Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias de la...

DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA UNIDAD DE SEGUIMIENTO

INFORME DE SEGUIMIENTO

Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias de la Universidad de Chile

Número de Informe: 111/2011 21 de septiembre de 2012

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NAMIRO ME ONTRALOR GENE

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AL SEÑOR MINISTRO DE EDUCACIÓN PRESENTE p

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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

UNIDAD DE SEGUIMIENTO

DAA N° 1.607/2012 REMITE INFORME DE SEGUIMIENTO QUE INDICA

SANTIAGO, ? 1. SET 2 G 1 2. O 5 8118

Cumplo con remitir a Ud., su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento efectuado al Informe Final N° 111, de 2011, sobre Auditoría de Gastos, en la Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias de la Universidad de Chile.

Saluda atentamente a Ud.,

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POR DEL CONTRALOR GENERAL

ABOGADO SUBJEFE DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA




SANTIAGO, 1. SET 2

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Saluda atentamente a usted.

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IN:NI : '.»..•(-(:':I.) AL SEÑOR DECANO FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS Y PECUARIAS UNIVERSIDAD DE CHILE PRESENTE

CONTRALOR GENERAL ) Pérez Gutiérrez

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA



SANTIAGO, Z1.SET2 012.058121

Cumplo con remitir a Ud., su conocimiento y

fines pertinentes, copia del Informe de Seguimiento efectuado al Informe Final N° 111, de 2011, sobre Auditoría de Gastos, en la Facultad de Ciencias Veterinarias y

Pecuarias de la Universidad de Chile.


DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

AL SEÑOR RECTOR UNIVERSIDAD DE CHILE PRESENTE

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POR ORDEN / 1,4 11,11 , ,r2i■ n

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SANTIAGO, sET 2 u 1z.05812.0



AL SEÑOR CONTRALOR UNIVERSITARIO UNIVERSIDAD DE CHILE PRESENTE



USEG N° 16/2012 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N° 111, DE 2011, SOBRE AUDITORÍA DE GASTOS, EN LA FACULTAD DE CIENCIAS VETERINARIAS Y PECUARIAS DE LA UNIVERSIDAD DE CHILE.

SANTIAGO, 2 1 SET. 2012

En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría General, se realizó un seguimiento con la finalidad de verificar la efectividad de las medidas adoptadas por la Entidad examinada, para subsanar las observaciones y atender los requerimientos contenidos en el Informe Final N° 111, de 2011, sobre Auditoría de Gastos, en la Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias de la Universidad de Chile.

El proceso de seguimiento consideró el Informe de Estado de Observaciones IF 111/2011 SEG ETPS16, enviado mediante oficio N° 17.251, de marzo de 2012, cuya respuesta fue remitida por ese Servicio, mediante oficio FAVET ORD N° 21/2012, del mismo año, a este Órgano Contralor.

Los antecedentes aportados, fueron analizados a fin de verificar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican:

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Análisis de la respuesta y verificaciones rea lizadas

Del anális is realizado a una muestra de comprobantes de egreso, se pudo verifica r,

q ue se encuentran aprobados por la Directora

de Gestión de FAVET y por la Jefatu ra de Contabilidad, y que en los respectivos comprobantes contables tam bién consta n las fi rmas de autorizaciones correspondientes.

Sobre la falta de foliación corre lativa de los comprobantes de egreso y de contabilidad, se comprobó, que la estructura del sistema

informático no perm ite atender a lo observado por esta Contra loría Genera l.

Los arg umentos que el Servicio esg rime en esta oportunidad dan cue nta de que los sa ldos

son actualizados en línea y no muestra n

distorsión alguna con los sa ldos informados en

los estados financieros. Sin perju icio de lo ante rior, en futuras audito rías que rea lice sobre la materia, esta Contra loría Genera l verificará

d ichos procedim ientos.

Respuesta del Servicio

La Facu ltad de Ciencias Veterinarias y Pecua rias (FAVET) arg u mentó, que en cada comprobante de eg reso se incorporó la autorización de la Directora de Gest ión de la FAVET, y que cada uno de los comproba ntes de contabilidad es firmado por la persona

que lo reg istra y por la Jefatu ra de Contabilidad.

Agrega, que las mod ificaciones de fecha en los comprobantes, obedecen a reg istros rea lizados en forma posterior a su ocurrenc ia y que con e l objeto de reflejar las operaciones en forma cronológ ica se procede al cam bio de fecha.

En lo refere nte a la numeración única de dichos comprobantes, el Servicio no se pronu nció en su respuesta.

La FAVET indicó, que en caso registrar en forma errónea una operación en el sistema AUGE, existe la opción de correg ir ciertos comprobantes contables, siempre y cuando ellos no estén asociados a documentos tributarios. Estas mod ificaciones son rea lizadas en ciclos

que no están cerrados, por tanto los saldos son

actualizados en forma automática posterior a la mod ificación.

Ag rega, que toda corrección que se solicita o efectúa, está enmarcada dentro del proceso normal de contabilización.

Descripción de la observac i ón

Los comprobantes de egresos y de contabilidad, no cuentan con las aprobaciones correspond ientes.

Se ag rega que dichos comprobantes, no tienen una foliación corre lativa, debido a que el Sistema de Admin istración Univers ita ria y Gest ión Económ ica, (AUGE), entrega una nu meración única para toda la Universidad, advirtiéndose además, que dicho sistema perm ite modificar la fecha de emisión de un documento, a lterando el orden cronológ ico de las operaciones rea lizadas.

Existen debilidades en la aplicación y uso del Sistema AUGE, debido a que se realiza n cambios inexplicables en el sistema, comprobándose c ifras d ist in tas a las registradas a una fecha determ inada, lo que a ltera los saldos históricos y genera importantes va riaciones en los reg istros, situación que obliga a solicitar su reg u larización y aclaración al

Departamento de Servicios de Tecnolog ías de In formación (STI), lo que puede repercutir negativamente en el análisis de las transacciones reg istradas.

N° Observación

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1. Observac iones su bsanadas

Conclusión

Contro l.

De conformidad con lo expresado por ese Servicio, y el aná lisis de los documentos proporcionados en su respuesta, se da por superada la observación, sin perju icio de que esta materia, será verificada por esta Contra loría Genera l en futu ras aud itorías.

En mérito de q ue los nuevos antecedentes

proporcionados por el Servicio, se ajustan al requerim iento rea l izado por este Organ ismo de Contro l, se levanta la observación.

Análisis de la respuesta y ve rificaciones rea lizadas

Se analizaron los antecedentes que se acompañan, corroborando las gestiones

informadas por la FAVET.

Se verifican los respaldos de informes de conciliaciones bancarias de todas las cuentas corrientes de la FAVET, del mes de mayo de

2012, las que cumplen con lo descrito por el

Servicio.

Respuesta del Servicio

materias a tener en consideración para dar cu mplimiento

a la normativa señalada.

Por otra parte expresa, que el personal del Área de

Adq u isiciones, será capacitado sobre la materia, durante

e l año 2012.

La Facu ltad señaló en su respuesta, que actualmente las

funcionarias a cargo de la custod ia y em isión de cheq ues

del laboratorio de farmaco log ía son las señoras Patric ia

Ce l is Guerra y Odette Nauto Vegas, a quienes se les

está tramita ndo sus pólizas de fide lidad fu ncionaria,

seg ún consta en oficio FAVET N° 010/2012, de 21 de

ju n io de 2012, em it ido por el jefe de personal de la

Facu ltad, a través del cual remitió a esta Contraloría

El Servicio señaló, que el proceso de concil iac ión banca ria se realiza d iariamente, y que como medio de

respa ldo complementario al sistema AUGE se deja, un

archivo Exce l.

Descripción de la observación

La secreta ria del laboratorio de fa rmacolog ía, no posee póliza de fianza ni autorización alguna de firma, pese a que mantiene la custod ia y emisión de cheques.

As imismo, se verificó la inexistencia de un contro l por parte del Departamento de Contabilidad,

respecto del movimiento bancario que dicha fu ncionaria ha efectuado durante el neriodo en

Las conciliaciones bancarias se rea lizan en forma

diaria, sin embargo no existe evidencia de un

archivo de respaldo de las situaciones acaec idas.

N° Observación

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4.- Control de Recu rsos Financieros

b) Análisis de las cuentas corrientes bancarias

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Conclus ión

Los nuevos antecedentes aportados por e l Servicio y las va lidaciones efectuadas, perm iten dar por superada la observac ión, s in perju ic io de que esta materia, será ver ificada constantemente en posteriores aud itorías, q ue rea lice este Organ ismo de Contro l.

De acuerdo a los nuevos antecede ntes aportados por el Servicio y a las va lidaciones efectuadas, se da por superada la observación, dado que se acred ita que la situación objetada in icia lmente ha s ido reg u larizada.

Anális is de la respuesta y ver ificaciones rea lizadas

De l an ális is rea lizado a los info rmes de cheques g irados y no cobrados a l 31 de mayo de 201 2, y de la cuenta contable denom inada cheq ues caducados, se adv ierte que la s ituación observada in icia lmente ha sido reg u larizada.

Se corrobora lo informado po r la Entidad mediante el anális is de las Ca rto las Ba ncarias de las cuentas Banca rias de FAVET correspondientes al seg undo semestre de 2011.

Respuesta del Serv icio

La FAVET, indicó q ue actua lmente todo cheq u e cadu cado se reconoce opo rtu name nte como ta l e n los reg istros contables, y que ya no se reva lida el m ism o cheq ue, si no que se emite un nuevo docume nto bancario pa ra efectuar e l pago correspondie nte.

transferencias e lectrón icas, los números de documentos son asig nados con las in icia les TE más el n úmero de

La FAVET, indicó q ue poster io rme nte a la audito r ía en comento, la Entidad no ha rea lizado pagos por sobreg iros en cuentas corrientes de la Facu ltad.

Descr ipción de la obse rvación

No se ha reconocido de forma oportuna el ing reso por caducidad de d ichos va lores.

La Inst ituc ión ha efectuado reva lidación de cheq ues caducados.

Se observaron cobros por inte reses de sobreg iros en las cuentas corrientes de la Facu ltad.

N° Observación

4. - Control de Recu rsos Financieros

b.1 Cheq ues

cadu cados

4.- Contro l de Recursos Financieros

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Co nc lus ión

De conform idad con las validaciones efectuadas, se da por superada la observación, en el entend ido que esa Ent idad, implementará la utilizac ión de dicho informe, lo que será ver ificado en futu ras fisca lizaciones.

De acuerdo a lo manifestado por la Entidad, y a los nuevos antecedentes aportados, se levanta la observación, sin perj u icio de que esta materia, será verificada constantemente en posteriores aud ito r ías que realice este Organ ismo de Contro l.

En mérito de que la Facultad ha reg u larizado la situación pla nteada, se levanta la observación.

En virtud de los nuevos antecedentes proporcionados y las validaciones efectuadas a éstos, se acred itó que actualmente el Servicio, lleva u n control de los fondos por rendir, dándose por superada la observación, sin perj u icio de que esta materia, será verificada en posteriores auditorías, por este Organ ismo

' de Control.

Anális is de la respuesta y verificaciones realizadas

Se procede a verificar en terreno el sistema informático AUGE, corroborando que éste emite e l informe "Libro Banco", lo que se ajusta a l req uerim iento efectuado por este Organ ismo de Contro l.

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Del anális is real izado a una muestra de comprobantes de eg reso, se pudo verificar que éstos se encuentran aprobados por la Directora de Gestión de FAVET y po r la Jefatura de Contabi lidad y que en los comprobantes contables, también constan las firmas de autorizaciones correspond ientes.

En la validación efectuada, se extrae del s istema informát ico AUGE, un informe de las cuentas corrientes de clientes y/o proveedores, al 26 de jun io de 2012, comprobando que la FAVET, ma ntiene un plazo promedio de pago a proveedores de 30 d ías, lo que se ajusta al req uerim iento efectuado por este Organ ismo de Control.

En la validación efectuada, se corroboró la emisión desde el sistema informát ico AUGE, de un informe de todos los fondos por rendir pendientes al 15 de junio de 2012, comprobándose en ellos, los controles adoptados por la Entidad.

Respuesta del Servic io

El Servicio seña ló, que el contro l sobre la em isión de

cheques se efectúa diariamente ju nto con el proceso de conciliación bancaria realizado en el s istema informát ico AUGE.

La Facultad arg umentó, respecto de la falta de aprobaciones de los documentos, que en cada comprobante de eg reso se incorporó la autorización de la Directora de Gest ión de la FAVET, y que todos los comprobantes de contabilidad son firmados tanto por la persona que los reg istra como por la Jefatura de Contabilidad. 1

Sobre el part icu lar la FAVET informó, que se adoptaron las medidas necesarias a fin de controlar que el pago a proveedores se rea lice en u n plazo máximo de 30 días.

La Entidad señaló, que se registran los fondos por rend ir en el sistema informático AUGE, y q ue posteriormente e l Jefe de Contabilidad y Presupuesto, lleva un contro l de e llos.


La Sede Un ivers itaria, carece de un "Libro Banco" que permita tener contro l de los recursos dispon ibles en caja, pud iendo realizarse solo las validaciones de los documentos girados y no cobrados, en el cual además, se omite la identificación de los beneficiarios.

Fa lta de aprobaciones en los respectivos comprobantes de egreso y de contabilidad, y de documentación orig ina l en varios de los pagos observados.

No existen contro les de endeudam iento o pagos pendientes a los proveedores, que mitig uen el riesgo de cobros indebidos por los atrasos re iterados de dichas obligaciones.

No existe un contro l sobre los fondos por rendir entregados a los distintos funcionarios que hacen uso de estos recu rsos, tampoco una nóm ina de los concedidos a una fecha determ inada.

Asimismo, la Facultad no ha dado cumplimiento a lo establecido en el "Manual Operativo de la Univers idad de Chile", en el punto XIII, "Giros Globales", en cuanto a los plazos de tiempos defin idos para presentar los antecedentes de las rendiciones de los fondos otorgados.

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UNIDAD D E SEGUIMIENTO

Conclus ión

En mérito, de que la Facu ltad ha regularizado la situación planteada, se levanta la observación.

servicio objetado in icia lmente, se leva nta la observac ión formu lada, sin perj u ic io de que ésta materia, será verificada en posteriores auditorías, que rea lice este Organismo de Contro l.

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Anál isis de la respuesta y verificaciones rea lizadas

En validación efectuada, se extrae del s istema in formático AUGE, un informe de las cuentas corrientes de clientes y/o proveedores, al 26 de ju n io de 2012, comprobando que la FAVET, mantiene un plazo promedio de pago a proveedores de 30 días, lo que se ajusta a l req uerim iento efectuado por este Organismo de Control.

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Respuesta del Servic io

Sobre el particu la r la FAVET informó, que se adoptaron las medidas necesarias a fin de contro lar que el pago a proveedores se rea lice en un plazo máximo de 30 d ías.

PRODEST S.A., por un período de 24 meses, adjunta ndo en esta oportunidad todos los antecedentes que respaldan el nuevo proceso licitatorio.

patente, ya que caaa verucuio posee una tarjeta "Petrobras Flota-Ticket", asociada al número de patente y todas las transacciones efectuadas son realizadas en forma electrón ica, mediante una validación del cód igo de segu ridad PIN que mensualmente perm ite emitir un reporte de las cargas rea lizadas, las que son va lidadas contra las gu ías que se generan en cada una de esas operaciones que realiza el chofer.


La cuenta "Facturas por pagar" presentaba ob ligaciones por M$ 157. 325. -, correspondiente a 338 operaciones (60, 91%) y, a M$ 66. 958. -, ascendentes a 230 documentos (47,88%), al 31 de ju lio y al 31 de diciembre de 2010, respectivamente, que se ma nten ían impagas por plazos superiores a los 30 d ías, pese a que el pago debía haber s ido a l contado o a los 30 días acordados.

las licitaciones de que se trata no fueron proporcionadas a esta Com isión Fisca l izadora para e l correspond iente an ális is.

comoustio ie, oe ras cuales no se entreg aron mayores deta lles pese a ser requeridos.

N° Observación

II Exa men de cue n tas

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UN IDAD DE SEGU IM IENTO

Conclus ión

Conforme a lo expresado, corresponde dar por subsanada la observación, sin pe rju icio de que la FAVET deberá evitar, en lo sucesivo, situaciones como la p lanteada.

En este contexto, corresponde dar por subsanada la observación, s in perju icio de q ue la FAVET deberá adoptar las medidas necesarias a fin de evita r, en lo suces ivo, s ituaciones como la planteada por esta Contra loría Genera l.

En mérito de lo expuesto, y a las va lidaciones efectuadas, se levanta la observación.

Aná lis is de la respuesta y verificaciones realizadas

De las validaciones efectuadas se determ inó que las obras ya se encuentran absolutamente conclu idas y canceladas en su totalidad.

En su respuesta, la FAVET acompaña los comprobantes de egreso N°5 11 048304 y 11048307, asociados al pago de las facturas N" 104 y 105, respectivamente, de Constructora Lorenzo Hernández, y e l estado de pago firmado por: Decano FAVET, Vicerrector Económico y Gestión Institucional, Inspector de obra y Contratista, en e l cua l se observó q ue la situación objetada se encuentra superada.

Se va lidó la página Web de la Un iversidad de Chile, comprobando que la información objetada, se encuentra publicada en un arch ivo PDF, según corresponda personal de pla nta, de contrata o personas natu ra les contratadas a honorarios, agrupando a todas las facu ltades de la Institución Educaciona l.

Respuesta de l Servicio

El Decano de la Facu ltad, mediante oficio FAVET. ORD N° 055/12, de 20 de j un io de 2012, solicitó al Director de Servicios e Infraestructura de la Universidad de Chile, que remitiera fotocopia de los antecedentes de la obra "Remodelación y ampliación del Laboratorio de Farmaco log ía Veterinaria» de la FAVET.

La Facu ltad informó q ue los s ig u ientes pagos rea lizados a la Constructora Lorenzo Hernández por concepto de la ejecución de la obra seña lada, se em itieron una vez recepcionada la factura y la Orden de Pago debidamente autorizada.

Ag rega, que las obras ya se encuentran absolu tamente conclu idas y canceladas en su tota lidad.

La información del personal de planta, de contrata y de las personas natu ra les contratadas a honorarios se encuentra en la página www. uchile.cl


Los orig inales de los contratos de las obras en ejecuc ión y obras en construcción Planta Fís ica, as í como las garantías otorgadas para su debido resguardo, no fuero n puestos a d isposición de esta Contra loría General para su análisis.

Se agrega que no fueron presentados los antecedentes de la lic itac ión, y no consta el cumplimiento de la ley N° 19.886, de Bases sobre Contratos Adm inistrativos de Sum in istro y

La em is ión de alg unos cheq ues fue anterio r a la fecha de em is ión de la factura y en cada uno de los casos, estos últimos documentos no habían sido inhabilitados, a fin de contro lar admin istrat ivamente e l pago de las m ismas.

Lo anterior, perm ite inferir que no operan los contro les ni las secuencias pertinentes, por cuanto, la emisión de los cheques fue anterior a l reg istro de las obligaciones y la anulación de los comprom isos tampoco ocurrió.

La pág ina Web de la Facu ltad no consig na la información acerca de las remuneraciones correspondientes a l personal de planta, de contrata y de las personas natu ra les contratadas a honorarios, seg ún lo señala el numera l 1.4 del Instructivo General N° 4 del Consejo para la Transparencia.

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III. - Otras materias

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Se agrega, que en las validaciones efectuadas tampoco se entrega ron los antecedentes solicitados.

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CONCLUSIONES

En mérito de lo expuesto, es posible concluir que la Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias de la Universidad de Chile, ha realizado acciones que permiten subsanar las observaciones señaladas en el cuadro N° 1, del presente informe, sin perjuicio de que la constancia de las medidas adoptadas por el Servicio, así como la efectividad e implementación de alguno de los procedimientos subsanados, serán verificados en futuras auditorías, lo que será informado a la Unidad Técnica de Control Externo, de esta Contraloría General.

No obstante lo anterior, se mantiene la situación presentada en el cuadro N° 2, con las acciones derivadas que se señalan.

Por otro lado, respecto de las observaciones consignadas en los puntos N os 5 y 9 del acápite II, del Informe Final N° 111, relacionadas con asesorías externas y gastos relativos a la Fundación de Ciencias Veterinarias y Pecuarias, respectivamente, corresponde esperar el resultado del proceso disciplinario instruido por esta Entidad Fiscalizadora, en el citado Informe Final, el que se encuentra en curso por la Unidad de Sumarios de este Órgano Contralor.

Respecto de las materias, en que se ha otorgado un nuevo plazo para remitir antecedentes a esta Unidad de Seguimiento, se informa, que éste comenzará a regir desde el día hábil siguiente a la recepción de este oficio.

Saluda atentamente a Ud.,

VERÓNICA VALDIVIA SILVA Jefe (S) Unidad de Seguimiento

División de Auditorio Administrativa

10

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