FACTURAS A PARCIALIZAR IMPORTACION-TRANSITO

ALCANCE Y OBJETIVOS

El presente manual se aplica al ingreso de datos de Facturas de mercaderías almacenadas en Depósitos o Zonas Francas, que se van a afectar parcialmente con Operaciones Aduaneras de Importación y Tránsito.

Esta aplicación mantiene las clásicas características de nuestros desarrollos, ofreciendo herramientas eficientes conforme a los requisitos de nuestros clientes y las normas legales y reglamentarias.

Los principales objetivos de ésta aplicación son:

Normalizar y automatizar el ingreso de datos de facturas, utilizando el creciente intercambio de archivos electrónicos entre los operadores de comercio exterior

Registrar en el Sistema Mega 6 y en Sistema Lucía de la D.N.A., Facturas para afectar en forma parcial.

Poder incorporar al nuevo sistema las Facturas parcializadas en forma manual que aún tienen saldos. Reducir el tiempo de confección de DUAs que afectan parcialmente una o más facturas con muchos

ítems. Realizar un control eficaz de los saldos, las afectaciones anteriores y las futuras. Ordena la tarea de llevar la cuenta corriente, registra las afectaciones por ítem, fecha, indicando

cantidad y DUA/Correlativo. Disminuir o eliminar errores de digitación.

Contempla y procesa planillas electrónicas en formato ODS (Open Office) y XLS o XLSX (Excel)

INGRESO AL MODULO FACTURAS A PARCIALIZAR

DESARROLLO El ingreso de la Factura en el Sistema, registra la misma y sus ítems. Cuando se realice la primera afectación, se transmite a RADE y a D.N.A. los datos del Cabezal y todos los ítems y se genera el Documento General correspondiente. (FACI) La numeración del DUA con la primera afectación registra en Mega 6 y en D.N.A. la parcialización Electrónica, sustituta de la afectación en papel.

ALTA – CABEZAL

DATOS IDENTIFICATORIOS Al ingresar a la aplicación se debe operar como es habitual en el sistema, generando un nueva Factura.

Utilizando el Botón se comienza a registrar los datos identificatorios: Nro. Fecha, País de emisión, Condición de Venta, Lugar.

Los requisitos de la normativa, obliga al usuario a declarar todos los ítems de la Factura.

Cliente: Ingrese el Número de Cliente o Nombre (completo o parte) de la empresa, seleccione el Importador/Remitente

Factura: Ingrese el Número de la Factura

Se controla y propone, mediante mensajes, no utilizar algunos caracteres como espacios en blanco y / \ : ¿ > < .

Nota: No se trata de un requisito obligatorio para la transmisión, sino de facilitar y automatizar la tarea posterior de asociación DUA-Imagen (o Documento General-Imagen), al hacer coincidir numéricamente ambos datos; ya que en la identificación de documentos a escanear, es requisito obligatorio no utilizar éstos caracteres.

Fecha: Ingrese la fecha de la Factura.

País de Origen: Ingrese el código o active la ayuda ingresando las primeras letras del país. Es el país de origen de las mercaderías o el que más veces figura en los ítems.

País de Emisión: Ingrese el código o active la ayuda ingresando las primeras letras del país. Se utiliza éste dato para automatizar los datos de identificación para el Módulo de Escaneo de Imágenes, cuando se utiliza la función: Desde Correlativo.

Condición de Venta: Ingrese la condición de venta de la factura. O la condición que desea utilizar como base de cálculo, para que la aplicación interprete los valores consignados (Valor, Gastos, Flete, Seguro) y transmita finalmente la Condición Real.

Lugar: ciudad, puerto, aeropuerto, depósito, lugar o donde se realiza la entrega de la mercadería, de acuerdo con la Condición de Venta pactada y lo indicado en la propia factura.

Condición de Venta Real: Ingrese la condición de venta de la factura. Este dato es el que se transmite y queda registrado en el Documento General. Normalmente coincide con lo consignado en el campo Condición de Venta.

PRORRATEOS La aplicación permite activar la función

Prorrateo de Kilos automático. Para usar ésta opción es obligatorio ingresar los valores totales correspondiente a Kilos Netos y Kilos Brutos, independientemente de la opción seleccionada.

Prorrateo de FLETE y/o SEGURO x Unidad. Si las casillas están sin marcar, los valores de Flete y Seguro se prorratean de forma tradicional, prorrateando según el Valor de cada ítem. Si alguna de las casillas está marcada, el importe se prorratea según la cantidad de unidades comerciales, logrando valores de Flete y/o Seguro iguales para cada ítem. Cuando se realicen afectaciones parciales, se utilizan éstos parámetros para repartir y despejar el valor de Flete y/o Seguro del DUA parcial.

Se debe operar con el Botón , convenientemente, según se trate de Facturas Nuevas o Facturas que se vienen afectando manualmente y aún tienen saldo.

VER / OCULTAR COLUMNAS

Ocultar Kilos: Si se ha activado la opción de Prorrateo de kilos, se pueden ocultar las columnas Kg. Netos y Brutos.

Ver País Origen: Si las mercaderías tienen diferente País de Origen, se debe activar la visualización de dicha columna, para asignar el país correcto a cada ítem.

Código de Mercaderías: Si ingresa los ítems con la opción Código de Cliente, debe activar la visualización de dicha columna.

No. de Ítem Automático/Manual: Permite cambiar la numeración automática de ítems (opción natural de la aplicación) por la asignación manual por parte del usuario.(Ver manejo práctico en la Sección CASOS PARTICULARES)

La posibilidad de trabajar en escenario de vista a pantalla completa , combinado con la función Ocultar Columnas y Aumentar Área de Trabajo, simplifica la visualización, el control y agilita mucho el ingreso manual de datos.

Antes o durante el ingreso de los ITEMS DE FACTURA, se puede

AUMENTAR EL AREA DE TRABAJO,

permitiendo visualizar mayor cantidad de ítems en la planilla de ingreso. Se reduce la visualización de datos del Cabezal de Factura; se aumenta la cantidad de ítems en pantalla; manteniéndose las Casillas con TOTALES al pie de la misma.

INGRESO DE ITEMS

El ingreso de los ítems puede ser manual o desde Planilla de Cálculo.

Los datos a ingresar son:

Si a todos los ítems se le asigna N.C.M./00, Se ingresan los el Cabezal de Factura, permitiendo ingresar en este momento los Valores de Gastos en origen, Flete internacional y Seguro

Nro. de Item: la aplicación está configurada para manejar este dato en forma automática, como es habitual. Para casos particulares, se puede cambiar para que permita al usuario ingresar manualmente el No. de Item, aceptando incluso, saltear nros. de la secuencia (se habilita usando el Botón Columnas descrito en la sección anterior). Las opciones y ejemplos para su utilización se encuentran en la Sección CASOS PARTICULARES.

Unidad de medida: Ingresar el Código correspondiente a la Unidad consignada en la Factura. O la/las primera/s letra/s del nombre de la Unidad. Se despliega la tabla para seleccionar un elemento. O presione F1 por Ayuda

Ejemplo: Ingresando la letra K, se obtiene la ayuda: Cantidad: Ingresar la Cantidad de mercadería expresada en la Unidad de Medida declarada y ENTER. Valor: Ingresar el Valor del Item, expresado de acuerdo con lo declarado en el campo Condición de Venta y ENTER. Kg. Netos: Ingresar el valor de los kilos Netos del Item y ENTER. Para el caso de utilizar Prorrateo de Kilos, la aplicación completa el campo y se puede ocultar esta columna. K.g. Brutos: Ingresar el valor de los kilos Brutos del Item y ENTER. Para el caso de utilizar Prorrateo de Kilos, la aplicación completa el campo y se puede ocultar esta columna. Descripción: Ingresar la Descripción Comercial del Item y ENTER, o habilitar el Catálogo Privado.

Ayuda Catálogo Privado: presione F1 por Ayuda para buscar mercaderías en el Catálogo Privado de Mercaderías, se habilitan las búsquedas y la posibilidad de generar nuevos registros. Seleccionando un registro del catálogo se completan a la vez los campos Descripción y N.C.M.

N.C.M. (Nomenclatura Común MERCOSUR): Ingresar el código completo (10 dígitos) y ENTER, se valida la existencia y pasa al campo Ordinal. O ingresar parte del código y ENTER, se activa la Ayuda de Codificación a partir del dato ingresado. O presionar F1 por Ayuda de Codificación, por Indice Alfabético o Secciones de la Nomenclatura

Ordinal: éste campo de 2 (dos) dígitos viene por defecto en “00” para confirmar con ENTER.

Asignando Ord.00 a todos los ítems, se define en éste momento, la intensión de que el Sistema intente agrupar mercaderías similares en las afectaciones (Facturas “hijas”).

En caso de querer darle diferente tratamiento arancelario a igual o similar mercadería,

se debe asignar a cada ítem, un ordinal diferente. Operando de ésta manera, cuando se hagan afectaciones parciales, se logran tantas Partidas Arancelarias, con el mismo N.C.M., como ordinales haya asignado.

Se permite modificar el campo Ord. en el correlativo correspondiente a la afectación.

GUARDAR – SALIR

GUARDAR Y NO SALIR En cualquier momento del proceso de ingreso de datos de ítems o al terminar de cargar el último ítem, se puede presionar el botón.

Guarda y continúa: la información se graba y permite continuar ingresando nuevos ítems, modificar lo ingresado, insertar o eliminar ítems; o eliminar Toda la Factura (utilizando los botones correspondientes disponibles al pie de la pantalla.

SALIR Seleccionar el Botón para abandonar la aplicación. Se proponen dos opciones:

Guardar los Cambios realizados o Salir sin Grabar

EDICIÓN Y AJUSTES FINALES – GUARDAR Y SALIR:

Seleccionando el botón , se habilita la modificación de todos los datos de los ítems ya ingresados o seguir agregando ítems a la Factura.

Modificar un Item: basta con hacer Clic en el campo que se desea actualizar, modificar su contenido y ENTER para corregir el dato. Agregar un Item: Seleccionar el Botón genera un nuevo renglón debajo del último ingresado. Insertar un Item: Marcar la casilla de la columna izquierda de la pantalla (con un clic marca con X, con otro clic desmarca), en el renglón donde quiere que aparezca el ítem faltante. Seleccionar el Botón y se genera el renglón para completar los datos del nuevo ítem. Seleccionando el botón GUARDAR, se puede grabar y continuar actualizando ítems o SALIR. Eliminar un Item: Marcar la casilla de la columna izquierda de la pantalla (con un clic marca con X, con otro clic desmarca), en el renglón correspondiente al ítem que se quiere eliminar.

Seleccionando el botón , y confirmando la acción se baja el ítem.

Guardar: Seleccionar el Botón para grabar los cambios y continuar trabajando en la factura. Cuando se deben ingresan muchos ítems, se recomienda Guardar la

información ingresada y continuar agregando ítems para asegurarse de no perder datos ante un desperfecto de los equipos

Salir: Seleccionar el Botón para grabar los cambios y salir de la aplicación.

Antes de abandonar esta pantalla se recomienda:

Verificar que en la casilla Diferencia con el Importe total de la Factura figure 0,00. Esto significa que la suma de todos los valores de los ítems coincide con el Valor declarado en el Cabezal de Factura.

Verificar también los otros totales que figuran al pie de la pantalla: Cantidad Comercial, Kilos Netos y Kilos Brutos.

PROCESAR PLANILLA

Aparece al pie de la pantalla el Botón , seleccionarlo. La aplicación abre un pequeño explorador, donde debe encontrar y seleccionar la planilla correspondiente a la Factura.

La aplicación lee y muestra en pantalla la planilla electrónica tal como fue guardada, con sus filas y columnas y la información consignada.

Si la planilla seleccionada no es la correcta, puede cerrarla y volver al explorador seleccionando el Botón: Abrir otra planilla.

CONFIGURACION: La aplicación permite configurar algunos parámetros generales y otros particulares en función de: la cantidad de Facturas, si la planilla tiene textos que encabezan cada columna, si tiene filas en blanco al principio o entre las filas, si tiene sub totales interlineados.

Por más detalles ver el Manual de Carga de Factura desde Planilla Electrónica, en la sección Manuales de nuestro Sitio Web.

PRIMERA AFECTACIÓN PARCIAL:

INGRESO DE DATOS

Según las instrucciones del Cliente, se procede a registrar la primera afectación.

En el Menú de Import o Tránsito; Carga de Facturas, se ingresa al punto Nuevo Ingreso y Actualización, del mismo modo que cuando se ingresa un correlativo nuevo.

Utilizando el Botón la aplicación propone la lista de Facturas a Parcializar, ya ingresadas al Sistema. Se habilitan búsquedas por: Ultimos Ingresos, por Factura, por País, por Importador Al seleccionar la Factura a Parcializar, se despliegan todos sus ítems, para que se comience a realizar la afectación parcial.

Fácil y rápido:

La lista de ítems se despliega, posicionando al usuario en el primer ítem (Columna Cant. Afectada)

Se escribe la cantidad a afectar y ENTER para pasar al siguiente ítem. Si éste ítem no necesita afectación, simplemente se oprime ENTER.

Avanzando con ENTER, se llega al próximo ítem a afectar.

Culminada la tarea, seleccionar el Botón Aparece el Mensaje

NUEVO CORRELATIVO

Con la información de la Factura a Parcializar y la correspondiente a la afectación realizada, la aplicación genera la Factura de un Nuevo Correlativo Se permite buscar otra Factura a Parcializar y realizar similar procedimiento. Al terminar, se propone al Usuario completar la declaración, ingresando los datos del Cabezal de DUA. Antes de abandonar la Factura del Nuevo Correlativo, se pueden realizar algunas modificaciones, si es necesario; por ejemplo, modificar el Ordinal de los ítems. Los datos correspondientes a Valor, Kilos Netos y Brutos se calculan automáticamente Si se ingresaron Valores de Gastos, Flete o Seguro en la Factura a Parcializar, la aplicación también resuelve en forma automática, la asignación proporcional, de éstos valores al Nuevo Correlativo Los Gastos Terminales que se agregan en la Declaración de Valor, deben ser prorrateados e ingresados manualmente, en cada correlativo de afectación parcial.

PROCEDIMIENTO DETALLADO CON PANTALLAS Y COMENTARIOS

Lista de ítems para afectar

Se debe seleccionar un ítem, y escribir en la Columna Cantidad Afectada, la cantidad a afectar.

En la Columna Saldo Cant. se visualiza en línea, el resultado de aplicar la afectación

También, en forma automática, se actualizan el resto de los datos del ítem, en forma proporcional: Valor; Kilos Netos y Kilos Brutos. Resultado:

Botón Marcar Todos:la aplicación realiza automáticamente la afectación de todos los ítems que tienen saldo

Botón Desmarcar Todos: borra todas las afectaciones realizadas

Botón Subdividir renglón: permite afectar un ítem, para que se generen 2 Partidas Arancelarias. Se ingresa la Cantidad de la primera afectación en el renglón del ítem y se selecciona el Botón Subdividir renglón. Se genera una nueva línea donde se ingresa la cantidad de la segunda afectación. (corregir manualmente el ORDinal, si se necesita generar Partidas Arancelarias separadas) En la Columna Saldo Cant. muestra el saldo del ítem, tomando en cuenta todas las afectaciones realizadas.

Culminada la tarea, seleccionar el Botón Aparece el Mensaje

Resultado:

AFECTACION ELECTRÓNICA

Consultando la Factura a Parcializar, se puede visualizar los saldos y el/los número/s de DUA / Correlativo que afectaron a cada ítem.

Para cada ítem se muestra la Cantidad Inicial y todas sus afectaciones, con detalle de Fecha, Cantidad y Correlativo o Número de DUA (según la situación del correlativo)

CASOS PARTICULARES:

INGRESO DE SALDO DE FACTURA CON AFECTACIONES MANUALES

Para ingresar al Sistema una Factura que se viene afectando en forma manual, se necesita tener la información de los ítems (Cantidad, Valor y Kilos) que aún tienen Saldo.

Los Datos y Valores del Cabezal (FOB, Flete y/o Seguro) deben ajustarse a la documentación original y a las afectaciones ya realizadas.

El ingreso de los ítems con Saldo puede ser realizado en Forma Manual o desde Planilla Electrónica.

Nro. de Item: la aplicación está configurada para manejar este dato en forma automática, como es habitual. Para éstos casos, se debe cambiar la configuración para permitir al usuario ingresar manualmente el No. de Item, aceptando incluso, saltear números de la secuencia.

Utilizar el Botón Columnas.

Se habilita la Columna No. de Item, para ingresar manualmente éste dato.

Trabajando con Planillas Electrónicas también se puede interpretar el No. de Item.

El escaneo del Documento debe incluir las hojas con las afectaciones manuales, como sustento del Saldo Inicial ingresado (solo para DUA Digital)

MANEJO DE LAS FACTURAS DE GASTOS, FLETE, SEGURO

La aplicación permite ingresar todos los Valores del Cabezal de Factura, o los que se posea al momento de registrar la Factura a Parcializar.

Ejemplos:

1) Factura con Condición de Venta EXW: se puede ingresar solamente el valor de Factura, saltear los campos Gastos hasta FOB, Flete y Seguro e ingresar todos los ítems

Cuando se realiza la primera parcialización se deben realizar manualmente los cálculos para asignar proporcionalmente los valores de Gastos hasta FOB, Flete y Seguro al correlativo.

2) Factura con Condición de Venta CFR, con ítems expresados en FOB: se puede ingresar la Cond. De Venta FOB, la Cond. Real CFR, el Valor del FOB, el valor del Flete y el Valor del Seguro.

Cuando se realiza la primera parcialización se obtiene automáticamente los valores del Cabezal de Factura, en función de los Totales.

DUPLICAR FACTURA PARCIALIZADA

Una Factura declarada como parcializable (FACI), ingresada al Módulo de Facturas a Parcializar y utilizada en un Tránsito DUA, en forma completa, es decir, declarando todos sus ítems, pero no haciendo uso de la afectación parcial; permite ser reutilizada en operaciones siguientes. En el Sistema informático de la D.N.A. se devuelve el saldo a los ítems, sin perder la historia de sus operaciones anteriores. En el Sistema Mega 6, ésta operación se logra utilizando el Botón DUPLICAR FACTURA

La aplicación: Cancela la Factura original; Le cambia el nombre, agregando V0 al final del Número Genera una nueva Factura parcializable con los saldos por ítem existentes al momento de realizar la duplicación

FACTURA PARCIALIZADA ELECTRONICAMENTE, CON SALDO, INRGESADA POR OTRO DESPACHANTE

Cuando una Factura se viene parcializando (DUA Digital) por un Despachante, y otro quiere seguir la Parcialización, se puede realizar un ingreso de DUA común, habilitando la opción Número de Item Manual, declarando las afectaciones para cada no. de ítem original del Documento.

Junio de 2012 Versión 1.0