EJE TEMATICO 2

TEMA:DISEÑO DE SALIDAS DEL SISTEMA

PRESENTADO POR:

TUTOR:JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOPROGRAMA CIENCIA DE LA INFOPRMACIÓN

Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICAANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II - GRUPO I

MAYO 2012

DIANA LORENA NOREÑA VANEGAS

SANDRA MILENA MORALES MORALES

PAULA ANDREA MONTOYA AGUADO

LIGIA MARGARITA RIAÑO GONZALEZ

C O N T E N I D O

Cómo identificar las necesidades de salida del sistema

Cómo presentar la información

Diseño de salida impresa

Diseño de salida de pantalla

I N T R O D U C C I Ó N

El término salida se usa para denotar cualquier información producida por un sistema de información, ya sea impresa o en una pantalla que será entregada a los usuarios.

Los usuarios dependen de la salida para realizar sus tareas, y frecuentemente juzgan el mérito de un sistema únicamente por su salida.

En el siguiente trabajo tratamos el tema sobre el Diseño de salidas del sistema, como identificar las necesidades de salida del sistema, cómo presentar la información y el diseño de salida impresa y salida de pantalla.

Que se usan para orientar al los analistas en el diseño que mejor se ajuste a las necesidades de información de los usuarios finales.

Investigar y dar a conocer el diseño de salida en un Sistema de Información, las características , los diferentes métodos de salida y su utilización.

OBJETIVO GENERAL:

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Saber cuales son las distintas formas en que puede presentarse la información.

Identificar las salidas que produce un sistema de información. Mostrar las salidas de información en formatos impresos y de pantallas. Orientar a los analistas a través de cuestionarios, informes, etc. Que nos

brinde información para el diseño del nuevo sistema de salida.

Para identificar las necesidades de Salida del

Sistema de forma exitosa, el analista deberá

primero investigar cuáles serán las salidas del

nuevo sistema diseñado, para esto debe tener en

cuenta los siguientes cuestionamientos:

CÓMO IDENTIFICAR LAS NECESIDADES DE SALIDA DEL SISTEMA

¿Quién recibirá la salida?

Sirve para Identificar los usuarios (internos y/o externos), ya que éstos traen aportes diferentes dependiendo de sus necesidades de información las cuales son muy importantes y se deben tener en cuenta.

¿Cuál es el uso planeado de la salida?

La información actual de salida (informes de cantidades, renovación de licencia de manejo -solicita una respuesta-, aviso de pago vencido –dispara una acción-), el tipo de uso determina el contenido, la forma y el medio.

¿Cuánto detalle se necesita?

Se deben solicitar datos que le indiquen al usuario que debe renovar su carné o licencia (nombre, dirección, fecha, sanciones-si las hay-). El volumen de los datos sugiere también si se debe utilizar el método de impresión o de despliegue.

¿Cuándo y con qué frecuencia se necesitan las salidas?

El tiempo y la oportunidad guían los diseños específicos, es decir, alguna

salida se producirá con poca frecuencia, y solamente cuando se presenten

ciertas condiciones: el aviso de la renovación, cuando esté por vencerse, o el

aviso de sanciones cuando esté vencido. Sin embargo, la organización debe

requerir una salida cada mes, para la renovación del material que necesitará

en el siguiente mes.

¿Por cuáles métodos?

¿La salida debe ser impresa, desplegada o verbal?

Los ejemplos previos demuestran salidas para las cuales se utilizaron

métodos impresos con frecuencia. Sin embargo, si el sistema responde a

consultas de sí/no, a menudo una simple respuesta de despliegue es

apropiada.

Las anteriores preguntas

se realizan con el fin de

ayudar en la selección de

los métodos de salida.

Los analistas deben

decidir cuándo imprimir,

desplegar o presentar su

salida en forma audible.

La salida impresa puede

utilizar papel en blanco o

formas pre-impresas. La

salida visual puede

utilizar una o múltiples

pantallas para desplegar

información.

COMO PRESENTAR LA INFORMACIÓN

La información se debe presentar en los siguientes formatos:

Formatos tabulares

Gráficos

Íconos

F O R M A T O S T A B U L A R E SPara la tabulación de datos, se deben tomar los siguientes aspectos:

• Categorías más importantes de actividades• Resúmenes de categorías o actividades más importantes.• Eventos que dependen del tiempo• Excepciones a las expectativas normales.

Este formato se utiliza bajo las siguientes condiciones:

• Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones• Cuando cada categoría debe tener una etiqueta• Cuando de deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes• Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones

F O R M A T O S G R Á F I C O S

En los sistemas de información basados en computadora el formato gráfico constituye un área en continuo crecimiento gracias a la existencias de los software que produce diagramas y gráficas de alta calidad, y que además permite usar datos provenientes de las bases de datos.

Las gráficas pueden mostrarse en pantallas de video, elaborarse con varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficadores o producirse transparencias de color por medio de cámaras especiales que pueden conectarse a la computadora.

TIPOS DE GRÁFICOS

DIAGRAMA DE BARRAS:

Es un tipo de gráfico estadístico que se utiliza para variables cualitativas y discretas. En el eje X se sitúan:• Las modalidades de la variable cualitativa.• Los valores de la variable cualitativa discreta.

y sobre ellos se levantan barras cuya altura sea proporcional a sus frecuencias. Si se unen los extremos superiores de las barras con una línea poligonal se obtiene el políg

ono de frecuencias.

DIAGRAMA DE SECTORES

Es un gráfico empleado fundamentalmente para variables cualitativas. 

Las modalidades se representan en un círculo dividido en sectores. 

La amplitud de cada sector, en grados, se obtiene multiplicando la frecuencia relativa de cada modalidad o valor por 360º.

CARTOGRAMAS

Son gráficos realizados sobre mapas, en los que aparecen indicados sobre las distintas zonas cantidades o colores de acuerdo con el carácter que representan.

En el siguiente cartograma observamos la urbanización en el mundo atendiendo a la industrialización.

DE AREAS

Los gráficos de áreas muestran las series como un conjunto de puntos conectados por una línea, con un área rellenada por debajo de la línea. Los valores se representan por el alto de los puntos con relación al eje Y. Las etiquetas de las categorías aparecen en el eje X. Los gráficos de áreas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo.

DE CURVAS:

Éstas gráficas pueden ser utilizadas por ejemplo, para señalar el aumento en los gastos de los sistemas de producción, mercadotecnia y solicitudes de personal, dando realce a la tendencia global de los gastos, además de indicar qué categoría de gasto es la que presenta el mayor cambio.

¿POR QUÉ EMPLEAN

GRÁFICAS?

Facilidad para la presentación efectiva de datos: Las gráficas son más adecuadas para detectar tendencias en el desempeño de la empresa y facilita las comparaciones, además ayudan a recordar grandes cantidades de datos asentados en una serie de reportes.

Satisfacción de preferencias personales: Se debe preparar la información de acuerdo a las necesidades de un campo determinado u ambiente específico. También es importante utilizar formatos de presentación que resulten familiares

Manejo del volumen de información: Separa la información en grupos más pequeños, lo que permite recordarlos y comprenderlos con mayor facilidad. Por lo tanto, la información fragmentada aísla los elementos y facilita su comparación.

Todo reporte gráfico en forma impresa o de pantalla debe incluir un título y la fecha en que se preparó.

Añadir números de páginas para una serie completa.

Colocar el texto en un sitio que facilite su legibilidad.

Para los datos verticales, las etiquetes deben colocarse en forma horizontal teniendo cuidado de evitar detalles en exceso. Es conveniente colocar un espaciamiento entre una y otra etiqueta para aumentar la claridad.

El valor de los datos debe colocarse en el extremo de la barra

Todos los ejes horizontales y verticales deben ser proporcionales al igual que sus etiquetas.

Se pueden utilizar tipos en negritas, itálicas o subrayados para recalcar las frases o palabras importantes.

Debe evitarse las abreviaturas, uso exclusivo de mayúsculas en palabras, títulos o pies de figura extensos, ya que disminuye la claridad.

Emplear la misma tipografía.

ESTÁNDARES PARA EL DISEÑO DE GRÁFICAS

FORMATOS ICONOGRÁFICOS

Los íconos son la representación gráfica de la entidades descritas por los datos. Éstos comunican información en forma inmediata cuando son seleccionados en forma apropiada, ya que duplican imágenes con las que los usuarios están familiarizados.

Con su uso eliminan la necesidad de que los usuarios aprendan abreviaturas, notaciones o nomenclatura especiales.

COMO Y CUANDO UTILIZAR ÍCONOS

LINEAMIENTOS

Seleccionar íconos que sean reconocidos y comprendidos por los usuarios.

Si no existe ningún ícono familiar para determinada situación, se puede emplear etiquetas para que los usuarios la evidencien, aprendan y recuerden

Utilizar el mismo ícono para representar los mismo conceptos a través de diferentes medios de salida.

Evitar el empleo de etiquetas en los íconos; la imagen misma debe comunicar su significado con claridad.

Mantenga el mismo tamaño entre los diferentes tipos de símbolos

C O L O R

El color debe mejorar, no remplazar, el buen diseño de la salida. De hecho, una buena práctica para los analistas es primero diseñar la salida en la mejor forma posible y luego considerar el empleo del color, por eso, recomendamos el uso de cuatro o menos colores en un reporte o pantalla, además, mantener la consistencia en el uso del color a través de toda la salida en reportes de un sistema.

Los colores brillantes incluyen al blanco, el turquesa y el rosa. Los colores oscuros son el magenta, el rojo, el verde y el azul El verde y el azul son mejores para representar situaciones normales. Los colores intensos sobre una pantalla recalcan la información más

importante.

D I S E Ñ O D E S A L I D A I M P R E S A

La salida impresa se especifica cuando ocurre la necesidad de enviar por correo un documento ya sea para un cliente o proveedor, imprimir un registro de datos o notificar cierta información, o para hacer llegar al mismo

tiempo un gran volumen de información a varias personas..

La fuente de información que se incluye en los informes es el diccionario de datos, los informes entran en tres categorías: detallado, excepción y resumen, Los informes detallados imprimen una línea del informe para cada registro en el archivo maestro.

Estos se usan para enviar por correo a clientes, enviar informes de calificación del estudiante, imprimir catálogos, etc. Las pantallas de consulta han reemplazado muchos informes detallados.

Los informes de excepción imprimen una línea para todos los registros que cumplen un conjunto de condiciones, tal como qué libros están retrasados en una biblioteca o qué estudiantes están en el cuadro de honor. Normalmente éstos se usan para ayudar a gerentes operacionales y al personal de oficina para poner en funcionamiento un negocio.

Los informes de resumen imprimen una línea para un grupo de registros y se usan para tomar decisiones, tal como qué artículos no están vendiendo y cuáles sí.

Los sistemas de información ya sean que se desarrollen sobre sistemas pequeños de escritorio o sobre grandes sistemas, utilizan 3 métodos principales para la salida los cuales se clasifican en:

Impresión Pantalla Despliegue y audio

Salida Impresa: Este tipo de salida es la que se encarga de producir grandes volúmenes de informes impresos, sin embargo la decisión de utilizar salida impresa no debe ser automática, debe haber alguna razón como la necesidad de enviar a un cliente o proveedor un documento por correo, tener un registro impreso de los datos o circular una cantidad de información a diferentes personas en forma simultánea. Un informe bien diseñado puede reemplazar a otro elaborados pobremente, proporcionando detalles innecesarios la cual no ayuda nada. Las opciones de salida impresa más comunes en las empresas son en papel, informes filmados, formas especiales y formas para enviar por correo.

Para el diseño de la salida impresa se tienen en cuenta los siguientes aspectos:

Encabezados Datos y detalles Resúmenes Lineamientos

Lineamientos :

Los reportes y documentos deben estar diseñados para leerse de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

Los datos más importantes deben ser los más fáciles de encontrar.

Todas las páginas deben tener un título y un número de página además de mostrar la fecha en que fue preparada la salida.

Todas las columnas deben estar etiquetadas.

Se deben evitar las abreviaturas. 

Qué se debe tener

en cuenta para el

diseño de salida

impresa?

D I S E Ñ O D E S A L I D A DE PANTALLA

El diseño de salida de pantalla se puede manejar de acuerdo al nivel tecnológico con el que cuente cada empresa u organización y se puede mirar de acuerdo al formato del sistema como por ejemplo: Tamaño del monitor, resolución del monitor, las pantallas también pueden ser múltiples o los formatos que logremos tener impresos como: fotocopiadoras, impresoras o el papel de carbón.

Un buen sistema de diseño de salida de pantalla debe tener los siguientes objetivos:

Seleccionar bien el método de uso. Que se entregue la cantidad adecuada de salida. Que se entregue a tiempo la salida. Diseño de salida la que sea necesaria para la comodidad el usuario.

También se puede realizar según sea la necesidad de la empresa o el sistema con el que la empresa desarrolle sus procesos, como veremos a continuación.

Este es un diseño de salida de pantalla de una Unidad de Información (Biblioteca) donde se maneja el Software SIABUC 8, este software comprende varios módulos y el que explicaremos a continuación es el módulo de adquisiciones, iniciando desde la recepción de la factura hasta su destino final.

1. Como primer punto debemos tener un usuario de entrada para lograr ingresar al sistema SIABUC8.

2. Una vez iniciemos el programa nos vamos para el modulo de adquisiciones, donde en este lugar ingresamos la solicitudes para la compra de material bibliográfico y hemerografico nuevo.

3. Hasta que lleguemos al pago de la factura cuando se da el pago de la factura es porque ya tenemos el material en nuestra biblioteca.

Ya con este último paso podemos mirar como es la salida de la pantalla, según sea los programas que se contengan en las instituciones.

C O N C L U S I O N E S

A través del Diseño se emplean los datos requeridos por el usuario, incluyendo el diccionario de datos, que indica las características que se deben incluir en el nuevo sistema.

Para el usuario, la salida es una de las características más importantes, por lo que el analista debe seleccionar los métodos de salida que comuniquen la información en forma efectiva.

La salida de la información se puede producir utilizando una variedad de dispositivos que incluyen grabadoras de películas, impresoras, perforadoras e impresoras de distintivos.

La realización de este trabajo nos deja como satisfacción de como podemos utilizar las interfaces necesarias para lograr cumplir con las necesidades de nuestros usuarios y la parte nos encontremos laborando

KENDALL, Kenneth E. y KENDALL, Juliet . Análisis y diseño de sistemas. 6a. ed. Editorial Pearson

James A. Senn. Análisis y Diseño de Sistemas de Información. Serie McGraw-Hill sobre sistemas de información. Derechos reservados 1998.

 

Tomado el 1 de mayo de 2012, dehttp://www.monografias.com/trabajos7/resi/resi.shtml  Tomado el 1 de mayo de 2012 de, http://www.slideshare.net/cidbauniquindio/diseo-de-salidas-del-sistema

Tomado el 3 de mayo de 2012 dehttp://www.slideshare.net/cidbauniquindio/diseo-de-salidas-del-sistema

Tomado el 4 de mayo de 2012 dehttp://www.slideshare.net/jclo/salidas-delsistema

Tomado el 4 de mayo de 2012 dehttp://siabuc.ucol.mx/

 

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