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FACTURA CFDI
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FACTURA CFDI
FACTURACION
Usted encontrará en este capítulo…
1.0 Definición 1.1 Compras 1.1.1 Cotizaciones 1.1.2 Orden de Compra 1.1.3 Notas de Remisión 1.1.4 Devolución Notas de Remisión 1.1.5 Facturas 1.1.6 Devolución de Facturas 1.1.7 Aplicación Notas de Remisión 1.2 Ventas 1.2.1 Cotizaciones 1.2.2 Pedidos 1.2.3 Notas de Remisión 1.2.4 Devolución Notas de Remisión 1.2.5 Facturas Electrónica 1.2.6 Devolución de Facturas 1.2.7 Notas de Venta 1.2.8 Devolución de Notas de Venta 1.2.9 Aplicación Notas de Remisión 1.2.10 Aplicación Devoluciones. Notas de Remisión
1.0 Definición.
Los Procesos y Movimientos son las transacciones cotidianas que afectan los archivos de Inventarios, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Son principalmente operaciones relacionadas
con las Compras y las Ventas, pero también abarcan todo tipo de entradas y salidas del almacén. Además se tiene el manejo de
las Comisiones. Importante: Las operaciones registradas en este módulo deben
complementarse con las notas de cargo, notas de crédito, los
cobros y los pagos del Sistema de CONPAGWIN.
Los procesos y movimientos del Sistema de e-FactuWin se clasifican en los siguientes grupos:
PARTES DE UN DOCUMENTO.
Los documentos se componen de cuatro partes:
1.-Ventana de datos generales. 2.-Tabla de productos. El cuadro intermedio con encabezados en
las columnas. 3.-Botones de Comandos. 4.-Descuentos, subtotales y totales. En el cuadro inferior de la
pantalla.
Ventana de Datos Generales.
Los Datos Generales contienen siete elementos básicos que se mostraran en todos los documentos (ver pantalla 1).
1.- El Título del documento aparece en la parte superior-izquierda de la pantalla.
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2.- El Folio es asignado automáticamente por el módulo AL TERMINAR la captura de los documentos. Establece las referencias cruzadas (pista de auditoria) entre los documentos capturados y los reportes. El usuario puede elegir entre una sola serie de folios por documento, o varias series de folios que se identifican con una letra. Las letras permitidas se especifican en folios de
documentos. Si existen varias series de folios, el módulo le solicitará la letra correspondiente. 3.- La Fecha se captura con el formato (dd/mm/año.) que significa que los dos primeros dígitos corresponden al número de día (los días de un dígito requieren cero a la izquierda), los
segundos dos dígitos al número del mes (01=enero, 02=febrero,.... 12=diciembre) y los últimos cuatro dígitos al año. 4.- La Referencia se forma con siete caracteres alfanuméricos. Establece una relación entre el documento fuente y el documento capturado. Por ejemplo, en la recepción de compras con factura
la Referencia puede ser el número de la factura del proveedor. Se puede asignar libremente o dejarlo en blanco. 5.- El Folio de documento de Origen puede variar dependiendo del documento que se esté capturando y este se refiere a poder traer este documento originado con anterioridad para su conversión en los nuevos documentos. Por ejemplo: si vamos a capturar una Orden de Compra y ya teníamos una Cotización podemos capturar el folio de esta o
consultar con F4 el listado de cotizaciones ya realizadas y así convertir la cotización seleccionada en una Orden de Compra
nueva y que puede quedarse así tal cual como aparece o ser modificada en ese momento. 6.- La determinación de Nacional o Importación, aquí podemos elegir como va a ser nuestro documentos, si con productos Nacionales o Productos de Importación. 7.- El Tipo de Cambio solo se utiliza si en el punto 6 seleccionamos importación es necesario teclear este.
Una vez capturados estos datos se procederá a capturar los demás Datos Generales que variaran de acuerdo al documento de que se trate. Los datos generales correspondientes a cada documento se explican más adelante en sus capítulos respectivos.
Observación: Cuando la lista de precios, grupo de descuentos,
días de crédito, vendedor, vía de embarque, etc. estén
registradas en el catálogo de clientes o en el catálogo de
proveedores se presentarán las respuestas por omisión. Usted
puede aceptarlas presionando “enter” o escoger otras
respuestas. Podrá consultar el catálogo de las claves
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TITULO DEL DOCUMENTO.
Solicitadas oprimiendo la tecla F4. Asimismo, la tecla F5 se
presenta una "ventana" que permite actualizar el catálogo correspondiente. Merece atención especial el Grupo de Descuentos cuya clave puede ser la del catálogo de grupos de
descuento pero que si se deja en cero o en blanco presenta la opción de capturar el % de Descuento directamente. La ventaja de capturar la clave del catálogo de grupos de descuentos es
que los porcentajes de descuento pueden variar dependiendo de la línea o del grupo al que pertenezca el producto.
Pantalla 1
Tabla de Productos.
Los movimientos al inventario se capturan
generalmente en columnas similares a las que se muestran la pantalla 2. Y serán descritas a continuación.
Lin. Es el número de línea que el módulo ocupa para señalar cuál
es la línea a modificar. Producto. Es la clave del producto o del servicio según el
catálogo de Productos y Servicios. Para consultar este catálogo
lo podrá hacer con la tecla F4, se desplegara la consulta (ver
pantalla 3) y podrá seleccionar el tipo de búsqueda que necesita,
al seleccionarla y dar aceptar se desplegara la pantalla del
catálogo (ver pantalla 4). Al proporcionar una clave de producto
correcta aparecerá en la columna siguiente la Descripción y en la
parte inferior izquierda de la tabla la Unidad de Medida y el IVA
que servirán para verificación.
Nota: Si en el catálogo de productos y servicios usted especificó
que el producto capturado se controla por un No. de Serie, No.
de Lote o Cualificado deberá capturarlo cuando se lo exija la pantalla .Puede consultar los No. de Serie existentes en el
almacén con F4. Cantidad. Es el número de unidades de producto. Acepta hasta
9, 999,999 enteros con 4 decimales. Los decimales permitidos dependen del límite señalado para cada producto en el catálogo
de productos y servicios. 4
Precio. Esta columna puede presentar el precio con IVA o sin IVA
dependiendo de la Lista de Precios que se haya determinado usar en la parte de Datos Generales. El título de esta columna
será "Precio", cuando se trate de un documento de ventas se referirá al Precio de venta y cuando el documento se relacione
con compras se referirá al costo. El precio o costo puede variar desde 0.01 hasta 9, 999, 999,999.99 en cualquier moneda.
Subtotal. Esta columna presentara el resultado de multiplicar la
cantidad por el precio. % Desc. El porcentaje de descuento que el módulo propone para
todos los productos lo toma del catálogo de grupos de descuento
O del "% de Descuento" que recién asignó en la "Ventana de Datos Generales". Si el usuario desea cambiar el porcentaje de descuento asignado en alguno de los productos dispone de dos dígitos enteros y dos decimales. Importe. Es el resultado de multiplicar la cantidad por el precio (o
costo) que efectúa el módulo Nota: La forma de presentación del IVA puede en ciertos casos
alterar el importe del documento debido a los redondeos.
Pantalla 2
Pantalla 3
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Pantalla 4
Botones de Comandos (ver pantalla 5).
Esta parte de los documentos se presenta exactamente igual para todos y están en la parte inferior izquierda de la pantalla. Estos botones ya fueron descritos cada uno al principio del manual en la parte de la Interfaz del sistema.
Pantalla 5
Descuentos, Subtotales y Totales.
Se presentan en la esquina inferior derecha después de
aceptar los movimientos de productos (ver pantalla 6). Subtotal
(1). Es la suma de los importes por los precios, sin descuentos y sin IVA. Descuento Normal. Lo calcula el módulo en base a los descuentos otorgados producto por producto en la columna %
Desc. Es la suma de los descuentos aplicados a los importes, sin incluir el IVA. Subtotal (2). Es la diferencia del Subtotal (1) menos el descuento
normal.
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Descto. Adicional 1. Es un descuento global que se aplica como
porcentaje o como una cantidad fija. Presionando Enter con el porcentaje de descuento en cero se accesa la captura del
descuento como cantidad. Subtotal (3). Es el Subtotal (2) menos el Descuento Adicional 1.
Descuento Adicional 2. Es otro descuento global que también se
puede aplicar como un porcentaje del Subtotal (2) o como una
cantidad fija. Subtotal. Es el Subtotal (3) menos el Descuento Adicional 2. IVA.
Es la sumatoria de los IVAs aplicados a los importes con los
descuentos incluidos.
Total. Es la sumatoria del Subtotal y el IVA.
Pantalla 6
1.1 Compras.
Como su nombre lo indica comprende todos los documentos y aplicaciones con la adquisición de productos al inventario (ver pantalla 7).
La clasificación de los documentos de Compras según su función es:
1.- Documentos que no afectan los Almacenes, por lo tanto modificables en cualquier momento. a. Cotizaciones. b. Órdenes de Compra.
Su función es controlar los futuros movimientos de inventario. Al no afectar el almacén, tampoco afectan las cuentas por pagar.
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Nota: Estos documentos permiten modificaciones aun y cuando
ya se hayan foliado.
2.- Documentos que afectan el almacén pero no las cuentas por pagar. a) Notas de Remisión. b) Devolución con Notas de Remisión.
La función de las Notas de Remisión es actualizar el almacén cuando no se quiere o no se puede registrar sus respectivas cuentas por pagar.
3.- Documentos que afectan el almacén y las cuentas por pagar.
a) Facturas de compras. b) Devolución de Factura de compras.
Estas facturas y notas de devolución pueden ser capturadas directamente, pero si la operación se originó con una nota de remisión, tiene que utilizar las siguientes aplicaciones.
4.- Aplicación de un documento a otro.
Las aplicaciones, no son documentos sino procesos para convertir los documentos del grupo 2 en documentos del grupo
a) Aplicación de Nota de Remisión b) Aplicación de Devolución de Notas de Remisión.
Las Cotizaciones de proveedores facilitan la comparación
entre diferentes fuentes de suministro. Las Órdenes de Compra a proveedores mantienen un control
sobre la cantidad, precio y fecha estimada de recepción de la
mercancía ordenada a compra. La Recepción de Compras se hace a través de dos
documentos: - Notas de Remisión - Facturas
La Recepción de Compras con Nota de Remisión no afecta
las cuentas por pagar en el Sistema de COPAGWIN a diferencia
de la Recepción de Compras con Facturas que si afecta las
cuentas por pagar.
A semejanza de la recepción de compras), también la Devolución de Compras utiliza dos documentos: - Devolución de compras con nota de remisión. - Devolución de compras con facturas
La diferencia entre estas dos Notas de Devolución es que la primera no afecta las cuentas por pagar y la segunda sí
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Descarga el a adeudo al proveedor en el Sistema de COPAGWIN.
Las devoluciones de compras no se hacen con notas de crédito, sino que utilizan un documento específico: las Notas de
Devolución. La razón es que en las Notas de Devolución se detallan la cantidad y el importe de cada uno de los productos devueltos. A diferencia de las notas de cargo y de crédito que
sólo pueden registrar el importe total y no afectan los inventarios.
La Aplicación de Notas de Remisión a facturas convierte la
nota de remisión de proveedores en una factura de proveedores
afectando correctamente las cuentas por pagar y evitando la duplicidad de entradas de inventarios.
De igual manera, la Aplicación de Notas de Devolución de
compras con remisión a Notas de Devolución de compras con
factura, convierte las devoluciones de compras con remisión en
devoluciones de compras con factura afectando correctamente
las cuentas por pagar y evitando la duplicidad de salidas en
inventario.
Pantalla 7
DATOS COMUNES EN LOS DOCUMENTOS DE COMPRAS.
Los siguientes campos se repiten en las "ventanas de datos
generales" de casi todos los documentos de compras:
Proveedor. Proporcione la clave correspondiente asignada en el
catálogo de proveedores. Lista de Precios, Moneda y Grupo de Descuento. Número de la Lista de Precios registrada en el catálogo de productos, Moneda
asignada al proveedor en el catálogo y No. del Grupo de Descuento según el catálogo de grupo de descuentos. Si no
desea utilizar un No. de Grupo de Descuentos oprima Enter, el
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Nombre de este campo cambiará a % Descuento y podrá capturar cualquier porcentaje desde 0.1 hasta 99.9 %. Día(s) de Vigencia o Días de Crédito. Los días aquí capturados
se suman a la fecha de operación para determinar la Fecha de
Vigencia o Fecha de Vencimiento que se registrará en los
archivos de cuentas por pagar del COPAGWIN.
Nota: La Lista de Precios, el Grupo de Descuento y los Días de
Crédito se presentarán por omisión en la captura de documentos
de compras si existen en el catálogo de proveedores para agilizar
la captura y reducir los errores. Usted sólo tiene que confirmarlos
oprimiendo la tecla “enter”; pero también puede modificarlos si
está autorizado, para esto podrá consultar sus respectivos
catálogos con F4 y seleccionar el número de clave que le
convenga.
Almacén. Clave del almacén a donde se ordena la compra o en
donde se recibe la mercancía según el catálogo de almacenes.
Este campo solo aparece en los documentos que afectan el
mismo. Observaciones. Espacio para anotar cualquier tipo de
comentario.
Nota: En los documentos de compras que se describen adelante
sólo se explican los campos diferentes a los mencionados
1.1.1 Cotizaciones.
Las cotizaciones son documentos que únicamente se generan para información, pero no afectan al inventario ni a la contabilidad.
Las operaciones que se realizan con la cotización son similares a la de todos los documentos de compra. Se describen
de manera general en las primeras páginas de este capítulo.
Las diferencias con otros documentos son:
1.-Tienen Fecha de vigencia 2.-Pueden servir como documento de origen a la recepción con nota de remisión de proveedores y la recepción con factura. 3.-Las cotizaciones se pueden modificar proporcionando su folio
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Pantalla 8
Captura de Cotización de Compra.
1. Estando posicionados en la pantalla de cotización de compra
(pantalla 8), dar clic al botón Nuevo. 2. Capturar la fecha del documento, el sistema de manera
automática tiene la fecha actual; de “enter”. 3. Capture la Referencia, de “enter” (opcional). 4. Del número de Folio de Cotización en caso de actualizar
alguna cotización anterior, si es un documentos totalmente nuevo solo de “enter”.
5. Determine si su cotización es Nacional o de Importación. 6. Si su documento es de Importación teclee el Tipo de Cambio,
de “enter”. 7. Capture la Clave de Proveedor, o si prefiere consulte su
Catálogo de Proveedores con F4. 8. Automáticamente aparecerá la Lista de Precios, Moneda y
Grupo de descuento, siempre que ya hayan sido definidos en el catálogo de Proveedores. Dar “enter” en cada campo.
9. Teclear Días de Vigencia, por default aparecerá la Fecha de Vigencia. Dar “enter”.
10. Capturar la Observaciones (campo opcional).Dar “enter”. 11. Estando en la Tabla de Productos teclear la Clave del
Producto, aparecerá la descripción del mismo. 12. Teclear la Cantidad, número de unidades o productos.
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13. Teclear el Precio, solo si desea modificarlo. Puede estar definido con anterioridad por la Lista de Precios ya asignada.
14. Teclear Descuento o dar “enter” si ya está asignado por el
Grupo de Descuento. 15. Si requiere de capturar más partidas pasar a la línea 2 y
repetir los pasos del 11 al 14; así hasta terminar la captura del documento.
16. Dar clic al botón Guardar, confirmar datos almacenados
dando clic a Aceptar; y el documento quedara guardado y le
será asignado el folio.
1.1.2 Órdenes de Compra.
Mantienen un control completo sobre la cantidad, precio y fecha estimada de recepción de la mercancía ordenada a los
proveedores.
Las diferencias con otros documentos son (ver pantalla 9):
1.- Las órdenes de compra se pueden modificar proporcionando su Folio. 2.- Si al pretender modificar una orden de compra el producto ya ha sido surtido, no será posible disminuir sus necesidades por debajo de la cantidad surtida. 3.- Tienen Fecha de entrega. 4.- Pueden servir como documento de origen a la recepción con nota de remisión y a la recepción con factura 5.- Una misma orden de compra puede servir como documento de origen para varias recepciones parciales de productos con facturas o notas de remisión Nota: Las modificaciones a las órdenes de compra sirven para ajustar órdenes de compras incompletas, para cancelar
productos en órdenes atrasadas, para agregar partidas, etc., con
la finalidad de adecuar la información del reporte órdenes de compra pendientes de recibir
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Pantalla 9
Para la Captura de Orden de Compra, se podrán seguir los
mismos pasos que en la cotización de compra
1.1.3 Nota de Remisión.
La función es registrar el ingreso de producto al almacén por compras cuando:
a) No se cuente con la factura del proveedor. b) No se conoce el costo de la mercancía. c) No se requiere afectar aun las cuentas por pagar.
La nota de remisión es un documento opcional, que puede suprimirse.
La entrada de las compras al almacén puede registrarse con dos tipos de documentos:
a) la recepción con nota de remisión y b) la factura
Ambos documentos incrementan las existencias en el almacén, pero las notas de remisión dejan incompleta la operación al no afectar las cuentas por pagar.
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Al no registrar las cuentas por pagar, la nota de remisión requiere después de otro proceso que afecte finalmente el adeudo con el proveedor.
La afectación a cuentas por pagar de una compra registrada con nota de remisión puede hacerse de dos maneras:
a) Cancelando la nota de remisión y capturando la factura. b) Con la aplicación de notas de remisión
La operación del módulo se simplifica cuando no se utilizan notas de remisión.
Nota: La operación en forma general de todos los documentos de
compras se describe en las primeras páginas de este capítulo.
La ventana de datos generales de la nota de remisión a diferencia de otros documentos de compras solicita los siguientes campos:
1.- El Folio de la Orden de Compra (ver pantalla 10).Control de órdenes de compra pendientes de recibir. Si existe una orden de compra previamente registrada, al proporcionar su folio se descargan en la nota de remisión todos sus datos.
Nota: Los datos traspasados de una orden de compra pueden ser aprobados o modificados. Si se modifican para recibir una
cantidad menor a la ordenada las diferencias pendientes de recibir de esta orden de compra pueden ser tomadas
nuevamente por otra nota de remisión. El control se visualiza con
el reporte órdenes de compra pendientes de recibir
2.- Días de Crédito. A diferencia de las cotizaciones y órdenes de compra en la remisión de compra se capturan los días de crédito y no los días de vigencia. 3.- Fecha de Pago. Esta aparecerá de forma automática al teclear los días de crédito. 4.- Almacén. Se tendrá que teclear la clave del Almacén al cual
se dará entrada la mercancía. Se puede consultar el catálogo de
almacenes con la tecla F4.
Para la Captura de Notas de Remisión (compra), se podrán
seguir los mismos pasos que en la cotización de compra
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Pantalla 10
1.1.4 Devolución de Nota de Remisión (compra).
Su función es documentar las devoluciones a proveedores en el caso excepcional cuando:
a) las compras fueron registradas con una recepción con nota de remisión, y b) Aun no se ha efectuado la aplicación de nota de remisión Al no afectar a las cuentas por pagar, se requiere realizar después otro proceso que registre la disminución del adeudo con el proveedor. La afectación posterior puede hacerse de dos
maneras: a) Cancelando la devolución de nota de remisión y capturando la devolución de factura c) Con la aplicación de devolución de nota de
Nota: Recuerde que una devolución a un proveedor es una salida
a su almacén.
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La ventana de datos generales de las notas devolución con remisión (ver pantalla 11) a diferencia de otros documentos solicita los siguientes campos:
1.- El Folio de la Remisión determina sobre cual recepción con nota de remisión se hace la devolución de la compra. La captura
de la nota devolución es libre. 2.- El Almacén del cual se hará la salida de mercancía, si quiere
consultar el catálogo de almacenes lo puede hacer con F4.
Para la Captura de Devolución de Notas de Remisión de
Compras se tendrán que seguir los pasos de la captura de
Cotización de Compra
Pantalla 11
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1.1.5 Factura.
La recepción con factura se utiliza para:
a) Comprobar que la información capturada es igual a la que contienen las facturas originales de los proveedores. b) Registrar las entradas a los inventarios por compras. c) Registrar los adeudos en las cuentas por pagar del COPAGWIN.
Si se permite el uso de notas de remisión vigile que las notas de remisión pendientes de aplicar no sean facturadas nuevamente para evitar duplicidad en las entradas al almacén.
La operación en forma general de todos los documentos de compras se describe en las primeras páginas de este capítulo.
Los campos diferentes de los otros documentos de compras son (ver pantalla 12): 1.- El Folio de la Orden de Compra. Control de las órdenes de compra pendientes de recibir.
Nota: Si existe una orden de compra previamente registrada, al
proporcionar su folio se descargan en la factura todos sus datos. Los datos traspasados de una orden de compra pueden ser
aprobados o modificados. Si se modifican para recibir una cantidad menor a la ordenada las diferencias pendientes de
recibir de esta orden de compra pueden ser tomadas nuevamente por otra factura. El control se visualiza en el reporte
órdenes de compra pendientes de recibir
2.- Los Días de Crédito que funcionan igualmente que en la Recepción con Remisión. 3.- La Fecha de Pago funciona igual que en la Recepción con Remisión. 4.- El Almacén que es donde se dará entrada a la mercancía comprada en la factura.
Para Capturar la Recepción con Factura se tendrán que
seguir los pasos de la captura de Cotización de Compra tomando en cuenta los campos diferentes antes descritos.
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Pantalla 12
1.1.6 Devolución de Factura (compra).
Esta nota de devolución se utiliza para:
a) Documentar las devoluciones de compras a los proveedores. b) Registrar las salidas de producto del almacén. c) Registrar la disminución en las cuentas por pagar del COPAGWIN.
Nota: Si se permite el uso de notas de remisión vigile que las devoluciones de notas de remisión pendientes de aplicar no sean
capturadas nuevamente con esta devolución con factura para evitar duplicidad en las salidas de almacén. Las devoluciones
con nota de remisión que existan deben convertirse en
devoluciones con factura con la aplicación de devolución de notas de remisión
La ventana de datos generales de la Nota de Devolución de Factura a diferencia de otros documentos de compra solicita los siguientes campos (ver pantalla 13):
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1.- El Folio de la Factura determina sobre cual factura se hace la devolución de compra.
2.- El Almacén para determinar de cuál de ellos se hará la salida.
Nota: Recuerde que una Devolución de Factura de Compra
funciona como salida del almacén.
Como las cuentas por pagar en el COPAGWON funcionan
con "cuentas abiertas", es decir, que cada factura opera como cuenta separada dentro de un mismo proveedor, es necesario indicar el folio de la factura sobre la cual se hará el abono correspondiente. La captura de la nota de devolución es libre.
Para la Captura de Devolución con Factura de Compra tendrá
que seguir los pasos de la captura de Cotización de Compra con
la diferencia de los campos anteriores.
Pantalla 13
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1.1.7 Aplicación de Nota de Remisión.
Es un proceso que:
a) Convierte las notas de remisión en facturas. b) Afecta las cuentas por pagar que quedaron pendientes. c) Evita la duplicidad en las entradas de productos al almacén.
El sistema impide el cierre de período si existen notas de
remisión pendientes por facturar. Utilice el reporte notas de remisión pendientes de facturar para revisar las remisiones pendientes por aplicar.
Este proceso permite hacer la aplicación de manera Selectiva o Masiva (ver pantalla 14); es decir en la Captura Selectiva se
selecciona individualmente los folios de los documentos originales que serán aplicados a la factura y en la Captura
Masiva el sistema asigna automáticamente al documento aplicado los documentos originales de acuerdo a su fecha.
Nota: Si capturo originalmente las compras a través de notas de
remisión el proceso de aplicación es necesario para no duplicar
los movimientos de inventarios.
Pantalla 14
Captura Selectiva (ver pantalla 15).
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En la captura selectiva tendrá que proporcionar el Folio de los
documentos a aplicar, esto es en la cuadricula en la columna de
Folio tendrá que teclearlo o podrá consultar con F4 para hacer
una selección de las Remisiones de Compra existentes. Al
teclear el folio o seleccionarlo aparecerán los datos de las
columnas siguientes, solo tendrá que dar “enter”.
Teclear Folios de
Remisiones de
Compra a Aplicar.
Pantalla 15
Captura Masiva (ver pantalla 16).
En la Captura Masiva es el sistema el que muestra los Folios
de los documentos originales cuya fecha de operación concuerda
con el parámetro que usted indicó anteriormente. No se muestra ningún documento cuando:
a) El cliente o proveedor no tiene documentos por aplicar. b) Los documentos por aplicar utilizaron otro almacén. c) Los documentos por aplicar ya fueron aplicados o cancelados.
En ambos casos, los datos en las columnas: Fecha, Referencia e Importe del documento por aplicar se despliegan para su verificación.
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Folios de remisiones que no han sido aplicadas algún documento.
Pantalla 16
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1.2 Ventas.
Como su nombre lo indica comprende todos los documentos y aplicaciones con la VENTA (salida) de productos al inventario (ver pantalla 7).
La clasificación de los documentos de Ventas según su función es:
1.- Documentos que no afectan los Almacenes, por lo tanto modificables en cualquier momento.
a) Cotizaciones b) Pedidos
Su función es controlar los futuros movimientos de inventario. Al no afectar el almacén, tampoco afectan las cuentas por pagar.
Nota: Estos documentos permiten modificaciones aun y cuando
ya se hayan foliado.
2.- Documentos que afectan el almacén pero no las cuentas por pagar.
a) Notas de Remisión b) Devolución con Notas de Remisión c) Notas de Venta d) Devoluciones con Nota de Venta
La función de las Notas de Remisión es actualizar el almacén cuando no se quiere o no se puede registrar sus respectivas cuentas por pagar. La función de las Notas de Venta es registrar las ventas de mostrador del público en general que no tienen cuentas por cobrar individuales. Las Notas de Remisión y las Notas de venta son opcionales.
3.- Documentos que afectan el almacén y las cuentas por pagar.
a) Facturas de compras. b) Devolución de Factura de compras.
Estas facturas y notas de devolución pueden ser capturadas directamente, pero si la operación se originó con una nota de
remisión, tiene que utilizar las siguientes aplicaciones.
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4.- Aplicación de un documento a otro.
Las aplicaciones, no son documentos sino procesos para convertir los documentos del grupo 2 en documentos del grupo 3.
a) Aplicación de Nota de Remisión b) Aplicación de Devolución de Notas de Remisión Aplicación
de Nota de Venta c) Aplicación de Devolución de Nota de Venta
Los movimientos de ventas se registran usando los siguientes documentos (ver pantalla 19):
1.- Las Cotizaciones del cliente tienen una fecha de vigencia para
vigilar su posible confirmación o venta, no afectando el inventario. 2.- Los Pedidos son las órdenes formales del cliente y tienen por
lo tanto una fecha de envío. El total de los pedidos se resta a las existencias en almacén para determinar la cantidad disponible. El
pedido puede tener como documento de origen una cotización.
Las Ventas se registran con tres documentos distintos:
3.- Nota de Remisión 4.- Factura 5.- Nota de Venta
Los tres implican una salida del producto del almacén pero la afectación a cuentas por cobrar en el COPAGWIN únicamente la realiza la factura.
La Nota de Venta se diferencia de la Nota de Remisión y de la Factura en que: -La captura del Nombre del cliente es opcional.
Las Devoluciones de los clientes deben referirse a una Nota de Remisión, una Factura o una Nota de Venta. En todos los casos se solicita el folio del documento con el que se hizo la venta. De igual manera que la Venta, las Devoluciones también utilizan tres tipos de documentos:
6.- Devolución de una Nota de Remisión. 7.- Devolución de una Factura. 8.- Devolución de una Nota de Venta.
Las Notas de Devolución tienen que referenciarse al mismo tipo de documento que la venta original.
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Todas las devoluciones de ventas incrementan las existencias pero sólo las Devoluciones de factura afectan a las cuentas por cobrar. Las devoluciones de ventas no se hacen con nota de
crédito sino con un documento específico, la Nota de Devolución, que detalla la cantidad y el importe de cada uno de los productos devueltos porque las notas de cargo y de crédito sólo contemplan
el importe total.
Pantalla 19
DATOS COMUNES EN LOS DOCUMENTOS DE VENTAS.
Los siguientes campos se repiten en las "ventanas" de Datos Generales" de casi todos los documentos de ventas (ver pantalla 20).
Clientes: Proporcione la clave correspondiente asignada en el
catálogo de clientes. Oprimiendo la tela F4 podrá consultar este
catálogo y traspasar desde ahí la clave buscada. Lista de Precios, Moneda y Grupos de Descuento. Número de la Lista de Precios registradas en el catálogo de Productos clave de
la Moneda registrada en el catálogo de Clasificadores Moneda y clave del catálogo de Grupo de Descuentos que le otorga al
cliente. Si no desea utilizar el No. de Grupo de Descuentos oprima Enter, el nombre de este campo cambiará a % Descuento y podrá capturar cualquier porcentaje desde 0.1 hasta 99.9%. Días de Crédito o Días de Vigencia. Límite para pagar que usted
le concede al cliente Los días aquí capturados se suman
A la fecha de operación para determinar la Fecha de
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Vencimiento que se registrará en los archivos de cuentas por
pagar del COPAGWIN. Vendedor. Es la persona responsable de la venta o de la
devolución El número del vendedor debe existir en el catálogo de
vendedores
Nota: La Lista de Precios, Grupos de descuento, Días de Crédito
y Vendedor se presentarán por omisión en la captura de
documentos de ventas si existen en el catálogo de clientes.
Usted sólo tiene que confirmarlos oprimiendo la tecla “enter”,
pero también puede modificarlo si está autorizado.
Almacén. Número del almacén de donde se extrae la Mercancía según el catálogo de almacenes Observaciones. Espacio para anotar cualquier comentario que Varié con las circunstancias y el cliente. Los comentarios que se Repiten en todos los documentos es preferible definirlos con el Editor de formatos
Para la Captura de cualquier documento de Venta se tendrán
que dar los pasos siguientes:
1. Estando posicionados en la pantalla del documento de venta
correspondiente, como ejemplo se tomó la pantalla de Cotización de Venta, sin embargo recuerde que todas son
similares con excepción de algunos datos (pantalla 20); dar clic al botón Nuevo.
2. Capturar la fecha del documento, el sistema de manera automática tiene la fecha actual; de “enter”.
3. Capture la Referencia, de “enter” (opcional). 4. Del número de Folio del documento de origen, solo si existe;
en caso de actualizar alguna cotización anterior, si es un
documentos totalmente nuevo solo de “enter”.
Nota: Si requiere de consultar los documentos de origen que
pueden ser traspasados al nuevo documento con la tecla F4 se
podrá hacer la consulta correspondiente y podrá escoger el
documento que desee.
5. Determine si su documento es Nacional o de Importación. 6. Si su documento es de Importación teclee el Tipo de Cambio,
de “enter”. 7. Capture la Clave de Cliente, o si prefiere consulte su
Catálogo de Clientes con F4. 8. Automáticamente aparecerá la Lista de Precios, Moneda y
Grupo de descuento, siempre que ya hayan sido definidos en
el catálogo de Clientes. Dar “enter” en cada campo.
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9. Teclear Días de Vigencia o Días de Crédito, por default
aparecerá la Fecha de Vigencia o Fecha de cobro. Dar “enter”.
10. Capturar la Observaciones (campo opcional).Dar “enter”. 11. Estando en la Tabla de Productos teclear la Clave del
Producto, aparecerá la descripción del mismo. 12. Teclear la Cantidad, número de unidades o productos. 13. Teclear el Precio, solo si desea modificarlo. Puede estar
definido con anterioridad por la Lista de Precios ya asignada.
14. Teclear Descuento o dar “enter” si ya está asignado por el
Grupo de Descuento. 15. Si requiere de capturar más partidas pasar a la línea 2 y
repetir los pasos del 11 al 14; así hasta terminar la captura del documento.
16. Dar clic al botón Guardar, confirmar datos almacenados
dando clic a Aceptar; y el documento quedara guardado y le
será asignado el folio.
Nota: En los documentos de venta que se describen a
continuación únicamente se mencionan los campos diferentes a
los ya descritos.
1.2.1 Cotizaciones de Venta.
Las cotizaciones son documentos que únicamente se generan para información pero no afectan al inventario ni a la
contabilidad. La ventana de Datos generales de este documento se
muestra en la pantalla 20. Las operaciones que se pueden realizar con la cotización son
similares a la de todos los documentos de ventas se describen de manera general en las primeras páginas
Las diferencias con otros documentos son:
1.- Las cotizaciones se pueden modificar proporcionando su
Folio. Para consultar los folios presione la tecla F4. 2.- En el Folio del Documento de origen podrá capturar el Folio
de Cotización, solo en caso de querer tomar como base una
cotización anterior. 3.- Tienen Días de Vigencia que sirve para tener un control sobre
las cotizaciones de los clientes.
27
4.- Tienen Fecha de Vigencia para vigilar su posible venta. 5.- Pueden servir como documento de origen a las notas de remisión y las facturas
Pantalla 20
Para la Captura de Cotización de Venta (pantalla 20) siga los
pasos especificados en el capítulo anterior
1.2.2 Pedidos.
Mantienen un control completo sobre la cantidad, precio y fecha prometida de envío al cliente.
El total de los pedidos se suma a las existencias en almacén para determinar la cantidad disponible.
En la ventana de Datos Generales, las diferencias con otro los documentos de ventas son (ver pantalla 21):
1.- Si al pretender modificar un pedido el producto ya ha sido
surtido, no será posible disminuir sus unidades por debajo de la cantidad surtida. 2.- Tiene Días de Entrega, que sirve para controlar cuando es la
fecha de entrega. 3.- Tienen Fecha de Entrega.
28
4.- Pueden servir como documento de origen a las notas de remisión y a las facturas 5.- Un mismo pedido puede servir como documento de origen para varios envíos parciales de productos y cantidades con facturas o notas de remisión. 6.- Los pedidos se pueden modificar proporcionando su Folio. 7.- Almacén, en el caso de pedios el sistema pide el Almacén
como referencia de donde podrá salir la mercancía, aun y cuando
este documento no afecte los inventarios. 8.- Vía de Embarque este campo sirve como referencia de cómo
va a ser enviada o embarcada la mercancía (opcional). Notas: Las modificaciones a los pedidos se utilizan para eliminar
cantidades incompletas que el cliente ya no desea, para cancelar
productos en órdenes atrasadas, para agregar partidas, etc.
Pantalla 21
Para la Captura de Pedidos de Ventas (pantalla 21) se tendrán
que dar los pasos del capítulo 2.2, tomando en cuenta las
diferencias antes mencionadas.
1.2.3 Notas de Remisión.
29 CIBERWIN.NET
Tels: 5584 1790; 5574 0242; 4780 4466; 5761 7533; 5264 5028.
La función de las Notas de Remisión de Venta es registrar la salida de producto del almacén por ventas cuando:
a) Desea retrasar la facturación al cliente. b) No conoce los precios de venta c) No quiere afectar aún las cuentas por cobrar.
Nota: La nota de remisión es unos documentos opcional.
Las notas de remisión dejan incompleta la operación de ventas al no afectar las cuentas por cobrar. La venta tendrá finalmente que documentarse con una factura a clientes así que
en la mayoría de los casos es preferible evitar la nota de remisión.
Las notas de remisión tienen que complementarse con una factura para cumplir las disposiciones fiscales. Además al no registrar las cuentas por cobrar, la nota de remisión requiere
después de otro proceso que afecte finalmente el adeudo del cliente.
La afectación a las cuentas por cobrar de una venta registrada con nota de remisión puede hacerse de dos maneras:
a) Cancelando la nota de remisión y capturando la factura b) Con la aplicación de notas de remisión
La operación en forma general de todos los documentos de ventas se describen en las primeras páginas de este capítulo
La ventana de datos generales de la Nota de Remisión de Venta a diferencia de otros documentos solicita los siguientes campos (ver pantalla 22):
1.- Es el Folio del Pedido, que es el documento de origen. 2.- Días de Crédito, sirve como dato informativo para control del
cliente. 3.- Fecha de Cobro, depende de los días de crédito que se hayan
capturado y sirve como dato de control. 4.- Almacén del cual va a salir la mercancía, afecta las
existencias directamente. 5.- Vía de Embarque sirve información para control del cliente.
Nota: Si existe un pedido previamente registrado, al proporcionar
su folio se descargan en la nota de remisión todos sus datos. Los datos traspasados de un pedido pueden ser aprobados o
modificados. Si se modifican para entregar una cantidad menor a la solicitada, las diferencias pendientes por surtir de este pedido
pueden ser tomadas nuevamente por otra
30 CIBERWIN.NET
Tels: 5584 1790; 5574 0242; 4780 4466; 5761 7533; 5264 5028.
nota de remisión. El control se visualiza en el reporte de pedidos pendientes por surtir.
Para la Captura de Notas de Remisión de Venta (pantalla 22) se tendrán que seguir los pasos dados en el capítulo de ventas.
Pantalla 22
1.2.4 Devolución de Notas de Remisión (venta).
La función de estas notas es documentar las devoluciones de clientes en el caso excepcional cuando:
a) las ventas fueron registradas con una nota de remisión, y b) aun no se ha efectuado la aplicación de nota de remisión a factura de clientes
Las consecuencias de las notas de devolución con notas de
remisión son:
Al no afectar a las cuentas por cobrar, se requiere realizar después otro proceso que registre la disminución del adeudo del cliente.
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CIBERWIN.NET Tels: 5584 1790; 5574 0242; 4780 4466; 5761 7533; 5264 5028.
La afectación posterior a las cuentas por cobrar puede hacerse de dos maneras:
a) Cancelando la devolución con nota de remisión y capturando la devolución con factura b) Con la aplicación de la devolución de nota de remisión.
La operación del módulo se simplifica cuando no se utilizan las notas de remisión, y por ende las notas de devolución originadas en una nota de remisión.
Si es posible, no utilice este tipo de nota de devolución. Ocupe en su lugar la devolución de ventas con factura
Pantalla 23
La operación en forma general de todos los documentos de ventas se describe en las primeras páginas de este capítulo
La ventana de Datos generales de la Nota de Devolución con Remisión a diferencia de otros documentos solicita los siguientes campos (ver pantalla 23):
1.- El Folio de la Nota de Remisión determina sobre cual nota de
remisión a clientes se hace la devolución de la venta. La captura
de la nota de devolución es libre. 2.- Almacén al cual se dará entrada a la mercancía.
32
Nota: Recuerde que una Devolución de Nota de Remisión de
Venta afecta el inventario sumando los productos que se están
devolviendo.
Para la Captura de Devolución con Nota de Remisión de
Venta (pantalla 23) se tendrán que seguir los mismos pasos que
cualquier documentos de venta.
1.2.5 Factura Electrónica.
La factura a clientes se utiliza para:
a) Cumplir con un requisito fiscal. b) Registrar las salidas del inventario por ventas c) Registrar los adeudos en las cuentas por cobrar del
COPAGWIN.
Nota: Si se permite el uso de notas de remisión vigile que las
notas de remisión pendientes de facturar no sean facturadas
nuevamente para evitar la duplicidad en las salidas del almacén.
Las notas de remisión deben convertirse en facturas con la aplicación de notas de remisión a facturas
Nota: Si se permite el uso de notas de ventas vigile que las notas
de venta pendientes por facturar no sean facturadas nuevamente
para evitar la duplicidad en las salidas de almacén.
Las notas de remisión deben convertirse en facturas con la aplicación de notas de venta
La operación en forma general de todos los documentos de ventas se describen en el capítulo 2.2.
Los campos diferentes de los otros documentos de ventas en la Factura son (ver pantalla 24):
1.- El Folio del Pedido, es el folio del documento de origen para
convertirse en factura. Y sirve para el control de pedidos
pendientes de surtir.
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CIBERWIN.NET Tels: 5584 1790; 5574 0242; 4780 4466; 5761 7533; 5264 5028.
2.- Los Días de Crédito, que sirve para documentar los días que
tiene otorgado el cliente para realizar su pago. 3.- La Fecha de Cobro, es un dato informativo que se registra por
medio de los días de crédito. 4.- El Almacén del cual se va a disponer la mercancía facturada.
5.- La Vía de embarque, dato informativo.
Si existe un pedido previamente registrado, al proporcionar su folio se descargan en la factura todos sus datos. Los datos traspasados de un pedido pueden ser aprobados o modificados.
Si se modifican para entregar una cantidad menor a la solicitada, las diferencias pendientes por surtir de este pedido pueden ser tomadas nuevamente por otra factura. El control se visualiza en
el reporte pedidos pendientes por surtir.
Pantalla 24
Para la Captura de Factura de Venta (pantalla 24) se tendrán
que seguir los pasos desglosados en el capítulo de ventas.
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CIBERWIN.NET Tels: 5584 1790; 5574 0242; 4780 4466; 5761 7533; 5264 5028.
1.2.6 Devolución con Factura de Venta Electrónica.
Esta nota de devolución se utiliza para:
a) Documentar las devoluciones de ventas de los clientes. b) Registrar las entradas de producto al almacén. c) Registrar la disminución en las cuentas por cobrar del COPAGWIN.
Nota: Si se permite el uso de notas de remisión vigile que las
devoluciones de remisiones pendientes de aplicar no sean
capturadas de nuevo con esta devolución con factura para evitar
la duplicidad en las entradas al almacén. Las devoluciones con remisión que existan deben convertirse
en devoluciones de ventas con factura con la aplicación de devolución de ventas con remisión a devolución de ventas con facturas
Nota: Recuerde que las Devoluciones con Factura de Venta son
entradas al almacén.
La operación en forma general de los documentos de ventas se describe en el capítulo de ventas.
La ventana de datos generales de esta Nota de Devolución con Factura a diferencia de otros documentos solicita los siguientes campos (ver pantalla 25):
1.- El Folio de la Factura determina sobre cual factura de clientes
se hace la devolución de la venta. 2.- El Almacén al cual va entrar la mercancía devuelta.
Nota: Como las cuentas por cobrar en COPAGWIN funcionan
con cuentas abiertas, es decir, que cada factura opera como una cuenta separada dentro de un mismo cliente, es necesario
indicar el folio de la factura sobre la cual se hará el abono correspondiente. La captura de la nota de devolución es libre.
35
Pantalla 25
Para la Captura de Devolución con Factura de Venta (pantalla
25) seguir los pasos descritos en el capítulo de ventas
1.2.7 Nota de Venta.
La función de la Nota de Venta es documentar la salida de productos del almacén por ventas al público en general cuando el cliente no pide factura.
Nota: La nota de venta es un documento opcional. Las notas de
venta no afectan las cuentas por cobrar. La venta tendrá
finalmente que documentarse con una factura.
Las notas de venta tienen que complementarse con una factura para cumplir con las disposiciones fiscales. La facturación de las notas de venta se realiza cada día con la aplicación de notas de venta.
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La operación en forma general de todos los documentos de ventas se describe en el capítulo de ventas.
La ventana de datos generales de la Nota de Venta a diferencia de otros documentos solicita los siguientes campos (ver pantalla 26):
1.- El Folio de Pedido previamente registrado, al proporcionar su
folio se descargan en la nota de venta todos sus datos. 2.- El campo del Cliente en este caso no se captura. 3.- El Almacén de donde se va a surtir la Nota de Venta. 4.- Caja dato informativo. 5.- Turno dato informativo.
Los datos traspasados de un pedido pueden ser aprobados o modificados. Si se modifican para entregar una cantidad menor a la solicitada, las diferencias pendientes por surtir de este pedido
pueden ser tomadas nuevamente por otra nota de venta. El control se visualiza en el reporte pedidos pendientes por surtir.
Pantalla 26
Para la Captura de Nota de Venta (pantalla 26) seguir los
pasos descritos en el capítulo de ventas.
37
1.2.8 Devolución de Nota de Venta.
Su función es documentar las devoluciones de clientes cuando las ventas fueron registradas con una nota de venta
Para documentar fiscalmente la devolución se requiere realizar la aplicación de devolución de notas de venta.
La operación en forma general de todos los documentos de ventas se describe en las primeras páginas de este capítulo.
Este documento requiere de los mismos datos que la nota de
venta, a diferencia que en el Folio de documento de origen se
captura el Folio de Nota de venta de la cual se va hacer la devolución (ver pantalla 27). La captura de la nota de devolución
es libre.
La Captura de Devolución con Nota de Venta (pantalla 27) se hace igual que los otros documentos de venta, con los pasos
descritos en el capítulo ventas.
Pantalla 27
1.2.9 Aplicación de Notas de Remisión.
38
Es un proceso que:
a) Convierte las notas de remisión en facturas b) Corrige las cuentas por cobrar que quedaron pendientes. c) Evita la duplicidad en las salidas de productos del almacén.
El módulo impide el cierre de período si existen notas de
remisión pendientes por facturar. Utilice el reporte notas de remisión pendientes de facturar para revisar las remisiones pendientes.
La Captura de Aplicación de Notas de Remisión de Venta (ver
pantalla 28) se hace idéntica a la Aplicación de Notas de
Remisión de Compra
Pantalla 28
1.2.10 Aplicación de Devolución con Notas de Remisión (ventas).
Es un proceso que:
39
a) Convierte las devoluciones de nota de remisión en devoluciones de factura b) Corrige las cuentas por cobrar que quedaron pendientes. c) Evita la duplicidad en las entradas de productos al almacén.
El sistema impide el cierre de período si existen devoluciones
de notas de remisión pendientes de aplicar. Utilice el reporte
devoluciones de remisiones pendientes de aplicar para revisar las notas de devoluciones pendientes.
La Captura de Aplicación de Devolución con Notas de
Remisión de Venta (ver pantalla 29) se hace idéntica a la
Aplicación de Devolución con Notas de Remisión de Compra.
Pantalla 29
40
