Formulación y Gestión de - onsc.gub.uy · • Qué se puede esperar del curso • Qué no se...

Do

cente: In

g. R

ob

erto D

om

ng

uez

Material: A

/P G

abriela B

erch, In

g. A

drin

Man

era, PM

P, In

g. R

ob

erto D

om

ng

uez

Octu

bre 2009

Seminario -Taller

Formulacin y Gesti

n de

Proyecto

s

Form

ulacin y Gestin de P

royectos2

Q

u

es un

PR

OY

EC

TO

?

tem

po

ral: tiene un inicio y un fin definidos

n

ico: su resultado es algo que nunca se

hizo antes.

Un proyecto es un esfuerzo tem

po

ralque se lleva a cabo para crear un producto, servicio o

resultado n

ico.

Form


royectos3

Las o

rgan

izacion

es realizan trab

ajo a

travs de p

royecto

sy o

peracio

nes

am

bos requieren gente

ambos estn lim

itados por recursos

ambos son planificados, ejecutados y controlados

PE

RO

:

los proyectos son temporarios

y nicos

las operaciones son continuasy repetitivas.

Form


royectos4

es P

royecto

o es O

peraci

n?

H

acer una torta

Mudarse

A

sar un cordero en una parrillada

Reconstruir un T

eatro

Cam

biar la forma de hacer cierto trm

ite

Hacer una encuesta de intencin de voto

(en muchos casos es necesario analizar la unicidad

o el grado de rutina)

Form


royectos5

Diferen

cia entre P

royecto

/ Pro

gram

a / Plan

Pro

yecto: C

ualq

uier in

tervenci

n co

ncreta en

un

con

texto y en

un

sector d

efinid

o.

E

j. Proporcionar luz elctrica a una com

unidad mediante la im

plantacin de placas solares.

Pro

gram

a: Co

nju

nto

de activid

ades co

op

erativas qu

e se imp

lemen

tan en

un

co

ntexto

extenso

, afectand

o a d

iversos secto

res, esperan

do

camb

ios in

tegrales

en las co

nd

icion

es de vid

a, a med

io p

lazo.

E

j. Creacin de un centro de form

acin agropecuaria, para todos los pueblos de la regin este, con el objetivo de que el alum

nado graduado monte una cooperativa de

acopio y transformacin de

productos agrcolas en productos envasados de mercado, destinados a la exportacin, con control

y gestin de todas las fases nacionales del comercio.

Plan

: Co

nju

nto

de p

rog

ramas q

ue se p

on

en en

fun

cion

amien

to en

un

a zon

a, a largo

p

lazo, p

ara log

rar camb

ios estru

cturales.

E

j. Construccin de una presa en el ro de una zona con la consiguiente im

plantacin de un plan de parcelacin de tierras y preparacin para el cultivo del arroz. C

reacin de una planta de acopio, envasado y com

ercializacin del arroz. Repoblacin de la zona m

ediante la ampliacin del pueblo

al que se dotarde centro educativo, hospital de zona y centro social. M

ejora de las infraestructuras de agua potable, ilum

inacin y comunicaciones.

Form


royectos6

Presen

tacin

de lo

s particip

antes

N

ombre

Lugar de trabajo y rol que cum

plo

Un proyecto en el que he participado o estoy

participando

Q

uespero del curso

Form


royectos7

Sin

cron

izacin

de exp

ectativas

Q

use puede esperar del curso

Q

uno se puede esperar del curso

Form


royectos88

CO

NT

EN

IDO

del C

UR

SO

/TA

LL

ER

Intro

du

ccin

Inicio

Plan

ificacin

Ejecu

cin

Co

ntro

lC

ierre

F

undamentos

D

efiniciones:

Proyecto,

Fases,

Grupos de

procesos,

reas de conocim

iento, Interesados

A

cta de constitucin

D

irector del proyecto

C

onstruccin del equipo

A

lcance

G

estin del tiempo

G

estin de costos

G

estin de riesgos

Integracin

Desarrollo del

equipo

C

alidad

C

omunicaciones

(Anexo I)

P

roceso de seguim

iento y control

Inform

es de avance

P

roceso de cierre

Lecciones

aprendidas

Gesti

n d

el Pro

yectoF

orm

ulaci

n

Identificacin

D

iseo

M

arco Lgico

Anlisis de interesados

A

nlisis de problemas

A

nlisis de objetivos

A

nlisis de alternativas

M

atriz de planificacin del proyecto

Marco

L

gico

Form


royectos9

C

mo

vamo

s a trabajar

D

as: 16 -20 -

26 -27 -

28 -29 y 30 de octubre

3 -9 y 10 de noviem

bre

H

orario

: de 8.30 a 10.30 hrs.

D

uraci

n: 20 horas

F

orm

a de trab

ajo: exposicin terica y talleres de

trabajo en grupo

Form


royectos

Fo

rmu

lacin

de P

royecto

s

Form


royectos

Ciclo

de u

n p

royecto

-F

orm

ulaci

n

11

Procesos

de inicioP

rocesos de cierre

Procesos de

seguimiento y control

Procesos de

ejecucin

Procesos de

planificacin

Iden

tificacin

de

necesid

ades

An

lisis de

pro

blem

as

Iden

tificacin

de

pro

yectos

alternativo

s

Selecci

n d

el p

royecto

Idea

Caractersticas

Pre-factib

ilidad

/ F

actibilid

ad

Pro

yecto d

efinitivo

Inicio

Iden

tificacin

Dise

o

Form


royectos

Ciclo

del p

royecto

-F

orm

ulaci

n

12

Iden

tificacin

de

necesid

ades

An

lisis de

pro

blem

as

Iden

tificacin

de

pro

yectos

alternativo

s

Selecci

n d

el p

royecto

Iden

tificacin

Qu

sucede?

A

quines y cmo afecta?

Cm

o se puede solucionar?

Cules son los problem

as a resolver o situacin a m

ejorar, y quoportunidades se puede aprovechar?

considerando el contexto y la estrategia de la O

rganizacin

Form


royectos

Ciclo

del p

royecto

-F

orm

ulaci

n

13

Iden

tificacin

de

necesid

ades

An

lisis de

pro

blem

as

Iden

tificacin

de

pro

yectos

alternativo

s

Selecci

n d

el p

royecto

Idea

Caractersticas

Pre-factib

ilidad

/ F

actibilid

ad

Pro

yecto d

efinitivo

Iden

tificacin

Dise

o

Qu

queremos hacer?

Cm

o lo vamos a hacer?

Con qu

recursos?

Organizacin de los resultados de la

identificacin, estableciendo estrategias, plazos, recursos

Form


royectos

En

foq

ue d

e Marco

L

gico

M

etodologa participativa que busca enfocar un problem

a determinado de m

anera total, organizada, sistem

tica y disciplinada.

Se usa para increm

entar la precisin en la planeacin de los proyectos, fortalece el proceso de conceptualizacin, diseo, evaluacin (ex ante y ex post) y ejecucin de proyectos.

A

dems perm

ite relacionar mltiples objetivos con

actividades, ascomo clarificar funciones y

responsabilidades entre los involucrados con un proyecto.

Form


royectos

En

foq

ue d

e Marco

L

gico

O

bliga a quien disea un proyecto a establecer:

sus objetivos

indicadores de xito del proyecto

identificar los medios para verificar los logros alcanzados por el

proyecto

clarificar las relaciones lgicas de la planeacin del proyecto

definir los riesgos cuya verificacin condicionara el logro de los objetivos

definir los recursos que se requieren para la im

plementacin

determ

inar la responsabilidad que cada uno de los involucrados adquiere para el cum

plimiento de los objetivos.

Form


royectos

En

foq

ue d

e Marco

L

gico

Form


royectos

En

foq

ue d

e Marco

L

gico

V

entajas:

Aporta una term

inologa uniforme que facilita la com

unicacin y reduce am

bigedades

Provee un form

ato para llegar a acuerdos precisos acerca de los objetivos, m

etas y riesgos del proyecto

Sum

inistra un temario analtico com

n que puede utilizarse para elaborar tanto el proyecto com

o el informe de proyecto

D

a informacin para organizar y preparar en form

a lgica el plan de ejecucin del proyecto

B

rinda informacin necesaria para la ejecucin, m

onitoreo y evaluacin del proyecto

P

roporciona una estructura para expresar, en un solo cuadro, la

informacin m

s importante sobre un proyecto.

Form


royectos

A

nlisis de interesados

A

nlisis de problemas

A

nlisis de objetivos

A

nlisis de alternativas

M

atriz de planificacin del proyecto

Dise

o

Iden

tificacin

5 paso

s a segu

ir:

a partir d

e la necesid

ad18

Form


royectos

An

lisis de in

teresado

s:

Sirve para:

C

omprender la realidad

A

doptar un punto de vista: a quin querem

os beneficiar

Prever conflictos con otros interesados y

adoptar medidas

19

Form


royectos

An

lisis de in

teresado

s:

20

La seleccin de beneficiarios depende

de:el m

omento

las prioridades de la O

rganizacin

las posibilidades de aprovechar los

beneficios

Form


royectos

Preg

un

tas a respo

nd

er:

Q

uin estdirectam

ente afectado por el problema

especfico que se estanalizando?

C

ules son los intereses de las diversas personas y entidades en relacin al problem

a?

C

mo percibe cada grupo el problem

a?

Q

urecursos aporta cada grupo (en form

a positiva o negativa) para el tratam

iento del problema?

Q

uin se beneficia con el proyecto?

Q

uresponsabilidades organizativas o institucionales

tienen algunos de estos grupos?

Q

uconflictos podra tener alguno de los grupos de actores

con el proyecto? 21

Form


royectos

An

lisis de p

rob

lemas:

Consiste en:

E

nfocarse en el problema principal

E

stablecer relaciones entre los problemas

detectados

Identificar causas y efectos, orgenes y consecuencias

22

Form


royectos

An

lisis de p

rob

lemas:

Consideraciones:

Trabajar en equipo (visiones subjetivas)

Identificar el problem

a de la forma m

s precisa posible

N

o describir los problemas com

o falta de soluciones

R

epresentar una simplificacin de la realidad

(visin parcial)

23

Form


royectos

rb

ol d

e pro

blem

as

Tcnica que se em

plea para identificar una

situacin negativa (problema central), la cual se

intenta solucionar mediante la intervencin del

proyecto utilizando una relacin de tipo causa-

efecto.

24

Form


royectos

rb

ol d

e pro

blem

as:C

mo

se arma

25

Efecto

1

Cau

sa 1

PR

OB

LE

MA

CE

NT

RA

L

Cau

sa 2C

ausa 3

Efecto

3E

fecto 2

CAUSAS EFECTOS

Efecto

1.2E

fecto 1.1

Cau

sa 2.2C

ausa 2.1

Form


royectos

Ejem

plo

:

26

Fu

ente: E

l En

foq

ue d

el marco

lg

ico: 10 caso

s prctico

s. Fu

nd

acin

Cid

eal.

Form


royectos

An

lisis de o

bjetivo

s:

Perm

ite:

D

escribir las soluciones a los problemas

detectados

V

isualizar las situaciones negativas como

situaciones positivas a alcanzar

27

Los proyectos sin objetivos no alcanzan claramente sus objetivos, T

om G

ilb

Form


royectos

Se obtiene un nuevo rbol:

Los estados negativos del diagram

a de problemas se

convierten en estados positivos alcanzados.

Los problem

as se reformulan de arriba hacia abajo

convirtindose en objetivos:

Los problem

as formulados con una condicin negativa se

convierten en una condicin positiva a futuro.

E

l problema central tam

bin es transformado en objetivo.

Las relaciones de cau

sa-efectose han tornado en

relaciones de med

io-fin

es.

Los problem

as que no se van a solucionar no se modifican

28

An

lisis de o

bjetivo

s:

Form


royectos

rb

ol d

e ob

jetivos:C

m

o se arm

a

29

Fin

1

Med

io 1

OB

JET

IVO

CE

NT

RA

L

Med

io 2

Med

io 3

Fin

3F

in 2

MEDIOS FINES

Fin

1.2F

in 1.1

Med

io 2.2

Med

io 2.1

Form


royectos

Ejem

plo

:

Fu

ente: E

l En

foq

ue d

el marco

lg

ico: 10 caso

s prctico

s. Fu

nd

acin

Cid

eal.

Form


royectos

An

lisis de altern

ativas:

Consiste en:S

eleccionar en el rbol, las ramas sobre las

que se va a intervenir, considerando el anlisis de interesados y las diferentes posibilidades de xito.

31

Form


royectos

An

lisis de altern

ativas:

Se identifican los objetivos a excluir porque no

son deseables o factibles.S

e identifican posibles estrategias para el proyectoS

e estima la alternativa m

s adecuada usando diferentes criterios:

32

Recu

rsos

disp

on

ibles

Tiem

po

disp

on

ible

Co

nd

icion

es

Del E

nto

rno

Riesg

os

Prio

ridad

Imp

acto

Co

nd

icion

es de

Su

stentab

ilidad

Form


royectos

33

Form


royectos

34

Form


royectos

Matriz d

e plan

ificacin

del p

royecto

(m

atriz de m

arco l

gico

)

Es un cuadro que perm

ite resumir la inform

acin

bsica del proyecto:

Po

r qu

C

m

o C

m

o co

mp

rueb

o

Para q

uin

Facto

res ext.C

un

to cu

esta

Qu

C

m

o m

ido

35

Form


royectos

Matriz d

e plan

ificacin

del p

royecto

:

36

FIN

PR

OP

S

ITO

CO

MP

ON

EN

TE

S

AC

TIV

IDA

DE

S

Ob

jetivo g

eneral

Ob

jetivo esp

ecfico

Resu

ltado

s entreg

ables

Req

uerid

as para co

mp

letar co

mp

on

entes

Po

r qu

, Para q

u

Qu

C

mo

Form


royectos

Matriz d

e plan

ificacin

del p

royecto

:

37

CO

NC

EP

TO

IND

ICA

DO

RM

ED

IOS

DE

V

ER

IFIC

AC

IN

SU

PU

ES

TO

S

FIN

PR

OP

S

ITO

CO

MP

ON

EN

TE

S

AC

TIV

IDA

DE

S

Descrip

cinC

mo

se mid

e el xito

D

nd

e se en

cuen

tran

dato

s para

med

irF

actores

externo

s, h

ip

tesis

INS

UM

OS

Co

sto

increm

ental

Form


royectos

Matriz d

e plan

ificacin

del p

royecto

:

38

CO

NC

EP

TO

IND

ICA

DO

RM

ED

IOS

DE

V

ER

IFIC

AC

IN

SU

PU

ES

TO

S

FIN

PR

OP

S

ITO

CO

MP

ON

EN

TE

S

AC

TIV

IDA

DE

S

Pro

blem

a qu

e se qu

iere resolver

Form


royectos

Matriz d

e plan

ificacin

del p

royecto

:

39

CO

NC

EP

TO

IND

ICA

DO

RM

ED

IOS

DE

V

ER

IFIC

AC

IN

SU

PU

ES

TO

S

FIN

PR

OP

S

ITO

CO

MP

ON

EN

TE

S

AC

TIV

IDA

DE

S

Pro

blem

a qu

e se qu

iere resolver

Resu

ltado

del an

lisis de altern

ativas qu

e p

ued

en co

ntrib

uir a so

lucio

nar el p

rob

lema

Form


royectos

Matriz d

e plan

ificacin

del p

royecto

:

40

CO

NC

EP

TO

IND

ICA

DO

RM

ED

IOS

DE

V

ER

IFIC

AC

IN

SU

PU

ES

TO

S

FIN

PR

OP

S

ITO

CO

MP

ON

EN

TE

S

AC

TIV

IDA

DE

S

Gesti

n d

el pro

yecto:

Plan

ificacin

, Ejecu

cin

, S

egu

imien

to

Form


royectos

Matriz d

e plan

ificacin

del p

royecto

:

41

CO

NC

EP

TO

IND

ICA

DO

RM

ED

IOS

DE

V

ER

IFIC

AC

IN

SU

PU

ES

TO

S

FIN

PR

OP

S

ITO

CO

MP

ON

EN

TE

S

AC

TIV

IDA

DE

S

Evalu

acin

$

Form


royectos

Caractersticas d

e los in

dicad

ores42

R

ealistas y apropiados a la escala y posibilidades del proyecto

D

eben expresarse en trminos de cantidad,

calidad y tiempo

D

eben ser objetivamente verificables

P

uede haber ms de un indicador para cada

objetivo y pueden denotar pasos intermedios

Los m

edios de verificacin deben ser fcilm

ente accesibles

Matriz d

e plan

ificacin

del p

royecto

:

Form


royectos

Ej. d

e Matriz d

e plan

ificacin

del p

royecto

:

43

Form


royectos

Matriz d

e plan

ificacin

del p

royecto

:

44

Form


royectos

C

mo

com

pru

ebo

si el pro

yecto est

form

ulad

o ad

ecuad

amen

te

45

E

stbien descrita la necesidad y la oportunidad?

Los beneficiarios estn definidos?

El objetivo general es adecuado?

El objetivo especfico es adecuado?

La estimacin de tiem

pos es realista?

La estim

acin de recursos es realista ?

Los riesgos son aceptables?

Los indicadores son adecuados (significativos, verificables,

medibles, com

parables) ?

La gestin del proyecto est

prevista?

E

l resultado es sostenible?

Form


royectos

Caso

de E

stud

io:

Lo

s Ch

orillo

s

Form


royectos

Gesti

n d

el Pro

yecto

Form


royectos48

Dato

s estadstico

s:

C

mo

suelen

termin

ar los p

royecto

s?

Reso

luci

n d

e pro

yectos en

ao

2000

Incump

lidos

49%

Fracasad

os2

3%E

xitoso

s2

8%

Fuente: E

XT

RE

ME

C

HA

OS

2001inform

e del S

tandish Group

Form


royectos49

Dato

s estadstico

s:

C

mo

suelen

termin

ar los p

royecto

s?

Reso

luci

n d

e pro

yectos (1994-2000)

1627

2628

5333

4649

3140

2823

0%

20%

40%

60%

80%

100%

19941996

19982000

Fracasados

Incumplidos

Exitosos

Fuente: E

XT

RE

ME

C

HA

OS

2001inform

e del S

tandish Group

Form


royectos50

Necesid

ad d

e pro

fesion

alizar laD

ireccin

de P

royecto

s

P

orque los objetivos propuestos deben alcanzarse:

A satisfaccin

E

n el plazo establecido

Con los recursos previstos

C

onsiderando los diferentes grupos de inters

C

on responsabilidad institucional, social y personal

T

odo lo cual exige prepararse!

Form


royectos51

Para ten

er un

a chan

ce realde o

bten

er log

ros

utilizan

do

los recu

rsos en

form

a racion

al y eficien

te es necesario

(entre o

tros):

C

ontar con una definicin clara y precisa de lo que se quiere lograr

P

lanificar detalladamente

el camino para lograrlo

C

onocer de antemano los posibles obstculos

E

star preparados para responder rpidamente a

situaciones imprevistas

D

edicar el tiempo y recursos necesarios a las

comunicaciones dentro y fuera del equipo de trabajo

A

tender posibles alertas y corregir a tiempo

C

ontrolar permanentem

ente el avance del proyecto

Form


royectos52

q

u

es Direcci

n d

e Pro

yectos?

Es la aplicacin de conocim

iento, habilidades, herram

ientas y tcnicas a actividades del proyecto a fin de cum

plir con los requisitos del proyecto.

Form


royectos53

La D

ireccin

de P

royecto

s inclu

ye

Identificar los requisitos

Establecer objetivos claros y posibles de realizar

E

quilibrar las demandas concurrentes de

A

lcance

Tiem

po

Costo

C

alidad

Riesgo

S

atisfaccin del usuario

Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque

a las diversas inquietudes y expectativas de los interesados

TIEMPO

AL

CA

NC

E

COSTOSatisfacci

n

o C

alidad

Form


royectos54

El D

irector d

el Pro

yecto:

Es el responsable individual por:

P

lanificar

y org

anizar

el trabajo

Geren

ciarlas actividades diarias del

proyecto

En

tregar

los resultados del proyecto al cliente.

Form


royectos55

Es el p

rimer co

ntacto

del P

royecto

ProveedoresProveedores

Direccin G

eneralDireccin G

eneral

PrensaPrensa

ClienteCliente

rea de S

istemas

rea de S

istemas

Asesora J

urdicaAsesora J

urdica

FuncionariosFuncionarios

Depto. Financiero

Depto. Financiero

Arquitecto

Arquitecto

Form


royectos56

El D

irector d

e Pro

yecto es:

C

omunicador

O

rganizador

Planificador

R

esponsable

Manejador de expectativas

A

nalizador de problemas

C

onocedor del tema

C

onfidente

Agresivo

C

reativo al resolver problemas

C

onsistente

Flexible

A

nimador

P

siclogo

Lder

A

rmador de equipo

C

oordinador

Facilitador

O

rientador de gente

Motivador

T

iene sentido del humor

C

omprende al usuario

A

sesor de habilidades

Orientado al xito

A

rriesgado

Realista

B

uen comerciante

D

ocumentador experiente

T

iene empata

O

rientado a la ganancia

Form


royectos57

...y un

Directo

r de P

royecto

DE

BE

:

N

egociar con quien le asigna recursos

Definir la organizacin del P

royecto

Asignar roles y responsabilidades. A

segurarse de que son conocidos y com

prendidos

Desarrollar descripciones de trabajo detalladas

Identificar las necesidades de form

acin y entrenam

iento de todos los INT

ER

ES

AD

OS

.E

implem

entar ese entrenamiento!

M

antener los recursos del equipo enfocados en desarrollar y ejecutar el P

lan

Ajustar el P

lan cuando sea necesario.

Form


royectos58

y deb

e tener en

cuen

ta qu

e LA

S P

ER

SO

NA

S...

siemp

re son

el recurso

ms valio

so!

Form


royectos59

Q

u

activos so

n m

s imp

ortan

tes en u

na

org

anizaci

n?

A

ctivos tan

gib

les?(edificios

terreno, maquinaria, m

ateria prima)

... o

activos in

tang

ibles?

procedim

ientos, sistemas

prestigio, m

arca

capital humano

Form


royectos60

Valo

r de lo

s activos d

e un

a org

anizaci

n

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

1982(62%

)1992(38%

)fines s. X

X(10 a 15%

)

Fuente: "Cm

o utilizar el Cuadro de M

ando Integral" de Robert K

aplan y David N

orton

Intangibles

Tangibles

Form


royectos61

Fases d

e un

Pro

yecto

Com

o los proyectos son nicos, generalmente im

plican incertidum

bre. Para acotar el problem

a a resolver, los proyectos suelen dividirse en fases

C

ada fase se caracteriza por producir un entreg

able

E

jemplo: construccin de una m

quina embotelladora

Instalacin en la fbricaIn

stalacin

Tests y docum

entos de resultadosP

rueb

aE

mbotelladora construida

Co

nstru

ccin

Docum

entoE

stud

io d

e factibilid

adF

ase

Prototipo construido

Pro

totip

oP

lanos, clculos, costos, cronograma,

...D

iseo

En

tregab

le

Form


royectos62

Ciclo

s de vid

a del P

royecto

y del P

rod

ucto

Fo

rmu

laci

n

idea

Op

eracin

Disp

o-

sicin

Fase

inicial

Fase

final

pro

-d

ucto

Form


royectos63

Gru

po

s de p

roceso

s d

e cada fase d

el pro

yecto

Pro

cesos

de

inicio

Pro

cesos

de

cierre

Pro

cesos d

e seg

uim

iento

y con

trol

Pro

cesos d

e ejecu

cin

Salid

a fase /

Fin

pro

yecto

En

trada fase /

Inicio

pro

yecto

Pro

cesos d

e p

lanificaci

n

Form


royectos64

Gru

po

s de p

roceso

s de cad

a fase del

pro

yecto

...

...

Gru

po

s de p

roceso

s de cad

a fase del

pro

yecto

Fase D

ISE

O

Fase P

RO

TO

TIP

O

Cad

a fase es un

peq

ue

o

Pro

yecto!

Pro

cesos

de in

icioP

roceso

s d

e cierre

Pro

cesos d

e seg

uim

iento

y con

trol

Pro

cesos d

e ejecu

cin

Pro

cesos d

e p

lanificaci

n

Pro

cesos

de in

icioP

roceso

s d

e cierre

Pro

cesos d

e seg

uim

iento

y con

trol

Pro

cesos d

e ejecu

cin

Pro

cesos d

e p

lanificaci

n

Form


royectos65

Activid

ades tp

icas de IN

ICIO

R

eunir informacin

Identificar necesidades

E

stablecer:

Metas

O

bjetivos

Viabilidad econm

ica

Nivel de riesgo

E

strategia

Equipo potencial

E

stimar recursos

Identificar alternativas

P

resentar la propuesta

Obtener aprobacin

para continuar.

Pro

cesos

de in

icioP

roceso

s d

e cierre

Pro

cesos d

e seg

uim

iento

y con

trol

Pro

cesos d

e ejecu

cin

Pro

cesos d

e p

lanificaci

n

Form


royectos66

Activid

ades tp

icas de P

LA

NIF

ICA

CIO

N

A

nalizar el producto requeridoy las alternativas del proyecto:

objetivos a cumplir

producto final

entregables interm

edios

estndares de calidad

Determ

inar la integracin y organizacin del equipo de proyecto

Establecer:

Lista de actividades, ordenamiento y cronogram

a

Recursos, presupuesto y flujo de caja

P

lan de comunicaciones del proyecto

E

valuar riesgos

Obtener la aprobacin del plan.

Pro

cesos

de in

icioP

roceso

s d

e cierre

Pro

cesos d

e seg

uim

iento

y con

trol

Pro

cesos d

e ejecu

cin

Pro

cesos d

e p

lanificaci

n

Form


royectos67

Activid

ades tp

icas de E

JEC

UC

ION

O

btener los resultados esperados en cada actividad o tarea

Inform

ar a los interesados sobreel avance del proyecto

D

esarrollar el equipo: formacin, resolucin de

conflictos, motivacin, evaluacin y

reconocimiento

R

ealizar las adquisiciones necesarias

V

erificar el alcance.

Pro

cesos

de in

icioP

roceso

s d

e cierre

Pro

cesos d

e seg

uim

iento

y con

trol

Pro

cesos d

e ejecu

cin

Pro

cesos d

e p

lanificaci

n

Form


royectos68

Activid

ades tp

icas de C

ON

TR

OL

V

erificar si se cumplen:

los plazos estim

ados

los costos estimados

la calidad esperada

M

edir el desempeo del proyecto en general

A

tender las situaciones que representen riesgo para el proyecto

C

ontrolar la calidad de las entregas de los proveedores.

Pro

cesos

de in

icioP

roceso

s d

e cierre

Pro

cesos d

e seg

uim

iento

y con

trol

Pro

cesos d

e ejecu

cin

Pro

cesos d

e p

lanificaci

n

Form


royectos69

Activid

ades tp

icas de C

IER

RE

C

ierre de contratos

Finalizar pagos pendientes

C

ompletar docum

entos de cierre

Obtener la aprobacin o conform

idadcon el resultado del proyecto

R

ealizar las comunicaciones finales

R

easignar (si es posible) el personal

A

ctualizar la documentacin histrica de proyectos

R

egistrar lecciones aprendidas

Pro

cesos

de in

icioP

roceso

s d

e cierre

Pro

cesos d

e seg

uim

iento

y con

trol

Pro

cesos d

e ejecu

cin

Pro

cesos d

e p

lanificaci

n

Form


royectos70

Secu

encia d

e gru

po

s de p

roceso

s en u

na

fase o p

royecto

Nivel d

e activid

ad

Inicio Inicio

Plan

ificacin

Ejecu

cin

Co

ntro

lC

ierre

Tiem

po

Fin

Form


royectos71

reas d

e la direcci

n d

e pro

yectos

Integ

racin

Alcan

ceT

iemp

os

Co

stos

Calid

adR

ecurso

sH

um

ano

s

Co

mu

nicacio

nes

Riesg

os

Ad

qu

isicion

es

Form


royectos72

Lo

s INT

ER

ES

AD

OS

en el p

royecto

:

Individuos u organizaciones activam

ente involucrados en el proyecto, o cuyos intereses puedan ser

positiva o negativamente afectados

como resultado de la ejecucin del proyecto o

de su culminacin.

Form


royectos73

Lo

s INT

ER

ES

AD

OS

en el p

royecto

son

:

Los que estn a favor (individuos u organizaciones)

Los que estn en contra

Los destinatarios del proyecto

Los afectados por el proyecto

Los clientes

La com

petencia

Los proveedores

El equipo de proyecto

La organizacin que est

llevando a cabo el proyecto.

Form


royectos74

Cap

acidad

de lo

s INT

ER

ES

AD

OS

de in

cidir en

el P

royecto

du

rante la vid

a del m

ismo

Cap

acidad

Inicio

Fin

del

Pro

yecto

Form


royectos75

Cap

acidad

de lo

s INT

ER

ES

AD

OS

de in

cidir en

el P

royecto

du

rante la vid

a del m

ismo

Cap

acidad

Inicio

Fin

del

Pro

yecto

vs. Co

sto d

e los cam

bio

sForm


royectos76

El eq

uip

o d

e pro

yecto d

eber:

Identificar a los IN

TE

RE

SA

DO

S

Determ

inar sus requerimientos o intereses

A

dministrarlos, o influir sobre los m

ismos, para

asegurar un proyecto exitoso.

Form


royectos77

Inicio

Iniciodel Proyecto

del ProyectoForm


royectos78

Inicio

del P

royecto

T

odo proyecto debe estar alineado con la direcci

n

estratgica

de la organizacin que lo realiza

Procesos de inicio pueden repetirse al com

ienzo de cada fase en el proyecto.

Seguir o no seguir?

E

l resultado del primer P

roceso de Inicio es elA

cta de C

on

stituci

n d

el Pro

yecto.

No siem

pre se repara en la importancia de este

primer proceso del proyecto o fase

Form


royectos79

Acta d

e Co

nstitu

cin

del P

royecto

D

ebera incluir, como m

nimo:

una descripcin de las necesidades de la organizacin que el P

royecto apunta a encarar

una descripcin del pro

du

ctoo servicio

resultante del P

royecto

e idealmente tam

bin

Designacin del D

irector del Proyecto

Justificacin del P

royecto

Organizaciones funcionales y su participacin

S

uposiciones

Restricciones

R

esumen del cronogram

a

Presupuesto resum

ido

Form


royectos80

Acta d

e Co

nstitu

cin

del P

royecto

U

n proyecto no debera comenzar sin ella

E

s el documento que form

almente legitim

a el P

royecto, autoriza su inicio y

a gastar los recursos de la organizacin en l

P

uede ser un contrato firmado

Idealm

ente, en el Acta de C

onstitucin del Proyecto

debera designarse al Directo

r de P

royecto

D

ebera ser firmado por una autoridad externa al

Proyecto, y del m

ayor nivel posible.

Es una im

portante herramienta de com

unicacin.

Form


royectos81

Co

nstru

ccin

del E

qu

ipo

La construccin del equipo es un proceso que:

Organiza un grupo de individuos que se asocian en una

accin conjunta procurando alcanzar objetivos com

unes

Facilita el trabajo en equipo y la satisfaccin de los

miem

bros

Crea un equipo sinrgico que com

bina los talentos individuales con un positivo espritu de equipo para lograr resultados

A

yuda a construir y reconstruir el equipo basndose en las necesidades del P

royecto

Form


royectos82

C

mo

con

struir u

n eq

uip

o d

e pro

yecto

P

lanifiq

ue la activid

ad:

Qu

equipo va a construir?

C

mo planea construirlo?

Cundo va a construirlo?

A quin va a elegir para el equipo?

Cul ser

la misin del equipo?

Form


royectos83

C

mo

con

struir u

n eq

uip

o d

e pro

yecto

P

lanifiq

ue la activid

ad

Elija el p

erson

al apro

piad

o p

ara el eq

uip

o:

H

abilidades tcnicas: conocimiento,

experiencia, capacidad

Trato personal: independencia,

seguridad, orientacin a una meta,

capacidad de trabajar en equipo

Form


royectos84

C

mo

con

struir u

n eq

uip

o d

e pro

yecto

P

lanifiq

ue la activid

ad

Elija el p

erson

al apro

piad

o p

ara eleq

uip

o

Co

nstru

ya el equ

ipo

:

Organice el grupo diverso... en un equipo

H

aga asignaciones especficas.

Defina claram

ente roles y responsabilidades.

Form


royectos85

P

lanifiq

ue la activid

ad

Elija el p

erson

al apro

piad

o p

ara eleq

uip

o

Co

nstru

ya el equ

ipo

A

rme la ru

ta de las co

mu

nicacio

nes:

A

segrese de que la informacin significativa sea

comunicada

M

antenga la informacin fluyendo en am

bas direcciones

C

onduzca reuniones de revisin de estado agendadasregularm

ente y distribuya actas de reunin

C

mo

con

struir u

n eq

uip

o d

e pro

yecto

Form


royectos86

C

mo

con

struir u

n eq

uip

o d

e pro

yecto

P

lanifiq

ue la activid

ad

Elija el p

erson

al apro

piad

o p

ara eleq

uip

o

Co

nstru

ya el equ

ipo

A

rme la ru

ta de las co

mu

nicacio

nes

O

bten

ga el co

mp

rom

iso:

A

poye el lento pero importante proceso de

asegurar el comprom

iso del equipo al proyecto.

Form


royectos87

Capitu

lo 2:

Capitu

lo 2:

Planific

aci

Planific

aci n del Proyecto

n del Proyecto

Form


royectos88

Co

nsecu

encias d

e un

a plan

ificacin

po

bre:

E

l proyecto se inicia sin definir los requerimientos

E

ntusiasmo salvaje

D

esilusin

Caos

B

squeda del culpable

Castigo al inocente

P

romocin de los que no participaron

Fu

ente: K

erzner, P

roject M

anag

emen

t: A S

ystems A

pp

roach

to P

lann

ing

, Sch

edu

ling

, and

C

on

trollin

g, E

igh

th E

ditio

n

Form


royectos89

Cu

atro razo

nes fu

nd

amen

tales para

plan

ificar el Pro

yecto:

P

ara eliminar o reducir la incertidum

bre

Para m

ejorar la eficiencia de la operacin

Para obtener m

ejor entendimiento de los objetivos

P

ara proveer las bases para la supervisin y control del trabajo

Fu

ente: K

erzner, P

roject M

anag

emen

t: A S

ystems A

pp

roach

to P

lann

ing

, Sch

edu

ling

, and

C

on

trollin

g, E

igh

th E

ditio

n

Form


royectos90

Ag

end

a de la p

lanificaci

n d

e Pro

yectos

G

erenciam

iento

del A

lcance d

el Pro

yecto

Alcance del proyecto y del producto; productos y subproductos;

enunciacin de alcance, estructura de desglose del trabajo; gestin de los cam

bios

G

erenciam

iento

del T

iemp

o d

el Pro

yectoD

efinicin de las actividades; redes; estimacin de la duracin de

las actividades y desarrollo del cronograma

G

erenciam

iento

de lo

s Co

stos d

el Pro

yectoP

lanificacin de recursos; estimacin de costos y

presupuestacin

G

erenciam

iento

de lo

s Riesg

os d

el Pro

yectoP

lanificacin del gerenciamiento

de los riesgos; identificacin y anlisis de los riesgos; planificacin y tipificacin de las respuestas

In

tegraci

n d

el Plan

del P

royecto

Form


royectos91

Descom

poner productos y subproductos en partes (paquete de trabajo)que puedan ser estim

ados, adjudicados y gestionados

Pro

ceso d

e la plan

ificacin

Plan

ificacin

Evaluar

requerimientos del

producto y alternativas del P

royecto.

Definir objetivos,

productos y subproductos a entregar

Defin

icin

del trab

ajo (alcan

ce)Inicio: Acta del Proyecto

Form


royectos92

Determ

inar recu

rsos y esfu

erzoP

roceso

de la p

lanificaci

n

Conociendo recursos y esfuerzo:

estimar costos

Para cada actividad estim

ar el esfuerzo

Para cada paquete identificar actividades

Para cada paquete identificar los recursos

Plan

ificacin

Form


royectos93

Determ

inar C

alend

ario y P

resup

uesto

Pro

ceso d

e la plan

ificacin

Incluir calendario y presupuesto en el P

lan del Proyecto

Incluir calendario y presupuesto en el P

lan del Proyecto

Conociendo el costo y el calendario: desarrollar el

presupuesto

Conociendo esfuerzo, duracin y dependencias:

desarrollar el calendario

Conociendo las actividades: determ

inar sus relaciones lgicas y dependencias

Plan

ificacin

Form


royectos94

Defin

icin

del T

rabajo

:G

estin

del A

lcance d

el Pro

yecto

Procesos para asegurar que el

proyecto incluye tod

oel trabajo

requerido, y slo

el requ

erido

, para com

pletarlo exitosamente

Alcan

ce

Form


royectos95

Gesti

n d

el Alcan

ce del P

royecto

Po

r qu

?

Para sa

ber:

cundo se

puede decir te

rmin

la diferencia

entre

trabajo autoriza

do y n

uevos

requerim

ientos

cunto tra

bajo ha sid

o re

aliza

do:

Hice

el 70% d

e qu?. P

unto crtico

para el

seguimiento de la ejecuci

n (co

ncepto del

Valor G

anado o EarnedValue)

Alcan

ce

Form


royectos96

Tip

os d

e Alcan

ce

Trabajo que debe hacerse

para generar el producto

Contra los

Requerim

ientosC

ontra el P

lan del Proyecto

Control

del Producto

del Proyecto

Control

Facilidades y funciones que

caracterizan un producto o servicio

Alcan

ce

Casa de 2 dorm

itorios, 1 bao, living com

edor con cocina integradaP

lanos, preparar terreno, cimientos,

estructura, carpintera, electricidad,

Form


royectos97

Es una base docum

ental que sirve para:

toma de futuras decisiones

com

unicar, confirmar y desarrollar una

visin compartida del alcance del

proyecto entre los distintos interesados

Alcan

ceEn

un

ciado

del A

lcance

Form


royectos98

Ju

stificacin

(necesidades del negocio)

Pro

du

cto d

el pro

yecto(descripcin sum

aria)

Lista resumida de S

ub

pro

du

ctos

cuya entrega com

pleta y satisfactoria marca la

finalizacin del proyecto

Ob

jetivos

(costo, cronograma y calidad con

atributos, medida y valores absolutos o

relativos)

Alcan

ce

Co

nten

ido

del E

nu

nciad

o d

el Alcan

ce

Form


royectos99

Ju

stificacin


Pro

du

ctodel proyecto (descripcin sum

aria)

Lista resumida de S

ub

pro

du

ctos

cuya entrega com

pleta y satisfactoria marca la

finalizacin del proyecto

Ob

jetivos

(costo, cronograma y calidad con

atributos, medida y valores absolutos o

relativos)

Alcan

ce

Co

nten

ido

del E

nu

nciad

o d

el A

lcance (co

ntin

uaci

n)Form


royectos

100

Medible

Tangible

Verificable

Pro

du

cto y S

ub

pro

du

ctos en

tregab

les

Pro

du

ctoP

rod

ucto

Subproducto 1

Subproducto 1

Subproducto 2

Subproducto 2

Subproducto 3

Subproducto 3

Subproducto 4

Subproducto 4

Alcan

ce

Proyecto

Subproducto 5

Subproducto 5

Form


royectos

101

Medible

Tangible

Verificable

Vivien

da

Vivien

da

Terreno

Terreno

Planos

Planos

Construccin

Construccin

Final de obra

Final de obra

Alcan

ce

Proyecto

Servicios conectados

Servicios conectados

Pro

du

cto y S

ub

pro

du

ctos en

tregab

les

Form


royectos

102

Ju

stificacin


Pro

du

ctodel proyecto (descripcin

sumaria)

Lista resum

ida de Su

bp

rod

ucto

scuya

entrega completa y satisfactoria m

arca la finalizacin del proyecto

O

bjetivo

s(costo, cronogram

a y calidad con atributos, m

edida y valores absolutos o relativos)

Alcan

ce

Co

nten

ido

del E

nu

nciad

o d

el A

lcance (co

ntin

uaci

n) Identificar las

exclusiones, lo que no se ha incluido

explcitamente estar

implcitam

ente excluido

Form


royectos

103

Alcan

ce

Enunciado del A

lcance, MA

L ejemplo

de objetivos del ProyectoLa m

ejor

Rpido

Lo menos posible

Valor

Calidad

Das

Cronogram

a

U$S

Costo

Unidad

Atributo

Problemas

Form


royectos

104

Alcan

ce

Enunciado del A

lcance, ejemplo de

objetivos del Proyecto

Calidad

Cronogram

a

Costo

Atributo

3

520

150.000

Valor

Desviaciones

estndar de 0,05 m

m

Das

U$S

Unidad

Form


royectos

105

Existirn varias versiones en el tiem

po, con distinto nivel de detalle.

Se ajusta a m

edida que:

se conoce ms el proyecto,

se profundiza el nivel de descom

posicin del trabajo

Alcan

ce

En

un

ciado

del A

lcanceForm


royectos

106

Cuando la definicin de alcance es pobre, es

esperable que los costos finales sean mayores

debido a los cambios inevitables que cortan el

ritmo del proyecto, causan retrabajo, aum

entan el plazo, dism

inuyen la productividad y moral de

la fuerza de trabajo

Alcan

ce

Form


royectos

107

La g

estin

del cam

bio

en el P

royecto

Un cam

bio casi siempre afecta varias reas del proyecto

(alcance, costo, tiempo, riesgos). Ignorar esto puede llevar a un

incumplim

iento de los objetivos acordados del proyecto.

La gestin del cambio en el proyecto es una actividad que se

realiza desde el inicio hasta su conclusin.

Plan

ificacin

Form


royectos

108

La g

estin

del cam

bio

en el P

royecto

in

cluye:

Identificar que debe producirse un cam

bio o que ya se ha producido

Influir sobre los factores que podran sortear el control de cam

bios, de forma tal que solam

ente se im

plementen los cam

bios aprobados

Analizar, estudiar el im

pacto y aprobar los cambios

solicitados.

Mantener la integridad de la planificacin del proyecto,

incorporando los cambios aprobados y slo los

aprobados, manteniendo la docum

entacin actualizada

Controlar y actualizar el alcance, presupuesto,

cronograma, calidad.

Plan

ificacin

Form


royectos

109

Plan

de g

estin

de alcan

ce

C

mo se obtendr

la verificacin y aceptacin formal

de los productos entregables completados del

proyecto

Cm

o se procesarn las solicitudes de cambio al

enunciado detallado del alcance del proyecto.P

ued

e ser info

rmal y esb

ozad

o, o

form

al y detallad

o.

Proporciona orientacin sobre cm

o se definir, docum

entar, verificar, gestionary controlar

el alcance del proyecto. Incluye entre otros, especificaciones sobre

Plan

ificacin

Form


royectos

110

Estru

ctura d

e Desg

lose d

el Trab

ajo

(ED

T) (o

WB

S en

ing

ls)

Una descom

posicin jerrquicacon orientacin hacia el

producto entregable relativa al trabajoque ser

ejecutadopor el equipo del proyecto

para lograr los objetivosdel

proyecto y crear los productos entregables requeridos.

Plan

ificacin

Form


royectos

111

Ejem

plo

de E

DT

Diseo

Construccin

Planos generales

Planos estructurales

Planos elctrica

Cim

ientos

Terreno nivelado

Paredes

Techo

Aberturas

Sanitaria

Escuela R

ural

Planos sanitarios

Planos zonas

recreo y deportes

Plan

ificacin

Form


royectos

112

O

rientada a subproductos entregables

O

rganiza y define el alcance total del proyecto; el trabajo que no est

en la ED

T est

fuera del alcance del proyecto

Integra el E

nunciado del Alcance, y es usada para

confirmar el conocim

iento compartido del alcance

S

iempre que sea posible debe elaborarse con la

participacin del equipo de trabajo

Estru

ctura d

e Desg

lose d

el Trab

ajo

Plan

ificacin

Form


royectos

113

Niveles d

e desg

lose d

e la ED

T

P

roducto resultado del proyecto

Entregable

Paquete de trabajo

Actividad

P

aqu

ete de trab

ajo: asignable a una unidad

ejecutora del proyecto.

Activid

ad:

ms fcil de m

anejar, estimar (recursos,

tiempo) y asignar a una persona o equipo.

Form


royectos

114

Identifica todo el trabajo necesario

(elimina reas

misteriosas

y olvidos)

C

ada miem

bro del equipo visualiza la relacin de su trabajo con el conjunto, enfocandoalequipo en los productos a lograr

B

ase para definir el equipo, estimar tiem

po, calcular costos y tom

ar decisiones

C

onduce a una planificacin y documentacin detallada

F

acilita la comprensin de todos los interesados

Imp

ortan

cia de la E

DT

:

Plan

ificacin

Form


royectos

115

Resu

men

de lo

s prin

cipales d

ocu

men

tos

A

cta de C

on

stituci

n d

el Pro

yecto

En

un

ciado

de alcan

ce : Identifica los principales subproductos a entregar y los objetivos a cum

plir. Incluye la

E

structu

ra de D

esglo

se del T

rabajo

: Identifica todos los subproductos del proyecto, hasta un nivel de desagregacin que facilita la asignacin de tiem

po, recursos (costo) y responsable

Plan

de g

estin

del alcan

ce: indica cmo se va a

gestionar y actualizar el alcance

Plan

ificacin

Form


royectos

116

Necesitam

os:

Definir recursos (cules y cuntos) para cada

paquete de trabajo de la ED

T:

P

ersonas (perfil, capacidad)

Equipos (caractersticas, capacidad)

M

ateriales (tipo)

Considerar la disponibilidad de recursos de la

organizacin

Sig

uien

te paso

lueg

o d

e la ED

T: d

etermin

ar recu

rsos y esfu

erzo

Plan

ificacin

Form


royectos

117

Y vincular los recursos con los costos:

D

ecisiones resultado de elegir entre alternativas de distinto costo.

Se dispone del conocim

iento o se adquiere?

Se capacita o se contrata experto?

U

n experto o tres principiantes?

C

onsiderar el costo del Proyecto versus el

costo del ciclo de vida del Producto

Determ

inar recu

rsos y esfu

erzo

Plan

ificacin

Form


royectos

118

D

efinir las actividades necesarias para cada producto, subproducto y paquete de trabajo

en la ED

T

Para cada actividad definida, estim

arla

duracin. Norm

almente ser

una funcin de la can

tidad

y calidad

de los recursos asignados.

Determ

inar recu

rsos y esfu

erzo

Ejem

plo

de las activid

ades d

el sub

pro

du

cto

Tech

o d

e la escuela:

A

rmar el en

cofrad

o:

1 capataz y

5 peo

nes?

o

1 oficial y 2 p

eon

es?

H

acer tend

ido

elctrico: 1 electricista y 1 au

xiliar

Rellen

ar: 1 cap

ataz, 1 oficial y 10 p

eon

es? o

Secar: n

ing

n

recurso

Plan

ificacin

Form


royectos

119

Presentacin de este curso

Determ

inar C

ron

og

rama

Para:generar un cronogram

a realista y

enfocar la atencin en tareas crticas P

reviamente debem

os conocer las

relaciones lgicas y

dependencias entre las actividades: usam

os el anlisis de red.

Presen

tarD

efinir

temario

Prep

arar p

resentaci

n

Fechas de inicio y fin: del P

royecto y de cada actividad

Plan

ificacin

Form


royectos

120

Tip

os d

e diag

ramas d

e red

Inicio

AB

C

DE

F

Fin

al

Mtodo de D

iagramacin por precedencia

o A

ctividad en el nodo; las flechas indican dependencias

Plan

ificacin

Form


royectos

121

An

lisis de R

ed

Generar un D

iagram

a de la R

eddel P

royecto que grficam

ente muestra las

actividad

es y sus relacio

nes

Do

cum

entar

Instalar

Licitar

equ

ipam

iento

Co

mp

rar

Desarro

llarId

entificar

necesid

ades

Pro

bar y A

justar

Plan

ificacin

Form


royectos

122

An

lisis de R

ed: relacio

nes

Do

cum

entar

Pro

bar y A

justar

Instalar

Co

mp

rar

Desarro

llarId

entificar

necesid

ades

Plan

ificacin

Licitar

equ

ipam

iento

P

robar y ajustar; Docum

entary C

omprar

son an

tecesoras

de Instalar

Com

prares su

cesora

de Licitar...

Desarrollar

y Probar

son secu

enciales

D

esarrollary Licitar

son p

aralelas

Form


royectos

123

E

xterna: depende de evento externo al proyecto

O

bligatoria: propia de la naturaleza del trabajo

D

iscrecional: definida por el equipo del proyecto

An

lisis de R

ed: razo

nes d

e dep

end

encia

Para instalar el equipam

iento, la A

duana debe habilitar el retiro de la zona franca

Plan

ificacin

Form


royectos

124

E


O


D


An

lisis de R

ed: razo

nes d

e dep

end

encia

Para pintar

las paredes hay que

construirlas prim

ero

Plan

ificacin

Form


royectos

125

E


O


D


An

lisis de R

ed: razo

nes d

e dep

end

encia

Antes de

entregar el producto al cliente debe

pasar por control de calidad

Plan

ificacin

Form


royectos

126

Retraso

Tarea A

Tarea B

Ad

elanto

Tarea A

Tarea B

2 d

2 d

Es el tiem

po que deb

etranscurrir

entre la terminacin de una tarea y

el comienzo de la siguiente.

Es el tiem

po que deb

eadelantarse el

comienzo de una actividad antes que

la precedente finalice.

Plan

ificacin

Form


royectos

127

Tip

os

de d

epen

den

cia

2 das

Tarea 2

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 1

Tarea 2

Tarea 1

Inicio

a inicio

Tarea 2

Tarea 1 F

in a fin

Inicio

a finF

in a in

icio

2 das

1 da

10 das

Plan

ificacin

Form


royectos

128

Diag

rama d

e la red

Determ

inar C

ron

og

rama

paso

2

Estim

ar esfuerzo requerido para cada actividad

Presentar

Definir

temario

Preparar

presentacin

64 das (?)T

otal

12 captulos * 30 min. =

6 horasP

resentar

12 captulos * 5 das = 60 das

Preparar presentacin

3 dasD

efinir temario

Du

racin

de las activid

ades

Plan

ificacin

Form


royectos

129

Co

mb

inar esfu

erzo req

uerid

o p

ara las activid

ades co

n recu

rsos d

ispo

nib

les

22 das64 das

Total

1 da

60 das

3 das

Antes

6 hs/ 2 hs

da = 3 das

(60 das / 4 exposit.) +

2 das coord=

17 das

(3 das / 2 pers) +

0,5da coord

=2 das

Ahora

Presentar

Preparar

presentacin

Definir

temario

Plan

ificacin

Determ

inar C

ron

og

rama

paso

3

Form


royectos

130

Mto

do

s de estim

acin

B

asado en info

rmaci

n h

istrica

Ju

icio d

e experto

s(a partir de inform

acin histrica)

De ab

ajo a arrib

a(bottom

up): estimar cada paquete de trabajo y

por agregacin el total de la ED

T (m

ayor costo y tiempo)

P

or analo

ga

(de arriba abajo o topdow

n): en base a informacin

histrica de proyectos similares (estim

acin temprana)

P

aramtrica: en base a inform

acin histrica y relaciones estadsticas que relacionan unidades de trabajo con el esfuerzo requerido para generarlas

P

or fase: ante el com

ienzo de cada fase se estima su costo a partir

de un mayor conocim

iento de la mism

a

Plan

ificacin

Form


royectos

131

Reco

men

dacio

nes p

ara estimar

B

asarse en las necesidades del Proyecto, no en

imposiciones de la gerencia

A

gregar tiempos de reserva al calendario y/o a las

actividades (riesgos e incertidumbre en la

estimacin) d

ocu

men

tado

s

Docum

entar todo lo que se asume o supone

La inform

acin histrica es esencial para una buena estim

acin. Registrar toda inform

acin relevante del proyecto para facilitar y m

ejorar las estimaciones de

los siguientes.

Plan

ificacin

Form


royectos

132

Mto

do

del C

amin

o C

rtico

Co

mien

zo

temp

rano

Du

racin

Fin

temp

rano

Iden

tificacin

de

la actividad

Co

mien

zotard

oH

olg

ura

Fin

tardo

Plan

ificacin

Form


royectos

133

El C

amin

o C

rtico

E

s el camino m

s largo (en tiempo) de la red

T

odas sus actividades tienen holgura cero

Cualquier retraso en una actividad del cam

ino crtico provocar

un retraso en el proyecto

P

ueden existir varios caminos crticos?

Y cam

inos casi-crticos?

D

e qusirve conocerlo(s)?

Plan

ificacin

Form


royectos

134

Determ

inar C

ron

og

rama

Com

binar:

Diagram

a de la red

Esfuerzo requerido para las actividades

R

ecursos necesarios y recursos disponibles

Condiciones especiales (hitos, restricciones,

adelantos o atrasos)

Calendario (das hbiles, horarios de trabajo

generales y particulares)

Consideraciones de riesgo (reserva y contingencia)

para determinar fecha R

EA

LIST

A de inicio y de

terminacin de cada actividad y del proyecto

Plan

ificacin

Form


royectos

135

Rep

resentacio

nes d

el cron

og

rama

GA

NT

T, d

iagram

a de b

arras

Plan

ificacin

Form


royectos

136

Rep

resentacio

nes d

el cron

og

rama

Diag

rama d

etallado

con

relacion

es lg

icas

Mu

estra las d

epen

den

cias

Plan

ificacin

Form


royectos

137

Y

si los tiem

po

s no

dan

?

Inten

sificacin

A

gregar recursos a las actividades del camino crtico

con el objetivo de cumplir con el trabajo m

as rpidam

ente

Casi siem

pre incrementa los costos del proyecto

Ejecu

cin

Rp

ida

A

nalizar el camino crtico para intentar realizar

actividades en paralelo (ej.diseo y desarrollo)

Generalm

ente aumenta el riesgo

Form


royectos

138

Para el presupuesto del proyecto se debe considerar:

C

ostos de los recursos necesarios (tipo, cantidad y tiempo)

para cada paquete de trabajo

Impacto de los riesgos (duracin, recursos ...)

Las necesidades de la organizacin: cm

o se computan los

gastos:

Al im

putar o autorizar

Al em

itir la orden de compra

A

l recibir la factura

Al com

pletar el pago

Determ

inar P

resup

uesto

Plan

ificacin

Form


royectos

139

A

signar presupuesto de costo a cada paquete de trabajo de la E

DT

.

Asegurar que el proyecto se com

plete dentro del presupuesto aprobado.

Influir en los costos del P

royecto al inicio donde las posibilidades son m

ayores

Grfico en el tiem

po del presupuesto que se utilizarpara m

edir y supervisar los costos

Plan

ificacin

Determ

inar P

resup

uestoForm


royectos

140

Resu

men

Elab

orar el C

alend

ario y P

resup

uesto

E

laborar la Lista d

e Activid

ades

de cada paquete de trabajo

de la Estructura D

etallada de Trabajo (E

DT

)

Arm

ar el Diag

rama d

e Red

con las relaciones entre los paquete de trabajo

(ysus actividades)

D

efinir los Recu

rsos necesarios asignndolos a cada

actividad

Establecer la D

uraci

nde cada actividad en funcin de

los recursos disponibles

Plan

ificacin

Form


royectos

141

Su

pu

estos y R

estriccion

es

Mltiples decisiones tom

adas en los Proyectos se basan

en restricciones y supuestos:

Restricciones im

puestas externamente por una

contexto dado o por los interesados en el proyecto

Supuestos razonables que hace el equipo com

o resultado de un anlisis de situacin

A m

enudo ambas responden a situaciones contextuales

temporales que, al cam

biar, requieren revisar las decisiones tom

adas

SIE

MP

RE

DO

CU

ME

NT

AR

Plan

ificacin

Form


royectos

142

Riesg

os

Suceso o condicin incierta que, si ocurre,

tendrefectos positivos o negativos en los

objetivos del Proyecto

Gesti

n d

e riesgo

s: maxim

izar la p

rob

abilid

ad y co

nsecu

encia d

e suceso

s p

ositivo

s y min

imizar la p

rob

abilid

ad y

con

secuen

cia de su

cesos ad

versos

Afecta al P

lan del Proyecto, quizs al A

lcance, seguram

ente al Cronogram

a y al Presupuesto

Form


royectos

143

Las p

erson

as, org

anizacio

nes, p

royecto

s y el R

iesgo

Las personas y, por extensin, las organizaciones, tienen actitudes hacia el riesgo que afectan tanto a la exactitud de lapercepcin del riesgo com

o a la forma en que responden.

Las actitudes respecto al riesgo deberan hacerse explcitas siem

pre que sea posible.

Para cada proyecto, se debe desarrollar un enfoque consistente

hacia el riesgo que cumpla con los requisitos de la organizacin

La com

unicacin acerca del riesgo y su tratamiento deben ser

abiertos y honestos.

Las respuestas a los riesgos reflejan el equilibrio percibido deuna organizacin entre tom

ar y evitar los riesgos.

Para tener xito, la organizacin debe estar com

prometida a

tratar la gestin de riesgos de forma proactiva y consistente

durante todo el proyecto.F

uen

te: PM

BO

K, 3a E

dici

n

Form


royectos

144

Pro

ceso d

e Gesti

n d

e Riesg

os

PL

AN

IF.

CO

NT

RO

LE

JEC

UC

ION

CIE

RR

E

INIC

IO

Id

entificaci

n

A

nlisis cu

alitativo y

cuan

titativo

P

lan d

e respu

esta

S

egu

imien

to y co

ntro

l de R

iesgo

s

Form


royectos

145

Iden

tificacin

de R

iesgo

s

P

roceso iterativo y participativo

Revisar y utilizar docum

entos de la planificacin, listas de riesgos de proyectos sim

ilares, anlisis F

OD

A, detalle de supuestos, opinin experta,

tormenta de ideas

E

laborar una lista exhaustiva de riesgos

Asociar a c/u toda la inform

acin definida en el plan (actividad, responsable, disparadores o sntom

as de ocurrencia)

Determ

inar q

u

riesgo

s pu

eden

afectar al Pro

yecto

y do

cum

entar su

s caractersticas

Form


royectos

146

An

lisis de R

iesgo

s

A

nalizar todos los Riesgos identificados

D

eterminar probabilidad de ocurrencia

D

eterminar im

pacto en el proyecto

C

ombinar am

bos elementos

P

riorizarlos de acuerdo al nivel de riesgo aceptable (um

bral de tolerancia) para el P

royecto o la Organizacin.

Form


royectos

147

An

lisis de R

iesgo

s

Pro

bab

ilidad

baja

altam

edia

Imp

acto

bajo

med

io

alto

alto

bajo

med

iob

ajo

bajo

Ejem

plo

de m

atriz de P

rob

abilid

ad e Im

pacto

a u

tilizar com

o h

erramien

ta para categ

orizar R

iesgo

s

med

io

med

io

altoalto

Form


royectos

148148

An

lisis de riesg

os

Escala d

el riesgo

Mu

y bajo

0.05M

od

erado

0.20B

ajo0.10

Ob

jetivo

Increm

ento

< 10%

Dism

inu

cin

apen

asp

erceptib

le

Increm

ento

5-10%

Alcan

ce

Co

sto

Tiem

po

sIn

cremen

ton

o sig

nificativo

Increm

ento

no

sign

ificativo

Increm

ento

< 5%

Increm

ento

10-20%

reas m

eno

resafectad

as

reas prin

cipales

afectadas

Alto

0.40

Increm

ento

10-20%

Increm

ento

20-40%

Red

ucci

n

no

aceptab

le

Deg

radaci

nap

enas

percep

tible

Calid

adS

lo

aplicacio

nes

mu

y exigen

tes afectad

as

Red

ucci

n

sujeta a

apro

baci

n

Red

ucci

n

no

aceptab

le

Co

nd

icion

es de im

pacto

de riesg

os so

bre o

bjetivo

s

Mu

y alto0.80

Increm

ento

>20%

Increm

ento

> 40%

Resu

ltado

inservib

le

Resu

ltado

inservib

le

Form


royectos

149

Plan

de R

espu

esta a los R

iesgo

s

Es el p

roceso

de d

esarrollar o

pcio

nes y d

etermin

araccio

nes p

ara mejo

rar las op

ortu

nid

ades y red

ucir

las amen

azas a los o

bjetivo

s del p

royecto

.

En funcin de

el A

nlisis de Riesgos realizado, y

el um

bral de riesgo aceptable para el proyectose m

odifican o introducen nuevas

Actividades y

R

ecursosen el C

ronograma, P

resupuesto y el Plan del P

royecto

Form


royectos

150

E

vitar:es cam

biar el plan para eliminar la am

enaza o para proteger el objetivo (ej: cam

bio del alcance para eliminar actividades riesgosas,

agregar tiempo o recursos, adoptar un enfoque conocido en vez de

uno innovador)

Tran

sferir:es trasladar consecuencias y responsabilidad de

respuesta a otro (ej: seguros, contratacin de terceros especialistas con garanta de cum

plimiento)

M

itigar:

actuar para reducir probabilidad o impacto a lm

ites aceptables (ej: realizar m

s pruebas, generar un prototipo, disear redundancia para reducir el im

pacto)

Acep

tar:es no cam

biar el plan ni identificar alternativas viables (ej: asignar m

ontos y tiempos de reserva). P

uede implicar el desarrollo de

planes de contingencia.

Estrateg

ias de resp

uesta a R

iesgo

s-amen

azas

Form


royectos

151

Ejem

plo

de estrateg

ias ante u

n riesg

o

Pro

yecto:

Ir a Atlntida a la playa

Plan

inicial: Ir en auto por A

v. Giannastasio.

Riesg

o: S

ufrir un accidente en la carretera.E

strategias:

E

vitar: ir a la playa en Montevideo

T

ransferir: contratar un seguro de accidentes

M

itigar: buscar un cam

ino alternativo con menos

probabilidad de accidentes (ruta Interbalnearia). Utilizar

cinturn de seguridad.

A

ceptar: ir de todos m

odos sabiendo de la existencia del riesgo. A

veriguar direcciones de talleres mecnicos en la

ruta, telfono de auxilios, casas de alquiler de autos.

Form


royectos

152

R

iesgos identificados

sus descripciones

las reas del proyecto afectadas (por ejemplo, un

elemento de la E

DT

)

sus causas y probabilidad de ocurrencia

cmo pueden afectar a los objetivos del proyecto

estrategias de respuesta acordadas y

acciones especficas acordadas en cada caso.

P

ropietariosde los riesgos y responsabilidades

asignadas

Reg

istro d

e Riesg

os

con

tiene a esta altu

ra:

Form


royectos

153

S

ntomas y seales de advertencia de ocurrencia de

riesgos

Reservas para contingencias de tiem

po y costo diseadas para contem

plar las tolerancias al riesgo de los interesados

P

lanes para contingencias y disparadores que provocan su ejecucin

Reg

istro d

e Riesg

os

con

tiene (co

nt.)

Form


royectos

154

P

lanes de reserva para usarlos como reaccin a un

riesgo que ha ocurrido, y cuya respuesta primaria

demostr

ser inadecuada

Riesgos residuales que se espera que queden

despus de haber implem

entado las respuestas planificadas, ascom

o aquellos que han sido deliberadam

ente aceptados

Riesgos secundarios que surgen com

o resultado directo de la im

plementacin de una respuesta a los

riesgos

Reg

istro d

e Riesg

os

con

tiene (co

nt.)

Form


royectos

155

Matriz d

e Asig

naci

n d

e Resp

on

sabilid

ades

Relaciona la estructura del proyecto con las

actividades para ayudar a asegurar que cada elem

ento del alcance del trabajo tiene responsable asignado.

IA

EE

Probar

CE

Desarrollar

EC

AE

Disear

CA

ED

efinir

Ricardo

Dto. C

omercial

Sofa

JuanA

naA

ctividad

Perso

na o

sector

E = ejecu

ta, A = ap

rueb

a, C = es co

nsu

ltado

, I = es info

rmad

o

Form


royectos

156

Plan

del P

royecto

:la su

ma d

e tod

os lo

s plan

es

D

efinicin del trabajo (Acta de

Constitucin del P

royecto, Enunciado de

Alcance, E

structura de Desglose del

Trabajo, P

lan de Gestin del A

lcance)

Recursos requeridos y E

quipo de trabajo

Calendario

P

resupuesto

Plan

ificacin

Form


royectos

157

E

strategia del Proyecto

P

lan de gestin de recursos humanos

P

lan de gestin de las comunicaciones

P

lan de gestin de riesgos, Lista de riesgos cuantificados y P

lan de respuesta

Plan de gestin de cam

bios

Plan de calidad

S

upuestos y restricciones

Plan de gestin de las adquisiciones

Plan

ificacin

Plan

del P

royecto

:la su

ma d

e tod

os lo

s plan

es

Form


royectos

158

Viab

ilidad

de la p

lanificaci

nP

ara que la gente acepte comprom

isos:

el proyecto debe ser creble

los objetivos, realistas y alcanzables

Cada uno:

debe participar en la definicin del contenido, del proceso y en la estim

acien la estim

aci n de n de

tiempo y costo de su trabajo

tiempo y costo de su trabajo

tiene que sentir el valor de su contribucin en hacer que el todo

el todofuncione

No existe un plan com

prometido a m

enos que cada uno se haya com

prometido con su parte

Plan

ificacin

Form


royectos

159

Ejecu

Ejecucici n ndel Proyecto

del Proyecto

Form


royectos

160

Secu

encia d

e gru

po

s de p

roceso

s en u

na

fase o p

royecto

Nivel d

e activid

ad

Inicio Inicio

Plan

ificacin

Ejecu

cin

Co

ntro

lC

ierre

Tiem

po

Fin

Form


royectos

161

Pro

cesos d

e Ejecu

cin

del P

royecto

Alg

un

asde las cosas que hace un D

irector de Proyecto

durante la Ejecucin:

1.D

eterminar y m

anejar las expectativas de los interesados2.

Asegurar un entendim

iento comn del trabajo

3.Im

plementar el P

lan de Proyecto, o lo que haya resultado

luego de los procesos de Cam

bio aprobados4.

Juntar y documentar lecciones aprendidas

5.E

stablecer y gestionar canales de comunicacin

6.E

valuar la efectividad del equipo de proyecto actuando com

o un equipo

Hacer to

do

lo q

ue en

el Plan

del P

royecto

se defin

iq

ue h

aba q

ue h

acer

Form


royectos

162

Ejecu

cin

7.Im

plementar cam

bios aprobados, acciones correctivas, acciones preventivas, reparacin de defectos

8.Im

plementar procedim

ientos de aseguramiento de la

calidad9.

Producir reportes del proyecto

10.Mantener actividades de construccin del equipo

11.Obtener el entrenam

iento necesario para los m

iembros del equipo

12.Distribuir inform

acin13.Q

uitar piedrasdel cam

ino. Resolver problem

as

Form


royectos

163

Ejecu

cin

14.Contactar a la direccin para asegurar los recursos

y comprom

eterlos para el mom

ento en que sern necesarios

15.Guiar, asistir, com

unicar, liderar, negociar, ayudar16.A

utorizar el trabajo en las actividades del proyecto17.M

antener reuniones de avance con el equipo18.E

nfocarse en la previsin de probl

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