Los avances en las tecnologías de la información han sido un elemento

importante para el progreso de la humanidad y por ende en el desarrollo de

los negocios. Jamás en la historia contemporánea de la organización, se han

producido cambios tan numerosos y tan vertiginosos como los de la mitad del

siglo XX. La mayoría de estos cambios han obedecido a importantes

innovaciones tecnológicas. Concurrentemente se han producido paralelos

desarrollos teóricos y doctrinarios en campos estrechamente relacionados con

aquellos avances tecnológicos.

De esta manera la era digital o electrónica de la información se empieza a

gestar en la década de los cincuenta. A partir de ello las nuevas tecnologías

son aplicadas en los distintos ámbitos del quehacer cotidiano del ser humano;

dichas tecnologías han revolucionado a la sociedad de una manera

sorprendente.

La tecnología ha cambiado la vida y forma de vivir de los seres humanos. Se

puede decir que los conocimientos e ideas han sido plasmados en

instrumentos tan elementales, que el hombre ha ideado y diseñado para su

propia utilidad y aprovechamiento.

¿QUÉ ES EL SISTEMA ADMINISTRATIVO

EMPRESARIAL (SAE)?

•Es un software que controla el ciclo de todas las

operaciones de compra-venta de la empresa en forma

segura y confiable .

• SAE para Windows es un sistema de cómputo que

permite lograr una óptima automatización del proceso

administrativo, facilitando la realización de las

principales operaciones de la empresa.

•A través de diferentes procesos la información se

actualiza “en línea”, es decir, la información de los

catálogos se mantiene “al día” en todo momento,

evitándose la duplicidad en la captura de información

• Las organizaciones que integran Aspel-SAE 4.6 en su

administración tienen inmediatamente un mejor control

sobre su negocio y una reducción muy significativa en el

tiempo invertido, ya que al automatizar los procesos se

optimizan sus recursos humanos y tecnológicos,

facilitando la supervisión del estado real de la empresa en

cualquier momento.

BENEFICIOS

Con Aspel-SAE se controla la información y los

documentos de:

Clientes y Cuentas por CobrarFacturas, Remisiones, Pedidos, Cotizaciones y

Devoluciones de ventaVendedoresInventariosProveedores y ComprasTe permite un exhaustivo control del IVA de acuerdo a la

Reforma Fiscal 2010.

Clientes y Cuentas por Cobrar

Datos generales y comerciales: fecha de última venta, vendedor

asignado, días de revisión y pagos de documentos, días de

crédito, suspensión de clientes, entre otros.

•Control de anticipos, cálculo de intereses moratorios y división

de cargos.

•Campañas de venta y seguimiento comercial de clientes (CRM):

–Integración del expediente del cliente con estados de cuenta,

antigüedad de saldos, ventas, contactos y citas (interfase con

Microsoft Outlook®versión 2000 o superior).

–Registro y seguimiento de clientes y prospectos.

–Elaboración, seguimiento y reportes de resultados de

campañas de ventas y telemarketing: consulta del avance de las

campañas, estado de atención a los clientes, desempeño de los

ejecutivos de venta, entre otros.

FACTURACIÓN

Cotizaciones, pedidos, remisiones, facturas y devoluciones.

•Modificación de pedidos y cotizaciones.

•Restricción por usuario del cambio de precio al momento de

facturar.

•Hasta cinco folios diferentes para cada tipo de documento.

•Control del IVA por flujo de efectivo de acuerdo a la ley

correspondiente: pagos de facturas en parcialidades, reporte de

pagos a facturas y determinación del IVA de cada uno de ellos.

Manejo de fletes y retención automática de impuesto.

•Fácil búsqueda de clientes y productos por diferentes

criterios entre ellos: RFC, teléfono, y existencias,

respectivamente.

Aplicación automática de políticas de descuento.

•Impresión de CURP y RFC en las facturas del cliente

mostrador.

•Apartado de productos desde pedidos.

•Cálculo de comisiones a vendedores.

•Personalización de la ventana de captura, para visualizar

únicamente los campos requeridos y agilizar así l a captura.

VENDEDORES

Por ejemplo cuando un usuario elabora una factura en

el área de ventas el sistema afecta automáticamente el

saldo del cliente y esto lo comprueba en el área de

cobranza, el sistema toma la información para el cálculo de

la comisión del vendedor y se detecta inmediatamente la

salida del producto en movimientos de inventario y se

puede disponer de esta información en el momento que se

necesite, para tener una mejor administración gerencial.

INVENTARIOS

Definición de grupos de productos para el manejo de tallas y colores.

•Manejo de productos, servicios y kits.

•Dos claves de identificación por cada producto.

•Control de productos que manejan lotes, pedimentos y números de

serie.

•Control de hasta 5 listas de precios y cambios automáticos por

porcentaje o monto.

•Diferentes tipos de costeo: UEPS, PEPS, Promedio e Identificado.

•Nuevo manejo de números de serie; impresión desde

facturas, compras e inventarios, se incrementa la cantidad de

números que se pueden operar y se presenta información de

consulta que facilita su seguimiento.

•Manejo de multi-almacenes (traspaso automático).

•Proceso de inventario físico con ajustes automáticos.

•Asignación y control de hasta 4 impuestos por producto.

•Control de operaciones de compra-venta de productos con

diferentes unidades de entrada y de salida.

•Diferentes tipos de costeo: UEPS, PEPS, Promedio eIdentificado.

PROVEEDORES Y COMPRAS

Datos generales y comerciales: fecha de última compra, días de

crédito, entre otros.

•Control de anticipos, división de cargos y suspensión de

compras.

•Ordenes de compra, recepciones de mercancía y devoluciones.

•Hasta 5 folios diferentes para cada tipo de documento.

•Captura de gastos indirectos en la recepción de mercancía.

•Control del IVA por flujo de efectivo de acuerdo a la ley

correspondiente: pagos de facturas en parcialidades, reporte de

pagos a facturas y determinación del IVA de cada uno de ellos.

CONTROL DEL IVA

Eficiente control del IVA por flujo de efectivo:

Seguimiento exhaustivo a las diferencias de IVA: consulta,

comprobantes fiscales y registro contable.

Pagos de facturas y compras en parcialidades, impresión

del comprobante y determinación del IVA de cada uno de

ellos.

Diferentes reportes con el desglose de los montos pagados

y la tasa de IVA aplicada.

•Generación de la Declaración Informativa de Operaciones con

Terceros (DIOT) de acuerdo al Art. 32 de la LIVA. Aspel-SAE 4.6

genera el archivo mensual requerido para la carga batch.

Comprobantes Fiscales Digitales

La factura electrónica es un Comprobante Fiscal Digital

(CFD) que utiliza los estándares definidos por el SAT en

cuanto a su forma y contenido, lo que garantiza integridad,

autenticidad y no repudio del documento.

Beneficios:

•Reducción en volumen de papel, correo, fax y otros

gastos fijos.

•Reducción de tiempos en procesos administrativos

.•Ahorro en costos administrativos y de oficina.•

•Mejor aprovechamiento de espacios físicos.

INSTALACION

Requisitos del Sistema

Para iniciar el uso de este sistema administrativo requiere en su

instalación ciertos requisitos que hay que cubrir para que me deje trabajar

en mi ordenador sin ningún problema a continuación menciono dichos

requisitos:

Requerimiento de equipo

• Procesador Intel Pentium o compatible, de 300 MHz o superior*

• 256 Mb de RAM *

• 220 Mb de espacio libre en disco duro

• Monitor súper VGA (800 X 600) o superior

• Microsoft Windows NT, 2000, XP, 2003 o superior.

• Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo

que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del

sistema operativo instalado.

• Para una instalación en el servidor es recomendable una configuración

mayor, dependiendo del número de usuarios de empresas a operar en el

mismo servidor.

ASISTENTE DE INSTALACIÓN

El asistente de Instalación nos dará la pauta para empezar a instalar desde

el principio siempre siguiendo las indicaciones mencionadas que muestra

el asistente de instalación como muestra en las imágenes siguientes.

Después de ver la anterior pantalla donde menciona el contrato de licencia

presionamos el botón si y mostrara la siguiente imagen en pantalla.

Información sobre trabajo en red, la siguiente ventana mostrara la

continuación de la instalación paso a paso.

Recuerde donde quedara los archivos de instalación elija correctamente

la ruta como a continuación se muestra.

Por ultimo de este bloque se instalan los archivos comunes DAC.

Seleccionar la carpeta de programas

Estado de Instalación que debe de llegar hasta el 100%

Después seguirá determinar como es el tipo de instalación local o en el

servidor.

Por ultimo terminar la instalación, no seleccionar las cajas de verificación

que muestra esta imagen.

ACTIVACIÓN DEL SISTEMA

Una vez que ha pasado los anteriores pasos ahora es el momento de

activar el sistema al igual son una serie de ventanas que mostrara en el

curso de la activación.

La siguiente ventana es la activación del sistema decidir si activo o no el

sistema en ese momento.

Al empezar la etapa de activación del sistema tenemos que tener a la

mano al numero de serie y el código de activación estos dos vienen en el

certificado de autenticidad junto con el paquete original del programa.

Aquí es donde teclearemos el numero de serie y código de activación.

Después saldrá en pantalla la siguiente ventana una vez que se le

tecleo el numero de serie y código de activación, recuerde marcar la

casilla para no volver a mostrar este mensaje en lo sucesivo.

Entramos a la etapa de configuración de la instalación del sistema, a

continuación se muestra la ventana donde se refiere a que si se han

usado archivos de versiones anteriores del sistema, si requiere

recuperarla tienes que saber donde se encuentran los datos como lo

muestra a continuación.

Si seleccionamos modificar empresa en el punto anterior podemos hacer

cambios en los datos de la empresa.

Oprimiremos el botón de siguiente ya que el de configurar lo veremos en el

tema

configuración de la empresa.

Siguiente ventana es para seleccionar otros parámetros que en un

momento dado se pudieran ocupar en la administración de los inventarios

entre otros.

CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA

Traducción

En este menú encontraremos la configuración de los Perfiles de

Usuarios así también los parámetros de la empresa, a continuación

muestro las ventanas que corresponden a la configuración de los

usuarios para niveles de seguridad de la información como algunos

parámetros que necesita el sistema.

Parámetros del Sistema

• El proceso de traducción en la versión 4.0 te permitirá incluir o

trasladar los parámetros definidos en la versión anterior (2x o 3.0), a la

nueva versión.

• Antes de ejecutar este proceso te recomendamos que generes un

respaldo de los archivos de configuración de la empresa anterior.

Perfiles de UsuarioEste proceso te permite convertir el archivo de perfiles de usuario de

Aspel-SAE generado en las versiones anteriores para hacerlo compatible

con esta nueva versión del sistema.

CONFIGURAR EMPRESA

En la ventana que sigue mostraremos las diversas configuraciones que

tendrá la empresa así como los diferentes módulos, en un momento dado

se pueden definir nuevos parámetros en el manejo del sistema.

Configurar Empresa

PARÁMETROS GENERALES.-

En la siguiente imagen el usuario puede definir otros parámetros diferentes

a como empezó en las herramientas que se ocupan en SAE así como la

configuración de la ruta de acceso a los datos.

CLIENTES Y CUENTAS POR COBRAR.-

Aquí podremos cambiar algunos parámetros de los conceptos que se

manejan las Cuentas por pagar.

PROVEEDORES Y CUENTAS POR PAGAR.-

Sección del Sistema donde se le puede cambiar la configuración a este

modulo si es necesario.

INVENTARIOS.-

Al igual que los anteriores módulos aquí se pueden configurar

parámetros acerca de los inventarios que se llevan dentro de un

almacén.

FACTURAS.-

Los parámetros de las facturas se pueden cambiar o configurar en la

siguiente ventana que a continuación muestra esta ventana es de suma

importancia manejarla adecuadamente ya que aquí se configura el folio del

SAT para la factura electrónica, además de manejar configuraciones para

documentos como Pedidos, Remisiones etc...

COMPRAS.-

De la misma manera que la configuración del modulo de facturación,

compras tiene también la configuración que permite en un momento dado

cambiar los parámetros de este modulo a continuación se muestra la

ventana.

CUENTAS CONTABLES.-

Esta sección de configuraciones del sistema en el modulo de cuentas

contables se pueden aplicar las cuentas que se manejan en los diferentes

rubros como lo muestra la siguiente ventana.

APLICACIONES

ASOCIADAS

• Aquí puedes definir las

aplicaciones que se activarán

automáticamente cuando elijas la

opción Calculadora, Editor de

textos (Editor de formatos del

menú Archivos) o solicites una

Hoja de cálculo.

• Estas aplicaciones son

importantes. El contar con una

calculadora te permitirá efectuar

operaciones en cualquier parte del

sistema, esta calculadora es

adicional a la que proporciona el

sistema en los campos de tipo

monto. Uso de la calculadora

dentro de los campos

• El editor de formatos te permite

crear o modificar los formatos que

se utilizan para imprimir los

reportes, y con la hoja de cálculo

puedes establecer un vínculo

dinámico que se actualizará cada

vez que abras un archivo, con

información generada en tu

sistema.

GRAFICAS Y COPIADO ESPECIAL.-

Definir los parámetrospara crear gráficosademás de copiadosespeciales que en sepueden ocupar cuandotrabajemos en SAE coninformación.

GENERALES

ABRIR LA EMPRESA

Aquí se tecla el usuario y la contraseña para accesar al Sistemas SAE

también podemos seleccionar en que empresa trabajaremos si es que

esta dada de alta mas.

CERRAR LA EMPRESA.

Cuando en algún momento queremos dejar de trabajar en el sistemas lo

mas adecuado es cerrar bien la sesión del sistema.