ACCESSFormularios, consultas e

Informes

POR:PAOLA PEREZ

CINDY MALPICA

CONCEPTO ACCESS

Es un completo y demandado programa informático en entornos de empresa, que permite la creación y gestión de bases de datos, así como su modificación, control, mantenimiento, donde se pueden crear formularios, realizar consultas e informes con asistente.

FORMULARIOS

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de los campos de una tabla que contiene numerosos campos.

Pasos para crear un formulario

Permite definir cómo se agrupan y se ordenan los datos, y usar campos de más de una tabla o consulta siempre y cuando defina con antelación las relaciones entre las tablas y consultas. Para obtener más información sobre la creación de relaciones, vea los vínculos en la sección Vea también de este artículo.

1 En el grupo Formularios de la ficha Crear, haga clic en Más formularios y en Asistente para formularios

2. Siga las instrucciones que figuran en las páginas del Asistente para formularios. NOTA   Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar.

3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

CONSULTAS E INFORMES

Las consultas e informes se usan en Access para convertir datos en información útil y constituyen una parte esencial de cualquier aplicación de base de datos. Access cuenta con un asistente para consultas que simplifica el proceso de formular una consulta y proporciona diversos métodos para crear informes con el fin de presentar información resumida de manera fácil y efectiva.

INFORMES

Puede utilizar el Asistente para informes para ser más selectivo acerca de los campos que van a aparecer en el informe. También puede especificar cómo se agrupan y se ordenan los datos, y puede utilizar los campos de más de una tabla o consulta, siempre que haya especificado de antemano las relaciones entre las tablas y consultas. En la sección Vea también encontrará vínculos que le permitirán tener acceso a más información sobre la creación de relaciones.

1. En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.

2. Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.

En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá. También puede ampliarlo para ver mejor determinados detalles.  

Access crea el formulario y lo muestra en la vista Presentación en esta se pueden realizar cambios de diseño en el formulario mientras muestre datos.

Si Access encuentra una sola tabla que tenga una relación uno a varios con la tabla o consulta usada para crear el formulario, agregará una hoja de datos al formulario basado en la tabla o consulta relacionada. Por ejemplo, si se crea un formulario simple basado en la tabla Empleados y hay una relación uno a varios definida entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos, en la hoja de datos se muestran todos los registros de la tabla Pedidos que formen parte del actual registro Empleado. Se puede eliminar la hoja de datos del formulario si se decide que no es necesario. Si hay más de una tabla con una relación uno a varios con la tabla usada para crear el formulario, Access no agrega ninguna hoja de datos al formulario.

CONSULTASUna consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tipos de consultas:• De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón• De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en

formato de planilla• De acción: altera el contenido de registros en una única

operación

Para iniciar con la creación de una consulta en Access debemos ir a la ficha Crear y pulsar el botón Asistente para consultas que se encuentra dentro del grupo Consultas.

Se mostrará el primer paso del proceso el cual nos permite elegir el tipo de consulta que deseamos crear. En este ejemplo crearé una consulta sencilla.

2. Elegir la tabla que contiene la información que necesitamos. Además podremos elegir todas o algunas de las columnas de la tabla seleccionada, solamente será necesario pasarlas del recuadro de la izquierda al recuadro de la derecha.

El último paso del Asistente para consultas nos permite asignar un título a la consulta.

Abrir la consulta para ver información y pulsaré el botón Finalizar. Esto cerrará el Asistente para consultas y mostrará el resultado de la consulta:

BIBLIOGRAFÍA

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-un-formulario-HA010075993.aspx#BMsimpleformtool

http://office.microsoft.com/es-es/access-help/crear-informes-sencillos-HA001230739.aspx#BMusingreportwizard

http://exceltotal.com/crear-una-consulta-en-access/