CURSO AVANZADO DE EXCEL

Dagoberto Salgado HortaE-mail: dasaho2@yahoo.es

Tel (300) 6527920

V 1.0

CAPITULO I

CONDICIONALES, BUSCARV Y BUSCARH

Objetivos

Aprender a utilizar funciones condicionalesAprender a utilizar las funciones BuscarV y BuscarH

Condicionales

Se utilizan para retornar un valorcundo se cumple una condicin lgicay un valor diferente de lo contrarioSe construyen a partir de una condicinlgica, el valor de retorno cundo laexpresin es verdadera y el valor deretorno cundo la expresin es falsa

Ejemplo

Aspectos a tener en cuenta

El primer argumento puede ser cualquier expresin lgica, inclusive utilizando las funciones Y y O

Condicionales anidados

Es posible que el valor verdadero o el falso sea otra expresin condicional. Por ejemplo:

Funcin Contar.Si

Es til para contar el nmero de celdas (datos) cumplen con una condicin dada. Por ejemplo:

Funcin Sumar.Si

Similar a la anterior pero en vez decontar ocurrencias, suma los valores delas celdas. Por Ejemplo:

Base de Datos

Recuerde que los datos deben de residiren una sola celda (nombres compuestosen una sola celda) y la informacin sedebe disponer en forma de registrosdebajo de los encabezados (nombre delos atributos)

Ejemplo

Funcin BuscarV

Esta funcin permite buscar un valordado en la primera columna de unatabla y retornar otro atributo (columna)de la fila dnde se encontr el valor.

Ejemplo

Continuacin

Esta funcin resulta de gran utilidadcuando se requiere completar ocruzar informacin entre diferentestablas

Funcin BuscarH

Similar a la funcin BuscarV, pero eneste caso se busca el valor en laprimera fila y se retorna el valor de unafila diferente en la misma columna

Ejemplo

CAPITULO II

Importacin / Exportacin de Datos

Objetivos

Aprender a importar datos desdefuentes externas tales como archivosplanos, bases de datos, otros libros deExcel y pgina Web

Introduccin

Por qu importar datos?Evitar re-escribir informacin existenteActualizar las hojas de clculo con datosexternosAnalizar informacin de una base de datoscon Excel

Requisitos

Para importar datos de alguna fuenteexterna se requiere:

Tener acceso a los datos (conexin a labase de datos, tener disponible el archivode texto, etc)El formato de los datos externos debepoder ser reconocido por Excel (Excelcuenta con una gran variedad de filtrospara el importacin de los datos)

Importacin de Archivos planos

1. Abra un libro existente dnde secopiaran los datos o cree uno nuevo.

2. Utilice la opcin Obtener datosexternos del men Datos

3. En el cuadro de dialogo Seleccionararchivos de origen de datos,seleccione el archivo de texto a cargar

Continuacin4. Seleccione el tipo de archivo. Ancho fijo si todos los campos tienen igual longitud o delimitado si los campos estn separados por un caracteres espacial como coma (,), punto y coma (;), etc

Utilice esta opcin si no quiere importar algunas filas del comienzo

Previsualizacin del archivo

Continuacin.

5. Seleccione el caracter de separacin

Caracter en el que se encuentran encerradas las cadenas (til si hay celdas que contengan dos o ms palabras)

Continuacin

6. Seleccione el formato de la columna a importar

Continuacin

7. Finalmente seleccione el lugar (celda)donde se realizar la importacin

Actualizacin de datos Importados

Puede actualizar los datos importados pormedio de la opcin Actualizar Datos delmen Datos o con la misma opcin en elmen que se despliega al hacer click

derecho.

O por medio del icono

Importacin desde bases de datos1. Seleccione la opcinNueva Consulta deBase de Datos delsubmen Obtener DatosExternos del menDatos2. Seleccione el tipo dearchivo de base de datosdesde la cual realizar laimportacin (en este caso,una Base de Datos deAccess)

Continuacin3. Seleccione el archivode Base de Datos(Access) desde el cualimportar los datos(ADatos1.dbf)4. Seleccione las tablasque importar (en esteejemplo solo se tienenla tabla Personas)

Continuacin

5. Puede seleccionar un filtro para laimportacin de los datos (solo de importanlos datos que cumplan con la condicin delmismo)

Continuacin

6. Seleccione (de ser necesario) uncriterio de ordenamiento para los datos

Continuacin

7. Finalmente aparecer el siguiente cuadro de dilogo

Y se selecciona el lugar dnde se importarn los datos

Continuacin

Tambin se pueden actualizar los datos importados con las opciones vistas anteriormente.

CAPITULO III

FILTROS Y FILTROS AVANZADOS

Objetivos

Aprender a filtrar informacin en una base de datos.Delimitar los datos que se muestran en la pantalla

Introduccin

Las hojas de calculo de Excel puedencontener tantos datos como sea necesario.Quizs en ocasiones no se desee trabajar contodos ellos al mismo tiempo; se deseebuscar algn nombre, nmero, cdigo, etc enespecial o rangos con alguna caractersticadefinida. Para lo anterior, se hace uso deFiltro y Filtros Avanzados

Continuacin

Importante: Al ejecutar un filtro, Exceltrata las celdas en la columna de lacelda activa como un rango. Paragarantizar que el filtro funcionecorrectamente, se recomienda agregarsiempre un ttulo a la columna quedesea filtrar.

Continuacin.

Para utilizar un auto-filtro se selecciona la opcin AutoFiltro del men Datos.

AutoFiltro

Solo se puede aplicar filtros a una lista de unahoja de clculo a la vez.Haga clic en la celda de la lista que desea filtrar.En el men Datos, seleccione Filtro y haga click en Autofiltro.

Continuacin

Para presentar slo las filas que contienen un valor especfico, haga clic en la flecha de la columna que contiene los datos que desea presentar.Haga clic en el valor.

Ejemplo

Continuacin.

Para filtrar la lista por dos valores de lamisma columna, o para aplicaroperadores de comparacin distintos aEs igual a, haga click en la flecha de lacolumna y despus en Personalizar.

Continuacin.Para buscar segn uncriterio, haga clic en eloperador decomparacin que deseeutilizar en la primeracasilla y en la casilla deenfrente el valor dereferencia.

Continuacin

Puede adicionar un segundo criterio defiltro utilizando las dos casillas inferiores

Utilice Y si ambos criterios deben cumplirse y O si es suficiente con que alguno de los dos se cumpla

Caracteres Comodn

Se puede hacer uso de caracteres comodn para buscar celdas que difieran en uno varios caracteres a partir de la expresin suministradaLos comodines que se pueden utilizar son los siguientes:

ContinuacinCuando hay datosocultos (filtrados), losnmeros de filacambian de color aAzul. Si se quierenvolver a mostrar todoslos valores, se haceclick sobre la opcinTodas debajo de laflecha de las columnaque contenga filtros

Filtros Avanzados

Para realizar filtros avanzados, la hojade clculo debe disponer al menos detres filas vacas despus de los rtulosde columna que puedan utilizarse comorango de criterios sobre la lista

ContinuacinEn las filas situadas bajo los rtulos de criterios,introduzca los criterios que desea buscar.Compruebe que existe al menos una fila vacaentre los valores de criterios y la lista.

Continuacin

Haga clic en una celda de la lista.En el men Datos, seleccione Filtro y haga click enFiltro avanzado.Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplenlos criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla.Para filtrarla copiando las filas que cumplen loscriterios a otra rea de la hoja de clculo, haga clic enCopiar a otro lugar y utilice el campo Copiar A paraespecificar dnde se copiar los datos

ContinuacinEn la opcin Rango dela Lista seleccione losrtulos y las filas tantode los criterios como lade los datos.En la casilla Rango decriterios introduzca lasceldas que contienencriterios incluyendo losrtulos de las columnas.

Utilice esta opcin si quiere eliminar los registros repetidos.

Continuacin

Para volver a mostrar los datos ocultos, utilice la opcin Mostrar Todo del submen Filtro del men Datos

PresenterPresentation NotesYo

Ejemplo

Muestra las filas cuyo cdigo sea mayor a 2 y que el nombre de la personacontenga las letras ar

CAPITULO IV

SUBTOTALES Y AGRUPAMIENTOS

OBJETIVOS

Crear listas como bases de datosAgrupar informacin generando totalesy subtotales de los mismos

Introduccin

Por qu agrupar datos:Los datos se agrupan para ocultarinformacin que no es de utilidad en unmomento determinadoPara calcular subtotales por reas dedatos (ventas por ciudad, sucursal,vendedor, etc)

Creacin de Subtotales

Primero se debe tener una tabla (como basede datos) con filas (registros) y columnas(atributos). La primera fila debe tener losrtulos de la tabla (nombre de los atributos)

Continuacin

Se ordena la tabla para poder realizar losagrupamientos. Para ordenar datos se puede:

Seleccionar la tablaUtilizar el icono utilizar la opcin Ordenar del men Datos

NOTA: Debe seleccionar todas las columnas y filasde la tabla para no daar la informacin

Continuacin

En la opcin del men Ordenar, se puede seleccionar sobre cules columnas se har el ordenamiento. P. Ej

Se debe seleccionar la opcin Si en cas