Funciones de Gerencia Administrativa

8/16/2019 Funciones de Gerencia Administrativa

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EMPRESA PORTUARIA QUETZAL / CLASAL - 2012

MANUAL DE FUNCIONES GERENCIA ADMINISTRATIVA

EMPREA PORTUARIA QUETZALMANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES

GERENCIA ADMINISTRATIVA


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OBJETIVO GENERAL

Sostener el potencial del recurso humano de la EmpresaPortuaria Quetzal en su nivel óptimo de rendimiento, dentrode una cultura de eficiencia en el servicio portuario,administración de personal así como facilitar los servicios deapoyo administrativo, compras y suministros para la

satisfacción de nuestros clientes internos.


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GERENCIA ADMINISTRATIVAINTEGRACIÒN DE PUESTOS

No. DE ORDEN NOMBRE DEL PUESTO No. DE PUESTOS

01 GERENTE ADMINISTRATIVO 01

02 SUBGERENTE ADMINISTRATIVO 01

03 SECRETARIA DE GERENCIA 01

TOTAL DE PUESTOS 03


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I. UNIDAD: GERENCIA ADMINISTRATIVA

II. TITULO DEL PUESTO: GERENTE ADMINISTRATIVO CÓDIGO: 01-17

III FUNCIÓN BÁSICA:Planificar, dirigir y controlar las actividades Administrativas de la Empresa,así como coordinar y supervisar los Departamentos de ServiciosAdministrativos y Compras.

IV. FUNCIONES:

1. Es responsable de la organización, coordinación dirección y desarrollo de

los servicios Administrativos de la Empresa.2. Asesorar a la Gerencia General en materia de administración.

3. Formular el Presupuesto Anual de Egresos de la Gerencia de a su cargo.

4. Rendir informes de a la Gerencia General, en cuanto a los resultados de laGestión Administrativa, aplicación de procesos y Sistemas de Gestión.

5. Coordinar la formulación de los planes de trabajo de las unidades queintegran la Gerencia a su cargo.

6. Participar en reuniones con Junta Directiva y Gerencia General, para

informar sobre las actividades de la Gerencia a su cargo y plantearsoluciones, a la problemática que se presenta en las diferentes áreas detrabajo.

7. Asumir el liderazgo para realizar reuniones periódicas con los Gerentes deÁrea para evaluar los resultados de la gestión de la Empresa.

8. Debe asumir la responsabilidad de evaluar periódicamente los riesgos delpersonal de la Gerencia a su cargo e imponer las medidas correctivas.

9. Mantener la excelencia en la presentación de servicios y administración delos Sistemas de Gestión.

10. Coordinar los servicios administrativos de transporte de personal,adquisición y suministros de bienes, mantenimiento de edificios, áreasverdes e instalaciones portuarias.

11. Administrar los bienes inmuebles de la Empresa ejerciendo control sobrearrendamiento y conservación de terrenos, oficinas administrativasprincipales, edificios auxiliares y complejo habitacional.

12. Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.

13. Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridadorientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.


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CÓDIGO: 01-1714. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticas

relacionadas con la seguridad y salud laboral.

15. Realizar otras tareas afines al puesto.

ESPECIALIDAD: 05-02 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

V. SUPERVISIÓN:Recibida de: Gerente y Subgerente General.Ejercida a: Subgerente Administrativo y Jefes de Departamento

VI. RELACIONES:Con Gerencia y Subgerencia General, con los Jefes de Unidades Asesoras,Gerentes de Áreas con todo el personal de la Empresa, en la solución de

problemas que los mismas presentan.

V. REQUISITOS:

Opción “A” InternaCinco años en el desempeño de funciones a nivel de Jefatura deDepartamento o Subgerente del Área Administrativa. Poseer títulouniversitario a nivel de Licenciatura, como Administrador de Empresas oAdministrador de Recursos Humanos.

Opción “B” ExternaAcreditar mínimo cinco años de experiencia en el área de Administración y

Manejo de Procesos de Recursos Humanos. Acreditar Título Profesional anivel de Maestría de una carrera afín al puesto.Legal: Colegiado Activo.

Experiencia:Cinco años como Administrador o Director Administrativo en una empresade servicios.

Capacitación: Básico Operativo Portuario B.O.PSistemas de Gestión

Planeación EstratégicaLiderazgoRelaciones HumanasTrabajo en EquipoGestión del TalentoCurso de ingles

Habilidades:Administración del TiempoCapacidad de NegociaciónEspacial y AbstractaManejo de Recurso Humano


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CÓDIGO: 01-17AutocontrolAnalítica y Expresiva

Toma de DecisionesCapacidad de AnálisisPara Elaborar, Conducir y Presentar ProyectosAgudeza Visual y AuditivaCálculos MatemáticosDon de Mando

VIII. RESPONSABILIDADES:

Económica:Por el mobiliario y equipos asignado para la realización de su Trabajo. Y por

el valor en documentos que firme.Documentación e Información:Por la documentación e Información que maneje en el desempeñode su cargo. La información es de carácter confidencial.


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II. TITULO DEL PUESTO:

SUBGERENTE ADMINISTRATIVO CÓDIGO: 01-22III. FUNCIÓN BÁSICA:

Asistir al Gerente Administrativo en la planificación, organización,coordinación, dirección y desarrollo de los servicios administrativos.

IV. FUNCIONES:

1. Asistir al Gerente de Área en la planificación, coordinación y supervisión delas actividades administrativas.

2. Presentar al Gerente de Área las sugerencias y recomendaciones sobre

políticas a seguir en los servicios administrativos para el logro de losobjetivos globales de la Empresa.

3. Realizar reuniones con el personal subalterno con el fin de elaborar planesde acción que permitan la mejora de los servicios de compras, serviciosgenerales, suministros y almacenamiento.

4. Supervisar y coordinar el desarrollo de las actividades del Departamento deCompras, bodegas de materiales.

5. Conocer, responder y marginar correspondencia y otros documentos quellegan a su despacho.

6. Participar en la formulación del anteproyecto de presupuesto de la GerenciaAdministrativa.

7. Coordinar con el Jefe del Departamento de Compras en la adquisición demaquinaria, equipo, repuestos y materiales para agilizar las compras quesean necesarias con el funcionamiento de la Empresa.

8. Autorizar y refrendar los procedimientos y documentación en materia de losSistemas de Gestión.

9. Velar por el cumplimiento de las Normativas de la Empresa.

10. Coordinar las acciones relacionadas con los seguros de la Empresa.11. Velar por el cumplimiento de las disposiciones en materia de seguridad

orientadas hacia la protección de instalaciones, carga y equipo.

12. Velar por el cumplimiento de normativas internas y buenas prácticasrelacionadas con la seguridad y salud laboral.

13. Efectuar Evaluación del Desempeño del personal a su cargo.

14. Realizar otras tareas afines al puesto.

ESPECIALIDAD: 05-02 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS


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CÓDIGO: 01-22 V. SUPERVISIÓN:

Recibida de: Gerente Administrativo.

Ejercida a: Personal Profesional, Técnico y Administrativo del Áreade Recursos Humanos

VI. RELACIONES:Con el Gerente Administrativo, para recibir instrucciones, coordinar labores,proporcionar información y recibir delegación de funciones. Con el personalde los diferentes Departamentos, Secciones y Unidades del áreaAdministrativa. Con funcionarios y jefes de otras áreas de la Empresa, paracoordinar información o para ejercer con mayor eficacia las funciones de laEmpresa.

VII. REQUISITOS:

Opción “A” InternaCinco años como jefe de Departamento. Licenciatura, como Administradorde Empresas o Administrador de Recursos Humanos.

Opción “B” ExternaAcreditar mínimo cinco años de experiencia en el área de Administración yManejo de Procesos de Recursos Humanos. Acreditar Título Profesional anivel de Maestría de una carrera afín al puesto.Legal: Colegiado Activo.

Experiencia:Cinco años en labores relacionadas con el puesto.

Capacitación: Básico Operativo Portuario B.O.PSistemas de GestiónPlaneación EstratégicaLiderazgoGestión del TalentoRelaciones HumanasTrabajo en EquipoCurso de ingles

Habilidades:Administración del TiempoCapacidad de NegociaciónEspacial y AbstractaAutocontrolAnalítica y ExpresivaManejo de Recurso HumanoToma de DecisionesAgudeza Visual y AuditivaCálculos Matemáticos

Don de Mando


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CÓDIGO: 01-22


Económica:Existe responsabilidad compartida por la custodia y manejo de los recursosde la Empresa. Por el mobiliario y los equipos asignados para la realizaciónde sus labores.

Documentación e Información:Por la documentación e información que reciba y se envía en eldesarrollo de su trabajo, debe observar confidencialidad.


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II. TITULO DEL PUESTO:SECRETARIA GERENCIA CÓDIGO: 04-14

III. FUNCIÓN BÁSICA:Trabajo que consiste en realizar las actividades de secretaría de laGerencia Administrativa.

IV. FUNCIONES:

1. Tomar dictados taquigráficos de su Jefe Inmediato y los transcribemecanográficamente.

2. Recibir, clasificar, registrar y distribuir correspondencia, informes y otrosdocumentos.

3. Organizar y llevar los archivos diversos de la correspondencia ydocumentos de trabajo de la Gerencia Financiera.

4. Atender y hacer llamadas telefónicas; atender al público a funcionarios yempleados de la Empresa, proporcionando la información correspondiente.

5. Transcribir documentos diversos que se le indiquen tales como informes,cuadros y otros.

6. Redactar cartas, oficios, providencias y otros documentos diversos,presentarlos a firma de su superior, controlar la numeración respectiva y

estampar los sellos correspondientes.7. Atender solicitudes de audiencias o entrevistas con sus superiores.

8. Velar por el buen uso y mantenimiento del equipo de oficina a su cargo.

9. Elaborar requisiciones de materiales y suministros a través del sistema deRecursos Humanos y llevar control de los mismos.

10. Asistir a superior en reuniones de trabajo y otros eventos y llevar agendasde reuniones, citas y otros asuntos de su Jefe Inmediato.

11. Elaborar conocimientos de correspondencia, expedientes y otros

documentos.12. Notificar a donde correspondan asuntos encomendados por la Gerencia de

Recursos Humanos y Administrativos.

13. Cumplir de las disposiciones en materia de seguridad orientadas hacia laprotección de instalaciones, carga y equipo.

14. Cumplir las normativas internas y buenas prácticas relacionadas con laseguridad y salud laboral.

15. Realizar otras actividades afines al puesto.


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CÓDIGO: 04-14ESPECIALIDAD: 20-01 ACTIVIDAD SECRETARIAL

V. SUPERVISIÓN:Recibida de: Gerente y Subgerente Administrativo.Ejercida a: Ninguno

VI. RELACIONES:Con el Gerente y Subgerente Administrativo, para recibir instrucciones,supervisión de sus actividades y proporcionarles información odocumentación que soliciten. Con funcionarios y empleados de otras áreasde la Empresa, usuarios de los servicios portuarios y funcionarios deentidades públicas nacionales e internacionales.

VII. REQUISITOS:

Opción “A” InternaDos años como Secretaria de Departamento

Opción “B” ExternaPoseer Titulo de Secretaria Bilingüe o Comercial.

Experiencia: Tres años en labores de Secretaría

Capacitación:Básico Operativo Portuario (BOPSistemas de GestiónRedacción y ortografíaRedacción de InformesTrabajo en EquipoRelaciones humanasServicio al clienteCurso de ingles

Habilidades:Comunicación EfectivaCálculos MatemáticosHabilidad Mecanográfica

Técnicas de manejo de cómputo, archivo y catalogaciónHabilidad conceptualTaquigrafía


Económica:Por el mobiliario y equipo asignado a su puesto de trabajo.

Documentación e Información:Es responsable por la recepción de documentos y archivo de expedientesde valor, debe observar confidencialidad.

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