Filtros en excel

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FILTROS EN EXCELLosfiltros en Excelnos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios.Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con informacin y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas condiciones.Por ejemplo, en la siguiente imagen se pueden ver los datos de ventas de una empresa.Cmo puedo tener una vista con todas las filas que pertenecen a Hugo? Eso sera una tarea muy difcil de lograr si no tuviramos la facilidad decrear filtros en Excel.

Cmo crear filtros en ExcelParacrear un filtropodemos utilizar el comando Filtro que se encuentra en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.

Al pulsar el botn Filtro se colocarn flechas en el extremo derecho de cada uno de los encabezados de columna de nuestros datos indicando que podemos hacer uso de los filtros. El comando Filtro tambin podrs seleccionar desde Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar > Filtro.Otra manera de crear un filtro es transformar nuestros datos en unatabla de Excel, lo cual insertar los filtros adems de aplicar un formato especial a los datos.Cmo usar los filtros en ExcelPara filtrar la informacin debemos elegir una columna y hacer clic en la flecha de filtro correspondiente para mostrar las opciones de filtrado. Todos los filtros, en la parte inferior, mostrarn una lista de valores nicos con una caja de seleccin a la izquierda de cada uno.

Una opcin que tenemos para filtrar los datos es elegir de manera individual aquellos valores que deseamos visualizar en pantalla. Tambin podemos utilizar la opcin(Seleccionar todo)para marcar o desmarcar todos los elementos de la lista. En la imagen anterior he elegido el nombre Hugo de manera que el filtro mostrar solamente las filas con dicho nombre.

Al pulsar el botn Aceptar se ocultarn las filas que no cumplen con el criterio de filtrado establecido. Observa que la flecha de filtro de la columnaVendedorha cambiado para indicarnos que hemos aplicado un filtro. Adems, los nmeros de fila de Excel se muestran en un color diferente indicndonos que existen filas ocultas.Filtrar por varias columnasSi queremos segmentar an ms los datos mostrados en pantalla podemos filtrar por varias columnas. En el ejemplo anterior filtr las filas pertenecientes a Hugo, pero si adems necesito saber las que pertenecen a la regin Norte y Sur, entonces debo seleccionar dichas opciones dentro del filtro de la columnaRegin:

Al aceptar estos cambios se mostrarn solamente las filas que cumplen ambos criterios. Observa que ambas columnas habrn cambiado sus iconos para indicarnos que se ha aplicado un filtro en cada una de ellas.

Esto demuestra que es posible crear tantos filtros como columnas tengamos en nuestros datos y entre ms criterios de filtrado apliquemos mucha mayor ser la segmentacin de datos que obtendremos.Cmo quitar un filtro en ExcelPara quitar un filtro aplicado a una columna debemos hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opcinBorrar filtro de ColumnadondeColumnaes el nombre de la columna que hemos elegido. Esta accin eliminar el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola accin, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

Filtrar en Excel buscando valoresYa hemos visto que todos los filtros muestran una lista de valores nicos de la cual podemos seleccionar uno o varios de ellos y justo por arriba de dicha lista de valores se muestra un cuadro de texto que nos permite hacer una bsqueda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he colocado la palabra este en el cuadro de bsqueda y como resultado se ha modificado la lista de valores mostrando solo aquellos donde se ha encontrado dicha palabra:

Cuando tenemos una lista muy grande de valores nicos y no podemos identificar fcilmente aquellos que deseamos seleccionar, podemos utilizar el cuadro de bsqueda para encontrar los valores que necesitamos. Tambin es posible utilizar caracteres comodines como el asterisco (*) o el smbolo de interrogacin (?) tal como si hiciramos unabsqueda aproximada en Excelde manera que podamos ampliar los resultados de bsqueda.Filtros de texto en ExcelAdems de las opciones ya mencionadas parafiltrar en Excel, cuando en una columna se detecta el tipo de dato texto, se mostrar una opcin de men llamadaFiltros de textocomo la siguiente:

Al elegir cualquiera de estas opciones se mostrar un cuadro de dilogo que nos permitir configurar cada uno de los criterios disponibles. Por ejemplo, al elegir la opcinComienza porse mostrar el siguiente cuadro de dilogo:

Si colocamos la letra a en el cuadro de texto junto a la opcin comienza por, entonces Excel mostrar solamente los elementos de la columnaVendedorque comiencen por la letra a.Filtros de nmero en ExcelDe manera similar, si Excel detecta que una columna contiene valores numricos, nos permitir utilizar filtros especficos para dicho tipo de dato tal como lo puedes observar en la siguiente imagen:

A diferencia de losFiltros de texto, Excel nos permitir utilizar losFiltros de nmeropara mostrar valores que sean mayores o iguales que otro o simplemente aquellos que son superiores al promedio.Filtros de fecha en ExcelLas fechas son el tipo de dato que ms opciones de filtrado nos proporcionan, tal como lo muestra la siguiente imagen:

Excel nos permitir filtrar las fechas por das especficos como hoy, maana o ayer e inclusive por perodos de tiempo ms largos como semanas, meses, trimestres o aos con tan solo seleccionar la opcin adecuada.Filtrar por color en ExcelNo podamos pasar por alto y dejar de hablar de la opcin deFiltrar por colorque nos ofrece Excel. Para que esta opcin se habilite es necesario que las celdas tengan aplicado un color de relleno ya sea por una regla de formato condicional o modificando directamente el color de relleno con las herramientas de formato. En nuestro ejemplo he aplicado una regla de formato condicional para aquellas celdas que tengan un valor superior a $850 en la columna Total.

Una vez que las celdas tienen un color de relleno, al hacer clic en el filtro de la columna Total se mostrar habilitada la opcinFiltrar por colory dentro de ella podr elegir alguno de los colores presentes en la columna.

FILTRO AVANZADOEn Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la informacin. Este tipo de filtrado es conocido comoFiltro avanzadoy en esta ocasin te mostrar cmo utilizarlo.Supongamos la siguiente tabla de datos.

Los criterios por los cuales se realizar el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo coloqu los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicacin no es de importancia.Aplicar un filtro avanzado a los datosAntes de aplicar el filtro avanzado debo seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botn Avanzadas que se encuentra en el grupoOrdenar y filtrar. Se mostrar el cuadro de dilogoFiltro avanzado.

Observa cmo en el cuadro de texto paraRango de criterioshe seleccionado el rango que contiene las condiciones delfiltro avanzadonecesarias. Solamente resta pulsar el botn Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que necesito, as que elfiltrado avanzadoha sido exitoso. Pero ahora tengo un desafo mayor Cmo podra hacer para especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que deseo filtrar la informacin de las personas que tienen apellido Hernndez y que adems pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios debo agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cmo elRango de la listaes el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero elRango de criteriosahora abarca tambin las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicar elfiltro avanzadoadecuadamente.

De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente he especificado una sola condicin por columna, pero ahora deseo agregar a los resultados del filtro la informacin del departamento de Informtica. Para ello solamente agregar una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

Al aceptar los cambios Excel filtrar la informacin de los empleados de Finanzas con apellido Hernndez y adems mostrar la informacin de los empleados del departamento de Informtica sin importar el apellido que tengan.

Como podrs observar, es factible especificar una condicin por cada fila del rango de criterios. De esta manera puedes crear unfiltro avanzado en Excel.WEBGRAFIA http://exceltotal.com/filtros-en-excel/ http://exceltotal.com/filtro-avanzado/