GESTIÓN DOCUMENTALActividad Procesos de un Programa de Gestión Documental

   

Por:ADRIANA MARÍA CADAVID PÉREZ

ADRIANA MILENA MENDEZ PRIETOMARIA CONSTANZA CARO HERNANDEZ

     

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓNUNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

2013

INTRODUCCION 

El presente trabajo tiene como finalidad reforzar nuestros conocimientos sobre los archivos, el ciclo vital de documento, así como, las etapas y los conceptos que se tienen respecto al tema. Reforzar los conocimientos a través de la observación y la práctica en la visita a los archivos de la entidad pública y privada. En el proceso de elaboración de trabajo el reforzar el trabajo en equipo.

Para nosotros como estudiantes del Programa Ciencia de la Información Documentación Bibliotecología y archivística es importante conocer cómo se implementa un programa de Gestión Documental y como se forman los Archivos Según el ciclo vital de los documentos.

Por medio de este trabajo hicimos un reconocimiento a los Centros de Administración Documental escogidos tanto de una empresa privada como de una entidad pública , descubrimos las diferentes etapas por las cuales deben pasar los documentos antes de llegar al archivo pasando por la fase activa, semiactiva e inactiva.

Los conocimientos que obtuvimos con este trabajo nos hacen ver la importancia que tiene para nuestra carrera los archivos ya que estos son la parte central de cualquier entidad y son los que mueven toda la información generada y recibida para servir de apoyo a todas las personas vinculadas con las empresas.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL  • Aprender sobre la Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Diferenciar las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos.

Conocer la etapa pre-archivística de los documentos.

Conocer la etapa archivística de los documentos.

Adquirir conocimientos sobre la edad de los documentos al pasar por los diferentes archivos, el de gestión, el central y el Histórico.

Tener nociones sobre cómo se Implementa un programa de gestión Documental en una empresa.

GESTIÓN DOCUMENTALActividad Procesos de un Programa de Gestión Documental

1. Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la Entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono.

1.1 ENTIDAD PÚBLICA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA – FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS – PROGRAMA DE EXTENSION Y EDUCACION CONTINUAConmutador: (57) (1) - 3165000Correo: proecfch_bog@unal.edu.coDirección: Carrera 30 N° 45 – 03 Edificio 205 Oficina 223 ABogotá - Colombia – SuraméricaResponsable de la Administración Documental- PEEC Ruth Yaneth Capador  1.2 ENTIDAD PRIVADAUNIVERSIDAD EAFITConmutador: (57) (4) - 2619500Correo: contacto@eafit.edu.coDirección: Carrera 49 N° 7 Sur - 50Medellín - Colombia – SuraméricaCoordinadora de Administración DocumentalZulma Arias RíosAnalista de Información Margarita Torres Rodríguez

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1.3 Elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación.

1.3.1. ENTIDAD PÚBLICA Los documentos dentro del Programa de Educación Continua están organizados de acuerdo a las tablas de retención documental, este tipo de orden hace que sea más eficiente la búsqueda de información en los documentos físicos y la disposición de las cajas del archivo ayudan a que la información este ordenada.

1.3.2. ENTIDAD PRIVADA

En la Universidad EAFIT de Medellín, la documentación se encuentra Organizada en archivadores rodantes la gran mayoría separados por series y sub series numérica y alfabéticamente según el caso, la conservación, uso y destino final son adecuados , los procesos están establecidos mediante manuales de archivo y correspondencia para asegurar el buen funcionamiento, los sistemas de radicación y foliación por parte del Centro de Administración Documental se encuentran muy organizados y manejados por parte de todos los empleados de la Universidad.

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1.4 Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental.

1.4.1. ENTIDAD PÚBLICA

1.Dentro de la Oficina Productora ¿qué está catalogado como archivo facilitativo?

Son todos aquellos documentos que nos ayudan a facilitar nuestro trabajo a nivel informativo, que son producidos por otras oficinas y los originales reposan en otra oficina.

2. ¿Qué documentos hacen parte del archivo de gestión de esta oficina?

Cada carpeta cuenta con la información de las actividades de educación continua, por lo tanto los documentos más importantes son:

Resolución de apertura de la actividadAval de la Unidad Académica que autoriza la actividadFichas de InscripciónListas de asistenciaEvaluaciones de la actividadInforme finalProducto académico

Producto académico

3. ¿Qué archivo de gestión posee esta oficina?

El archivo de gestión de la oficina corresponde a todas las actividades de Educación Continua que realiza la Facultad cada semestre.

4. ¿Qué sistema tiene la entidad para evitar la producción excesiva de documentos impresos?

La Facultad de Ciencias Humanas dentro de sus políticas tiene la de mejoramiento continuo con campañas como menos es más, sensibilizando el uso racional de los recursos del papel y proponiendo mejorar la calidad de los servicios que se prestan al interior de la Facultad.

5. Considera que la entidad cuenta con el personal capacitado para realizar las labores de archivo

En la actualidad la política de la Universidad y de la Facultad es que las personas que realicen labores de archivo sean personas que tengan los conocimientos académicos necesarios para realizar esta labor.

6. De acuerdo a la tabla de retención documental de la oficina productora cuantos años deben tener el archivo de gestión.

El archivo de gestión correspondiente a las actividades de Educación Continua de acuerdo a la Tabla de Retención Documental debe permanecer 5 años en la oficina productora y luego ser transferido a archivo central 10 años.

7. Considera que en la entidad se realiza las capacitaciones necesarias para el tipo de trabajo que se realiza

En la actualidad la Universidad directamente a través de la División de archivo y correspondencia capacita al personal que realiza funciones asistenciales en las oficinas productoras con el fin de conozca el proceso de archivo dentro de la entidad y así mejorar los procesos internos.

8. A nivel de conservación de los documentos. Usted considera que la conservación de los mismos dentro de la entidad está bien propuesto.

La División de Archivo y Correspondencia de la Universidad es la encargada de conservar los documentos y la Universidad como ente Académico se encarga de conservar sus documentos de acuerdo a las normas del Archivo General de la Nación y en la actualidad hay varios fondos que corresponden al archivo histórico de la Universidad.

9. Considera usted que la entidad cuenta con la suficiente información en la página Web sobre el sistema de información de gestión documental.

En la actualidad la página Web de la Universidad cuenta con información sobre el Sistema de información y gestión documental, el acceso a la misma en es un poco complicado y no esta visible en la página principal, pero esperamos que pronto tenga las personas tengan más acceso a la información.

10. ¿Qué documentos recibe el Archivo Histórico de la Universidad Nacional de Colombia?

Todos aquellos documentos de valor histórico, cultural o testimonial que han agotado sus tiempos de retención en el Archivo Central.

1.4 Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental

1.4.2. ENTIDAD PRIVADA

1 ¿En el proceso de gestión documental quien es el encargado de realizar el manual de funciones?

La persona encarga de realizar el Manual Documental es el Coordinador del centro de gestión Documental, Zulma Arias con el apoyo de sus asistentes. 2 ¿En un proceso como es el envió de correspondencia para que se sacan tres copias?

1. Una copia es para el destinatario2. Una copia es para el consecutivo, que es una carpeta de todo lo que se envía diariamente 3. Una copia es para colocar en la Serie Documental respectiva

 3 ¿Cuanto tiempo debe pasar para hacer traslado del archivo activo al histórico?

Se está pasando a los 5 años , pero apenas lo están constituyendo (el archivo histórico) 4 ¿En una empresa privada se deben tener en cuenta las leyes establecidas por el Archivo General de la Nación, Porque?

Si, el Archivo General de la Nación dicta leyes para todos los Archivos a Nivel Nacional

5 ¿Cuáles son las medidas preventivas que tienen de conservación?

Temperatura controlada Control de plagas -Fumigación anual Controles estrictos de préstamo Control de luz Deshumedecedor

Medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

 6 ¿Qué son las Tablas de Retención Documental?

Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos.

 7 ¿Cuánto tiempo deben tenerse los documentos en el archivo de gestión?

Este se fija en función de la frecuencia de uso por el gestor si su uso es muy frecuente o no. Puede variar entre 1,2 ó 3 años desde la finalización de su trámite, que no se usen con frecuencia, deben pasar al Archivo Central.

8 ¿Cuáles son las razones para realizar un expurgo?

Superar la limitación del espacio de almacenamiento Mejorar la actualidad de la colección Mejorar la accesibilidad de los fondos Mejorar la imagen de la Empresa con las consultas rápidas 

9 ¿Cuáles son los procesos de Organización que manejan? La clasificaciónLa ordenación La descripción 10 ¿Cuál cree usted que es el principal problema que se presenta en el manejo de la Gestión documental en la Universidad? La falta de espacio.

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1.5 Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

ENTIDAD PUBLICA

Dentro del Programa de Educación Continua el ciclo vital del documento es:

ENTIDAD PRIVADA

El documento en su primera fase esta en el Archivo de Gestión donde se realiza la identificación del documento y se toma en custodia.

CONDICIONES GENERALES • El Centro de Administración Documental, está autorizado para abrir todo sobre que llegue a la Institución a título oficial de la Universidad.

• La correspondencia personal no debe radicarse, si llega a la Institución se direcciona a un repositorio general para ser reclamada por el usuario respectivo.

• La Correspondencia de carácter personal. Si no se reclama se conserva por un mes y luego se procede a destruir. Véase en Entrenos/CAD Circular 022 de octubre 3 de 2007

• Todo documento oficial debe ser registrado en la planilla: REGISTRO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA; de esta manera, se garantizará la recepción, el control y el adecuado seguimiento a las mismas.

• Toda la documentación debe radicarse y registrarse el mismo día de recibida y en orden de llegada.

No se realizan diligencias personales: Circular 009-160105 de Julio 25 de 2006.

La información para distribuir por mensajería debe llegar al CAD, en las últimas horas del día anterior o a primera hora del siguiente, con el fin de que los mensajeros puedan programar las diligencias externas y recorridos internos que deben realizar. Véase en Entrenos/CAD: Circular 010-160105 de Octubre 22 de 2002.

Los recorridos internos se deben realizar en el siguiente horario:

Primer recorrido: 8:30 AM.Segundo recorrido: 10:15 AM.Tercer recorrido: 2:30 PM.Cuarto recorrido: 4:15 PM.

No debe existir faltantes de correspondencia enviada (cartas).

Todo documento que sale del Centro de Administración Documental debe estar consignado en el Formato Control Préstamo Documentos con la firma del usuario responsable

Los usuarios deben hacer las consultas vía electrónica a la siguiente dirección: consultas.cad@eafit.edu.co. Véase: Entrenos/CAD/circulares: circular 025 de 2007 Consultas al CAD.

• Después de pasar por todo el proceso de gestión pasa al:

Momento Intermedio:

Es aquel donde se lleva el control y la administración de los documentos mediante un sistema organizado de archivo, pero este aparece también digitalizado, en este momento el documento cumple con el objetivo para el cual fue creado. Puede decirse que el documento: informa, testimonia o dispone. Es el momento de la vigencia y del plazo precaucional y según las tablas de retención documental se establece su vigencia. Archivo Permanente: Los Documentos pasan al archivo permanente cuando se establece su valor dentro de la Universidad y requiere ser guardado por los diferentes valores adquiridos para la historia o para ser usados en un futuro.

2. Identifique en el archivo visitado los siguientes conceptos y luego, explique con sus propias palabras que entiende por:

ENTIDAD PUBLICA

2.1 ARCHIVO TOTAL: Archivo total es el proceso completo que está directamente relacionado con el ciclo vital del documento dentro de la entidad.

2.2 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Son las diferentes etapas que tienen los documentos desde el momento que se recibe hasta su conservación o eliminación dependiendo del tipo de documento que sea.

2.3 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Es el principio que nos muestra que el orden de los documentos está dado por la procedencia de los mismos, eso quiere decir que el documento pertenece a la oficina que lo produce.

2.4 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Este principio nos habla del orden de los documentos dentro del ciclo vital pero más allá de eso, es el correcta organización de los documentos dentro de la oficina productora.

2.5 FOLIO: Es cada una de las hojas de un expediente y está debe ir numerada para su respectiva identificación.

2.6 LEGAJO: Es un grupo de documentos que se encuentran ordenados de acuerdo a un tema.

2.7 FONDO: Conjunto de series y subseries que produce una oficina dentro de un grupo de oficina de una entidad y que está organizado de acuerdo a los lineamientos de la misma.

2.8 SUBFONDO: El subfondo es una subdivisión del fondo que corresponde al conjunto de documentos que están relacionados entre sí, los cuales corresponden con el grupo de oficinas de la entidad.

2.9 SERIE: Son todos los documentos producidos o recibidos por la oficina en cumplimiento en sus funciones, los cuales tienen el mismo tipo documental y que son parte del ciclo vital de los documentos.

2.10 SUBSERIE: Es el conjunto de documentos que forman parte de la serie y que se encuentran identificadas de forma separada por su contenido y sus características.

2.11 TIPO DOCUMENTAL: Es una unidad documental que es producida por una entidad durante su gestión, y que se encuentra de acuerdo con las normas que rige la Ley, el cual tiene un formato, contenido y soporte son uniformes.

2.12 TABLAS DE VALORACIÓN: Las tablas de retención es el resultado de la organización de un fondo acumulado de acuerdo a los lineamientos que especifica la Ley.

2.13 TABLAS DE RETENCIÓN: Las tablas de valoración corresponde al listado de series, con sus respectivos tipos documentales, en las cuales se asignan los tiempos de permanencia de acuerdo al ciclo vital de los documentos.

2.14 VALOR PRIMARIO: El un documento que tiene un valor inmediato y que están relacionados con los aspectos administrativos y financieros de la entidad.

2.15 VALOR SECUNDARIO: Son los documentos que tienen menor importancia dentro de la entidad pero que pueden ser conservados durante un tiempo y luego eliminados.

ENTIDAD PRIVADA

2.1 ARCHIVO TOTAL: Este identifica todo el proceso que se realiza en el ciclo vital de los documentos desde que se reciben o se realizan hasta que quedan archivados para ponerlos al servicio de los usuarios.

2.2 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Son todas las etapas por las que pasan los documentos desde que son realizados producidos o recibidos pasando por el archivo de gestión, administrativo y conservación temporal para ver si son eliminados o se dejan permanentemente.

2.3 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: El Principio de procedencia permite saber desde donde vienen los diferentes tipos de documentos, que dependencia los produce y para que o con qué fin son realizados.

2.4 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Este consiste en tomar en cuenta todos los pasos que son necesarios e indispensables para cumplir con las normas de la gestión, saber que cuando hay documentos que necesitan ser atendido siempre hay un documento inicial, otros de respuesta y uno que concluye. 2.5 FOLIO: Son carpetas o legajos que contienen una serie de documentos con unas mismas características y se encuentran numerados a su interior.

2.6 LEGAJO: Conjunto de papeles, generalmente atados, legajados o empastados, porque están relacionados entre sí y tratan sobre un mismo asunto.

2.7 FONDO: Un fondo documental está constituido por todo el conjunto de documentos existentes en cualquier formato, producidos o recibidos por la entidad en ejerció de sus actividades.

2.8 SUBFONDO: Es el conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una unidad administrativa o clasificado como de diferente índole.

2.9 SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido del mismo origen, de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones por ejemplo: La serie Hojas de Vida.

2.10 SUBSERIE: Son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.Por ejemplo dentro de la serie hojas de vida :Álvarez Vásquez Alicia de Jesús

Andrade Romero Héctor Son subseries porque se encuentran dentro de la serie de hojas de vida.

2.11 TIPO DOCUMENTAL: Es el que está formado por una especie de documentos y su contenido mantiene una unidad de información.Por ejemplo: Memorando, cartas, oficios.

2.12 TABLAS DE VALORACIÓN :Es donde se establece el valor de los documentos según las tipologías y las políticas y normas establecidas para la disposición final de los documentos. La tabla de valoración documental es la organización del Archivo Central o Semi-Activo de las empresas mediante series y subseries, estableciendo según la tipología, las políticas y normas internas de la empresa la Disposición Final de los Documentos.

Las TVD deben ser diligenciadas por la Oficina Productora, y deben establecer si el documento puede ser eliminado, conservado, seleccionado, eliminado, etc.

2.13 TABLAS DE RETENCIÓN: Son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La Universidad se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas permiten establecer los tiempos en que debe guardarse las series documentales.

2.14 VALOR PRIMARIO: Son los valores que adquieren los documentos desde que se elaboran o con el pasar del tempo, pueden ser: Administrativo, Legal y Fiscal.

2.15 VALOR SECUNDARIO: Según su utilidad: valor legal, jurídico o probatorio.El valor secundario es también llamado valor histórico o permanente.

3. De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)

3.1 ENTIDAD PÚBLICAVALOR PRIMARIOSolicitud de Contratación DocentesSolicitud de Contratación Estudiantes AuxiliaresCorrespondencia enviada y recibida con las diferentes dependencias de la entidad y que no hacen parte de las actividades de Educación ContinuaRelación de Consignaciones de los participantes de las actividades de Educación Continua

VALOR SECUNDARIOPropuestaFichas de inscripciónListados de AsistenciaProducto Académico

3.2 ENTIDAD PRIVADAVALOR PRIMARIOVolantes de invitaciónCopia Comunicaciones Recibos de MatriculaPagos por concepto de salarios y servicios

VALOR SECUNDARIOActas de GradoResoluciones de GerenciaActas de GerenciaProgramas curriculares por carrera

4. Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

4.1 ENTIDAD PÚBLICA

Ejemplo 1Serie: Cursos y Diplomados del Programa de Educación Continua Subserie: Curso de Gramática, redacción y ortografía Nivel ITipo de documental: Fichas de inscripción participantes del curso

Ejemplo 2Serie: Cursos y Diplomados del Programa de Educación Continua Subserie: Diplomado en Consulta PreviaTipo de documental: Propuesta

Ejemplo 3Serie: Cursos y Diplomados del Programa de Educación Continua Subserie: Evento Primer Congreso de Lenguaje y CogniciónTipo de documental: Producto académico del evento4.2 ENTIDAD PRIVADA

Ejemplo 1Serie : ActasSubserie: Actas de Junta DirectivaTipo Documental : Informes

Ejemplo 2Serie: ContratosSubserie: contrato de prestación de serviciosTipo Documental :Expediente

Ejemplo 3Actas: Actas de gradoSubserie: Actas de gradoTipo Documental: Informes

5. Indague cuáles documentos se deben eliminar en las oficinas, es decir, no son archivados.

5.1 ENTIDAD PÚBLICA

Los documentos que el Programa de Educación Continua elimina son los catalogados con valor secundario o que su original reposa en otra dependencia de la entidad así:

El recibido de la correspondencia que se envía a las dependenciasLas solicitudes de compra de materiales, equipos y la contratación de profesionales y estudiantes auxiliaresLos reportes de entrega de los ingresos a la oficina de tesorería.

5.2 ENTIDAD PRIVADA

Aquellos documentos que no se consideran como material de archivo o que en la tabla de retención estén especificados como de no guarda y aquellos que no son producidos o tramitados por la Unidad y son de consulta personal, como: libros, revistas, periódicos, tarjetas de invitación, plegables, circulares informativas, documentos personales, leyes, decretos, acuerdos, resoluciones, etc.

6. Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los documentos.

6.1 ENTIDAD PÚBLICA

Dentro de las funciones que tiene la persona encargad del archivo en la oficina del Programa es:

Al finalizar cada semestre y después de verificar que cada una de las carpetas de las actividades realizadas por el Programa esta completa, se procede a la foliación de los documentos que contiene cada carpeta, esta foliación se realiza a lápiz en la parte superior derecha.

Posterior a esto se trasladan las cajas a la estantería para ser consultadas cuando sea necesario.

6.2 ENTIDAD PRIVADA

Se envían foliados los programas académicos, las actas, resoluciones, contratos convenios, historias académicas, laborales, muchos otros no porque el CAD decide que no es procedimental para las dependencias un trabajo tan dispendioso que no genera valor.

Lo realizan en orden ascendente, con lápiz en la esquina inferior derecha

7. Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.

7.1 ENTIDAD PÚBLICA

Dentro del Programa se organizan los documentos así:

PropuestaCarta de Aprobación UAB Resolución de aprobación emitida por la Decanatura de la FacultadRecibido y carta de bienvenida al cursoFichas de Inscripción ordenadas Informe Monitor Sistematización y listas de asistencia de los participantesSistematización y evaluación de la actividadSolicitud y cumplido contratación docenteInforme profesor Producto académicoPublicidad de la actividadCorrespondencia relacionada de la actividad

7.2 ENTIDAD PRIVADA

Tienen clasificada la información por serie y subserie, se organiza por un código numérico que identifica la dependencia.

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS  

¿Convertir la vida en arte? Una breve historia de la Fil. 2013-2

Programa de Educación Continua 1 de 1

8. Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

8.1 ENTIDAD PÚBLICA

Las actividades del Programa se etiquetan así:

CARPETAS:

CAJAS:1 Dependencia

 FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS

2 Oficina Productora PROGRAMA DE EDUCACIÓN CONTINUA

3Contenido Documental Serie/Subserie

 CURSOS Y DIPLOMADOS PRIMER

SEMESTRE - 2013

4 Fechas Extremas I – 2013

5 No. Caja 1

6 No. Carpetas en la caja 8

7

Observaciones:Aportes de la geografía al estudio de la saludATLAS.ti- software para investigación cualitativa. Grupo 1ATLAS.ti- software para investigación cualitativa. Grupo 2Basic English for secretaries and administrative personnelCorrección de estilo editorial, corporativa y académica, Grupo ICorrección de estilo editorial, corporativa y académica, Grupo IICorrección de estilo, segundo nivelCurso virtual: Excel avanzado para sistema de información social

8.2 ENTIDAD PRIVADA

9. Explique lo siguiente:

9.1 cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

9.1.1 ENTIDAD PÚBLICA

9.1.1.1 Producción: Dentro del Programa la producción de los documentos esta distribuida dentro del personal que apoya las labores del mismo, por lo tanto la persona que más documentación produce es la secretaria, ya que ella elabora todas las comunicaciones de la dependencia y luego están los estudiantes que apoyan las actividades pues ellos son los encargados de elaborar los formatos y documentos que reposan en las carpetas del archivo de gestión. 9.1.1.2 Recepción: La recepción de la documentación del programa esta canalizada a través de la secretaria del mismo, ella es la encargada de recibir las comunicaciones así como de recibir los documentos de inscripción de los participantes en las actividades

9.1.1.3 Distribución: En cabeza de la secretaria esta la función de distribuir la correspondencia que llega así como, la entrega a la asistente de los documentos de los inscritos 9.1.1.4 Trámite: El tramite de la documentación lo realiza la persona que la recibe.

9.1.1.5 Organización: Luego de que surte la documentación su proceso regresa a la secretaria y es ella la encargada de organizar la documentación para luego ser guardada en sus respectivas carpetas y cajas.

9.1.1.6 Consulta: La consulta se divide en así: la primera son las actividades del semestre que se lleva a cabo que son de consulta permanente, la segunda son las actividades de semestres anteriores las cuales se realizan bajo autorización de la persona encargada del archivo. 

9.1.1.7 Conservación: Los documentos se conservan en las carpeta, cajas dispuestas para ello, en la estantería que corresponde al Programa, cuando el tiempo de conservación en la oficina a terminado, estos archivos son trasladados a Satélite donde ellos lo guardan y custodian por un tiempo más. 

9.1.1.8 Disposición final de documentos: La disposición final de estos documentos es el archivo central y allí reposan hasta cuando cumplan 10 años de vida útil.

9.1.2 ENTIDAD PRIVADA

9.1.2.1 ProducciónProducen el documento: carta, memo, acta, resolución, de acuerdo a los lineamientos enviados por el CAD , y teniendo en cuenta la norma de elaboración de documentos GTC 185 Guía Técnica Colombiana para elaboración de documentos comerciales que se encuentra en el manual de archivo y correspondencia. Una vez elaborada envían la copia respectiva al CAD.

9.1.2.2 Recepción: La recepción se hace con dos copia de cada documento, uno para el consecutivo y otro para la respectiva dependencia, se le coloca el número de radicado correspondiente y se coloca en los sobres de distribución internos.

9.1.2.3 Distribución: esta se realiza en sobres a las distintas dependencias de la entidad las cuales se identifican con una nomenclatura basada en el Organigrama de la Institución.

9.1.2.4 Trámite: Tan pronto como el funcionario recibe la comunicación este firma una planilla de recibido donde consta que él se encargara de gestionarlo, pero si este documento es pasado a alguien más debe regresar al CAD, para ser direccionado de nuevo.

9.1.2.5 Organización: El CAD les envía los códigos respectivos para rotular las carpetas y cajas mientras están en gestión.

9.1.2.6 Consulta: La consulta la pueden realizar los funcionarios que la tienen en trámite antes de ser pasadas al CAD y ellos mismos son responsables de los documentos.

9.1.2.7 Conservación:Los archivos de gestión los guardan por un año según instrucción dada y luego realizan transferencias.

9.1.2.8 Disposición final de documentos: luego de las transferencias son ingresados al CAD.

9.2 cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

9.2.1 ENTIDAD PÚBLICA 9.2.1.1 Organización: La organización de la documentación esta dispuesta a través de cajas las cuales están ordenadas por Facultades, de acuerdo a las Tablas de retención documental. 9.2.1.2 Consulta: La consulta de estos archivos se realiza únicamente con autorización de las personas encargadas del área.

 9.2.1.3 Conservación: La conservación de los documentos en este archivo se hace de acuerdo a las disposiciones del archivo. 

9.2.1.4 Disposición final de documentos: Los documentos que han cumplido su tiempo en el archivo central son eliminados o enviados a archivo histórico todo esto de acuerdo a las tablas de valoración documental.

9.2.2 ENTIDAD PRIVADA

9.2.2.1 Organización: Existe ventanilla única y se recibe toda la documentación externa y facturación, se realiza el Registro de correspondencia recibida Las series que se han seleccionado para ser digitalizadas se separan y se procede a este proceso. Se guardan en los estantes de  acuerdo al número de la dependencia y código de serie y subserie. No se ha hecho eliminación de documentos porque las TRD no están aprobadas. Se realiza eliminación de documentos de apoyo en las dependencias con acta de eliminación y autorización del CAD.

9.2.2.2 Consulta: La consulta se realiza personal o virtual a través de la dirección consultas.cad@eafit.edu.co.

Una vez se ubique el material se le responde al usuario con copia a esta dirección. Para que el jefe del CAD pueda determinar el indicador y efectividad de la misma. Envía formato préstamo documentos.

9.2.2.3 Conservación: Se guardan en los estantes de  acuerdo al número de la dependencia y código de serie y subserie.

9.2.2.4 Disposición final de documentos :Los documentos son seleccionados y se disponen en estanterías rodantes debidamente clasificados con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. (estas todavía no están aprobadas y todavía no existe archivo histórico)

9.3 cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

9.3.1 ENTIDAD PÚBLICA

9.3.1.1 Organización: El archivo histórico de la Universidad Nacional de Colombia es una de los más importantes del País, por lo tanto está muy bien organizado y de acuerdo a la normatividad vigente. 

9.3.1.2 Consulta: La consulta de los documentos del archivo histórico está reglamentada y regulada de acuerdo a la resolución 383 de 2003 artículo 12 y 13 

9.3.1.3 Conservación: La conservación de los documentos esta encaminada a la protección de los documentos y por ende evitar el deterioro de los mismos, ya que estos llevan mucho tiempo en custodia por la entidad

9.3.1.4 Disposición final de documentos: Los documentos que reposan en el archivo histórico son de valor incalculable para la historia del País y de la Universidad por lo tanto tienen un tratamiento especial y permanecerán en el lugar donde han sido ubicados

9.3.2 ENTIDAD PRIVADA

En el archivo histórico actualmente están comenzando los procesos de organización solo tienen dos series que son: Actas de comités Académicos Actas de consejo DirectivoActas de Consejo superiorActas de consejo DirectivoHistorias Académicas de estudiantes de cada programa

9.3.2.1 Organización La organización establecida hasta el momento es por series en secuencias cronológicas y numéricas. 9.3.2.2 Consulta: la consulta es permanente y bajo supervisión del CAD

9.3.2.3 Conservación: La conservación de estas series es total

9.3.2.4 Disposición final de documentos:Deben permanecer en el archivo destinado para el archivo histórico de la Universidad.

10. Cada integrante del equipo debe tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de una entidad visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.

10.1 Documento Ficha de inscripción

10.2 Documento Resolución

10.3 Documento es un Acta de eliminación de documentos de apoyo.

Elaboración:   Se elabora en la dependencia en la cual quieren eliminar algún tipo de documento porque se considera su eliminación de acuerdo a las tablas de retención documental o las tablas de valoración establecidas por el CAD dentro de la empresa.

Se le asigna el número asignado por el CAD.

Se diligencia con los siguientes datos: Código, contenido, fecha, folios, unidad de conservación y se debe especificar porque serán destruidos los documentos.

Luego es enviado de nuevo al CAD donde es autorizado por la Coordinadora.

Es enviado de nuevo a la dependencia donde se autoriza la destrucción, si esta no se autoriza se queda en el CAD.

Es organizado en la carpeta de la serie Documental y se organiza numéricamente por el número de acta.

11. Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

11.1 ¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

El decreto 2609 de 2012 es importante para el país porque es el que nos da las pautas que debemos seguir para realizar un programa de gestión documental y de igual manera permitirá a las entidades públicas que hacen parte del sistema nacional de archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del estado. 

Este decreto enfatiza el la responsabilidad de las entidades públicas y la adecuada implementación de un programa de gestión documental que contribuirá con la eficiencia y la transparencia de la administración pública, incorporando en su desarrollo los beneficios de los avances tecnológicos y la aplicación de las TIC en este campo de la función archivística.

11.2 ¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese nuevo Decreto?

Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague, profundice y explique

COMPARACIÓN DEL DECRETO 2609 DE 2012

Antes de decreto 2609 de 2012 Después de decreto 2609 de 2012

Ley 594 de 2000 siendo la ley que regula la función de los archivos del estado y la cual establece en su título V la gestión de los documentos y en su artículo 21 establece que las entidades públicas deben elaborar programas de gestión de documentos complementando el uso de las tecnologías.

En el actual decreto hace referencia a la ley 594 de 2000 que ya estaba establecida. Así mismo hace referencia a las entidades para la cual fue creado como son las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas en sus diferentes niveles, de igual forma que el decreto aplicara a cualquier tipo de información producida o recibida por las entidades públicas y sus dependencias

La ley 594 de 2000 en el articulo 22 comprende procesos como la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos

Mientras que el decreto hace referencia en el articulo 9 a los procesos que debe comprender la gestión documental en las diferentes entidades públicas donde da cada uno de los conceptos de cada proceso que allí hace referencia que hace que sea más fácil de entender y a su vez de aplicar

En la ley 594 de 200 en el artículo 23 formación de archivo donde hace referencia al ciclo vital de los documentos lo hace a nivel general definiendo las etapas del documento.

Por otra parte el decreto en su artículo 7 nos da las etapas para una adecuada gestión documental en las entidades del estado como son la creación, mantenimiento, difusión y la administración.

La ley 594 de 2000 en el articulo 24 obliga a elaborar y adaptar las tablas de retención documental en las entidades del estado.

Por el contrario el decreto dice que las entidades del estado deben formular un programa de gestión documental a corto, mediano y largo plazo como plan de acción anual.

El decreto hace referencia a la ley 1437 de2011 en su artículo 58 y 59 donde reglamentan el decreto 2609 de 2012 y hace énfasis en los procedimientos administrativos se adelante utilizando medios electrónicos deberán archivarse en este medio y la foliación de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad.

11.3 ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta según el contenido del mencionado Decreto?

DECRETO 2609 DE DICIEMBRE DE2012

Como los aspectos más importantes y que podemos resaltar del decreto 2609 de diciembre de2012 tenemos:

Este decreto enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.

Que este decreto aplica para las administraciones públicas en sus diferentes niveles como nacional, departamental, distrital, municipal, entidades territoriales indígenas y demás entidades territoriales que se creen por ley y las entidades privadas que cumplan funciones públicas que son reguladas por la ley general del archivo “ ley 594 de 2000” y se aplican a cualquier tipo de información producida o recibida por las entidades públicas sus dependencias y servicios públicos independiente del soporte y medio que se registre o se produzca.

La responsabilidad en cuanto a la política, planes y programas del sector de la tecnología de la información y las comunicaciones además el ministerio de tecnología de la información y las comunicaciones.

Por otra parte uno de los aspectos más importantes el decreto 2609 del 2012 establece que todas las entidades del estado deben formular un programa de gestión documental a corto, mediano y largo plazo y debe ser aprobado por el comité de desarrollo administrativo conformado en cada una

una de las entidades de orden territorial y así mismo es responsabilidad del área de archivo de la entidad en coordinación con la oficina de control interno implementar como parte del plan estratégico institucional y del plan de acción anual.

Así mismo las entidades en sus programas de gestión documental deberán tener en cuenta la protección de la información y los datos personales de conformidad con la ley1273 de2009 y la ley 1581 de 2012.  El Archivo General de la Nación en conjunto con el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, y la delegada de la protección de datos de la Superintendencia de Industria y Comercio deberán dar las directrices y las políticas para proteger la información y los datos personales que reposan en bases de datos y documentos electrónicos en los programas de gestión documental.  

El Programa de Gestión Documental (PGD) debe obedecer a una estructura normalizada y como mínimo los elementos que se presentan en el Anexo denominado “Programa de Gestión Documental” que hará parte integral de este decreto y los cuales son:

Carátula Cuerpo o ContenidoAspectos Generales Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental Fases de Implementación del PGD Programas específicos Armonización con el Modelo Estándar de Control Interno (MECI) Armonización con el Sistema de Gestión de la Calidad -NTCGP1000 Anexos

11.4 Indague y realice un resumen de los Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013

ACUERDO 003 DEL 15 DE MARZO DE 2013

“Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”

El acuerdo 003 hace referencia al decreto 2578 de 2012 donde nos establece que el archivo general de la nación podrá evaluar las tablas de retención documental y de valorización documental de las gobernaciones y distritos de sus entidades centralizadas, descentralizadas, autónomas y de las entidades privadas que cumplan funciones públicas de los municipios, distritos y departamentos que sean aprobadas por el comité interno del archivo de la respectiva entidad. 

De igual manera nos dice que el archivo general de la nación Jorge Palacios Preciado reglamentar el procedimiento para la elaboración, evaluación, aprobación e implementación de las tablas de retención documental y tablas de valoración documental. 

Por otra parte el acuerdo 003 nos habla del comité evaluador de documentos que es la instancia responsable de decidir sobre la valoración y disposición final de los documentos de archivo con el fin de proteger el patrimonio documental del país y su conservación permanente. El acuerdo 003 nos da a conocer como está conformado el comité evaluador de documentos sus funciones y el reglamentos como órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor primario, segundario los lineamientos sobre selección y eliminación de los documentos y a su vez sugerir el régimen de acceso y de transferencia de los documentos producidos por las diferentes entidades púbicas.

ACUERDO 004 DEL 15 DE MARZO DE 2013

“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación

de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.

El acuerdo 004 nos dice que las tablas de retención documental “ TRD” y las tablas de valoración documental “TVD” son instrumentos archivísticos necesarios para la adecuada gestión de los documentos y archivos del estado, sin los cuales no es posible disponer de archivos técnicamente organizados. Además el acuerdo 004 establece que las entidades del estado de orden nacional, departamental, distrital, municipal y las entidades privadas que cumplan funciones públicas deberán elaborar, aprobar, implementar y actualizar sus TRD y las TVD tanto para la organización y disposición de documentos físicos como electrónicos, de igual forma la elaboración de las mismas deberán elaborarse teniendo en cuenta las etapas relacionadas en el instructivo para la elaboración de las TRD y las TVD que están aprobadas por el archivo general de la nación, luego de ser elaboradas deben ser aprobadas mediante un acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad y como siguiente paso deberán publicarse en la respectiva pagina web de las entidades públicas.

Las TRD o TVD serán expuestas a procesos como presentación, revisión y ajustes ante el comité evaluador de documentos del archivo general de la nación o al consejo departamental o distrital de archivo y luego de su evaluación técnica o convalidación el representante legal o secretario general solicitara la inscripción de la tabla de retención documental o la tabla de valoración documental en el registro único de series documentales del archivo general de la nación, el comité evaluador contara con 90 días contados desde su recepción para evaluar las TRD y las TVD y si luego de transcurrir 90 días desde su presentación de las TRD O TVD estas entidades no se han pronunciado la entidad podrá proceder a su inmediata implementación.

Pero si el comité evaluador decide que hay que hacerle ajustes o modificaciones la entidad deberá cumplir con los ajuste que se deban hacerse en el tiempo establecido será sujeto de las sanciones establecidas por el artículo 35 de la ley 594 del 2000, luego de ser aprobada se le realizan actualizaciones debe llevarse un registro documental con los cambios que se le hayan realizado que permitan la trazabilidad y control del instrumento y nuevamente será evaluada por el comité evaluador del archivo general de la nación. Para la eliminación de los documentos físicos como electrónicos deberá basarse en la tabla de retención documental y será aprobado por el correspondiente comité interno del archivo y se deberá cumplir con los procedimientos establecidos para su eliminación. El archivo general de la nación cuando lo considere podrá revisar las TRD O TVD cuando a su juicio existan errores que puedan afectar el patrimonio documental del país, solicitar ajustes a la misma, por atraparte las entidades públicas deberán implementar mecanismos tecnológicos que permitan la automatización de la elaboración consulta y actualización de sus tablas de retención documental . Además es responsabilidad de la superintendencia y los ministerios en sus respectivos sectores, solicitar a las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia la elaboración de las TRD o TVD para las cuales deberán coordinarse con el archivo general de la nación.

ACUERDO 005 DEL 15 DE MARZO DE 2013

“Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras

disposiciones”.

El acuerdo 005 aplica a todas las entidades del Estado en sus diferentes niveles, nacional departamental, distrital municipal, de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades territoriales que se creen por ley así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.Todas las entidades del Estado están obligadas a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en cuenta tos principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. De igual manera las entidades están en la obligación de conformar un archivo central institucional que debe ser el responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la entidad y deben responder al cuadro de clasificación documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánica funcional de la entidad, además las entidades del estado deben transferir sus archivos que tengan un valor histórico al archivo general de la nación o al archivo general territorial de acuerdo con su jurisdicción.

En cuanto a la ordenación de los documentos está a cargo de las áreas responsables de la gestión documental velar por la adecuada ordenación de sus fondos documentales que garanticen la adecuada disposición y control de los documentos, la ordenación documental puede darse a nivel de fondos, secciones, subsecciones, series, subseries, expedientes y, excepcionalmente, por tipos documentales, por tanto es posible emplear distintos métodos de ordenación dependiendo del nivel al cual se pretenda aplicar adicional a lo anterior las entidades

deben implementar programa de descripción documental mediante la utilización de normas y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de descripción adoptadas por el consejo internacional de archivos y desarrollar procesos de descripción documental que permitan su acceso, consulta y visualización de los instrumentos de descripción atreves de sus páginas web de igual manera las entidades deben publicar los documentos del archivo que transfieran a los archivos generales territoriales a archivos históricos institucionales deben publicarse en la página web con el fin de informar a la ciudadanía.

Por otra parte se describe las pautas a tener en cuenta en el desarrollo de procesos de descripción documental como son:

Instrumentos de descripción archivísticos: son documentos en los que se relaciona o describe uno o un conjunto de documentos con el fin de establecer control físico, administrativo o intelectual de los mismos y a su vez permitiendo la oportuna y adecuada localización y recuperación del documento físico o electrónico y la información que contenga como censo, guía, inventario, catalogo e índices.

Niveles de descripción: el programa de descripción se puede llevar a partir de los siguientes niveles fondo, sección, subseccion, serie, subserie, expedientes, unidad documental simple.

Áreas de Descripción:  la descripción documental debe contemplar como mínimo las siguientes áreas; Área de identificación, Área de contexto, Área de contenido y estructura, Área de condiciones de acceso y utilización,  Área de documentación asociada, Área de notas,  Descriptores con funciones y relaciones, Área de control de la descripción, que se identifican con la estructura documental del nivel a describir, diligenciando los aspectos requeridos para cada nivel, de acuerdo con las necesidades de cada entidad y los lineamientos que establezca el Archivo General de la Nación, el Comité Interno de Archivo de cada entidad y demás normas vigentes sobre el particular.

Para la descripción de los documentos electrónicos el respectivo comité internacional de desarrollo administrativo o el comité interno de archivo de cada entidad debe evaluar y aplicar estándares de descripción compatibles con las normas de descripción archivística adoptadas por el consejo internacional del archivo y tener en cuenta el artículo 30° del decreto 2609 de 2012 para describir documentos electrónicos.

Los pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental se deben desarrollar como mínimo las siguientes actividades:

Identificación de la unidad de descripción (fondo, sección, subsección, serie, subserie o agrupación documental a describir)

Verificación del estado general de organización y conservación documental

Definición del plan de trabajo a seguir sobre la documentación previamente identificadaCuando existan documentos reproducidos en otros medios o soportes, diferentes al original se debe referenciar su ubicación física, de tal manera que se facilite su recuperación y consulta de igual manera la adaptación de tecnologías debe ser compatible con el sistema de gestión documental de la misma entidad y de las otras entidades públicas y sobre todo cumplir con las normas establecidas por el archivo general de la nación.

En el caso que las entidades públicas contraten empresas privadas servicios de organización digitalización, microfilmación custodia o administración de sus documentos deben exigir a la empresa prestadora del servicio el uso del sistema basado en las normas de descripción archivística adaptadas por el consejo internacional de archivo dejándolo estipulado en una clausula.

CONCLUSIONES

Aprendimos como funciona un archivo en una entidad y el ciclo vital de los documentos

Reforzamos los conceptos relacionados con la gestión documental

Aprendimos sobre la Formación de los archivos según el ciclo vital de los documentos

Aprendimos a Diferenciar las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos.

A Conocer la etapa pre-archivística de los documentos y la etapa archivística de los documentos.

Obtuvimos conocimientos sobre la edad de los documentos al pasar por los diferentes archivos, el de gestión, el central y el Histórico.

Recibimos y obtuvimos conocimientos nociones sobre cómo se Implementa un programa de

gestión Documental en una empresa.

WEBGRAFIA

Reglamento de archivos. Universidad Nacional de Colombia. Recuperado 1 de noviembre de 2013. http://www.unal.edu.co/una/docs/reglamento%20de%20archivos.pdf

Guía de Organización de los archivos acumulados. Universidad Nacional de Colombia. Recuperado 2 de noviembre de 2013 <http://www.unal.edu.co/una/docs/DT/Guia_Organizacion_Archivos_Acumulados_UN_Abril_22_2008.pdf> Acuerdo 003 del 15 de marzo del 2013. Recuperado el 31 de octubre de2013. <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8259#>

Acuerdo 004 del 15 de marzo de 2013. Recuperado el 31 de octubre de2013. <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8260>

Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013. Recuperado el 31 de octubre de2013. <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8261>

Decreto 2609 de 2012. Recuperado 02 de noviembre de 2013. <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=7616>

BIBLIOGRAFIAMiller, Frederick M, Ordenación y descripción de archivos y manuscritos. Traducción de Celso Rodríguez. Santa fe de Bogotá, D.C.: Archivo General de la nación de Colombia. 1998 204.p