Unidad 2: Preparando tu presentacin Versin imprimible Materia: Fundamentos de la Comunicacin Efectiva Profesor: Benjamn B Carpinteyro

Identificando tu audiencia

Imagina que ests platicando con uno de tus mejores amigos acerca de tu primera cita. Ahora

imagina que ests hablando de lo mismo con tus padres. Lo ms probable es que, de alguna manera, vas a alterar tu historia. Vas a cambiar tu tono, las palabras que uses, y an vas a editar

algunos detalles. Considerar tu audiencia es un paso crtico al elaborar tu discurso o presentacin. Antes de escribir una sola palabra, usa algo de tu tiempo desarrollando una audiencia personal. Una

audiencia personal es una representacin individual de tu audiencia completa.

En lugar de pensar en un grupo grande sin rostro, piensa en una sola persona a quien t hablars. Desarrollar una audiencia personal puede ayudarte a mantener un tono consistente, y poner rostro a

una sola persona en lugar de pensar acerca de un grupo grande sin rostro, puede ayudarte a

desarrollar una conexin ms personal con tu audiencia. Para desarrollar una audiencia personal, debes ser lo ms minucioso posible. Esto involucra conseguir respuestas a preguntas claves para

identificar tu audiencia. En la seccin de recursos se incluye una lista de preguntas de inicio y una hoja de trabajo que te pueden ayudar a identificar tu audiencia.

El punto es descubrir gente en comn, as como tambin algunos detalles importantes. Por

ejemplo, una coordinadora de eventos para una asociacin de restaurantes me pidi dar una presentacin acerca de los medios de comunicacin sociales en una conferencia anual. Una de las

primeras declaraciones que le dije a ella fue, Dime todo lo que puedas acerca de la audiencia. Quines son ellos? Si bien esto es una pregunta muy amplia y abierta, frecuentemente revela las

ideas ms obvias. En este caso, la coordinadora del evento me dijo que la mayora de la audiencia era, o dueos de restaurantes o altos administradores de la industria del servicio de comida.

Unos pocos segundos despus de hacer esta pregunta abierta, yo tena una mejor idea acerca de

lo que la audiencia tena en comn. Para dar forma a detalles ms enriquecedores del desarrollo de carcter, frecuentemente hago preguntas como: Qu hacen ellos para divertirse? o Qu

programas de TV podran ellos ver? Por ejemplo, una vez conoc un detalle excntrico, la mayora

de mi audiencia escuchaba un programa de radio conservador en sus oficinas cuando tenan tiempo para hacerlo.

De esta manera, aunque este detalle no tena nada que ver con el asunto principal de mi discurso, s

jug un papel significativo al decidir cules ancdotas podran ayudarme a hacer una mejor conexin con una numerosa audiencia conservadora. Cuando desarrollas una audiencia personal

ests buscando tanto detalles comunes como detalles personales significativos. Estos detalles

pueden ayudarte a imaginar caractersticas nicas e interesantes para hablar. Imaginar a una

persona hace ms fcil escribir y desarrollar tu discurso, y tambin ayuda a conectarte emocionalmente con tu audiencia.

Toma tiempo para desarrollar una audiencia personal. Investiga detalles comunes, as como

tambin algunos detalles en relacin al carcter, que te ayuden a visualizar a una sola persona a quien hablar.

Entendiendo el nivel de conocimiento de tu audiencia

Alguna vez has estado sentado en una audiencia, avergonzado por no tener ni la menor idea

acerca de lo que el conferenciante est hablando? O lo opuesto, lo difcil que es mantenerte enfocado cuando el conferenciante est cubriendo conceptos muy bsicos que t ya has aprendido

hace aos. Esto frecuentemente sucede cuando los conferenciantes no consideran realmente la pregunta fundamental acerca de sus audiencias: Qu conoce y qu desconoce la audiencia

acerca del asunto del que se est hablando? Toma un minuto y visualiza la audiencia a quien

podras estar hablando en tu prxima presentacin.

Toma tiempo para dos preguntas de conocimiento. Las respuestas a ellas te harn ms creble y te

ayudarn a preparar tus preguntas y comentarios durante tu presentacin. Si tu grupo conoce muy

poco sobre tu tema, o si tu tema es muy tcnico o desconocido, querrs simplificar la explicacin al ms comn denominador. Si tu audiencia no est familiarizada con tu tema, relaciona ste con algo

conocido para ellos y aydales a conectar los puntos. Evita usar siglas o trminos con los que el grupo pueda no estar familiarizado.

Hace mucho tiempo cuando era lder de alabanza en mi iglesia, recuerdo que a nuestro pastor le

gustaba salir al parque de nuestra comunidad a realizar servicios evangelsticos. La dinmica era la misma que en el tiempo domincal, los cantos, la msica, las lecturas, la nica diferencia era que no

se recogia ofrenda. Nuestra forma de presentar el mensaje era la misma, un servicio dominical al aire libre, aunque claramente la audiencia no era la misma. No haba impacto, no haba empata;

pues la gente no estaba familiarizada con lo que deciamos y hacamos. No nos conectbamos con

ellos.

Cuando tu audiencia est familiarizada con el tema, entonces es seguro usar un lenguaje acorde al

mismo, y hacer comparaciones que son comunes al grupo. Aunque vayas a hacer tu presentacin

en grupo as, toma tiempo para investigar cul es el lenguaje comn para ellos. Considera utilizar a los expertos que estn en el saln. Habr ocasiones en que estars presentando un tema frente a

un grupo que quizs conoce ms acerca del asunto de lo que t sabes. Qu haces con estas personas? Reconcelos y salos como parte de tu presentacin.

Si no es posible conseguir informacin antes de tu presentacin, preprate para una audiencia

mixta y llega temprano al lugar para hacer preguntas que te darn luz acerca de ella. Cuando te presentes ante una audiencia mixta, dirgete a los miembros de la audiencia que tienen un alto

conocimiento del contenido como a los que tienen un bajo conocimiento. Por ejemplo puedes decir

que para algunos es la primera vez que escuchan esto, y explicar un poco acerca del trmino, o

puedes decir que para algunos de ellos esto no es nuevo, y hacer referencia a la conexin que conocen. Toma tiempo y reflexiona sobre quines estarn en tu prxima presentacin.

Asegrate de estar en sincrona con todos y estar preparado para responder de acuerdo a su nivel

de conocimiento.

Conociendo el lugar

Una vez que has identificado la audiencia, lo siguiente que debes entender es el lugar donde se

llevar a cabo tu reunin. En qu clase de saln ser tu presentacin? Siempre que sea posible, haz una breve caminata a travs del saln para familiarizarte con el espacio de tu presentacin. Sin

embargo, en muchos casos esto no es posible o prctico, especialmente en ocasiones cuando has sido invitado a dar una pltica a un lugar diferente al que normalmente conoces.

En esas ocasiones cuando no te sea posible dar una caminata de unos 5 minutos en el lugar, usar

una lista de verificacin antes de cada presentacin te ser muy til. Una simple lista de verificacin puede ser muy tranquilizante. Me ayuda a no olvidar pequeas cosas que hacen una gran

diferencia, como bateras, apuntadores, cables, internet, etc. En el apartado de recursos de la

unidad he icludo una lista de verificacin, revsala. Notars que sta incluye tres secciones clave: La dinmica del saln, la dinmica de la audiencia y el equipo del conferenciante. Bajo el tema de

dinmica del saln, vers cinco preguntas generales para hacer a las personas que conocen el saln.

Generalmente, querrs conocer el tamao y la forma del saln, cuntos asientos hay, si hay una

plataforma elevada, o si hay alguna cosa inusual que deberas saber acerca del cuarto. Por inusual quiero decir cualquier cosa que tendras que evitar, tales como un poste o una viga de soporte en

medio del saln. Muchos hoteles y centros para conferencias proveen un plano del piso en sus sitios web, de tal manera que sabrs qu esperar. Si es posible, conctate y busca el plano del

piso, y entonces habla con alguien para confirmar lo que has investigado. Tambin es importante

entender la dinmica de la audiencia. Estarn ellos sentados al estilo teatro, en sillas acomodadas en filas, como en un saln de clases, o utilizarn un estilo como en una sala de juntas, sentados

alrededor de una mesa?

Tambin, investiga si tu audiencia, estar sentada en la oscuridad o en la luz, si estarn comiendo o bebiendo durante tu presentacin? Todas estas dinmicas importan cuando ests elaborando tu

discurso o presentacin. Una audiencia grande sentada al estilo teatro en un saln oscuro probablemente ser menos conversacional e interactiva que una audiencia pequea sentada en

mesas en un saln bien iluminado. Finalmente, usa tu lista de verificacin para solicitar cualquier equipo que podras necesitar. Contacta a la persona indicada para que te diga qu es lo que

exactamente est disponible para ti y qu necesitars traer t mismo. Imprime tu lista de verificacin y tenla a la mano, solo para estar seguro que no has olvidado ningn pequeo detalle que pueda

mejorar la experiencia de la audiencia.

Identificando el valor de la audiencia: qu hay para ellos?

Una audiencia viene a ti en busca de informacin o asiste a tus sesiones porque se les ha

ordenado, o porque ellos realmente desean or tus recomendaciones. No importa cul sea su motivacin, t tienes qu comunicar el y qu? de la manera correcta. El Qu hay para ellos?

necesita salir de tu boca inmediatamente. Para traducir tu mensaje de valor a la audiencia, necesitas conocerlos en un nivel profundo.

Pasa tiempo hablando con personas que conocen a la audiencia mejor que t. Usa tiempo

consiguiendo informacin de parte de ellos antes de tu presentacin. Si tienes la oportunidad, habla con tu audiencia antes de la presentacin y pregntales, Qu esperan de tu presentacin?

Investiga a lo que se dedica tu audiencia. Las audiencias pueden ser analticas, con un pensamiento lineal o aburridas acerca del resultado final. En este caso, enfcate primero sobre los beneficios que

tienen ms valor para ellos.

As como el valor difiere en una audiencia, las nociones preconcebidas sobre tu tema tambin lo

sern. Permteme contarte una historia. Hace muchos aos, al final del segundo da de un seminario de comunicacin, yo estaba saludando de mano a los participantes y despidindolos en la puerta, y

o por casualidad a alguien decir: No fue mucho mejor de lo que esperabas? No perd la oportunidad de preguntar cul era su idea preconcebida del segundo da del seminario en relacin

al primer da. Ellos pensaron que esto seran dos das aburridos aprendiendo sobre PowerPoint.

Caramba! Yo ciertamente debera haber manejado esta percepcin desde el primer momento y preguntar acerca de experiencias pasadas que haban tenido con entrenamiento sobre

comunicacin. Al pensar en tu futura audiencia, puedes identificar sus diferentes valores? Si no ests seguro, quin puede ayudarte? Pregunta a esta persona acerca de las discusiones y

preguntas en su anterior presentacin.

Aprovecha tu propio conocimiento de tu iglesia u organizacin, y has una nota acerca de lo que ha funcionado con este grupo en el pasado. Si ests bien preparado, la audiencia ni siquiera tendr

qu preguntar o pensar acerca de y qu? T estars un paso adelante de ellos.

Formulando estrategias para posibles reacciones de la audiencia

La compaa donde trabaj haba previsto anunciar un cambio importante en los beneficios para los

empleados. El administrador a quien entren era el encargado de dar el difcil anuncio. Difcil, porque el rumor era que este cambio no era bueno, sino negativo. Les aconsej escuchar sus

preocupaciones y estar preparados para todas las preguntas. Su tarea era comunicar con empata a la escptica audiencia y no tratar de lanzar el programa como podra hacerlo con una audiencia

dispuesta.

Esta estrategia funcion muy bien, y los reportes que l recibi fueron muy positivos. Los empleados apreciaron la franqueza del dilogo, y la oportunidad para expresar sus preocupaciones.

Entonces, un da, recib una llamada de l diciendo que lo haba arruinado. El entr a una unidad

particular asumiendo que la audiencia podra ser resistente, pero este grupo en particular no lo era. Ellos haban escuchado lo suficiente acerca de los cambios que se avecinaban. Estaban listos para

discutir los siguientes pasos.

Cuando nuestros administradores empezaron con la lista de asuntos y problemas, la audiencia que estaba lista empez a sentirse ansiosa. l cre innecesariamente una situacin que cambi a una

audiencia dispuesta a una escptica. Cuando planeas dar un mensaje, la audiencia estar, o lista para escuchar, o aptica, y en algunos casos, podr ser escptica. Para ser un orador efectivo,

necesitas considerar la reaccin de tu audiencia y hacer ajustes en tu acercamiento a ellos.

Aqu hay unos pocos consejos para cada situacin. Si tu audiencia est lista para escuchar tu mensaje, unifcate tu mismo con el contenido. Muestra lo valiosa que es tu informacin. Asegrate

de identificar los siguientes pasos para la informacin que ests presentando, o haz preguntas al fin de la presentacin que motivarn el dilogo en el grupo. Si hay otros pasos, querrs tomar la

iniciativa e investigarlos para facilitar el avance de tu audiencia. En la universidad donde enseo, me

ha pasado que cuando mi audiencia coopera y est lista para escuchar, el contenido de clase no me alcanza, y debo muchas veces improvisar. Esto decepciona a los estudiantes porque esperan

los siguientes pasos de la clase. A partir de esto he aprendido a siempre ir preparado con ms material y contenido a la clase, por si la audiencia est lista para escucharme.

Si tu audiencia es aptica, tienes una tarea mucho ms difcil en tus manos. Asegrate de conseguir

la retencin desde el principio. Todas las presentaciones necesitan fuertes captadores de la atencin, pero con una audiencia aptica, es crucial que no pierdas nada. Comunica el valor de tu

informacin, el y qu?, y aun cuando uses a alguien de la audiencia como el protagonista en tus

ejemplos, muestra cmo tu informacin les ayudar.

En caso de que tengas una audiencia resistente, muestra que ests bien consciente de sus

preocupaciones. Elabora tus puntos de discusin, pero dirgelos a ellos como respuestas a posibles

preguntas. Lo ms importante es permitir un dilogo temprano en la presentacin. Puede ser til si empiezas diciendo, S que la preocupacin principal de cada uno en este lugar ha sido. Eso es

muy vlido y creble, y entonces salta a las respuestas inmediatamente. El tono de tu voz debe ser diferente para cada tipo de audiencia.

Se requiere ser emptico, reflexivo, y ms que todo, sincero. Toma tiempo para investigar la

reaccin de tu audiencia. Como en mi ejemplo del administrador, es posible que no todos los grupos estn en sincrona. Para tu prxima presentacin, investiga cmo la gente se siente acerca

del asunto a tratar. Fue ya discutido en el pasado? Si es as, cul fue el consenso? Alguien estuvo en desacuerdo? Es este un tema nuevo o puedes obtener pensamientos generales de la

gente acerca de esto? Mientras ms investigues con antelacin, mejor preparado estars el da de

tu presentacin.

Usa la hoja de trabajo (disponible en la seccin de recursos de la unidad) con preguntas especficas

para reflexionar sobre las necesidades de tu audiencia para tu prxima presentacin.

Adaptndote al estilo de comunicacin de tu audiencia

Tengo amigos cientficos y he asistido a algunas presentaciones de sus investigaciones. Las ms

dolorosas han sido aquellas presentadas por oradores fuera del campo particular de investigacin. He visto personas quejarse al salir de la presentacin, mientras otros estn demasiado dormidos

como para ponerse siquiera de pie. Esto no es porque el orador no tenga un material interesante, el problema es que ellos no consideraron la crucial diferencia de estilo de comunicacin. Si deseas

atrapar a tu audiencia, aqu hay algunos estilos de comunicacin para tener en mente.

1. Bosque vs. rboles. Tu audiencia desea una imagen general, el bosque? O les gusta profundizar en los detalles, los rboles? Los equipos ejecutivos generalmente no desean

enfrascarse con los detalles, pero necesitas cerciorarte esto antes de asumirlo. Tradicionalmente,

debes presentar primero la idea principal y despus proceder a entrar en detalles, si ellos estn expectantes. Culturalmente, a algunos grupos les gusta entrar en detalles especficos, y ver grficas

detalladas al mismo tiempo que el orador est hablando. Otros grupos prefieren ver la idea principal primero, cmo esto se vincula a la misin de la organizacin y cmo acceder a los siguientes pasos,

si es necesario.

2. Formal o Informal. todas las organizaciones tienen sus propios niveles internos de formalidad. Si te ests presentando dentro de tu propia iglesia u organizacin, conocers a tu audiencia y, si es

apropiado, puedes ser un poco menos formal, si esto es aceptable. Cuando no ests seguro, s ms formal en tus interacciones, en tu estilo de hablar y an en tus expresiones no verbales. Es

preferible ser ms formal que menos formal en situaciones donde desconoces a tu audiencia.

Siempre puedes leer el nivel de formalidad pasando tiempo con las personas de la organizacin antes de tu presentacin. Esto no solo disminuye tus niveles de ansiedad como orador, sino que

adems te permite conocer el nivel apropiado de formalidad que debes usar cuando ests en tu presentacin.

3. Interrupciones o no. Conociendo este detalle acerca de tu audiencia puedes cambiar la forma de

entrega de tu presentacin. Si la norma para las presentaciones es una conversacin de dos vas con preguntas siendo contestadas inmediatamente, el presentador necesita saberlo y planear esto.

Si a la audiencia le gusta hacer preguntas durante la presentacin, debes planear las preguntas ms frecuentes revisiones y animar esta conversacin. Organiza tus diapositivas de tal forma que

accedas a la informacin rpidamente. Es mucho ms fcil trabajar con una audiencia quien reserva sus preguntas para el final. Ahora bien, asegrate de aclarar esto antes de empezar a hablar delante

de ellos.

4. Hechos o emocin. A algunas audiencias les gusta la informacin que rpidamente consigue

llegar al punto. En esos casos, querrs empezar con un hecho extraordinario ms que directamente relatar el y qu de la organizacin. Algunas culturas de comunicacin directa como Europa

Septentrional, Estados Unidos, Reino Unido y Australia, prefieren este estilo de comunicacin. As que necesitas adaptar tu estilo de presentacin a este estilo. En culturas de comunicacin indirecta,

como por ejemplo, Europa Meridional, Sur Amrica, Oriente Medio y Asia, puede ser apropiado empezar con una historia, parte de una o an una fbula local que directamente conecta el punto

principal de la presentacin. Este acercamiento es considerado ms emocional. Incluso, si ests acostumbrado a presentaciones de hechos o datos directos, pero te encuentras frente a una

audiencia indirecta, preprate para ser flexible.

Ahora, la ltima nota en relacin al estilo de comunicacin involucra el lenguaje. Si te ests

presentando a una audiencia no nativa de habla hispana, simplifica tu lenguaje. Evita usar siglas, modismos, expresiones casuales o coloquiales. Marca tu propio ritmo un poco ms de lo que lo

haras con una audiencia de habla hispana. Asegrate que tu pronunciacin en ciertas palabras sea clara.

Recuerda que, con cualquier audiencia tu mejor opcin es hacer preguntas e investigar

anticipadamente. Si pierdes la marca sobre el estilo de comunicacin de tu audiencia, tu credibilidad est en juego. Considera estos cuatro puntos y estars ms preparado que cualquiera de los bien

intencionados, pero inefectivos oradores que yo experiment.

Construyendo credibilidad

El tema de la credibilidad del orador es muy amplio, pero la credibilidad es la marca que te

representa como orador. sta puede ser dividida en percepciones, acciones y conductas. Mientras hago referencia a cada rea, piensa la forma en que te presentas ante tu audiencia. Empecemos

con percepciones.

Percepciones

Si ests hablando a un grupo para quien eres extrao (quiz te han invitado a dar una pltica a un lugar nuevo para ti, donde la gente no te conoce), te ayudar si alguien del mismo grupo te

presenta, alguien en quien la audiencia confa y a quien respeta. Si esto no es posible, trata de conectarte con los miembros de tu audiencia antes de tu presentacin. Presntate. Trata de

investigar el inters que ellos tengan en tu tema. Esto te da la oportunidad de conocer a tu audiencia y personalizar tu presentacin an ms. Tu meta es saber manejar la percepcin de un

extrao al tener informacin relevante.

Acciones

Las acciones crebles son fcilmente medibles. Un orador edifica su credibilidad con comunicacin escrita antes y despus de la presentacin. La energa, la precisin y la calidad de interacciones

antes y despus de la presentacin y el nivel de investigacin que hayas hecho en relacin al tema a tratar, todo esto habla de credibilidad.

Los presentadores con credibilidad hablan con autoridad sobre los temas donde la investigacin es

amplia, reciente, relevante e imparcial. La credibilidad a los ojos de la audiencia es construida por el nivel de personalizacin y el anlisis de la audiencia que el orador haya hecho. Cuando un

presentador que es ajeno a un grupo habla de alguna situacin particular del grupo, o se viste como

ellos, o comienza a hablar del clima tan agradable de la ciudad; esto muestra inters y conexin con las personas en el lugar y como resultado construye su credibilidad. Hay pastores y misioneros que

cuando comparten un mensaje en las etnias o comunidades indgenas, se visten como ellos, e inmediatamente se conectan con la audiencia. Otros, si el tiempo y el lugar lo favorecen, muestran

la playera del equipo de futbol de la ciudad que visitan, tambin esto aumenta la empata y la credibilidad.

Por otro lado, lo que roba al orador su credibilidad es el uso de rellenos tales como, Umm, ahh,

mmh, as que, entre enunciados que comunican inseguridad y que son bastante molestos. Si tiendes a usarlos, trata de reemplazarlos con pausas reflexivas entre tus enunciados.

Es mejor evitar muletillas como bueno, este, yo siento, o sea y Yo supongo. Reemplzalos

con palabras fuertes, hechos, declaraciones como Yo s o En mi investigacin descubr que o De acuerdo a este autor.

Conductas

Finalmente, la credibilidad es juzgada por lo no verbal. A principios de los 70s, el renombrado psiclogo Alberto Mehrabian estudi cmo el significado de un mensaje fue interpretado por la

gente que lo recibi. l descubri que el 93% del mensaje era transmitido por cuestiones no

verbales: lenguaje corporal, gestos, expresiones faciales y tono de la voz. Estos estudios han sido validados en aos recientes con estadsticas que muestran que las primeras impresiones son

hechas en algn punto entre los primeros siete y diecisiete segundos de cualquier interaccin.

No importa si eres ajeno a un grupo o ests en tu propia organizacin, tu nivel de inters en tu propio tema, la firmeza en tu apretn de manos, apertura en tu lenguaje corporal, confianza en tu

postura y contacto visual, todas ellas son tu marca o estilo.

T querrs que tu presentacin sea una extensin de tu estilo. Deseas que sta comunique tu pericia y habilidad para crear una interrelacin con tu audiencia. Has pensado acerca de cul es tu

marca o estilo profesional al acercarte a otros?

Usa la hoja Construye tu credibilidad ubicada en la seccin de recursos de la unidad para asegurarte que tienes esta parte influyente de tu presentacin.

Credibilidad personal

Ests de pie en frente de un grupo para comenzar tu presentacin. Slo tienes unos pocos

segundos para convencer a tu audiencia de que vale la pena que te escuchen. Cmo desarrollas credibilidad personal tan rpido? En muchas ocasiones puedes ganar credibilidad incluso antes de

abrir tu boca. Muchos presentadores dependen de una introduccin para ganar credibilidad. Esto sucede cuando un maestro de ceremonias introduce al orador con una pequea biografa que hable

de su experiencia, educacin, y otros logros.

Si no tienes a nadie del exterior que te ayude a ganar credibilidad, entonces tendrs que construirla tu mismo. Pero no puedes hacerlo si comienzas a leer tu curriculum en frente de la audiencia. En

lugar de eso tendrs que demostrar dos cosas: confianza en ti mismo y competencia.

Comencemos con la confiaza en ti mismo. Como slo tienes unos pocos segundos, la confianza se logra mostrando tres seales no verbales. Primero, vstete para inspirar confianza en ti mismo.

La clave es vestirse apropiadamente para la audiencia delante de ti. Si ests hablando a un grupo

de jvenes estudiantes, vestirse de forma casual sera quiz lo correcto. En otra situacin, como una conferencia formal o un discurso de graduacin, lo conveniente sera usar algo ms formal

como un traje. Antes de aceptar a dar una pltica, busca a una persona que sea parte de la audiencia a la que vas a presentar para que te diga cul sera la mejor vestimenta para esa

audiencia.

Segundo, utiliza habilidades no verbales para construir la confianza en ti mismo. Antes de decir una sola palabra mira a tu audiencia. Parate derecho, relaja tus brazos y hombros y haz contacto visual

con tu audiencia por un momento. Mantente en silencio por uno segundos antes de hablar y deja que tu audiencia vea la confiaza que tienes en ti mismo a travs de tu lenguaje corporal. No hay

prisa por comenzar a hablar. Usa esos segundos para llamar la atencin de tu audiencia.

Tercero, suena confiado. Las primeras palabras que digas deben ser bien remarcadas, claras, y fuertes. Antes de subir a la plataforma, asegrate de haber calentado un poco tu voz y de haber

tomado un poco de agua al tiempo.

Tu aspecto, tus habilidades no verbales y la calidad de tu voz son tres formas de demostrar confiaza en ti mismo rpidamente, pero para desarrollar credibilidad personal debers demostrar

tambin competencia. Primero, nunca accedas a dar una pltica acerca de un tema que no

dominas completamente. En la universidad en donde trabajo me pidieron que diera una conferencia acerca de seguridad informtica, conozco un poco el tema por algunas clases que tom en la

universidad, pero de ninguna manera me senta cualificado para dar esa conferencia. Le dije al

coordinador del evento que estara gustoso de hablar del uso de la tecnologa informtica en la educacin. Pero no poda asegurar que tuviera experiencia de primera mano en temas de seguridad

informtica.

Segundo, dile a tu audiencia por qu eres competente. La forma simple de hacer esto es encontrar uno o dos detalles pertinentes en tus antecedentes que te relacionen con el tema en cuestin. La

audiencia no necesita tu curriculum completo, slo uno o dos detalles cortos. Por ejemplo, si mi presentacin fuera acerca del cuidado del pez tropical, podra comenzar diciendo: he conservado

peces tropicales desde 1980, soy Benjamin Bustos y djame decirte lo que s para mantener un pez tropical saludable. Ves, no necesito mencionar mi educacin o experiencia laboral, ninguno de

esos reconocimientos son relevantes. Pero en menos de 10 segundos he demostrado competencia

en el tema.

Tmate un tiempo para anotar algn detalle especfico de tus antecedentes o experiencia que

relacione una competencia con el tema en cuestin. Cuando demuestras confianza en ti mismo y

competencia, puedes desarrollar credibilidad personal en cuestin de segundos.

Reuniendo tu informacin

Menos es ms. Estoy seguro que has escuchado este trmino en relacin al enfoque y eficiencia en

la informacin. Esto es a lo que debes aspirar en tus presentaciones, pero este proceso de minimalismo reflexivo es el resultado de algunos pasos estratgicos. Vamos a revisarlos.

1. En silencio, haz una lluvia de ideas. Encuentra un tiempo sin interrupciones en tu da y haz una

lista de todas las posibles piezas de informacin que crees que tu audiencia querr conocer. No pienses demasiado. No critiques tus elecciones. Haz una lista larga de todas las posibilidades.

2. Define preguntas que clarifiquen. La lista de posibles temas de inters para tu audiencia se har

ms corta cuando preguntes a tu contacto, la persona a la que puedes solicitar aclaraciones. Usa esta informacin para acortar tu lista y concretar tu alcance. Si no te puedes dar el lujo de volver al

contacto, pide a un amigo o conocido que est familiarizado con esta audiencia.

3. Busca temas y excepciones. Hay tpicos que encajan con el mismo tema de tu lista? Se agrupan estos temas naturalmente? Ests 100% seguro que las categoras satisfacen el alcance

de tu presentacin? Empieza agrupando estos temas y busca tambin definir las excepciones, las excepciones son artculos que caen fuera del mbito del tema de tu presentacin pero que te

ayudaron a introducirte a la lluvia de ideas inicial.

4. Investiga. Una lista corta de asuntos temticos debera inspirarte a hacer una investigacin adicional de tu tema. Investiga artculos recientes, estadsticas relevantes, historias en otras

congregaciones o iglesias relacionadas con tu tema o ejemplos especficos de iglesias u

organizaciones exitosas.

5. Reduce tu alcance. Las peguntas aclaratorias, la bsqueda de temas y excepciones e investigacin adicional, te ayudar a ajustar el enfoque de tu tema. Tu lista proveniente de tu lluvia

de ideas inicial, deber ser reducida a pocos temas que se conectan claramente con los temas de inters de tu audiencia y a que haya informacin disponible que soporte dichos temas.

Espero que sigas los pasos que mencion para lograr un enfoque ms reducido. Pon atencin en

los puntos cruciales para ayudar a tu audiencia a comprender el mensaje global. Como ves, la popular teora de menos es ms requiere algunos pasos para llevarla a cabo.

En marcha!

Equilibrando la lgica y la emocin

Aristteles acu tres pilares de influencia: Ethos (apelacin de credibilidad), Logos (apelacin

lgica), y Pathos (apelacin emocional). Anteriormente discutimos credibilidad, en la parte de preparar tu presentacin, y cmo esto tiene que ver con construir confianza y empata con tu

audiencia. Ahora es el tiempo de elaborar tu mensaje de tal manera que haya balance entre la lgica y la emocin. Empezaremos con la apelacin lgica. Esta parte de tu presentacin tiene que ver

con el diseo de elementos, tanto visuales como verbales, que ayudarn a tu audiencia a recordar

tu mensaje principal y tus puntos de soporte.

Imagina esto como el mapa de tu mensaje. Deseas que tu audiencia sepa dnde es el destino final,

y cmo ellos pueden llegar ah. Aqu hay algunas preguntas que te ayudarn a guiar tu diseo.

Tiene tu presentacin un buen cierre relacionado con el inicio de tu tema? Tu tema fue mencionado verbalmente a lo largo de la presentacin? Tus puntos estn en una secuencia lgica

con una suave transicin entre ellos? Revisas el punto A, lo unes al B, visualizas de lo que trata el punto B y luego empiezas a discutirlo? Hay una slida evidencia detrs de tus puntos principales?

Si tu presentacin es para informar vs persuadir, muestra que tienes conocimiento y que has hecho la investigacin correspondiente.

Tu apelacin lgica ser ms slida cuando involucres estadsticas, estudios, grficas, encuestas,

todo lo que es relevante, reciente y con fuentes confiables. Finalmente, cul es el siguiente paso? Despus de que has revisado tus puntos principales, involucra la apelacin lgica de tu mensaje,

alineando los siguientes pasos o recursos adicionales. Para tu presentacin, una informacin similar

al cierre incrementar la apelacin lgica de la misma, y sers un orador buscado por la organizacin.

Ahora, vamos a discutir la apelacin emocional. Aristteles dijo: Educar la mente sin educar el

corazn no es educacin en absoluto. Esto es, con mucho, la frase de Aristteles ms elocuente en cuanto a presentaciones se refiere.

Habla directamente sobre la necesidad de balance entre la lgica y la emocin, pero enfatiza sta

ltima. Al planear tu prxima presentacin, considera estas maneras de educar el corazn. Muestra emocin. El tono, el lenguaje corporal, y la energa total tienen que mostrar un alto nivel de inters y

entusiasmo en el tema. Anteriormente, en este curso, hice referencia a las investigaciones de Alberto Morabian sobre las actitudes no verbales. La mayor parte de tu mensaje reposar en tu

lenguaje corporal y el tono de voz.

Elige una postura abierta y de altura. Usa gestos significativos. Mantn el contacto visual, y an,

inclnate hacia la audiencia mostrando inters y conexin. Vara las inflexiones de tu voz al relatar una historia, o al describir una escena. Cambia el volumen de tu voz para conseguir la atencin, ya

sea ms alto o ms bajo. Juega con el rango de velocidad. Hablar rpido no siempre es malo. Esto comunica energa, pero entiende cundo hacer pausa. Conocer cundo ir ms lento es un don.

Asegrate de hablar con conviccin. Usa un tono positivo, y siempre muestra energa y seguridad

en tu tema. Aunque la emocin es importante, siempre considera el contexto de tu audiencia y, as, haz coincidir una apropiada intensidad de emocin. Una ltima nota acerca de mostrar emocin

tiene que ver con tu expresin facial. Dependiendo de tu nivel de comodidad, sintete libre para estar animado. Si ests hablando acerca de sorpresa, mustralo. Miedo, mustralo. Preocupacin,

haz lo mismo.

Como hemos aprendido, el significado es traducido ms rpido sin palabras. Si el rostro y el cuerpo no reflejan las palabras, nunca sers capaz de alcanzar el corazn de tu audiencia. Habla emocin.

Usa historias cautivantes. Escoge una que hayas experimentado o una que recientemente hayas

ledo en las noticias. Siempre conecta las historias con el tema central, ayudando a tus oyentes a seguir el curso de ellas. Si ninguna historia viene a tu mente, usa un ejemplo vvido.

Escoge tu lenguaje sabiamente, encontrando palabras que son visualmente atractivas y vivas. Por

ejemplo, hay una diferencia entre describir a una persona como amable versus implacablemente agradable, o un firme apretn de manos versus vigoroso apretn de manos, o un comentario

mezquino versus comentario mordaz. Tanto con historias como con ejemplos, siempre mide a tu audiencia y encuentra ejemplos que hablarn su lenguaje.

En mi caso, lo ejemplos que uso con un grupo de estudiantes universitarios, no tendrn resonancia

para un grupo de ejecutivos. Usa herramientas del lenguaje que harn tu contenido atractivo. Winston Churchill fue el padre del lenguaje poderoso, y l usaba herramientas tales como

aliteracin. Mi cita favorita de Winston Churchill fue una que dijo durante la Segunda Guerra Mundial. Los Griegos no pelean como hroes; los hroes pelean como Griegos. Por supuesto,

humor e ingenio; si esto es cmodo para ti, y si es apropiado para el contexto de tu presentacin. Haz una lista de maneras en que puedes aadir lgica y emocin a tu contenido mientras trabajas

en la etapa de organizacin de tu presentacin.

La hoja de trabajo de la unidad 2 te ayudar a guiarte.

Organiza tu contenido

La analoga que me gusta hacer para una presentacin bien organizada es la de un regalo

pulcramente envuelto. Piensa esto. Ves el moo y la envoltura e inmediatamente deseas abrirlo y ver qu hay dentro. Si piensas en tu presentacin como un regalo, pondrs mucha atencin a los

siguientes elementos que la harn memorable para tu audiencia. Segn avancemos en estos elementos, haz anotaciones para tu presentacin venidera y organzala de esta manera.

1. Abre con una explosin! Es necesario que las primeras palabras enganchen la atencin de tu

audiencia y les des una razn para escuchar. Si recuerdas las necesidades de tu audiencia que hemos mencionado antes, encontrars estadsticas relevantes, una historia, un conjunto de datos o

incluso un ejemplo del mundo real que rpidamente conecte el tema con tu audiencia. Tu energa y

tu conviccin oral aqu son cruciales. Como Aristteles predic, la apelacin tica es un gran componente de cmo tu audiencia te percibe. La introduccin de tu discurso es donde deseas

mostrarte confiado y, an habiendo practicado varias veces, seguir mostrndote relacional y espontneo.

2. Revela el tema principal y lo que ha de venir. Para mantener la atencin de la audiencia, querrs

rpidamente compartir tu tema principal y dar una vista previa de las partes que ensears. Para que esto funcione bien, el diseo de tu presentacin necesita alinear todas las piezas en una

secuencia lgica. Quieres seguir una secuencia lgica, o priorizar tus puntos basados sobre lo que la audiencia necesita conocer en primero, segundo, tercer lugar o quizs construir puntos en un

escenario de lecciones aprendidas. De cualquier manera que decidas organizar tus puntos

principales, asegrate de que sea fcil para la audiencia seguirte.

3. Date crdito. Adems de tu credibilidad fsica o vocal, no temas presumir un poco acerca del

trabajo que has hecho para preparar esta presentacin. Por supuesto, debes hacer esto sutilmente,

pero si has hablado con expertos, si has ledo reportes, si has filtrado artculos y estudios, menciona esto. Si tienes una experiencia previa que te hace idneo para ste tema, mencinalo.

4. Conecta los puntos. Dependiendo de lo extenso de tu presentacin, debes tener entre 2 y 4

puntos principales. Segn vas compartiendo con la audiencia en la secuencia que has elegido, asegrate de hacer las transiciones suaves entre ellos. Por ejemplo, cuando terminas de hablar

sobre el punto A, marca una lnea que condense la esencia del Punto A y lgicamente conecta al siguiente punto, B. Da a la audiencia una pequea muestra de lo que trata el punto B, y entonces

sumrgete en el contenido. Cuando procedas hacia el Punto C, revisa brevemente los dos puntos

anteriores, A y B, y entonces conctalos con el tercer punto, C, y sumrgete en esa relacin.

5. Cierra con seguridad. El cierre de una presentacin convincente es tan importante como la

apertura. Mantn tu energa. Recurdale a la audiencia tus puntos principales, y siempre trae al

cierre de tu presentacin, aquello con lo cual captaste su atencin al inicio. Este puede ser un buen momento para hacer la transicin a una discusin de Preguntas y Respuestas acerca de tu

presentacin.

Le ests dando a tu audiencia un regalo. Atrapa su atencin desde el comienzo y lentamente desenvuelve el contenido que tienes organizado con el fin de ayudarles a dar el siguiente paso. Tu

siguiente paso es organizar tu contenido, usa la hoja de trabajo que es parte de la actividad 2.1, ubicada en la seccin de actividades de la unidad 2. Esto confirmar que ests en marcha con tu

apelacin lgica. Divirtete.