FOR111013v3 - 001 Manual Fres E i OCR · 3 Núria Font 22/12/13 Revisió final de tot el manual Tot...

Projecte ATENEA-ECOFIN

Manual d’usuari

Tramitació Factures electròniques i digitalitzades

Barcelona, 22 de desembre de 2013 Versió 3.0

DISSENY, DESENVOLUPAMENT I IMPLANTACIÓ D’UN NOU SISTEMA D’INFORMACIÓ

DE LA GESTIÓ ECONÒMIC FINANCERA DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA.

FOR111013v3 - 001 Manual Fres E i OCR.docx Pàgina 2 de 26 22/12/2013

Manual de tramitació de factures electròniques i digitalitzades

Llista de Distribució

Area Persona E-mail Obs.

Control de Canvis

Versió Autor Data Comentari/Motiu del Canvi Apartat Pàgines

001 IECISA 11/10/13

2 Núria Font 22/10/13 Revisió general de tot el manual Tots

3 Núria Font 22/12/13 Revisió final de tot el manual Tot



Índex

1 INTRODUCCIÓ ............................................................................................................. 4

2 SAFATA DE FACTURES PENDENTS ................................................................................ 4

3 DADES DE REGISTRE DE LA FACTURA .......................................................................... 12

4 CASOS PRÀCTICS ..................................................................................................... 14

4.1.1 Cas pràctic núm. 1 : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, però la conformitat de la factura l’ha de dónar un usuari que no és el mateix gestor......... 14

4.1.2 Cas pràctic núm. 2 : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, i la conformitat de la factura també l’ha de donar el mateix gestor. ......................................... 19

4.1.3 Cas pràctic núm. 3 : Com visualitzar el document de conformitat annexat a una factura. ......................................................................................................................... 21

4.1.4 Cas pràctic núm. 4 : El gestor detecta que una factura que es troba en la seva safata en estat ‘0 – Incompleta’ o ‘C – Completa’ però no l‘ha de tramitar Factura no reconeguda (estat ‘N’) ...................................................................................... 23



1 Introducció D’acord amb el Reial Decret 1619/2012, de 30 de novembre, que aprova el Reglament que regula les obligacions de facturació i contempla la utilització de diversos mitjans electrònics per a conservació de les factures, la Universitat de Barcelona ha optat per actualitzar i optimitzar la seva gestió comptable amb l’adquisició de l’equipament adequat per a la digitalització certificada de tota la seva facturació.

A més, s’ha de tenir en compte que properament es preveu que s’aprovi la Llei d’impuls de la facturació electrònica i creació del registre comptable de factures al sector públic, per la qual la recepció de factures a la UB s’ha de realitzar en un únic punt d’entrada, independentment de qui les gestioni.

Paral·lelament, s’ha de crear la unitat de Registre i Digitalització de factures per tal que sigui la receptora única de tota la facturació de la UB.

Aquest canvi entrarà en funcionament al gener de 2014, pel que a partir de l’1 de gener, tots els proveïdors hauran d’enviar totes les factures a nom de la Universitat de Barcelona, NIF: Q0818001J, a:

Factures en pdf: [email protected]

Factures en paper:

Unitat de Digitalització

Universitat de Barcelona

Gran Via de les Corts Catalanes, 585

08007 - Barcelona

En cas que, per algun motiu la factura arribi a la unitat que ha realitzat la compra, aquesta l’haurà de trametre a la Unitat de Registre i Digitalització per tal que aquesta sigui digitalitzada i introduïda en el registre de factures. A partir de l’1 de gener de 2014 els usuaris no tindran accés a la introducció i modificació de factures en el registre de factures, i aquest només es podrà consultar.

Per això, a continuació s’explica el procediment que hauran de seguir els usuaris per a tramitar les factures què prèviament haurà introduït la Unitat de Registre i Digitalització (URD) en el sistema Atenea-Ecofin.

2 Safata de Factures Pendents Les factures arribaran a la Unitat de Registre i Digitalització, i seran introduïdes en el registre únic de factures via OCR (digitalització) o en format factura electrònica. Totes elles estaran disponibles per als usuaris a la següent safata:



Menú: Registre de Factures

Transacció: Z59_ACT_FACT_OCR - Safata factures pendents validació

L’usuari ha de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic damunt

d’ella, o escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla “intro”.

El sistema mostrarà la pantalla següent, on caldrà introduir els criteris de cerca o filtratge de les factures que es volen visualitzar:



El sistema mostrarà totes les factures que cumpleixin els requisits de cerca. Només apareixeran en aquesta transacció les factures que es trobin en estat 0, C o N.

ESTAT 0 Incompleta amb origen OCR. Són aquelles factures que han arribat a la URD i que han estat registrades i digitalitzades, però cal que l’usuari completi els camps obligatoris ‘Indicador d’impostos’ i ‘Descripció’ per tal que aquesta pugui ésser comptabilitzada

ESTAT C Completa i/o amb origen E-FACT. Són aquelles factures que ja tenen informats tots els camps obligatoris, però que encara resta afegir l’acceptació de la recepció del material o servei a la factura per tal que aquesta es pugui tramitar. L’acceptació del material o servei l’ha de fer aquella persona que ha sol·licitat la compra d’un material o la prestació d’un servei i dóna constància de que aquest material ha estat servit o el servei ha estat correctament prestat, i per tant, la factura és correcte i es pot tramitar. L’acceptació del material o servei no s’ha de confondre amb l’autorització de la despesa que realitza el responsable de crèdit en el document comptable corresponent. Aquesta recepció de material s’haurà de fer, mentre no estigui disponible un aplicatiu informàtic que permeti que aquesta es pugui fer telemàticament, adjuntant un document d’acceptació o vist-i-plau al registre de factura abans de passar aquesta a l’estat “G – Factura Acceptada”

ESTAT N Incompleta o completa, però no reconeguda. Són aquelles factures que s’han identificat que pertanyen al Cente Gestor de l’usuari que fa la consulta, però aquest ha indicat que no és seva i per tant, l’ha marcat com “N – No reconeguda” i està a l’espera de què la URD la destini al nou Centre Gestor.

El sistema mostrarà les següent pantalla, amb totes les factures que compleixin els filtres de selecció establerts en la pantalla prèvia:

En aquesta pantalla l’usuari té disponibles els següents botons, que funcionaran un cop l’usuari prèviament hagi seleccionat la factura que vol tramitar:

a) Modificar factura:

Si la factura prové d’OCR i està en estat ‘0’ , permet completar-la. L’usuari haurà de completar el camp ‘Ind. Impostos’ i el camp ‘Descripció’ per tal que aquesta pugui ésser considerada com a factura completada (‘C’)



Si la factura prové de l’E-FACT ja estarà en estat ‘C’, ja que els camps ‘Ind. Impostos’ i ‘Descripció’ ja vindran emplenats per la informació que haurà facilitat el mateix proveïdor amb el fitxer de factura electrònica, però aquests camps estan oberts i es poden modificar per l’usuari si ho considera convenient. Si l’estat de la factura ja està en C, aquests camps són obligatoris i per tant no es podran deixar mai en blanc.

b) Estat UB – Factura Completada:

Aquest botó permet passar una factura d’estat ‘0 – Incompleta’ a estat ‘C – Completada’. El sistema demanarà la conformitat del canvi d’estat de la factura mostrant la següent pantalla:

.

I verificarà que tots els camps obligatoris estiguin degudament emplenats (‘Indicador d’Impostos’ i ‘Descripció’) i en cas que detecti que falta alguna camp per emplenar mostrarà el següent missatge d’error:

:

El sistema no deixarà continuar i mantindrà la factura en estat ‘0’

c) Estat UB – Factura No Reconeguda:

Aquest botó permet passar una factura d’estat ‘0 – Incompleta’ o ‘C – Completada’ a estat ‘N – No reconeguda’. Aquest botó s’emprarà en el cas que la factura no sigui reconeguda per l’usuari (no hagi sol·licitat el servei, no sigui del seu centre gestor, ...) i per tant, ell no la pot tramitar. Un usuari mai podrà esborrar una factura del registre de factures. En cas que la factura no sigui d’ell o no l’hagi de tramitar, l’haurà de marcar com ‘N’ , però prèviament haurà d’afegir un hipertext que expliqui el motiu pel qual està rebutjant aquesta factura per tal que la URD pugui tractar-la (veure el procediment en l’exemple corresponent). La factura continuarà apareixent en la safata de l’usuari en estat N fins que aquesta sigui tractada per la URD.



d) Estat UB – Factura Acceptada:

Aquest botó permet passar una factura d’estat ‘0 – Incompleta’ o ‘C – Completada’ a estat ‘G – Acceptada’. Aquest botó s’emprarà en el cas que la factura estigui ja completada i ja disposi de la conformitat o vist-i-plau de la recepció del material o prestació del servei que s’està facturant.

NOTA ACLARATÒRIA: La conformitat de la recepció del material o prestació del servei que s’està facturant no la dóna el responsable del crèdit (aquest autoritza la despesa) sinó que ho ha de fer la persona que va sol·licitar el material o el servei, i la figura pot o no coincidir amb la del responsable. Seguint instruccions de l’Oficina de Control Intern de la UB, aquesta conformitat es podrà fer adjuntant un document (veure model proposat com annex en aquest document i que està disponible a la web) o bé un correu electrònic enviat per aquesta persona en casos en què l’import de la factura sigui inferior a 2.000 euros.

Quan l’usuari premi aquest botó, el sistema li mostrarà el següent missatge:

Per tal de poder continuar, és obligatori annexar el document de conformitat de què el material s’ha subministrat o bé que el servei s’ha prestat. Per tant, en cas de respondre “Sí” a la pregunta anterior, el sistema mostrarà la següent pregunta:

Si l’usuari respon “Si”, el sistema mostrarà la següent pantalla, on haurà d’escollir el tipus de document que es vol adjuntar.



I a continuació haurà d’escollir la ruta del fitxer a annexar. Per a fer-ho cal prémer el botó ”Obrir”.



S’annexarà el document, i quedarà registrat el nom de la persona que ha annexat el document d’acceptació de la factura.

Un cop adjuntat el document, la factura queda acceptada i es complimenta l’usuari i la data d’acceptació (qui ha adjuntat el document en el sistema i quan s’ha adjuntat aquest), a més de passar a estat UB = ‘G – Acceptada’. Aquesta factura desapareix de la safata de factures pendents de validació i queda disponible per fer la O, a través de la següent ruta:



Menú: Registre de Factures Comptabilització Factures

Transacció: /IECI/RF_TR_DOCS_002 – Associar factures a obligacions

S’ha de seleccionar la transacció corresponent del menú, i fer doble clic sobre ella, o

escriure el seu codi en la barra de recerca, i prémer o la tecla “Intro”.

El sistema mostra la pantalla següent:



On, a més dels filtres habituals, també es pot filtrar per factures que estan amb estat ‘G – Acceptada’. Es pot comprovar que el sistema mostra l’usuari i la data d’acceptació d’aquesta factura.

3 Dades de registre de la factura



Tota factura, ja vingui d’OCR o d’E-factura ha de tenir unes dades de registre (número de registre i data de registre). En el moment que una factura s’introdueix en el registre de factures, el sistema automàticament la numera i li assigna un segell de temps, de la següent manera:

Comptador: És el número de registre, que seguirà un rang consecutiu.

TimeStamp: Indica el dia i l’hora en que s’ha registrat la factura. El format és el següent (aaaammddhhmmss).

A partir del 2014, totes les factures que es registrin en el registre de factures disposaran d’un botó en la pantalla de visualització de factures, que permet veure les seves dades de registre i l’estat en que es troba (només en el cas de les e-factures).

Si es prem el botó, el sistema mostra la següent informació:



4 Casos pràctics

4.1.1 Cas pràctic núm. 1 : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, però la conformitat de la factura l’ha de dónar un usuari que no és el mateix gestor.

La factura haurà de passar pels següents estats:

Estat 0 Estat C Estat G

En aquest cas, els passos a seguir que haurà de seguir el gestor són els següents:

El gestor selecciona la factura que vol tramitar. Com que està en estat ‘0’, ha de completar les dades obligatòries de la factura (‘Indicador d’Impostos’ i ‘Descripció’, i per a fer-ho ha de prémer el botó ‘Modificar factura’ tal i com es mostra a la següent pantalla

A continuació el sistema mostra la pantalla següent, on s’han de completar, com a mínim, els camps ‘Indicador d’impostos’ i ‘Descripció’. També es poden modificar, si s’escau, tots els camps que no estiguin tancats (en color blanc).



Un cop fetes totes les modificacions i emplenats els camps obligatoris, cal gravar la factura i el sistema torna a la pantalla de la safata de factures pendent de validar. Es pot comprovar que la factura ja té els camps corregits i completats, però encara continua en estat ‘0’.

Per canviar l’estat de la factura de ‘0 – Incompleta’ a ‘C – Completa’, cal seleccionar la factura i prèmer el botó ‘Estat UB Factura Completada’. Immediatament el sistema ens mostra la mateixa factura amb l’estat ‘C’.



Com que la persona que ha de donar la conformitat de la factura és diferent del gestor que està tramitant-la, el gestor ha de demanar a un tercer que doni aquesta conformitat, i mentre aquesta no arribi, la factura haurà de continuar en estat ‘C’. Si el gestor intentés comptabilitzar la factura, comprovaria que aquesta no està disponible per a comptabilitzar quan es crida la transacció de comptabilització de factures:

Menú SAP Comptabilitat Pressupostària Registre de Factures Comptabilització Factures /IECI/RF_TR_DOCS_002 - Associar factures a obligacions

Consultem les factures que hi ha per comptabilitzar del proveïdor 102874 i no ens mostra la factura A/205171 que està en estat ‘C’. Això és així perquè només es poden comptabilitzar les factures que estiguin en estat ‘G – Acceptada’.

Per a passar a estat ‘G – Acceptada’ el sistema ens demanarà que adjuntem el corresponent document de conformitat de la factura.

Un cop rebuda la conformitat (recordeu: correu electrònic o document de conformitat sense signar si l’import de la factura a 2.000 € o document de conformitat signat per imports superiors. NOTA: Aquest requisit pot variar segons indicacions de l’Oficina de Control Intern de la UB), el gestor ja pot continuar amb la tramitació de la factura i per fer-ho, la factura ha d’estar en estat ‘G – Factura Acceptada’.



El canvi d’estat ho ha de fer també manualment el gestor, seleccionant la factura i prement el boto ‘Estat UB – Factura Acceptada’, i el sistema mostra el següent missatge:

Opcions:

- Cancel·lar es cancel·la l’acció i la factura continua en estat ‘0’

- No l’estat de la factura no cavia, continuant en estat ‘0’

- Sí el sistema continua amb el procés d’acceptació de la factura, advertint a l’usuari “Abans d’acceptar s’ha d’annexar un document per la OCI. Desitja continuar?”, tal i com es mostra en la pantalla següent:

L’usuari té 3 possibles respostes:

- Cancel·lar es cancel·la l’operació i el sistema torna a la safata de completar factures, indicant que el procés ha estat cancel·lat per l’usuari i caldrà acceptar el missatge clicant damunt el flag verd

-



- No El sistema també cancel·la l’operació i dóna el mateix missatge que en l’opció ‘Cancel·lar’.

‐ Sí El sistema continua per tal que l’usuari pugui adjuntar el document de “conformitat”. Primer mostra una pantalla on s’ha d’escollir la tipologia de document que s’està adjuntant.

Un cop seleccionada la tipologia de document a adjuntar, el sistema permet navegar per tal de trobar l’arxiu que l’usuari vol adjuntar:

Per adjuntar el document, s’ha de fer doble-clic damunt d’ell i el document ja està adjuntat. El sistema torna a la pantalla “Safata de completar factures OCR / Efact’, on aquesta factura ja no està disponible perquè el seu estat ja és ‘G – Acceptada’ i ja està disponible per a la seva comptabilització mitjançant la transacció:

Menú SAP Comptabilitat Pressupostària Registre de Factures Comptabilització Factures /IECI/RF_TR_DOCS_002 - Associar factures a obligacions

A partir d’aquí, el procés de comptabilització és l’habitual.



4.1.2 Cas pràctic núm. 2 : La factura està en estat 0, el gestor l’ha de tramitar, i la conformitat de la factura també l’ha de donar el mateix gestor.

En aquest cas, no és necessari realitzar el gestor podrà passar la factura directament d’estat ‘0 – Incompleta’ a estat ‘G – Acceptada’, sense haver-la de passar a l’estat intermig ‘C – Completada’

Estat 0 Estat G

El gestor selecciona la factura que vol tramitar, que està en estat ‘0 – Incompleta’, ja que no té indicador d’impost ni ‘Descripció’, ja que prové de la UDG, i ha de prémer el botó ‘Modificar factura’ per tal de completar-la

Si intentés passar-la directament d’estat ‘0 - Incompleta’ a estat ‘G - Acceptada’ , sense prèviament modificar-la i completar els camps obligatoris, prement el botó ‘Estat UB Acceptar Factura’, el sistema l’advertirà que això no és possible, ja que manca completar l’indicador d’impost i/o la descripció, tal i com es mostra en la pantalla següent.

Per tant, prèviament l’usuari ha de prémer el botó “Modificar factura” i el sistema li mostrarà la pantalla de ‘Modificar factura OCR’ on haurà d’emplenar els camps obligatoris i gravar-la, tal i com es mostra en la pantalla següent:



Un cop la factura està gravada, el sistema retorna a la safata ‘Completar factura OCR / Efact’ , on la factura encara continua en estat ‘0 - Incompleta’. Ara cal que el gestor canvi el seu estat a ‘G – Acceptada’, ja que és ell mateix el que ha de donar la conformitat de la factura.

Per això, cal seleccionar la factura i prémer el botó ‘Estat UB Acceptar factura’. El sistema em mostra el següent missatge:



El gestor respon ‘Sí’ i el sistema li demana annexar document de conformitat de la factura, tal i com ja s’ha vist en el Cas pràctic núm. 1.

Un cop annexat el document: el sistema retorna el missatge de què el document s’ha annexat correctament, i la factura ja no està disponible en la safata de ‘Completar factura OCR/Efactura’ i el gestor ja pot procedir a la seva comptabilització, tal i com ja s’ha explicat en el Cas pràctic núm. 1.

Abans de gravar-la, vull comprovar si es visualitza el document ‘vist-i-plau’ que he annexat en format PDF, ja que en la prova 3 no ha estat possible fer-ho

4.1.3 Cas pràctic núm. 3 : Com visualitzar el document de conformitat annexat a una factura.

Per veure el document annexat cal cridar la transacció /IECI/RF03 - Visualitzar factura/abonament pressupostari, i indicar la factura que es vol visualitzar:

Al prémer ‘Intro’ el sistema mostra la factura:



Prémer el botó ‘Documentació Annexada’ i el sistema mostra la llista de tots els documents annexats a la factura:

En aquest exemple, hi ha 2 documents:

‐ El de data 23-01-2013 que correspon al PDF que ha adjuntat la URD en el procés de digitalització de la factura

‐ El de data 12-12-2013 que correspon al PDF que ha adjuntat el gestor com document de conformitat de la factura.

Per visualitzar-lo cal fer doble clic damunt del document i el sistema obrirà una pantalla on aquest es podrà visualitzar.

:

Si la factura ja té document comptable, també es pot visualitzar els documents que la factura té adjuntats, anant a la visualització del manament de pagament:



Anar a Entorn Enllaços objectes i el sistema mostra els dos documents que té adjuntats (factura digitalitzada i document de conformitat de la factura):

4.1.4 Cas pràctic núm. 4 : El gestor detecta que una factura que es troba en la seva safata en estat ‘0 – Incompleta’ o ‘C – Completa’ però no l‘ha de tramitar Factura no reconeguda (estat ‘N’)



En el cas que un gestor es trobi en la seva una safata una factura en estat ‘0 – Incompleta’ o ‘C – Completa’ i comprovi que:

- aquesta no és del seu CeGe no l’ha de tramitar - sí que és del seu CeGe però aquesta no és correcta i per tant, s’ha de retornar al

proveïdor

Tant en el primer cas, com en el segon, el gestor haurà de deixar la factura en estat ‘N – No Reconeguda’, afegint un hipertext on expliqui els motius del seu ‘no reconeixement’ i la Unitat de Registre i Digitalització pugui realitzar les gestions oportunes (assignar la factura al CeGe correcte o bé retornar la factura al proveïdor)

Quan el gestor detecti una factura que no vol reconèixer, el que ha de fer és seleccionar-la i prémer el botó “Modificar factura”

I sense modificar cap de les dades de la factura, prémer el botó ‘Textos ampliats’

I el sistema obre una pantalla d’hipertext, on permet que el gestor escrigui el motiu pel que no està reconeguent la factura, com per exemple, en el cas que el CeGe és incorrecte:



o per exemple, si hi ha un error en la factura, serà recomanable explicar més extensament el motiu:

Un cop finalitzat el text, cal prémer el botó "Guardar", tal i com es mostra en la imatge anterior, i a continuació la fletxa verda d’enrera, per tal de tornar a la pantalla de “Modificar factura”

A continuació cal guardar la modificació de la factura (s’ha introduït un hipertext), prement el botó “Guardar”:

I el sistema tornarà a la safata de completar factures, on aquesta continuarà en estat ‘0’. Ara ja es pot seleccionar i prémer el botó “Estat UB – Factura No Reconeguda”:

A continuació, el sistema demana la confirmació del canvi d’estat que s’està realitzant:



Prèmer ‘Si’ i automàticament, el sistema canvia l’estat de la factura a ‘N – No reconeguda’:

La factura continuarà visible en la safata en estat ‘N’ fins que la URD no faci les gestions oportunes (canviar de CeGe, rebutjar-la, ...), a no ser que en la pantalla inicial de cerca que hi ha abans d’entrar en la safata de completar factures no s’apliqui un filtre que no mostri aquestes factures.

FOR111013v3 - 001 Manual Fres E i OCR · 3 Núria Font 22/12/13 Revisió final de tot el manual Tot...

Documents

Transcript of FOR111013v3 - 001 Manual Fres E i OCR · 3 Núria Font 22/12/13 Revisió final de tot el manual Tot...