FORMATOS.docx

INTRODUCCIÓN

La auditoría interna de Gestión Humana se constituye en una herramienta de retroalimentación del proceso de gestión del talento humano, encargada de analizar las debilidades y fortalezas del control, así como el desvió de los avances de las metas y objetivos propuestos por la organización.

La auditoría tiene como fin fundamental analizar las debilidades y fortalezas de los procesos de gestión del talento humano para después de analizar hacer recomendaciones imparciales de ajuste o mejoramiento del proceso a partir de evidencias que sirvan de apoyo a la parte directiva de IMC CORONA LTDA, en la toma de decisiones a fin de o que se obtengan los resultados esperados y estas deben estar regidas por las siguientes fases, Planear, Ejecutar, Verificar Y Actuar.

Esta a su vez contribuye a mejorar las debilidades (hallazgos detectados) y afianza las fortalezas de la organización, a través de del mejoramiento continuo que permite analizar los procesos utilizados de tal manera que toda falencia detectada sea corregida y que todos los procedimientos se lleven a cabo cumpliendo con la normatividad vigente basándonos en la norma ISO 9001 DE 2008.

GENERALIDADES DE LA AUDITORIA EN EL PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.

La auditoría del talento humano puede definirse como el análisis de las políticas y prácticas del personal de una empresa y la evaluación de su funcionamiento actual, seguida de sugerencias para mejorar. El propósito principal de la auditoria de talento humano es mostrar cómo está funcionando el programa, localizando prácticas y condiciones que son perjudiciales para la empresa o que no están justificando sus costos, o prácticas y condiciones que deben incrementarse.

La norma ISO 9001: 2008, constituye un aporte para la realización de auditorías internas de calidad que cubre la totalidad de las funciones realizadas por los procesos, ya que la función de la misma es necesaria para garantizar el correcto funcionamiento del sistema de gestión.

OBJETIVOS

Precisar la eficacia y eficiencia de las actividades y procedimientos realizados. Descubrir deficiencias en el desempeño de los trabajadores y aplicar los correctivos

necesarios. Detectar fallas en los procedimientos de Selección, Inducción, Vinculación,

Evaluación del desempeño, Perfiles de cargo, Capacitación, Nomina y Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Valorar el proceso del sistema de información sobre el Recurso Humano. Comprobar el manejo o la eficacia de los recursos, bienes y sistemas de información

de la organización, relacionados con el talento humano. Analizar las remuneraciones de los empleados en función del mercado laboral y las

políticas de la empresa.

La auditoría no es solamente una recolección de datos y un chequeo de cumplimiento de los programas y la validación de si se han aplicado o no. Esta implica que con la base de datos se realice o se lleve a cabo un análisis profundo que nos permita evaluar si lo realizado o aun lo que se dejó de realizar o lo que se hubiese obtenido por encima de lo presente, han servido para los fines y objetivos que en materia de personal se ha fijado la empresa.

BENEFICIOS

Los beneficios de la auditoria interna en la gestión del talento humano son de gran importancia ya que en ellos se puede destacar la necesidad de tener un sistema de cálida bien definido y conformado de acuerdo a la normatividad vigente y reglamentos internos de la empresa, algunos beneficios son:

Identifica las contribuciones del departamento de personal e la empresa. Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos. Identifica los problemas de importancia crítica. Alienta la uniformidad de políticas y prácticas. Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.

CRITERIOS PARA EVALUAR

Los criterios más relevantes que debe manejar una compañía al momento de la evaluación son:

Cantidad Calidad

De tiempo De costos

PASOS DE LA AUDITORIA

El equipo de auditores debe tener en cuenta la totalidad de los aspectos de la administración de personal y asegurarse de:

Identificar quien es el responsable de llevar a cabo cada actividad. Determinar los objetivos que persigue cada actividad. Revisar las políticas y procedimientos que se emplean para alcanzar esos objetivos. Desarrollar un plan de acción para corregir errores en los objetivos, políticas y

procedimientos. Formular un seguimiento para el plan de acción.

PROCEDIMIENTOS QUE CUBRE LA AUDITORIA

Perfiles y Descripción del Cargo: Permite realizar un adecuado análisis con el fin de obtener descripciones de puestos bien preparados y realizados, lo que ayuda a la administración a satisfacer sus necesidades en aspectos críticos de política de personal, como remuneraciones, contratación, selección, diseño organizacional, evaluación del desempeño y planificación de la mano de obra.

Preselección y Selección de Personal: Define las actividades y lineamientos para el reclutamiento de personal nuevo e idóneo para la empresa.

Vinculación y Contratación de Personal: Permite realizar y garantizar la contratación de todo el personal seleccionado para laborar en la empresa.

Inducción de Personal: Buscar auténticos aprendizajes de la cultura de entidad, que garantice el mayor sentido de pertenencia de esta así como satisfacción y productividad en su quehacer laboral.

Pago de Nómina de Salarios: Establece las políticas o condiciones, actividades, responsabilidades y controles para lograr equitativa y adecuada compensación de los trabajadores, correspondientes a cada periodo.

Capacitación del Personal: Lograr la adaptación de personal para el ejercicio de determinada función o ejecución de una tarea específica en una organización.

Evaluación del Desempeño: Hacer una estimación cuantitativa y cualitativa, por parte delos jefes inmediatos, del grado de eficacia con que los trabajadores llevan a cabo las actividades, objetivos y responsabilidades en sus puestos de trabajo.

Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST): Identificar y evaluar las condiciones laborales que pueden afectar al trabajador, a las instalaciones, a los procesos, al cliente, al

producto y/o servicio, para proponer acciones de control que impacten positivamente el bienestar del trabajador a partir del análisis de las condiciones del trabajador.

TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN PARA LA AUDITORIA

Enfoque estadístico

A partir de los registros existentes, el comité de auditoría genera estándares estadísticos contra los cuales se evalúan los programas y las actividades.

Enfoque retrospectivo de logros Esta técnica permite determinar el grado de cumplimiento que se está obteniendo

respecto a las leyes y a disposiciones internas. Enfoque por objetivo El equipo de evaluación compara los resultados reales con los resultados a que

aspiraba, mediante esta técnica se detectan áreas en las que el desempeño puede ser insuficiente y se concentran en ellas los esfuerzos.

Entrevista

Las entrevistas directas con el personal a todo nivel son una poderosa herramienta para obtener información acerca de las actividades de recursos humanos y para identificar áreas que necesitan mejorar. Los comentarios del empleado se registran y después se analizan durante la auditoria de la función de recursos humanos para identificar las causas de la tasa de rotación, la baja moral y otros problemas.

Sondeos De Opinión

Ofrecen respuestas más directas y honestas cuando contestan un cuestionario que cuando se entrevistan con un funcionario del departamento de personal, sin embargo debido a que las entrevistas son costosas en términos de tiempo y dinero, muchos departamentos de recursos humanos utilizan sondeos de opinión para obtener la información.

Análisis Histórico

Permite adquirir información esencial sobre la función de la administración de los recursos humanos de la empresa. Información externa, las comparaciones con otras organizaciones pueden proporcionar a los auditores una perspectiva adecuada que les permita emitir juicios certeros y tomar decisiones correctas.

GLOSARIO

Acción Correctiva: Las acciones implementadas por la administración de una organización para eliminar o disminuir la probabilidad de ocurrencia de un riesgo potencial, basadas en las recomendaciones de una auditoria o acción de control.

Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos. Auditoria Interna y de Gestión: La auditoría interna y de gestión es una actividad

independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. De igual forma ayuda a la organización a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para mejorar y evaluar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos en los procedimientos del talento humano.

Auditoria De Recursos Humanos: Análisis de las políticas y prácticas de personal de una organización, evaluación de su funcionamiento actual seguida de recomendaciones para el mejoramiento.

Calidad: disciplina cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo para lograr sus objetivos con la máxima productividad y calidad.

Conclusiones: Las conclusiones son declaraciones deducidas por el auditor a partir de esos hechos.

Control: Función del sistema de dirección por medio del cual una entidad busca mantener su funcionamiento dentro de ciertos límites mitigando los riesgos. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzaran los objetivos y metas establecidas.

Ejecutar: Llevar a cabo una acción, especialmente un proyecto, un encargo u/o una orden.

Evidencia de auditoria: Es la información que obtiene el Auditor Interno y de Gestión, producto del examen realizado en torno a un objetivo de auditoria. Estas pruebas constituyen la información que sustenta la opinión del Auditor Interno y de Gestión. Para obtener la evidencia se utilizan diversas técnicas de auditoria conforme a la experiencia y juicio del profesional.

Planeación: Proceso de establecer objetivos y cursos de acción adecuados antes de iniciar la acción.

Procedimiento: Es un método de ejecución o pasos a seguir en forma secuenciada y sistemática en la consecución de un fin. El conjunto de procedimientos con un mismo fin se denomina sistema.

Recomendaciones: Son medidas sugeridas por el auditor atendiendo a los objetivos de la auditoria.

Verificar: Realizar el seguimiento y medir los procesos y los productos contra las políticas, los objetivos y los requisitos del producto e informar sobre los resultados.

DESARROLLO DE LA AUDITORIA EN EL PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.

Para llevar a cabo la auditoria interna en el proceso de Gestión del Talento Humano se debe tener en cuenta el ciclo PHVA que son las siguientes fases o etapas.

FASE I

Planear

Se procede hacer toda la planeación de la auditoria. En esta fase se realiza la preparación de los procedimientos y procesos auditados. Se debe conformar el equipo auditado. El equipo auditor deberá definir un cronograma a ejecutar en la fase de planeación. Se debe definir lugar, fecha y hora que se va hacer o ejecutar la auditoria. Informar con mínimo 15 días de anticipación el o los procedimientos que van a ser

auditados y evaluados en cada uno de las personas responsables de los mismo.

FASE II

Hacer O Ejecutar

Se procede a llevar a cabo el plan.

Se realiza el acta de inicio de la auditoria. Se revisa la evidencia documental de cada uno de los procedimientos auditados

como lo son: selección, inducción, vinculación, evaluación de desempeño, perfiles de cargo, capacitación, nómina y SG-SST.

Se marca en la lista de chequeo (CHECK LIST), con las preguntas ya programadas con anterioridad, su veracidad y cumplimiento del sistema de información (evaluación del procedimiento).

Se diligencia el acta de desarrollo de la auditoria. Se diligencia el acta de cierre de la auditoria.

FASE III

Verificar

En esta fase se procede a verificar si lo que está planeado está ejecutado correctamente.

Se diligencia la lista de chequeo (CHECK LIST), haciendo una comparación de que lo que está establecido en el manual de procedimientos de GTH y lo que en realidad se ha llevado a cabo.

Se realiza el informe de auditoría que debe contener la siguiente información. Describir los procedimientos de RR.HH. de IMC CORONA LTDA. Valorar los procedimientos, indicar cuales son los correctos y cuáles son los

incorrectos hallazgos. Proponer sugerencias y recomendaciones con el fin de cubrir las deficiencias

detectadas.

FASE IV

Actuar

En esta fase se aplican las acciones correctivas, preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia del informe de auditoría, adicionalmente se aplica la metodología para análisis y solución de problemas de aquellos procedimientos que necesitan un mejoramiento continuo.

La organización debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con objetos de prevenir que vuelva a ocurrir y proceder a eliminar las no conformidades detectadas.

Se inicia nuevamente el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), hasta encontrar la perfección de cada uno de los procedimientos del proceso de Gestión del Talento Humano.

FORMATOS DE LA AUDITORIA DEL PROCESO DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.

INSTRUCTIVOS

Instrucciones para el diligenciamiento del formato del plan de auditoria interna.

Auditoria Nº: en este campo se coloca el número de la auditoria, ejemplo si es la primera vez que se realiza entonces se coloca el número 1.

Fecha de elaboración del plan: Este campo indica la fecha cuando iniciamos a planear la auditoria.

Objetivo de la auditoria: Escriba el propósito en forma general de la auditoria que va a realizar.

Proceso a auditar: Este campo se debe diligenciar suministrando la información del proceso que se debe auditar, en este caso es el proceso de Gestión Del Talento Humano.

Responsable (s) de proceso (s) a auditar: En este campo se relacionan el o los nombres de los responsables o encargados del proceso.

Alcance de la auditoria: En este campo se escribe con que procedimiento inicia y donde termina.

Documentos de referencia: Se describen los documentos que se van a tener en cuenta para la realización de la auditoria. Ejemplo (Manual de procedimientos documentados).

Auditor líder: Nombre de la persona que direcciona la auditoria.

Equipo auditor: Se nombran todas las personas que hacen parte del equipo auditor.

Reunión apertura: En este campo se señala la fecha y la hora en que se va a realizar la reunión de inicio de la auditoria.

Reunión de cierre: En este campo se señala la fecha y hora en que se va hacer entrega del informe final de la auditoria.

Entrega informe final: En este campo se señala la fecha y la hora en que se va hacer entrega del informe final de la auditoria.

Procedimiento a auditar: Se escribe el nombre del procedimiento.

Fecha: Se escribe la fecha en la que se está auditando.

Hora: Se escribe la hora en la que se está auditando.

Inicial: Se escribe la hora actual.

Final: Se escribe la hora en la que se termina de auditar el procedimiento.

Auditado: La persona que va a participar en la auditoria.

Nombre: Nombre de la persona encargada del procedimiento.

Cargo: El puesto que ocupa esa persona actualmente. Ejemplo Jefe de Selección.

Auditor: Nombre de la persona que está auditando.

Aspecto a verificar: Se hace la descripción del aspecto que se va a verificar.

Cumple: En este caso se indicara si el procedimiento cumple o no cumple la exigencia.

Ciclo PHVA: Indica el ciclo en que se encuentra el proceso, en este caso en Ejecución o Hacer.

Hallazgos: Indicara las no conformidades que se encontraron dentro del proceso. Siendo estas menores o graves.

Observaciones: En este espacio quien audita debe dejar las constancias que crea pertinentes de acuerdo a la auditoría realizada.

INSTRUCCIONES PARA REALIZAR EL INFORME FINAL

Para realizar el informe final de la auditoria interna de Gestión del Talento Humano y otras es necesario seguir los siguientes pasos:

Información generalProceso y centro: Se debe diligenciar con claridad cuál fue el proceso o procedimiento que se la ubicación dentro audito.

Localización: indica la ubicación del proceso dentro del procedimiento que se audito.

Alcance: Este campo hace referencia de donde va y hasta donde llega la auditoría en este proceso auditado.

Requisitos: Hace referencia a las exigencias legales del proceso.

Líder del proceso o responsable de la auditoría: Suministra la información de los auditores; nombre, cargo y correos electrónicos.

Fecha de ejecución de las últimas auditorias: Indica las fechas y la duración en la que se llevara a cabo la auditoria.

Equipo auditor: Indica quien es el auditor líder y quienes son los demás auditores del proceso.

Objetivo: Definición del objetivo general y objetivos específicos de la auditoria.

ESTRUCTURA DEL INFORME

Objetivos y alcance de la auditoria.

Procedimientos de auditoria y aspectos metodológicos generales aplicados.

Presentación de resultados.

Resumen de las conclusiones.

Informe del auditor.

Recomendaciones del auditor.

Anexos (soportes documentados de los resultados de la auditoria.

FORMATOS

Los siguientes formatos de auditoria son propuestas realizadas para Pyme IMC CORONA LIMITADA.

Formato Acta Reunión De Apertura Auditoria.

Formato Evaluación Auditores

Formato Hallazgos De Auditoria

Formato Registro De Asistencia.

Lista De Verificación De Auditoria.

Formato Plan De Acción Y Mejoras De La Auditoria.

Formato Plan De Auditorías Internas De Calidad.

Formato Programa De Auditoria.

Informe Final.

CONCLUSIONES

NIT: 900427475-3

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDADPROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOACTA DE AUDITORIA

CÓDIGO:

VERSIÓN: FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

REUNION DE APERTURA AUDITORIA INTERNA No.01

Dependencia o Proceso Auditado:Responsable Del Proceso o Dependencia:Auditor Principal:Fechas de Realización de la Auditoría:Fecha de Presentación del Informe:

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

CRONOGRAMA O AGENDA DE LA AUDITORIA PARA SITAGA SAS

EQUIPO DE AUDITORIA

EQUIPO DE FUNCIONARIOS AUDITADOS DE SITAGA SAS

PLAN DE ACTIVIDADES

NIT: 900427475-3


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOACTA DE AUDITORIA

CÓDIGO:

VERSIÓN: FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

INICIOFECHA

HORA PROCESO EVIDENCIA AUDITOR AUDITADO

APROBACION

____________________________________________NOMBRE DEL AUDITOR

_______________________________________JEFE DE PROCESO O DEPENDENCIA

AUDITADA

____________________________________________________________Vo.Bo.

NIT: 900427475-3


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOEVALUACIÓN AUDITORES

CÓDIGO: VERSIÓN: FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

EVALUACION AUDITORES

Dependencia o Proceso Auditado:Responsable Del Proceso o Dependencia:Auditor Principal:Fechas de Realización de la Auditoría:Fecha de Presentación del Informe:

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

ALCANCE DE LA AUDITORÍA

# ASPECTO A EVALUAR SI NO1 La auditoría fue programada de forma oportuna y le fue comunicado su plan con anterioridad.

2La auditoría tenía establecido su objetivo, alcance, criterios, documentos a emplear, la asignación de responsabilidades por parte del equipo auditor y estaba adecuadamente planeada

3Los auditores utilizaron listas de verificación y conocían la documentación más importante de los procesos que le fueron auditados.

4La auditoría fue desarrollada en el siguiente orden: reunión de apertura, recopilación y verificación de la información, hallazgos de la auditoría, comunicación con el auditado y reunión de cierre.

5La auditoría le permitió evidenciar la importancia de la planeación de las actividades del proceso.

6La auditoría le permitió evidenciar la pertinencia de sus actividades, registros y documentos con el Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución.

7La auditoría le permitió evidenciar la necesidad de hacer seguimiento y llevar la medición de los procesos en los que participa.

8 La auditoría evidenció la importancia que tiene su participación dentro del SGC.

9La auditoría le permitió implementar acciones de mejora en el desarrollo de sus actividades y en la documentación de su proceso.

10

La auditoría le permitió aclarar dudas, satisfacer necesidades y hacer recomendaciones frente al Sistema de Gestión de Calidad de la Institución.

11

En la auditoría, fue informado oportunamente de las conformidades, no conformidades y observaciones que le realizaron a su proceso.

12

Las no conformidades y observaciones levantadas durante la auditoría fueron establecidas de acuerdo a los requisitos del SGC y pudo objetarlas en caso de considerarlas inadecuadas.

13

Los auditores tuvieron una conducta ética avalada por actitudes de confianza, integridad, confidencialidad y discreción.

14

La información recibida por parte d los auditores fue veraz, exacta y oportuna.

NIT: 900427475-3




15

Los auditores demostraron imparcialidad y objetividad en las conclusiones de la auditoría.

16

Las relaciones entre auditores y auditados fueron respetuosas, serenas y permitieron llegar a conclusiones confiables y reproducibles.

CRITERIOSCALIFICACIÓN

1 2 3 4 5PLANEACIÓN DEL TRABAJO

Los objetivos, alcance y programa de la auditoría fueron entendidos y acordados antes de iniciarla.El enfoque para la auditoría fue comunicado efectivamente.La auditoría se detalló en un cronograma y con tiempos apropiados.

EJECUCIÓN DEL TRABAJOSe notificó suficientemente sobre el trabajo requerido por los auditores.La auditoría fue realizada eficiente y eficazmente en un tiempo adecuado.La auditoría fue realizada eficiente y eficazmente en un tiempo adecuado.El acuerdo sobre objetivos y alcance se logró.La interrupción de las actividades diarias fue minimizada tanto como fue posible durante la auditoría.Se realizaron las reuniones de apertura y cierre de la auditoría y fueron ellas claras y necesarias

RESULTADOSLos hallazgos fueron comunicados a un nivel apropiado de una manera oportuna.Las recomendaciones son significativas, relevantes y son fuentes útiles de información.Los informes fueron publicados en una manera oportuna.

TOTAL RESULTADOS DEL TRABAJO EN GENERAL¿Cuál es su evaluación global del desempeño de la Auditoría Interna?¿La Auditoría Interna realizada encajó con sus exigencias y expectativas?¿Usted cree que la Auditoría Interna es una función valiosa en la Institución?

TOTAL:

OBSERVACIONES Y/O SUGERENCIAS

APROBACION

___________________________________________NOMBRE DEL AUDITOR


AUDITADA

__________________________________________________________

NIT: 900427475-3




Vo.Bo.

NIT: 900427475-3


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOHALLAZGOS DE AUDITORIA

Código: SIC-PAGTH-001

Versión: 01

Fecha de actualización:18/04/2023


Dependencia o Proceso Auditado: RECURSOS HUMANOSResponsable Del Proceso o Dependencia:Auditor Principal:Fechas de Realización de la Auditoría: 29 DE AGOSTO DE 2015Fecha de Presentación del Informe: 5 DE SEPTIEMBRE DE 2015

OBJETIVO DE LA AUDITORÍAVerificar que el Sistema Integrado de Gestión de calidad (SIC) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva para satisfacer los requisitos del cliente, y es conforme con los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008. Establecer si en la PYME SITAGA SAS la planeación, desarrollo ejecución, seguimiento y evaluación de los programas en la Gestión Del Talento Humano, tengan direccionamiento en cumplimiento de su misión y se ejecutan para beneficio de la compañía

ALCANCE DE LA AUDITORÍABúsqueda de proteger los activos de la organización auditada el cumplimiento de normativas (sean éstas internas o externas), políticas y directrices, y principio fundamentales de gestión moderna de empresas, en todo lo atinente a la calidad de los productos y servicios, niveles de satisfacción de los clientes, eficiencia de los procesos administrativos y productivos.

CRONOGRAMA O AGENDA DE LA AUDITORIA PARA SITAGA SASLa auditoría tendrá inicio el día 29 de agosto del 2015 a las 15:00 horas, en el ambiente de formación 703 del Centro De Gestión Administrativa Sena y finalizara el día 29 de agosto del año en curso a las 17:00 horas.

DEPARTAMENTO, ÁREA, O PROCESO AUDITADO Nº HOJA

ASPECTOS A VERIFICAR (NOTES INICIALES DEL AUDITOR) Nº Auditoria:

Fecha inicio:

Hora inicio:

Fecha final:

Hora final:Auditor/es:

OBSERVACIONES / NOTES / COMENTARIOS DEL AUDITOR

NIT: 900427475-3




Versión: 01


NO CONFORMIDADES (INDICAR LAS EVIDENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO)

DESCRIPCIÓN NO CONFORMIDAD Y EVIDENCIAS

(1) Calificar N.C. según:CALIFICACIÓN TOTAL

N.C.

(Auditor/es)

1. Desviación menor: afecta poco al resultado de los procesos.

2. Desviación moderada. En ciertas condiciones puede afectar a los procesos

3. Desviación importante. Puede provocar defectos o errores que afecten a la satisfacción del cliente.

NIT: 900427475-3




Versión: 01




Fecha inicio:

Hora inicio:

Fecha final:





(1) Calificar N.C. según: CALIFICACIÓN TOTAL N.C.

(Auditor/es)

NIT: 900427475-3




Versión: 01







Fecha inicio:

Hora inicio:

Fecha final:





NIT: 900427475-3




Versión: 01



N.C.

(Auditor/es)





ASPECTOS A VERIFICAR (NOTES INICIALES DEL AUDITOR) Nº Auditoria:Fecha inicio:

NIT: 900427475-3




Versión: 01


Hora inicio:

Fecha final:

Hora final:

Auditor/es:





N.C.

(Auditor/es)



NIT: 900427475-3




Versión: 01





Fecha inicio:

Hora inicio:

Fecha final:





NIT: 900427475-3




Versión: 01



N.C.

(Auditor/es)




APROBACION



AUDITADA

____________________________________________________________Vo.Bo. Luis Fernando Zamudio

Instructor Líder Proceso De Auditoria Gestión De La Calidad.

NIT: 900427475-3

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD

REGISTRO DE ASISTENCIA

Código: SIC-FRA-001

Versión: 01


Fecha Dependencia o Proceso Auditado: RECURSOS HUMANOSResponsable Del Proceso o Dependencia:Auditor Principal:

Nombres Y ApellidosDocumento De

IdentidadCargo

Auditor y/o Auditado Firma

Marian PeraltaNorman MorenoJanis VanegasNury Valcárcel

Karen RuizFaysury González

Rafael PlazasLuz Nidia SuarezGladis Taborda

David Villamizar

AUDITOR INTERNO: _______________________________________________________

FECHA: _________________________________________

NIT: 900427475-3


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOLISTA DE VERIFICACIÓN AUDITORÍA

Código: SIC-FLVGTH-001

Versión: 01


Dependencia o Proceso Auditado: RECURSOS HUMANOS Responsable Del Proceso o Dependencia:Auditor Principal:Fechas de Realización de la Auditoría: 29 DE AGOSTO DE 2015Fecha de Presentación del Informe: 5 DE SEPTIEMBRE DE 2015


ALCANCE DE LA AUDITORÍAVerificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos, sugerir correcciones, actualizaciones y/o modificaciones en aquellos procesos y procedimientos que en la actualidad no se ajustan a las necesidades de la compañía e integrar los cambios requeridos del sistema de gestión de calidad

DOCUMENTOS DE REFERENCIALa auditoría tomara como referencia de trabajo los siguientes documentos para realizar la validación y verificación de los procesos o procedimientos establecidos para SYTAGA SAS, en relación a la gestión del talento humano.Para este fin se realiza una encuesta de diagnóstico para la validación y comprobación de los procesos y procedimientos anteriormente auditados basados en el manual de procedimientos documentados de SITAGA SAS.


EQUIPO DE AUDITORIAGonzales Faysury Plazas Rafael Suarez Luz Nidia Taborda Gladis Villamizar David

EQUIPO DE FUNCIONARIOS AUDITADOS DE SITAGA SASVanegas Janis Peralta Marian Moreno Norman Valcárcel Nury Ruiz Karen Geraldine

PLAN DE ACTIVIDADESLa presente auditoria da inicio con la participación del grupo de auditores de la Pyme Industria Manufacturera y Comercial Corona LTDA, bajo la supervisión del señor LUIS FERNANDO ZAMUDIO (Instructor líder del área de la competencia controlar la calidad).

INICIOFECHACANTIDAD DE EMPLEADOS SISTEMA DE CALIDADNota1: Los ítems indicados están referidos a la Norma ISO 9001:2008. Nota 2: Se utiliza las palabras Si, No, P (parcialmente) para indicar el estado de implementación.

NIT: 900427475-3




Versión: 01


Nota 3: Verificar requisitos de gestión del sistema en los distintos procesos a auditar.

REQUISITOS DE LA DOCUMETACIÓNMANUAL DE CALIDAD

El Manual de la Calidad define:SI NO P OBSERVACIONES

El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad incluyendo los instrumentos para los que se emitirá la Declaración de Conformidad.Procedimientos documentados o referencia a ellos.Una descripción de la interacción entre los procesos del SGC

CONTROL DE LOS DOCUMENTOSSI NO P OBSERVACIONES

Existe un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para emitir y aprobar los documentos.Revisar, actualizar y aprobar documentos cuando sea necesario.Se identifican los cambios en los documentos.Se identifica el estado de revisión actual de los documentos.Se asegura que les versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso.Se asegura que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.He asegura que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución.Se identifican adecuadamente los documentos obsoletos, cuando se mantienen por cualquier razón.

CONTROL DE REGISTROS SI NO P OBSERVACIONESSe mantienen registros para proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos, así como de la operación eficaz del SGC según un procedimiento documentado.Se han definido controles para su identificación, almacenamiento, protección y recuperación al igual que para el tiempo de retención y disposición.Cuando corresponda, el tiempo de retención de los registros debe estar en relación con la vida útil del productoLos registros son: LegiblesIdentificablesRecuperables

NIT: 900427475-3




Versión: 01


Trazables al instrumento (cuando corresponda)RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN.

Responsabilidad Autoridad y Comunicación SI NO P OBSERVACIONESSe ha definido la estructura de la organizaciónSe encuentran definidas las diferentes responsabilidades y autoridades dentro del SGC.Se ha identificado al personal responsable de la toma de decisiones sobre la aprobación del ensayo y la emisión de la Declaración de ConformidadRevisión por la dirección SI NO P OBSERVACIONESExiste evidencia de que la dirección ha revisado el sistema de gestión para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia.los resultados de la revisión por la dirección incluyen decisiones y acciones relacionadas con:

La mejora del sistema de gestión y sus procesos la mejora del producto en relación con los

requisitos del cliente Las necesidades de recursos

GESTIÓN DE LOS RECURSOSRECURSOS HUMANOS - COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN

SI NO P OBSERVACIONESLa organización ha determinado la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto.La organización proporciona formación o toma otras acciones para satisfacer dichas necesidadesLa organización se asegura de que el personal sea consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad.La organización mantiene los registros apropiados que demuestran la educación, formación, habilidades y experiencia de su personal.Se han implementado las propuestas de trabajo de su pyme en cuanto a los manuales y procedimientos entregados.La adaptabilidad del organigrama en la empresa es asimilada por todos los colaboradores de la organización.La organización determina los requisitos especificados y características relevantes para el cliente.El control de los proveedores del producto incluye Selección, evaluación y Re-evaluación.Se mantienen registros de las actividades de la pregunta

NIT: 900427475-3




Versión: 01


anterior.Se planifica un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas por auditar, así como los resultados de auditorías previas.Se han definido los criterios de auditoría, el alcance de las mismas, su frecuencia y metodologíaLa selección de los auditores y la realización de las auditorías aseguran la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.La Dirección toma conocimiento de las acciones tomadas y evalúa las acciones tomadas interviniendo cuando considere que no son adecuadas.La organización toma acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrirEstá establecido un procedimiento documentado para definirlos requisitos para:

Revisar las no conformidades y quejas de los clientes.

Determinar las causas de las no conformidades. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para

asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir.

Determinar e implementar las acciones necesarias. Registrar los resultados de las acciones tomadas. Revisar las acciones correctivas tomadas.CONCLUSIONES Y COMENTARIOS GENERALES REFERENTES AL SISTEMA DE GESTIÓN

APROBACIÓN

NIT: 900427475-3




Versión: 01




AUDITADA



NIT: 900427475-3


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOPLAN DE ACCIÓN Y MEJORAS DE AUDITORÍA

Código: SIC-PAMACGTH-001

Versión: 01



Dependencia o Proceso Auditado: PYME SITAGA SASResponsable Del Proceso o Dependencia:Auditor Principal:Fechas de Realización de la Auditoría: 29 DE AGOSTO DE 2015Fecha de Presentación del Informe:


ALCANCE DE LA AUDITORÍABúsqueda de proteger los activos de la organización auditada el cumplimiento de normativas (sean éstas internas o externas), políticas y directrices, y principio fundamentales de gestión moderna de empresas, en todo lo atinente a la calidad de los productos y servicios, niveles de satisfacción de los clientes, eficiencia de los procesos administrativos y productivos.


DESARROLLODe acuerdo a los resultados de la auditoria a SITAGA SAS, se darán unas propuestas como alternativa para realizar planes de mejora a las inconformidades encontradas.

NIT: 900427475-3


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOPLAN DE ACCIÓN Y MEJORAS DE AUDITORÍA

Código: SIC-PAMACGTH-001

Versión: 01


NO CONFORMIDAD CAUSA ACCION RESPONSABLE FECHASEGUIMIENTO

FECHA FECHA FECHA

FIRMA AUDITOR LIDER: FIRMA AUDITADO (RESPONSABLE DEL PROCESO)

APROBACION



AUDITADA



NIT: 900427475-3


GESTIÓN DEL TALENTO HUMANOPLAN DE AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

CÓDIGO: VERSIÓN:

FECHA DE ACTUALIZACIÓN:

Dependencia o Proceso Auditado: RECURSOS HUMANOS Responsable Del Proceso o Dependencia:Auditor Principal:Fechas de Realización de la Auditoría: 29 DE AGOSTO DE 2015Fecha de Presentación del Informe: 5 DE SEPTIEMBRE DE 2015


ALCANCE DE LA AUDITORÍAVerificar el cumplimiento de los procesos y procedimientos, sugerir correcciones, actualizaciones y/o modificaciones en aquellos procesos y procedimientos que en la actualidad no se ajustan a las necesidades de la compañía e integrar los cambios requeridos del sistema de gestión de calidad

PROCESOS DE LA AUDITORÍALa auditoría tomara como referencia de trabajo los siguientes documentos para realizar la validación y verificación de los procesos o procedimientos establecidos para SYTAGA SAS, en relación a la gestión del talento humano.

1. Procesos Operativos: Elaboración de los productos, Alistamiento del producto y distribución y Gestión de Calidad.

2. Procesos de Apoyo: Finanzas y Contabilidad. Gestión del Talento Humano.

PROCEDIMIENTOS Y COMPETENCIAS A SER AUDITADAS.PROCESOS ESTRATEGICOS:

Definir necesidades de información de la gestión del talento humano de acuerdo con los requerimientos de la organización y de las partes interesadas.

Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización Estructurar cargos y competencias según direccionamiento Estratégico y normatividad vigente Elaborar manual de funciones y competencias de acuerdo con metodologías organizacionales y

normatividad vigente.

PROCEDIMIENTO MISIONAL. Preseleccionar candidatos que cumplan con las políticas y requerimientos especificados por la

organización, para vincularlos a la empresa o a nuevos roles de trabajo. Seleccionar candidatos para desempeñar los cargos y roles de trabajo, de acuerdo con los perfiles, políticas,

normas legales vigentes y procedimientos de la organización. Vincular a las personas seleccionadas, de acuerdo con las normas legales vigentes, políticas y

NIT: 900427475-3



CÓDIGO: VERSIÓN:


procedimientos establecidos por la organización Integrar los trabajadores y proveedores a la organización, de acuerdo con el direccionamiento estratégico,

procesos y procedimientos y roles de trabajo Administrar la salud ocupacional de acuerdo con la normatividad técnica legal vigente y las políticas de la

organización. Ejecutar las acciones de capacitación, desarrollo y mantenimiento de competencias individuales y de

equipos de trabajo, de acuerdo con el plan establecido. Coordinar el proceso de evaluación del desempeño de los trabajadores de acuerdo con los procedimientos

de la organización y normatividad vigente Gestionar los programas de bienestar de acuerdo con las normas vigentes y direccionamiento estratégico de

la organización. Diseñar estructuras de salarios, aplicando las metodologías y estrategias establecidas por la organización .Proveer información del talento humano de acuerdo con la normatividad y los procedimientos establecidos

vigentes. Proveer información del talento humano de acuerdo con la normatividad y los procedimientos establecidos

vigentes.

PROCEDIMIENTO DE APOYO.

Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextos laboral y social.

Documentar procesos y procedimientos aplicando métodos normalizados adoptados por la organización. Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización. Generar nómina de salario y compensaciones de acuerdo con la información registrada, las normas

vigentes y los medios dispuestos por la organización. Producir textos en inglés en forma escrita y oral. Comprender textos en ingles d de forma oral y escrita.

DOCUMENTOS DE REFERENCIALa auditoría tomara como referencia de trabajo los siguientes documentos para realizar la validación y verificación de los procesos o procedimientos establecidos para SYTAGA SAS, en relación a la gestión del talento humano. Estos soportes o evidencias pueden encontrarse en papel impreso o medios magnéticos.

Manual de procedimientos documentados para la gestión del talento humano.Flujo grama de cada procedimiento Glosario Normatividad Manuales Procesos o procedimientos establecidosFolletos

CRONOGRAMA O AGENDA DE LA AUDITORIA PARA SITAGA SAS

NIT: 900427475-3



CÓDIGO: VERSIÓN:


La auditoría tendrá inicio el día 29 de agosto del 2015 a las 15:00 horas, en el ambiente de formación 703 del Centro De Gestión Administrativa Sena y finalizara el día 29 de agosto del año en curso a las 17:00 horas.

APROBACION



AUDITADA



NIT: 900427475-3


PROGRAMA DE AUDITORÍA


INDUSTRIA MANUFACTURERA Y COMERCIAL CORONA LTDA

AUDITORES_________________________ __________________________ ______________________________________________________ __________________________ _____________________________

PROGRAMA DE AUDITORIA PYME AUDITADA: SITAGA SAS

FECHA: DÍA:______MES:_________________AÑO_________

OBJETIVOVerificar que cada uno de los procesos y procedimientos de Gestión de Talento Humano estén debidamente documentados con la información necesaria para implementar cada proceso.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA APLICABLES A LAS ETAPAS PRELIMINARES.PLANEAR

1. Establecer los objetivos y los procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la organización.

2. Revisar cada uno de los procesos de Preselección de Personal, los procesos de selección de personal, los procesos de Vinculación de personal, los procesos de código de ética y los procesos de Servicio al Cliente.

HACER1. La persona responsable de la empresa auditada en este caso SITAGA SAS, se encarga de

mostrar un proceso determinado, de acuerdo a las necesidades del auditor.2. Implementar los procesos3. Que los procesos desarrollados estén funcionando para la empresa y para el beneficio Los procesos

de Preselección de Personal, los procesos de selección de personal, los procesos de Vinculación de personal, los procesos de código de ética y los procesos de Servicio al Cliente del cliente

4. Garantizar que los procesos sean utilizados adecuadamente por el cliente.VERIFICAR:

1. Realizar el seguimiento en cada una de los procesos respecto a los objetivos y al alcance que se requiere.

2. Revisar que cada uno de los procesos tenga su normatividad presente y actualizada.3. Revisar que cada uno de los procedimientos cumpla con el objetivo de llevar a cabo un bien

procedimiento.ACTUAR:

1. Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.2. Realizar las verificaciones que todo lo que se ha realizado, demostrar que sí sé esté cumpliendo

satisfactoriamente.3. Mostrar las evidencias de cada proceso desarrollado por la empresa.

NIT: 900427475-3




Proceso auditado: Gestión de Talento HumanoResponsable del proceso: Norman David MorenoAuditor principal: Rafael PlazasFecha realización de la auditoria: 29 de Agosto de 2015Fecha de presentación del informe de la auditoria: 30 de Agosto de 2015Hora de inicio: 13:40

DOCUMENTOS DE REFERENCIAManual de funcionesManuel de SG-SSTManual de calidad Diagnóstico de necesidades de la pyme.Manual de Documentar proceso y procedimientos.Protocolo de servicio al cliente en inglés y español.Código de ética.Perfiles de cargo.

PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIAInicia el 29 de agosto de 2015 a las 13:40 y finaliza el 29 de agosto de 2015 a las 17:05 en el Ambiente 706 del Centro de Gestión Administrativa del SENA. Cada auditor debe llevar su computador y documentos impresos necesarios para la auditoria.

PROCESO Y/O SUBPROCESO HORA AUDITOR AUDITADO

Inicio de Auditoria 13:40 Inicio13:55 Final

Rafael PlazasFaysury GonzálezFélix David VillamizarGladys TabordaLuz Nidia Suarez

Leídy Marian PeraltaJanis VanegasKaren Geraldine RuizNury ValcarselNorma David Moreno

Estructurar Manual de Funciones13:55 inicio14:20 Final

Rafael PlazasLeídy Marian Peralta

SG-SST13:55 Inicio 14:20 Final

Faysury González Janis Vanegas

Estructurar Salario13:55 Inicio14:20 Final

Félix David Villamizar

Karen Geraldine Ruiz

Procesar la Información13:55 Inicio14:20 Final

Gladys Taborda Nury Valcarsel

Estructurar Cargos13:55 Inicio14:20 Final

Luz Nidia SuarezNorma David Moreno

Servicio al Cliente14: 24 Inicio15:00 Final

Rafael Plazas Leídy Marian Peralta

NIT: 900427475-3




Preseleccionar14: 24 Inicio15:00 Final


Seleccionar14: 24 Inicio15:00 Final



Vinculación14: 24 Inicio15:00 Final


Documentar Procesos y Procedimientos14: 24 Inicio15:00 Final

Luz Nidia SuarezNorma David Moreno

Estructurar Nomina Sistematizada15:05 Inicio15:40 Final

Rafael Plazas Leídy Marian Peralta

Promover la Interacción Idónea15:05 Inicio15:40 Final


Evaluación del Desempeño Laboral15:05 Inicio15:40 Final



Comprender Textos en Ingles15:05 Inicio15:40 Final


FIN DE LA AUDITORIA16:00 Inicio16:30 Final

Rafael PlazasFaysury GonzálezFélix David VillamizarGladys TabordaLuz Nidia Suarez

Leídy Marian PeraltaJanis VanegasKaren Geraldine RuizNury ValcarselNorma David Moreno

OBSERVACIONES ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

REVISADO APROBADO

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