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Lenguaje y estilo administrativo

Manual del curso

EFIAP 2017

Fernando Sánchez Alonso

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INTRODUCCIÓN

Tiempo es este de turbulencias, tiempo de cambios. La Administración afronta dificultades serias de diversa clase, pero quizá la peor de todas sea la pérdida de confianza e imagen ante los ciudadanos. Voces hay que con argumentos catastrofistas –y nada inocentes– quieren hacerla pasar por ser un aparato mastodóntico, costoso e inoperante.

Pese a todo, la actividad que realiza sigue siendo clave en la articulación de la sociedad del bienestar; si bien es cierto que queda camino por recorrer para alcanzar el nivel óptimo de calidad propio de una sociedad que se pretende avanzada. Y precisamente con el fin de contribuir al avance en esta mejora del servicio que presta la Administración, se plantea este curso programado por la Escuela de Formación e Investigación de la Administración Pública. ¿Qué puede aportar un curso sobre la comunicación escrita para aumentar la satisfacción del ciudadano con respecto a la Administración?

La comunicación escrita es el cordón umbilical, aunque no el único, que conecta a la ciudadanía con la Administración. Aunque las actividades informativas presencial y telefónica son importantes, pues suponen un primer contacto directo e inmediato con el ciudadano, es, sin embargo, mediante el documento escrito como se transmiten y comunican los actos administrativos, actos que producen efectos de gran trascendencia individual o colectiva, promulgación de normas, regulación de actividades, sanciones, autorizaciones, reconocimiento de derechos, etc.

Pero por distintas causas que repasaremos a lo largo de este curso, el lenguaje de la Administración, un lenguaje con características propias, no reúne las suficientes condiciones para comunicar con eficacia esos mensajes de gran importancia para el ciudadano. Porque al hablar de eficacia nos referimos a la propiedad de las cosas de producir el efecto o prestar el servicio a que están destinadas.

¿Es acaso eficacia transmitir un mensaje que una persona de nivel medio comprende con dificultad por la complejidad formal o sustantiva con que está escrito? ¿Es eficiente un documento que obliga al ciudadano a requerir información aclaratoria sobre su contenido a terceros o a la propia Administración? En otro orden de cosas, ¿puede deducirse de nuestro ordenamiento jurídico un derecho del ciudadano a recibir de la Administración documentos comprensibles? Y en caso de que exista, ¿cómo podría llevarse a la práctica en la comunicación escrita administrativa?

Este es el objetivo al que se orienta la materia de este curso: allanar las dificultades que la comunicación escrita ocasiona a los ciudadanos que se relacionan con la Administración.

Para lograrlo, propondremos dos estrategias principales:

1. Mejorar el uso de los recursos lingüísticos que componen la base de los documentos. La comunicación escrita administrativa ha desarrollado un estilo, unas

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costumbres en la redacción, cuyas características determinan que los textos administrativos sean difíciles de comprender. Puesto que el objetivo es intentar hacer más comprensibles los documentos, esta primera estrategia consistirá en sugerir soluciones que disminuyan las dificultades de ese estilo administrativo.

2. Aumentar la legibilidad del documento. El material lingüístico se reproduce sobre el papel o la pantalla (en aquellos casos en que ya esté en marcha la Administración electrónica) siguiendo una estructura, un orden. La comodidad con que el documento «se vea» para poder ser leído dependerá de cómo se organice la información, de que las oraciones no se extiendan más allá de lo razonable, de que los párrafos articulen lógicamente el texto, así como de la presencia de elementos tipográficos que ayuden al lector a asimilar la información del documento.

En definitiva, se trata de proponer una simplificación tanto del lenguaje como de la estructura de los documentos para avanzar en la modernización y la mejora del servicio público y, por extensión, de la Administración y la percepción que de ella tiene el ciudadano.

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PRIMERA PARTE

LA REGULACIÓN LEGAL DEL USO DEL LENGUAJE EN LA ADMINISTRACIÓN

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

¿Existe un derecho a la comunicación eficaz que obligue a la Administración a comunicarse con el ciudadano en términos que este pueda entender?

En las páginas siguientes abordaremos los siguientes temas:

1. La regulación existente en el ámbito internacional y comunitario europeo sobre la comunicación con los ciudadanos, en el marco de los estándares de una buena administración.

2. El derecho a la inteligibilidad de las comunicaciones escritas como elemento inseparable de la calidad y la eficacia administrativas.

3. El lenguaje administrativo actual: características y posibilidades de mejora y modernización.

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EL DERECHO A LA BUENA ADMINISTRACIÓN. INICIATIVAS DE LA UNIÓN EUROPEA SOBRE LA

REDACCIÓN DE LEYES Y DOCUMENTOS

DESARROLLO DE CONTENIDOS

1. EL DERECHO A LA BUENA ADMINISTRACIÓN La razón de ser de la Administración es la gestión de los intereses generales. Pero esta actividad esencial no puede prestarse de modo insuficiente o sin un nivel aceptable de satisfacción hacia los ciudadanos, sus destinatarios.

En los últimos treinta años se ha venido reformulando el compromiso de los servicios públicos con el ciudadano. La OCDE, por medio de su Comité de Gestión Pública, publicó un informe en el año 1981 en el que se planteaba una reforma de la gestión pública que se adaptara al ritmo de los cambios sociales y de las nuevas demandas que estos exigían1. Por su parte, la Carta Europea de los Derechos Fundamentales, de diciembre de 2000, recoge en el artículo 41 el derecho a la buena Administración pública.

¿En qué consiste este derecho a la buena Administración?

Este derecho fundamental de los ciudadanos frente a los servicios públicos se refiere a la forma en que deben actuar las instituciones públicas: dar prioridad a la centralidad del ser humano, abrirse a la realidad; facilitar el entendimiento y la participación; promover la modernización permanente, y reforzar la vinculación ética de los empleados públicos.

Más específicamente, la buena Administración es la que cumple las funciones que tiene asignadas: servicio a la ciudadanía, racionalidad en su actividad, justificación permanente de sus actos y sus políticas; una Administración cuyas instituciones respondan ante la ciudadanía, estén orientadas permanentemente al interés general, a la mejora permanente de las condiciones de vida de las personas.

Consiguientemente, este derecho de los ciudadanos a la buena Administración se convierte en obligación para la Administración, que se somete a unos principios de actuación que materializan el contenido de ese derecho. RODRÍGUEZ ARANA

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1 RODRÍGUEZ-ARANA, JAIME (2013): El derecho a una buena Administración para los ciudadanos, INAP,

Madrid. 2 Juridicidad, servicio objetivo a los ciudadanos, promoción de la libertad y la igualdad de condiciones

de las personas, racionalidad, igualdad de trato, eficacia, publicidad de las normas, seguridad jurídica, proporcionalidad, ejercicio normativo del poder, imparcialidad e independencia, relevancia en las actuaciones administrativas, coherencia, buena fe, confianza legítima, asesoramiento, responsabilidad, facilitación, celeridad, transparencia y acceso a la información, protección de la intimidad, ética, debido proceso y de cooperación. Íbid. págs. 98-102

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enumera los veinticuatro principios de actuación que conforman el concepto buena Administración.

2. LAS INSTITUCIONES EUROPEAS APUESTAN POR LA REDACCIÓN EFICAZ En los últimos veinte años las instituciones europeas han puesto en marcha diversas iniciativas para mejorar la redacción de las normas y los actos comunitarios. La Guía práctica común del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión3 fue publicada en 2003 como compendio de las medidas aprobadas hasta ese momento4.

El objetivo de la Guía es diáfano: la calidad de la redacción de las normas y documentos comunitarios es esencial para que sean mejor comprendidos y se apliquen correctamente. Una legislación formulada de manera clara, coherente y precisa permitirá a los ciudadanos y a los agentes económicos conocer sus derechos y obligaciones, y a los órganos jurisdiccionales garantizar su observancia. Esta propuesta de mejora de la legislación se basa en la redacción de textos más claros y sencillos. Ya la primera línea directriz establece:

La redacción de un acto legislativo debe ser:

clara, de fácil comprensión;

sencilla, concisa, desprovista de elementos superfluos;

precisa, no dejará lugar a dudas en el lector.

El contenido de la Guía se complementa con un documento breve pero muy útil, dirigido al personal de la Comisión Europea que debe redactar documentos: Cómo escribir con claridad5. Solo el título es toda una declaración de intenciones sobre la orientación del documento. A través de diez consejos para la redacción, la Comisión defiende que «un documento claro será siempre más eficaz y más rápidamente comprendido».

3 Puede consultarse en http://eur-lex.europa.eu/techleg/index.html?locale=es

4 Consejo: Resolución de 8 de junio de 1993, relativa a la calidad de la redacción de la legislación

comunitaria (DOC 166 de 17.6.1993); Comisión: Directrices para la política legislativa, documento SEC(1995) 2 255/7 de 18.1.1996; Acuerdo interinstitucional de 22 de diciembre de 1998, relativo a las directrices comunes sobre la calidad de la redacción de la legislación comunitaria (DOC 73 de 17.3.1999); Declaración n.º 39 relativa a la calidad de la redacción de la legislación comunitaria, aneja al Acta final del Tratado de Ámsterdam. 5 http://ec.europa.eu/translation

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¿EXISTE UN DERECHO DEL CIUDADANO A UNA COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVA

COMPRENSIBLE?

Ya hemos visto que en los países del entorno de España hay una vivificante corriente a favor de que no solo el lenguaje de su Administración sino incluso el de las leyes se someta a una revisión que pasa necesariamente por la simplificación y la claridad. ¿Existe realmente en nuestro ordenamiento jurídico un derecho del ciudadano a recibir comunicaciones de calidad, que estén redactadas en un lenguaje sencillo, claro y, sobre todo, adaptado a las características de los destinatarios a quienes van dirigidas?

Intentar responder a esa pregunta es el objeto de este apartado.

1. EL LENGUAJE EN LA MODERNIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

Cuando se habla de modernización de la Administración normalmente se habla de mejoras en los servicios públicos para adaptarlos a las nuevas exigencias de la sociedad: mejora de la información y sus canales, simplificación de trámites y estructuras... En suma, un aumento de la eficacia para ofrecer servicios de calidad.

También el lenguaje de los documentos, que es inseparable de esta actividad, debe y puede modernizarse para ser accesible a cada uno de sus destinatarios y cumplir así la función para la que está previsto: es decir, para su eficacia. Y modernizarse implica en este terreno facilitar la comprensión del lenguaje, hacerlo más sencillo, menos complejo. Porque hay una característica que destaca del lenguaje de la Administración: su dificultad para ser comprendido por buena parte de la ciudadanía.

Numerosos estudios sobre el lenguaje de la Administración y su comunicación escrita en general han puesto de relieve que este lenguaje está lejos de ser accesible y sencillo para la mayoría de sus destinatarios. ¿Cómo se justifica un servicio público cuyas manifestaciones escritas son difíciles de entender y parecen despreocuparse de su adecuada comprensión por el ciudadano, a pesar de las consecuencias que el acto en sí puede acarrear?

2. LOS PRINCIPIOS DE ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA Y SUS RELACIONES CON EL LENGUAJE La Constitución y la Ley 40/2015 (LRJSP) establecen los principios que rigen la actuación de las Administraciones públicas. Si la Administración es actividad material enfocada a la gestión de los asuntos de interés general, sujeta al derecho y a un procedimiento reglado, el lenguaje q ue esta utiliza como instrumento para la

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consecución de sus fines estará consecuentemente sometido a los mismos principios.

La eficacia del lenguaje administrativo presenta dos aspectos, no siempre fáciles de conciliar:

a) que el acto refleje con toda precisión la voluntad de la Administración;

b) que sea comprendido por los destinatarios.

Los principios de actuación de nuestro ordenamiento unas veces refuerzan un aspecto, a veces otro. Por una arte, hay principios que van en dirección opuesta a la simplificación y la sencillez:

Principio de objetividad. La Administración persigue el interés general. En su actuación no caben ni la arbitrariedad ni la subjetividad. La imparcialidad y la objetividad se manifiestan en la necesidad de motivar los actos y el consiguiente uso de un lenguaje preciso, de contenido jurídico, que resta sencillez al lenguaje.

Principio de jerarquía y competencia. La organización jerárquica de la Administración se manifiesta en los documentos con la expresión de las normas que otorgan la competencia para actuar y también en las delegaciones de firma. Estos datos de contenido obligatorio aumentan la complejidad y dificultan la simplificación Principio de legalidad. La justificación obligatoria de que la actuación administrativa es conforme al derecho (motivación) requiere un despliegue de referencias legales y, en ocasiones, citas literales de estas. Si, por un lado, la motivación sirve de garantía de legalidad, por otro, la profusión de referencias y normas complica la legibilidad del documento. Principio de seguridad jurídica. El lenguaje administrativo no puede ser impreciso ni ambiguo pues de sus actos debe deducirse un mensaje denotativo y único, no sujeto a interpretaciones. Uno de los recursos lingüísticos que lo consolida es el uso de una terminología específica y técnica. A cambio de su especialización, se dificulta la comprensión porque solo los profesionales o los expertos dominan ese lenguaje y su difusión es más restringida. Hay principios que pertenecen a ambos aspectos, como el principio de eficacia. La eficacia exige un resultado concreto de la acción administrativa: comunicación objetiva, precisa y rigurosa; y también una comunicación inteligible.

Por otra parte, hay principios de los que se puede deducir la exigencia de un lenguaje administrativo más sencillo:

Principio de transparencia y claridad. Obliga a la Administración a no ser oscura ni impedir la participación del ciudadano en el ejercicio de sus derechos y deberes. La ley de transparencia6, refuerza este principio cuando desarrolla en su artículo 5 cómo debe ser la información que suministre la Administración y las entidades incluidas en su ámbito subjetivo:

6 Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno (BOE n.º

295, de 10 de diciembre).

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4. La información sujeta a las obligaciones de transparencia será publicada en las correspondientes sedes electrónicas o páginas web y de una manera clara, estructurada y entendible para los interesados y, preferiblemente, en formatos reutilizables. Se establecerán los mecanismos adecuados para facilitar la accesibilidad, la interoperabilidad, la calidad y la reutilización de la información publicada así como su identificación y localización.

5. Toda la información será comprensible, de acceso fácil y gratuito y estará a disposición de las personas con discapacidad en una modalidad suministrada por medios o en formatos adecuados de manera que resulten accesibles y comprensibles, conforme al principio de accesibilidad universal y diseño para todos.

Principios como el de simplicidad, proximidad, accesibilidad e igualdad obligan a reducir la complejidad de trámites y del lenguaje, a tratar a los ciudadanos conforme a sus condiciones (adaptación) y a despejar los obstáculos en su relación con la Administración.

Finalmente, hay autores7 que combinando estos principios han deducido la existencia de un principio de inteligibilidad. Este principio no expreso en las leyes, serviría como guía o criterio de interpretación del contenido y de los principios anteriores. Se puede formular como el derecho del ciudadano a entender los documentos de la Administración. Formulado al contrario, es el deber de la Administración de expresarse de forma inteligible para los ciudadanos a quienes sirve.

Derecho a entender y obligación de ser inteligible son dos manifestaciones de los principios de calidad, transparencia y simplificación administrativa. Ambos derechos afectan al lenguaje de la Administración por ser una parte no pequeña de la actuación administrativa, en el mismo nivel que los aspectos organizativos, de simplificación de trámites, de profesionalización, accesibilidad y modernización.

7 CONDE ANTEQUERA, JESÚS (2009): Lenguaje administrativo y Derecho: el lenguaje como aspecto de

la actividad administrativa, Aranzadi, Pamplona.

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EL LENGUAJE ADMINISTRATIVO

¿Es verdaderamente difícil de entender el lenguaje administrativo?

La mayor parte de los estudiosos del lenguaje de la Administración, filólogos o juristas, coinciden en señalar la dificultad del lenguaje administrativo, porque es un lenguaje para especialistas, que no siempre se ajusta al perfil del destinatario a quien va dirigido.

Pero si un ciudadano de nivel medio no puede comprender por completo los mensajes que recibe de la Administración, ¿se puede decir que el lenguaje administrativo cumple su función? ¿Acaso debería la ciudadanía incrementar su nivel de conocimientos sobre la Administración para poder comprender el contenido de sus actos y sus documentos? ¿A quién corresponde el esfuerzo de adaptación? Los apartados que vienen a continuación intentarán responder a estas preguntas.

1. ¿QUÉ ES EL LENGUAJE ADMINISTRATIVO?

Comencemos por el principio. Podemos definir el lenguaje administrativo como el uso de la lengua que ha ido creando la burocracia administrativa para la gestión de los servicios públicos en sus relaciones internas y externas8.

Esta definición nos permite conocer qué es el lenguaje administrativo, por qué es así y también nos permitirá al final preguntarnos si ha de seguir siendo así.

En primer lugar, destaca el hecho de que el lenguaje administrativo es emitido por los órganos de la Administración y no es interactivo, sino unidireccional: va de la Administración al ciudadano.

La segunda conclusión es que se trata de un lenguaje que «se ha ido haciendo», en cuyo desarrollo han tenido mucho que ver la tradición jurídica y la costumbre, como veremos.

Finalmente, este lenguaje es el medio de comunicación entre la Administración y los ciudadanos y entre las Administraciones.

2. CARACTERIZACIÓN DEL LENGUAJE ADMINISTRATIVO Tres son los condicionantes de uso que configuran el lenguaje administrativo y determinan su estilo:

su carácter institucional;

8 RAMÓN SARMIENTO en «El lenguaje de la Administración», Revista de Llengua i Dret, n.º 43,

2005.

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su estrecha relación con los lenguajes forense, legal y jurídico (los denominados lenguajes del poder);

su condición de lenguaje técnico, especializado.

2.1. Carácter institucional

La Administración, a la que las leyes han otorgado el carácter de autoridad pública, tiene como fin satisfacer los intereses generales. Para el cumplimiento de esta función goza de unas prerrogativas que le permiten intervenir en la esfera individual o colectiva a través de actos normativos, prescriptivos, informativos. Una de las consecuencias de esta condición institucional, de autoridad, es el tipo de relación que se establece entre la Administración y el ciudadano: es una relación estrictamente profesional, funcional.

Otro hecho con importantes repercusiones en el estilo es que, como contrapartida a las prerrogativas mencionadas anteriormente, la Administración está obligada a justificar que cada uno de sus actos está sujeto al ordenamiento jurídico y previsto en el procedimiento administrativo. Esta obligación impone un contenido obligatorio en los documentos, señaladamente una multitud de referencias continuas a las leyes o normas que se han aplicado, e incluso las citas de fragmentos literales de dichas leyes.

Estos factores imprimen un alto grado de formalidad que se manifiesta en el estilo en dos aspectos: la impersonalidad y la solemnidad.

La impersonalidad. La Administración debe actuar con objetividad y neutralidad. Esta pretensión de imparcialidad se manifiesta en el lenguaje difuminando del documento cualquier referencia personal al emisor, quien se oculta tras la denominación del cargo o de la institución. Para disipar cualquier asomo de subjetividad, el redactor recurre a las oraciones pasivas, pasivas reflejas y otras estructuras impersonales.

Solemnidad. La función pública parece exigir unas formas de expresión reiterativas, rebuscadas, adornadas con giros que se apartan del lenguaje común. ¿Es verdaderamente necesario ese estilo para ejercer su papel de Administración?

¿Qué efectos provocan la impersonalidad y la solemnidad sobre el lenguaje administrativo? El alto nivel de formalidad determina un estilo ampuloso, forzado y poco natural, que marca excesiva distancia y frialdad con respecto a su destinatario y provoca la percepción de una Administración anquilosada y poco accesible

Lo que se le comunica para su conocimiento y efectos, advirtiéndole que de no realizar las actividades que han producido la paralización del procedimiento en el plazo de tres meses, se procederá a la caducidad del mismo, archivando todas las actuaciones, sin perjuicio de las medidas sancionadoras que comporte la inactividad imputable a usted como interesado.

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Aunque se han conseguido avances notables, aún sobreviven en el estilo administrativo algunas expresiones que revelan el trato desigual y distante que se ha dispensado a los ciudadanos en otras épocas: suplicar, elevar un escrito, rogar, tener el honor de informar; así como otras expresiones afortunadamente derogadas por la Orden de 7 de julio de 1986, como Dios guarde a usted muchos años, con el debido respeto y consideración, es gracia que espera merecer del recto proceder de V. I.

2.2. El influjo de los lenguajes del poder. La tradición en el lenguaje administrativo

El lenguaje administrativo está inevitablemente influido por los lenguajes denominados del poder, categoría a la que pertenecen tanto el lenguaje de las leyes (lenguaje legal), el lenguaje de los jueces (lenguaje forense) como en general el lenguaje derivado de los estudios doctrinales sobre el derecho (lenguaje jurídico). Su influjo llena los documentos administrativos de términos jurídicos especializados, de expresiones latinas o arcaísmos que estos lenguajes han heredado desde siglos y cuyo uso constante ha convertido en modelos de redacción inalterables y hasta venerados.

Este apego conservador e inmovilista se manifiesta en expresiones como hallar conforme, venir obligado, significar (con valor de ‘comunicar’), expediente de su razón, venir en resolver, por ende o los resultandos y considerandos, que todavía pueden observarse en muchas resoluciones.

Algunos de los problemas de comprensión y legibilidad que plantea el lenguaje administrativo tienen que ver con la pervivencia de estas formas anticuadas. Es necesario recordar que este lenguaje, más que ningún otro de los denominados del poder, va dirigido a destinatarios muy amplios, para los que son desconocidas e insólitas muchas de estas expresiones ajenas al uso común y actual de la lengua estándar.

2.3. La tecnicidad del lenguaje administrativo

La tercera de las características deriva de la condición del lenguaje administrativo como funcional, especializado en la transmisión de los mensajes oficiales. La necesidad de utilizar un lenguaje preciso y denotativo, en el que no caben ambigüedades ni interpretaciones, ha creado un conjunto de términos específicos de la actividad profesional administrativa: los tecnicismos. Algunos son de nueva creación, otros son palabras ya existentes en la lengua que en el uso administrativo toman acepciones particulares, no registradas en los diccionarios, como por ejemplo decaer, caducidad, diligencia, firmeza, de plano, audiencia, dejar sin efecto, etc.

La ventaja de estas palabras técnicas es el alto grado de precisión con que permiten comunicar los mensajes y condensar una información que, de otro modo, requeriría numerosas explicaciones y definiciones. En cambio, tienen el inconveniente de que la comprensión efectiva de este lenguaje se restringe a

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los profesionales familiarizados con sus términos. Esta circunstancia impone una injusta desigualdad con respecto a los ciudadanos no expertos.

3. EL ESTILO ADMINISTRATIVO: LUCES Y SOMBRAS Ya hemos visto que las condiciones de producción y de uso del lenguaje administrativo establecen unas características de estilo que presentan ventajas e inconvenientes para la eficacia de la comunicación. El estilo del lenguaje administrativo es el resultado, por un lado, de la acentuación de los rasgos derivados de su condición institucional y técnica, y, por otro, de su resistencia al cambio, del abuso y de la repetición de las mismas fórmulas y expresiones. A continuación veremos cómo se reflejan estos rasgos en la lengua.

3.1. Léxico técnico, culto y poco común

Desde el punto de vista del léxico (vocabulario), se caracteriza por el empleo de palabras de uso poco común.

Léxico técnico: los tecnicismos. La necesidad, que se transforma en obligación, de transmitir información precisa, denotativa y sin margen a la ambigüedad, propia de los lenguajes funcionales, impone el predominio de palabras de especialidad: los tecnicismos. Estas palabras denominan conceptos de carácter técnico, condensan información muy precisa y especializada y son realmente eficaces para garantizar la seguridad jurídica.

Cultismos y palabras rebuscadas. Son palabras que pertenecen al nivel culto de la lengua en coexistencia con equivalentes más sencillos. Se adoptan por algunos grupos de hablantes (y especialmente por el lenguaje administrativo) para distinguirse y diferenciarse de la lengua común o para buscar nuevas formas de expresión (neologismos), que no siempre aportan riqueza expresiva a la lengua (computar/contar; lleno/pleno; anticuado/obsoleto; aperturar/abrir…).

El uso excesivo de este tipo de palabras puede dificultar la compresión de los documentos por el no especialista, en la medida en que estas palabras quedan fuera del alcance de muchos ciudadanos por su especialización y su uso restringido.

¿Qué es preferible: garantizar la precisión con la exactitud de los tecnicismos a cambio de «desproteger» al ciudadano no especialista o, por el contrario, rebajar el grado de especialización y de precisión a favor de una mayor claridad y mayor comprensión del ciudadano no especialista?

3.2. Arcaísmo y solemnidad

El arcaísmo es una palabra que ya no se usa en la lengua común, que solo pervive en determinados ámbitos del saber, en los que se mantiene por tradición. En esta categoría se incluyen los latinismos (accésit, inter vivos, apud acta, pro indiviso, tribunal a quo…) y otras expresiones arcaicas y al mismo tiempo solemnes, por su artificial apartamiento de las formas de expresión del uso general (en su virtud, por cuanto antecede, a tenor de, a mayor abundamiento, otrosí, adjunto tengo el honor de elevar a V. I., etc.).

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Como en el caso visto en el apartado anterior, siempre es posible elegir palabras equivalentes en la lengua común, que son más fácilmente comprendidas por un mayor número de ciudadanos. Por eso es aconsejable reducir el empleo de estas expresiones a aquellos casos en que sean inevitables o, al menos, cuando los interlocutores compartan conocimientos similares.

Por su parte, la solemnidad en el estilo es consecuencia del carácter normativo e impositivo y el afán por la objetividad propios del papel regulador de la Administración. La excesiva solemnidad crea en el ciudadano la sensación de enfrentarse a una Administración-obstáculo poco accesible y distante.

Las manifestaciones más evidentes de esta solemnidad las encontramos tanto en la expresión de la autoridad (de conformidad con las competencias que me confiere el artículo…, he tenido a bien resolver, vengo en disponer, notifíquese esta resolución a los interesados), como en las fórmulas de mandato mediante el uso impropio de algunos tiempos verbales (en el plazo de diez días comparecerá [por deberá comparecer]).

De forma especial hay que considerar la impersonalidad, que se manifiesta en la abundancia de formas impersonales. Estas formas se manifiestan en las construcciones pasivas (la ordenanza ha sido aprobada por el Pleno, en lugar de el Pleno ha aprobado la ordenanza, las pasivas reflejas (se informa de lo siguiente, en lugar de informo de lo siguiente) o las impersonales propiamente dichas.

También en el uso de la tercera persona o las formas no personales de los verbos (se ha recibido en esta sección; se remite el presente expediente; se informa por este agente medioambiental; a plena satisfacción de esta jefatura; examinado el expediente de referencia, iniciado en virtud de la petición formulada...). La desaparición de las referencias personales al emisor provoca distanciamiento con respecto al destinatario.

3.3. Monotonía, rigidez y formulismo

El lenguaje administrativo es poco dado a las innovaciones. Cuando una expresión se consolida, se repetirá una y otra vez por costumbre y comodidad. Así se crean fórmulas o muletillas que invariable y repetidamente aparecen en los documentos (se hace público para general conocimiento; lo que comunico para su conocimiento y efectos; dispongo que se cumpla en sus propios términos la sentencia; visto el expediente de referencia; adjunto se remite…). Su repetición imprime monotonía y rigidez al estilo y hace perder eficacia comunicativa.

La rigidez también se hace presente en el contenido obligatorio exigido por ley (referencias legales en la motivación, expresión de los recursos admisibles contra el acto), que a veces ocupa varios párrafos. Este contenido resta dinamismo al estilo y distrae la atención del lector del mensaje esencial que intenta transmitir el documento.

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4. COMPLEJIDAD Y PROLIJIDAD: ¿MÁS ES MEJOR? El lenguaje administrativo tiende a la complejidad. Ya hemos visto más arriba que prefiere las palabras rebuscadas y las expresiones extensas antes que las sencillas y concisas, porque cree encontrar en ellas la precisión y la especificidad acordes con el papel institucional. Un rasgo derivado de esa tendencia es la predilección por las oraciones largas, compuestas de interminables incisos, perífrasis explicativas y reiterativas.

Las oraciones extensas, a veces de hasta doscientas palabras, se acomodan en párrafos de gran extensión, o incluso una única oración es un solo párrafo, y ese párrafo es el texto entero.

¿Qué consecuencias acarrea esta predilección por los períodos largos?

La capacidad retentiva del cerebro en el proceso de lectura solo permite operar con una cantidad limitada de palabras para poder entender y asimilar la información. Ese límite está en torno a las veinte palabras de media y se reduce cuanto más abstractas e inusuales sean las palabras empleadas. Una redacción que no tenga en cuenta estos límites obligará a varias lecturas para poder captar el mensaje, con la consiguiente pérdida de tiempo que se inflige al lector, si es que finalmente logra entenderlo.

5. CONCLUSIONES La caracterización que acabamos de esbozar nos permite alcanzar una primera conclusión: el lenguaje administrativo, como instrumento para la comunicación interna y externa de la Administración, tiende a la complejidad y no es del todo accesible.

En primer lugar, porque se acerca más a un lenguaje de especialistas en el que abundan los términos técnicos; en segundo, porque presenta un nivel culto por los recursos gramaticales que elige para transmitir la información; y finalmente, porque se preocupa más por la precisión del mensaje que por la eficacia en la transmisión.

¿Esa dificultad del lenguaje administrativo y de la redacción de documentos es intrínseca a la acción administrativa y, por tanto, inevitable? ¿Es posible modificar estas condiciones para que un mayor número de ciudadanos no especialistas pueda entender los escritos de la Administración? ¿Cómo debería ser, entonces, el lenguaje administrativo?

Estas son las características ideales que debe reunir una comunicación escrita de calidad en la Administración:

1. Eficacia en sentido doble:

para expresar con precisión y sin ambigüedades los actos administrativos;

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para transmitirlos al destinatario de forma clara y comprensible.

2. Eficiencia y economía para conseguir cumplir los objetivos con los menores recursos por parte de la Administración y esfuerzos por parte del destinatario.

3. Accesibilidad e inteligibilidad para la ciudadanía en general.

4. Desde el punto de vista del uso del lenguaje, es necesario que se adapte al destinatario y que, además, reúna las siguientes características:

Claridad para que se pueda entender sin dificultad.

Precisión para que no dé lugar a ambigüedades.

Concisión para eliminar lo que sea superfluo.

Corrección para que se ajuste a las normas de escritura del idioma.

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SEGUNDA PARTE

CÓMO CONSEGUIR UNA COMUNICACIÓN ESCRITA ACCESIBLE Y EFICAZ

PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

¿Qué ventajas tiene un lenguaje administrativo más sencillo y más claro?

Un documento es claro cuando es fácil de comprender. Pero esto no significa que tenga que ser comprendido por todo el mundo; es el destinatario específico quien tiene que comprender lo esencial. Por tanto es fundamental adaptar el lenguaje del documento a su destinatario. Pero en el ámbito administrativo hay materias que posibilidad de simplificación. ¿Qué se puede hacer casos, es necesario un esfuerzo para no añadir a la materia la dificultad de la forma del documento. Si nos dirigimos a los ciudadanos mediante un lenguaje que comprendan sin dificultad obtendremos un beneficio directo:

1. La imagen de la Administración será más positiva porque mejorará la relación con el ciudadano, que se sentirá protagonista y no un simple expediente.

2. El trabajo del funcionario se simplifica pues disminuirán las dudas o consultas adicionales: llamadas, visitas, errores de interpretación que la oscuridad del documento pueda provocar.

3. La legibilidad de aquellos documentos que tienen efectos jurídicos es aún más importante, pues si los ciudadanos los comprenden mejor, serán más iguales ante la ley.

¿Pueden desarrollarse estrategias o habilidades que atemperen las dificultades

de los textos administrativos y facilitar la comunicación con el ciudadano?

Sí, se puede. A través de una serie de recomendaciones sobre el estilo y la redacción de documentos, proponemos cinco estrategias para acometer la necesaria mejora de la comunicación escrita de la Administración:

1. Cómo conseguir atraer al lector, interesarlo por el documento

2. Selección de las palabras

3. Construcción de oraciones o frases

4. Destacar la estructura del texto

5. Diseño visual del documento

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ESTRATEGIA PRIMERA

CÓMO INTERESAR Y ATRAER AL LECTOR

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

Interesar y atraer al lector por el contenido del documento asegura mayor disposición para la lectura y, en consecuencia, una mejor comprensión de la información. Dentro de esta estrategia podemos establecer los siguientes objetivos:

1. DIRIGIRSE DIRECTAMENTE AL DESTINATARIO

Los actos de la Administración pueden tener un destinatario individual o un destinatario genérico. Cuando el lector o destinatario esté bien definido y no haya riesgo de ambigüedad, puede entablarse un «diálogo» para que la relación sea menos fría y menos impersonal: eso lo hará sentir bien atendido y más interesado en el mensaje.

2. ADOPTAR EL PUNTO DE VISTA DEL LECTOR

Los intereses informativos del destinatario no siempre coinciden con los de la Administración. Saber ponerse en su lugar ayudará a decidir cuánta información necesita y en qué orden.

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ESTRATEGIA PRIMERA

CÓMO INTERESAR Y ATRAER AL LECTOR

DESARROLLLO

1. DIRIGIRSE DIRECTAMENTE AL DESTINATARIO

Este primer capítulo de relaciona la forma en que se presenta el emisor en el texto, y en menor medida el destinatario, con la objetividad, la neutralidad o la subjetividad por medios lingüísticos.

El emisor de los documentos administrativos es siempre una persona quedesempeña un cargo de la Administración. Conforme a esa actuar alejado de cualquier impulso personal o interesado. administrativos hay una permanente intención del emisor

condición, debe En los escritos de distanciarse

respecto al objeto o la materia de que trata y transmitir objetividad.

Por esa razón, desde hace mucho tiempo se ha impuesto y extendido la práctica de presentar al emisor en tercera persona del singular, como reflejo de esa imparcialidad.

No obstante, los manuales modernos de redacción administrativa, españoles y europeos, recomiendan modificar esa costumbre y personalizar los documentos con otros recursos lingüísticos que acerquen la distancia emisor-destinatario.

¿Cómo aparecen el emisor y el destinatario en los escritos de la Administración?

1.1. Cómo se hace presente el emisor en el texto

El emisor puede hacerse presente en el documento como «yo» o «nosotros».También puede aparecer en estructuras impersonales de tercera persona. Veamos las consecuencias de cada una de ellas.

Primera persona del singular

El «yo» tiene la gran ventaja de que crea una relación personal y directa con el lector/destinatario porque reduce la distancia entre ambos. Además, con el uso de esta forma personal, el emisor se responsabiliza sin ambages del contenido del enunciado.

Es especialmente aconsejable cuando el destinatario es una persona concreta a la que nos dirigimos y, en especial para informar de la acción principal del documento: autorizo, dispongo, comunico, certifico, informo, solicito, adjunto.

Sin embargo, el «yo» público presenta dos inconvenientes:

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Que puede entenderse como arrogancia o imposición al lector, cuando quien lo utiliza no tiene otorgado el suficiente grado de autoridad o legitimidad (Le ordeno que reponga la zona a su estado anterior…).

Que en las peculiares circunstancias de redacción, quien redacta no suele ser la misma persona que finalmente formaliza el documento).

La primera persona del plural

Tiene como ventaja dar una impresión dinámica y de labor de equipo al destinatario y evita una imagen muy personalizada del emisor, cuya responsabilidad se reparte con el grupo.

La referencia al nosotros puede ser ambigua: ¿«nosotros» son el emisor y el destinatario o el conjunto del servicio administrativo? Si existen dudas, mejor prescindir del «nosotros».

La tercera persona

La tercera persona ha sido hasta ahora la forma preferida –y hasta obligatoria– en la redacción de documentos administrativos, ya que ha sido considerada modelo de formalidad y del tono neutral y objetivo propio de la Administración.

¿Qué efectos provoca su empleo?

Distancia al emisor con respecto a los hechos, lo que se ha entendido como un rasgo de imparcialidad.

Crea un efecto de objetividad al borrar cualquier referencia personal al emisor y alejarlo del objeto que trata.

Impone un estilo impersonal e indirecto, distante del destinatario.

Las modalidades en que puede aparecer la tercera persona son diversas y responden en cada caso a unos objetivos diferentes:

Las estructuras impersonales con se (…se ha solicitado la práctica de

pruebas ante el instructor del procedimiento…), pasivas y pasivas reflejas, que estudiaremos con más detalle en la estrategia tercera.

Referencias léxicas de personas. El locutor se refiere a sí mismo mediante

grupos nominales tales como esta dirección general; este departamento, el que suscribe…

Estructuras copulativas compuestas del verbo copulativo estar, ser, parecer

resultar…) + adjetivo + secuencia: No es posible acceder a su petición

porque…; es necesario completar la documentación presentada con…

Estructuras con sujetos personales cuyo verbo expresa acciones no realizadas por personas y que no afectan a personas, en apariencia independientes del emisor y del destinatario: esta interpretación de los hechos defiende la falta de responsabilidad del vehículo en la colisión…

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Estas estructuras hacen desaparecer cualquier rastro personal y permiten formular afirmaciones categóricas de valor universal: una opinión genérica se convierte en afirmación general, que transmite un alto grado de objetividad, aunque ficticia. Identificación del emisor. La formalización

Para que el lector perciba que hay una persona al otro lado del documento, es necesario que, junto a la prioridad a la primera persona del singular se identifique oficial y personalmente a quien se responsabiliza del documento mediante su firma. Esta identificación se denomina formalización.

Se entiende por formalización la garantía de que el documento y la voluntad del emisor son auténticos. La formalización se acredita mediante la firma manuscrita o el uso de técnicas o medios electrónicos, como la firma electrónica (art. 3 del Real Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de imagen institucional y se regula la producción documental y el material impreso de la Administración General del Estado).

La formalización es obligatoria en todo documento que contenga actos administrativos, incluidos los de mero trámite; en los restantes, especialmente los de contenido informativo, es suficiente con que quede constancia del órgano autor del correspondiente documento.

1.2. El destinatario

El tratamiento será preferentemente usted, ustedes, que expresa el grado de formalidad y de respeto recomendable en la relación ciudadano-Administración. Solo en el caso excepcional de las cartas entre cuyos interlocutores exista una relación estrecha o de los documentos internos entre compañeros, podrá darse al destinatario el tratamiento de tú o vosotros.

Una vez más, distinguiremos los casos en que el destinatario es individualizado o genérico. En el primer caso, es siempre recomendable que aparezcan marcas directas referidas al destinatario, como usted/ustedes u otras palabras (verbos, pronombres…) cuyo referente será ese sujeto expreso o elíptico:

En contestación a su nota interior de 5 de febrero de 2014, le acompaño…

La solicitud que (ustedes) habían dirigido al instructor para que se les considerase

interesados en el procedimiento se fundamentaba en…

Cuando el destinatario sea genérico, podrán utilizarse las formas impersonales vistas más arriba:

En contestación a las alegaciones presentadas en la fase de exposición pública…

expresión en la que no se especifica quiénes las han presentadas, sino que el mensaje se centra en las alegaciones, no en el autor).

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2. ADOPTAR EL PUNTO DE VISTA DEL LECTOR

¿Por qué es importante adoptar el punto de vista del lector en la organización de la información que se comunica al lector?

porque permite adaptar la información a sus conocimientos;

porque consigue atraer su interés hacia el contenido del mensaje al resultarle comprensible.

2.1. Ordenar la información según los intereses del lector/destinatario

En términos generales, informar es una actividad por la que un emisor se dirige a un destinatario para modificar o ampliar sus conocimientos con datos son (o presupone que son) nuevos para el destinatario. Cuando construye el texto, el emisor adapta la información que proporciona a los conocimientos del destinatario: aquello que el emisor cree que el lector/destinatario debe saber. Pero esta decisión previa implica que con más o menos precisión el emisor da por conocidos unos conocimientos y otros no.

El orden de la información que se plasma en el documento responde a esta evaluación previa de los conocimientos que el destinatario tiene. En cada enunciado hay una información que se da por conocida y otra que es el aporte de nueva información:

El plazo que tiene la Administración para resolver este procedimiento es de tres meses.

Este enunciado está construido como respuesta a una pregunta inicial ¿qué plazo tiene para resolver la Administración? La información nueva aparece por lo general después de la conocida.

Por eso, es importante que a la hora de redactar un documento se disponga la información de acuerdo con los intereses informativos del destinatario, que no siempre coinciden con los de la Administración. Saber ponerse en su lugar ayudará a decidir cuánta información necesita y en qué orden.

Veamos el siguiente ejemplo:

De conformidad con el art. XX del Real Decreto…, la documentación necesaria para obtener la exención del impuesto es la siguiente:

- Certificación R-104 (para las personas jurídicas residentes en España).

- Certificación EUR 276 (para los ciudadanos de la CEE).

Con este orden, la importancia informativa recae en la norma antes que en la situación concreta de las personas que tendrían derecho a la exención de un impuesto, según su nacionalidad. En el ejemplo estas posibilidades de exención se disponen en función del tipo de documento (este es el punto de vista de la

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Administración), lo que obliga al ciudadano a leerlas todas para saber en qué grupo se encuentra y cuáles son los documentos que necesita presentar.

En este otro ejemplo, hay una disposición distinta:

La documentación necesaria para obtener la exención del impuesto es la siguiente:

- Para las personas jurídicas residentes en España: certificación R104. - Para los ciudadanos de la CEE: certificación EUR 276 (Art.º XX del Real Decreto…)

Aquí la clasificación de los documentos se ordena a partir de la categoría de las personas afectadas. De este modo, el interesado no tiene que leer más que la línea que le afecta. En este segundo ejemplo la información está orientada más hacia el interés del lector

De igual modo, en la formulación de situaciones o requisitos, necesario ver con los ojos del lector. Para ello se puede utilizar la estructura Si Y, entonces haga X, en lugar de Haga X si Y. Por emplo:

El permiso por maternidad puede prolongarse si el niño ha tenido que ser hospitalizado durante…

Si el niño ha tenido que ser hospitalizado durante… puede prolongarse el permiso por

maternidad.

2.2. Usar la forma interrogativa

La forma interrogativa es adecuada para los documentos que ofrecen información general al ciudadano e intentan resolver sus dudas, porque:

Establece un aparente diálogo en el texto, aunque la respuesta la dé el mismo emisor que la formula.

Obliga al emisor a ponerse en el lugar del destinatario para seleccionar las cuestiones importantes que pueden interesarle.

Dinamiza y resalta el texto, por lo que atrae la atención del lector y le incita a responder mentalmente la cuestión planteada.

Es especialmente recomendable en sustitución de fórmulas indirectas y también para redactar subtítulos:

Declaración responsable; mejor ¿Qué es la declaración responsable?

En el caso en que no estuviera de acuerdo con la decisión, estará asistido del derecho a interponer un recurso… Mejor: ¿Qué recursos puede presentar si no está de acuerdo?

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ESTRATEGIA 2

ESCOGER BIEN LAS PALABRAS

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

El uso de las palabras está sometido a dos condiciones que es necesario tener en cuenta:

1. La propiedad o corrección. Las palabras deben utilizarse con el significado registrado en los diccionarios, que es el aceptado por todos los hablantes, y cumplir la función gramatical (adjetivos, sustantivos, adverbios) que les corresponde.

2. La oportunidad. Una palabra puede ser idónea en un contexto determinado, pero inadecuada en otro. En todo caso, el vocabulario debe adaptarse a las características del intercambio comunicativo, del emisor y del destinatario.

La selección de las palabras de un texto o un documento será acertada si combina precisión y claridad.

Un texto claro es el aquel cuyo destinatario específico es capaz de comprenderlo sin dificultad. No conviene olvidar que un texto no tiene que ser comprendido por todo el mundo, sino por quienes sean sus destinatarios o las personas a las que afecte.

Esta segunda estrategia se despliega en los siguientes objetivos:

1. MEJOR PALABRAS CORRIENTES

Es preferible utilizar las palabras más corrientes siempre que sea posible. La raras o poco habituales son difíciles de entender.

2. USAR PALABRAS CONCRETAS

Las palabras concretas despiertan más la atención del lector y le hablan más directamente.

Hay que evitar en lo posible las palabras abstractas y equilibrar el uso de verbos y sustantivos, sin abusar de las nominalizaciones.

3. PRECISIÓN DE TÉRMINOS Y MANTENIMIENTO DE LA COHERENCIA

El objetivo específico de los textos administrativos es comunicar actos e información a toda clase de destinatarios (los ciudadanos, las empresas, las otras Administraciones). Pero a veces esa información es muy especializada.

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El uso de las palabras técnicas (tecnicismos) aseguran la precisión, pero la eficacia comunicativa obliga a utilizarlos con prudencia y en relación con las características de cada destinatario.

Si el uso de tecnicismos es inevitable, ayudaremos al lector no especializado si explicamos el significado de los que sean más complejos.

El empleo de sinónimos puede producir ambigüedades e inseguridad: por lo tanto, es preferible mantener la coherencia de los términos.

Hay que ser cauteloso también con los términos que en un mismo contexto pueden tener varios sentidos: fallo (sentencia judicial)/fallo (equivocación); diligencia (rapidez con que se hace algo)/diligencia (acto administrativo).

Para no dar lugar a ambigüedad o inseguridad es importante también evitar la impropiedad en el uso del léxico.

4. USAR CON MODERACIÓN LAS ABREVIACIONES Las abreviaciones (abreviaturas, siglas y símbolos) permiten una lectura más rápida, pero hay que asegurarse de que todo el mundo puede conocerlas.

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ESTRATEGIA 2

ESCOGER BIEN LAS PALABRAS

DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS

1. PALABRAS CORRIENTES Y PALABRAS REBUSCADAS

La lengua común o estándar es aquella que puede emplear un hablante español de nivel cultural medio. Su amplitud permite una gran variedad de posibilidades de uso, desde las palabras sencillas a otras más complicadas, sin perder por ello su condición de lengua «común».

El estilo del lenguaje administrativo tiende a prescindir de las palabras usuales y a sustituirlas por términos poco frecuentes, como si aquellas fueran impropias de este tipo de lenguaje. Pero el lenguaje de la Administración no necesita ser rebuscado para expresarse con formalidad.

Veamos algunas de las características de esta tendencia al rebuscamiento.

1.1. Preferencia por los términos inusuales de la lengua

Con ella el lenguaje administrativo se convierte en una jerga culta con pretensiones de elegancia, repleta de voces difíciles de entender para el ciudadano, que solo puede formarse una idea vaga del mensaje transmitido o verse obligado a buscar su significado en las acepciones marginales del diccionario, si acaso las recoge. Ejemplos:

Término Alternativa Comentarios

contemplar

prever, regular, establecer, tener en cuenta

Curioso el caso de esta palabra. No existe con tal sentido en el DRAE, porque se ha tomado del inglés to

contemplate. Está pasando del lenguaje jurídico y administrativo a la lengua

común.

conferir

dar, otorgar, atribuir

¿Quién usa el verbo conferir fuera del discurso administrativo o político? ¿No

sería más acertado sustituirlo por sinónimos más comunes?

expirar

terminar, acabar, concluir

Aunque con este significado está recogida en el DRAE, no deja de ser una personificación, perfectamente sustituible

por verbos más comunes

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constituir

ser

Para evitar el verbo ser al que se acusa de ser semánticamente impreciso, se buscan sustitutos como constituir, que

puede confundirse con sus otras acepciones ‘formar, componer’

por ende en consecuencia, por tanto

Se trata de una locución consecutiva propia del lenguaje literario, de escaso

uso hoy día

1.2. Palabras esdrújulas

Las palabras esdrújulas son las menos frecuentes en la lengua y por ello más «atractivas» si se quiere dar al texto apariencia de solemnidad y distinción de la lengua general. Ejemplos:

Término Alternativa Comentarios

ámbito

Terreno, campo, dominio, espacio Ejemplo de palabra esdrújula que ha sustituido con diferencia a las demás

posibilidades expresivas

parámetro

Punto de referencia,

criterio, valor constante

Esta es la definición que da el DRAE: ‘Variable que, en una familia de

elementos, sirve para identificar cada uno de ellos mediante su valor numérico’. ¿Tiene algo que ver con el uso que se

hace de ella?

problemática

problema

Problemática es un colectivo que designa el conjunto de problemas que afecta o está relacionado con algo. Es incorrecto usarlo si se trata de un solo

problema

1.3. Creación de palabras: neologismos

El neologismo es una palabra de nueva creación que se incorpora al uso de una lengua. Nuestra lengua dispone de varios procedimientos para crear palabras

Sustitución de palabras existentes por otras nuevas creadas a partir de la derivación: con prefijos (in-, pre-, ante-, re-, super-, intra-, etc.); infijos (concret-iz-ar, autenti-fi-car...) o sufijos (-al, -ción, -idad, -ario, -ante…).

Composición de palabras (todoterreno, limpiaparabrisas).

Incorporación semántica: a una palabra ya existente se le da un significado añadido al que tenía: evento, nominar.

¿Por qué se incorporan neologismos?

por la necesidad real de llenar un vacío o ganar en expresividad;

por su prestigio mal entendido: aparentan elegancia;

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por el gusto hacia la novedad y por las voces cultas no afectadas aún por el desgaste de las palabras más comunes.

El criterio para el uso de neologismos debe tener en cuenta:

Que esté justificada su necesidad porque no exista otra voz en el idioma con que se pueda expresar la misma idea, o bien porque añada un matiz inexistente hasta ese momento.

Que garanticen su eficacia semántica (precisión de su significado) y su vitalidad para generar otras palabras.

Que se adapten al genio del idioma, es decir, que se reconozca una palabra capaz de admitir accidentes gramaticales como el plural, la derivación, etc.

Que tengan respaldo social y académico.

1.4. Alargamiento de palabras

Muchas de las palabras inventadas son variantes archisilábicas de palabras ya existentes. El alargamiento de palabras responde al gusto por apartarse de lo común (no confundir común con vulgar): los términos con muchas sílabas resultan más prestigiosos, añaden un signo de distinción y se identifican con la elegancia.

Neologismo Palabra ya existente Comentarios

intencionalidad

intención

¿Acaso no significan lo mismo?¿Cuál es la diferencia entre ambas palabras? La diferencia está

únicamente en el número de sílabas

cumplimentar

cumplir

En la actualidad se suele ver como sinónimo de cumplir. Una visita al

DRAE despejará tus dudas

obligatoriedad

obligación

No es correcto usarla como sinónimo de obligación. Es una mera cuestión

de alargamiento de palabra

concretizar

concretar

Otro caso de alargamiento innecesario

utilización

uso ¿Resulta pobre la palabra uso por ser

más breve?

con anterioridad a

antes de Ni los adverbios de tiempo se libran de estos

alargamientos

aproximamiento acercamiento o aproximación

Caso curioso en que, por el afán de alargar la palabra, se han combinado

las dos existentes para crear una nueva e innecesaria

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2. USAR PALABRAS CONCRETAS

El uso de palabras corrientes ayuda a comprender mejor la información, en especial en los casos de personas poco expertas en la materia de que se trata, como suele ser frecuente en la comunicación escrita de la Administración.

2.1. La nominalización

El lenguaje, que ayuda al pensamiento a formar los conceptos, organiza la realidad en torno a dos núcleos o categorías esenciales:

El sustantivo, con que se designan y se caracterizan seres o entidades: personas, cosas materiales, concretas o abstractas, cualidades físicas o morales, etc. En torno a él se forma la construcción nominal, que carece de verbo: Los expedientes disciplinarios tramitados en el año 2012.

El verbo, palabra que designa procesos (acciones o estados) y facilita información de tiempo de la acción y de las personas que intervienen en ella. Es el núcleo de la construcción verbal: han sido revisados minuciosamente por la Inspección.

El predominio de una u otra repercute en la textura del estilo: la construcción nominal proporciona información abstracta e impersonal, de estructura sencilla, breve y concisa, es más estática; la construcción verbal, por su parte, es más compleja, pero menos abstracta, porque introduce las nociones de tiempo y persona.

Compara estas dos frases:

...a efectos de la presentación de candidaturas por parte de las organizaciones

participantes en el certamen (construcción nominal)

...para que las organizaciones que participan en el certamen presenten sus candidaturas (construcción verbal).

La nominalización es el desequilibro de sustantivos en relación con el número de verbos. Mediante este recurso estilístico, recae sobre el sustantivo casi todo el peso semántico de la oración y se reduce al verbo a un papel auxiliar y secundario.

La falta de notificación es determinante de la ineficacia del acto (nominal) El acto será ineficaz si no se notifica (verbal).

Un texto que contenga abundantes sustantivos transmitirá la objetividad y la frialdad del carácter abstracto del sustantivo. Por su parte, la reducción o desaparición de los verbos borra las nociones de persona (agente de la acción) y de tiempo implícitas en la flexión verbal.

La búsqueda de la objetividad, la imparcialidad, la atemporalidad y la despersonalización, fines todos ellos característicos del estilo administrativo, explica esta preferencia por el estilo nominal.

Varios son los procedimientos de nominalización frecuentes en la lengua:

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1. Sustitución de formas verbales plenas por sustantivos:

…comunica que el alumno ha superado el primer curso (c. verbal);

…comunica la superación del primer curso por el alumno (c. nominal).

2. Acumulación de sustantivos en la oración. El afán de precisión y la necesidad de pormenorizar detalles y circunstancias lleva a agrupar los sustantivos, bien en parejas inseparables (daños y perjuicios, trabajos u obras), bien en combinaciones mayores: «...sueldos, salarios, jornales, incluyendo en los anteriores las primas, pagas extraordinarias, premios, pluses o cualquier otra percepción...».

3. Pero si hay un procedimiento de nominalización preferente en el lenguaje administrativo, ese es la sustitución de un verbo sencillo por perífrasis o locuciones verbales.

Una vez cumplimentado, el beneficiario hará entrega del mismo en un plazo no superior a diez días.

En ellas aparece un verbo vacío de significado (hará) junto a un sustantivo que concreta la acción y sobre el que recae el peso semántico (entrega). Esta perífrasis podría ser sustituida sencillamente por la forma simple y conjugada del verbo entregará. De este modo se alarga innecesariamente la expresión, sin enriquecer el texto.

Los siguientes son ejemplos de perífrasis frecuentes en el lenguaje administrativo que es recomendable sustituir por su forma simplificada:

Perífrasis Forma verbal simplificada

girar visita de inspección inspeccionar

conceder autorización autorizar

hacer uso de usar

ser de aplicación aplicarse

dar aviso avisar

3. PRECISIÓN DE TÉRMINOS Y COHERENCIA 3.1. El uso de tecnicismos

El lenguaje administrativo, por su relación con el mundo jurídico y con las materias específicas que aborda, utiliza frecuentemente palabras o términos técnicos propios de cada especialidad.

Los tecnicismos pueden ser jurídicos (entre ellos se incluyen palabras o expresiones en latín y los llamados cultismos) o de cualquier otra materia. Los tecnicismos condensan los conceptos básicos de las ciencias y de la técnica y presentan como virtudes su significado unívoco, es decir, que tiene un solo significado, su precisión conceptual y la economía léxica.

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Se trata de palabras de registro culto, desconocidas o escasamente empleadas en la lengua normal, pero con gran vitalidad en las lenguas profesionales, por su precisión y economía: usufructo, xenofobia, computar, sito, pleno, íntegro, a priori, atinente, óbito, canon, débito, oneroso, remisión, módulo, plica, prelación...

Latinismos Traducción alternativa en

español

gratis

sin pagar, sin coste alguno

grosso modo

aproximadamente, más o menos

inclusive

incluyendo el último objeto nombrado

etcétera (et caetera)

y lo demás

motu proprio

voluntariamente, por propia iniciativa

sine qua non

condición indispensable

Cultismos Alternativa más común

obrante

existente, que se encuentra en un sitio

xenofobia

racismo, odio hacia el extranjero

computar

contar, calcular

delinquir

cometer delito

débito

deuda

prelación

preferencia

Pero estas ventajas pueden acarrear problemas de comprensión a un destinatario no especialista. ¿Qué hacer si no hay más remedio que emplear una palabra técnica?

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Si no se tiene la seguridad de que la mayoría de los destinatarios la entiendan, pueden adoptarse estos criterios:

Plantearse si es inevitable su uso o si puede ser sustituida por una palabra o expresión más común.

Si no puede remplazarse, debe ir acompañada de definiciones, reformulaciones o explicaciones.

3.2. La imprecisión

Consiste en usar palabras con un significado impreciso o distinto del que tienen registrado en el diccionario. No es exclusivo del lenguaje administrativo, pero demuestra que los usuarios descuidan o desconocen el significado preciso de las palabras que emplean. A continuación se exponen algunos ejemplos de impropiedad:

Término Significado Comentarios

asequible

que puede adquirirse, alcanzarse No debe aplicarse a personas con el

significado de accesible: ‘Que tiene fácil y buen trato’,

detentar

desempeñar ilegítimamente

algún cargo o empleo

¿Cuántos documentos han certificado que alguien detenta un cargo, creyendo

que era palabra más elegante y apropiada que los verbos ocupar o

desempeñar?

cesar

dejar de hacer lo que se estaba haciendo

Aún no está admitido su significado como sinónimo de destituir. Se cesa de

trabajar, pero el verbo de por sí no aclara si es por propia iniciativa (entonces sería dimitir) o por la

intervención de un tercero (destituir o deponer)

adolecer

padecer un vicio, un defecto o una enfermedad

¿Sorpresa? No. Simplemente se trata de una mala aplicación de la expresión

adolecer de falta de algo, o lo que es lo mismo, ‘padecer o sufrir la

falta de algo’

deleznable que se deshace con

facilidad, despreciable, de poco valor

No significa ‘que se rechaza ni que repugna’

La precisión en el empleo de palabras o términos es necesaria para evitar la ambigüedad:

Tienen derecho de asistencia a la Junta General todos los partícipes de la comunidad con voz y voto, así como a ser representados en ella conforme a lo dispuesto en estas ordenanzas.

Tienen derecho de asistencia a la Junta General con voz y voto todos los partícipes de la comunidad, así como a ser representados en ella conforme a lo dispuesto en estas ordenanzas.

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4. USO DE LAS ABREVIACIONES

La necesidad de escribir con rapidez y de encerrar en poco espacio la mayor cantidad de información posible son razones para recurrir cada vez con mayor frecuencia al empleo de las abreviaciones. Estas se dividen en tres clases: las abreviaturas, las siglas y, dentro del campo de la ciencia y la técnica, los símbolos.

4.1. Abreviaturas

Una abreviatura es la representación escrita de una palabra (o un grupo de ellas) con menos letras de las que le corresponden: admón. (administración); Sra. (señora); pág. (página). Como norma general, para formar una abreviatura deberán suprimirse, al menos, dos letras.

Femenino. Las abreviaturas se escriben en masculino o femenino, según corresponda. Se forma añadiendo una –a normal o volada: Dir./Dir.ª; Sra.

Plural. Se forma añadiendo una –s, o en abreviaturas formadas por una sola letra, el plural se expresa duplicando esta: EE. UU. por Estados Unidos.

Acentuación. Las abreviaturas mantienen la tilde, si conservan la vocal que la lleva en la palabra desarrollada: pág., íd.

Mayúsculas. En general, las abreviaturas se escriben con mayúscula o minúscula, según corresponda a las palabras o expresión abreviadas. Se escriben con mayúsculas las abreviaturas de aquellos nombres o expresiones que se escriben de ese modo cuando se desarrollan, mientras que los nombres comunes se escriben con minúscula (salvo por razón de la puntuación). Entre las numerosas excepciones que existen, las abreviaturas de las formas de tratamiento se escriben siempre en mayúscula.

Escritura. Se escribe siempre punto tras las abreviaturas, excepto en los casos en que el punto se sustituye por una barra: c/ o c. Las abreviaturas formadas con letras voladas llevan el punto antes de estas: Prof.ª (profesora). Las abreviaturas se leen como si se leyera la palabra completa.

Las abreviaturas son útiles si se usan moderación y con oportunidad. Para evitar malentendidos, debemos emplear las más usuales o en caso de utilizar alguna poco frecuente, explicar su significado la primera vez que aparezcan.

4.2. Siglas y acrónimos

Se denomina sigla tanto a la palabra formada por las iniciales de los términos que integran una denominación compleja, como a cada una de esas letras iniciales.

En la lengua escrita funcionan como una sola palabra que sustituye a la secuencia entera. Por lo general, las siglas se forman solo con las iniciales de las palabras que constituyen una expresión: DNI (documento nacional de identidad), ONG (organización no gubernamental), aunque pueden tomar también nexos y artículos.

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Hay varios tipos de siglas, según su lectura:

1. Las que por las iniciales que la componen permiten una lectura «silábica»: (OTAN, AMPA), aunque muchas de ellas se han incorporado plenamente como palabras independientes en la lengua: (ovni, módem [modulador demodulador], láser, talgo [tren articulado ligero Goicoechea Oriol], sida [síndrome de inmunodeficiencia adquirida].

Las siglas de esta clase se denominan acrónimos, denominación que se aplica también a las siglas formadas por letras iniciales o finales de una palabra o un conjunto de ellas: Info (Instituto de Fomento).

2. Las que por su forma consonántica no puede pronunciarse silábicamente, sino que han de deletrearse: FBI, ONG, DVD.

Reglas de uso de las siglas

Plural. En la escritura, las siglas no tienen plural. Para indicarlo es recomendable acompañar la sigla con determinantes que indiquen pluralidad: Numerosas ONG se concitaron en la manifestación. Es incorrecto el uso copiado del inglés de añadir una s minúscula para indicar el plural.

Género. Las siglas adoptan el género de la palabra que constituye el núcleo de la expresión abreviada, que normalmente es la primera: el FMI, la UE.

Escritura. Las siglas se escriben sin puntos ni separación entre las letras. Solo se escribirán los puntos en el caso en que las siglas vayan integradas en textos enteramente en mayúsculas, con un fin de resaltar su condición de siglas: MEMORIA ANUAL DEL M.A.P.

Mayúsculas. Las siglas se escriben con todas sus letras en mayúsculas y no llevarán tilde: CIA. Los acrónimos se escriben en mayúsculas si se trata de nombres propios y tienen más de cuatro letras: Unicef, Renfe.

Cursivas. Se escriben en cursiva las siglas cuya denominación completa deba aparecer escrita en este tipo de letras, como son las siglas de títulos u obras periódicas: DPD (Diccionario panhispánico de dudas).

Las siglas no deben darse por supuestas. La primera vez que se usen en un escrito deben acompañarse de su significado: art. 1123 del Código Civil (en adelante, CC). 4.3. Símbolos

Un símbolo es la representación de una palabra científica o técnica con una o varias letras o signos no alfabetizables. Son signos convencionales, invariables y han sido creados, no por las autoridades lingüísticas de cada país, sino por instituciones de normalización con validez internacional para los ámbitos de la ciencia y de la técnica.

Los símbolos más usuales se refieren a unidades de medida, elementos químicos, matemáticas, monedas y puntos cardinales.

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Algunas reglas útiles para el uso de los símbolos

Escritura. Se escriben sin punto: kg, rad, ha, µs, l/s, SO, Au. No llevan tilde, aunque se conserve la letra que en la expresión completa la lleva: a por área.

Mayúsculas. Los símbolos de los puntos cardinales se escriben siempre con mayúscula (N, S, SE). Los de los elementos químicos se escriben con mayúscula si están compuestos de una sola letra (C, K, F), y con inicial mayúscula si están compuestos de dos: Ag, Mg, Fe.

Los de las unidades de medida se escriben normalmente con minúscula (kg, kilogramo), salvo que se trate de un símbolo derivado de un apellido o un nombre propio: W (vatio), kW/h (kilovatio hora).

Los múltiplos se escriben con mayúscula, menos deca- (da), hecto- y kilo-: mega (M), giga (G), tera (T); por el contrario, los prefijos utilizados para formar submúltiplos se escriben siempre con minúscula. Los símbolos de unidades monetarias se escriben siempre con mayúsculas.

Regulación legal de los símbolos. La escritura de los símbolos correspondientes al Sistema Internacional de Medida está regulada en el Real Decreto 2032/2009, de 30 de diciembre, por el que se establecen las unidades legales de medida.

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ESTRATEGIA 3

CONSTRUCCIÓN CORRECTA DE ORACIONES

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

1. ORDEN EN LOS ELEMENTOS DE LA ORACIÓN Las oraciones se comprenden y asimilan mejor si los elementos que la constituyen están dispuestos según el orden lógico (sujeto + verbo + complementos; oración principal + oración subordinada).

2. EVITAR LAS ORACIONES DEMASIADO LARGAS La longitud recomendable depende del perfil del destinatario y de la materia. Por término medio, se recomienda una extensión de quince a veinticinco palabras.

Cuanto más amplio sea el público destinatario, más cerca de los valores mínimos (quince palabras) debe estar la longitud. Si realmente no es posible evitar la oración larga, por lo menos que esté bien construida.

¿Cómo se puede evitar una oración larga?

El recurso principal consiste en dividirla, buscando las ideas principales y dedicando una oración para cada idea.

Otra posibilidad es recurrir a las enumeraciones en listas verticales.

3. DAR PRIORIDAD A LOS GIROS AFIRMATIVOS FRENTE A NEGATIVOS Las dificultades que entrañan los giros y oraciones negativas son su mayor dificultad para ser leídas y que pueden crear ambigüedades:

Si no le interesa el contenido podrá no leerlo.

No se podrá demostrar nunca que no es inocente.

No consta que el denunciado no haya cumplido la medida.

4. MEJOR LA FORMA ACTIVA

La voz activa se corresponde mejor con la estructura lógica que la pasiva. El estilo administrativo abusa del se impersonal para construir las oraciones pasivas, las pasivas reflejas y las propiamente impersonales.

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ESTRATEGIA 3

CONSTRUCCIÓN CORRECTA DE ORACIONES

DESARROLLO DE OBJETIVOS

1. ORDEN EN LOS ELEMENTOS DE LA ORACIÓN

Una oración será más fácilmente comprensible si sus constituyentes están ordenados de acuerdo con el siguiente criterio básico:

sujeto + predicado en las oraciones simples;

oración principal + oración subordinada en las compuestas subordinadas.

El sujeto compone un grupo nominal cuyo núcleo es un sustantivo o palabra equivalente, que puede ampliarse con adjetivos, demostrativos, etc. El predicado está formado por un núcleo, que es un verbo y sus correspondientes complementos (directo, indirecto, predicativo, agente, circunstancial…).

En el proceso de lectura se queda mejor grabada en la memoria la información que aparece al principio de las oraciones. Por eso es conveniente colocar al principio lo que se considera más importante para el lector, la idea que debe retener como esencial.

Este principio cognitivo es el responsable también de que se pueda alterar el orden de los elementos oracionales para destacar al principio palabras o partes que normalmente irían en posiciones intermedias o finales de la oración.

Pero, ante la sospecha de una excesiva complejidad, es recomendable recurrir al orden lógico, que es el más sencillo.

Hay que evitar, por tanto, la alteración forzada como en los siguientes ejemplos:

Por el reclamante, se alegaron, con fecha 23 de junio de 2013, las circunstancias…

De acuerdo con la norma citada, esta delegación en Murcia, a la vista de las alegaciones presentadas, teniendo en cuenta las circunstancias manifestadas, con esta fecha resuelve…

1.1. El papel de los signos de puntuación en el orden de la oración

Los signos de puntuación sirven para organizar el contenido de los escritos y de esa manera contribuyen a que se comprendan mejor. Los signos más frecuentes en el lenguaje administrativo tienen los siguientes usos:

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El punto

El punto señala gráficamente la pausa que se da al final de un enunciado e indica que lo que precede tiene un sentido completo. Después de punto –salvo el que se utiliza para las abreviaturas– siempre se escribe mayúscula.

Usos lingüísticos del punto

punto y seguido separa los distintos enunciados integrados en un mismo párrafo. La unidad a la que delimita es la oración.

punto y aparte separa dos párrafos distintos, que suelen desarrollar dentro de la unidad del texto ideas o contenidos diferentes. La unidad a la que delimita es el párrafo.

punto final

es la marca con que se indica que el texto ha terminado.

abreviaturas

se escribe punto detrás de las abreviaturas.

Usos especiales del punto

Separación de cifras

No debe escribirse punto para separar los millares y los millones en las cifras. En los números de hasta cinco cifras pueden escribirse sin espacio. Pero si constan de muchas cifras, se recomienda facilitar la lectura separándolas mediante espacios por grupos de tres: 123 829 430.

Esta recomendación no debe aplicarse a documentos contables ni en aquellos escritos en que la separación arriesgue la seguridad

Decimales

Aunque en el español peninsular y en la normativa internacional es preferible la coma para expresar los decimales: el número π equivale a 3,1416, se acepta que se expresen con puntos, como es costumbre el mundo anglosajón e hispanoamericano: el número π equivale a 3.1416

Expresión del tiempo

En la expresión numérica del tiempo, el punto separa las horas de los minutos; también pueden usarse los dos puntos: 15.20 o 15:20

Expresión numérica de las fechas

Se usa el punto para separar las indicaciones de día, mes y año: 27.12.2005. Para ello, se usan también el guión o la barra.

Usos incorrectos del punto

Expresión de años

Los años no deben llevar punto. Así, no es correcto escribir 2.005, 1.999; lo correcto es 2005, 1999.

Códigos postales

No es correcto escribir punto en la expresión de los códigos postales ni en el número de las vías urbanas

Numeración de páginas

De igual modo, la numeración de las páginas no debe llevar punto: véase pág. 1334 de la obra citada.

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Número de decretos,

leyes o artículos

Los números de artículos, decretos o leyes no usan el punto como separación de los millares: art. 1176 del Código Civil, Real Decreto 1443/1992...

Títulos y subtítulos

Tampoco se coloca el punto tras los títulos o subtítulos de libros, artículos, documentos, etc., si van aislados en el renglón.

Usos de la coma

La coma indica generalmente alguna anomalía que afecta a la linealidad de la oración. Esta incidencia puede ser de varias clases:

adición de elementos (incisos, locuciones) en la frase;

omisión de verbos;

alteración del orden lógico de la lengua.

1. Para separar los elementos de una enumeración, salvo los que vengan precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u:

Es un chico reservado, estudioso y de buena familia. Acudió toda la familia: abuelos, padres, hijos, primos, etc.

Si la enumeración entera actúa como sujeto de la oración o complemento verbal y va antepuesta al verbo, no se pone coma detrás del último: El perro, el gato y el canario son animales domésticos.

Dos oraciones coordinadas con y o ni se separan por coma si tienen distintos sujetos: Se me hacen muy largos los días, y temo no verte ya.

Si el sujeto es el mismo, normalmente no se pone coma, aunque podrá colocarse si la primera oración es muy larga o cuando hay posibilidad de ambigüedad:

Mi hermana estuvo con Inés y Elena y tus primos llegaron después. (¿Quién llegó después?)

Mi hermana estuvo con Inés, y Elena y tus primos llegaron después. Mi hermana estuvo con Inés y Elena, y tus primos llegaron después.

2. Para separar y delimitar los incisos que interrumpen momentáneamente un enunciado, ya sea para aclarar o ampliar lo dicho.

Son incisos las aposiciones explicativas que añaden información de forma incidental: Mateo, el primer violín, dirigió la orquesta; los adjetivos u oraciones explicativos pospuestos que aclaran el significado del nombre que les antecede:

El hijo, que estaba de viaje, no pudo asistir al funeral (En este caso se explica que el único hijo no pudo asistir porque estaba de viaje).

En cambio, los adjetivos u oraciones especificativos restringen el significado del nombre al que acompañan, y no van entre comas:

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El hijo que estaba de viaje no pudo asistir al funeral. (En este otro caso, el que no asistió fue uno de los hijos [da a entender que hay más de uno], porque estaba de viaje).

3. Para señalar una pausa debida a la alteración del orden entre los elementos de la oración: en las oraciones simples, cuando los complementos circunstanciales preceden al verbo; en las oraciones complejas, cuando la subordinada adverbial precede a la principal.

4. Ante adverbios, conjunciones o locuciones conjuntivas de tipo aclarativo, concesivo, consecutivo, adversativo, etc.: pero, mas, aunque, sino; en las consecutivas con así que, de manera que, ya que, porque, ahora bien, es decir, es más…

Puedes llevarte mi cámara, pero ten mucho cuidado.

El sol me está dando en la cara, así que tendré que cambiarme de asiento.

En muchos de los casos anteriores estas palabras o locuciones se separan del resto de la oración mediante comas: esto es, es decir, o sea, en fin, por último, por consiguiente, sin embargo, no obstante, además, en tal caso, asimismo, y otros adverbios modificadores oracionales como generalmente, posiblemente, quizá...

5. Para indicar la omisión de un verbo en el enunciado porque se ha mencionado antes o porque se sobreentiende: Mi hermano estudia Física; yo, Filosofía.

6. En la datación de las cartas y documentos, se escribe coma entre el lugar y la fecha: Murcia, 13 de enero de 2017. Igualmente, en las direcciones, se escribe coma entre el nombre de la calle y el número del inmueble. 7. Para separar las cláusulas absolutas del resto de la oración.

Las cláusulas absolutas son construcciones circunstanciales que se caracterizan por tener significado temporal, causal o condicional y por contener una forma no personal del verbo (infinitivo, participio o gerundio). Suelen ir colocadas al principio de la oración: Siguiendo sus instrucciones, le envío la relación de morosos. Examinadas

las alegaciones, se formuló la propuesta.

8. Para separar la parte entera de la parte decimal de un número: 22,3456

hectáreas.

9. Usos incorrectos de la coma. El sujeto no se separará del verbo mediante coma, salvo que entre ambos medie un inciso; asimismo, no debe separarse el verbo del complemento directo o del atributo.

Usos del punto y coma

Se usa, en general, para indicar que las unidades que separa están en el mismo nivel sintáctico. Se trata de unidades estrechamente vinculadas entre sí. En particular, tiene los siguientes usos:

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1. Para separar los miembros de un período extenso o una enumeración, especialmente si tienen entre ellos partes separadas por comas:

Elvira, la del pelo largo, vive en Murcia; Rosa, la del pelo corto, en San Javier; y Rubén, en Lorca.

2. Para separar dos oraciones estrechamente relacionadas por el sentido, relación que puede ser de distintas clases:

de contraste: El martes pasado estuve en Oviedo; el jueves estaré en Lugo.

de paralelismo: Hay quien me considera una buena persona; hay quien me

considera un villano.

adversativa, inmediatamente antes de conjunciones como pero, mas, aunque, sin embargo, no obstante...

de causa-consecuencia: Mañana habrá huelga; por tanto, no circularán trenes de

cercanías.

explicativa: suele ir delante de enlaces como es decir, o sea, en otras palabras...

3. Se pone punto y coma detrás de cada uno de los elementos de una lista o relación cuando se escriben en líneas independientes y se inician con minúscula, salvo detrás del último, que se cierra con punto.

Los requisitos de eficacia del lenguaje son:

o la obligación de que sea claro y sencillo; o la garantía de que sea preciso;

Usos de los dos puntos

Los dos puntos es el signo de puntuación que detiene el discurso para llamar la atención del lector sobre lo que sigue, para que lo interprete como una reformulación que completa o amplía la información precedente. Se usa en los casos siguientes:

1. Preceden a una enumeración de carácter explicativo: Tres son los manuscritos que

subastarán mañana: uno de Borges, otro de Alfonso Reyes y un tercero de Machado.

2. Los dos puntos preceden a las citas textuales. Después de los dos puntos se suele escribe la primera palabra con inicial mayúscula y comillas. Si el original no comienza por mayúscula, porque se haya suprimido alguna parte, tras las comillas se comenzará la cita con tres puntos suspensivos. Si la supresión es en medio de la cita, se usa el signo [...].

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3. Tras las fórmulas de saludo en el encabezamiento de las cartas y documentos. También en este caso la palabra siguiente se escribe con inicial mayúscula y en renglón aparte.

4. Los dos puntos se emplean para conectar oraciones o proposiciones relacionadas entre sí sin necesidad de utilizar otro nexo o conector. Pueden señalar varias relaciones:

Causa-efecto: Se ha quedado sin trabajo: no podrá viajar este año.

Conclusión o resumen de la proposición anterior: Varios miembros

monopolizaron la reunión con problemas particulares: no llegaron a ponerse de acuerdo

Verificación o explicación de la oración anterior.

5. Se utilizan para separar la ejemplificación del resto de la oración:

De vez en cuando tiene unos comportamientos inexplicables: hoy ha venido a la oficina con las zapatillas de casa.

6. En textos jurídicos y administrativos –decretos, sentencias, bandos, edictos, certificados o instancias– se colocan dos puntos después del verbo, escrito con todas sus letras mayúsculas, que presenta el objetivo fundamental del documento.

7. En títulos y epígrafes es frecuente su uso para separar el concepto general del aspecto parcial del que va a tratarse: La literatura medieval: estudio comparado de los

principales motivos recurrentes.

Usos de los paréntesis

Los paréntesis se usan para insertar en un enunciado una información aclaratoria o complementaria, cuyo sentido interrumpen, pero no alteran. Se usan en los siguientes casos:

1. Para encerrar oraciones, frases o palabras que sirven de aclaración o de inciso, sobre todo si son extensas o mantienen escasa relación con lo anterior:

Las asambleas (la última duró casi cuatro horas sin descanso) se celebran en el salón de actos.

2. Para intercalar algún dato o precisión, como fechas o datos toponímicos y administrativos (términos municipales, provincias, departamentos, naciones…), que comprenden a otros de menor entidad:

El puerto de Cartagena (Murcia) registra una creciente actividad comercial.

3. En ocasiones se usan como opción en el texto. Dentro del paréntesis puede encerrarse una palabra completa o uno de sus segmentos:

En el documento se indicarán el (los) día (s) en que haya tenido lugar la baja.

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4. Las letras o los números que encabezan clasificaciones, enumeraciones, etc., pueden situarse entre paréntesis o seguidas del paréntesis de cierre.

5. Se encierran entre paréntesis las siglas cuando siguen a su enunciado o, a la inversa, el enunciado sigue a la sigla:

El texto refundido de la Ley de Aguas (TRLA)…

Los signos de puntuación que corresponden al texto en el que van insertados los paréntesis deben escribirse fuera de estos.

La coma, el punto y coma y los dos puntos nunca pueden ir delante del paréntesis de apertura, pero sí seguir al de cierre. Los puntos suspensivos y el punto sí pueden preceder al paréntesis de apertura.

Usos de las comillas

Existen diferentes tipos de comillas: las comillas angulares, llamadas latinas o españolas (« »), las inglesas (" ") y las simples (' '). En los textos escritos, siempre que sea posible, deberán utilizarse las comillas angulares, alternando las demás en ese orden, cuando dentro de un texto entrecomillado sea necesario utilizar de nuevo comillas:

Al llegar al coche, Lola susurró: «Vaya "cacharro" se ha comprado Tomás».

Se utilizan las comillas en los siguientes casos:

1. Para reproducir citas textuales: Sus palabras fueron: «Por favor, el pasaporte». Cuando la cita es extensa y constituye uno o varios párrafos, puede aparecer sangrada y con un cuerpo de letra menor, pero ya sin comillas; no obstante, también puede usarse la letra cursiva cuando la cita sea larga.

Un texto literal dentro de un enunciado indirecto es aceptable siempre y cuando no se incumpla alguna de las condiciones impuestas por el estilo indirecto, como, por ejemplo, la correlación de tiempos verbales. No sería aceptable un enunciado como el siguiente: La resolución indicaba que «no hay indicios de infracción en la actuación de

la mercantil».

2. Para expresar que una palabra o expresión es impropia, vulgar o de otra lengua, o que está usada con sentido irónico o figurado.

3. Para destacar sobrenombres, alias o apodos.

4. Para enmarcar el significado de una palabra, cuando se comenta o se aclara: Tirar la toalla significa «rendirse».

5. Para enmarcar los títulos de artículos, noticias o trabajos: Nuestro trabajo se llama

«Dieta mediterránea y salud».

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6. No es aconsejable entrecomillar los nombres propios de instituciones, organismos, etc., pues estos se escriben siempre con mayúscula y esta marca hace innecesarias las comillas.

Los signos de puntuación correspondientes al período en el que va inserto el texto entre comillas se colocan siempre después de las comillas de cierre.

2. EVITAR LAS ORACIONES DEMASIADO LARGAS

La longitud media recomendable de las oraciones, siempre dependiendo de la complejidad del tema y de las palabras empleadas, así como del perfil del lector, debe oscilar entre veinte y veinticinco palabras. Una extensión superior obligará a hacer un mayor esfuerzo de asimilación.

En el proceso de lectura, intervienen dos niveles distintos de la memoria humana:

1. La memoria a corto plazo, que registra el sentido del mensaje. Esta memoria tiene una capacidad y una duración limitadas: de 8 a 20 segundos, durante los cuales procesa una cantidad de palabras que oscila entre quince y veinticinco, según la capacidad del lector y su nivel cultural. Más allá de esos límites, la información se pierde.

2. Una vez percibido el mensaje, la secuencia se almacena en la memoria a largo plazo. El lector retendrá e incorporará esa información a sus conocimientos si puede relacionarla con los que ya posee.

Por estas razones, las oraciones deben ser cortas y bien construidas (lo que favorece la acción del primer nivel de la memoria), y las palabras, sencillas, familiares y adaptadas al lector (para conseguir que el segundo nivel de la memoria las incorpore a sus conocimientos generales).

Son varios los recursos que, por descuido o costumbre, alargan las oraciones, muchas veces sin necesidad: palabras largas en sustitución de más concisas (que hemos visto en el capítulo anterior); adjetivación innecesaria; locuciones preposicionales que sustituyen a las preposiciones sencillas; fórmulas y muletillas características del lenguaje administrativo; y abuso del gerundio que empalma oraciones que deberían ser independientes.

2.1. Adjetivos innecesarios

El uso del adjetivo en el lenguaje administrativo debería caracterizarse por la sobriedad, puesto que se trata de un lenguaje técnico y objetivo, en el que no tienen lugar la subjetividad ni la implicación personal del redactor.

Sin embargo, dado que el adjetivo se ajusta bien al afán detallista y minucioso del lenguaje administrativo, no siempre se utiliza con moderación. Puede aparecer solo o agrupado con otros adjetivos sin nexos, cuya reiteración acaba por consolidarlos en un orden fijo e inalterable: autoridad administrativa competente; día siguiente hábil;

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junta general extraordinaria; normas legales aplicables, procedimiento administrativo

común…

La proliferación de sustantivos, consecuencia del estilo nominal, atrae a los adjetivos, cuyo uso a veces es superfluo, debido a la inclinación del lenguaje administrativo por la amplificación: autoridad competente, legislación vigente.

La falta de sobriedad en el empleo de los adjetivos también se manifiesta en la anteposición de adjetivos normalmente especificativos, con lo que el texto tiende a la expresividad más que a la objetividad y acaban por convertirse en fórmulas invariables: preceptiva autorización, oportuno expediente, vigente legislación, el debido

trámite, urgente necesidad, cumplida cuenta... Uso peculiar del adjetivo adjunto

Esta muletilla es una de las señas de identidad del lenguaje administrativo. Suele aparecer al comienzo de oficios o notas interiores con dos posibles funciones:

Como verbo, acompañado de otro verbo de significado próximo, si no idéntico: Adjunto remito/ adjunto se acompaña el expediente.

En este caso se trata de una redundancia, que puede ser evitada eliminando uno de los dos verbos: Adjunto el expediente, remito el expediente o acompaño el

expediente.

Como adjetivo especificativo, aunque está sufriendo un proceso de

recategorización: es decir, cambia su inicial categoría de adjetivo por la de adverbio.

De la forma Le envío el documento adjunto (adjetivo) a adjunto se remite el pliego de condiciones, se ha modificado la función de «adjunto», que en el segundo caso es un adverbio que explica la forma en que se remite el pliego.

En cualquier caso, esta expresión se ha convertido en muletilla. No hay ninguna razón para comenzar siempre del mismo y monótono modo los oficios o las notas interiores. Podemos variar el estilo sustituyendo esta muletilla por un verbo pleno en forma personal: le remito, le acompaño, le adjunto, le traslado, le envío. De este modo se aúnan variedad y corrección. 2.2. Locuciones preposicionales

En el lenguaje administrativo se tiende al uso de las locuciones preposicionales, un conjunto fijo de palabras que desempeñan funciones equivalentes a las de las preposiciones.

El motivo de esta inclinación es el gusto por la explicación minuciosa y el detalle expositivo -que a veces no es más que una mera amplificación-, para lo cual se considera insuficiente la preposición simple y se sustituye por locuciones de mayor complejidad.

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Sin embargo, la acumulación de estas locuciones complica la sencillez y la claridad en el lenguaje administrativo, por lo que es recomendable no incurrir en su abuso.

LOCUCIÓN

PREPOSICIONALES

ALTERNATIVA

a tenor de según

conforme a según

en materia de sobre

en virtud de por

a efectos de para

caso de si

como consecuencia de por

con el fin de para

en función de según

en orden a para

2.3. Fórmulas y muletillas

La costumbre y la comodidad han consagrado expresiones en algunos casos centenarias que se usan más como relleno que con sentido concreto, porque nada aportan a la información:

En su virtud, para mejor proveer en su caso cuando lo estime oportuno.

Igualmente, se emplean numerosas fórmulas con muy diversos fines, cuya abundancia en los textos administrativos es considerada perjudicial por la rigidez que ocasionan en el estilo, por su monotonía y porque suponen un alargamiento de las oraciones y los períodos de los documentos que, en la mayoría de los casos no aportan información alguna.

Y para que así conste y a petición del interesado firmo la presente... Tengo el honor de elevar a Vd. De conformidad con lo establecido en el vigente reglamento Contra esta resolución cabe interponer recurso de... Vistos los preceptos legales de general y pertinente aplicación. Se le tendrá por notificado a todos los efectos legales. Lo que se hace público para general conocimiento.

Estas expresiones formularias y rituales repartidas por el texto sirven de enlace con otras nuevas hasta convertir toda la redacción en una sarta de fórmulas variadas:

Lo que se le notifica... a efectos de que, dentro del plazo de... a partir del siguiente a la recepción del presente escrito, comunique a esta...

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2.4. Usos del gerundio

El gerundio forma junto al infinito y al participio la categoría de formas no personales del verbo. Es característico del lenguaje administrativo, aunque en ocasiones se usa incorrectamente.

Junto a los usos propios del gerundio con valor de adverbio y predicativo (El ladrón entró en el chalé saltando la valla) o como gerundio absoluto (habiéndose reunido la Mesa de contratación en segunda convocatoria, se ha tomado la decisión de…), hay unos usos del gerundio que deben evitarse por no considerarse correctos gramaticalmente. Estos usos son esencialmente dos:

1. Gerundio del BOE o especificativo. Es el gerundio utilizado como adjetivo para especificar a un sustantivo, en lugar de desempeñar su función adverbial. Este empleo es denominado «gerundio del BOE» por la frecuencia con que aparece en dicha publicación, estándar de redacción administrativa.

Se ha publicado un reglamento regulando la potestad sancionadora de la Administración (correcto: un reglamento ley que regula…).

Con esta fecha la Alcaldía ha dictado un decreto aprobando las tasas de basura para el año 2012 (correcto: …un decreto por el que se aprueba…).

2. Gerundio de posterioridad. Como modificador del verbo, el gerundio siempre debe indicar una acción simultánea a la del verbo principal de la oración. No se considera un uso correcto ni elegante si la acción del gerundio es claramente posterior a la del verbo. En estos casos es recomendable sustituirlo por una oración coordinada independiente. Este uso del gerundio se denomina gerundio de posterioridad o gerundio-empalme, porque actúa como un nexo que une varias proposiciones y alarga y recarga la secuencia.

Se ha resuelto el recurso, notificando a los interesados las medidas adoptadas (y se han notificado a los interesados…).

3. LA IMPERSONALIDAD

Nuestra lengua dispone de un conjunto de posibilidades que permiten ocultar parcial o totalmente al agente de las acciones. Este ocultamiento del agente se produce cuando no es conocido, es irrelevante mencionarlo o interesa destacar más otro elemento de la oración.

Los recursos lingüísticos de que pueden servirse los hablantes son esencialmente tres: la voz pasiva, la pasiva refleja y la impersonalidad. A continuación comprobaremos cómo se produce la gradual desaparición del sujeto real, desde la oración activa hasta la pasiva refleja. Partimos de la oración activa, como forma más natural y lógica de expresar las acciones. Observa la siguiente oración:

El ayuntamiento concedió toda la obra pública a la misma empresa.

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Lo primero que se observa es que sus elementos sintácticos respetan el orden lógico (sujeto + verbo + complemento directo + complemento indirecto). Sobre el elemento que aparece en primer lugar en la oración recae la mayor atención informativa.

Además, el orden sintáctico se traduce también en orden semántico: el sujeto sintáctico (ayuntamiento) y el lógico (quien realiza la acción de ‘conceder’) son la misma entidad: ayuntamiento; el complemento directo toda la obra pública se limita a «recibir» la acción expresada por el verbo; mientras que a la misma empresa es el complemento indirecto (la beneficiaria de la acción expresada del verbo).

La oración pasiva es el primer paso hacia la desaparición del sujeto. Se diferencia de la activa en que el sujeto lógico pierde su papel protagonista y recae la atención sobre el proceso verbal en vez de sobre el sujeto:

Toda la obra pública ha sido concedida por el ayuntamiento a la misma empresa.

Mediante la transformación del verbo a la voz pasiva, se modifica el orden sintáctico. Ahora, el sujeto de la oración es Toda la obra pública y ha desplazado del principio de la oración al sujeto lógico el ayuntamiento.

Segundo paso: la oración pasiva refleja. El desinterés informativo hacia el sujeto, por ser desconocido o porque no interese expresarlo, conduce al segundo y definitivo peldaño hacia la impersonalidad:

Se ha concedido toda la obra pública a la misma empresa.

Con ella no designamos que el sujeto sintáctico Toda la obra pública ejecuta una acción, sino que «le ocurre» algo, y la oración se enfoca hacia el proceso, hacia la acción. La mención del sujeto lógico (ayuntamiento) ha desaparecido por completo, sustituido por se. Este tipo de raciones se construyen con se impersonal más el verbo en forma activa y en tercera persona.

Se remite la circular referida al horario de verano.

Se ha comprobado que la solicitud no cumple los requisitos exigidos.

Una particularidad del lenguaje administrativo en lo referente al empleo de las oraciones de pasiva refleja proviene de un error gramatical, aunque persigue un fin informativo:

Por este servicio se ha comprobado que la solicitud no cumple los requisitos exigidos.

Esta oración está a medio camino entre la oración pasiva (en la aparición del agente (sujeto lógico) por este servicio) y la pasiva refleja con se. En la lengua común es una falta de corrección añadir el agente a las pasivas reflejas, porque estas últimas se caracterizan por ocultar el sujeto lógico.

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¿Por qué entonces se recurre a esta fórmula híbrida?

Porque las oraciones pasivas, al enfocar la acción hacia el proceso verbal, no hacia el sujeto, refuerzan la despersonalización, que es una característica del lenguaje administrativo, pero, al mismo tiempo, la omisión del sujeto lógico de la pasiva refleja podría conducir a ambigüedades:

Una vez que la Administración declare la extinción de la sociedad, se procederá a la liquidación patrimonial establecida en el art. 213 de la citada ley. (¿A quién corresponde efectuar la liquidación, a la sociedad o a la Administración? Esa es la

información que el pronombre se no aclara).

Oraciones impersonales. Son aquellas oraciones que carecen de sujeto gramatical, pero sí tienen un complemento directo de persona determinado, precedido de la preposición a:

Se convoca a los opositores para el próximo día 17 de junio.

En este tipo de construcción, el verbo siempre se conjuga en tercera persona del singular, ya que no existe sujeto con el cual establecer la concordancia. Son, pues, incorrectos enunciados como el siguiente:

*Se convocarán a los opositores para el próximo día 17 de junio.

Construcciones impersonales con los verbos hacer y haber. Con estos dos verbos, inmovilizados en la tercera persona del singular, se construyen oraciones impersonales del tipo hace un año, hace varios años; hace un día muy bueno, hizo unos

días estupendos; hay mucha gente, había muchas personas.

Cuando se utilizan en forma impersonal, no hay sujeto con el que hacer concordar el verbo.

Es erróneo buscar la concordancia del verbo con el complemento directo, como en las siguientes oraciones: *Habían varias personas en la sala; *Hacen 27ºC (lo

correcto es Había varias personas en la sala; Hace 27 ºC). En los anteriores ejemplos, «varias personas» y «27 ºC» son el complemento directo, y no puede establecerse la concordancia con ellos. El verbo de las oraciones impersonales,en cualquiera de los tiempos y modos que se emplee, permanecerá invariable en la tercera persona del singular.

Conclusión

El lenguaje administrativo abusa de las oraciones pasivas, pasivas reflejas e impersonales, por varias razones:

Porque desdibujan cualquier referencia al sujeto lógico y eso parece transmitir objetividad e imparcialidad.

Porque desplazan el interés informativo hacia el objeto, el proceso o el resultado de la acción.

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Porque permiten ocultar el sujeto, limitando su responsabilidad en el enunciado.

El predominio de estas construcciones distancian al emisor del destinatario y despersonaliza el estilo: se presentan los hechos como si fueran el resultado de una decisión lejana y de la naturaleza de las cosas, sin intervención humana.

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ESTRATEGIA 4

RESALTAR LA ESTRUCTURA DEL TEXTO

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

1. ORDENAR LAS IDEAS SEGÚN LA LÓGICA DEL LECTOR El documento debe dar una impresión de unidad y coherencia. Las ideas que contiene deben disponerse con orden lógico, pensado desde la perspectiva del destinatario, cuando el documento se dirija a él.

2. ORGANIZAR LA INFORMACIÓN EN PÁRRAFOS

La información se organizará en párrafos que proporcionarán la información del tema progresivamente. La cohesión entre ellos se reforzará con el uso de conectores de texto y organizadores de la información.

3. ESTRUCTURAR FORMALMENTE EL DOCUMENTO El orden interno se refleja en la adecuada estructuración del documento.

Los documentos deben contener un título y un encabezamiento que informen al lector del contenido de forma resumida.

Si el documento es extenso, podrán incluirse subtítulos que informen al lector de lo que va a leer en el párrafo. Para que pueda leer lo que le interese.

4. APOYAR EL TEXTO CON EJEMPLOS

Un texto se comprende mejor si se ejemplifica.

5. ESTRUCTURAS TÍPICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Esta estrategia se completa con un somero repaso a las estructuras más comunes en los documentos administrativos: resoluciones, notificaciones, oficios, notas interiores, actas, certificados, informes…

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ESTRATEGIA 4

RESALTAR LA ESTRUCTURA DEL TEXTO

DESARROLLO DE OBJETIVOS

La inteligibilidad es una condición inexcusable de la eficacia de la comunicación escrita de calidad. Un documento estará bien redactado y será eficaz (conseguirá sus fines) si es comprendido por su destinatario y le permite actuar en consecuencia.

En este capítulo estudiamos las estrategias que podemos aplicar para ordenar con coherencia las ideas, organizar su contenido en párrafos y redactar el documento con una estructura que facilite su lectura.

1. ORDENAR LAS IDEAS DEL DOCUMENTO Un documento o texto debe ser coherente. La coherencia es la propiedad básica que hace inteligible un texto o documento a sus destinatarios.

Sus características más destacadas son las siguientes:

Unidad de sentido. El texto o documento trata un tema central, alrededor del cual se articulan las ideas que lo precisan y lo complementan.

Orden en la información. Esta organización de las ideas aportará información de forma lógica, articulada, progresiva y ordenada, sin repeticiones, contradicciones, sobreentendidos ni saltos lógicos.

Finalidad. El texto debe mostrar con claridad cuál es su finalidad: exponer, informar, convencer, exigir, describir, contar.

Contextualización. La información del texto debe estar contextualizada. Es decir, tiene que adaptarse al destinatario para que pueda conectarla con sus conocimientos. Un documento se contextualiza combinando diversos elementos: con el título, con la información del encabezamiento, la propia información que suministra, las palabras que destacamos en negrita como importantes, etc.

Como ejemplo de contextualización insuficiente, imagina un documento que consistiera en lo siguiente:

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UNIVERSIDAD DE MURCIA N.ª Ref.ª: SCA-23/2012 Asunto: exclusión de solicitud

D.ª Remedios Albarracín de la Torre Avda. de la Marina Española, 12, 3

30009 Murcia

Se le comunica que su solicitud ha sido excluida provisionalmente por incumplir los requisitos que exige la base tercera de la Resolución R-235/2011, de 27 de septiembre.

El secretario general

Un documento reducido a este contenido probablemente ofrecería poca información a la destinataria, que puede ignorar a qué solicitud se refiere, qué requisitos incumple de los que exige la mencionada resolución, que casi seguro que también desconoce. El mismo caso pero con una contextualización más completa sería:

UNIVERSIDAD DE MURCIA

Notificación de exclusión provisional

N.ª Ref.ª: SCA-23/2012

Asunto: solicitud de ayuda de estudios.

D.ª Remedios Albarracín de la Torre Avda. de la Marina Española, 12, 3

30009 Murcia

En relación con su solicitud de ayuda para estudios de hijos durante el curso académico 2011-2012, le comunico que se ha excluido provisionalmente por los siguientes motivos:

1. No se han acreditado los ingresos íntegros de la unidad familiar. 2. ...

Esta documentación está exigida por la base tercera de la convocatoria de acción social, (Resolución R-235/2011, de 27 de septiembre de ...)

El secretario general

La combinación de la información proporcionada por el título, el asunto, junto con la explicación de las circunstancias que han causado la exclusión y su justificación, contextualizan adecuadamente la información del documento y permiten al destinatario conocer las circunstancias y las razones para poder subsanar su petición o defenderse de una decisión que puede considerar injusta.

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2. ORGANIZAR LA INFORMACIÓN EN PÁRRAFOS

La coherencia interna proporciona orden y claridad al contenido del texto, pero será de poca utilidad si no se refleja externamente por medios lingüísticos (repeticiones, sinónimos, pronombres...) y gráficamente. Esta es la denominada coherencia externa.

El elemento básico sobre el que recae la responsabilidad de articular y organizar la información del conjunto del documento es el párrafo. A él dedicamos el siguiente apartado.

2.1. El párrafo

Un párrafo es la unidad fundamental de los documentos. Gráficamente, el párrafo se destaca en la página por estar delimitado entre una mayúscula con la que se inicia una línea nueva y un punto y aparte.

Consiste en un bloque de texto, integrado por oraciones interrelacionadas que desarrollan un aspecto del tema central del texto. La división en párrafos permite distribuir los contenidos, facilitar su lectura y organizar el texto visual e informativamente.

Recomendaciones para articular un texto en párrafos

1. Cada párrafo debe tratar una única idea.

2. Se comenzará un nuevo párrafo cuando se ofrezca una información diferente o un nuevo aspecto sobre el tema central.

3. Cuanto más largo y condensado sea el párrafo, será más difícil de leer y entender. Su extensión no superará las seis líneas. Es conveniente que el párrafo contenga más de una oración.

4. Los párrafos se sucederán de forma lógica de acuerdo con su contenido y en relación con los demás.

5. La idea principal del párrafo aparecerá preferentemente al principio, ya que generalmente es aquí donde está más activa la atención del lector; también es posible situarla al final, a modo de conclusión.

Errores más frecuentes en la redacción de los párrafos

1. Desequilibrio. Alternar párrafos desmesuradamente largos con párrafos muy cortos demuestra falta de orden.

2. Repetición. Distintos párrafos desarrollan la misma idea, con lo cual se vulnera el principio «un párrafo, una idea».

3. Condensación. Un solo párrafo expone varias ideas, lo que resta solidez al principio de unidad del párrafo.

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4. Vaguedad. Un párrafo se limita a apuntar algunas ideas, sin llegar a desarrollar ninguna en profundidad.

5. Longitud. El párrafo coincide en la puntuación con una sola y extensa oración, con lo cual dificultará la legibilidad y la comprensión.

2.2. Los conectores o marcadores textuales

La relación lógica entre los párrafos puede deducirse del contenido. Pero la coherencia externa se refuerza si se colocan «señales» que expliciten esa relación y ayuden al lector a interpretarlo adecuadamente. Esas señales son los conectores o marcadores textuales.

Son conectores palabras o grupos de palabras como asimismo, por otra parte, no obstante, por tanto. No tienen un significado conceptual (no significan nada léxicamente); sin embargo, enlazan partes del texto indicando la relación lógica que hay entre ellas.

Estudiamos diversas clases de conectores y marcadores, según la función informativa y el tipo de instrucción que expresan:

1. Organización de la información 2. Adición de argumentos 3. Oposición de argumentos 4. Causa o consecuencia 5. Reformulación de lo dicho

1. Conectores que organizan y estructuran la información

Señalan las partes del texto que inician, continúan o concluyen la información de un documento o provocan alguna desviación o excurso. De este modo organizan la información.

A esta clase pertenecen conectores como en primer lugar, por una parte, ante todo, en segundo/tercer lugar, de igual manera/modo, de otra parte, en último lugar, finalmente, por lo demás, por último, etc.

2. Conectores que indican adición de argumentos

Pertenecen a esta categoría los conectores que indican una relación lógica de suma o adición entre contenidos (A + B), de modo que ambos están orientados hacia la misma conclusión.

A esta clase pertenecen conectores como en asimismo, igualmente, del mismo modo, además, máxime, es más, etc.

3. Conectores con valor adversativo o contraargumentativo

Los conectores de esta clase establecen un contraste u oposición entre los argumentos que unen.

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A esta clase pertenecen conectores como aunque, si bien, a pesar de que, pese a que; pero, mas, sin embargo, no obstante, con todo, ahora bien, aun así, a pesar de todo; en cambio, por el contrario, antes bien, de todos modos… 4. Conectores consecutivos

Son consecutivos los conectores que presentan al miembro del texto en que se encuentran como una consecuencia o la conclusión derivada de la información del miembro anterior.

A esta clase pertenecen conectores como por ello, por eso, por tal motivo, por tal razón, por lo que, de ahí que; en consecuencia, consecuentemente, por consiguiente, por lo tanto, consiguientemente, por ende...

5. Reformuladores

Son los que presentan la nueva información como una reformulación de lo anteriormente dicho, para mejorarla, explicarla, aclararla o rectificarla.

A este tipo pertenecen los reformuladores explicativos a saber, es decir, o sea; los rectificativos, como mejor dicho, en cualquier caso, de todos modos o en todo caso, o los recapitulativos como en suma, en definitiva, en fin, en conclusión.

3. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO Lo esencial de un documento es su contenido y la claridad con que se expone, pero la manera de presentarlo también condicionará su legibilidad. Una adecuada estructura ayudará a que el lector capte a primera vista la información importante, reconozca su organización interna y sus diferentes divisiones.

Examinamos a continuación las distintas partes que forman la estructura de un documento. 3.1. Encabezamiento

Es la parte superior del documento. Desde el punto de vista de la atención visual, es el lugar donde primero se fija la vista del lector; por esa razón se reserva este espacio para la información básica que sintetiza elementos fundamentales del documento: identificación corporativa del emisor, información sintética del contenido e identificación del destinatario.

El encabezamiento aparecerá en todos los documentos que deban estar formalizados, incluidos los de trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos. En él debe constar el título y el número clave de identificación del expediente.

Partes del encabezamiento

1. Cabecera impresa. Es la franja superior del documento donde aparecen el escudo o el logotipo que identifican corporativamente al emisor, así como información referida a los organismos y órganos de segundo orden, dirección postal y electrónica…, según las normas de imagen institucional de cada Administración.

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2. Título. El título es el resumen del documento. Es obligatorio en los documentos que contengan actos administrativos, incluidos los de trámite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos, y expresará con claridad y precisión el tipo de documento, su contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en que se inserta.

Características del título

Resumirá de forma concisa el tipo de documento y su contenido esencial.

Resolución de adjudicación de plazas vacantes

Informe sobre compatibilidad de puesto en el sector privado

Oficio de subsanación de la solicitud

Debe estar situado en sitio visible y fácilmente identificable. El lugar idóneo será inmediatamente después de la cabecera.

Destacará del cuerpo por caracteres tipográficos (mayúscula o negrita).

Resolución de adjudicación de plazas vacantes

OFICIO DE SUBSANACIÓN DE LA SOLICITUD

No ocupará más de una línea, si es posible; de lo contrario, pierde eficacia.

No deben usarse en el título abreviaturas o siglas, y mucho menos si no son las más comunes.

3. Datos generales del documento. Este apartado contendrá la información más significativa para la identificación inmediata del documento y para la gestión administrativa (registro, archivo, remisión). Incluirá todos o algunos de los siguientes apartados, siempre según las necesidades de cada unidad administrativa:

Referencia, número o clave asignados por cada dependencia para la identificación del documento, con objeto de facilitar el control interno administrativo.

Asunto. Describe sucintamente el objeto del documento. El asunto complementa la información proporcionada por el título o lo sustituye si el documento carece de título. Se redactará de forma sintética, con claridad y precisión e idénticos criterios que se aplican al título.

Identificación del interesado o los interesados en el procedimiento, que puede no coincidir con el destinatario de las notificaciones o comunicaciones.

Fecha de inicio del procedimiento.

4. Destinatario. Es la persona a la que va dirigido el documento. Los datos que deben figurar ya se han examinado en la unidad anterior. El espacio reservado para la identificación del destinatario se dispone normalmente en casillas o recuadros

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coincidentes con la ventanilla de los sobres. Cuando el destinatario es otra Administración, puede aparecer al pie del documento en mayúscula.

3.2. Cuerpo

Es la parte reservada al contenido específico de cada documento. Su extensión varía, según la mayor o menor complejidad del mensaje que se transmite o del tipo de texto.

El contenido se redactará con claridad, sencillez y precisión, separando la información en párrafos ordenados de forma lógica. En aquellos casos en que su complejidad o extensión lo aconsejen, se utilizarán subtítulos indicativos de las distintas divisiones del documento, destacados tipográficamente del resto.

Es costumbre arraigada en la redacción de los documentos jurídicos y administrativos, aceptada como solución ortográfica por la Real Academia Española, destacar con mayúsculas la acción principal del documento: autorizar, denegar, informar, sancionar, requerir, ordenar, caducar, desestimar, trasladar... El procedimiento ortográfico se completa separando la palabra del cuerpo del texto, a veces en renglón aparte, seguida de dos puntos: CERTIFICA:, INFORMA:, RESUELVE:, etc.

3.3. Pie

El final del documento es el espacio reservado a las circunstancias de tiempo y lugar (data), si no se han expresado en el encabezamiento, y a la formalización y los signos de validación del documento, que incluyen la firma del emisor, su identificación oficial y personal, la de los autenticadores, y en su caso, los sellos.

1. Data. La data también es un elemento esencial y un requisito para los documentos que hayan de estar formalizados.

Con carácter general, es recomendable escribir la data combinando letras y números, como en el ejemplo:

Murcia, 17 de mayo de 2016

Entre el lugar y la fecha propiamente se escribe una coma, y se debe prescindir de las preposiciones En y a, por considerarse uso anticuado.

El día del mes y el año se escriben con cifras; el año no lleva punto (2017) es la forma correcta; 2.017 es incorrecta).

El mes se escribe con letras, en minúscula, precedido y seguido por la preposición de

Cuando se escribe la data en renglón aislado, no debe llevar punto al final.

Si en el formato del documento existen casillas para consignar la fecha de forma exclusivamente numérica, se podrá recurrir a la separación en barras, puntos o guiones, como en los ejemplos siguientes:

17/05/16, 17.05.2016; 17-05-16

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Dependiendo de formato del documento, la data puede aparecer en los datos de identificación del encabezamiento o inmediatamente antes de la firma como en el ejemplo:

Torrevieja, 17 de mayo de 2013

El alcalde

Luis Enciso Navarro

2. Firma. Normalmente el autor jurídico del documento asume la responsabilidad de su contenido con el acto formal de la rúbrica o firma. Puede darse el caso de que el documento requiera la intervención de una persona que lo legitime con su firma oficial. En diplomática se denomina autenticador y en el documento administrativo adopta la fórmula de visto bueno (generalmente abreviada como V.º B.º). Esta fórmula acredita que la firma que aparece en el documento en cuestión pertenece realmente al funcionario firmante.

La firma es el signo de validación del documento por excelencia. Está compuesta de tres elementos: antefirma, rúbrica y nombre completo del emisor. Cuando el documento tiene carácter oficial, predomina el cargo sobre la persona, y debe guardarse el siguiente orden:

a) La antefirma expresa el cargo de quien formaliza el documento.

Deben evitarse títulos de tratamiento o de cualquier otra clase no relacionados específicamente con la función pública.

No es necesario escribir el cargo enteramente con mayúsculas.

En cuanto al uso de mayúscula inicial, si el cargo aparece junto al nombre de quien lo desempeña (como es el caso) es opcional escribirlo en mayúsculas o minúsculas, aunque en los documentos oficiales es costumbre escribirlos con mayúsculas.

No debe colocarse coma al final.

No se utilizarán abreviaturas.

b) Rúbrica.

c) Nombre y apellidos. Tras la rúbrica se escribirán los nombres y apellidos de la persona que ocupa el cargo. En la actualidad se tiende a suprimir la abreviatura Fdo.; tampoco se debe colocar punto tras el nombre.

d) Delegación. Cuando se actúa por delegación de competencias, de firma u otras circunstancias, el orden será el siguiente:

o Cargo que tiene atribuida la competencia

o Circunstancias concretas de la delegación, indicada con la abreviatura que corresponda (P. D.)

o Cargo de quien formaliza el documento

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o Norma que atribuye la delegación

o Nombre completo de la persona que formaliza.

El Consejero P.D., la directora general del Medio Rural

(Orden de 13 de febrero de 2015) Rúbrica

Nombre y apellidos

e) Sello. Es un signo con fin validador. Se estampa por lo general junto a la firma del autor jurídico del documento, sobreponiéndose ligeramente a ella por la izquierda. La introducción de firmas electrónicas y otros códigos han modificado su forma, pero no su función.

4. ESTRUCTURAS TÍPICAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS MÁS FRECUENTES Los documentos administrativos pueden clasificarse según diversos criterios:

1. Según los participantes en la relación administrativa. Se distinguen dos categorías de documentos: documentos de la Administración y documentos de los ciudadanos.

DOCUMENTOS

DE LOS CIUDADANOS

cartas, declaraciones, quejas, solicitudes, recursos, renuncias, reclamaciones...

DOCUMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

DIRIGIDOS AL CIUDADANO

anuncios, bandos, cartas, oficios, notificaciones, citaciones...

DIRIGIDOS A LA ADMINISTRACIÓN

actas, cartas, notas interiores, oficios, informes, diligencias...

2. Según la normatividad del contenido del documento. Esta clasificación divide los documentos de acuerdo con su carácter normativo o no normativo, de la que excluye los escritos de los ciudadanos:

DOCUMENTOS NORMATIVOS O

DE DECISIÓN

Genéricos

Son las disposiciones generales que aprueban los organismos públicos, cuyo destinatario es colectivo

Individuales Son aquellos documentos que van dirigidos a ciudadanos individualmente considerados, como las resoluciones, acuerdos, etc.

DOCUMENTOS NO NORMATIVOS

de constancia

de juicio

de transmisión

3. Según la fase del procedimiento en que se producen:

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DOCUMENTOS DE LA FASE DE INICIACIÓN

Acuerdo de inicio del procedimiento Requerimiento de subsanación de defectos de la solicitud Petición de mejora voluntaria de la solicitud Acuerdo de adopción de medidas provisionales Acuerdo de acumulación de procedimientos

Acuerdo de práctica simultánea de trámites

DOCUMENTOS DE LA FASE DE INSTRUCCIÓN

Acuerdo de apertura de un período de pruebas Acuerdo de práctica de prueba Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas Oficio de petición de informes Citación de comparecencia Concesión de trámite de audiencia Acuerdo de apertura de período de información pública Acuerdo de ampliación de plazos Acuerdo de tramitación de urgencia

Acreditación de la notificación

DOCUMENTOS DE LA FASE

DE TERMINACIÓN

Resolución de caducidad por paralización del procedimiento imputable al interesado

Resolución de caducidad de procedimientos iniciados de oficio susceptible de producir efectos desfavorables o de gravamen

Resolución tipo Resolución de inadmisión Certificación de acto producido por silencio administrativo

Acuerdo de suspensión de la ejecución de un acto

4. Según la declaración que contienen. Finalmente la clasificación que seguiremos es la propuesta por el Manual de documentos administrativos (MAP, 2003). Esta

clasificación parte de la base de que cada documento contiene una declaración, una manifestación de un órgano administrativo para cumplir un fin concreto: decidir, transmitir actos, dejar constancia y opinar o proponer actuaciones. De este modo, se establecen cuatro categorías de documentos:

DOCUMENTOS DE DECISIÓN O RESOLUTIVOS contienen una declaración de voluntad de un órgano

administrativo sobre materias de su competencia

resoluciones, acuerdos

DOCUMENTOS DE TRANSMISIÓN comunican la existencia de hechos o actos a otras

personas, órganos o entidades

Notificaciones, publicaciones oficios

notas interiores cartas, citaciones,

convocatorias

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O CONSTATACIÓN contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, cuya

finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos

Actas, diligencias, certificados

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DOCUMENTOS DE JUICIO

contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones

de hecho o jurídicas que sean objeto de un procedimiento administrativo

Informes, propuestas, dictámenes

4.1. Documentos de decisión Son los documentos que contienen una declaración de voluntad de un órgano administrativo sobre materias de su competencia.

Dentro de los documentos de decisión, se distinguen dos clases:

La resolución es el documento que contiene la decisión con la que el órgano competente pone fin a un procedimiento.

El acuerdo es el documento que recoge las decisiones adoptadas por el órgano competente sobre la iniciación del procedimiento y las cuestiones que se suscitan durante su tramitación, siempre anteriores a la resolución.

Estructura básica

La estructura de los documentos de decisión reproduce por analogía y costumbre la de las sentencias, que ha fijado el art.º 248.3 de la Ley Orgánica del Poder Judicial: «Las sentencias se formularán expresando, tras un encabezamiento, en párrafos separados y numerados, los antecedentes de hecho, hechos probados, en su caso, los fundamentos de derecho y, por último, el fallo. Serán firmadas por el juez, magistrado o magistrados que las dicten». Junto con los elementos comunes vistos en apartados anteriores, sus elementos estructurales son:

a) Antecedentes. Introducen de forma resumida información sobre la forma de inicio del procedimiento, solicitud externa u órgano que lo inicia, cuando sea de oficio.

b) Hechos (o también parte expositiva o relación de hechos). Contiene los diferentes hechos y acciones seguidas desde el inicio del procedimiento. La descripción minuciosa de los hechos aparecerá solo en las resoluciones o acuerdos que deban ser motivados.

c) Valoración jurídica (fundamentos de derecho o parte argumentativa). Es la valoración de los hechos, de acuerdo con los fundamentos normativos, doctrinales o jurisprudenciales que les son aplicables.

Los hechos y los fundamentos de derecho constituyen la motivación, un requisito con que se garantiza que la decisión adoptada se ajusta a derecho y posibilita el control jurisdiccional de los actos de la Administración.

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d) Competencia. Esta parte identifica las normas que atribuyen la competencia al órgano administrativo para poder actuar y decidir, y suele acompañar a la mención de las normas en la motivación.

e) Decisión (parte dispositiva). Expresa la declaración de voluntad concreta que adopta el órgano sobre las cuestiones planteadas en el procedimiento.

La decisión puede incluir también una serie de condiciones cuyo cumplimiento es esencial para la eficacia de la resolución. Según su extensión, podrá incluirse en la misma parte dispositiva o en un apartado específico convenientemente destacado.

f) Recursos. Informan al ciudadano de cómo puede impugnar la decisión adoptada si no está conforme con ella. La información expresará con la mayor claridad posible y con orden la naturaleza del acto (definitivo o no en la vía administrativa), qué tipo de recurso puede interponer, ante qué órgano, en qué plazo y otros posibles efectos.

4.2. Documentos de transmisión

Son documentos de transmisión todos aquellos que comunican actos, la existencia de hechos o las circunstancias de un procedimiento a otras personas, órganos o entidades.

Se pueden clasificar teniendo en cuenta el contenido normativo o no del acto comunicado. De acuerdo con esto, se pueden dividir en dos subcategorías:

Comunican actos de decisión

Notificación

Publicación

Comunican actos no decisivos

Comunicaciones (oficios, notas interiores,

cartas, convocatorias, citaciones. anuncios...)

1. Documentos que comunican actos decisivos: notificación y publicación

La notificación y la publicación son los documentos mediante los que se comunica al interesado una resolución o un acuerdo que afecta a sus intereses y derechos. La notificación es una condición para la eficacia (jurídica) del acto que se comunica y al mismo tiempo garantiza la recepción de dicho acto y el éxito de la comunicación.

Es requisito de estos documentos que reproduzcan íntegro el acto que notifican o sus elementos esenciales. La reproducción puede consistir en:

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Notificación independiente. La notificación se ordena en un documento distinto y separado de la resolución.

Notificación-resolución. El mismo documento contiene la resolución y la ordenación de la notificación

Notificación adjunta. La notificación consiste en un mero oficio que acompaña a la resolución.

La publicación consiste en notificar un acto en los diarios oficiales o en la prensa de mayor difusión cuando no se ha podido notificar por los medios ordinarios o se dan las circunstancias previstas en los arts. 59 y 60 de la LRJ-PAC.

Estructura básica

Con ligeras diferencias, según las modalidades de notificación elegidas, su particularidad consiste en un encabezamiento de este tipo si la notificación transcribe e inserta la resolución:

Con esta fecha, (la autoridad que corresponda en cada caso) ha dictado el/la siguiente acuerdo/resolución:

Le notifico que, con esta fecha, (la autoridad que corresponda) ha dictado la...

Si la notificación y la resolución son el mismo documento, suele añadirse al final de la parte dispositiva la ordenación de la notificación:

Mediante este documento, se notifica a... esta resolución/acuerdo, según lo exigido en el art.º 58.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Para la publicación existe un formato particular. Su única especificidad radica en que deben indicarse las circunstancias que han imposibilitado la notificación ordinaria y los medios en que se realiza la notificación, con fórmulas semejantes a las siguientes:

Al desconocerse la identidad de los posibles interesados en el procedimiento de…, les notifico el siguiente acuerdo mediante su publicación en el Boletín Oficial de la Región, en el tablón de anuncios del Ayuntamiento de…y en el periódico La Opinión: [texto del acuerdo]

No se ha podido practicar la notificación a D.ª … por los medios indicados, ya que resulta desconocida en el lugar que ha indicado como domicilio, y el número de fax facilitado corresponde a una sociedad mercantil sin relación con la interesada. En consecuencia, notifico la siguiente resolución mediante su publicación en el Boletín Oficial de la Región y en el tablón de anuncios del Ayuntamiento de…

2. Documentos que comunican actos no decisivos: comunicaciones

Con el nombre comunicaciones se designan los documentos administrativos destinados a poner en conocimiento de otras personas hechos o circunstancias de un procedimiento o de la Administración, y siempre que no contengan actos de decisión.

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En esta clase de documentos se incluyen muy diversos tipos: oficios, citaciones, notas o comunicaciones interiores, convocatorias, cartas, saludas, etc.

Un oficio es el documento que emite un organismo oficial, cuyo fin es comunicar una actuación administrativa prevista legalmente e integrada en un procedimiento. Su destinatario, siempre externo al emisor, puede ser un ciudadano, una entidad privada u órganos administrativos de distintas Administraciones.

La nota interior, de características similares al oficio, es un documento interno, que se utiliza para la comunicación entre órganos o unidades dependientes de un mismo órgano superior o entidad. Muy similar es la circular o nota informativa, documento mediante el cual una autoridad superior dirige una orden, instrucciones o información general a todos o a gran parte de sus subordinados. Tiene normalmente un destinatario colectivo, lo que la diferencia de la nota interior, que suele ser individual. Mientras que le estructura regular del oficio se ajusta al esquema encabezamiento cuerpo y pie, la nota interior comparte estructura con el oficio, con leves pero significativas variaciones.

En el encabezamiento, tras el título y los datos generales de identificación, comunes a ambos, la identificación del emisor y del destinatario se debe realizar indicando tanto el nombre como los cargos del emisor y del destinatario:

Nota interior

Lugar y fecha (optativo en el encabezamiento) S/ref.ª: N/ref.ª:

De: Juana María Ramírez Ortigosa, jefa de la Sección de Patrimonio

Dirigido a: Luis de León Galmés, jefe del Servicio Económico

En el pie contendrá la datación, si no se ha indicado en el encabezamiento; para la firma, bastará con la rúbrica, pues los datos identificativos del emisor ya se han expresado en el encabezamiento.

La carta es el documento empleado para las comunicaciones de carácter personal, protocolario o de contenido general, sin relación directa con la gestión habitual o la tramitación de un procedimiento. Consta de

Cabecera. En la parte superior izquierda aparece el remitente, que puede identificarse personalmente o con el membrete o logotipo institucional preimpreso; también es posible encontrarlo en el centro o a la derecha.

Datación. Por debajo de la cabecera, en el ángulo superior derecho, se

encuentra la datación. También puede colocarse inmediatamente antes de la firma.

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Destinatario. La identificación del destinatario se situará bien junto al margen izquierdo, bien a la derecha, si se utilizan sobres con ventanilla.

Saludo o encabezamiento. Es, estrictamente hablando, el inicio de la carta. Se escribe debajo de los datos del destinatario. El saludo debe ajustarse al tono general de la carta, y para ello se emplearán las fórmulas adecuadas según la proximidad y la formalidad de la relación entre los interlocutores.

Cuerpo. Es el lugar destinado al contenido propiamente dicho de la carta. Su redacción deberá cumplir las mismas indicaciones que las expuestas en el apartado relativo al contenido de los oficios y las notas interiores. Normalmente se estructurará en tres partes no obligatorias: introducción del motivo de la carta o su presentación, desarrollo y la conclusión con una síntesis o la petición concreta.

El cierre de la carta es la última parte y consta de despedida, firma y, en

ocasiones, posdata. La fórmula de despedida guardará relación con el tono que se ha empleado en el saludo y en el cuerpo: Cordialmente, Reciba un cordial saludo, Le saluda atentamente...

Por su carácter más personal, en las cartas es más importante la persona que el cargo que ocupa. Por esa razón, el orden de sus elementos es rúbrica, nombre y apellidos, cargo.

El saluda es un tipo de comunicación protocolaria dentro de la Administración, que es utilizado exclusivamente por los altos cargos para comunicaciones breves (agradecimientos, felicitaciones, invitaciones, saludos...), no regladas ni pertenecientes al procedimiento administrativo.

El tono y el objeto de este documento son de elevada formalidad, circunstancia que se refleja en el uso de la tercera persona tanto para el emisor como para el destinatario. Por su uso restringido y algo anticuado, puede ser reemplazado por la carta o la invitación.

Ministerio de Agricultura y Pesca, Alimentación y Medio Ambiente

Secretaría de Estado para la Biodiversidad

El Ilmo. Sr. Secretario de Estado para la Biodiversidad

SALUDA

al profesor ........ y le agradece la colaboración prestada por la

institución que preside en las Jornadas sobre Agua y

Medioambiente, organizadas en Murcia, los días 22 y 23 de

noviembre de 2015.

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Nombre

y aprovecha la ocasión para testimoniarle de su más alta consideración

Datación

4.3. Documentos de constancia

Son aquellos documentos que contienen una declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es la acreditación de actos, hechos o efectos.

A este grupo pertenecen las actas (de reunión, de inspección), la certificación, la diligencia.

Actas de reunión

Las actas son relaciones escritas en las que se hace constar un hecho, una obligación o una reunión. Dentro de esta categoría general, el acta de reunión ode sesión es un documento por el que se deja constancia del desarrollo de las reuniones de los órganos colegiados: deliberaciones, acuerdos, etc. Su estructura tipo incluye las siguientes partes:

o Título e identificación de la sesión

o Asistentes y ausentes.

o Orden del día y desarrollo de la sesión, con expresión de los puntos principales de las deliberaciones.

o Acuerdos. En este apartado se transcribirán los acuerdos que se adopten, señalando asimismo el procedimiento de votación (secreta, a mano alzada...) y el resultado de la votación.

o Fórmula final y firma. Suele responder a uno de estos tipos: «El presidente levanta la sesión, de la cual extiendo esta acta como secretario» o «Sin más asuntos que tratar, el presidente levanta la sesión a las 20:30 horas...». Las personas que firman normalmente las actas son el secretario y el presidente, que otorga su visto bueno.

La certificación

Es el documento con que el funcionario responsable da fe de un hecho, del contenido de un documento o de las circunstancias que constan en archivos, registros, libros de actas, etc. Consta de las siguientes partes:

o Título descriptivo del objeto de la certificación y el encabezamiento donde se identificará el nombre y los apellidos, el cargo y el organismo al que pertenece quien la emite.

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o Cuerpo. El cuerpo del documento consta del verbo CERTIFICO/A que designa la acción principal del documento y los hechos y las circunstancias que constituyen el objeto mismo del certificado

o Fórmula de certificación. El documento puede concluir con la fórmula Y para que así conste, expido /extiendo /emito / firmo este certificado, o bien directamente expresar el solicitante del certificado, la finalidad, los efectos genéricos o específicos o a la validez temporal del certificado, en su caso, e incluso la persona que da la conformidad.

o Datación. Aunque continúa siendo práctica común expresar la datación como un elemento más de la fórmula de certificación, los manuales modernos recomiendan que la datación figure en renglón independiente, situada bien antes o bien después de la rúbrica. Por cuestiones de tradición podemos mantener la datación antes de la rúbrica.

o Firma. Bastará con la rúbrica, puesto que la identidad del emisor del certificado aparece en el encabezamiento. Si ha de aparecer el visto bueno, se escribirá junto a la rúbrica, pero en este caso con el cargo y el nombre completo de quien da su conformidad.

4.4. Documentos de juicio

Son los documentos que contienen una declaración de juicio de un órgano administrativo, persona o entidad pública o privada, sobre las cuestiones de hecho o jurídicas que sean objeto de un procedimiento administrativo. Los documentos más característicos son el informe y la propuesta.

El informe

La competencia para dictar resoluciones y acuerdos recae en órganos administrativos que, en ocasiones, necesitan opiniones autorizadas, de contenido técnico o jurídico, sobre un tema concreto.

El informe consiste en una exposición ordenada y exhaustiva sobre un tema determinado, un problema o el estado de una cuestión. Se trata de una declaración de juicio emitida por una persona distinta de la que debe resolver el procedimiento, cuyo fin es aportar nuevos datos al expediente o comprobar los ya existentes, proporcionar valoraciones y opiniones necesarias para la formación de la voluntad y la adopción de la decisión.

Su rasgo más destacado es el carácter instrumental: el informe es redactado por técnicos o funcionarios con competencias determinadas, para que sirva de antecedente y de asesoramiento al órgano administrativo que ha de tomar una decisión

La estructura del informe está determinada por la extensión Resumimos la estructura del informe breve por ser el documento de juicio más frecuente en la actividad regular de la Administración:

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o Datos identificativos que permiten obtener una visión sintética de su contenido, indicaremos en esta parte los siguientes datos: título, órgano que lo solicita y asunto de que trata.

o Cuerpo. De acuerdo con la extensión de lo que se informa, el cuerpo del informe presentará, tras una frase introductoria el contenido, separado por párrafos numerados, si es necesario. Si es más extenso, se podrán introducir subapartados que contengan los hechos o antecedentes (ordenados cronológicamente y escritos en párrafos separados) y los fundamentos legales (justificación y argumentación que prepara la conclusión, igualmente separados en párrafos).

o Conclusión o propuesta: según la clase de informe de que se trate, la parte final puede incluir una o varias conclusiones (necesariamente en el caso de las propuestas de resolución), o carecer de ellas si se trata de un informe descriptivo.

o Datación, firma o Anexos (en aquellos casos que sean necesarios).

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ESTRATEGIA 5

FACILITAR LA LECTURA DEL DOCUMENTO

PLANTEAMIENTO Y OBETIVOS

1. APROVECHAR LOS MEDIOS DEL PROCESADOR DE TEXTOS Se pueden aprovechar los distintos recursos tipográficos (cuadros, listas, tablas, distintos tipos de letra [negrita, cursiva,…], subrayados, mayúsculas para destacar partes del texto

¿Qué es lo que debe destacarse?

Lo que pueda ayudar al lector a comprender mejor el texto. Pero con mesura: si se destaca todo, el efecto pierde eficacia.

2. LLEGADO EL CASO, EMPLEAR TABLAS

3. PRESENTAR ENUMERACIONES EN LISTAS

Cuando en un texto se enumeran varios elementos es preferible presentarlos en listas, precedido cada uno de ellos de una viñeta o topo.

o Las listas son más fáciles de comprender.

o Mejoran la memorización.

o Reducen el riesgo de malas interpretaciones.

o Permite dividir las oraciones muy largas.

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ESTRATEGIA 5

FACILITAR LA LECTURA DEL DOCUMENTO

DESARROLLO DE OBJETIVOS

Los documentos no solo se leen: también se ven. Ello obliga a considerar de manera complementaria la composición formal de los documentos para que su lectura sea cómoda y atractiva para el lector.

1. APROVECHAR LOS RECURSOS TIPOGRÁFICOS Los programas de proceso y edición de textos permiten variados recursos tipográficos para destacar visualmente la información más importante del documento o crear efectos visuales para ayudar a la lectura.

Pero esta variedad de recursos no debe conducir al abuso, porque la efectividad de dichos recursos se pierde.

1.1 Tipografía

Familias de letras

Las familias de letras son el conjunto de caracteres con unos rasgos comunes. Cada una de ellas proyecta una determinada imagen: técnica, informal, ornamental... Es recomendable no mezclar varias familias en un mismo texto.

Estas son algunas de las más utilizadas:

Arial y Times New Roman, Verdana…: las más frecuentes en los textos administrativos y empresariales de diverso carácter.

Courier New: tiene el mismo diseño que la letra de las máquinas de escribir, por

lo que da un aspecto algo anticuado al texto.

Comic Sans, Garamond, Book Antiqua, Arial Black: más apropiados para textos

publicitarios o de mercadotecnia que para documentos.

En cuanto al tamaño de letra, es importante tener en cuenta que en el cuerpo oscila entre 10 y 12 puntos; en los títulos el tamaño será mayor que el del resto del documento (14 puntos).

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Tipos de letra

Los tipos de letra son los recursos tipográficos o variaciones que una familia de letra puede experimentar, por su forma, figura, tamaño o grosor, en relación con la letra redonda normal. Los más comunes en la composición de los textos son:

1. Redonda. Es el tipo normal no marcado. Se escribe derecho y circular, y se utiliza para componer el texto general.

2. Cursiva. Letra inclinada, a imitación de la escritura manual. Conviene evitar el uso de la cursiva en todo el texto porque deja menos espacio entre caracteres y dificulta su legibilidad.

Sus usos principales son:

o Reproducir una cita textual que, por su extensión, vaya destacada en

párrafo independiente.

Este uso es alternativo, pues en las citas extensas pueden emplearse también otros métodos como las comillas, el aumento del sangrado y la reducción del tamaño de la letra.

o Escribir las palabras extranjeras o los términos no recogidos en los

diccionarios de la lengua española.

o Resaltar aquellas palabras o frases que tengan una función especial

dentro del texto. Ejemplo:

el término resolución se emplea en este caso con el sentido de forma de terminación de un procedimiento…

o Indicar alguna advertencia en los textos que, además, deberán ir entre paréntesis; ejemplo: continúa en la página siguiente.

o La denominación completa de las leyes y normas que se citan, para destacarlas así del resto del texto.

o Para destacar los títulos de publicaciones (diarios oficiales, diarios,

obras literarias, científicas, técnicas, revistas, etc.).

o Para escribir las letras a), b), c) que encabezan los apartados dentro de

un párrafo.

3. Negrita. Del mismo tamaño que la redonda mayúscula o minúscula, pero con trazo más grueso. Sus usos más comunes son los siguientes:

o Para destacar los títulos, subtítulos y epígrafes, siempre que no

coincida con otros recursos tipográficos (p. ej. mayúscula y negrita, negrita y cursiva, negrita y subrayado…).

o Para destacar palabras o determinados conceptos, cuando se estime

necesario (plazos, palabras claves…).

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o Para destacar la acción principal del documento.

4. Versalita. Letra mayúscula de igual tamaño que la minúscula, normalmente un tamaño dos puntos menor que el tipo normal que se utiliza para el resto del escrito. En los documentos administrativos su uso está restringido a los casos en que se haya de utilizar numeración romana o bien para algunos casos de antefirma e identificación con nombre y apellidos del firmante en documentos de transmisión como las notificaciones. En el campo bibliográfico tiene otros usos.

2. LAS LETRAS MAYÚSCULAS: ORTOGRAFÍA Y TIPOGRAFÍA La letra mayúscula es aquella que se escribe con mayor tamaño y, por regla general, con forma distinta de la minúscula. Tiene dos funciones principales: la ortográfica y la tipográfica.

2.1. Para escribir palabras o expresiones enteras

Por lo general, se escriben enteramente con mayúsculas las siglas y algunos acrónimos: ISBN, ONG, OTI. Se escriben en minúscula, en cambio, los acrónimos que el uso ha convertido en sustantivos comunes y que, por tanto, se han incorporado al DRAE: láser, radar, uvi. Cuando se trata de nombres propios y tienen más de cuatro letras, solo se escriben con la letra inicial en mayúscula: Imas, Unicef, Renfe.

Se utiliza la escritura en mayúsculas con el fin de destacar determinadas frases o palabras dentro de un escrito. Los casos más comunes son:

o En los números romanos, cuando se utilizan como números ordinales o para distinguir las personas, los siglos, los tomos, capítulos o partes de una publicación o de las leyes, etc.

o En textos de carácter informativo, las frases que expresan el contenido fundamental del escrito: ESTÁ PROHIBIDO FUMAR DENTRO DE ESTAS DEPENDENCIAS. También en los carteles de aviso, para asegurar su visibilidad: SE RUEGA NO FUMAR.

o Las palabras o frases que aparecen en las cubiertas y las portadas de los libros impresos, así como los títulos de cada una de sus divisiones internas (partes, capítulos, escenas, etc.).

o En textos jurídicos y administrativos, el verbo que representa el objetivo fundamental del documento: CERTIFICA, EXPONE, SOLICITA...

2.2. Mayúsculas iniciales

Según la posición que ocupe una palabra en un escrito, la puntuación exige el uso de mayúscula inicial en los siguientes casos:

En función de la puntuación:

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1. La primera palabra de un escrito y la que vaya después de punto.

2. Después de los dos puntos, el criterio radica en el grado de dependencia entre los elementos que este signo separa. De acuerdo con esto, debe comenzarse en mayúscula en los casos siguientes:

o Tras los dos puntos que siguen al verbo fundamental de un documento

jurídico-administrativo: CERTIFICA: Que D. José Pertusa ha seguido el curso de…

o Tras los dos puntos que anuncian la reproducción de una cita o palabras textuales: Me miró seriamente y me dijo: «No serás capaz».

o Tras los dos puntos que siguen a la fórmula de encabezamiento o saludo de una carta: Muy señor mío: Le comunico que...

o Tras los dos puntos que cierran los epígrafes o subtítulos de un libro o documento, o los elementos de una enumeración en forma de lista, cuando el texto explicativo que los sigue comienza en la misma línea: Son tres las características que debe reunir la comunicación eficaz:

Claridad: Se trata de un requisito esencial que consiste en que lo escrito se entienda sin dificultad.

Precisión: Un requisito exigido por el contexto formal de la comunicación administrativa.

o Tras los dos puntos que siguen a términos de carácter anunciador, como ejemplo, advertencia, nota, etc., cuando precede a enunciados con plena independencia sintáctica y de sentido, sea cual sea su extensión: NOTA: Agregar ejemplar diligenciado a notificación.

En función de la condición o categoría: La función principal de la mayúscula es distinguir los nombres propios de los nombres comunes. El nombre común posee rasgos semánticos caracterizadores que permiten establecer una clase formada por los seres que presentan dichos rasgos.

El nombre propio, por su parte, es un sustantivo creado para designar y referirse a seres únicos, animados o no. Carece de significado léxico y singulariza un referente concreto: la Casa Blanca, Ester, el Partenón…

El nombre propio puede estar representado por una palabra o expresiones denominativas, formadas por palabras del léxico común o una combinación de léxico común y nombre propio, referidas a entes únicos (instituciones, organismos, acontecimientos, obras…) con una función identificadora y singularizadora, como el nombre propio genuino: Consejo Jurídico de la Región de Murcia.

Las expresiones denominativas pluriverbales están frecuentemente compuestas por un sustantivo (sustantivo genérico) que designa la clase a la que pertenece el referente: Ministerio de Interior, Dirección General de Consumo, Concejalía de Deportes.

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Tras él aparece el término específico, que permite identificarlo y singularizarlo: Ministerio de Interior, Dirección General de Consumo, Concejalía de Deportes.

Se escriben con letra inicial mayúscula todos los nombres propios y los comunes que funcionan con el valor de nombres propios, es decir, cuando designan seres o realidades únicas y su función principal es la identificativa. En otras ocasiones, la mayúscula responde a otros factores, como la necesidad de distinguir entre sentidos diversos de una misma palabra, o a razones expresivas o de respeto. Así, se escribirán con inicial mayúscula:

1. Todos los nombres propios de persona, incluidas las designaciones familiares o afectivas (Conchi, Pepe); nombres propios de animal (Rocinante, Babieca); y nombres de cosa singularizada (Tizona).

2. Los apellidos, los sobrenombres, apodos y seudónimos: Alfonso X el Sabio.

3. Los nombres propios geográficos (continentes, países, ciudades, comarcas, mares, ríos, etc.). No se deben escribir con mayúsculas los artículos o preposiciones que van entre ellos, a menos que sean intrínsecos a los nombres, como ocurre en los topónimos: La Mancha, Los Garres, El Cairo.

Los nombres genéricos geográficos o administrativos como ciudad, río, mar, océano, sierra, barranco, término municipal, paraje, provincia, etc., que acompañan a los nombres propios se escriben con minúscula: La ciudad de Murcia, la sierra de Gredos, el río Ebro, el término municipal de Lorca, la provincia de Segovia. Excepcionalmente se escriben con inicial mayúscula algunos de estos nombres genéricos cuando se emplean solos y, por antonomasia, funcionan como si fueran propios al designar un lugar único.

4. Los nombres de vías o espacios urbanos. Al igual que en el caso de los nombres geográficos, solo el nombre propio debe ir escrito con mayúscula, y no los nombres genéricos que lo acompañan: calle de Trapería, plaza de España, avenida Juan Carlos I.

5. Los elementos significativos (principalmente sustantivos y adjetivos) que forman parte del título de documentos oficiales o de carácter legal o jurídico, como tratados, acuerdos internacionales, códigos, leyes, órdenes o decretos: cuando se cita el nombre oficial completo: Ley 29/1998, de 13 de julio, Reguladora de la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.

No obstante, cuando la descripción de la ley que constituye el título es demasiado extensa, el uso de la mayúscula se limita al primer elemento: Ley 27/2006, de 18 de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la información, de participación pública y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente. Si se citan en el interior de un texto, se escribirán además en cursiva para delimitar su extensión.

En caso de utilizar una mención abreviada del título, deben mantenerse las mayúsculas: …de acuerdo con la Ley 30/1992. En cambio, en las menciones genéricas o anafóricas la mayúscula no está justificada, pues no se emplea en

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realidad el título sino el nombre común que designa cada tipo de documento: la citada ley establece los motivos de abstención y recusación.

Las constituciones, normas supremas de los Estados, suelen citarse no por el título completo, sino de forma abreviada, utilizando el sustantivo genérico constitución escrito con mayúscula inicial, mayúscula que no debe afectar a los especificadores que lo acompañen: la Constitución argentina, los padres de la Constitución.

6. Los tratamientos, apelativos para referirse a personas por cortesía o en función de su cargo, dignidad, jerarquía o titulación, se escriben con mayúscula solo cuando se abrevian. Por el contrario, si se escriben con todas sus letras, irán en minúscula: Ud., pero usted; Sra., pero señora; Ilma., pero ilustrísima.

7. Las palabras significativas que componen la denominación completa de instituciones, entidades, organismos, departamentos o divisiones administrativas, edificios, monumentos, locales o establecimientos públicos, partidos políticos, etc.: el Tribunal Supremo, la Biblioteca Nacional, la Universidad de Murcia, el Área de Gestión Administrativa, el Teatro Real, la Secretaría General... También se escriben con mayúscula las denominaciones alternativas de carácter antonomástico: Cámara Alta por Senado. Se aplica la mayúscula también al término con que habitualmente se menciona de forma abreviada una institución o entidad sobre el término específico: la Autónoma. También por economía y evitar la repetición del nombre completo se suele emplear uno de los elementos de la denominación: la Academia (por laReal Academia Española). Esta denominación es inequívoca y uso es admisible siempre y cuando haya aparecido anteriormente con su denominación completa.

Las menciones anafóricas que se refieren mediante el nombre común a las entidades o instituciones citadas anteriormente en el texto no deben escribirse con mayúscula, aunque coincidan con el genérico incluido en la denominación completa: esa área, esta consejería, el organismo citado…

8. Determinados nombres, cuando designan entidades, organismos o instituciones: la Universidad, el Rectorado, el Estado, la Administración... Iglesia (‘institución’) / iglesia (‘edificio’); Gobierno (‘institución’) / gobierno (‘acción de gobernar’).

La mayúscula afecta tanto al singular como al plural: los Estados europeos. En el caso de que estas palabras vayan seguidas de un adjetivo especificador, este se escribirá en minúscula: Gobierno chileno. Cuando estos sustantivos se emplean como nombres comunes, se escriben siempre con minúscula.

9. Los títulos, cargos y nombres de dignidad, como rey, papa, duque, presidente, ministro, rector, etc., normalmente deben escribirse con minúscula. No obstante, por razones de solemnidad y respeto, se acostumbra a escribir con mayúscula inicial los nombres que designan cargos o títulos de cierta categoría en textos jurídicos, administrativos y protocolarios, así como en el encabezamiento de las cartas dirigidas a las personas que los ocupan u ostentan. Con todo, se recomienda que en estos contextos se sometan a la norma general y se escriban también con minúscula.

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10. Habitualmente se escriben con mayúscula inicial los sustantivos y adjetivos de documentos que corresponden al nombre de teorías, planes, informes, conferencias, etc.: Plan Parcial de Cabezo Cortado, Plan Hidrológico Nacional, Plan Nacional para la Evaluación de las Universidades de España…

11. Los sustantivos y adjetivos que forman parte de publicaciones periódicas o de la colecciones. Estos nombres se escriben además en cursiva: Boletín Oficial del Estado, Boletín Oficial de la Región, Boletín Oficial de la Provincia de Albacete. 2.3. Mayúscula de relevancia Hay unos usos de las mayúsculas, no incluidos en sus funciones comunes, que responden al deseo de poner de manifiesto la especial relevancia que quien escribe otorga al referente. La razón de esta inclinación por la mayúscula como rasgo distintivo puede responder al valor monumental y solemne de sus orígenes. De este modo, la mayúscula revela la consideración o respeto que socialmente se otorga al referente de ciertos términos, como tratamientos o títulos y cargos de especial dignidad o situados en los niveles más altos de la escala jerárquica.

Existe también una vertiente subjetiva en el uso de este tipo de mayúsculas que se aplica a los términos que el que escribe considera dignos de veneración por razones religiosas o ideológicas. Por último, hay una mayúscula enfática con la que se quieren destacar determinados conceptos considerados importantes en contextos especializados.

Se recomienda evitar o restringir al máximo este empleo expresivo de la mayúscula pues no está justificada lingüísticamente y presenta, además, el inconveniente de su carácter extremadamente subjetivo que redunda en una falta de acuerdo entre los hablantes y perjudica a la homogeneidad de las reglas ortográficas.

2.4. Casos en que no debe usarse la mayúscula inicial

Se escriben con minúscula inicial (salvo que la mayúscula venga exigida por la puntuación):

1. Los nombres de los días de la semana, de los meses y las estaciones del año, excepto cuando formen parte de fechas históricas: Viernes Santo, Dos de Mayo, etc.

2. Los tratamientos como usted, señor, don, san/to, salvo que se escriban en abreviatura, caso en que se escriben con mayúscula: Ud., Sr., D.

3. Los títulos, cargos y nombre de dignidad, como rey, papa, duque, presidente, ministro, rector, etc., se escriben con minúscula cuando aparecen acompañados del nombre propio de la persona o del lugar al que corresponden: (el rey Felipe IV, el papa Juan Pablo II, el presidente de Nicaragua, el ministro de Trabajo), o cuando están usados en sentido genérico.

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4. Cuando un nombre común se utiliza anafóricamente para referirse a un nombre propio citado anteriormente, no debe escribirse en mayúsculas:

...la Confederación Hidrográfica del Segura. Este organismo realiza…

…según lo dispuesto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Esta ley establece que…

Recuerda: nuestro idioma debe tender a la minusculización y reservar las mayúsculas a aquellos casos ortográficamente justificados y admitidos. Procura no abusar de ellas cuando redactes documentos.

3. COMPOSICIÓN GRÁFICA DE LOS PÁRRAFOS

Desde el punto de vista gráfico, los párrafos difieren según el tipo de sangría que lleven. La sangría es el espacio en blanco con que una línea empieza más adentro que las del resto de la página. Hay tres clases principales:

1. Párrafo ordinario: lleva la sangría solo en la primera línea.

2. Párrafo francés: lleva sangría en todas las líneas excepto en la primera.

3. Párrafo moderno o alemán: no lleva sangría.

La línea final de un párrafo, si es muy corta, no debe ocupar menos espacio que el establecido para la sangría. En general, debe evitarse una línea final con menos de cuatro caracteres.

La separación entre los párrafos de un texto varía según el tipo de párrafo que se utiliza. Si el tipo es el ordinario (lleva sangría en la primera línea del párrafo), no es necesario intercalar un espacio en blanco. Esta es la forma empleada en las obras impresas.

No obstante, tanto en los textos de pocas páginas como en los documentos administrativos, puede ser recomendable separar los párrafos con una línea en blanco para mejorar su legibilidad.

En párrafos de dos o más líneas, debe evitarse que quede sola al final de una página la primera línea del párrafo (línea viuda) o sola al inicio de la página siguiente la última línea del párrafo (línea huérfana). Este control lo realiza de forma automática el ordenador, si se selecciona previamente esta opción. Es conveniente, por tanto, que vayan juntas, al menos, dos líneas de cada párrafo en la misma página, al final o al inicio, según sea el caso.

4. APARTADOS

Apartados y subapartados sirven para estructurar las partes de un texto y deben estar correctamente marcados y jerarquizados. Los apartados se distinguen del cuerpo del texto:

o por el sangrado; o por el tipo de cuerpo o letra;

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y pueden organizarse de varias formas:

o con números correlativos: 1.º; 1., 1);

o con letras: a); b)...; o con otros símbolos: rayas, viñetas o topos, etc.

Por lo general, tanto si se usan números, letras o viñetas, debe dejarse un espacio entre ellos y la primera letra del apartado.

o Documentos de decisión

o Documentos de decisión

o Documentos de decisión Según la relación de dependencia que tengan los apartados con el párrafo al que pertenecen, se deben puntuar de distinta forma:

o Si empiezan por mayúscula, porque se trate de oraciones completas, los apartados suelen terminar en punto, salvo que se trate de títulos.

o En caso de palabras que no forman una oración, empezarán por minúscula y terminarán con punto y coma, menos el último, que terminará con punto.

o En las relaciones sencillas dispuestas en columnas no se pone punto ni ningún otro signo.

o Si los apartados van dentro de un mismo párrafo, se separan

con punto y coma, excepto el último que se separa con coma y la conjunción y.

5. FORMATO DE LA PÁGINA

Aunque suele estar preestablecido por el uso, el formato debe adecuarse a los contenidos y al tono del documento. Hay que tener en cuenta que los espacios en blanco son tan importantes como en texto en sí porque, según los dispongamos, el texto será más estético y su legibilidad será más alta.

Los márgenes son el espacio en blanco que queda entre los bordes de una página y la parte escrita o impresa. Han de ser lo suficientemente amplios para dar un aspecto desahogado y limpio al documento.

Por influjo de los libros, el margen izquierdo suele ser mayor que el derecho. Así, el izquierdo oscila entre 3 y 4 cm, mientras que el derecho oscila entre 2,5 y 3 cm. El margen superior es algo menor que el inferior.

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DESPUÉS DE LA REDACCIÓN

1. RELEER EL TEXTO

Después de dejarlo reposar, aparecen más claras las cosas que corregir o que redactar de nuevo.

2. ELIMINAR LAS PALABRAS INÚTILES Es necesario suprimir todo aquello que no aporte nada al significado: adjetivos o adverbios expletivos subjetivos, muletillas…

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EL CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico es un medio de comunicación extendido en las comunicaciones formales como sustituto de las notas interiores y otros documentos de transmisión.

Merece la pena dedicarle atención para manejarlo convenientemente.

1. DESCRIPCIÓN Y CARACTERÍSTICAS Es una herramienta electrónica que permite enviar y recibir cualquier tipo de información por Internet. Una de sus ventajas es que junto al texto escrito como mensaje, se pueden acompañar documentos, imágenes, archivos sonoros...

Este medio ha adquirido gran importancia en las relaciones personales y profesionales, desbancando a otros medios hasta ahora habituales como el fax, el correo postal o el teléfono.

Sus características son también sus ventajas:

Rapidez y velocidad: el correo puede llegar en cuestión de segundos a cualquier parte del mundo.

Coste: una vez extendida la banda ancha, su coste es mínimo en comparación con las llamadas convencionales de teléfono o el correo normal.

Adaptabilidad: permite adjuntar archivos de texto de imagen o de otro tipo. También se puede enviar un mensaje a una persona en concreto o a un grupo de personas (mediante las listas de distribución) y reenviar un mensaje.

2. CRITERIOS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO ¿Es preferible un correo electrónico a otra forma de comunicación (llamada o escrito)?

La elección de un medio u otro de comunicación depende, en la actividad profesional, del grado de formalidad de la información que queremos enviar, de la materia, de la conveniencia de su constancia por escrito o de la posibilidad de interactuar con el destinatario. La ponderación de estas circunstancias determinará que nos inclinemos por facilitar la información en un documento escrito de tipo convencional, que formulemos una llamada telefónica para intercambiar opiniones o que recurramos al correo electrónico.

Hasta que no se generalice la implantación de los sistemas electrónicos de autenticación de firma, el correo electrónico queda limitado a las comunicaciones

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de carácter interno que transmiten o solicitan información de tipo general, convocatorias, anuncios, etc.

En el caso de las relaciones con los ciudadanos, se puede usar para facilitar información general o responder consultas.

3. ELEMENTOS DEL CORREO ELECTRÓNICO

Como cualquier documento, el correo electrónico debe contener una serie de elementos esenciales.

1. Remitente o destinatario. En la bandeja de entrada del destinatario y en la parte superior del correo electrónico aparece tanto la identidad de la persona que envía el correo como la de su destinatario. Esta operación se realiza de forma automática. Para evitar la frialdad derivada de ese automatismo, se recomiendan algunas fórmulas de salutación que estudiaremos en el apartado siguiente.

2. Asunto. Avanza de forma sintetizada el contenido del texto. Se debe rellenar esta casilla con la mayor claridad posible, por respeto al destinatario.

3. Texto. Es el contenido específico que se transmite. Sus características se estudian en el apartado siguiente.

4. Copias. Corresponde al emisor decidir si conviene remitir copias del correo a una o a varias personas.

5. Opción de respuesta. En los correos que responden a otro anterior, es aconsejable acompañar el texto del correo al que se contesta, para que el destinatario comprenda mejor la respuesta.

4. REGLAS DE ESTILO

El correo electrónico, al igual que otras herramientas de comunicación electrónica, está a medio camino entre lo verbal y lo escrito. Por esa razón, el tono general de los correos electrónicos debe corresponder a ese término medio: ni tan coloquial como una conversación ni tan formal como un documento escrito.

A continuación se señalan otros aspectos recomendables:

1. Distribución ordenada de la información. Como hemos señalado para las páginas web, la lectura de los textos en la pantalla es más costosa que en el papel. Por eso se facilita la lectura, si se distribuye el espacio con párrafos, espacios en blanco, dando prioridad a la visualización.

2. Claridad y concisión. El contenido del texto debe ser lo más claro posible. Mejor ser conciso y escueto que superfluo. Si es necesario transmitir mucha información, es preferible adjuntar un archivo al texto del correo. Pero cuidado

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con los archivos adjuntos que, por su tamaño (imágenes, presentaciones, sonidos...), pueden ralentizar la transmisión e incluso bloquear la bandeja de entrada del destinatario.

3. Tono. El tono del escrito debe acomodarse al grado de confianza con el destinatario. En una comunicación profesional, hay que evitar la frialdad de los documentos que suele redactar la Administración.

a) Un modo de personalizar el correo es comenzar por un saludo (hola o buenos días), con mención expresa del nombre o apellidos de destinatario, según la familiaridad en la relación. Evita en lo posible la falsa construcción no sexista Hola a tod@s.

b) Al acabar el correo la despedida consistirá también en una sencilla salutación (Un saludo), acompañada del nombre del remitente.

c) Pero al mismo tiempo, es necesario evitar la excesiva cordialidad si no hay confianza entre los interlocutores. Si los emoticonos u otras expresiones coloquiales creadas ex profeso son admisibles en los correos entre amigos, son, sin embargo, desaconsejables en otros contextos.

4. Tipo de texto. Depende de lo que se quiere comunicar. Si enviamos un correo como una carta, una nota interior, una circular, un oficio, adaptaremos el formato al de las características convencionales de cada uno de esos tipos de documentos.

5. Homogeneidad tipográfica. En una comunicación profesional no se debe juguetear con la grafía. En cualquier caso, es recomendable que sea homogénea (mantener el mismo tipo, el tamaño y el color de letra).

6. Corrección lingüística. Un correo electrónico debe respetar también las normas ortográficas y gramaticales de la lengua. Que sea un medio algo más informal no significa que exista libertad para escribir de cualquier manera. Una redacción descuidada, con faltas y errores, transmitirá una mala imagen del remitente y de la organización a la que representa.

7. Usos ortográficos especiales y convencionales. Cuidado con las mayúsculas. Una palabra escrita por completo en mayúsculas equivale a gritar.