GUATEMALA, AGOSTO DE 2019

FONDO PARA EL DESARROLLO DE LA TELEFONIAAUDITORIA INTERNACUA No.:82675

FONDO PARA EL DESARROLLO DE LA TELEFONIAACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

AUDITORIA DE DESEMPEÑO DE ALMACENDEL 01 DE JULIO DE 2018 AL 30 DE JUNIO DE 2019

INDICE  INTRODUCCION 1

OBJETIVOS 1

ALCANCE DE LA ACTIVIDAD 1

RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD 2

ANEXOS 5

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INTRODUCCION El Fondo para el Desarrollo de la Telefonía -FONDETEL- es una Unidad Ejecutoradel Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda; funciona como unmecanismo financiero-administrativo adscrito para promover el desarrollo de latelefonía en las áreas rurales y urbanas de bajos ingresos del país. Cuenta con elárea de almacén, en la cual se resguardan todos los insumos que la UnidadEjecutora utiliza para su funcionamiento.La Auditoria de Almacén está enfocada en verificar el adecuado registro de losingresos y egresos de insumos al almacén, observando que estos sean operadosoportunamente y de forma íntegra en el Kardex, así como mediante toma física deinventario, observar el adecuado orden, limpieza y estado de los insumosalmacenados.  OBJETIVOS General Evaluar el cumplimiento en las operaciones y registros, así como establecer si loscontroles utilizados en el área de almacén son adecuados y se ajustan a losrequerimientos de la Unidad Ejecutora. Específicos

Examinar que todo lo que se encuentra en almacén está identificado según las· tarjetas.· Evaluar la adecuada utilización de las formas autorizadas por la ContraloríaGeneral de Cuentas, Tarjetas Kardex, Formas 1-H y Requisiciones de Almacén.· Verificar la existencia física según se muestra en las tarjetas Kardex. ALCANCE DE LA ACTIVIDAD La evaluación comprenderá el Ejercicio Fiscal del 01 de julio al 31 de diciembre de2018 y del 01 de enero al 30 de junio de 2019. Realizando una evaluaciónselectiva del ambiente y estructura del control interno de las operaciones deAlmacén, así como verificación al cumplimiento de las recomendaciones deauditorías anteriores, verificando los siguientes documentos: 1.1.Requisiciones de Almacén. 1.2.Constancias de Ingreso a Almacén y a Inventario. 1.3.Tarjetas Kardex.

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 RESULTADOS DE LA ACTIVIDAD Con base a la evaluación realizada a los procesos administrativoscorrespondientes al período del 01 de julio al 31 de diciembre de 2018 y del 01 deenero al 30 de junio de 2019, lo cual tuvo como alcance verificar en formaselectiva la eficiencia y eficacia del control interno de las operaciones de almacén,se concluye que son razonables en todos sus aspectos de importancia conforme alas Normas de Auditoría del Sector Gubernamental. Sin embargo, hacemos lasaclaraciones siguientes:1.1. Toma física de inventarioDurante la toma física de inventario en almacén pudimos observar una exactituddel 94% del inventario, verificando inventario físico versus inventario teórico,orden, limpieza y registro. 1.2. Requisición de AlmacénMediante revisión a las requisiciones de almacén, se pudo observar elcumplimiento de estas en cuanto a su registro, corroborando que se encontraranactualizadas a la fecha de nuestra revisión, observando lo siguiente:·Mediante cruce se datos de la requisición de almacén con la tarjeta Kardex, seobservó que estas están registradas de forma eficiente en cuanto a número yfecha de requisición, cantidad y nombre del producto despachado. ·Mediante revisión se pudo observar que estas tienen un adecuado correlativo, serecomienda que se lleve un adecuado control de las requisiciones para saber enqué fecha se entrega, evitando que se den situaciones en las cuales se incurran aviolentar el control interno establecido, además se le recomienda al personal de laentidad llevar el adecuado procedimiento para solicitar compra de bien o servicio ymejorar la comunicación entre el encargado de compras y el encargado dealmacén. ·Se determinó que existe un control eficiente en cuanto a registro y orden, encumplimiento a las recomendaciones de las auditorias anteriores. ·Mediante muestra se comprobó que los documentos están siendo utilizados deforma adecuada, cumpliendo con todos los requisitos correspondientes, adicionalse pudo observar que se implementó un nuevo control para la requisición dealmacén o solicitud de compra.

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1.3. Actualización de Tarjetas de Almacén A la fecha de nuestra revisión se pudo observar que estas se encontrabanactualizadas en un 99%, asentando de manera ordenada y precisa los datoscorrespondientes, tanto ingresos como salidas de insumos. 1.4. Comentarios sobre el estado actual de los hallazgos y recomendacionesde auditorías anteriores. Las recomendaciones contenidas en el Informe de Auditoría CUA-76698 segúnoficio FONDETEL AI-53-2018, de fecha 15 de octubre de 2018 según consta en elúltimo seguimiento reportado en el oficio No. FDT-GG-534-2018, se encuentranatendidas.Sin embargo, mediante nuestra revisión se observaron algunas inconsistencias enla elaboración de las Requisiciones de Almacén y Tarjetas Kardex, las cualesfueron reportadas a la Dirección Administración mediante la Nota de Auditoría No.AI-08-2019 con fecha 26 de julio de 2019, la cual fue respondida con oficio No.FND-AL-010-2019/BELR/ajca con fecha 05 de agosto de 2019, en el cual seadjuntan los documentos con las correcciones pertinentes en atención a lasrecomendaciones efectuadas. 2.      CONCLUSION GENERALESEs notable que la administración ha mejorando los controles atendiendo a lasrecomendaciones realizadas en auditorias anteriores, sin embargo, instamos acontinuar con dichos controles y ser consistente en lo siguiente:a) Que las formas en cuanto a las casillas no utilizadas se encuentren cerradaspara que no sea objeto de cualquier alteración. b) Tener al día todas las requisiciones de igual forma realizar una revisiónsemanal por parte del encargado de almacén, en cuanto a sus controles internos. c) Mantener las tarjetas actualizadas, para que al momento de realizar losarqueos correspondientes no haya retrasos. d) Que las formas estén llenas adecuadamente, sin tachones y que no sesobrescriba para evitar malas interpretaciones de parte de los entes fiscalizadores. Se procedió a revisar las Tarjetas de Almacén y las Requisiciones de Almacén,ambos formularios autorizados por la Contraloría General de Cuentas, paraverificar el uso adecuado con el fin de tener un adecuado control en el ingreso yegreso de los insumos, así mismo se le otorga un tiempo de 10 días hábiles paraatender las recomendaciones según ARTÍCULO 65. SEGUIMIENTO A LAS

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RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA. Las recomendaciones de auditoría,deben ser aplicadas de manera inmediata y obligatoria por la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada; su incumplimiento es objeto desanción según el artículo 39 de la Ley. El auditor interno de la entidad auditadatendrá diez días hábiles contados a partir del día siguiente de notificada a laautoridad administrativa superior de la entidad auditada, para verificar si seatendieron las recomendaciones, debiendo informar por escrito a la autoridadadministrativa superior de la entidad auditada y a la Contraloría.    

MARIA ESTELA GONZALEZ DIAZ

Auditor

MARIA ESTELA GONZALEZ DIAZ

Director

 

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ANEXOS  Oficio FONDETEL AI-47-2019-MEGD mediante el cual se remite el Informe CUA-82675 al consejo de Administración

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Informe de Auditoria CUA-82675 1 de 5

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Informe de Auditoria CUA-82675 4 de 5

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Informe de Auditoria CUA-82675 5 de 5

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FDT-GG-230-2019 mediante el cual se traslada el Informe CUA-82675 aprobado por el Consejo de Administración

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Acta del Consejo de Administración donde se aprueba Informe de Auditor+ia CUA 82675

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Oficio FDT-GG-226-2019 mediante el cual Gerencia solicita al Director Administrativo atender las recomendacionesplanteadas en el Informe CUA-82675

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Oficio FDT-AL-013-2019-BELR-ajca en respuesta al OFICIO-FDT-GG-226-2019 con respecto a las recomendacionesplanteadas en el informe CUA-82675

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Oficio FDT-AL-012-2019-BELR-ajca en respuesta al OFICIO FONDETEL AI-47-2019-MEGD mediante el cual AuditoriaInterna plantea las recomendaciones respectivas