Exportar e importar Datos

Generalidades de Excel y Conexiones a datos Access - MySQL

Unidad 4 Exportar e importar datos

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¿Qué es exportar?

Cuando hablamos de exportar nos referimos a la forma en como llevamos nuestros datos hacia otra fuente que los va a utilizar o gestionar, puede ser otro proyecto de Excel como también un manejador de base de datos.

Exportar datos de Excel

El simple hecho de guardar nuestros proyectos en Excel ya estamos exportando la información, la cual la podemos llevar a cualquier lugar y hacer uso de ella para las diferente necesidades.

Existen varios formatos en los que podemos exportar los datos de Excel, solo basta con hacer clic en el botón de office Excel y guardar como; seguidamente nos mostrara una ventana en donde podremos observar los diferentes formatos.



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Carga Masiva de Datos a MySQL La carga masiva de datos a MySQL se realiza por la necesidad de procesar gran cantidad de datos de una hoja de Excel a la base de datos en una forma mucho más rápida. NOTA: para que la carga masiva se haga de forma correcta y sin ningún error, es necesario que los campos que existan en los libros u hojas de Excel coincidan exactamente con los de la tabla en la base de datos de MySQL. Es decir que si tenemos el siguiente libro de trabajo, con los datos en una hoja.



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Debemos crear en MySQl para efectos del aprendizaje; una tabla que contenga los mismos campos, naturalmente especificando el tipo de dato correspondiente. Creando la base de datos y tabla

Lo primero que hay que hacer es eliminar la primera fila de la tabla ya que estos son solo títulos y MySQL los asignaría como valores lo cual no es correcto.



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Luego Guardar el archivo de Excel en un archivo de texto plano como (.txt), por lo cual vamos a Guardar como y seleccionamos Otros formatos, Texto (delimitado por tabulaciones). También lo podremos guardar en un disco extraíble como una USB.

Nos enviara el siguiente mensaje, solo debemos dar aceptar y listo

Y luego en sí, para que nos guarde el archivo



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Se recomienda guardar el archivo en una parte del disco donde la ruta de acceso sea corta para evitar inconvenientes más adelante, por ejemplo: F:\cursobd.txt. Cargar los datos a MySQL Para cargar los datos masivamente a MySQL desde Excel solo basta con ir a la consola de MySQL o cualquier gestor de bases de datos de forma interactiva y digitar la siguiente línea de código.

LOAD cargue DATA los datos INFILE que están en el archivo o ruta INTO TABLE Usuarios dentro de la tabla Usuarios Esta sentencia está compuesta por tres partes.

La primera es LOAD DATA INFILE que es la sentencia o instrucción en sí.

La segunda es "F:/cursobd.txt" que es la dirección donde se encuentra ubicado el archivo de texto plano que acabamos de guardar, por este motivo se recomendó que se guardara este archivo en un parte del disco cuya ruta fuera lo más corta posible para no complicarnos al escribir esta dirección.



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La tercera es INTO TABLE datos; donde INTO TABLE indica que debe guardar los datos en un tabla y datos es el nombre de dicha tabla.

Si ejecutamos la consulta

Observamos que se han insertado correctamente los datos. Si hacemos una consulta a la base datos en la tabla usuarios, debemos encontrar los datos que guardamos en el archivo que exportamos de Excel.



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Importar datos a Access

Es difícil pensar en capturar manualmente todos los registros de una tabla. Es por eso que Access nos permite Importar datos desde Excel de una manera sencilla.

¿Qué es Importar datos? En informática importar datos es traer de un archivo alguna información hacia otro tipo de archivo, se utiliza en su gran mayoría para incorporar a una aplicación objetos que fueron creados en otra aplicación o en algunos casos en versiones antiguas de la misma aplicación.



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Lo primero que debemos tener en cuenta antes de iniciar la importación de datos de Access es decidir si haremos la importación hacia una nueva tabla de Access o a una tabla que ya existe en Access. Importación a una Nueva tabla en Access: debemos tener en cuenta

que para este método Access intentara asignarle el tipo de datos adecuado para cada campo de forma automática lo cual puede llevar a errores más adelante, por lo cual recomiendo revisar la asignación de los datos manualmente (lo veremos más adelante) para asegurarse de que Access haya asignado los tipos de datos adecuados en cada campo.

Importación a una Tabla en Access ya Existente: Esta opción requiere que la importación se haga directamente a ella. De manera que podremos definir los campos apropiados y el tipo de dato con antelación a la importación.

Proceso de Importación de datos en Access El proceso de importación en Access se realiza a través de un asistente el

cual nos llevara para la importación de los datos. Debemos ir a la ficha de

Datos externos y dar clic en la opción Excel.



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La primera ventana del Asistente nos permitirá especificar el archivo de

Excel que contiene la información. Aquí debemos dar clic en Examinar

para especificar la ubicación del libro de Excel que contenga la

información a Importar y seleccionar el botón de radio (Radio Button)

Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.

Elegir hoja de Excel a Importar

Aquí el Asistente nos permitirá Seleccionar la Hoja de Cálculo que

contiene la información a Importar del libro de Excel previamente

seleccionado. (En nuestro caso Hoja 1).

Con la opción por defecto Mostrar hojas de trabajo (Radio Button), Clic en

siguiente para continuar.



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En esta nueva ventana el Asistente nos permitirá seleccionar la primera

fila de la tabla como encabezados o Campos de la tabla en Access con la

opción del Check: Primera fila contiene encabezados de la columna.



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Esta nueva ventana del Asistente es una de las más importantes en el

Proceso de Importación, porque aquí se nos permitirá editar los nombres

de los campos, y a su vez seleccionar los tipos de datos de cada campo de

la tabla.



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Como se muestra en la imagen, el nombre del Capo 1 es CEDULA y su Tipo

de dato es Doble debido a que es un numérico, aquí se nos permite editar

cualquiera de estos campos a nuestras necesidades, recomendamos

revisar cada Campo o Columna y verificar que sea realmente el Tipo de

dato de acuerdo a lo que contendrá. En caso de no necesitar algún campo

debemos seleccionar la columna y activar la opción del Check No

importar el campo (Saltar). Clic en Siguiente.

Definir Clave Principal en la Tabla. El Asistente de Importación nos permite la opción de asignar una clave

principal para la tabla, esta puede ser automática es decir que se crea un

nuevo campo en la tabla o se selecciona algún campo en específico de la

tabla. Clic en Siguiente.



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Por último paso tenemos el de darle algún nombre a la nueva tabla que se

va a crear en Access, en su defecto el asistente le coloca el nombre de Hoja

1, podemos editar este nombre por el que deseemos.

Clic en finalizar y en Cerrar y podremos ver la Tabla de Excel Importada

en Access.



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Importar datos a MySQL

Para importar datos de Excel a MySQL debemos tener en cuenta que el archivo que se crea en Excel debemos guardarlo con un tipo de formato diferente al acostumbrado (.xlsx) este nuevo tipo de formato es (.csv) (delimitado por comas) y además debemos tener creada una base de datos con el igual número Campos o Columnas que el documento creado en Excel. En el documento de Excel vamos a Guardar como y en Tipo seleccionaremos CSV (delimitado por comas) (*.csv), nos mostrar una nueva ventana advirtiendo que el tipo de archivo seleccionado no es compatible con libros que contienen múltiples hojas, y daremos Aceptar, nuevamente una nueva ventana nos advierte que el archivo que vamos a guardar puede tener características no compatibles con CSV (delimitado por comas) y simplemente clic en Aceptar.



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Ahora sigue la otra parte importante del proceso, como ya lo había

mencionado antes esta consiste en crear en MySQL una base de datos con

el igual número de campos o columnas de la tabla de Excel Ejemplo:



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Como se muestra en la imagen existen 5 columnas y estas mismas

columnas debemos crear en la base de datos que serian los Campos de la

misma.

Aquí creamos la base de datos, Clic en Crear.

Aquí asignamos un nombre para una Tabla y el número de campos en este

caso 5 que contendrá y clic en Continuar.

Los respectivos campos de la tabla con sus tipos de datos, se lesionamos a

CEDULA como Llave Primaria, Clic en Grabar.



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Esta es la ventana siguiente confirmando el éxito al crear la nueva tabla

con sus respectivos campos. Ahora clic en Importar como lo indica la

imagen y procederemos a importar los datos de Excel. En la nueva

ventana clic en Seleccionar Archivo.

Seleccionamos el Archivo ya creado con la extensión (.CSV) y clic en Abrir.



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Seleccionamos la segunda opción en el botón de radio y en la Opción de

Campos terminados en (;) lo cambiamos por (,) esto se debe al tipo de

formato que le dimos al documento en Excel, en algunos casos MySQL

también acepta los punto y comas (;). Clic en Continuar.

Como muestra en la imagen menciona que No se ha recibido ningún dato.

Pero no se preocupen ya se realizo la importación, este error solo se debe

a que estamos dentro de la base de datos y todo lo que tenemos que hacer

es dar clic en la tabla y nos mostrara los datos ya importados.

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