiento,en la que la experienciasugierecambiosmuy específicos.Estáclaroquela elaboraciónde un cuadrode clasiticaciónde caracternormati-vo es impensablesinla formaciónde comisionesy un fuerteapoyoasociativoeinstitucional. A continuaciónpresentamosun cuadroque refleja el carácterretroalimentadodel procesode construcciónde cuadrosde clasificación.

Fundantentosdeorganizacióny representacióndocumental:aportaciones... 115

Red de archivos

Archivo Archivo Archívo

Documentos Documentos Documentos

Fig. 2. Proceso de retroalimentación en los sistemasde organización y descripción

En conclusión,el cuadrode clasificaciónocupaun lugarclaveen cualquierarchivo,puespermitecontrolarlos procesosde almacenamiento,conservacióny recuperación.

Muchos autoresconfundenla descripcióndel fondo y la clasificación,yhacenequivalentesel cuadrode clasificacióny la macrodescripción,propo-niendola inclusiónen el cuadrode datoscomolos añosextremosde las agru-paciones—justificable tan sólo en el casode quese apliquea cualquierfondo,por ejemplo,fechade constitucióno disoluciónde unaentidad—y númerodeunidadesarchivísticasclasificadasen esteepígrafe.Creemosque el conceptode “cuadrode clasificación”debereservarseal lenguajedocumentalque rigela organizacióny recuperaciónde un fondo o conjuntode fondoscon indepen-denciade queconstituyatambién,comoes lógico, la basede organizacióndelos inventarios17

4. LA DESCRIPCIÓNDOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA

4.1. FUNCIONES DE LA DESCRIPCIÓN

La designaciónde las tareasde representacióndocumentalparafacilitar elaccesoalos fondosde un archivoha sido denominadadescripciónpor SCHE-LLENBERG (1961).En su prólogoalManualde InstrumentosdeDescripciónDocumentalde Antonia HEREDIA (1982), el prestigiosoarchivero MiehelDUCHEIN (HEREDIA, 1982, p. ‘7) afirmabacategóricamenteque: “No hay,

~ Estaríamosante ei caso de, mutans,nutanctis, la utilización de la CDU para organizar bibliografíasimpresas. Por supuesto, un inventario no es otra cosa que el cuadro de clasificación con un desglose com-pleto de todas las unidades archivísticas que forman cada serie, y el detalle de ciertas características coito elvolumen y las fechas límite,

lIé FranciscoJat’ier García Marc-o

en todalaArchivística,ningunapartemásimportantey fundamentalquelaqueatañea la concepcióny a la realizaciónde los instrumentosde descripción”.18Sin embargo,eseesfuerzoprioritario tienecomoobjetivo facilitar elaccesodelusuariopotencialy real a la información. En esa línea,HAWORTH (1994. p.187) insistíarecientementeen que, aunqueunade las tareasprioritarias delarchiveroes la descripciónde susfondos,raramentehaceexplícitossus objeti-vos. “The purposeof that activity is, 1 su~gest,to presentan accuraterepre-sentationof archival documentsso the userscan,as independientlyas possible,locatethem (HAWORTH, 1994,p. 187).La descripcióndocumentales,pues,un acto de comunicacióndocumental,y por ello compartelos objetivos deexhaustividad,precisión,pertinenciaeinformatividad (no redundancia).Apli-cadaa documentaciónpermanente,buscatransmitirde la forma masconcisaposiblela totalidadde la informaciónqueposeeun fondo, preservandosu iden-tidad (en símisína un vestigio), pero respondiendoa las causasde su produc-ción y conservación:funcionalidadsocial en su creación(registro de pruebajurídica), funcionalidad de reflexión (en su sentido etimológico de ‘vueltahacia’, seautilitarista, contemplativao científica) sobrelo socialen su conser-vación (vestigiodel pasado).Dos funcionesy dos gruposhumanosalejadasenel tiempoy en el espacioquerequierenla presenciade un comunicador,deuntraductor,quefacilite el accesoa la documentación:el archivero.

Los objetivos de la descripciónarchivísticason, ciertamente,la conserva-ción y la accesibilidaddocumental,y ambosobjetivosestán indisolublementeunidos: laaccesibilidadal documentorequieresu conservación,y laconserva-ción estájustificadapor la demandade accesibilidadtU Ambas generanunanecesidaddeorganizacióny control.La conservaciónexigeel control físicodeldepósito,su inventario.La recuperacióndela informacióncontenidaenel acer-vo documental(el acceso)se planteasobretodo como un problemade comu-nicación—másespecificamente—de traduccióndoctímentalentreunaestruc-turade informacióndel pasadoy unasnecesidadesde informacióndel presen-te. El instrumentode ambostipos de control es ladescripciónarchivística.Unacorrectadescripcióndocumentalque quieraserrealmenteútil al investigadordebe considerarel procesode trabajo científico en las ciencias socialesyhumanas.

Existenunaseriede erroresy deficienciasbastantecomunesqueponenencuestiónla validezde las representacionesdocumentalesparafacilitar el acce-so. En general,todosprocedende problemasde traducción.A veceslos instru-mentosde descripciónsonantiguosy no se adaptana las necesidadesdel inves-tigadoractual;entoncessólocabesu sustitucióno puestaal día. Otras,másgra-

Ciertamente, hay que matizar la alirmación en el sentido qtíe los procesos de clasificación, ordena-

ctón y difusión son igualmente importantes, pues, aplicando el viejo adagio a la cadena documental: cual-quier cadctia es tan débil cuino cl más débil dc sus eslabones.

‘~ Entendido esto a nivel dcl sistema social global, no respecto al uso concreto que sc hace de ttn docu-mento detcrmi nado -

Fundamentosdeorganizacióny represenración documental:aportaciones... 17

ves, loserroresson productode un diseñoerróneo:ladescripciónes demasiadoprolija o concisa,sesgada—comosi un archiveroapasionadopor lahistoria delarte sólo fieha los documentosen la medidade su interésparala historia delarte—, realizadaa un nivel no satisfactorio—por ejemplo, descripcionesmuyprolijas de losdocumentosen las descripcionesdegrupo—,centradaenlos ele-mentosnorelevantesde ladocumentacióno pococonsistenteen laprofundidad.

En cualquiercaso,unarepresentacióndocumentalserátan sólo un retratoparcialdel original, y comoseñalaCOOK sólo serábuenoen la medidaen querecojafielmente las característicasdel original en su propia situación(COOK,1989,p. 32).

La normalización de la descripción archivística es unalaborfundamentalparaagilizar la accesibilidady circulaciónde ladocumentación.Como señalabahace ya añosLLISET (1969, p. 7 8) parael casode los archivosmunicipales,perocon unaargumentaciónperfectamenteextendibleal restode los archivos:

No bastaquelos archivosmunicipalesesténorganizadosyquethncionenadecuadamentepara el servicioexclusivode la entidad. Cada día es maspatentela interdependenciadelas- CorporacioneslocalesyelEstado,y delas Corporacioneslocales entre si? Por ello hacefalta quepor lo menoslos archivosde los municipiosobedezcana un mismocriterio clasifi cato-rio y quefuncionenbajo pmcedimientossimilares. Sólo de estaforma esposible imprimir a los archivosmunicipalesciertaobjetividad, liberándo-los delos criteriospersonalesde los funcionariosresponsables,y sólo asísepuedefacilitar la tareadelos funcionariosdirectivosy archiverosen elsupuestode traslado de una entidad a otra, sin olvidar tampocoque laexistenciade una tabla de una tabla de clasificiación uníjórme es unrequisitopreviopara la necesariacentralizaciónde los registrosdetodoslos archivosmunicipalesespañolesen el institutode Estudios deAdmi-nistración Local,a quese refiere la circular de 10 defebrero de1945.

La normalizaciónde los cuadrosde clasificacióny de los instrumentosdedescripciónes unaexigenciade la archivística,puestoqueel archivo no sirvehoy en día tan sólo a la institución quelosha creadoo a gruposesotéricosdeinvestigadores,sino queenun mundosocial,político y científicocadavez másintegrado,eslaúnicaformade asegurarun rápidoy adecuadoaccesoala docu-mentación.La creaciónde un sistemaarchivísticodigno de tal nombreexigegenerarun códigoúnico de comunicación,quecontroletanto losaspectoscIa-sificatorios, como la terminologíay los procedimientos.Un único lenguajedocumentaly procedimental.

4.2. LA DESCRIPCIÓN COMO REPRESENTACIÓN

La automatizaciónde los sistemasde descripciónofrece numerosasposi-bilidades,hastaahoraimpensables,que profundizanen el conceptode des-cripción como sistemarepresentacional.Mientras queel sistemade clasifica-

lis Francisco.Ic¿vicr Gctreía Marco

ción y ordenaciónde los fondossecentraen lascualidadesintrínsecasdeéstos,el sistemarepresentacionalde un aichivo es eminentementeftíncional: persi-gue conectarla documentacióncontenidaen él con las necesidadesdel usua-rio. ComoseñalaCOOK (1980, p. 16): “Out of a single database(basicdes-criptive lists of archival holdings)it can, for example,producean inlinite num-berof speciallyselectedfinding aidsin specific orders:this possibilityhasbeenreferredto by 1<. Darwin

4.3. INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN

Los instrumentosde descripciónsonel resultadoconcretodel procesoti ope-raciónde describirlos documentos.Tambiénse les denomina,comovimos.“ins-trumentosde búsqueda”(fr. instrumentsde recherches)o instrumentosde locali-zación(ing. flnding aids) o instrvímentosde información.No nos interesaahoradilucidar los problemastenninológicosque ya fueronobjeto de nuestrointerésen páginasanteriores.Nos importa másbienprofundizaren su doble lbncionali-daddecontrol y acceso.Efectivamente,con laexcepciónde Antonia HEREDIAque ha optadototalmenteporel término ‘instrumentosde descripción’, los tra-bajos de dos grandesarchiverasespañolas,CORTÉS y PESCADOR,muestranesta doble vertientede los instrumentosarchivísticosde representacióndoctí-mental.Efectivamente,CORTES (1982, p. 87) distingueentreinstrumentosdetrabajo y de información, segúnrespondana las necesidadesde descripciónyrecuperaciónde los gestoreso de los usuarios.PESCADOR(1986),porsu parte,los llama genéricamente“instrumentosde trabajo”, y distingue,con excelentecriterio, entreinstumentosde control —registros(general,de investigadores,deconsultas),relacionesde contenido,inventarios,tarjetasde investigador—e ins-trumentosde información—inventarios, indices,guías y catálogos—,por másquehayamosvisto queesteúltimo término resultainadecuado.La distinción esextraordinariamenteválida. Siguiendounaterminologíaconsolidadaen la inge-nieríade sistemasy organizaciones,losinstrumentosde control actuaríansobretodoen el planode la eficienciadel sistema—optimizaciónde los recursosdis-ponibles—y l&~ instrutnentosdeinformacióncn el de laeficacia—gradoen quesecumplenlos objetivosdel sistema,en relacióncon su entorno—.

En los últimos tiemposvarios especialistasespañolashantendido a reco-mendarque se huya de los hffiridos entre los distintos tipos de instrumentos(HEREDIA, 1991),exceptoen casosespecialescomolos inventarioscondiver-sosnivelessegúnla importanciade losfondos.Otros,comoPESCADOR(1986,p. 25 ss.)parecenadmitir mayorflexibilidad en esteaspecto,peroen etíalquiercasoaludenfrecuentementea la necesidadde utilizar cadainstrumentode des-cripción de caraa susobjetivosprioritarios~. Las modernasnormasde descrip-

=0Así, por ejemplo, PescADoR (1986, p. 152, nota 7) afirma: ‘La poca claridad existente en cuanto atustrumentos de descripción de archivos o fondos de archivo ha llevado a veces a anolar en fichas de inven-


ción, redactadasdentrodel imparabley necesarioprocesode normalizaciónqueatraviesael atormentadomundode la información,caminanen la direccióndeun único registrode descripcióna partir del cual se puedanobtenerlistadosypresentacionesparcialescon lasquesatisfacerlas distintasnecesidades2i

4.4. LA NECESIDAD DE NORMALIZACIÓN

El énfasisactualen losproblemasdenormalizaciónpuedesorprenderapri-meravista,peroes fácilmentecomprensibledesdeunaperspectivamásglobal:el imparableprocesode automatizacióndel tratamientode la informaciónquecaracterizanuestromomentosocial y las enormesposibilidadesque ofrece aldesarrollode nuestrascomunidades.La normalizaciónes,ni másni menos,quela condiciónnecesariaparalaexistenciade auténticasredesde intercambiodeinformación.La comprensióndeladocumentaciónarchivísticacomofuentedeinformaciónplanteade forma ineludible no sólo la eficacia en su custodiaycontrol,sino laefectividaddel serviciosocial;servicioque,comoes conocido,hade serrápido,pertinente,precisoy exhaustivo.

La normalizaciónde losprocesosde descripciónplantalas basesde lanor-malizaciónen los procesosde recuperación,con la consiguientereduccióndetiempo—y de dinero— en la formaciónde archiverosy usuariosy en las acti-vidadesconcretasde accesoa la información.La normalizaciónde los proce-sosde descripciónnos permitiráobtenerel máximo provechode las posibili-dadesofrecidaspor las tecnologíasde la información22 No es extrañoqueelXIIth InternationalCongresson Archives(INTERNATIONAL COUNC1L ONARCHIVES, 1994,p. 480) recomendaraal ConsejoInternacionalde Archivos,entreotrascuestiones,los siguientespuntosespecíficos:

9. To adopt,as thebasisforformulatingsubsequentinternational rules,the StatamentofPrincipIesregarding archivaldescriptionsdevelopedby theAdHoc Commissionon DescriptiveStandards;

10. To continuethe work of theAdHoc Cc,mmissionon DescriptiveStan-dards on ISAD(O): General International Archivul Description, toincreasethe involvementin this projeci of ICAs membershipandtobroadenits scopeto includeotherphasesof the life cycle of archivesof any mediaandat alí lewIs.

tario el número de hojas o olios, o cualquier otro dato suelto. No queremos decir con esto que esté de más,ya que cuantos más datos seden al investigador es mejor para él, pero se ganaría tiempo si al hacer el inven-tario no nos paráramos a contar hojas o folios. Ya dijimos al tratar de los inventarios que la ficha de inven-tario analítico puede llevar tantos datos como la de catálogo, menos crítica y bibliografía, pero que realizareste tipo de descriptores sobre documentación voluminosa es una lamentable pérdida de tiempo.”

~ Vid. ¡nfra.22 “The adoption of Ihe Statement of PrincipIes regarding Archival Description developed by the Ad

1-loe Committee on Deseriptive Standards and expansion of the current program to develop internationalarchival description guideliness that permit fulí exploitation of emerging information teehuologies”(BOLLAR, 1994, p. 454).

12(1 FranciscoJavierGarcíaMarco

En ese mismo encuentro,HAWORTH (1994) resumíalos motivos paraimplicarseen el desarrolloe implementaciónde normas:a) ahorrarcostos—

lo que ha sido eficaz en varias institucionespuedeextenderseal resto—; b)cooperación—motivael encuentroentrearchiverosy otros gruposprofesiona-les cercanos—;c) comprehensión—herramientasde recuperacióncoherentesy universalmenteconocidaspor los usuarios—;y d) comunicación—inter-cambiode información,de registrosde autoridades,etc.—.

Por supuesto,aunquehemostratadoesteproblemaen el senode nuestradiscusiónsobre descripción—dadaslas prioridadesde nuestrotrabajo—,esnecesarioseñalarquelanormalizaciónes un problemaqueafectaala totalidadde laarchivísticacomodisciplina(HEREDIA. 1986,p. 14 ss.). En estalíneasedebenteneren cuentalos estudiosRAMP propiamentearchivísticospublica-dos por la UNESCOen el mareode su ProgramaGeneralparala Información(MANAMPERI, 1994; LERN4YTE y PHILIPPON, 1987)y queabarcancues-tiones tan variadascoíno la transferencia,selección,expurgo,administración,conservación,referencia,y educacióny formación. Pero, tampocosc podráprescindirde la normativaconcernientea la informaciónelectrónicaen el senode la cual se deberádesarrollarcualquierproyectode automatizacióne inter-conexion,especialmentelos referentesal intercambioelectrónicode datos—

ElectronieDataInterchange(EDI)—, registros—ISO 2477— y de docuinen-tos—StandardGeneralMarkup Language(SGML)y OpenDoeurnentArchi-tecture(ODA)—, que sí afectande lleno a nuestroproyecto.En la medidaenque los archiveros,como cualquierotro colectivo, trabajanconestructurasdedatosy documentos,estasnormasson fundamentalesparasu trabajo23

4.5. NORMATIVAS DE DESCRIPCION

La normativay la prácticade descripciónvaríaenormementede país enpaísdentro,esosí, de los principiosgeneralesque hemosestablecido24

1. Las reglas de catalogación bibliográficas. En Américadel Norte haexistidounaimportantepresionparaacomodarladescripciónarchivísticaalasAACR2 (1978)de laÁLA (AmericanLibrary Association).LasAACR2son lasegundaedición de las AACR (1967), generadasdentrodel proyectode Con-trol Bibliográfico Universalpromovidopor la IFLA, y concretadoen las ISBO(InternationalStandardBibliographic Description).Sus objetivoseran mani-fiestamentefacilitar el intercambiode registrosbibliográficosentrecentros,su

~ Existe un estudio RAMP algo antiguo que explora la aplicabilidad de las normas 150 y de las direc-trices del UNISIST a la gestión de registros y administración dc archivos tRttoAos, 1982>.

~Además de los trabajos y tormos citadas,, reí crinios al lector a la reciente bibíi ografia sugerida porJoNF5 (1987). Existe, además, una lista de correo dedicada especíticamente a la aplicación de las normativasde descripción e indización en archivos desde la óptica de los omoouscs-ipí c:urarorc norseamcricanos (LCSH,AMC. MARC). Se trata de la LCSH AMC@ASL’VMINRE.ASU.EDU. organizada por Peter Wilkcrson, lalista dispone de un FAQ (Freq ucn 1 y Askcd Questions File) extraordinariamente útil -

Fundamentosdeorganizacióny representacióndocumental:aportaciontis... 121

conversióna soporteinformático y la superaciónde las barreraslingúisticas,con los consiguientesbeneficiosen la gestión,economíay accesode los cen-tros implicados.Las ISBD no estánpensadascomounanorma en sí mismas,sínocomo la fuentede inspiraciónde las subsiguientesreglasde catalogaciónnacionaleso internacionales.Entre todaséstas,las AACR2 se han convertidoen el faro de la catalogaciónbibliográficay se utilizan en casi todoslos paisesde hablainglesay en buenapartede los demás,bien a travésde traduccionesliteraleso adaptacionesmáso menosfieles. A ello no ha sido precisamenteajenoel liderazgoejercido por los EE.UU. en la automatizaciónde catálogosdocumentales.Efectivamente,las ISBD, a travésespecialmentede su versiónamericana,las AACR2, han condicionadola normalizaciónde las basesdedatosbibliográficassirviendode inspiracióna losformatos MARC (MAchineredeableReCord)(VéaseGREDLEY y HOPKINSON, 1990)25

2. Los formatos MARC. Los formatos MARC surgieron como herra-mientasparafacilitar el intercambiode registrosbibliográficos—conelconsi-guiente abaratamientode la catalogación—y la edición de las bibliografiasnacionales.Debidoasuéxito comoformatosde intercambio,y acausadecier-tas dificultades para convertir los registrosISBD directamentea formatosMARC 26 pronto se convirtieron tambiénen los formatos de. introduccióndedatosusualesen los sitemasde automatizaciónde biliotecas.Existennumero~sos formatos MARC nacionales,que se especificanpor mediode un prefijo;así,el formatoamericanose denominaUSMARC, el españolIBERMARC, elcatalánCATMARC, el británico UKMARC, etc. Además,existe un formatocomún patrocinadopor la IFLA denominadoUNIMARC. Como señalanCOOK y PROCTER(1989,p. 56):

In the contextofNorth America,the useofMARCformatshasbecotnesodominat that this in itselfis sufficient¡ustificationjor continuing to adaptand reinforceAACR2 rules andauthorities.

Los formatos MARC han sido adaptadosparaservir a las necesidadesdedescripcióny recuperaciónde los distintostipos de materiales27 El formatoactivoen el campode los manuscritosy los fondosarchivísticoses el MARC(AMC) (ArchivesandManuscriptsControl),unavariantedelUSMARC apare-

~ Este mismo año, la Library of Congress ha poblicado un Cataloguerss desktop CD ROM, que con-tiene las últimas ediciones de sus Interpretaciones de las AACR2 el manual de clasificación temática, losencabezamientos de materias, su clasificación, los formatos USMARC abreviados y el de autoridades, laslisIas de códigos USMARC —lenguas, paises, áreas geográficas, fuentes— y las convenciones de dcscrip-clon por 870 dólares (Library of Congresa, Cataloging Distrihution Service, Custorner ServicesSection/Dcpt. EF, Washington, DC 20541 5017; Internet: [email protected]>.26Centrados especialmente en la distintición entre los tipos de encabezamiento.

‘~ Existen otros formatos de intercambio de datos documentales, pero no han tenido aceptación en clmundo de la descripción archivística. Nos referimos, por ejemplo al Comtnon Communication Format(CCF), patrcscinado por la Unesco. Sobre estos formatos, consúltese COOI4 (1989. 1993) y GRLOLtSY y Hop-MINSON 19901.

122 Francisco lavier Gctrcía Marc-c,

cida en 1983 que ha sido adoptadapor las dos mayoresbasesde datosbiblio-gráficasdel mundo—la Online ComputerLibrary Center (OCLC) y el Rese-arch Libraries Network (RLIN)— y los mayoresarchivosnorteamericanos—entre ellos el National Archives ami RecordsAdministration (NARA) y laLibrary of Congress—.Efectivamente,la expansióndel formato MARC parala descripciónde materialesno librarios se desarrollóbajoel tirón de la exten-sión de los sistemasde gestiónde bibliotecasy de las grandesbasesde datosbibliográficas (RLIN, OCLC). Ello explicaque seanmuy usadosen Nortea-mérica,pero muchomenosen Europa.A pesarde quelas AACR2 y su forma-to de intercambioelectrónicoparamanuscritosy archivospersonales(MARC(AMC)) hansido eficazmenteutilizados paracrearcientosde miles de regis-tros electrónicosde materialesdearchivo,planteabanalgunosgravesinconve-nientesde caraa la descripción.Fundamentalmenteconsistíanen el enfoqueoríentadoa la portadaparala selecciónde los elementosbibliográficos,y lafalta de orientacionesespecíficasparala selecciónde encabezamientosy títu-los uniformes.

3. El APPM. La insatisfacciónde los archiverosnorteamericanoscon laredacciónconcretadel capítulo cuarto de las AACR 2 sobrecatalogacióndemanuscritos,unidaa la firme creenciaen quela descripciónarchivísticay labibliográfica son fundamentalmentesemejantes(HENSEN, 1989,p. y) 25 con-dujoa unareadaptaciónde las AACR realizadaporStevenHENSEN:el Archi-ves-, personalpapersandmanuscriprs a catalogingmanual/6r archival repo-sitories, historical socíetiesmU manuscript libruries (APPM) (HENSEN,1983, 1989). Estemanual concilia las AACR2 con la descripciónpor nivelescaracterísticade los archivos,e incluye ademásdiversaslistasde autoridadesytítulos uniformessusceptiblesde adaptacióna las necesidadesespecíficasdecadapaís.Estetrabajose ha convertidoen los EE. UU. en una normade factoparala catalogaciónde materialesarchivísticosmuy cercanosa los bibliográ-ficos —fue adoptadapor laSocietyojAnierican Archivists: y la BibliotecadelCongreso,el ResearchLibraries Group y la OCLC las considerancompleta-mentecompatiblescon las AACR 2—, y los propios autoresde uno de losgrandesestándaresde descripciónarchivística—el MAD— aconsejansu utili-zacióncon eseobjetivo en el entornoarchivísticodel Reino Unido (COOK yPROCTER, 1989, p. 57). En el momentode la preparaciónde la segundaedi-ción del APPM (IIENSEN, 1989, p. y), ya existíandoscientosmil registrosdematerialesde archivoen los sistemasbibliográficos estadounidenses,“and it isgenerallyacknowledgedthat the successfulintegrationof theserecordswouldnot havebeenpossiblewithout the descriptivecatalogingframcwork provided

~1989, p. ½afirma categóricamente The underlying assumption ttpon whiclt he tirst cdi--

ion of th is caaloging manual ‘vas based was thai tite svs tcm of Ii brary based catal oging echniques e’ uho—died ir the second edition of tite Anglo American Cataloguing Rules <AACR 2) coald be adapted to servehe necdsv of are si val descri ption.’’ Esta a ti rtisac ion provoc arí¿t uaa lev tic Ita en el panorama archivístico es-

pañol.

Funclamc’ntosde organizacióny representacióndocumental:aportaciones... 123

by APPM” (ibidem).La segundaedicióndel APPM se enfrentabaprecisamen-te con la necesidadde adaptarmejor su contenidoal USMARC (AMC), apa-recido tambiénen 1983. Los cambiosrealizadosse refieren a los siguientesaspectos:a) los nombresy definicionesde los elementosdescriptivosse hanmodificado en los casosnecesartosparaadaptarlosal campo MARC corres-pondiente;b) sehan añadidolos nuevoselementosdescriptivosaparecidosenel USMARC (AMC) y quese consideranimportantesparamejorarla descrip-ción, pero se han dejadode ladoaquellosde escasouso u orientadosa fineslocales;c) sehan aclaradoambiguedades;d) seespecificanclaramentelasreía-cíonesentrelasreglasaportadasy loscamposdel formatoMARC dondedebenaplicarse;e) se han incorporadotodas las interpretacionespertinentesde laLibraryof Congress;y f) se haintentadoampliarla aplicacióndel APPM alosmaterialesespeciales

4. LasRulesjórArcitival Description.En Canadáse ha realizadotambiénun importantetrabajode normalizaciónque se haconcretadoen las Rulesforarchival description (BUREAU OF CANADIAN ARCHIVISTS, 1990), lascualesconstituyenun intento de compaginarlos principios esencialesde lasAACR2 y la descripciónarchivísticasin traicionar esta última (ref. COOK,1992; BUREAU OFCANADIAN ARCHIVISTS, 1985), y quese puedencon-siderarmáscercanasa las propuestaseuropeas.

5. El MAD. En el ReinoUnido, sin embargo,en la comisión de trabajodel Archival DescriptionProject,dirigido por Michael COOK desde1984,hapromovidoel desarrollode un estándaralternativo:el MAD (MADI, Manualof Arebival Description, lst ed., 1986), cuya edición corriente es el MAD2(1989). La preocupaciónde los autoresdel MAD2 era, sin embargo,preservarla unidadterminológicay de procedimientoshastael máximo posible.

6. Lcs estudiosRAMP. Dentro de la normativa y recomendacionesdedescripciónpromovidasdesdela tradición más puramentearchivística,esnecesarioconsiderarel importantetrabajo realizadobajo el patrociniode laUNESCO a través del Recordsand Archives ManagementProgramme(RAMP), elaboradopor laDivisión del ProgramaGeneralde Información,quehandado fruto en las Directricesmetodológicasrelativas a la preparacióndelas guíasgeneralesde archivosnacionales un estudioRAMP (HILDESHEI-MER, 1983)29.

7. Las JSAD(G).Por fin, el InternationalCouncil on Archives (ICA) estátrabajandoen unanormainternacionalde descripciónarchivística,cuyo borra-dor está disponibledesde 1991 con el título de Working docurnent2: draftISAD(G) General International Standard‘4 archival description (INTER-NATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. AD HOC COMMISSION ON

29 Este manual fue concertado mediante conírato con el Conseto Inlernactonal de Archivos <CIA ICA).Etie elahc,rado a partir de la experiencia empírica recogida en las gitías de 13 archivos nacionales entre losque se encuentra la guía del Archivo Histórico Nacional elaborada por 1. Sánchez Belda.

124 Francis-coJavierGa,-c-íc, Marc:c,

ARCHIVAL DESCRIPTION,1991; 1992). En laasambleageneraldel CIA enMontreal, de septiembrede 1992, se aprobó por unanimidadel Enancédesprincipesrelatifs- ~ la description desdocumentsd’archi vesy el trabajo íeali-zadode caraa la creaciónde dichanorma,cuyo proyectotambiénse presentóentonces.Con los comentariosrecibidos,se procedióa su reformaen unareu-nión en Estocolmo,en enerodc 1993, de la Comisiónad bac. Actualmentelanorma se encuentraen fase de observaciónparaver si realmentefacilita elintercambiode informaciónentrearchivos,y se estáestudiandosi cumple lasnecesidadesdc descripciónde materialesespecialestales comolas fotografías,Inapas,planos,audiovisuales,y ficherosde ordenador.Su versiónmásactuali-zadaenel momentoen queescribimosestaspácinaspuedeserconsultadaenKITCHING (1993, p. 31). Su objetivo fundaínentales uniformizar las prácti-casde organizacióny descripciónarchivísticade cara al intercambiode infor-macióny datos.Recientementehan aparecidolas actasde un coloquioorgani-zadopor el ICA que ilustran de maneraimportantela génesisde esta norma(INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES, 1993).

4.6. LA NORMALIZACION EN ESPAÑA

En Españano existe una normativade descripciónni mucho menosunanormaUNE. Sin embargo,la ramade Archivos dc la AsociaciónEspañoladeArchiveros,Bibliotecarios,Documentalistasy Museólogoshadesarrolladounaamplialabor de coordinación,y, especialmente,un importanteliderazgoa tra-vésdecursosy reuniones.En elladestacan,sin duda,VicentaCortes,quedesa-rrolló susclasesde archivísticaen laextintaEscueladc Docttmentalistas,y sudiscípulaAntonia HerediaHerreraque han publicadomanualescon un granimpacto en la formación de los archiverosespañoles(CORTES, 1979, 1980,l982~<~; HEREDIA. 1980, 1982, 1988119861])y se han prodigadoen cursosyreuniones.Este grupo de personasha desarrolladotambién una importante“cruzada”paradiferenciary prestigiarla profesiónde archiverofrentea histo-riadoresy otros profesionalesdelatníorm’acióndocumental.Es por ello ¿fueseránespecialmentetenidasen cuentaen la discusiónde los problemasquesenos irán presentando.En los primeros momentosse observaen las citas unaclara influencia de la escuelaargentina—en concretodel CIDA (Córdoba)—a travésde autorescomo TANODI ¡978) o VÁZQUEZ (1978), que, por suparte,siguende cercalas ideasdel norteamericanoSCHELLENBERG(1963).De forma más soterradase obsevaigualmenteen este grupo el influjo de la

En su manual (le 1982, vicenta CorrÉs 1982, p. 15) expresa sigtiit3eal ivatstcute el papel desempe-nado por ella en ANAPAl) y por la propia as-oc lución - Reíata como asistía a las reuniones del ca-ii po cte Tra-bajo de los Archivos Mtnicipales de Madrid en representación de ANABAD. y como las diseusit,nes colíeste grtt pu de are hivetos le ‘1 ttcIi oaton a trabajar cii el lían ua1 que, fijando mii s ideas en su tieces: dad coti —

diana, resulta ttti poco diferente a los matinales publicados que usamos pata disettir

Fundamentos-de organizacióny representacióndocumental:aportaciones... 125

escueladiplomáticaespañola,especialmenteen lo concernientea la formaciónde catálogos.

Por último, es necesariocitar quelas Reglasde catalogación(1988)en susegundovolumen dedicadoa los materialesespecialescontienendetalladasnormasde descripciónde manuscritos—incluyendolospapelespersonales—,materialescartográficos,gráficos, proyectables,música impresa,grabacionessonoras,mieroformas,películasy videograbaciones,y archivosde ordenador,con las pertinentesprecisionessobrela elecciónde puntosde acceso,forma delencabezamientoy redacciónde títulos uniformes.Por supuesto,las ReglasdeCatalogación siguen de cerca las disposicionescontenidasen las AACR y,lógicamente,adolecende todassusinsuficiencias.Sin embargo,puedeninspi-rar en nuestroámbito solucionessemejantesa las propuestasen el APPM, yquemástardecomentaremos.

En el momentoactual estamosasistiendoa la recepciónpor partede lacomunidadarchivísticanacionalde las ISAD(O), que han sido traducidasalespañolen un documentono publicado.Estemismoaño,Michael COOK cele-bró en Burgos(15 16 de abril) un cursosobre Descripciónde Archivos: lasnormas ISAD, bajoel patrociniode la Asocaciónde Archiverosde CastillayLeón. Sin embargo,es todavíaprontoparaver comoesteprocesova a afectara loshábitosde descripciónen nuestropaís.

4.7. LA DESCRIPCIÓN POR NIVELES

En lo quetodoslos autoresparecenestarde acuerdoes en quela descrip-ción archivísticaes,siempre,unadescripciónpor niveles.Es decir, a diferen-ciade lacatalogaciónbibliográficaquese realizanormalmenteen lasbibliote-cas,la descripciónarchivísticano se centraexclusivamenteen la descripciónde las unidades,sino quedescribejerárquicamentelas diferentesunidadesenlas que se agrupala documentacióndesdeel archivocomounidad hastacadauno de los documentosindividuales.

4.7.1. La estructuraciónjeró rquica comopropiedadde lasfondasdocumentales

La presenciade unaestructuraciónjerárquicadeladocumentaciónen nive-les no es privativa de ningúntipo de centro de información,y ocurretambién,porejemplo,en la descripciónbibliográfica.En ella se puedendeterminarunaseriede niveles: a) coleccióno serie;b) subserie;e) publicación(definidaporun númeronormalizado);d) partecomponente,contribuciónaunamonografíao artículo de publicación periódica (Reglas de Catalogación;IFLA, 1977;MEDINA, 1991). Los niveles superiores(sucursal,departamento,colección,localización,sublocalización,etc.) no se recogenestrictamenteen la descrip-ción bibliográfica, quedanmás bien definidos en los registrosde fondos o

126 Frcaíci.scc> la t•’ier Garc-íc,Marc:o

ejemplares(holding records),y se reflejannormalmenteen la signatura.Bajoestosniveles existentesen la organizaciónde los Fondosen las bibliotecasseescondemuchasvecesuna preservacióndel principio de procedenciao unadivisión funcionalmuy parecidaala queaconteceen los archivos.Así pues,ladiferenciaentrearchivosy bibliotecas,con serpatente,admite múltiplesgra-dacionesy salvanumerososprincipios comunes.

El problemasecomplicacuandocomprobamosquemuchosarchivosinclu-yen o constituyenen realidadcolecciones,y que muchasbibliotecasincluyencoleccionesde diplomasy manuscritos.Así, porejemplo,la secciónde perga-minosde nuestrosarchivosmunicipalessueleconstituirunacolecciónfacticiarealizadaporextracciónde los documentosde otros expedientesy su posteriorreunión y ordenacióncronológicao tipológico cronológica31 También sepuedecomprobarquelos documentossonagrupadosdentrode la mismaofici-na generadorao receptoraen coleccionesdocumentales,como los cabreosolibros de ordenanzas.

4.7.2. Razonespara la descripciónpcr nivelesde fondosarchivísticos

A pesar dc lo dicho, la descripciónarchivísticapone precisamentesuénfasis,comohemosvisto, en la descripciónjerárquicao por niveles de lossistemasdocumentales,a diferenciade la bibliográfica, máscentradaen eldocumento(COOK, 1989: HEREDIA, 1988). Ello es así por diversas razo-nes:

En primer lugar, ladescripciónpor nivelesfacilita el desarrollode un plande descripciónde fondossin catalogarquepermiteun accesoa ladocumenta-ción progresivamentemásprecisoy exacto,pero quedesdeun primer momen-to proporcionaal usuarioy al administradorunaideaglobal de lo quecl archi-vo contieney puedeofrecer.La ventajade esteprocedimientofrente a lacata-logaciónes evidente:la catalogaciónva poniendolentamentea disposicióndelusuariolas piezasdocumentales,mientrasque la descripciónpor nivelespro-cedede lo generala lo particular,permitiendoal investigadortrabajara partirdel lugar al queel archiveroha llegado. En pocaspalabras,la descripciónporniveles permite la elaboraciónde una política y una programacióndetalladaparala descripciónde un archivo,asegurandola puestaprogresivaen serviciode susfondosde la forma másóptima.

En segundolugar, como vimosalcomienzode estetrabajo, la descripciónpor nivelesjerárquicospersiguey reconstruyela vida de la organizaciónquegeneróel fondo documental,proporcionandotín excelentecriterio de almace-

Si ha sido correctamente real i ada. con tijeras funciones de con servae lón, no se tratará dc un t sec-

eón propiamenle dic ha en cl sentido arcliivíst.ico de la palabra. Cada docttmen ts debe 1 levar la signatura deuit idad de l a cual se ha extraído, y en el e ttadro dc cias irtcac ióít se sil tará eu su lugar corres pond e te.


namientoy posterioraccesoal archivo. Produce,pues,una correspondenciabiunívocaentreel sistemasocial,el sistemadocumentaly el sistemade repre-sentacióndocumental.

En tercerlugar,la descripciónpornivelesaseguralaeliminaciónde redun-danciasen lasdescripciones—todoslos datoscomunesaun conjuntodedocu-mentosse relacionaránen el nivel superior,liberandoa las descripcionesdelnivel inferior de esacargainformativa—. Por ende,facilita y optimiza la auto-matizacton.

La descripciónarchivísticadebe,portanto,serunadescripciónporniveles,mientrasqueesteobjetivo raravezconstituyeunaprioridadparabibliotecarios,documentalistaso muscólogos.Como resultadode esadescripción,seráposi-ble la correctaordenaciónfísicadel fondo y laaccesibilidadpor niveles.

4.7.3. Los nivelesde descripciónarchivística

MichaelCOOK (1989)harealizadounapropuestadedescripciónpornive-les que se ha transformadoen un estándarde factoen el Reino Unido 32• Setrata de un sistemade descripciónen seis niveles básicos,convenientementecodificados,y susceptiblesde serdivididos decimalmente,por lo quees posi-ble generara partir de él cuantosniveles efectivosseannecesarios.La granventajade este sistemaes que reduceeficazmentela complejidadde la des-cripción por niveles a una serie de categoríasempíricamentecontrastadas(COOK. 1993):

Nivel

O Repositoryholgings1 Managementgroups2 Groups3 Classes4 Items5 Pieces

Estos niveles básicoshan sido puestosde manifiestopor los principalesautores.Sin embargo,el MAD2 proponeun conjuntosistematizadoy un siste-made numeracióncoherente,parafacilitar losprocesosde análisis,descripcióne intercambiode datose instrumentosde descripción.COOK (1993, p. 68)

32 Existen otras propuestas. Así, por ejemplo, HEREDIA (1982,p. 9) distingue tan sólo tres niveles: see-clon, serie y unidades documentales. La propuesta de CooK que reibrimos está elaborada sobre otra anlerioren la que incluye cinco niveles: el fondo (group), la sección (sub group), la serie (series. eiass), la subserietsttb series) y la unidad de archivo (unu level). Los tres primeros corresponderían a la maerodescripción ylos dos segtíndos a la mierodescripción (CooK, 1984. p. 22>.

128 Frctncisco ¡caler GarcíaMarc:o

desaconsejasu inclusiónen los instrumentosde accesopúblicos,puespuedenconfundira los usuariosinexpertos.Sin embargo,puedenproporcionarun efi-caz mareode trabajoa los usuariosavezadosen la consultade fondosarchi-vísticos.

La adopciónde esteesquemano suponeningunaminusvaloracióndel tra-bajorealizadopor los archiverosespañoles.Muy al contrario,y comoveremosacontinuación,se tratade opcionescompatibles,fundainentadastodasellas enunatradición archivísticaanterionHemosdecididotrabajarsobreel esquemadel MAD (COOK y PROCTER, f 989> porqueconstituyeuna norma de tactoqueha conseguidoun importanteimpactoiíiternacional,contrastándoloe inte-grándolo,esosi, con la rica tradiciónde la archivísticaespañola.Vamosapro-cedera su presentacióny discusiónen el contextodel trabajoque nosocupa.Entre paréntesisincluimos el término propuestoen el MAD2 y como títuloprincipal el términoseleccionadocomotraducciónentrelos usadosen nuestropaíspara la mismarealidad.

4.7.3.1. Archivo (repository)

Desdeelpunto devistatanto del usuariocomodel archivero,cualquierdes-cripción de fondos archivísticosdebecontenerla mencióndel archivo en elcual se custodian.Por lo tanto, constituyeel nivel más alto de descripción,ysirve, además,paraordenary localizarel archivodentrode la redjerárquizadade archivos—del sistemade archivos—a la quepertenece.El sistemadearchi-vos reproducela organizaciónpolítica del sistemasocialen queestáintegrado.En el casoespañol,existenarchivospúblicos y privados—estosúltimos a suvez puedenser de personasfísicas o jurídicas—,y los archivos públicos seorganizanen adnministrativose históricos,en cuanto al ciclo de vida de losdocumentos,y, porotra parte,reproducenlaestructuraadministrativadel Esta-do en susdiferentesniveles (estatal,autonómico,provincial, municipal). Nor-malmente,su codificación es proporcionadapor la instanciadirectorao coor-dinadoradel sistemade archivos,por lo que no suelequedara la eleccióndelos archiverosquerealizanladescripción.Desgraciadamente,estecriterio nor-malizadono se sueleseguiren las publicacionesde fuentesni en las citascien-tíficas.

Dentro del marcodel programade informatizaciónde archivos,y en con-cretode protocolosnotariales,pioneroen el campode la inoformatizacióndearchivosen España,Maria TeresaMolina Avila (MOLINA ÁVILA y CORTÉSALONSO, 1984, p. 75 79) propusoen 1977 unos“Criterios de asignacióndecódigo, a los archivos”,basadosen los Códigosde los Archivos HistóricosdelEstadoy los Códigosde Provincias.Se tratade un sistemade codificación encuatrogrupos,consistentesucesivamenteen:a) un carácternuméricoindicadordel tipo de archivo (nacional,provincial, eclesiástico,etc.); b) un carácternumérico indicador del orden del archivo dentro de su tipo, comenzandoaparitr del O; e) doscaracteresnuméricosindicativosde la provinciadondeestáubicadoel archivo; y d) cuatro caracteresalfabéticosque especifican—con-


servandoen la medidade lo posiblelas abreviaturastradicionales—el nombredel archivo. Así porejemplo, el Archivo de la Real Chancilleríade Valladolidse codificaríaasí:

3 1 47 ARCH __ Archivo de la RealCancilleríaProvinciade Valladolid

_____________________ 2.~ dentro de su tipo

ArchivosHistóricosde

Distrito

Fíg. 3. Codificación de los archivos españoles

(CORTÉS y ALONSO, 1984, p. 79)

Es un sistemaválido, pero que necesitacierto ajusteparautilizar a nivelmunicipal, puestoque esta diseñadoparala automatizaciónde archivospro-vinciales.

4.7.3.2. Nivel de gestión(managementgroup)

Se tratade seccionesorganizadasdentrodeun archivo a partir de caracte-rísticascomunesde los materialesde cara a facilitar las tareasde gestiónyaccesoa los fondos, y que no respondena la organizaciónprimitiva de losdocumentos.Es decir,se basaen unaorganización‘conceptual’de losfondos,no a una organización‘real’. Así, por ejemplo, encontramosla SeccióndeClero del Archivo Histórico Nacional, una secciónde archivosprivadosenmuchosarchivos,lasecciónde sueltos,etc. Estenivel puedesersubdivididoenniveles,y se numeraránl.n, siendon unafracción decimal.

Comohemoscomentadoanteriormente,puedenexistir seccionesfacticiasque seanel resultadode prácticasarchivísticasmáspropiasdel coleectonís-mo o de necesidadesespecificasde conservación.A este tipo de seccionesfacticiasse les podríallamarconmáspropiedadcolecciones(CORTES,1982,p. 61).

Estenivel es el único que permiteunaorganizaciónconceptual(COOK,1989, p. 15) frente al resto que debendesarrollarla estructura‘real’ de losfondos.

4.7.3.3. El fondo (group)

El fondo—groupen inglés,fonden francés—es el principal nivel de des-cripción archivísticay la mayor agrupaciónposiblede documentosrelaciona-dos conformeal principiode procedencia.Un fondo sepuededefinir como“el

130 Francisco lavier GarcíaMarco

conjunto de documentosde archivo de toda índole reunidospor una personafísicao moral o unainstituciónen el ejerciciode susactividadeso de susfun-ciones” (HILDESHEIMER, 1983, p. 16). Con bastanteprecisiónHEREDIA(1988,p. 227; véasetambién:1991,p. 142) proponeunadefinición másampliade fondo: “la ideade fondo va unidaa la totalidadde ladocumentaciónprodu-ciday recibidaporunainstitucióno personay conservadapordichainstitucióno persona.Estadocumentaciónpuedeestarhoy. al cabodel tiempo,organiza-da o no, y aún dispersa,pero constituyepor sí una unidad,independientedeotros fondos.” Todas las entidadesgeneradorasde documentosdeben versereflejadasen estenivel y en sussubdivisiones.El MAD2 (COOK, l989.p 16)indicaque lasubdivisióndel grupodebeobedecerarelacionestodo parteden-tro de unainstitución autónoma,nuncaa la jerarquíaadministrativao políticaentreinstituciones(dependenciapolítico administrativa),quesi puedequedarreflejadaa nivel 1. COOK (1989,p. 15) señalaqueen ciertos archivoslas des-cripcionesrealizadasa nivel de grupo y subgrupodeben formar un ficheroaparteconlas necesariasreferenciascruzadas.ya que“frequentchangesin theadministrativestructureof creatingorganizationshaveloosenedtheconnexionbetweengroupsandclasses”(COOK, 1989, p. 15).

El término“colección: se aplicaaaquellasreunionesartificialesde manus-critos de diversasfuentesquedebensertratadascomo un grupo

4.7.3.4. La sección(subgroup)

Lasseccionesrespondena las grandessubdivisionesorgánicasde la insti-fúétóñéiíjó<fóiidbs se custodian,reproduciendodecimalffientesu órgamgra-ma en sucesivosníveles(CORTES, 1982,p. 60).

ParaHEREDIA (¡988, p. 227) cl conceptode sección“podrá identificarseo no conun fondo documental”.Estaautora, por tanto, no establecíaentoncesunadistinciónclaraentre fondo y sección.Es necesarioqueprofundicemosenestacuestiónde su propia mano,porquese tratade un problemamuyextendidoennuestropais.Enlaquintaedicióndesumanual(HEREDIA, l99l,p. 141 ss.)reconocequesobreellas “existeciertaconfusiónal existir unatendenciaa iden-tificarlas” (p. 141), pues“existe una práctica generalizadaen los archivosdedenominarseccionesa lo queson fondos” (p. 143), y quese centrasobretodoenel conceptode “sección”,pues“el primero 1...] no sueleofrecerproblemas”(p. 142).Reconoce—influida sin dudapor la prácticaanglosajona—que:

En teoría la seccióndocumentales una suhdivisic.indeltóndo, ident¡flc:a-da c:on la produccióndocumentalde una unidado divisiót¡ administrati-vct o func:ionalde la institución queproduceel fúndo. La secciónes,pues,

No debemos confundir la térníinologfa espeeffica del MAD2 donde grcsup equivttle a tondo. cotí lanota de equivalencia que propone 11ER131)IA (1988. p. 228): I)e aqttí la preferencia sic algunos por hablarde grupos o subgrupos, en lugar de secei ones o subseceiones, por cuatí to Isis priuleros se cotí s dejan tdnni—tíos más elásticos.’


elconjuntodedocumentosgeneradosen razónde laactividaddeesasub-división orgánicao funcional.[.1La secciónes una parte del todo (fondo) y comotal estará integradaenél, a efectosde organizacióny descripción.No exigirá una clastficaciónaparte y tendrá su sitio en el inventariodelfonda.

Despuésde estasinequívocasafirmaciones,HEREDIA deshacebuenapartedel caminoandado,reconociendovariostiposde secciones:seccionesdocumen-talesorgánicas—respondenal organigramade la institución—,seccionesdocu-mentalesfuncionales—fruto de las actividadesdiferenciadasdesarrolladaseninstitucioneshistóricassinun organigramaclaro—,seccionesde fondo(LÓPEZ,Pedro;ref. HEREDIA, 1991,p. 143) —seccionesindependizadasde un fondo aefectosde organizacióny descripciónporsu entidad,y justificadasporunaauto-nomíaadministrativa—,y seccioneshistóricasdefondo—resultadode unaagru-paciónposteriorde varios fondos—.HEREDIA (1991,p. 145 146) lo resuelveafirmandoque“las seccionesdocumentalessonparteintegrantey dependientedeun fondo, mientrasque las seccionesde fondo y las seccioneshistóricas o dearchivoson equivalentespor la independenciade su tratamientoaun fondo”.

Estaambiguedadconceptualno es achacablea nuestraqueridaarchiverayexistetambiénen el MAD2 (COOK, 1989,p. 17):

4.6D3Subgroupsare in principIe natural divisionswithin groups.Groupsm.av also be dividedmío .s-ubgroups.for purposesof repositorvmanage-ment. Where this is done, the subgroupsare subdivisionsof a a group,e.stablishedby archivistsas a resulíofanalysis,enabling the group to bebroken up into manageablesmaller units. Subgroupsthereforeshouldservethis purpose,that is, thevshouldbe convinientit? size whereverpos-sible. However ideally subgroupsare ‘natural: they .shouldrepresentthearchivesofdistinct organizationaldivisionsof the originating organiza-tion, or distinctfunctionswhich can be distinguishedin the materials.4.6D4 Whereadtninsitrativesubdivisionsdid not e.sistsin the originatingbody,an analysismuyreveal that differentfuncíionsc:anstill be identified.This is particularly use/hlin thecaseofarchivesof apri vateindividual. Anindividual might ven’probablyhavehadjhnctions or activities in severaldifjérentspheresoflijé, or in connexionwith differentprojects:thesesmuybemadethe basisofsubgroupsin arranging that individual’spapers.

4Quées lo queocurre?Visto desdefuerase puedeobservarquepartedelproblemaprocedede ladefensainconscientede prácticasarchivísticasanterio-res al principio de procedenciaejecutadasen archivosy por archiverosmuyprestigiosos,queresultacompromentidoinvalidar,asícomoporla pervivenciade la vieja terminología.En el casoespañol,los problemasse agravanpor laausenciaen la teoría archivísticahispánicadel conceptode “secciónde ges-tión” o nivel 1, identificablescon las “seccioneshistóricasde fondo”.

132 FranciscoJavier Garc:ía Marco

Además de todo esto, existe un problemaobjetivo de práctica y teoríaarchivísticaque surgede la colisión del principio de respetoal fondo y de lanecesidadde organizarlo.Esto ocurrecuandoel archiverohade enfrentarseaun fondosinapenasorganizacióno ha descendidoa laorganizaciónde nivelespoco organizadosy muy voluminosos,Es necesarioentoncesefectivamenteorganizarel fondo o la secciónen “seccionesfuncionales”en virtud del análi-sis queel archiverohagade las actividadesy proyectosrealizadospor la per-sonajurídica o físicao el colectivoproductor.

4.7.3.5. La Serie(class)

Como afirma CORTES (1982, p. 60) “la seriees la unidad documentalmediana”,y efectivamentetambiénocupael nivel intermedioen el MAD2. Laserie—término auténticamenteinternacional—es un conjuntode documentosque es el resultadodel mismo procesooriginal de creacióno archivado,sonsemejantesen su contenidoy forma, y puedenser descritoscolectivamentemedianteun mismotítulo (COOK, 1989,p, 19). HEREDIA (1991.p. 146 147)las definecomo“el testimoniodocumentaly continuadode actividadesrepeti-tivas desarrolladaspor un órganoo en virtud de unafunción 1<.. y que] repre-sentancontinuidaden el tiempoy repeticiónen los tipos o en la información”.

El criterio de equivalenciaen contenidoy forma es precisadopor VicentaCORTES (1982,p. 58) que señalacon claridadque son “los tipos documenta-les [losque] distinguenlas series”.No obstante,y estaes másbien unaorienta-ción paraarchiverosnóveles,la serieno puedeviolentar la organizacióndelarchivoen fondos,seccionesy subsecciones(p. 60).Tambiénpuedeocurrirque,debidoa unaprácticaarchivísticadefectuosa,las seriesinvadanel planode lassecciones.En esteúltimo caso,COOK (11989,p. IB) aconsejadejarel nivel desubsecciónvacíoy utilizar el de la seriesiemprequeaparezcanproblemas.

RecientementeCOOK (INTERNATIONAL,. COUNCIL OF ARCHIVES,1994, p. 218) señalabaque, en virtud de su homogeniedad:“Seriescould beregardedasthe principal level for management.”

El MAD2 comtemplá.aúnqjuéhíéahinifrYéllb, lá jio~ibilidád de cón~truir“seriesfacticias” (compositeclasses)en el casode que aparezcannumerosasunidadesindividualeso seriesmuy redLícidas,siemprequelos ejemplaresde laserieresultantetengansuficientesemejanzaentresí (COOK, 1989.p. 19). Setratade una prácticasemejante—aunquede caráctermásexcepcional—a laclasificaciónde tercernivel por conceptospropuestapor LLISET (1969).

Ademásel MAD2 consideratambiénlaposibilidadde establecersubseriesen casosespeciales.Porelemplo,cuandoalgúndocumentodeunaserieseinde-pendizaduranteun tiempode algunade las unidadesarchivísticasdondesueleir incluida paraformarunaunidadde archivodiferente(COOK, 1989.p. 19).

HEREDIA (1988, p. 188)desaconsejautilizar numeraciónparalas seriesysubseries,dado que hay mayor variabilidadpara fondos similaresy utilizarmeramenteunaclasificaciónalfabéticaa estenivel.


4.7.3.6. El ficheroo expediente(file)En lasreciénaprobadasISAD (G) sesugiereen un anexoun Modeisofthe

leveisofarrangementofafonds(Modelodenivelesdeclasificacióny ordena-ción de unfondo) en el cual apareceun nivel intermedioentrela serie/subseriey la unidadde archivo. Estenuevo nivel de descripciónse denominafile, enespañol,fichero o, mejor, expediente.Las ISAD (O) (p. 7) lo definencomo:“An organizedunit of documentsgroupedtogethereitherfor currentuseby thecreatoror in the processof archival arrangement,becausethey relateto thesamesubject,activity, or transaction.A file is usually the basicunit within arecord series.”COOK (1989, 1993) no contemplaeste nivel, interesanteperoconfuso,como discutiremosmástarde.

4.7.3.7. El ejemplaro unidadde archivo(item)

El ejemplares la unidadarchivísticafísicade almacenamientoy recupera-ción: “A practicaldefinition mightbethatitemsare theunits whichareproducedfor referencein the searchroom”(COOK, 1989, p. 20). En general,estenivelvienedeterminadopor la prácticaarchivísticatradicionalo por la administrativa.

Sin embargo,en el casode queno vengadefinido de antemanose planteaenestenivel un graveproblema,puestoque,comoseñalaHEREDIA (1991,p.147), siguiendoa ARAGÓ y LOZANO (1969), la “unidadarchivística” puedeestarconstituidapor documentossingulares—a los quedenominapiezadocu-mental—o por documentoscompuestos.HEREDIA proponeun excelentecri-terio afirmando“queno debenserseparadosen cuantoquerespondenaunatra-mitacióncancillerescao administrativaquehayquerespetary daunidadalcon-junto (unidad archivística)”. HEREDIA detectavarios tipos de agrupacionesdocumentales:los documentosprincipalesconanejos,los expedientes—frutode un procesoadministrativoiniciado ainstanciade un peticionarioqueexigelaacumulaciónde variosactosy susconsiguientestestimoniosdocumentales—,eltestimoniode autos—registrode losdocumentos(autos)de un procesoadmi-nistrativojudicial “querefleja sólo la gestiónrealizadapor la institucióninícta-doraen el lugar de origeny quesuelenremitirse conunacartaaun organismoo institución superiorparasu simple conocimientoo parasu resoluciónposte-rior (HEREDIA, 1991,p. 148)—y el dossier—documentosagrupadosporper-teneceral mismotemao asuntode caraa su documentación—.Los niveles deanálisis archivísticosusualesen los manualesespañolesterminan aquí. Sinembargo,se deberíaevitar conscientementellamar ‘documentos’alas ‘unida-desarchivísticas’paraevitar la entropizaciónde la terminología34.

4.7.3.8. El documento(piece)El documentoes la unidadindivisible de forma,testimonioe información.

ComoseñalaCORTES(1982)“el documentoes único eindivisible”. Estadefi-

Utilizaríamos entonces el término unidad archivística’.

134 FranciscoJavierGarcía Mcireo

nición es, sin embargo,ambigua,puessegúnella un expedienteseriaunapiece,pues,efectivamente,no puededividirse, ni disgregarse,y los documentosquelo componenpierdensu valor separados.Sin embargo,en la clasificacióndeniveles quevenimosestudiando,el expedientees un bern. La piecees el nivelanalíticodel item.

Estenivel —propuestoporCOOK (1989, p. 5) en el MAD2— no es reco-nocidoen los manualesal uso en Españacomoobjetode descripciónarchivís-tica, cuyo énfasis,comohemosdiscutidoanteriormente,se centraen la macrodescripción.Sin embargo,la terminologíay el problemade fondo si se hacepresente.Así, por ejemplo, HEREDIA <1991,p. 147 ) hablade “pieza docu-mental” parareferirseal documentosingularcomocontrapuestoal documentocompuesto.Según el MAD2, cuandolos documentosson componentesdeejemplaresarchivísticospuedeser útil procedera su descripciónseparada;siellos mismosson las unidadesarchivísticas,su descripciónpuedereemplazaral nivel 4, pudiendosedejaréstevacío (COOK, 1989,p. 2021.

La descripciónanalíticade losdocumentoscontenidosenunaunidadarchi-vística—comoel libroo expediente—esunanecesidaden los sistemasde ges-tión de documentosactivos y en los archivosque estánintegradoscompleta-mentecon las oficinas productoras.Dejando a parte unidadesarchivísticasgeneradaspor simplecomodidadde almacenamiento,muchasde las unidadespluridocumentalesexigentina descripciónanalíticaparasu correctaaccesibli-dad. El expedientesecomponede documentossueltos,y el libro de registrodeasientosqueposeenun contenidoy entidadmuydiferentes.Otro problemadis-tinto es la necesidadde priorizar tareasdentrode un archivo.

Aun consideraCOOK la existenciade un nivel inferior, cuyo nombreteó-rico deberíaserel de ‘subpieee’,y que aconsejallamar por su nombretradi-cional: página,folio, carpeta.etc. Nosotrosconsideramosquees la unidaddedivisión de soporte,mientrasquelapartecomponente,objetode ladescripciónanalítica,deberíaserunaunidadde mensaje.unaunidadde contenido.

4.7.3.9. Conclusión

Ofrecemosa continuaciónunatabla resumende los niveles documentalesexistentesbasándonosen las autorizadasopinionesdel MAD2 y del manualdcHEREDIA (1991)comoprobablementelos másreputadosrepresentantesde laarchivísticainternacionaly de la hispánicarespectivamente.Incluimos los tér-minos propuestosparacadanivel —recordemosque los niveles son los pro-puestosen el MAD2— y los criteriosen virtud de los cualesse establecen.Per-sonalmente.proponemosque se adopteel esquemapropuestopor COOK(1980) compaginándolo,eso sí, con la terminología tradicional de nuestraarchivística;basándonosespecialmenteenelesfuerzode dilucidacióntermino-lógica llevadoa cabopor HEREDIA, como puntade lanzade la nuevaarchi-vística hispánica.Hemosindicadoen la sextacolumnalos términosque pro-ponemospersonalmenteparalos diferentesniveles.

Fundamentosdeorganizacióny representacióndocumental:aportaciones...

COOK, 1989 Criterios CORTÉS, 1982HEREDIA, 1988 Criterios TERMINOSPROPUESTOS

O Repositorygroups/levels

Institucióncustodiadora

[Archivo] [Institucióndecustodia]

Archivo

1 Managementgroups/levels

Necesidadesdegestión

Secciones facticias

[desaconsejadoyconsiderado enrealidad al nivel2 o 3]

Porformatosdealmacenamiento,etc.

Nivel degestión

1.x Managementsubgroups/subl-evels

Necesidadesdegestión(subniveles)

Subnivel degestión

2 Groups

Colectíons

Respetoal origen:individualizaciónde colecciones

Reuniónartificialde manuscritos

Fondos

Colecciones

-

Respetoal origeno principio deprocedencia

Reuniónartificialde manuscritos

Fondo

2.x Subgroups Respetoal origen:desarrollodelorganigrama

Manejabilidad+respetoal origen(2): división porfunciones

Seccionesorgánicas

Subsecciones

Seccionesdocumentalesfuncionales

Respetoal origen:Organigramadela institución

Respetoal origen(2): funcionesdela institución

Sección:

* orgánica

* funcional

3 Classcs Respetoal origen:unidadesdealmacenamientosecuencialoriginales,asuntossemeíantes

Series Respeto¿sí origen:Tipologíadocumental,asuntossemejantes

Series

3.x Subciasses Idem(subdivisiones)

Subserie

4 ltems Respetoal origen:Unidadestísicasde aimacenamienty recuperación

Unidaddocumental,unidadarchivística

Respetoal origen:Piezasqueintegranlas series

Ejemplarounidaddearchivo

5 Pieces Unidaddocumentalindivisible(puedesero noun item)

Documento

Fig. 4. Cuadro resumende lascorrespondencias entre los nivelespropuestos por COOK y los propuestos en España por CORTÉS y HEREDIA

135


En resumen,durantesu ciclo de vidael documentova adquiriendoprogre-sivamenteunaaudienciapotencialmás generaly menosespecializada,mien-tras que su uso real disminuye;paralelamente,tanto sus gestorescomo sususuariosson cadavezmenospróximosa su contextode producción;finalmen-te, el archivo que lo albergasuele ser progresivamentemenos homogéneoymáscomplejoen la composiciónde sus fondos.Todo ello acrecientala necesi-dad de auxiliaresde recuperaciónmás elaborados.

5. CONCLUSIÓN

En definitiva, la Archivísticaes unaciencia documentalque,por debajodedebatesprovocadospor los cambiossocialesquedeterminansusprioridadesyénfasis,poseeun cuerpoteóricooriginal y extraordinariamenteinteresanteparalagestiónde los documentosno librarnos—esdecir,no publicadosy, en princi-pio, excluidos del mercado—.La Archivística enfatizael principio de proce-denciacomo medio de asegurarla integridad “arqueológica”de los fondos,haciendoposibleno sólola lecturadel documento,sino afirmandoquedichalec-turaes imposiblesin referenciaal conjuntodocumental—reflejoespecularde lacomunidadhumanaproductora—enel quesegeneró.Estaperspectivaesimpor-tanteparala Cienciadelay Documentacit$nporquees genuinamentesociaLEldocumentono esnuncaun enteaislado,poseerelacionescon otros documentosquedesvelantambiénla propiaorganizaciónde lasociedady de sus sistemasdemnformacióny documentación.También los materialespublicadosposeenrela-ciónconotrosdocumentos,siendoel fruto de unamismaempresaeditorial, inte-grándoseen colecciones,pasandodetenninadoscomités editorialeso mante-niendonumerosísimasrelacionespor medio de citas. También la coleccióndeunabibliotecaposeevalor arqueológico,que, andadoel tiempo,puedepermitirla reconstrucciónde lahistoriaculturaly socialdeunainstitución,unapoblacióno cualquierotracomunidadhumana.La perspectivasocialde la Archivística—

quecomparteconelmuseoarqueológicoy etnográfico-nos alerta,en definiti-va, sobreunadimensiónineludiblede la realidaddocumental.

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