FORMATO DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ... · Se evidencia informe trimestral emitido...

Componente Actividades Programadas Actividades Cumplidas% de

AvanceObservaciones

Definición Políticas de Administración del Riesgo. Definición Políticas de Administración del Riesgo. 100 Se revisaron y redefinieron las Políticas de Administración del Riesgo, se videncia plan 2018 en pagina Web.

Construcción de los Mapas de Riesgos de Corrupción. Construcción de los Mapas de Riesgos de

Corrupción. 100 Se revisaron y redefinieron los Mapas de Riesgo de Corrupción se evidencia Matriz de los riesgos indentificados.

Consultas y Divulgación. Consultas y Divulgación. 100El Plan Anticorrupción y de atención al ciudadano fue divulgado a los integrantes de la CIAC durante un comité

MIPG en donde se mostró como componente del Plan Anticorrupcion.

Monitoreo y Revisión. Monitoreo y Revisión. 100El Mapa de Riesgos de Corrupción fue monitoreado y revisado por los líderes de procesos con la supervisión de

la Oficina de Planeación, llevando como resultado una nueva versión del Mapa de Riesgos de Corrupción para

el año 2018.

Seguimiento. Seguimiento 100Se aplicó seguimiento a la aplicación de todos los controles. El detalle del seguimiento se puede ver en la

Matriz del Tercer Seguimiento al Mapa de Riesgos -2018 CIAC, publicado el la página web.

ESTRATEGIA ANTITRÁMITES

En el mes de mayo de 2007 el DAFP validó la inexistencia de trámites misionales en la CIAC

S.A. en razón a que la Corporación presta sus servicios a un sector específico y no a la

ciudadanía en general, toda vez que sus operaciones obedecen al desarrollo del objeto

social de una sociedad de economía mixta bajo el régimen de Empresa Industrial y

Comercial del Estado, en cuyo caso, las solicitudes que realice un cliente actual o potencial

no se constituyen de obligatorio cumplimiento sino que son facultad de la Corporación el

aceptarlas o rechazarlas.

No aplica No aplica No aplica

Publicación información en la página Web según los lineamientos de la Estrategia de

Gobierno en Línea

Información publicada en la página WEB según

los lineamientos de la Estrategia de Gobierno en

Línea

100

Se evidencia que la página web cumple con lineamientos de la Estrategia de Gobierno en Línea teniendo

publicadas las actualizaciones mensuales y trimestrales de los informes a la ciudadania, los seguimientos a

auditorias, lo relacionado con la publicación de los directivos y los temas institucionales, de acuerdo con los

parámetros de trasnparecia.

Publicación permanente de información en redes sociales (Facebook, Twitter, YouTube,

Instagram y Linke-dIn)

Información permanente en las redes sociales

institucionales100

Se evidencia excel de cronograma en donde estan consignadas las diferentes publicaciones realizadas en las

redes sociales. Se evidencia Parrilla mensual de publicaciones. Se verificó cumplimiento del cronograma a la

fecha cruzándolo con las páginas de las redes sociales.

Publicación de la Revista CIAC S.A. Revista CIAC S.A 100 Se evidencia publicacion de la revista de la CIAC https://www.ciac.gov.co/revistas/edicion3.php

Publicación Folleto Trimestral (Informe Gestión) Folleto Trimestral 100

Se evidenció folleto publicado por correo electrnico a partes interesadas, pagina web, con fecha 03 de agosto

del 2018. Para el mes de diciembre se realizó: un video digital en el que el Gerente di a conocer el balance de

la gestión y logros de 2018, publicado el 24 de diciembre de 2018, en las redes sociales ,

Youtube:https://www.youtube.com/watch?v=OKCqYKPQTsk&t=2s

Twitter:https://twitter.com/CIAC_/status/1078667132324511746

Facebook:https://www.facebook.com/CIACcolombia/videos/2106404029419392/

LinkedIn: https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6484432851814150144

Pauta en Revistas especializadas del sector Pautas en revistas especializadas del sector 100Se evidencia cumplimiento de la actividad pauta en la revista de la Fuerza Aerea Colombiana para este primer

cuatrimestre.

Realización Audiencia Pública de Rendición de Cuentas Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 100 Se realizó Audiencia Pública el 8 de mayo del 2018.

Gestión de las Redes Sociales Redes Sociales actualizadas 100Se evidencia excel de cronograma en donde estan consiganadas las diferentes publicaciones realizadas en las

redes sociales. Se evidencia Parrilla Mensual de Publicaciones. Se verificó cumplimiento del cronograma a la

fecha, cruzándolo con las páginas de las redes sociales.

Generación de espacios de diálogo e incentivos con los grupos de valorEspacios de diálogo e incentivos con los grupos

de valor100

Se evidencia cumpliento de la actividad creando espacios de diálogo e incentivos en Facebook. Se hizo

concurso de FANCIAC en donde los seguidores parciparon y ganaron incentivos.

Participación en ferias del sector nacionales e internacionalesParticipación en ferias del sector nacionales e

inter-nacionales100

Se dió cumplimiento a las actividades programadas para este cuatrimestre evidenciando participación en las

ferias de MRO Latin America Panamá, HELIEXPO, FIDAE, SUN AND FUN y MRO AMERICAS

Participación en eventos del sector Participación en eventos del sector 100Se dio cumplimiento a las actividades programadas para este cuatrimestre evidenciando asistencia a las ferias

de Participación MRO Latin America Panamá,Participación HELIEXPO,Participación FIDAE,Participación SUN

AND FUN,Participación MRO AMERICAS

Convocatoria participación y envío sugerencias para la Audiencia Pública de Rendición de

Cuentas

Convocatoria participación y envío sugerencias

para la Audiencia Pública de Rendición de

Cuentas

100Se cumplió con la activdiad de la convocatoria, participación y envio de sugerencias para la Audiencia Pública

de Rendicion de Cuentas que se efectúo en mayo de 2018. Se verificó en página de Facebook el detalle de la

publicación.Aplicación, tabulación y realización informe de Encuesta de Resultados de la Audiencia

Pública de Rendición de Cuentas

Informe de la Encuesta de Resultados de la

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas100

Se realizó Audiencia Pública el 8 de mayo del 2018 y se documentaron las estadísticas de participación del

evento

Retroalimentación a los asistentes a la Audiencia Pública sobre los resultados e incidencia

de la participación de los grupos de valor en la gestión de la entidad.

Retroalimentación a los asistentes a la Audiencia

Pública sobre los resultados e incidencia de la

participación de los grupos de valor en la gestión

de la entidad.

100Se realizó Audiencia Pública el 8 de mayo del 2018, se documentaron las estadísticas de participación del

evento y se retroalimentó con las conclusiones a los asistentes al evento.

Elaboración Acta con las conclusiones de la Audiencia Pública de Rendición de CuentasActa de la Audiencia Pública de Rendición de

Cuentas100

Se realizó Audiencia Pública el 8 de mayo del 2018, se documentaron las estadísticas de participación del

evento, se retroalimentó con las conclusiones a los asistentes al evento y se elaboró el acta respectiva.

Realización seguimiento y control de ejecución del Plan Anticorrupción y de Atención y

Participación Ciudadana

Seguimiento y control del Plan Anticorrupción y

de Atención y Participación Ciudadana100 Se realizó el tercer seguimiento al Plan Anticorrupción por parte de la Oficina de Control Interno

FORMATO DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

Entidad: Corporación Industrial de la Aeronáutica Colombiana

Vigencia: Septiembre - Diciembre de 2018

Fecha de la Publicación: 10 de Enero de 2019

GESTIÓN DE RIESGO DE

CORRUPCIÓN

RENDICIÓN DE CUENTAS Y

PARTICIPACIÓN

CIUDADANA


AvanceObservaciones





Inclusión seguimiento del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Plan Estratégico

Institucional

Seguimiento del Modelo Integrado de Planeación

y Gestión en el Plan Estratégico Insti-tucional 100

Se realiza seguimiento mensual al Modelo Integrado de Planeación y a la Gestión del Plan Estratégico

Institucional en Sugberencia, Gerencia y trimestralmente en Reunión de Análisis Estratégico

Atención de los diferentes canales de comunicaciónAtención de los diferentes canales de

comunicación100

Se evidencia informe trimestral emitido por Subgerencia CIAC/200/SG No. 20182000009921 con fecha 28-03-

2018. dando cumeplimeinto a la actividad establecida para el cuatrimestre

Seguimiento de los indicadores de gestión de PQRDS Indicadores de gestión de PQRDS y seguimiento 100Se evidencia informe trimestral emitido por Subgerencia CIAC/200/SG No. 20182000009921 con fecha 28-03-

2018. dando cumplimeinto a la actividad establecida para el cuatrimestre. Een este informe se evidencia

seguimiento a los diferentes canales de comunicación y sus respectivas respuestas.

Impulso al uso de las redes sociales y monitoreo de indicadores asociadosInformación y atención permanente en las redes

sociales y monitoreo de indicadores100

Se cumple con la actividad propuesta en Comité Directivo. En reunión MIPG del tercer lunes de cada mes se

presentan los indicadores de monitoreo permanente de estos aspectos a cargo de Comunicaciones

Estratégicas. Se verificó la diapositiva de presentación de los indicadores ( interacción, alcance y audiencia);

mediciones que se le realizan a todas las redes sociales.

Realización de un evento Facebook Live en forma Trimestral Evento Facebook Live en forma Trimestral 100Se cumple la actividad propuesta evidenciando publicación en Facebook de un video del General Ulloa

informando sobre Mantenimiento Aeronáutico. Se trata de 45 preguntas en vivo, donde el Gerente respondió

y aclaró dudas.

Mantenimiento infraestructura de acceso a personal discapacitadoInfraestructura de acceso a personal

discapacitado en óptimas condicio-nes100

Se tiene en la entidad rampas en de acceso para personal discapacitados y baños adecuados para personal en

situación de discapacidad.

Mantenimiento de la competencia de los servidores públicos encargados de la atención a

los ciudadanos

Servidores públicos encargados de la atención a

los ciudadanos competentes100

Se realizó se capacitación a secretarias y auxiliares de planta en temas enfocados a la atencion al ciudadano.

Así mismo en el último cuatrimestre de 2018, se realizaron capacitaciones en Servicio a la mesa, Aspectos

prácticos del manejo de Contratistas en el Sector Público y Capacitación de pre-pensionados

Promoción de espacios de sensibilización para fortalecer la cultura de servicioEspacios de sensibilización para fortalecer la

cultura de servicio100

En reuniones Generales el Grupo Jurídica realizó concientización sobre el procedimeinto de PQRSD. Se realizó actividad

"Vacuna de Integralina y TE&C" de la Caja de Herramientas de la Función Pública ,que buscó reforzar los valores en los

servidores públicos, haciendo una reflexión en torno a la necesidad de actuar de manera íntegra en todas sus labores,

enfocando mayores esfuerzos en el trabajo en equipo y la comunicación.

El desarrollo de la actividad se realizó de la siguiente manera:

Antes

• Se preparó la campaña de expectativa con el Equipo de Comunicaciones de la Entidad.

• Preparación de un salón especial para la vacunación.

• Preparación del material necesario para la actividad (jeringas y contenedores).

Durante

• El equipo vacunador se organizó para poder realizar una "jornada de vacunación" de toda la entidad.

• Se hace taller de sensibilización

• Para finalizar, la persona encargada de "poner la vacuna" dice las siguientes palabras a su "paciente": "Buenos días/tardes,

esta es la vacuna de la integrilína. Con ella queremos reforzar los valores en los servidores públicos para combatir el virus de la

"nointegribiosis".

• Una vez vacunado el servidor, se le aplicca una dosis de TE&C (teatro en equipo y Comunicación)

Elaboración periódica de informes de PQRSD Informes de PQRSD 100Subgerencia emitió los informes trimestrales del PQRS. En estos informes se evidencia seguimeinto a los

diferentes canales de comunicacion y sus respectivas respuestas.

Actualización del Procedimiento de atención a PQRS cuando haya lugarProcedimiento de atención a PQRS actualizado

cuan-do aplique100 En la vigencia 2018 se hizo la actualización requerida al procedimiento de PQRS

Verificación de la publicación de la Política de Privacidad y la Carta de Trato Digno a la

ciudadanía

Publicación de la Política de privacidad y de la

Carta de Trato Digno a la ciudadanía100

Se evidencia cumplimiento de publicación en la web sobre la política de habeas-data. En la Sección

"trasnparencia" de la página web de la CIAC, está publicada la carta de trato digno a la ciudadania.

Actualización de la política de tratamiento de datos personales cuando apliquePolítica de tratamiento de datos personales

actualizada cuando aplique100 Se evidencia cumplimiento de publicación en la Web sobre la Política de Habeas-data

Revisión de la caracterización de usuarios y su actualización cuando así se requiera Caracterización de usuarios 100 Se ha gestionado la actiualizción de la Caracterizacioón de Usuarios que se ha requeridoMedición periódica de percepción respecto a la calidad y accesibilidad de la oferta

institucional y el servicio recibido, e informe de resultados al nivel directivo con el fin de

identificar oportunidades y acciones de mejora

Encuestas de satisfacción del cliente e informe al

nivel directivo100

Mensualmente se presenta en Comité Directivo los indicadores de seguimiento de garantias, satisfacción del

cliente y contratos. Sus resultados se dejan consignados en las Acta de Comité del tercer lunes de cada mes.

MECANISMOS PARA

MEJORAR LA ATENCIÓN AL

CIUDADANO.

LINEAMIENTOS

GENERALES PARA LA

ATENCIÓN DE PETICIONES,

QUEJAS, RECLAMOS,

SUGERENCIAS Y

DENUNCIAS


AvanceObservaciones





Publicación de la información de acuerdo con los parámetros de la Estrategia de Gobierno

en Línea en el enlace "Transparencia "

Información publicada de acuerdo con los

parámetros de la Estrategia de Gobierno en Línea

en el enlace "Transparencia "

100 Se evidencia cumplimiento de la actividad en la página WEB.

Revisión del Registro e inventario de activos de información y su actualización cuando sea

necesario

Registro o inventario de activos de información

actualizado cuando aplique100

Se evidencia en página WEB de la CIAC, informacion en línea del Registro de Activos de Información.

https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/indice-activos-de-informacion/

Revisión del Esquema de publicación de información en la página Web y su actualización

cuando sea necesarioEsquema de publicación de información 100

Se evidencia en página WEB informacion en línea del Esquema de Publicación en el enlace

https://www.ciac.gov.co/site/docs/esquema-publicacion/Esquema-Publicacion-CIAC.pdf

Revisión del Índice de Información Clasificada y Reservada y su actualización cuando sea

necesarioÍndice de Información Clasificada y Reservada 100

Se evidencia en pagina WEB publicación de la información clasificada y reservada el enlace

https://www.ciac.gov.co/site/docs/indice-de-informacion-clasificada-y-reservada/Indice-de-Informacion-

Clasificada-y-Reservada.pdfPublicación de información en la página Web en español e inglés y su actualización cuando

sea necesarioPágina Web en español e inglés 100

Se evidencia página WEB con botón en donde está parametrizado elegir idioma inglés y automáticamente se

traduce la consulta.

Aseguramiento de que la página Web permita alternar alto contraste y tamaño de letraPágina Web que alterne alto con-traste y tamaño

de letra100

Se evidencia en pagina WEB botón de Accecibilidad. Se puede configurar de acuerdo al contraste y tamañoy la

letra.

Gestión del registro de PQRSD Registro de PQRSD 100

Se evidencia informe trimestral emitido por Subgerencia, dando cumplimiento a la actividad establecida para

el cuatrimestre. En este informe se evidencia seguimiento a los diferentes canales de comunicacin y sus

respectivas respuestas. En reunion general por parte del Grupo Jurídico se socializó el procedimeitno y la

gestion de la PQRSD

Publicación del Código de Integridad del Servidor Público Código de Integridad Publicado 100Se evidencia publicación en la pagina WEB https://www.ciac.gov.co/transparencia/atencion-al-

ciudadano/codigo-de-etica/

Actualización del Código de Buen Gobierno Código de Buen Gobierno actualizado 100Se evidencia publicación en pagina WEB

https://www.ciac.gov.co/admin/modules/uploads/uploads/1546959040.7712_Codigo-de-Buen-

Gobiernonuevo2019.pdf actualizado.

Actualización del Código de Ética Código de Ética actualizado 100Se evidencia publicacion en la pagina WEB https://www.ciac.gov.co/transparencia/atencion-al-

ciudadano/codigo-de-etica/

INICIATIVAS ADICIONALES

MECANISMOS PARA LA

TRANSPARENCIA Y ACCESO

A LA INFORMACIÓN

https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/https://www.ciac.gov.co/transparencia/informacion-en-linea/registro-de-activos-de-informacion/

Efectividad de los Controles

Observaciones

Cód. Descripción Código Descripción SI NO SI NO

C42Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas realiza el bloquea los puertos USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este control

no se aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto

bloqueado.

30/01/2018 30/01/2018 X X

El control apunta al riesgo identificado, se ha venido aplicando

durante el periodo en evaluación y no se ha materizalizado el

riesgo, lo que demuestra su efectividad

Como evidencia de este control queda el puerto bloqueado.La Oficina de Control Interno tiene a Cargo dos computadores de mesa y un portátil. Realizando verificación de los puertos USB y de CD, se evidenció que se cumple el control. Los puertos están deshabilitados. Se evindencia cumplimiento del control en el PC del señor

Oscar Cuervo. Se verifican puertos del computador 831520004215 asiganado a NDT. Se verifica computador de Ing Anggly Kairuz, Susy Pérez de los cuales verificando páginas, evidencian cumplimiento del control.

C3

El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo

Carpeta de Documentos F-12-01-6.2.1-12 establecido en el procedimiento de selección, vinculación, promoción, evaluación y desvinculación del personal P-12-01-6.2.1-003 en su última versión. En caso de identificar documentación faltante o inconsistente solicita sea entregada

la documentación faltante o las aclaraciones pertinentes, antes de proceder con la formalización del contrato. Como evidencia del control el Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación diligencia la lista de chequeo y anexa a la carpeta de hoja de vida de

empleado o carpeta del contratista toda la documentación recibida.

30/01/2018 30/01/2018 X X




Lista de chequeo diligenciada y a carpeta de hoja de vida de empleado o

carpeta del contratista con toda la documentación requerida para

vinculación.

Para las Dependencias de Seguridad Integral ,Aseguramiento de la Calidad y Control Interno, no se presentó ingreso de personal en el ultimo cuatrimestre del 2018. Los Jefes del Proceso conocen el control y lo ejecutan cuando se presenta la necesidad. El responsable de

la ejecución del control es el Grupo de Talento Humano pero cada "dueño de proceso" hace los respectivos requerimientos para la contratacion de personal ya sea de planta o contratista. En la Dirección de Control Calidad ingresó Victor Rojas, Jaime de Jesús Blandon. Se

verifican carpeta en el Grupo de Talento Humano, evidencaindo cumplimiento

C40El Jefe de Control Interno una vez finalizada cada auditoría revisa los planes de mejoramiento o las acciones de mejora generados por los líderes de proceso, estas para el caso de auditorías internas incluyen el análisis de causa. En la revisión se verifica que las acciones o

planes establecidos mitiguen la causa identificada y en consecuencia den tratamiento adecuadao a la no conformidad y/o la debilidad presentada. Asesora a las áreas en caso de identificar planes no alineados a las causas y en caso de ser necesario se escala el caso a los

Jefes Directos, Dirección, Suberencia o Gerencia, según aplica. Como evidencia se conservan las comunicaciones enviadas a las áreas y los planes de acción definitivos o redacción de acciones de mejora.

30/01/2018 30/01/2018 X X




Comunicaciones enviadas a las Áreas y planes de mejora en proceso de

construcción y en ejecución.

La Oficina de Control Interno para el cuatrimestre realizó Auditorias internas asi:

* Septiembre: Arqueos Caja Menor, Arqueos Selectivos a Almacenes y Bodegas, Auditoria Interna a Procesos bajo las Normas BASC y ISO 28000,Revisiones Nómina, Revisión de Conciliaciones Bancarias, Informe Pormenorizado de Control Interno, Seguimiento al Plan

Anticurrupción y de Atención al Ciudadano.

* Octubre: Arquedos Caja Menor, Revisión Liquidación Nómina, Revisión Conciliaciones Bancarias, Informe de Austeridad del Gasto, Informe Seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Contraloria General de la República.

* Noviembre: Arqueos Caja Menor, Arqueos Selectivos a la Bodegas y Almacenes, Nómina, Conciliaciones Bancarias.

* Diciembre: Arqueos de Caja Menor, Auditoria Seguridad Informatica, Auditoria a Proveedores no Aeronáuticos ( Fasscol InC, Himmel Losungen , United Aertonautical Corporation, Unimos Salud), Liquidación Vacaciones, Conciliaciones Bancarias

Se evidencia seguimientos por parte de la Oficina de Control Interno, actas de reuniones administrativas, Cómite Directivo y Comité de Coordinación de Control Interno. Se evidencian seguimientos a los planes de acción en ISOLUCION, y se dejan firmados los planes de acción

de la Asuditorias a Sistemas de Gestión en forma física y escaneada en el mismo aplicativo.

C41El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad y/o El Auditor una vez finalizada cada auditoría revisa los planes de acción o respuesta a las no confirmadades generadas por los líderes de proceso, . En la revisión se verifica que la causa raíz identificada sea la adecuada y

que los planes de acción sean acordes y en consecuencia den tratamiento adecuadao a la no conformidad y/o la debilidad presentada. Asesora a las áreas en caso de identificar planes no alineados a las causas y en caso de ser necesario se escala el caso al Comité de

Gerencia. Como evidencia se conservan las comunicaciones enviadas a las áras y los planes de acción definitivos.

30/01/2018 30/01/2018 X X


durante el periodo en evaluación y no se ha materializado el

riesgo, lo que demuestra su efectividad, sin embargo es

importante tener en cuenta la recomendación dada por la

Oficina de Control Interno, para mejorar su eficiencia

Comunicaciones enviadas a las Áreas y planes de mejora en proceso de

construcción y en ejecución.

En el período en evalución se realizaron las siguientes Auditorias:

* Septiembre: FABRICA DE AVIONES (T-90), PDM (C-130), MODERNIZACIÓN (T-27), PROGRAMACIÓN (CAMAN), ALMACÉN (CAMAN), ALMACÉN DE HERRAMIENTAS (CAMAN)

* Octubre: HANGAR, INGENIERÍA

* Noviembre: PROGRAMACIÓN (BOGOTÁ), CONTROL PRODUCCIÓN

* Diciembre: SEGURIDAD OPERACIONAL

Se evidencian comunicaciones enviadas a las Áreas y planes de accion en ISOLUCION. Las auditorias efectuadas se controlan en la matriz de seguimiento, se verifica Auditoria a la Oficina de Control Produccion en ISOLUCION.

Revisadas las auditorias en ISOLUCIÓN se observa: Check List, informes y planes de acción sin cargar en el aplicativo, así como listas de chequeo diligenciadas en word y cargadas en ISOLUCION, sin diligenciar.

Frente a la ejecucion del control se esta realizando la retroalimentacion con el auditado por correos electronicos pero se recomienda dar cumplimiento a los establecido en el Procedimeitno interno de Auditorias en dejar la trazabilidad de toda auditoria en ISOLUCION.

C38

C38: El Coordinador de Aseguramiento de la Calidad una vez finalizada cada auditoría interna verifica los informes de las auditorías elaborados por los Auditores, revisa en detalle las no conformidades identificadas, si identifica correcciones necesarias realizan los ajustes

identificados y posteriormente el Auditor firma cada informe y lo envía al Auditado. Para auditorías a proveedores, el Coordinador de Aseguramiento de la Calidad verifica la documentación soporte del proveedor, revisa que esté completa de acuerdo con la lista de chequeo y

tipo de organización, verifica que la lista de chequeo esté diligenciada y revisa la consistencia de las no conformidades, finalmente el Coordinador de Aseguramiento de la Calidad, prepara oficio que es firmado por el Coordinador, Gerencia y Subgerencia que se adjunta al

informe remitido al proveedor.

30/01/2018 30/01/2018 X X




Informes de auditoría con VoBo de Coordinador de Aseguramiento de

calidad

Se evidencia las auditorias realizadas a los proveedores asi:

Proveedores a Auditar septiembre

AVIATION BRAKE SERVICE

PACIFIC SOUTHWEST INSTRUMENTS.

MIAMI NDT INC. LLC.

IETA

SENA

TERPEL S.A. (ALLIED)

Auditorías internas a la CIAC

Proveedores a Auditar Octubre

AEROHELICES S.A.S.

AEROTURBO DE COLOMBIA.

RETEAEREOS S.A.S.

CORPORACION EDUCATIVA INDOAMERICANA

CENTRAL CHARTER FAA

CUSTOM HELICOPTERS

FERROTERMICOS FAA

COOL & STARTAVIATION

PROFESSIONAL AIRCRAFT ACCESSORIES INC.

Proveedores a Auditar Noviembre

PACIFIC SOUTHWEST INSTRUMENTS.

SERVICIO AERONAUTICO ESPECIALIZADO SAS - SAE

C39C39:El Jefe de Control Interno una vez finalizada cada auditoría interna verifica los informes elaborados por los Auditores, revisa que se haya recibido el plan de auditoría, la hoja de verificación o lista de chequeo, reporte de no conformidades y acciones de mejora. acta de

reunión de cierre con el auditado y el informe de auditoría. Para cada documento verifica que tenga las firmas establecidas, que se haya mantenido los objetivos y criterios determinados para la auditoría, la redacción de las no confomidades y oportunidades de mejora. En caso

de identificar mejoras requeridas avisa al auditor para que realice los ajustes correspondientes o allegue la información faltante. Posteriormente basado en esta información realiza el informe consolidado de la auditoría.

30/01/2018 30/01/2018 X X




Informes de auditoría con VoBo de Jefe de Control InternoSe evicencia que en el mes de septiembre se llevo a cabo la Auditoria de BASC se reviso en la Oficina de Control Interno los respectivos planes de accion, se evidencia en ISOLUCION el cargue y seguimiento de los planes de accion establecidos por cada dueño de proceso,

se presento en reunion administrativas el seguimientos a los planes de accion los respectivos consolidados de cierres de los planes de accion.

C43 C43: Para todas las aeronaves que ingresan o salen de las instalaciones de la CIAC, el Analista de Seguridad Física realiza inspección de la aeronave para verificar que no ingrese o salga con elementos no autorizados. Adicionalmente de acuerdo con la disponibilidad,

coordina con entidades adscritas al ministerio de defensa la inspección con biosensor (caninos). Como evidencia de la inspección se conserva documento de inspección y registro fotográfico.30/01/2018 30/01/2018 X X




documento de inspección y registro fotográfico

Se evidencia formato solicitud de ingreso y/o salida Aeronaves y/o equipo ETAA, se revisa indicador de septiembre en donde 21 aeronaves hubo de ingreso ala entidad en donde se deja soporte fisico de la inspeccion realizada por el encargado de seguridad , del mes de

octubre se evidencia ingreso 17 y salida de 20 aeronaves, se revisa aleatoriamente formato de ingreso del 31 de octubre Matricula Aeronave HK-4630 con formato de Inspeccion F-2-04-4.4.6-005 version 2 con fecha 06 de agosto del 2018, se evidnecia formato diligenciado,

cumpliendo con el diligenciamiento total de los campos, las fotografias estan guardadas en carpetas digitales que reposan el el pc del jefe de seguridad fisica.

C28 C28: El Guarda de Seguridad inspecciona todos los vehículos que ingresan y salen de las instalaciones de la CIAC, incluyendo los compartimientos de vehículos de carga para verificar que no se ingresen o retiren elementos no autorizados . Como evidencia del control se

diligencia el formato de inspección vehicular. 30/01/2018 30/01/2018 X X




formato de inspección vehícularse evidencia AZ con los formatos diligenciados de inspeccion de ingreso y salida de vehiculos para el mes de Diciembre 160 registros de inspeccion, Noviembre 350 registros, Octubre 300 registros, septiembre 372 registros de ingreso y salida de vehiculos en donde los

guardas de seguridad realizan las respectivas inspecciones. se cumple con el control

Daño de los equipos de CCTV de la

CIACC57

C57: El Analista de seguridad física, mensualmente realiza inspección de instalaciones e inspección perimetral verificando las condiciones de iluminación interior y exterior de la CIAC, organización y normas de seguridad, control de cerraduras y llaves, control de monitores,

biostar y accesos y revisión de sensores, alarmas y cctv, estructuras físicas, sistemas de control de acceso y aseguramiento o bloqueo y control de acceso. Califica cada uno de los aspectos (cumplimiento total, parcial, o incumplimiento total). Registra la calificación en el

formato de inspecciones y para los aspectos que no obtienen cumplimiento total establece las causas y el tratamiento a seguir involucrando el área afectada y competente para subsanarlas. Como evidencia del control conserva el seguimiento mensual de la inspección.

30/01/2018 30/01/2018 X X




registro de inspección de instalaciones e inspección perimetral

Se evidencia AZ con formato diligenciado de la inspeccion de instalaciones F-2-4.6.3-005 Version 3 Fecha 29-05-2017, doligenciado con fecha 28-noviembre 2018, por el analista de seguridad fisica, se eviencia verificacion de 55 camaras en funcionameinto, se revisa formato

diligenciado de la inspeccion del mes de diciembre realizada el 31-12-2018, tambien se revisa los formatos diligenciados de Inspeccion perimetral con fechas de diligenciamiento 28-11-2018, 31-12-2018,31-10-2018,28-09-2018, se pregunta por la disposicion final del estos

docuemtnos seguntabla de retencion documental de la entidad pero no se tiene para seguridad por lo tanto se recomeinda hacer las gestiones pertinentes en establecer y docuemntar la TRD del area.

Deficiencias en el procedimiento de

inspección de paquetes y personas que

ingresan a la CIAC

C46 C46: El Guarda de seguridad cada vez que ingresan y salen paquetes de la CIAC, realiza inspección física verificando que no ingrese ni salga con elementos no autorizados. Valida que los paquetes se trasladen con documento soporte (ya sea factura, remisión, planilla o

formato de salida). Como evidencia de la inspección se conserva el documento soporte del ingreso o salida.30/01/2018 30/01/2018 X X






documento soporte del ingreso o salida.

Se evidencia formato de salida de elementos controlado por el Jefe de seguridad fisica, formato mantenimeinto,prestamo y salida de elementos formato que es controlado con numero de concecutivo y con vales de salida y entrada de los elementos en SAP, se realiza selectiva

de cinco formatos en el cuatrimestre para verificar la eficiencia del control se hace prueba de recorrido verificando en el sistema SAP los soportes y verificando la devolucion fisica de los elementos que salieron del almacen de herramientas y del laboratorio NDT, mas sin

embargo se evidencia que para el diligenciamiento de los formatos no se esta ejecutando con los datos y aclaraciones pertinentes sobre la entrega de los elementos se recomienda verificar firmas de quienes tienen la autoridad para la salida de los elementos de la CIAC.

C15

Para cada nueva vinculación, el Profesional en Psicología revisa el grado de criticidad del cargo, de acuerdo con la calificación realizada por el Jefe o Coordinador del área, obtenida a partir de la matriz de definición de cargos críticos (alto, medio o bajo). Para cargos con

criticidad alta coordina con el grupo de seguridad la visita domiciliaria y verifica los resultados de la misma (calificación). En caso de obtener una calificación por debajo de la mínima establecida no se continúa con el proceso de selección. Para todos los cargos monitorea que

se realice la verificación de antecedentes previo al ingreso y al menos semestralmente. Si previo a la contratación se identifica algún tipo de antecedente no se continúa con la vinculación. Para antecedentes reportados en la revisión semestral (de personal vinculado) se notifica

a la Gerencia y/o Subgerencia para analizar y tomar las acciones necesarias. Como evidencia del control se conserva en la carpeta del colaborador el resultado de la visita y en la carpeta virtual el resultado de las consultas de antecedentes.

30/01/2018 30/01/2018 x X




resultado de la visita en carpeta del empleado y en la carpeta virtual el

resultado de las consultas de antecedentesSe evidencia carpeta fisica en talento humano de la contratacion de la Señora Angela Neusa, con la respectiva verificacion de antecedentes que su evidencia reposa en carpeta digital.

C16

C16: El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo




30/01/2018 30/01/2018 X X




Lista de chequeo diligenciada y a carpeta de hoja de vida de empleado o

carpeta del contratista con toda la documentación requerida para

vinculación.

Se evidencia carpeta de la Contratación diligencia la lista de chequeo y anexa a la carpeta de hoja de vida de empleado o carpeta del contratista toda la documentación recibida de la señora Neusa Corredor Angella Katerine, se cumple el control evidenciando lista de

verificacion diligenciada, formato de solicitud de contratacion de servicios profesionales, tecnicos y asitenciales confecha de solicitud, propuesta de prestacion de servicios con fecha 28 de agosto del 2018 con ingreso en septiembre, certificado de disponiblidad presupuestal,

formato proteccion de datos personales, hoja de vida DAFF, formato entrevista tecnica, F-12-09-6.2.1-014, entrevista alta direccion F-12-01-004, Entrevista alta direccion F-12-01-008, declaracion juramentada de la funcion publica, compromiso de seguridad de la informacion

acuerdo de confidencialidad, contrato firado por todas las partes, RPC, registro presupuestal de compromiso 2018500949.

C17

C17: El Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de personal de planta o contratista, verifica en las páginas web destinadas por las diferentes entidades los Antecedentes Fiscales, Disciplinarios, Judiciales, Interpol, Lista Clinton y

RNMC de cada uno de los funcionarios de planta o contratistas a vincular a la CIAC. Posteriormente, verifica la experiencia laboral del aspirante seleccionado y deja sus observaciones la hoja de vida del DAFP. Por último verifica la información de las tarjetas profesionales y

licencias en las páginas habilitadas para este fin (para los casos en que existe este servicio). En caso de identificar que el aspirante seleccionado presenta antecedentes, inconsistencias en sus certificaciones laborales o en las tarjetas profesionales o licencias se suspende el

proceso de vinculación. Como evidencia de la verificación se conserva el resultado de la consulta de cada uno de los antecedentes, las observaciones en la hoja de vida DAFP y los resultados de la verificación de tarjetas y licencias.

30/01/2018 30/01/2018 X X






Resultado de la verificación de cada uno de los antecedentes,

observaciones sobre las certificaciones laborales y los resultados la

verificación de tarjetas y licencias anexa a la Hoja de Vida del empleado o

contratista.

Se evidencia de la verificación de los antecedentes Señora Angela Neusa, se eviencia hoja de vida del DAFP con las repectivas validaciones visto de quien reviso, sin novedades, frente a las licencias solo se deja en digital aquellos cursos recurrentes .

En ningun proceso se deja los resultados de la verificación de tarjetas y licencias, por lo tanto se sugiere se revice y se modifique el control de acuerdo a las evidencias que estan establecidas.

Manejo inadecuado de la información

confidencial de proyectos desarrollos

de la CIAC

C18C18: Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas realiza el bloquea los puertos USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este

control no se aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto

bloqueado.

30/01/2018 30/01/2018 X X




Como evidencia de este control queda el puerto bloqueado. Se realiza verificacion a tres computadores asignados para el proceso a cargo del señor Rafael Velasquez, Yudi Baquero, Angela Neusa cumpliendo con el bloqueo de los puertos USB.

C6

El Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo y la Subgerencia o Gerencia General revisan cada cotización u oferta proyectada por el Asesor de Soporte Comercial, quien las elabora a partir de la información recibida del Jefe del Proceso Misional (relacionada con horas

hombre, material requerido (repuestos e insumos), servicios NDT, recursos técnicos y físicos, equipo y herramientas, costos de transporte, nacionalización, y otros requeridos de acuerdo con la solicitud del cliente) y del Jefe de Gestión logística - Contractual (cuadro

comparativo de costos, tiempos de entrega del proveedor, condición de los elementos ofrecidos). La liquidación de costos es realizada por el Asesor de Soporte Comercial presentando varios escenarios con base en la estructura de costos establecida por Gerencia General,

para determinar el valor final de cotización de acuerdo a la estructura de costos aprobada por Gerencia General. Como resultado de la revisión la Subgerencia / Gerencia General, realizan sus observaciones, solicitan los cambios pertinentes y finalmente aprueban la estructura

de costos y gastos definitiva. Como evidencia del control se conserva la cotización o estudio de mercado con las aprobaciones correspondientes y el soporte del análisis con los requerimientos del proceso misional y de gestión logística así como el Cuadro con la Estructura

de Costos. En el caso de modificatorios o adiciones a los contratos ya existentes se realiza nuevamente el análisis y aprobación de acuerdo con la estructura de costos establecida por Gerencia General.

30/01/2018 30/01/2018 X X




Dirección de Promoción y Ventas, ejecuta el control llevando para

verificación y aprobación las cotizaciones y estudios de mercado a

Subgerencia y posteriormente a Gerencia antes de ser enviados al cliente

final.

Se evidencia reporte en SAP para ver las Cotizaciones realizadas se evidencia un total de 364 ofertas o cotizaciones por lo tanto se revisa la cotizacion fisica 20001876 crada para el contrato policia nacional del 11-0-2018 a cargo del contrato N°02-5-10837-18, la cual esta fisica

firmada con las respectivas firmas de quein las elaboro, verifico aprobo, con la solicitud de cotizacion y formato de riesgo analisis riesgo de la oferta con hoja de costos 1899 se cotizo con Aeroservicio tecnicos, con solicitud del cliente 06, se verifica en el sistema de SAP la

hoja de costos por la trasaccion ZHC73, se toma como selectiva 2 cotizaciones por mes, cotizacion 20001902, realizada para la armada nacional con fecha 20-09-2018 con solicitud del cliente 03 firmada por quienes elaboro, verifico,aprobó, relacionada a la cotizacion inicial 003-

0158 sellante, se cotiza con supliaereos, Cotizacion 20001884 con fecha 14-09-2018, cotizacion inicial con armada firmada con formato analisis riesgo de la oferta hoja de costos 1922; 20001981 para el cliente policia nacional de la solicitud cotizacion numero 31, con formato y hoja

de costos 2008 , se valida en SAP contra valores cotizados, 200020028 se vizualiza en SAP cliente shell aeroespace con fecha 29-10-2018, servicios de pruebas NDT firmada, formato de riesgos y firma del misional con correo de la autorizacion por parte del cliente no tiene hoja

de costo por que hay tarifas establlecidas con el cliente SHELL para las pruebas NDT. 20002066 aerosucre del 02-11-2018 para apoyo cambio motor numero 3 HK5239-b-727 con las respectivas firmas con formato analisis y se evidencia memorando

20182300045463/230/DICO/CIAC del 23-11-2018 del proceso de facturacion ; 20002093 para armada nacional con fecha 19-11-2018, cotizacion tren CN-235, sin hoja de costo se hace por cotizacion con AIRBUS y con esa se presenta al cliente. 20001105 armada nacional con fecha

21-11-2018 solicitud 026, servicio de mano de obra cotizacion realizada sabana de costos en excel esta cotizacion no efectuada; el cliente no la acepto. 20002167 Policia Nacional fecha 11-12-2018 para servicio inspeccion cotizacion 14 firmada, formato de riesgos diligenciado

cotizado con TAR. HC 2142 con Oficio de la policia nacional; 20002173 cotizacion con fecha 13-12-2018 Armada solicitud 44-0158 servicio de calibracion, formato analisis de riesgos diligenciado, con hoja de costos HC 2147 se cotiza con el TAR, con oficio de solicitud de la

armada.

C7 El Coordinador del Grupo de Negocios y Mercadeo y el Grupo Comercial semanalmente presentan al Gerente General todos los procesos de cotización en curso, quien verifica los parámetros de costos de cada proceso. Durante la reunión se revisan todos las cotizaciones en

proceso y el Gerente General en cada caso da su visto bueno o instrucciones para cambios en las cotizaciones. Como evidencia del control se dejan las listas de asistencia a la reunión con las anotaciones sobre cada cotización revisada.30/01/2018 30/01/2018 X X







final.

Se evidencia reuniones de listas de aistencia a la reunion con las anotaciones sobre cada cotizacion revisada, 13 formatos diligenciados de reuniones con la gerencia sobre temas asociados a los procesos de comercial; los cuales permiten evidenciar que se cumple con el

control establecido de tener evidencias de las respectivas reuniones sobre los temas asociados a las cotizaciones y a los contratos con el cliente

Inclusión de cláusulas comerciales

desfavorables para la CIAC o que

obligan a servicios postventa no

rentables

C12

C12: El Técnico del área Financiera, el Asesor Jurídico del área Jurídica y Jefe del área Técnica (misional) encargada del objeto del contrato, cada vez que se va a suscribir un contrato por la venta de productos o servicios de la CIAC revisan la minuta del contrato y emiten

concepto sobre el mismo. En el caso de existir observaciones y/o correcciones, el Asesor de Soporte Comercial las envía al cliente para su análisis y corrección, una vez recibidos los cambios se emiten nuevamente los conceptos. Generados los conceptos sin salvedades

el Gerente General firma el contrato. Como evidencia del control se conservan los conceptos emitidos por cada una de las áreas. En el caso de modificatorios o adiciones a los contratos ya existentes se realiza nuevamente el análisis y se emite concepto por parte de las áreas

Financiera, Jurídica y Técnica.

30/01/2018 30/01/2018 x X







final.

Desde el proceso comercial se da cumplimiento al control establecido, se evidencia carpeta compartida de contratos vigentes con el respectivos formatos de con ceptos tecnicos y financieros, juridicos, se evidencia contratos de simulador de vuelo, contrato 11500-A-COFAC-

DILOA-2018 formato diligenciado 23-oct-2018, concepto juridico, concepto economico, concepto tecnico, contrato 148-00-A-COFAC-DILOA-2018, con firmas del gerente tecnico, del general, con firmas del financiero, juridico y tecnico.

Prestación de servicios amparados en

garantías no vigentes o que no cubren la

reparación o servicio solicitado

C13

C13: El inspector del área del proceso misional al que corresponda el servicio, para cada solicitud de garantía, realiza inspección técnica del bien, emite concepto del daño reportado por el cliente y notifica al Jefe del proceso misional quien determina la pertinencia de la

aceptación de la garantía e informa por escrito la decisión al cliente y al Grupo Negocios y Mercadeo. Si no aplica la garantía por el daño reportado y/o el tiempo establecido en la negociación, el dueño del Proceso Misional informa al Coordinador del Grupo Negocios y

Mercadeo el tipo de servicio de inspección prestado y el costo del mantenimiento y/o reparación que requiera el bien. En caso de aplicar la garantía el dueño del Proceso Misional establece plazo de entrega del bien. Como evidencia del control se conserva el formato de

solicitud de garantía que incluye el concepto técnico del inspector y la aceptación o negación de la garantía por parte del Jefe del proceso misional.

30/01/2018 30/01/2018 X X







final.

Se evidencia un formato de garantia diligenciado con fecha 05-12-18 respecto al CTO-148 -ARC-2017, en donde no fue aceptada por la CIAC S.A , se evidencia documentos soportes de la revision por parte del misional soporte tecnico y vale de salida de entrega del elemento al

cliente. con las respectivas firmas de recibido y entregado de CIAC al cliente armada nacional, se evidencia excel de la relacion de las garantias, abiertas, cerradas, aceptadas, las cuales son insumo para el indicador de control al proceso; para el ultimo trimestre se evidencia

57 solicitudes de las que hay aceptadas 27 y ala fecha hay 11 abiertas de las que se hacen los respectivos seguimientos para dar cierre.

C14

C14: Una vez aprobada la cotización por parte del cliente, se envía la documentación soporte al área contractual y financiera, el Asesor de soporte comercial adelanta reunión de socialización con todos los funcionarios que intervienen en la ejecución del contrato (Gestión

Logística – Director División Ventas y Servicios y Gestor asignado, División Administrativa y Financiera – Técnico de Apoyo Financiero de Contratos y Proceso Misional – El que aplique según el objeto del contrato) en la cuál se establece el costo y la utilidad planificada. Con

esta información se genera la Disponibilidad presupuestal en el sistema de acuerdo con el costo planificado. Durante la ejecución del servicio el proceso misional, cada vez que se requiera realizar cargos a dicha disponibilidad, el Asistente Técnico de Presupuesto, verifica

que el objeto del gasto corresponda al rubro presupuestal a afectar, y la apropiación existente. Genera el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) el cuál es revisado por el Coordinador de Presupuesto quien verifica nuevamente disponibilidad presupuestal y el objeto

del gasto. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CDP con lo cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia

fiscal. Si la disponibilidad presupuestal se ha agotado y el servicio no ha finalizado, el proceso misional debe solicitar ante la Gerencia General o Subgerencia la ampliación de la disponibilidad, justificando las causas para la ampliación.

30/01/2018 30/01/2018 X X







final.

Se evidencia carpeta digital con los las subcarpetas de todo lo relacionado con los contratos, donde queda la solicitud de pre cotizacion, solicitud oferta secopII, oferta ciac, sabana de costos, clausulado, con ceptos tecnicos, financieros y juridico,polizas,acta de

inicio,socializacion y acta de entrega de documwentos fisicos a DILOA,CRP cuando aplica para empresas estatales es el resgistro presupuestal delc leinte. se evidencia 22 contratos entregados a DILOA.

C15

C15: El Supervisor, Interventor y/o Gestor Contractual asignado a cada Contrato realizan seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y/o jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato (según aplique). Como parte del seguimiento al contrato se adelantan entre

otras las siguientes actividades: Verificación del cumplimiento en su totalidad con los requisitos de ejecución del contrato antes de su inicio, verificación de afiliación y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, revisión de los informes de ejecución del contrato emitidos

por el contratista, elaboración junto con el contratista de las actas de inicio del contrato, actas parciales de ejecución y de liquidación del contrato, expedición de certificaciones sobre la ejecución del contrato y suscripción de las actas de recibo a satisfacción del objeto

contractual junto con el contratista y el ordenador del gasto competente, vigilancia del cumplimiento de los plazos contractuales, vigencia del contrato, amparos de las garantías. Como evidencia del control se conserva la documentación soporte de las verificaciones realizadas

por el supervisor, los informes de supervisión de contrato y de igual forma avala con su firma la factura o cuenta de cobro correspondiente al valor de los bienes o servicios adquiridos, ya sea que se trate de entregas parciales o el pago total del contrato.

30/01/2018 30/01/2018 X X







final.

Se realiza verificacion de los seguimientos o informes de revision de ejecucion de contrato, se evidencia convenio Forpo N° 001-2018-4500004543 orden virtual con informe de supervision por parte de que el cliente recibe el bien y lo inspeccionan, se evidencia comunicado

interno 20181600049373 con fecha 28-12-2018, REPORTE RECIBO POLICÍA NACIONAL – COMPONENTES CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COLABORACIÓN NO 001-2018. se evidencia acta 02-66-suran-cre6129 con la notificacion de recibiso o inspeccion del bien

contratado.

El proceso de Gestion Comercial no ejecuta el control ya que los asignados para supervisar los contratos son los gestores contractuales.

Inclusión de cláusulas comerciales

desfavorables para la CIAC o que

obligan a servicios postventa no

rentables

C12

C12: El Técnico del área Financiera, el Asesor Jurídico del área Jurídica y Jefe del área Técnica (misional) encargada del objeto del contrato, cada vez que se va a suscribir un contrato por la venta de productos o servicios de la CIAC revisan la minuta del contrato y emiten

concepto sobre el mismo. En el caso de existir observaciones y/o correcciones, el Asesor de Soporte Comercial las envía al cliente para su análisis y corrección, una vez recibidos los cambios se emiten nuevamente los conceptos. Generados los conceptos sin salvedades

el Gerente General firma el contrato. Como evidencia del control se conservan los conceptos emitidos por cada una de las áreas. En el caso de modificatorios o adiciones a los contratos ya existentes se realiza nuevamente el análisis y se emite concepto por parte de las áreas

Financiera, Jurídica y Técnica.

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final.

Desde el proceso comercial se da cumplimiento al control establecido, se evidencia carpeta compartida de contratos vigentes con el respectivos formatos de con ceptos tecnicos y financieros, juridicos, se evidencia contratos de simulador de vuelo, contrato 11500-A-COFAC-

DILOA-2018 formato diligenciado 23-oct-2018, concepto juridico, concepto economico, concepto tecnico, contrato 148-00-A-COFAC-DILOA-2018, con firmas del gerente tecnico, del general, con firmas del financiero, juridico y tecnico.

Prestación de servicios amparados en

garantías no vigentes o que no cubren la

reparación o servicio solicitado

C13

C13: El inspector del área del proceso misional al que corresponda el servicio, para cada solicitud de garantía, realiza inspección técnica del bien, emite concepto del daño reportado por el cliente y notifica al Jefe del proceso misional quien determina la pertinencia de la

aceptación de la garantía e informa por escrito la decisión al cliente y al Grupo Negocios y Mercadeo. Si no aplica la garantía por el daño reportado y/o el tiempo establecido en la negociación, el dueño del Proceso Misional informa al Coordinador del Grupo Negocios y

Mercadeo el tipo de servicio de inspección prestado y el costo del mantenimiento y/o reparación que requiera el bien. En caso de aplicar la garantía el dueño del Proceso Misional establece plazo de entrega del bien. Como evidencia del control se conserva el formato de

solicitud de garantía que incluye el concepto técnico del inspector y la aceptación o negación de la garantía por parte del Jefe del proceso misional.

30/01/2018 30/01/2018 X X







final.

Se evidencia un formato de garantia diligenciado con fecha 05-12-18 respecto al CTO-148 -ARC-2017, en donde no fue aceptada por la CIAC S.A , se evidencia documentos soportes de la revision por parte del misional soporte tecnico y vale de salida de entrega del elemento al

cliente. con las respectivas firmas de recibido y entregado de CIAC al cliente armada nacional, se evidencia excel de la relacion de las garantias, abiertas, cerradas, aceptadas, las cuales son insumo para el indicador de control al proceso; para el ultimo trimestre se evidencia

57 solicitudes de las que hay aceptadas 27 y ala fecha hay 11 abiertas de las que se hacen los respectivos seguimientos para dar cierre.

C14

C14: Una vez aprobada la cotización por parte del cliente, se envía la documentación soporte al área contractual y financiera, el Asesor de soporte comercial adelanta reunión de socialización con todos los funcionarios que intervienen en la ejecución del contrato (Gestión

Logística – Director División Ventas y Servicios y Gestor asignado, División Administrativa y Financiera – Técnico de Apoyo Financiero de Contratos y Proceso Misional – El que aplique según el objeto del contrato) en la cuál se establece el costo y la utilidad planificada. Con

esta información se genera la Disponibilidad presupuestal en el sistema de acuerdo con el costo planificado. Durante la ejecución del servicio el proceso misional, cada vez que se requiera realizar cargos a dicha disponibilidad, el Asistente Técnico de Presupuesto, verifica

que el objeto del gasto corresponda al rubro presupuestal a afectar, y la apropiación existente. Genera el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) el cuál es revisado por el Coordinador de Presupuesto quien verifica nuevamente disponibilidad presupuestal y el objeto

del gasto. Si identifica inconsistencias se devuelve la solicitud, de lo contrario firma el CDP con lo cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia

fiscal. Si la disponibilidad presupuestal se ha agotado y el servicio no ha finalizado, el proceso misional debe solicitar ante la Gerencia General o Subgerencia la ampliación de la disponibilidad, justificando las causas para la ampliación.

30/01/2018 30/01/2018 x X







final.

Se evidencia carpeta digital con los las subcarpetas de todo lo relacionado con los contratos, donde queda la solicitud de pre cotizacion, solicitud oferta secopII, oferta ciac, sabana de costos, clausulado, con ceptos tecnicos, financieros y juridico,polizas,acta de

inicio,socializacion y acta de entrega de documwentos fisicos a DILOA,CRP cuando aplica para empresas estatales es el resgistro presupuestal delc leinte. se evidencia 22 contratos entregados a DILOA.

C15

C15: El Supervisor, Interventor y/o Gestor Contractual asignado a cada Contrato realizan seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y/o jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato (según aplique). Como parte del seguimiento al contrato se adelantan entre

otras las siguientes actividades: Verificación del cumplimiento en su totalidad con los requisitos de ejecución del contrato antes de su inicio, verificación de afiliación y aportes al Sistema Integral de Seguridad Social, revisión de los informes de ejecución del contrato emitidos

por el contratista, elaboración junto con el contratista de las actas de inicio del contrato, actas parciales de ejecución y de liquidación del contrato, expedición de certificaciones sobre la ejecución del contrato y suscripción de las actas de recibo a satisfacción del objeto

contractual junto con el contratista y el ordenador del gasto competente, vigilancia del cumplimiento de los plazos contractuales, vigencia del contrato, amparos de las garantías. Como evidencia del control se conserva la documentación soporte de las verificaciones realizadas

por el supervisor, los informes de supervisión de contrato y de igual forma avala con su firma la factura o cuenta de cobro correspondiente al valor de los bienes o servicios adquiridos, ya sea que se trate de entregas parciales o el pago total del contrato.

30/01/2018 30/01/2018 X X







final.

Se realiza verificacion de los seguimeintos o informes de revision de ejecucion de contrato, se evidencia convenio Forpo N° 001-2018-4500004543 orden virtual con informe de supervision por parte de que el cliente recibe el bien y lo inspeccionan, se evidencia comunicado

interno 20181600049373 con fecha 28-12-2018, REPORTE RECIBO POLICÍA NACIONAL – COMPONENTES CONVENIO INTERADMINISTRATIVO DE COLABORACIÓN NO 001-2018. se evidencia acta 02-66-suran-cre6129 con la notificacion de recibiso o inspeccion del bien

contratado.

El proceso de gestion comercial notifica que es una actividad desarrollada por gestion contractual los Supervisores, Interventores son actividades asigandas al gestor contractual.

C16C16: Cuando se requiere el alistamiento de un equipo de trabajo (de escritorio o portátil) para un funcionario, un administrador de plataforma del área de sistemas realiza el bloqueo a los puertos USB con lo que impide la conexión de dispositivos a la red por este medio. Este

control no se aplica a equipos de los directores de oficina y/o jefes de división. Solo se permite el desbloqueo de un puerto USB, mediante autorización escrita del gerente o del subgerente (en caso de ausencia del primero). Como evidencia de este control queda el puerto

bloqueado.

30/01/2018 30/01/2018 X X









final.

Se evidencia 7 computadores a cargo de la Oficina Comercial se realiza verificacion de puertos USB del equipo acargo del señor Diego Obando evidenciando que el computador tiene habilitado el puerto USB del CD se recomienda solicitar a Gestion TICS su bloqueo , se revisa

PC de la señorita Johana Ramirez evidenciando que se cumple con el control establecido.

C17

C17: Para cada nueva vinculación, el Profesional en Psicología revisa el grado de criticidad del cargo, de acuerdo con la calificación realizada por el Jefe o Coordinador del área, obtenida a partir de la matriz de definición de cargos críticos (alto, medio o bajo). Para cargos con

criticidad alta coordina con el grupo de seguridad la visita domiciliaria y verifica los resultados de la misma (calificación). En caso de obtener una calificación por debajo de la mínima establecida no se continúa con el proceso de selección. Para todos los cargos monitorea que

se realice la verificación de antecedentes previo al ingreso y al menos semestralmente. Si previo a la contratación se identifica algún tipo de antecedente no se continúa con la vinculación. Para antecedentes reportados en la revisión semestral (de personal vinculado) se notifica

a la Gerencia y/o Subgerencia para analizar y tomar las acciones necesarias. Como evidencia del control se conserva en la carpeta del colaborador el resultado de la visita y en la carpeta virtual el resultado de las consultas de antecedentes.

30/01/2018 30/01/2018 X X







final.

se revisa en la Oficina de Talento Humano la carpeta de la selección del señor Obando Sanabria Diego Felipe, se verifico que cumpla con la lista de chequeo, formato proteccion de datos, hoja de vida del DAFP, entrevista psicologica, entrevista tecnica,entrevista alta direccion,

declaracion juramentada, compromiso de seguridad de la informacion, acuerdo de confidencialidad, contrato a termino fijo, certificado medico, se evidencia en carpeta virtual el resultado de la revision de los antecedentes

Se revisa en la Oficina de Talento Humano la carpeta fisica de la señorita Ramirez Gongora Ingrid Johana, se evidencia formato de entrevista, entrevista tecnica, entrevista alta direccion, formato de proteccion de datos personales, hoja de vida DAFP, en donde se recomienda

que se firme por parte del jefe de talento humano, se tiene diligenciado formato acuerdo de confidencialidad, certificado medico,declaracion juramnetada,solicitud de contratacion, CDP 2018400035, contrato RPC2018501210, se evidencia en carpeta virtual de verificacion de

antecedentes

C18

C18: El Asistente de Contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de personal de planta o contratistas, verifica que la documentación recibida para formalizar la contratación del aspirante seleccionado este completa según el Formato Lista de Chequeo




30/01/2018 30/01/2018 X X







final.


declaracion juramentada, compromiso de seguridad de la informacion, acuerdo de confidencialidad, contrato a termino fijo, certificado medic o, se evidencia en carpeta virtual el resultado de la revision de los antecedentes



antecedentes

C21

C21: El Asistente de contratación / Contratista Auxiliar de Contratación para cada vinculación de personal de planta o contratista, verifica en las páginas web destinadas por las diferentes entidades los Antecedentes Fiscales, Disciplinarios, Judiciales, Interpol, Lista Clinton y

RNMC de cada uno de los funcionarios de planta o contratistas a vincular a la CIAC. Posteriormente, verifica la experiencia laboral del aspirante seleccionado y deja sus observaciones la hoja de vida del DAFP. Por último verifica la información de las tarjetas profesionales y

licencias en las páginas habilitadas para este fin (para los casos en que existe este servicio). En caso de identificar que el aspirante seleccionado presenta antecedentes, inconsistencias en sus certificaciones laborales o en las tarjetas profesionales o licencias se suspende el

proceso de vinculación. Como evidencia de la verificación se conserva el resultado de la consulta de cada uno de los antecedentes, las observaciones en la hoja de vida DAFP y los resultados de la verificación de tarjetas y licencias.

30/01/2018 30/01/2018 X X







final.


declaracion juramentada, compromiso de seguridad de la informacion, acuerdo de confidencialidad, contrato a termino fijo, certificado med ico, se evidencia en carpeta virtual el resultado de la revision de los antecedentes



antecedentes

C70 El aplicativo SAP cuenta con control al acceso, registro y modificación de los datos a través de la definicion de perfiles y roles de acceso al aplicativo, los cuales son aprobados por el Jefe de la División Administrativa y Financiera. 30/01/2018 30/01/2018 x X




La Dirección Administrativa y Financiera realiza el control mediante, la

creación de terceros en el Sistema de Información. Esta tarea está

asignada a un sólo funcionario quien verifica la documentación soporte

suministrada por las demás Áreas de la Corporación.

Se evidencia formato F-13-00-6.3-002 de solicitud de roles y perfiles en donde la persona que solicita deja por escrito la trasnsacion que necesita y el porque de este uso de esta estos formatos son firmados por el dueño de proceso y por el lider funcional segun el modulo de

SAP, tambein se verifico matriz de roles y perfiles actualizado mensualmente lo envia el Coordinador de sistemas, esta matriz muestra los usuarios y los tipos de transsacciones que tienen asignadas.

* Oficina de Planeación y Sistemas.

* Subgerencia


* Subgerencia


* Subgerencia


* Subgerencia


* Subgerencia


* Subgerencia

GE

ST

IÓN

AD

MIN

IST

RA

TIV

A Y

FIN

AN

CIE

RA

Realizar registros fraudulentos de

hechos económicos

Recibir dádivas o

beneficios a nombre propio

o de terceros por la

manipulación de la

información financiera y

contable de la Corporación

R6

Recibir dadivas o

beneficios por la entrega de

información comercial

confidencial relacionada con

los precios y estructura de

costos a ser incluidas en las

cotizaciones de la CIAC

R4

GE

ST

IÓN

CO

ME

RC

IAL

R3Entrega de productos, fabricación o

prestación de servicios adicionales a

los pactados contractualmente

Entrega de productos, fabricación o

prestación de servicios adicionales a

los pactados contractualmente

Incumplimiento por parte de los

funcionarios de la CIAC de los

lineamientos para el manejo de los

activos de información de acuerdo con

su clasificación

Recibir dádivas o


o de terceros por la venta

de productos o servicios de

la CIAC en condiciones

comerciales desfavorables

para la Entidad (precio,

especificaciones del

producto o servicio,

servicio postventa, garantía)

INV

ES

TIG

AC

IÓN

DE

SA

RR

OL

LO

Y P

RO

YE

CT

OS

R4

Recibir dadivas o

beneficios por la entrega a

terceros de información

confidencial relacionada con

nuevos proyectos de la

CIAC

Vinculación de personal no idóneo

Subestimación de costos y gastos

asociados al producto o servicio

ofrecido

Convenciones de Efectividad

El control apunta al riesgo identificado, se ha venido aplicando durante el periodo

en evaluación y no se ha materializado el riesgo, lo que demuestra su efectividad

FORMATO DE SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN



El control apunta al riesgo identificado, se ha venido aplicando durante el periodo

en evaluación y no se ha materializado el riesgo, lo que demuestra su efectividad,

sin embargo es importante tener en cuenta la recomendación dada por la Oficina

de Control Interno, para mejorar su eficiencia

El control apunta al riesgo identificado. El riesgo no se ha materializado, pero se

insiste en la necesidad de cuidar aplicar el control en el 100% de las actuaciones

realizadas. En otros informes se ha evidencia fallas reincidentes en la aplicación

del control

Cronograma MRC Acciones

Dependencia que ejerce el control

(Información tomada de "PLAN

ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN Y

PARTICIPACIÓN CIUDADANA", Versión 2

publicada en la Web de la CIAC S.A)

Se ejerció el

control

Se materializó

el riesgo

Acciones AdelantadasElaboración Publicación

Mapa de Riesgos de Corrupción

Pro

ceso

Riesgos Mapa Actual

Causas y/o Fallas

Controles

SE

GU

IMIE

NT

O Y

CO

NT

RO

L

Uso indebido de la información recibida

en el desarrollo de la Auditoria

Presencia de narcóticos o

elementos prohibidos o

ilícitos en las aeronaves y/o

vehículos que ingresan o

salen de la CIAC

Recibir dadivas o


o de terceros por la

divulgación de información

confidencial obtenida

durante las auditorías o por

reportar resultados

favorables para los

auditados

R8

R7


* Subgerencia

Falta de objetividad e independencia en

la realización de la auditoria y

comunicación de los resultados.

Contaminación de aeronaves o

vehículos con elementos ilicitos


* Subgerencia


* Subgerencia

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FORMATO DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ... · Se evidencia informe trimestral emitido...

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