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Subdirección de Desarrollo Sectorial de la Educación Superior

EEEXXXPPPEEERRRIIIEEENNNCCCIIIAAASSS SSSIIIGGGNNNIIIFFFIIICCCAAATTTIIIVVVAAASSS DDDEEE LLLOOOSSS PPPRRROOOCCCEEESSSOOOSSS DDDEEE

SSSEEEGGGUUUIIIMMMIIIEEENNNTTTOOO AAA GGGRRRAAADDDUUUAAADDDOOOSSS...

Noviembre 5 de 2010

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CONTENIDO

1. Introducción 4 1.1 Objetivo 4 1.2 Marco de Política y Normativo 4 1.3 Las convocatorias 5

2. Criterios y proceso de selección 8

3. Procesos de institucionalización del seguimiento a graduados 10 3.1 El liderazgo de la alta dirección 10 3.2 Condiciones institucionales para el fortalecimiento del seguimiento a graduados 15

a. Estrategia y coordinación institucional 15 b. Financiamiento 20

3.3 El desarrollo de capacidades de la Oficina de Graduados: el desarrollo de un sistema de información 21 a. El recurso humano 21 b. Bases de datos e información 23 c. Manuales y Metodologías 24 d. Infraestructura Informática 24

4. Estrategias de contacto y recolección de información de graduados 27 4.1 Registro y actualización de información de graduados: desarrollo y administración de bases de datos 27 4.2 Estrategias para la recolección de información 29

5. Estrategias de contacto y recolección de la información del sector productivo 32 5.1 Definición del objetivo y alcance 32 5.2 Identificación y localización de la población de empleadores objetivo 34 5.3 Levantamiento y recolección de información 36

6. Metodologías para el aprovechamiento de la información de seguimiento a graduados 40 6.1 Aspectos conceptuales 40

a. Importancia de la información de seguimiento a graduados 40 b. Condiciones institucionales para el aprovechamiento de información de seguimiento a graduados 40 c. El diseño de una estrategia de recolección de información 41

6.2 Experiencias significativas en el desarrollo y uso de metodologías 42 a. Universidad Sergio Arboleda 42 b. Colegio Mayor de Antioquia (CMA) 43 c. Universidad el Tolima 44 d. Corporación Universitaria del Caribe (CECAR) 45 e. Fundación Universitaria María Cano 46 f. Universidad ICESI 47 g. Universidad EAFIT 48 h. Universidad de Medellín 48 i. Escuela Colombiana de Carreras Industriales (ECCI) 50 j. Escuela Colombiana de Ingeniería, Julio Garavito 51

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k. Universidad Jorge Tadeo Lozano 52 l. Universidad de la Amazonia 53 m. Universidad Tecnológica de Pereira (UTP) 54 n. Universidad de la Sabana 55

7. Apoyo con otras IES y participación en redes 57 7.1 Las ventajas del trabajo en red 57 7.2 Redes de seguimiento a graduados en Colombia 57 7.3 Experiencias significativas de IES de las convocatorias 58

a. Red Sur 58 b. Red SEIS 59 c. Red Enlace Profesional 60 d. Red Regional para el emprendimiento 61 e. RESMAS 61 f. Red Caribe 62

8. Conclusiones 63

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Objetivo

El presente documento presenta un conjunto de experiencias que, en el marco de los proyectos financiados por el MEN a través de las convocatorias adelantadas en 2007 y 2008 para el fortalecimiento del seguimiento a graduados en las Instituciones de Educación Superior (IES), se identificaron como significativas, es decir, que constituyen un ejemplos de prácticas deseables en los procesos de fortalecimiento de las actividades de seguimiento a graduados. De esta manera, se busca enriquecer un proceso de aprendizaje colectivo en torno al propósito y sentido de las actividades de seguimiento a graduados, y especialmente acerca de las condiciones institucionales, metodologías y buenas prácticas asociadas a dichas actividades.

1.2 Marco de Política y Normativo

Las convocatorias para el apoyo a los procesos de seguimiento a graduados, a cargo del OLE del MEN, hacen parte de las estrategias del gobierno nacional para impulsar la inversión y eliminar las barreras a la competitividad. Buscan desarrollar instrumentos que contribuyan a la articulación de la academia con las necesidades del sector productivo y así fomentar un sistema educativo pertinente. Se trata entonces de fomentar en las IES el desarrollo de capacidades para analizar la inserción de sus graduados en el mercado laboral, con el fin mejorar la oferta de programas de educación y el desarrollo de competencias, de acuerdo con la dinámica de las condiciones económicas así como de las formas de organización de las empresas. Esta dinámica, en años recientes, ha generado una mayor movilidad y flexibilidad en el mercado laboral. De hecho, “las trayectorias profesionales de la vida y del trabajo ya no son estandarizadas, y como resultado, la “empleabilidad” ha llegado a ser un tema clave.”1 Las IES deben evaluar su entorno, que es cambiante, en especial en cuanto a la inserción de sus graduados en el mercado laboral. “En los últimos años las universidades e instituciones de educación superior en todo el mundo han empezado a enfocarse en el aseguramiento de calidad para satisfacer las necesidades tanto de sus estudiantes como de la sociedad con respecto al mercado laboral. Por lo tanto, el conocimiento bien establecido de las fuerzas y las debilidades de sus programas de estudio es esencial para la gestión de la calidad. Al mismo tiempo, se exige cada vez más a las instituciones de educación superior que se responsabilicen de su trabajo. Por consiguiente, se mide el éxito de las universidades basado principalmente en el resultado de sus estudiantes con respecto a su situación laboral y su compromiso social. Los estudios de seguimiento de egresados constituyen una manera de realizar esta medición.” (Ibid) Este mismo espíritu lo recogen normas como la Ley 1188, que regula la obtención del registro calificado de programas de educación superior y busca promover, entre otros aspectos, el desarrollo de una cultura de autoevaluación y mejoramiento continuo, y el desarrollo en las IES de programas de egresados que hagan un seguimiento de los resultados institucionales.

1 Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey, 2006. MANUAL DE INSTRUMENTOS Y RECOMENDACIONES

SOBRE EL SEGUIMIENTO DE EGRESADOS. Red GRADUA2 / Asociación Columbus.

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En el mismo sentido, el Decreto 1295 de 20102 reglamenta la mencionada ley y establece, como parte de las condiciones para la obtención del registro calificado, que la IES muestre la forma como los programas académicos esperan impactar en la sociedad. Un tipo de impacto que la IES puede aducir en su solicitud de registro calificado es aquel que se derive de la formación de los graduados, evidenciando su desempeño laboral. Y en el caso de los programas nuevos, mostrando mediante un análisis el potencial desempeño de sus graduados.3 El mismo decreto promueve la “Evaluación de las condiciones de calidad de carácter institucional” y en particular “La existencia o promoción de una cultura de autoevaluación que tenga en cuenta el diseño y aplicación de políticas que involucren a los distintos miembros de la comunidad académica y pueda ser verificable a través de evidencias e indicadores de resultado.” (Artículo 6) Pero especialmente, las IES deben mostrar “[el] desarrollo de una estrategia de seguimiento de corto y largo plazo a egresados, que permita conocer y valorar su desempeño y el impacto social del programa, así como estimular el intercambio de experiencias académicas e investigativas. Para tal efecto, la institución podrá apoyarse en la información que brinda el Ministerio de Educación Nacional a través del Observatorio Laboral para la Educación y los demás sistemas de información disponibles. Para la renovación del registro calificado la institución de educación superior debe presentar los resultados de la aplicación de esta estrategia.” (Decreto 1295/2010) En este orden de ideas, las experiencias significativas están asociadas a un conjunto de arreglos institucionales, prácticas y metodologías que se dirigen al desarrollo y aprovechamiento sistemáticos de estudios de seguimiento a graduados, permiten orientar la toma de decisiones y el desarrollo de estrategias y políticas institucionales de mejoramiento de la calidad y pertinencia de los servicios que presta la institución y, de esta manera, aumentan las probabilidades de un mejor desempeño de sus graduados en el mundo laboral y, especialmente, en el sector productivo. Por lo tanto, el presente documento pretende ilustrar con casos concretos procesos tales como la articulación de las oficinas de graduados con la estructura administrativa y académica de la institución, o la creación de condiciones (por ejemplo, recursos humanos, financieros, institucionales, administrativos y técnicos) para que estas oficinas desarrollen de manera eficaz y sostenible capacidades que les permitan articularse y prestar servicios a otras dependencias. En otras palabras, que estas oficinas se conviertan en actores clave en el proceso de investigar e interpretar el entorno y el desempeño de los graduados; y que tengan las capacidades para alimentar los procesos de planeación y evaluación, así como de apoyar procesos de aseguramiento de calidad de los programas académicos y demás servicios que ofrecen las IES a sus egresados, al sector productivo y en general a la sociedad.

1.3 Las convocatorias

Las experiencias que se presentan en este documento, provienen de las instituciones que participaron en las dos bolsas concursables que ha realizado el MEN. La Primera bolsa concursable 2007-2008 tuvo por objeto apoyar a las IES en el fortalecimiento de sus procesos

2 Este Decreto derogó, entre otros, el Decreto 2566 de 2003, el cual contenía algunas disposiciones en el mismo sentido.

3 Decreto 1295, Artículo 5, numeral 5.6.3.

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de seguimiento a graduados, en el marco del Observatorio Laboral para la Educación. Las 21 IES participantes fueron:

Universidad ICESI

Universidad de Ibagué

Institución Universitaria Colegios de Colombia

Institución Universitaria Salazar y Herrera

Universidad Santiago de Cali

Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia

Universidad Nacional de Colombia

Universidad de la Sabana

Universidad de Magdalena

Universidad Sergio Arboleda

Universidad de Córdoba

Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia

Instituto Tecnológico de Soledad Atlántico

Universidad Autónoma de Bucaramanga

Universidad de Caldas

Universidad de Pamplona

Universidad del Tolima

Corporación Universitaria del Caribe

Universidad Autónoma de Manizales

Instituto Tecnológico Municipal Antonio José Camacho

Fundación Universitaria María Cano La Segunda bolsa concursable 2008-2009 tuvo el mismo objetivo de la primera. Los proyectos de 25 de las instituciones seleccionadas iniciaron en diciembre de 2008 y finalizaron en su mayoría en octubre de 2009, teniendo por lo general un plazo de 10 meses para la ejecución de los mismos, aunque algunos debieron ser adicionados en tiempo. Las IES participantes fueron:

Universidad Jorge Tadeo Lozano

Universidad de Manizales

Universidad EAFIT

Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito

Universidad del Pacífico

Universidad de La Salle

Escuela Nacional del Deporte

Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD

Universidad de la Amazonia

Universidad de Cundinamarca

Universidad del Valle

Fundación Universitaria de San Gil

Universidad Popular del Cesar

Escuela Colombiana de Carreras Industriales

Universidad del Tolima

Fundación Universitaria Autónoma de las Américas

Universidad Autónoma de Manizales

Corporación Universitaria Lasallista

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Universidad Autónoma del Caribe

Universidad CES

Universidad Tecnológica de Pereira

Universidad de Medellín

Universidad Industrial de Santander

Fundación Universitaria Panamericana

Universidad Pontificia Bolivariana

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2. CRITERIOS Y PROCESO DE SELECCIÓN

Para la identificación y selección de las experiencias significativas se partió de un supuesto básico del presente estudio según el cual el seguimiento a graduados se entiende como un proceso permanente, un ciclo de gestión cuyo propósito es retroalimentar y apoyar el mejoramiento sostenido de la pertinencia y calidad de los servicios que prestan las IES. Este ciclo comprende cinco componentes: primero, la institucionalización de las actividades de seguimiento a graduados; segundo, el diseño y puesta en operación de las estrategias y metodologías para la identificación, localización y contacto con los graduados así como para la recolección de información; tercero, las estrategias y metodologías para, igualmente, identificar, localizar y contactar a empleadores de los graduados de la IES y, de éstos, recoger información; cuarto, el desarrollo de metodologías y capacidades para diseñar muestras, analizar la información recaudada de egresados, empleadores y otras fuentes (como bases de datos, información secundaria o estudios) y aprovecharla para la evaluación y eventual reestructuración de programas académicos; y finalmente, la conformación o integración a redes de cooperación con otras IES para el intercambio de experiencias y de esta manera surtir procesos de aprendizaje. Así entonces, el presente documento presenta, para cada uno de estos componentes, un conjunto de experiencias significativas, entendidas éstas como ejemplos de arreglos institucionales, estrategias, prácticas o aproximaciones conceptuales o metodológicas que, del conjunto de IES que fueron objeto de apoyo por parte del MEN, ameritan ser reseñadas para su conocimiento por parte de la comunidad de IES. Para cada componente se presenta inicialmente lo que podrían considerarse las mejores prácticas o “la situación ideal”4, las cuales se ilustran seguidamente por medio de una breve reseña de algunas experiencias tomadas de la revisión de los procesos de seguimiento a graduados de las IES que fueron partícipes de las dos convocatorias. El conjunto de experiencias significativas que se presenta en este documento se seleccionó teniendo en cuenta los resultados de la medición de impacto que realizó Oportunidad Estratégica. Allí fue evidente, al analizar en cada uno de los componentes del ciclo de gestión el desempeño de las IES, que varias de éstas se destacan en unos pero no necesariamente en todos los componentes. De ahí se concluyó que la mejor manera de escoger y presentar un conjunto de experiencias era seleccionar algunas que fueran significativas en cada componente del ciclo, pues así podría tenerse una presentación que hiciera justicia a la riqueza de estrategias, innovaciones y aproximaciones conceptuales que se han derivado de la realización de las dos primeras convocatorias. De acuerdo con esta aproximación, la selección de experiencias que se presenta a continuación no constituye una forma de establecer un orden de clasificación de las IES en cuanto al seguimiento a graduados. Tampoco significa que las que no estén en esta selección no lo estén haciendo bien. Se trata de mostrar que entre las IES existe una rica diversidad de posibilidades de concebir e implementar un programa de seguimiento a graduados, y que de ellas se puede aprender.

4 Estas “prácticas ideales” se han elaborado con base en discusiones sostenidas por la consultoría con el MEN, consultas a

expertos y funcionarios de varias IES, y especialmente en las conclusiones que la Red GRADUA2 propone en ITESM (2006).

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De esta manera, se espera ayudar a atender una necesidad que han manifestado varias IES en el sentido de que haya una documentación y difusión sistemáticas de experiencias y aprendizajes en materia de seguimiento a graduados. De cualquier forma, es claro que estas experiencias no necesariamente son transferibles a otras IES de manera automática. Cada IES deberá encontrar su propio camino para poner en marcha o fortalecer procesos de seguimiento a graduados, de acuerdo con su estructura, su cultura organizacional, su contexto socio-económico y sus necesidades específicas.

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3. PROCESOS DE INSTITUCIONALIZACIÓN DEL SEGUIMIENTO A GRADUADOS

El desarrollo del proceso de seguimiento a graduados depende de que las IES lo conciban y desarrollen como una herramienta para conocer e interpretar su entorno y el desempeño de sus graduados. Deben entenderlo como un medio para el aprendizaje institucional, a través del cual se expresa y a la vez se nutre una cultura de autoevaluación y mejoramiento continuo; como un instrumento que apoya la planeación y evaluación y facilita, tanto el aseguramiento de la calidad de los servicios que provee la institución, como el cumplimiento de su misión. Por esta razón, una condición necesaria para el desarrollo de procesos de seguimiento a graduados debe ser su institucionalización, esto es, que tanto a nivel formal como a nivel informal (es decir, a nivel de la cultura y las prácticas cotidianas de la institución) existan las condiciones necesarias para que el proceso de seguimiento a graduados se desarrolle y fortalezca de manera sistemática y cumpla eficiente y eficazmente con su propósito. Esto comporta que el más alto nivel directivo así como los distintos actores e instancias de la organización, reconozcan la importancia estratégica de las actividades de seguimiento a graduados y actúen en consecuencia. En la medida en que exista un proceso de institucionalización del seguimiento a graduados en una IES, deberán darse las condiciones para que se fortalezcan los demás componentes que hacen parte del ciclo de gestión de seguimiento a graduados y que se presentan en el presente capítulo. En este orden de ideas, las experiencias significativas que se presentan a continuación se han organizado de acuerdo con una estructura según la cual los procesos de institucionalización del seguimiento a graduados requieren de: 1) la voluntad y liderazgo de la alta dirección de la institución para que el proceso se desarrolle y fortalezca; 2) la existencia de condiciones propicias desde el punto de vista estratégico, de coordinación institucional y de financiamiento para que el proceso se desarrolle; 3) y el fortalecimiento permanente de las capacidades de la respectiva unidad u oficina responsable para llevar a cabo sus labores en materia de seguimiento a graduados, fortalecimiento que se presenta adelante en torno al concepto de sistemas de información. Siguiendo esta estructura, a continuación se presentan algunas experiencias significativas identificadas por la consultoría porque en buena medida ilustran algunas de las que podrían denominarse buenas prácticas en torno a la institucionalización del seguimiento a graduados.5

3.1 El liderazgo de la alta dirección

La creación de una dependencia u oficina encargada del seguimiento a graduados constituye una primera acción concreta mediante la cual se manifiesta el hecho de que el máximo nivel de decisión de la institución ha entendido la importancia que desde el punto de vista estratégico representa esta labor. Pero igualmente importante es que la alta dirección asuma un claro liderazgo entorno a esta tarea, evidente en su compromiso e interés por orientar y seguir de cerca el desarrollo de los estudios que adelante esta oficina así como por la utilización de sus hallazgos y conclusiones en la toma de decisiones. Por lo tanto es de esperar que, con una periodicidad establecida, se le presente a la alta dirección este tipo de información a fin de mejorar el entendimiento del entorno y del

5 Un número significativo de las ideas y sugerencias de este capítulo se basan en las conclusiones de la Red Gradua2, (ITESM,

2006).

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desempeño de su institución a través de un mejor conocimiento de la situación de sus graduados. Igualmente es de esperar que, a partir de este mejor entendimiento, la alta dirección pueda orientar las labores que adelanta la oficina encargada, así como crear las condiciones para que otras dependencias de la institución colaboren a través del suministro de información o del apoyo técnico y científico en los procesos de recolección de información, en el análisis de la misma y en el desarrollo de metodologías para su aprovechamiento. Por lo demás, esta cercanía con la alta dirección le permite a la oficina de graduados tener una mayor influencia sobre las demás dependencias de la institución. Este es el caso, por ejemplo, del Colegio Mayor de Antioquia (CMA), cuyo Centro de Graduados mantiene una relación cercana con la alta dirección.

Gráfico 1. Estructura institucional del seguimiento a graduados en el Colegio Mayor de Antioquia

En efecto, la Vicerrectoría Académica de la institución solicita semestralmente al Centro de Graduados un informe que tiene tres componentes: i) seguimiento a graduados, ii) intermediación laboral y iii) monitoreo y autorregulación de programas académicos. El primero tiene en cuenta la información del instrumento (encuesta) del Observatorio Laboral para la Educación (OLE) y la actualización constante de la base de datos de los graduados. El segundo da cuenta de la información de la intermediación que hace el Centro entre las empresas, entidades u organizaciones y el graduado para que éste se vincule al mercado laboral. El último componente tiene como objetivo obtener de los graduados insumos que permitan a las diferentes facultades la realización de procesos de autoevaluación en búsqueda de la mejora continua y la autorregulación hacia la calificación de los programas de manera progresiva y permanente. La Corporación Universitaria del Caribe (CECAR) también ha realizado un trabajo significativo en materia de institucionalización del proceso de seguimiento a graduados. En el Gráfico 2 se puede observar la estructura operativa en la cual se ubica la Unidad de Seguimiento y Crecimiento Personal de Estudiantes y Graduados.

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Gráfico 2. Estructura institucional del seguimiento a graduados de la CECAR

En él se constata que la Unidad encargada del seguimiento a graduados trabaja de cerca con la alta dirección de la institución. Además, el compromiso de la IES se ve reflejado en los Informes semestrales sobre el Seguimiento a Graduados que son rendidos ante: el Comité Curricular Central (semestral); los Comités Curriculares de cada programa académico (semestral); los Consejos de Facultades (semestral); el Consejo Académico (cada tres o cuatro meses y en algunos casos mensual); la Junta Directiva (Semestral); la Asamblea General (Anual); y la Sala de Fundadores (Anual). La Universidad Sergio Arboleda, por su parte, ha creado al Oficina de Egresados y Bolsa de Empleo, que depende directamente de la Vicerrectoría Académica, como se ve en el Gráfico 3.

Gráfico 3. Estructura Institucional del seguimiento a graduados en la Universidad Sergio Arboleda

El compromiso de la Vicerrectoría Académica de la Institución se ve reflejado en la importancia que le da al Informe de Gestión y Parámetros que la Oficina le presenta semestralmente. En él se muestra qué ha realizado cada programa y cómo van con las metas establecidas a cinco

Vicerrectoría Académica

Bienestar Universitario

Unidad de Seguimiento y Crecimiento Personal de Estudiantes y Graduados

Asociación Institucional de Graduados

Asociación de Graduados – Programas Académicos

Facultades

Coordinación Seguimiento y Crecimiento Personal de

Estudiantes - TAE

Coordinación Seguimiento y Crecimiento Personal de

Graduados

Coordinación Programas

AcadémicosFuente: CECAR

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años. La información recaudada es socializada y analizada con todas las dependencias de la Institución haciendo que los avances del proceso sean conocidos y discutidos de manera amplia en la comunidad universitaria.

Recuadro 1. El caso de la Universidad Autónoma de Manizales

Una experiencia significativa por su particularidad y eficacia es la de la Universidad Autónoma de Manizales (UAM). Esta universidad trabaja el seguimiento a graduados a través de la Asociación de Graduados, y no por una oficina de egresados dentro de la estructura. Esta modalidad, tiene la particularidad de trabajar como un ente jurídico independiente a la Universidad, por lo que no se encuentra dentro del organigrama de ésta. La asociación trabaja con la UAM principalmente a través de la prestación de servicios de seguimiento de graduados mediante la recolección y administración de información. A pesar de funcionar como un organismo independiente, hay un alto grado de involucramiento y compromiso de la UAM puesto que no sólo proporciona información sino que trabaja articuladamente con las diferentes instancias de la Institución, a través del desarrollo de proyectos Esta organización está conformada por: 1. Una Asamblea General, de la cual hacen parte 3.800 graduados de la UAM. 2. Una Junta Directiva: Conformada por 2 integrantes de cada programa académico, los cuáles no se encuentran

trabajando en la Universidad. Ellos nombran un Director Ejecutivo. 3. Equipo de trabajo de la oficina:

a. Personal Fijo i. Un Director ejecutivo ii. Un Contador y un revisor fiscal iii. Un Webmaster iv. Un Director de mercadeo v. Una Asesora Comercial vi. Un Mensajero

b. Personal Contratado temporalmente: La Universidad es la fuente principal para conformar este equipo.

i. Tres Telemercaderistas ii. Un Digitador iii. Ocho integrantes del grupo logístico

Para las directivas, la información que proporciona el graduado es de importancia alta pues con ella se toman decisiones con miras a la mejora de la calidad académica, por tal motivo están siempre trabajando de la mano. La información que se obtiene se lleva a los comités, dónde se utiliza para la evaluación de la pertinencia de los programas académicos. Esta asociación cuenta además con un plan de desarrollo de seguimiento a graduados, que es un tema que está incorporado en el plan estratégico de la IES, garantizando una sincronía entre el trabajo que se realiza en esta oficina con los objetivos misionales institucionales.

La Universidad Autónoma de Bucaramanga creó la Oficina de Egresados y Emprendimiento como parte del staff adscrito directamente a la Rectoría, la cual debe reportar resultados semestralmente.

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Gráfico 4. El seguimiento a graduados en la estructura de la Alta Dirección de la UNAB

En la Universidad de La Salle, la Vicerrectoría de Promoción y Desarrollo Humano está compuesta por dos áreas principales: Bienestar Universitario y Proyección y Responsabilidad social. En esta última se sitúan la Oficina de Proyección Social y la Oficina de Atención al Egresado. Como se ve en el Gráfico 5.

Asamblea de Coorporados

Junta Directiva

Revisoría Fiscal

Consejo Académico

Consejo Superior Estudiantil

RectoríaPlaneación y Evaluación

Control Interno

Staff Rectoría:•Becas y Crédito Estudiantil•Egresados y Emprendimiento•Prensa y Comunicaciones•Relaciones Nacionales e Internacionales

Fuente: UNAB

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Gráfico 5. Universidad de La Salle: Ubicación de la Oficina de Atención al Graduado

Si bien en este caso la Oficina de Egresados no está directamente adscrita a una vicerrectoría o la rectoría, su ubicación bajo las funciones de proyección y responsabilidad social, que son una fortaleza de esta Institución, muestra que la alta dirección le asigna un gran valor e importancia al seguimiento de sus graduados, como parte esencial de su misión.

3.2 Condiciones institucionales para el fortalecimiento del seguimiento a

graduados

Habiéndose conformado formalmente la dependencia encargada del seguimiento a graduados, y contando ésta con la voluntad y el liderazgo de la alta dirección de la IES en torno de esta actividad, se requiere entonces que existan unas condiciones mínimas, desde el punto de vista estratégico y de coordinación institucional así como de financiamiento, para que la dependencia encargada del seguimiento a graduados pueda efectivamente articularse con la estructura académica y administrativa de la Institución y así cumplir cabalmente con sus funciones. Veamos en particular a qué se refieren con mayor detalle, estas condiciones.

a. Estrategia y coordinación institucional

El desarrollo del seguimiento a graduados dependerá de que esta labor esté integrada a una estrategia institucional de la cual la oficina pueda derivar un plan estratégico, unos objetivos y

VICERRECTORÍA DE PROMOCIÓN Y DESARROLLO HUMANO

ASISTENTE

Bienestar Universitario

Trabajo SocialAsesoría Psicológica

Pastoral UniversitariaServicio Médico

Proyección y Responsabilidad Social

Proyecto Oficina de EgresadosProyección Social

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un plan de acción concretos que le definan su derrotero. Esto le permitirá formular su propia hoja de ruta y así tener la posibilidad de medir resultados e impacto del seguimiento a graduados. Igualmente, se debe asegurar que la oficina actúe coordinadamente con otras dependencias institucionales, como oficinas de planeación, facultades, oficinas de mercadeo y difusión de los programas académicos, a fin de proporcionar y utilizar información así como realizar análisis y retroalimentar el funcionamiento de los procesos internos de esas otras dependencias. El Colegio Mayor de Antioquia (CMA), por ejemplo, mediante su Sistema de Calidad, ha definido una estrategia institucional sobre el seguimiento a graduados como un apoyo en la misión de la IES. Allí, esta actividad se constituyó como un proceso dentro del Sistema Integrado de Gestión en donde se reportan los actores, actividades, resultados esperados y periodicidad del proceso. De esta manera, cada año realizan un plan de trabajo con objetivos y actividades macro que serán implementados para posteriormente solicitar un presupuesto para su desarrollo. Mediante un acuerdo de su Junta Directiva, la Corporación Universitaria del Caribe (CECAR) creó la Unidad de Seguimiento y Crecimiento Personal de Estudiantes y Graduados y le aseguró una asignación presupuestal que le exige a la Unidad llevar un plan de trabajo detallado con actores, actividades y resultados. Asimismo, facilitó que se diera un alto grado de involucramiento y coordinación con distintas dependencias e instancias de la Institución a través de diferentes actividades que implican el uso de información de graduados, con diferentes niveles de responsabilidad, en la ejecución y evaluación del mismo. Tales dependencias son: la Junta Directiva, la Vicerrectoria Académica, el Consejo Académico, la Direccion de Bienestar Universitario, los Consejos de Facultades, la Coordinacion de Programas Académicos, el Comité Curricular Central, los Comités Curriculares de Programas, la Secretaria General, el Centro de Admisiones y Registros, el Centro de Investigaciones y la Oficina de Planeacion. La Universidad Sergio Arboleda, por su parte, construye su plan de trabajo general de acuerdo con los lineamientos del Consejo Nacional de Acreditación, y alrededor de él define metas a corto, mediano y largo plazo. El Gráfico 6 ilustra el plan de trabajo general que tiene la Universidad para llevar a cabo actividades estratégicas y cómo la Oficina de Egresados y Bolsa de Empleo participa activamente en los componentes de procesos de acreditación, evaluación de la calidad institucional y de programas, y en las políticas estratégicas de seguimiento a egresados. Este plan se convierte en la hoja de ruta que sigue la institución.

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Gráfico 6. Universidad Sergio Arboleda: la contribución del seguimiento a graduados al Plan General de la Institución

Igualmente, como se muestra en el Gráfico 7 la Oficina de Egresado y Bolsa de Empleo se articula y mantiene una coordinación cercana con otras dependencias de la universidad.

Gráfico 7. Universidad Sergio Arboleda: Articulación y coordinación de la Oficina de Egresados y Bolsa de Empleo con otras dependencias

Organismos de Apoyo

Organismos de Apoyo

Oficina de Egresados y Bolsa de Empleo

Secretaria General

Departamento de Sistemas

Departamento de Admisiones

Oficina de relaciones Internacionales

Coordinadores Egresados de Postgrado

Coordinadores de Prácticas y Pregrado

Fuente: Universidad Sergio Arboleda

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En su Plan Estratégico Anual, la Universidad Autónoma de Bucaramanga (UAB) incluye al egresado como uno de sus ejes fundamentales. La Oficina, por su parte, cuenta con un plan estratégico independiente que se encuentra articulado y complementa el mencionado plan. Además, las políticas y objetivos establecidos por la Institución en materia de graduados y egresados se publican en la página web de la Oficina para que puedan ser consultadas, lo cual facilita su socialización y sostenimiento del proceso. Igualmente, existe una muy clara coordinación del tema con otras dependencias de la Institución: la Oficina trabaja en línea con dependencias como, por ejemplo, la Oficina de Planeación y las distintas facultades. El cumplimiento de los objetivos establecidos está centralizado en la Oficina de Egresados, para lo cual debe coordinar las actividades que se van a realizar con las decanaturas y el Comité Operativo de Egresados, conformado por los responsables directos de cada programa académico. Existe además el Comité Técnico de la Oficina de Graduados, que trata temas transversales de la Institución, dentro de los cuales se encuentra el seguimiento a graduados de todos los programas académicos de la Institución. Allí se hace un análisis de la calidad y pertinencia de éstos, con fines de acreditación, a través de la medición de su impacto en el mercado laboral. En su Proyecto Educativo Institucional (PEI), la Universidad Autónoma del Caribe (UAC) incluyó como objetivo de una de sus cuatro líneas de visión: “Fomentar los programas de formación permanente y seguimiento al desarrollo de los graduados, que fortalezca en ellos su sentido de pertenencia institucional”. Para lo cual, a su vez, formuló la estrategia que apoya el logro de este objetivo: “Implementar el programa de formación permanente y seguimiento a graduados”. Además, el PEI cuenta con un programa permanente de auto-evaluación mediante el Sistema Integral de Control de Gestión que permite conocer de manera sistemática el presente de la Universidad y toma como referentes evaluativos, entre otros, los factores, variables e indicadores establecidos por el CNA. De esta manera, la Oficina de Egresados cuenta con un direccionamiento estratégico que contiene una misión, una visión y ocho objetivos. Asimismo, participa dentro del Plan de Integral de Desarrollo Institucional (PIDI), teniendo a su cargo un programa con tres proyectos dentro de la línea de visión de proyección institucional. La Fundación Universitaria Panamericana (FUP) desarrolla anualmente un Plan Operativo donde se plantean las metas que se lograrán ese año, y teniendo en cuenta los resultados de las investigaciones de pertinencia que se hacen en la Institución para sus 12 programas académicos, diseñan un plan de acción acorde a las necesidades actuales del proceso. Para ello, la Oficina de Egresados cuenta con una hoja de ruta apropiada, que acompaña las acciones mencionadas. En el siguiente gráfico se puede observar el proceso de relacionamiento con los egresados que tiene la Fundación.

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Gráfico 8. FUP: Procedimiento para gestionar relacionamiento con egresados.

La Universidad de La Salle ha integrado claramente la participación de los egresados lasallistas en sus procesos de mejoramiento de los programas académicos y de gestión, en su Plan de Desarrollo Institucional. Igualmente, ha desarrollado, en el marco de su Sistema de Gestión de Calidad, el subproceso de Proyección y Responsabilidad Social, en el que se define detalladamente cómo las actividades y productos (salidas) de este subproceso se articulan con el entramado normativo y organizacional de la Institución.

Tabla 1. Universidad de La Salle: Subproceso de Proyección y Responsabilidad Social de la Oficina de Atención al Egresado

Procedimiento para gestionar relacionamiento con egresados

Operador EstudiantePlanificador de proyección

de socialGestor de egresados

Inicio

2.

Preparar y/o actualizar

base de datos de

egresados 3.

Diligenciar encuesta OLE

según fecha de grado

5.

Analizar encuestas y

sistematizar resultados

Grad

uand

o

6.

Generar informe

semestral de diagnóstico

de egresados

8.

Reportar diagnóstico a

procesos y entidades

involucradas

Recibió título?

4.

Recibir reporte oficial de

egresados del periodo

académico

Si

No

Egre

sado

7.

Alinear las necesidades

de los egresados con las

políticas internas y

externas.

9.

Diseñar plan de

actividades de

relacionamiento con

egresados

11.

Generar campaña de

actualización de datos

anual

10.

Gestionar actividades de

relacionamiento con

egresados

12.

Monitorear e identificar

oportunidades de alianza

con entidades

1.

Definir y/o actualizar

políticas internas para el

relacionamiento con

egresados

20

Adicionalmente, la Institución tiene muy claro cómo las labores que se adelantan en torno al seguimiento a graduados y en particular las interacciones que la Institución mantiene con sus egresados, generan distintas sinergias y tienen una amplia proyección, no sólo en el desarrollo de los mismos egresados, sino también en el mismo desarrollo institucional. Esto se puede observar en el Gráfico 9. Gráfico 9. Universidad de La Salle. Principales componentes del Plan de Acción de la Oficina de Atención al

Egresado

b. Financiamiento

La asignación de un presupuesto adecuado es una condición esencial para el seguimiento de graduados y refleja el nivel de compromiso institucional con el tema. Esto es claro en las instituciones de las que, a lo largo del presente capítulo, se han presentado algunas experiencias significativas. Así por ejemplo, el CMA, la Universidad Sergio Arboleda y la CECAR, cuentan con una asignación periódica de presupuesto para estas actividades. Por ejemplo, al CMA se le asigna el presupuesto anualmente para el seguimiento a graduados, cuando el Centro de Graduados ha pasado el plan de trabajo detallado al Municipio de Medellín y éste lo acepta. La Universidad Sergio Arboleda, en 2008 y 2009, asignó un presupuesto dependiente de la Vicerrectoría Académica. Sin embargo, una vez revisados los resultados alcanzados con el seguimiento de sus graduados se decidió para 2010 asignarle semestralmente un presupuesto independiente y por un mayor monto para la continuación de sus actividades. En la CECAR el programa de egresados tiene un rubro en el presupuesto anual de la Institución, que se ve reflejado en el plan de acción de Bienestar Universitario y en el Institucional. De otro lado, al haber unos docentes responsables del seguimiento a sus graduados que dedican entre 2 y 4 horas semanales a este trabajo, ha decidido que el costo de estas horas sean parte del presupuesto de cada programa académico y no afecte el rubro

Red Egresados (Dinamización

de interacciones

sinérgicas)

Intermediación Laboral con Proyección

Social

Articulación con procesos institucionales (Académicos y

soporte)

Seguimiento a la Gestión

(Articulación)

Seguimiento a egresados (Estudios

longitudinales e Impacto)

Desarrollo Egresado

Desarrollo InstitucionalDesarrollo Interacciones

Desarrollo Institucional

Desarrollo Interacciones

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presupuestal asignado anualmente para el programa de seguimiento a graduados. Esta fue una estrategia que utilizaron para lograr una mejor sostenibilidad del proyecto e involucrar directamente a las diferentes facultades. El caso de la UAM llama la atención, pues para su funcionamiento, la Universidad le presta a la Asociación de Graduados los espacios y el dinero para pagar la asistente de dirección. Su financiamiento principal proviene de la prestación del servicio a la Universidad, el aporte de los asociados y la organización de eventos. La Universidad Autónoma del Caribe (UAC) ha realizado un ejercicio riguroso en cuanto al financiamiento interno: anualmente recibe un presupuesto basado en su plan de acción, el cual, entre sus componentes, tiene: equipo de oficina, equipo de computación y comunicación, gastos operacionales de administración, gastos de personal, seguros, servicios y gastos legales, entre otros. La UNAB considera de la mayor importancia la posibilidad de que haya un financiamiento externo pues su financiamiento interno es un monto fijo que la Universidad destina del presupuesto de la institución, y no está ligado a las actividades planeadas de cada año. Por esta razón, la UNAB ha realizado convenios generalmente con buscadores de talentos como Adeco, Cámara de Comercio y DIAN, o patrocinios de egresados en busca de un financiamiento externo. Esta es, sin duda, una práctica muy interesante, ya que la venta de servicios asociados a los resultados de sus procesos abre la posibilidad de acceder a financiamiento externo y, de esta manera, darle una mayor proyección y fortaleza a la labor de seguimiento a graduados. Incluso, como se sugiere en ITESM(2006), entre las posibles fuentes de financiamiento externo están: el financiamiento público a nivel nacional o regional, las redes, colegios profesionales, asociaciones empresariales, alianzas con empresas y headhunters, entre otros. Para esto se debe pensar que la oficina responsable puede vender una información importante para estas entidades.

3.3 El desarrollo de capacidades de la Oficina de Graduados: el desarrollo de un

sistema de información

El proceso de institucionalización del seguimiento a graduados requiere igualmente el desarrollo de unas capacidades específicas en la oficina o dependencia que tiene a cargo esta labor. En este sentido, el fortalecimiento de la labor de seguimiento a graduados debe darse bajo el concepto de un sistema de información, esto es, como un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información con el fin de apoyar el cumplimiento de un propósito específico en una organización. Tales elementos son: el recurso humano, los recursos informáticos y de comunicación, metodologías de recolección y análisis con otras dependencias de la IES y datos e información.

a. El recurso humano

El recurso más importante de la oficina es el humano. Deberá contar con personal calificado y con los perfiles apropiados, preferiblemente multidisciplinario, además del personal de apoyo suficiente. Sus perfiles podrían ser, por ejemplo, los de personas con capacidad investigativa y con formación y experiencia en temas afines: de un lado, en temas como gestión universitaria y planeación y evaluación institucional y de proyectos, desarrollo productivo y mercado laboral; y

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de otro, una combinación de experiencias en áreas cualitativas y cuantitativas de las ciencias sociales, como sociólogos, trabajadores sociales, economistas y estadígrafos. Igualmente, su capacidad de relacionamiento con el sector empresarial y con la alta dirección y con las demás instancias y dependencias académicas y administrativas sería muy valiosa. Un número pequeño de personas podría ser suficiente en un comienzo, siempre y cuando haya apoyo técnico claramente institucionalizado de otras dependencias, departamentos o facultades de la institución. En este sentido, la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia (CMA), en su Centro de Graduados de la Institución, cuenta con una coordinadora y dos asistentes. Las asistentes son técnicas en secretariado y desempeñan las actividades de apoyo a la coordinación como sistematización y actualización de datos, entre otras. La coordinadora es graduada de la Institución del programa de Planeación y Desarrollo Social con una especialización en Gerencia de Proyectos. Ella está encargada del análisis de la información y de la realización de informes principalmente. La Universidad Sergio Arboleda cuenta con una coordinadora, un asistente y un coordinador de egresados para cada uno de los 15 programas académicos de pregrado y 4 de postgrados. La Oficina de Egresados y Bolsa de Empleo de la IES proporciona los parámetros de qué hacer con la información, a los coordinadores de egresados mediante las dos personas de planta, la asistente es comunicadora social y la coordinadora es economista y financiera con MBA en mercadeo. La coordinadora es graduada de la Institución. La Corporación Universitaria del Caribe (CECAR) estableció desde el comienzo de su proceso que la Unidad de Seguimiento y Crecimiento Personal de Estudiantes y Graduados tuviera un director encargado de dirigir la puesta en marcha de las diferentes líneas de acción del programa de seguimiento a graduados, previa concertación con Vicerrectoría Académica. Él cuenta con el apoyo de las facultades, coordinaciones de los programas académicos, docentes responsables del seguimiento a graduados y la asesoría de la Asociación Institucional de Graduados y las Asociaciones de los diferentes Programas Académicos y/o Facultades. Además, cada programa académico tiene designado un docente como responsable del seguimiento a graduados, con un tiempo de dedicación a esta actividad entre 2 y 4 horas semanales, quienes siguen los lineamientos establecidos por la Unidad. La Oficina de Egresados y Emprendimiento de la Universidad Autónoma de Bucaramanga (UNAB) está conformada por un jefe de área y un asistente. El primero es un profesional en ciencias humanas y administrativas, bilingüe, con conocimientos en planeación estratégica, tecnologías de información y comunicaciones, economía, estadística, planeación y desarrollo de proyectos. El jefe de área está encargado de direccionar las actividades intra-institucionales para graduados, dirigiendo investigaciones y estrategias propias de la comunidad. A nivel externo, es el encargado de enlazar la Universidad con los estamentos públicos y privados con los que la Institución pueda hacer proyectos en común para graduados. La asistente es profesional en ciencias administrativas e ingenierías, y cuenta con conocimiento en segunda lengua, economía, estadística, análisis e interpretación de datos, manejo básico de software y procesos contables. Ella está encargada de administrar las bolsas de empleo, atender las solicitudes externas de graduados, soportar la implementación de la metodología y atender las solicitudes operativas de los diversos miembros del comité operativo de graduados. Es importante mencionar que el trabajo que se realiza entre los dos empleados de la oficina es horizontal, ya que cada uno trabaja temas independientes y complementarios.

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La Universidad Autónoma del Caribe (UAC) ha desarrollado este paso de institucionalización de manera rigurosa, y plantea el siguiente esquema para la conformación de su Oficina de Egresados:

Gráfico 10. UAC: Estructura de la Oficina de Egresados

La Oficina de Egresados de la UAC es una unidad administrativa de apoyo a los programas académicos que desarrolla estrategias, planes y programas que pretenden llevar un adecuado seguimiento a graduados. Ella centra el desarrollo de sus actividades bajo tres frentes de trabajo, los cuales se han determinado de la siguiente forma: Seguimiento a Egresados; Comunicaciones y Relaciones Públicas; y Gestión Estratégica de Ubicación Laboral. Con los profesores de tiempo completo, quienes son los encargados en cada programa académico de realizar el seguimiento a graduados, la Oficina debe dar cumplimiento a las siguientes funciones: Participar activamente en eventos de graduados; brindar apoyo a graduandos; informar el trámite correspondiente de actualización vía Web a los futuros graduandos; velar por que se mantenga la base de datos de graduados actualizados; incrementar en un 10% semestralmente los registros actualizados de la nueva plataforma (Módulo Estadístico), con graduados que se encuentran desactualizados en el Sistema Académico; realizar anualmente un estudio de impacto; presentar a los decanos y directores de programa el análisis de la pertinencia del programa correspondiente; organizar anualmente el encuentro para egresados; participar activamente en la programación de actividades de capacitación y actualización a graduados. Lo anterior se realiza para obtener un producto final, que es la entrega de los Informes Finales al Director y Decano de cada programa académico.

b. Bases de datos e información

El desarrollo de las bases de datos es un tema que se aborda en detalle en el “Capítulo 4. Estrategias de contacto y recolección de información de graduados” del presente documento, en donde se presentan algunas experiencias acerca de las estrategias para desarrollo y actualización de bases de datos de graduados y de empleadores. Igualmente, como se mostró en el capítulo de impactos, IES como el Colegio Mayor de Antioquia, la Universidad Autónoma de Bucaramanga (UNAB), el Instituto Tecnológico de Soledad Atlántico ITSA, la Corporación Universitaria del Caribe (CECAR), la Universidad Autónoma de Manizales y la Escuela

Director de la Unidad

Comité Dirigente de Egresados

Asistente en Comunicaciones

Secretaria

Coordinador a Seguimiento de Egresados

Coordinador de Ubicación Laboral

Contact Center

Fuente: UAC

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Colombiana de Ingeniería Julio Garavito, avanzaron en el aumento de la cobertura de sus registros, con respecto al total de la población de graduados.

c. Manuales y Metodologías

Otro rasgo del desarrollo del seguimiento a graduados es el que se formalicen las funciones y procesos que adelanta la oficina, para lo cual es importante contar con manuales y metodologías: así por ejemplo, un manual de funciones de las personas encargadas del proceso de seguimiento a graduados, contando con la descripción de cada cargo y las actividades que se realizan en él. Mediante éstos se da mayor solidez y sostenibilidad a las oficinas encargadas del seguimiento, y en caso de cambio de personal, el nuevo equipo de trabajo sabrá qué actividades llevar a cabo para que el proceso continúe adecuadamente. En el caso de la UAM, para su funcionamiento interno la oficina ha desarrollado un Manual de Funciones, donde cada uno de los cargos tiene definido el perfil, las funciones y las responsabilidades, todo lo cual permite que cada miembro tenga claridad sobre su participación y el rol que debe desarrollar. Aunque no se ha establecido un Manual de Procesos y Procedimientos, sí se han establecido algunos procedimientos y protocolos para todos los procesos que se desarrollan al interior. Respecto a este tema, informan que se encuentran desarrollando, en conjunto con un asesor experto en Sistemas de Gestión de Calidad, este manual, de tal forma que se ajuste a los requerimientos de la ISO 9000 y 9001 y prontamente poder contar con una certificación de calidad. La Universidad de La Salle también desarrolló un Manual de Funciones para los cargos de su Oficina de Egresados, jefe de egresados, el coordinador y el auxiliar. Éstos cuentan con el objetivo del cargo, las funciones y responsabilidades, y las competencias y perfil que la persona que desarrollará el cargo debe cumplir. Acerca de las metodologías a las que se alude en esta sección, algunas experiencias significativas serán presentadas más adelante.

d. Infraestructura Informática

La infraestructura informática abarca elementos como computadores, redes, líneas de comunicación, telefonía, software, servicios web, sistemas operativos, servicios de correo, y bases de datos. Sin embargo, para el caso de una Oficina de Egresados no debe tratarse de una infraestructura muy sofisticada, aunque sí con una capacidad mínima para soportar sus labores de manera eficiente tanto hacia adentro de la institución, como hacia fuera. En este sentido, el CMA ha desarrollado un software para la actualización de graduados, SIPEX, que le permite tener una base de datos actualizada y a disposición continua. Se resalta también el uso del sistema O3 en la IES, que hace parte del sistema de información de la misma. El Centro de Graduados debe remitir a Planeación Institucional la medición sobre vinculación de graduados al sector productivo y cuya descripción del indicador establece la utilización de los datos del Sistema O3. Con estos insumos, el CMA logra desarrollar un adecuado seguimiento de sus graduados.

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La Universidad Sergio Arboleda cuenta con una infraestructura informática en la que se destaca un software desarrollado por la Institución llamado la Bolsa de Empleo, que le permite actualizar, registrar y mantener en contacto a sus graduados y empleadores en un mismo lugar. La Institución ha visto que por medio de su sistema de información se favorece el bienestar de la comunidad graduada acercándola a la comunidad académica, se refuerza el sello institucional en los graduados lo cual es el elemento principal de las actividades en la Oficina, y brinda información sobre la pertinencia de los programas académicos. CECAR cuenta con un equipo de trabajo para su Unidad, y en la actualidad adelanta el desarrollo de un software llamado Seguimiento a Graduados, aunque por ahora utilizan SSPS para la sistematización y el manejo de su base de datos. Mediante lo anterior ha logrado tomar decisiones de manera oportuna referentes al graduado, y le sirve para evaluar su proyección social en función del mejoramiento de la calidad de vida de la región. La UAM ha buscado mejorar los procesos de levantamiento y manejo de la información, mediante la adquisición de CRM (Costumer Relationship Management) especializado para este tipo de labor. Éste está vinculado con la página web a través de la cual, cada vez que un asociado está interesado en adquirir un servicio requiere actualizar sus datos, los cuales se cargan directamente en la base de datos. Otra de las ventajas que le ha representado a la Asociación de Egresados de la UAM este software, es la facilidad para poder perfilar y canalizar la información a sus diferentes socios, mostrándole a cada uno un portafolio de servicios personalizado, que genera un mayor grado de vínculo con la IES y un ahorro de recursos. Al actualizar tanto información académica como familiar, se puede establecer el perfil de cada socio y así ofrecer servicios de acuerdo a sus posibles necesidades e intereses. A partir de la información proporcionada por el CRM, se desarrolla, junto con varias unidades de la Universidad, un Plan de Mercadeo. También utilizan el Sistema O3, principalmente para hacer comparaciones del promedio salarial de la Universidad, con el Departamento de Caldas y a nivel nacional. A partir de esto, han encontrado interesante que los graduados de la UAM ganan por encima del promedio departamental y en algunos casos tienen salarios superiores al nacional, lo cual es un resultado importante que la Universidad socializa para darse a conocer como una institución de buena formación. La UNAB, como ya se mencionó anteriormente, cuenta con el recurso humano y financiero adecuado para sus labores. También cuenta con diferentes canales establecidos de comunicación: una intranet, para el manejo de la red de graduados; internet, en la que se tratan decisiones estratégicas; el comité; e impresos (Quinces e Info UNAB), en los que se hacen publicaciones de ferias de empleo, eventos, entre otros. Además, trabaja con 3 tipos de software especializado para el funcionamiento de la Oficina: VANNER, utilizado para administrar datos; SMART, utilizado para el contacto, control y seguimiento de graduados; así como una Intranet, utilizada para tratar y desarrollar temas de gestión de calidad. La UAC también es un caso interesante, pues como ya se señaló, los recursos humanos y financieros con que cuenta han sido complementados con el apoyo de ingenieros de la Institución, quienes desarrollaron un software para el adecuado seguimiento de sus graduados. Consiste en un aplicativo en plataforma web para el acopio de la información de los graduados en cualquier lugar del mundo, facilitando así su seguimiento, y al cual se accede a través de la pagina web de la Universidad. Adicionalmente, se diseñó un aplicativo que genera reportes y facilita búsquedas, llamado “Módulo Estadístico”, el cual unifica la información recolectada a través de la página web, tomando como base la información que reposa en el Sistema Académico. Finalmente, crea listas para envío de emails así como búsqueda por nombre,

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cédula o apellido. Por otro lado, la UAC adquirió un software para la creación de encuestas en línea, el cual tabula y grafica, facilitando así el análisis de los reportes realizados para toma de decisiones.

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4. ESTRATEGIAS DE CONTACTO Y RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DE GRADUADOS

El segundo componente del ciclo de gestión del seguimiento de graduados es el relacionado con la formulación y puesta en operación, en coordinación con otras dependencias de la institución, de estrategias para dos propósitos: primero, registrar y actualizar de manera sistemática los datos de contacto de graduados, lo cual implica a su vez su identificación y localización; y segundo, recopilar información mediante la aplicación de encuestas u otro tipo de instrumentos.6

4.1 Registro y actualización de información de graduados: desarrollo y

administración de bases de datos

El éxito de la gestión que adelante una oficina de egresados depende en buena medida de que la institución tenga políticas y estrategias claramente definidas e implementadas para el desarrollo de una base de datos cuya meta de cobertura de información básica de contacto idealmente debería corresponder al 100% de la población de graduados de la institución. Esto supone adelantar actividades para identificar, localizar y establecer contacto con éstos. De igual forma, esta base de datos requiere un esfuerzo permanente para mantener actualizados los registros y de esta manera ofrecer confiabilidad en el momento de adelantar actividades de recaudo o de envío de información. Los contactos se pueden tener en dos momentos: primero, para realizar el registro o la actualización de datos de los graduados, propósito para el cual se presentan a continuación algunas experiencias significativas; y segundo, para que los graduados diligencien las encuestas del OLE o de la respectiva IES, objetivo para el cual más adelante, en el presente capítulo, se presentan también estrategias concretas.7 Para el registro o actualización de datos de graduados, se ha identificado que las IES utilizan principalmente las siguientes estrategias:

1. Vía correo electrónico 2. Vía web: página web de las IES o redes sociales (Facebook y Skype). 3. Contacto telefónico y envío de mensajes de texto (SMS personalizados). 4. Entrega de incentivos por actualizar datos (como por ejemplo recuerdos, souvenirs,

premios y servicios de información). Esta estrategia requiere un esfuerzo económico por parte de las IES y su efectividad de respuesta es media. En ciudades intermedias, donde los graduados se encuentran más cerca, es más fácil su aplicación y tienen mayor efectividad (Por ejemplo, la Universidad del Magdalena).

5. Eventos tales como: reuniones, encuentros, actos artísticos o culturales, talleres con graduados, capacitaciones y actualizaciones. Esta estrategia aprovecha también los distintos tipos de eventos que realizan las IES y para los cuales se hacen convocatorias abiertas, al igual que eventos específicos para graduados.

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En este componente no se aborda un tema fundamental para la recolección de información, que tiene que ver con el diseño de muestras estadísticas, pues se trata en el “Capítulo 5 Metodologías para el aprovechamiento de la información de seguimiento a graduados.”

7 No obstante, en muchos casos, las IES aprovechan el contacto del primer momento para que los graduados diligencien las

mencionadas encuestas. Por lo tanto, algunas estrategias se presentan indistintamente para ambos propósitos.

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6. Envío solicitudes de información vía correo postal a las direcciones de las que se tiene información de graduados.

7. Programas de referidos, que es un mecanismo que a través de incentivos busca que graduados contactados o y/o encuestados, brinden información sobre otros graduados, o en su defecto se comprometan a buscarla. Este mecanismo también ha incluido en algunos casos el contacto con familiares para ubicación del egresado.

8. Inspección de información en “Bolsas de Empleo”, con el fin de encontrar datos para contacto.

La Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito (ECI) reportó tener al total de sus graduados registrados y actualizados en su base de datos, lo cual logró mediante una estrategia de actualización de datos que denominó “árbol de actualización”. Se trata de un sistema en Internet a través del cual los graduados de los que se tenía información actualizada suministraban información de graduados de su promoción y de tres promociones anteriores (número telefónica, dirección de residencia, dirección laboral y/o correos electrónicos). De esta manera, se formó una red de actualización que le permitió a la Institución completar y actualizar el 100% de sus registros. La Universidad Autónoma del Caribe (UAC) no contaba con base de datos antes del 2008, y en 2009, con el desarrollo del proyecto con el MEN, logró registrar al 100% de sus graduados (35.226). Esto se logró mediante la migración de una base de datos del sistema académico a la Oficina de Egresados. El sistema académico de la Universidad contaba con las hojas de vida de los estudiantes de la UAC, pero no existía un módulo para graduados. La Oficina tomó esta información básica de los graduados y obtuvo un aplicativo mediante el cual logró actualizar la base de datos disponible y obtener en corto tiempo tener a todos sus graduados registrados y actualizados. Esta nueva plataforma permite estar en línea con todos los programas académicos, con el fin de que todos aquellos que tienen relación directa o interés en relación con los egresados puedan obtener información completa y actualizada. La UAC tiene a una persona encargada exclusivamente de mantener contacto constante con los graduados y mantener actualizada su base de datos. También aprovechan los seminarios, cursos, eventos, entre otros, para actualizar su base de datos. Por su parte, la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) realizó un interesante esfuerzo para registrar a sus graduados del programa de Comunicación Social en su base de datos. Para esto, además de utilizar algunas de las estrategias mencionadas anteriormente, también se decidió el desplazamiento de personal a 8 zonas donde residen graduados de la institución (Zona Caribe, Zona Centro Boyacá, Zona Occidente, Zona Oriente, Zona Centro Bogotá, Zona Centro Sur, Zona Amazonia Orinoquia y Zona Sur). El grupo de investigación de la Escuela de Ciencias Sociales, Artes y Humanidades hizo un alistamiento con 5 personas de cada una de las zonas para su desplazamiento. En total, 55 personas se organizaron para este fin. Las personas eran pertenecientes al programa de Comunicación Social. Durante dos meses se realizaron, zona por zona, entrevistas a los graduados por medio de un formato establecido, el cual servía también para hacer divulgación y socialización de las actividades de la Universidad entre los graduados. De esta manera, lograron registrar y actualizar a una mayor cantidad de graduados de su programa académico. El caso de la Universidad del Pacífico es interesante, pues se trata de una Institución que inició labores en 2006, y desde ese momento ha tenido conciencia de la importancia del seguimiento de sus graduados. Hoy cuenta con el 100% de sus graduados registrados en su base de datos, del cual el 50% ha debido ser actualizado en los últimos dos años, lo que muestra una efectiva gestión de su oficina de graduados. Habiendo comenzado desde su creación con esta labor, ha

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bastado con usar unas pocas estrategias para lograr tal efectividad: contacto telefónico y reuniones. Igualmente, al enviar encuestas por correo electrónico y físico para su diligenciamiento, la Institución aprovecha para actualizar los datos de sus registros. La Universidad del Magdalena desarrolló una estrategia que denominó “Jornada de Actualización de Información”, que le trajo buenos resultados. La Oficina de Egresados instaló durante 15 días y en 7 lugares estratégicos de la ciudad de Santa Marta, puntos para la recolección de información. En cada punto se mantenían tres personas con dos computadores que operaban en jornada completa: dos personas se encargaron de diligenciar formatos en los computadores y un tercero se encargaba de la recepción y organización de información de los graduados que visitaba cada punto. El grupo de trabajo total para esta actividad fue de 42 personas. La Universidad complementó esta estrategia con un programa que denominó “Egresado Viaja Actualizado”, que consistió en un incentivo mediante el cual la Oficina de Egresados sorteó un paquete turístico con destino a San Andrés para dos personas con todos los gastos pagos para aquellos graduados que actualizaran sus datos y diligenciaran la encuesta. La Universidad Sergio Arboleda ha utilizado una gran diversidad de estrategias para el contacto y consulta de graduados. La mayoría son los mencionados arriba, pero a ellos se suman los contactos que hace la Bolsa de Empleos SINFAEMPLEOS; y los que se hacen en los eventos de integración de egresados “Sergistas”, en los programas de capacitación y actualización que hace la Universidad y en la promoción de servicios institucionales tales como el Centro de Acondicionamiento Físico, actividades de bienestar y campañas de prevención en salud. El Instituto Tecnológico Municipal Antonio José Camacho ha desarrollado un estrategia para promover el registro de graduados según la cual imparte una capacitación a los estudiantes del VII semestre de todos los programas para motivar su inscripción en el Módulo de Graduados y de esta manera promover un proceso para “interiorizar” el concepto de graduado y su importancia para la Institución aún siendo estudiante. Esta estrategia logra acercar a las personas próximas a graduarse, a la Institución de manera temprana, logrando crear lazos de comunicación más fuertes con los mismos. Así, los graduados responden las encuestas de manera más atenta y con mayor brevedad, al igual que se obtienen las actualizaciones de los registros con mayor facilidad.

4.2 Estrategias para la recolección de información

La recolección de información mediante la aplicación de encuestas a graduados comporta tres consideraciones esenciales relacionadas con la obtención de información confiable y estadísticamente representativa que sea útil para la realización de análisis y estudios pertinentes a las necesidades de las IES. La primera consideración se refiere al desarrollo y administración de las bases de datos, es decir, a la disponibilidad de información de contacto actualizada de la población objeto de estudio (el universo de graduados), tema que se abordó en la sección anterior. La segunda concierne a la utilización de técnicas estadísticas para el diseño de la muestra de la población a la cual se pretende aplicar la encuesta de manera que se garantice su representatividad; diseño que a su vez depende de la población objetivo y de la información que en particular se busca obtener. Y la tercera tiene que ver con la obtención de la muestra, de tal manera que se asegure la representatividad de la información recolectada; consideración que, además de la confiabilidad de la base de datos, está relacionada entre otros aspectos con: el diseño del cuestionario (extensión, claridad de las preguntas y tipo de información que se solicita), la

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facilidad de su diligenciamiento (en línea, por escrito o con un encuestador), y la motivación y los incentivos que tengan los graduados para responder. En cuanto a la segunda consideración, sobre la utilización de técnicas estadísticas para el diseño de muestras, en la sección de metodologías se presentan algunas experiencias significativas, pues así se ilustra de mejor manera la importancia de esta consideración en términos del rigor metodológico que requiere cualquier estudio de corte longitudinal o sobre la calidad y pertinencia de programas académicos. De cualquier forma, valga mencionar que son pocas las IES que aplican técnicas de muestreo para la aplicación de encuestas. Pero también llama la atención el hecho de que en el caso particular de las encuestas en el momento 0, han tomado fuerza prácticas que permite aplicar encuestas al 100% de los graduados. A continuación, se presentan algunas de las experiencias significativas identificadas y que tienen relación con la tercera de las consideraciones hechas unas líneas atrás: las estrategias empleadas para la recolección de información, en especial mediante la aplicación de las encuestas. Para la aplicación de encuestas a graduados, se identificó que las IES utilizan principalmente las siguientes estrategias:

1. Envío del cuestionario por correo electrónico para su retorno por el mismo medio. 2. En línea, mediante la ubicación del cuestionario en la página web de la IES.

Las IES reportaron que estas dos estrategias son las más empleadas. Sin embargo, su eficacia deja dudas, pues pocos graduados devuelvan la encuesta diligenciada, por la extensión de la misma. También se señalan dificultades para el diligenciamiento en línea desde la página web de la IES, a través de un vínculo a la página web del OLE.

3. Contacto telefónico. Fue el mecanismo con mejores tasas de respuesta, siempre y cuando se cuente con una base de datos actualizadas. Esta estrategia requiere un gran esfuerzo por parte de las personas que trabajan en la oficina de egresados (si son ellos los que llaman directamente). En algunos casos, se contrata un servicio de call center.

4. Aplicación de encuestas en eventos con graduados. Tanto en los eventos para los que se hacen convocatorias abiertas como en eventos dirigidos a grupos de graduados específicos, las tasas de respuesta son altas, pues se cuenta con la disposición y el tiempo de los graduados para que diligencien las encuestas. Pero no corresponde a un método de muestreo que sea estadísticamente representativo.

5. Envío del cuestionario por correo postal. Esta estrategia requiere un esfuerzo tanto económico como de gestión por parte de las IES, y en general su efectividad es media pero en algunas ciudades intermedias tiene efectividad alta.

6. Visita al domicilio de los egresados para la entrega personal del cuestionario o la aplicación directa el instrumento.

Para la aplicación de la encuesta a graduados en el momento 0, se ha vuelto una práctica común de las IES hacer obligatorio el diligenciamiento de la encuesta como requisito de grado (momento cero). Los resultados que arrojan en este aspecto las encuestas realizadas en la presente consultoría lo corroboran. La Fundación Universitaria María Cano ha obtenido unos resultados importantes en cuanto al registro, actualización y diligenciamiento de encuestas a graduados. Gran parte de estos resultados están asociados a las estrategias implementadas para el contacto y consulta de graduados, que tiene como característica innovadora la focalización de incentivos dirigida a los responsables de contactar a los egresados (encuestadores) y no propiamente a los egresados.

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La estrategia consistió en designar a monitores para la realización de esta actividad. Son estudiantes que reciben un 50% de descuento en el valor de la matrícula por actividades académicas y administrativas realizadas en la Institución. Ellos se encargan de visitar graduados para el diligenciamiento de la encuesta impresa, y luego digitarla usando la plataforma dispuesta en la página del Observatorio Laboral para la Educación. Por su parte, la estrategia empleada por la UNAD para registrar sus graduados del programa de comunicación social, sirvió también para la aplicación de encuestas. En ello jugaron un papel clave las salas virtuales de que dispone la Universidad en varios lugares del país, pues son visitadas frecuentemente por los graduados y en esas ocasiones se les instaba a que diligenciaran las encuestas. También fueron clave los representantes de la red de egresados Unadistas - REDEUNAD que se encuentran en las 8 zonas que cubre la Universidad. Una vez éstos contactaban a los graduados, aprovechaban para diligenciar la encuesta. De ahí que la UNAD hubiera reportado tener altas tasas de respuesta para los distintos momentos. La Universidad del Magdalena ha realizado encuestas a sus graduados todos los años posteriores al inicio del proyecto convenio con el MEN. Dado que cuenta con una base de datos muy consolidada, la ha aprovechado para instar a sus graduados a que diligencien las encuestas por medio de visitas domiciliarias (se empleó un grupo de apoyo de 20 encuestadores), envío masivo de correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensaje voz a voz (contacto a un amigo y a ese amigo decirle y comprometerlo que invitara a un amigo a diligenciar la encuesta), y mensajes de texto a los celulares.

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5. ESTRATEGIAS DE CONTACTO Y RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL SECTOR

PRODUCTIVO

Las consultas a los empleadores proporcionan información muy valiosa acerca de los perfiles y competencias que tienen los graduados de una IES y los que demanda el mercado. De esta manera, se obtienen insumos para la comprensión del proceso de inserción al mercado laboral, y para evaluar la calidad y pertinencia de la formación que se imparte a los graduados. Por lo tanto, es primordial asegurar la obtención de información representativa y de calidad de los empleadores, a fin de que sea útil para evaluar y eventualmente reestructurar programas específicos. De ahí que desde la fase de institucionalización del proceso de seguimiento a graduados sea recomendable que las IES mantenga una estrecha relación con el sector productivo, pues su visión le agrega valor a la definición de objetivos y al análisis de los resultados de los estudios que se realicen. En esta sección se presentan algunas experiencias relacionadas con el tercer componente del ciclo de gestión del seguimiento a graduados. Se trata de las estrategias y metodologías para identificar, localizar y contactar a empleadores de los graduados de la IES; registrar y actualizar de manera sistemática sus datos; y recopilar de ellos información mediante la aplicación de encuestas u otro tipo de instrumentos, como entrevistas a profundidad o talleres. Para la formulación de lo que se ha denominado en el presente estudio “el ideal” o las mejores prácticas, igualmente se han tenido como referencia clave las recomendaciones de la Red Gradua2 (ITESM, 2006), en particular su Sección 5, “Consideraciones sobre los estudios a empleadores”, relacionada con aspectos que se deben tener en cuenta para lograr una buena y productiva relación con los empleadores en el seguimiento a graduados. Las buenas prácticas sugieren una serie de actividades para el desarrollo del presente componente: primero, la definición del alcance de los estudios que se pretenda adelantar; segundo, la identificación y localización de la población de empleadores que será objeto de consulta, de acuerdo con los objetivos específicos que se tengan en cuanto a los programas de formación que se busque evaluar; y finalmente, la formulación e implementación de estrategias para la recolección de información. Se destacan en esta sección las experiencias de la Universidad de La Salle, la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia, la Universidad de Medellín, la Universidad Jorge Tadeo Lozano y la Universidad Autónoma de Bucaramanga, a las cuales se alude en la mayoría de las secciones que se presentan a continuación. A ellas se suman, por su originalidad y efectividad, algunas experiencias particulares en el desarrollo de algunas de las actividades previstas en este componente.

5.1 Definición del objetivo y alcance

En el desarrollo de un estudio a empleadores debe reducirse el sesgo que puede producir un mal manejo de variables. Por lo tanto, la IES debe establecer inicialmente un marco conceptual y teórico muy claro, en el que estén definidos los tipos de competencias a estudiar; los sectores económicos y tipos de empresas en los que se hará el estudio de competencias; los perfiles de las personas que se encuestarán, pues la percepción puede ser diferente para quien se encuentra en el área de talento humano que para el que se desempeña como jefe del graduado; y los programas académicos y perfiles establecidos que serán objeto de evaluación.

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Un primer paso podría ser un análisis de la economía regional, a fin de tener una visión más precisa del sector o actividad en la que se deben enfocar los esfuerzos de investigación, y consecuentemente de las competencias y en general lo perfiles que está demandando y que serán objeto de estudio, ya sea que se trate de una evaluación de programas de formación a nivel de pregrado (técnico, tecnológico o universitario) o de posgrado.8 Para la Universidad de La Salle (ULS), por ejemplo, el contacto con los empleadores se ha hecho estableciendo unos principios esquemáticos y conceptuales que le permiten tener una mayor claridad del tema. Para ello, ha elaborado una conceptualización acerca del tema de competencias y de las percepciones alrededor de las mismas, la cual ha enmarcado en una reflexión de fondo acerca de la educación en general y de la educación superior en particular. Además, el estudio de competencias lo definió en relación con la filosofía institucional, fines misionales y fines sociales de la Institución. Teniendo este marco, la Universidad desarrolló un estudio de sus graduados de Medicina Veterinaria, para lo cual estableció 20 competencias con suficiente libertad para ser analizadas desde diferentes posibles ocupaciones de un graduado en este programa, es decir, abarcando desde aquel que se desempeña en una clínica para salud de pequeños animales hasta una empresa comercial de medicamentos para animales. Los resultados, finalmente, los comparó con los obtenidos por el Ministerio de Educación Nacional de forma paralela, para dar cuenta de las diferencias que pudieron existir para su caso especial y las que se tienen para nivel nacional. La Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia (UPTC) decidió concentrar su estudio en aquellos empresarios pertenecientes al sector siderúrgico y afines, puesto que es de las principales actividades económicas de la región. Así, aprovecharon las alianzas ya existentes entre la IES y dichas empresas en materia de investigación, fundamentadas principalmente en el trabajo conjunto que se desarrolla con la Facultad de Ingeniería. Sin embargo, desarrollaron encuestas para la totalidad de programas, tanto para graduados como empleadores, direccionándolas a los diferentes sectores económicos donde puede vincularse un egresado dependiendo del programa académico. Igualmente, se basaron en la encuesta inicial del MEN, a la cual agregaron preguntas, de acuerdo con las necesidades específicas de información que reportó cada escuela. La Universidad de Medellín dirigió su encuesta a los empleadores de cuatro programas de pregrado: ingeniería ambiental, ingeniería civil, ingeniería financiera y negocios internacionales. Las cuatro carreras seleccionadas para realizar el estudio se eligieron en una reunión donde participaron los jefes de los programas de la Institución. El criterio de selección utilizado fue el interés manifiesto de los jefes de programas por conocer la opinión de los empleadores con respecto al desempeño de los egresados. La Universidad Jorge Tadeo Lozano estableció su población de empleadores como aquellas personas o empresas ubicadas en la ciudad de Bogotá que tuvieran contratado uno o más egresados de cualquiera de los cuatro programas objeto de estudio: Administración de Empresas, Comercio Internacional, Diseño Gráfico y Publicidad. Junto a esto estableció un marco conceptual y académico, definiendo tipos de competencias de forma independiente para

8 En efecto, los niveles de desarrollo económico de la región en cuestión tienen una estrecha relación con los perfiles y

competencias que prefieren los empleadores. Por ejemplo, para zonas con un grado de desarrollo más alto, el manejo de una segunda lengua, la capacidad trabajo bajo situaciones de presión y la capacidad de toma de decisiones son competencias muy valoradas por los empleadores; mientras que en zonas de menor desarrollo los empleadores perciben éstas con un grado menor de importancia.

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cada uno de los programas mencionados, pasando desde competencias básicas, por laborales generales hasta laborales específicas y las variables a medir. Por su parte la Universidad de San Gil identificó 36 empresas de los sectores servicios, industria y comercio, siendo mayoritario el primer sector, dadas las condiciones económicas de la región, donde el turismo es una actividad muy importante. De éstas, el 58% ha contratado profesionales, técnicos o tecnólogos con menos de dos años de graduados; y de esos, 52% ha contratado profesionales de la IES. Dado que se trata de una ciudad pequeña, se decidió abarcar la mayor cantidad de empresas de los diferentes sectores económicos que le permitiera obtener la mayor información posible, puesto que si se restringía a uno solo su población objetivo hubiera sido bastante reducida. Aunque se basaron en las competencias genéricas brindadas por el Ministerio para la encuesta a empleadores, cruzaron esta información con el estudio de competencias específicas desarrollado sobre egresados. La Fundación Universitaria Panamericana (FUP) partió del establecimiento de un marco teórico que les permitió identificar 6 elementos básicos de una competencia: procesos, complejidad, desempeño, idoneidad, metacognición y ética. Asimismo, realizó el análisis de la implicación de este marco teórico en la evaluación de calidad y pertinencia de programas. Así entonces, realizó el estudio de seguimiento a graduados para los programas ofrecidos por la Facultad de Ciencias Empresariales y la Facultad de Ingeniería, tanto para el nivel educativo profesional como técnico y tecnológico, diferenciando el estudio para cada uno. Y dentro de su marco conceptual estableció tres tipos de variables para el estudio, las cuales son: dependientes (impacto en el ámbito empresarial, movilidad laboral, etc), independientes (perfil profesional, competencias laborales y personales) e intervinientes (género, edad, estrato, políticas educativas, etc). En el caso de la Escuela Colombiana de Ingeniería, el estudio se realizó para el proceso de seguimiento a graduados de todos los programas académicos, pero se enfocó en dos de los ocho programas académicos de pregrado (Ingeniería Eléctrica e Ingeniería de Sistemas) a fin de verificar las competencias en las cuales los graduados consideraron que tenían alguna debilidad. Para estas dos carreras se analizaron competencias específicas: para Ingeniería Eléctrica se tomó aquella de emprendimiento, y para Ingeniería de Sistemas, liderazgo y competencia. Por otro lado los criterios utilizados para escoger a la población objetivo del sector productivo fueron, aquellos que hubieran actualizado información en el proceso de actualización realizado en el marco del proyecto y empleadores registrados en el Sistema de Intermediación Laboral SIEMPRE de la Escuela.

5.2 Identificación y localización de la población de empleadores objetivo

Una vez se tiene claridad sobre el alcance del estudio, y se ha establecido a qué sectores o actividades pertenece la población de empleadores que se pretende consultar, se deberá proceder a su identificación y localización. Pero estas actividades suelen ofrecer dificultades. Para ello, se puede recurrir a fuentes tales como: “asociaciones empresariales y empresas que cuenten con información cruzada entre trabajadores y empresas y tener en cuenta aspectos como alianzas entre el sector educativo y productivo”(ITESM, 2006), que facilitan dicha labor. Lo ideal entonces es iniciar un proceso sistemático de desarrollo, ampliación y actualización de bases de datos de empleadores que facilite la realización de contactos de manera rápida y organizada. Aun teniendo una amplia base de datos, la aplicación de encuestas a empleadores debería seguir un proceso similar al que se sigue para el caso de los graduados, a fin de

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obtener información confiable y estadísticamente representativa que sea útil para la realización de análisis y estudios pertinentes a las necesidades de la IES. Lo ideal, ciertamente, sería utilizar métodos estadísticos de muestreo. Sin embargo, de las experiencias revisadas, es claro que la dificultad de cumplir con este propósito es mucho mayor para el caso de los graduados. Habida cuenta de estas restricciones, se vuelve importante identificar una población que corresponda a los sectores o actividades específicas sobre las cuales se busca indagar, y de la cual se pueda obtener una alta tasa de respuestas que le permita a la Institución contar con un buen insumo informativo, y así optimizar el uso de recursos. De cualquier forma, la información de carácter cualitativo es en este caso muy valiosa. La Universidad de La Salle, en su estudio de los graduados de Medicina Veterinaria, identificó los empleadores a partir de 121 registros, resultado de los datos de actualización del grupo Facebook creado desde la Coordinación de Seguimiento a graduados del programa académico de Medicina Veterinaria. La primera depuración permitió identificar 85 empresas contactables. De éstas, al 50% se le contactó para consultarle sobre las competencias de los graduados de la institución. De éstas se seleccionaron las grandes con el fin de contactarlas en la Feria AGROEXPO – 2009. A partir del análisis de resultados, se encontró que los egresados del Programa de Medicina Veterinaria cuentan en alto grado con competencias consideradas importantes, como por ejemplo formación en valores y disposición de aprender y mantenerse actualizado. También encontró algunas debilidades en competencias que, teniendo en cuenta el sector productivo donde se hizo la encuesta, no son consideradas tan indispensables, como el uso de software específico, manejo de una segunda lengua y formulación y gestión de proyectos. Teniendo en cuenta la importancia que le ha dado la Institución al seguimiento de los graduados como fuente primordial de información para la evaluación de pertinencia de sus programas curriculares, ha desarrollado modificaciones curriculares; fortalecido competencias; apoyado procesos de acreditación; y asignado 5 horas semanales institucionalizadas como gestión académica a los docentes responsables del área de cada programa académico, cursos de emprendimiento y ajuste al programa de gestión de proyectos. La UPTC solicitó los archivos de empresas registradas en la Cámara de Comercio de Tunja, Duitama, Sogamoso y Chiquinquirá, la Secretaría de Educación de Boyacá y la Secretaría de Gobierno Departamental. De éstos, establecieron una muestra del 20%, teniendo en cuenta principalmente a aquellos que pertenecen al sector siderúrgico y de mayor tamaño, que es el de mayor desarrollo en la región. Establecida la muestra, desarrollaron una prueba piloto para el desarrollo de encuestas y en algunos casos talleres. Sin embargo, al desarrollar el ejercicio de encuestas, vieron que muchas de ellas no estaban colaborando con el estudio, por lo cual, al no obtener las tasas de respuesta esperadas, decidieron acudir a sus principales aliados: los rectores de los colegios de Boyacá y de los alcaldes de pueblos y ciudades aledañas. Consideraron además como fuente potencial de información los centros industriales de las ciudades de Duitama y Sogamoso y las alianzas con el sector siderúrgico en materia de investigación. Para la identificación de su población de empleadores y la aplicación de la encuesta, la Universidad de Medellín definió como empleador a toda persona dentro de una empresa que está a cargo de los procesos de selección de personal, posteriormente se tomó la base de datos institucional de egresados de la Universidad de Medellín de los cuatro programas en

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cuestión. Se seleccionaron aquellas empresas e instituciones que tuvieran registrado el nombre y que contaran como mínimo con un egresado que a la fecha estuviera laborando. La Universidad Jorge Tadeo Lozano (UJTL) ya había definido la población de los graduados sobre los que haría el estudio y procedió a construir las respectivas bases de datos a partir de los resultados de los procesos de registro y actualización de datos llevados a cabo desde antes del 2002. Contaba ya con información sobre las empresas donde trabajan los egresados y procedió a construir la de empleadores que confirmaron querer participar. Con esta información diseñó una muestra estratificada por programas de estudio, con base en la premisa según la

cual “la percepción que tienen los empleadores de los graduados en la UJTL acerca de las

competencias adquiridas en la Institución difiere en cada uno de los programas académicos”9 El detalle del cálculo de la muestra se presenta en la sección siguiente en el presente capitulo. Por su parte, la Universidad Autónoma de Bucaramanga acudió al análisis de la caracterización de cada graduado encuestado, y de ahí determinó los empleadores que potencialmente podrían brindar mayor información. Dicha caracterización consistió en dividirlos en aquellos que desarrollan líneas estratégicas y labores operativas, para así evaluar sus competencias y know how. La Universidad Sergio Arboleda decidió aprovechar que ha establecido un fuerte vínculo con varias empresas a través del funcionamiento de la Oficina de Egresados como Bolsa de Empleo, y de programas como la "Vitrina Empresarial Sergista", mediante el cual promueven que graduados empleen recién graduados sergistas. Esto le permite identificar y contactar con facilidad empleadores de una gran variedad de sectores económicos, que puedan brindar información acerca de sus graduados en todos los programas curriculares que ofrece. La Universidad de la Amazonia reportó para el presente estudio que entre 2008 y 2010 ha contactado y encuestado en total a 55 empleadores, que fueron identificados con la utilización del Directorio Empresarial de la Cámara de Comercio de Florencia. De esta manera, se visitaron empresas y establecimientos en los que se tenía plena seguridad de que en ese momento se encontraban laborando graduados de UniAmazonia. En su estudio “El fortalecimiento al proceso de seguimiento a graduados de la Fundación Universitaria Panamericana, Investigación de pertinencia de las Facultades de Ciencias Empresariales e Ingeniería”, la FUP estableció el tamaño de la población de los empleadores de acuerdo con la información registrada en las bases de datos de egresados de la Universidad. Para determinar la muestra de, la Escuela Colombiana de Ingeniería, a diferencia de todas las demás IES, decidió que se debía desarrollar de manera censal, es decir, aplicar la encuesta al total de los graduados para cada momento, porque si se elegía una muestra resultaba un número muy pequeño de graduados por programa académico.

5.3 Levantamiento y recolección de información

El recaudo de información de los empleadores, mediante encuestas, suele tener inconvenientes. Así por ejemplo, el envío de cuestionarios (vía correo o por medios electrónicos) o su diligenciamiento vía telefónica, si bien no representa altos costos y la

9 Vargas, Gloria Yaneth. Una mirada a la ocupación y desempeño de los profesionales de la Universidad Jorge Tadeo Lozano.

Producto 3, Análisis de los resultados de la encuesta a empleadores y graduados. Universidad Jorge Tadeo Lozano, Oficina de Egresados. Bogotá, Septiembre 8 de 2009.

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tabulación de datos se puede realizar automáticamente, tiene tasas de respuesta bajas y dificulta la obtención de información cuando no se tienen las estrategias adecuadas de contacto. Otros métodos son las entrevistas en profundidad o el desarrollo de talleres o grupos focales, en donde es mayor la probabilidad de obtener una información mucho más rica en contenido así como mejores tasas de respuesta. Sin embargo, son métodos más costosos y pueden presentar sesgos debido a la influencia de la persona que dirige el taller, en caso que no cuente con la preparación o la experticia necesarias para obtener la información que se requiere (ITESM, 2006). En el caso de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia se aplicaron encuestas y se desarrollaron talleres, reuniones y encuentros, que permitieron consultar 174 empleadores. Mediante la combinación de estos medios de comunicación logró una de las más altas tasas de respuesta respecto a las demás universidades participantes de las convocatorias. Consultó mediante correo electrónico al 20% de los empresarios que se encontraban en las bases de datos, tanto de las diferentes Cámaras de Comercio, como de las alcaldías y rectorías de colegios. Envió personal al Centro Industrial de las ciudades de Sogamoso y Duitama, para que “puerta a puerta” contactaran empleadores. Si bien el realizar estas visitas técnicas resultó más costoso, permitió obtener muy buenas tasas de respuestas e información de primera mano. Además, debido a las bajas tasas de respuesta en la prueba piloto que se había realizado previamente, se decidió el envío de cartas personalizadas, suscritas por el mismo el rector, solicitando la colaboración con el estudio. Así se consiguió un mayor compromiso y participación de empleadores. Además, con algunos de los empleadores contactados se hicieron reuniones donde se discutieron temas relativos a los criterios y las competencias que más valoraban a la hora de contratar a un recién graduado. Y se aprovechó la realización del Congreso Nacional de Egresados para convocar a los empleadores y contactarlos. La Universidad Autónoma de Bucaramanga logró contactar y consultar 274 empleadores: 226 de ellos fueron encuestados y 48 participaron en talleres o recibieron visitas personalizadas. Esta IES ha continuado desarrollando talleres y metodologías para obtener información de los empleadores, programa a programa. Adicionalmente, ha establecido alianzas con head hunters, que han colaborado con la Universidad, tanto para identificar empleadores a través de bolsas de empleo –el empleo.com, ADECO y Manpower, con las cuales eventualmente comparte información–, como para desarrollar eventos y grupos focales. Como resultado de estas consultas, la UNAB, a través del Departamento de Lenguas, fortaleció los programas de formación en inglés. Así mismo, ha apoyado la renovación de acreditaciones de programas académicos tanto de pregrado como posgrado, y notado la necesidad de desarrollar cátedras de emprendimiento a estudiantes. Desde el 2008 a la fecha la Escuela Colombiana de Ingeniería (ECI) ha contactado 126 empleadores, dentro de sus procesos de seguimiento a graduados, a través de encuestas y entrevistas, siendo el primero, el instrumento el más utilizado. Para la ECI la información que obtiene de las encuestas a empleadores es un indicador del reconocimiento que se tiene de la formación ofrecida y de la articulación de la Escuela con el mundo laboral. A través de las entrevistas personalizadas se solicitó a las empresas, además de la información de las encuestas, su grado de conocimiento de la Escuela Colombiana de Ingeniería como Institución de Educación Superior. Información que se consideró de vital importancia en la consecución de los objetivos institucionales. Con el tiempo, la Escuela ha desarrollado varias estrategias, como visitas a empresas y empresarios con relación previa por vinculación a través de practicantes o

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de la bolsa de empleo; gestión telefónica; e identificación mediante las encuestas a sus graduados a partir de la información laboral proporcionada. La Universidad de La Salle entregó 35 formularios, de los cuales se diligenciaron 21. Debido a la poca respuesta de las empresas se tomó la decisión de contactar, adicionalmente, por vía telefónica y por correo electrónico, otras empresas. Se seleccionaron 65 empresas y se les entrego a 64 de ellas el formulario. En total se contactaron 149 organizaciones empresariales donde los graduados de Medicina Veterinaria desempeñan sus competencias laborales. Hasta el 01 de octubre, se habían recogido un total de 63 encuestas diligenciadas. La Fundación Universitaria de San Gil ha utilizado estrategias tales como la caracterización de los graduados a partir de la información laboral proporcionada, desarrollo de eventos con empresarios, visitas a empresas y empresarios con quienes han tenido una relación previa por vinculación de practicantes o por bolsa de empleo. Aprovechando la relación que tiene con las empresas, dada por vínculos con procesos administrativos o por tener vinculados más de dos egresados, consiguieron el compromiso por parte de aquéllas. Esto les permitió obtener las tasas de respuesta deseadas. Los empresarios, aparte de diligenciar la encuesta, participaron en desayunos donde se trataron diversidad de temas que no estaban incluidos dentro de las encuestas del MEN, tales como sugerencias para la oferta de programas académicos. De esta manera, la Fundación encontró que sus egresados no poseen el nivel de formación que requieren las empresas y por tanto sus expectativas generalmente no se ven satisfechas. Los hallazgos del estudio han sido utilizados para crear nuevos programas académicos, fortalecer desarrollo de competencias y apoyar procesos de acreditación, con el apoyo de la Vicerrectoría Académica, el Departamento de Egresados y Posgrados, Facultades y Departamentos de Mercadeo y Extensión. La Universidad Jorge Tadeo Lozano determinó que si las encuestas eran muy pocas, se debía reforzar la consecución de información con entrevistas a profundidad. Por cada programa evaluado, se realizarían dos encuestas como mínimo. Se hicieron desayunos, telemercadeo, correo directo (con carta, encuesta y mug de detalle), correo virtual, actividad académica, consulta especial. En la metodología se planteó la necesidad de aplicar entrevista a profundidad a empleadores, debido a que el número de encuestas fue muy bajo: 45 de 163 que se establecieron en la muestra. Por lo tanto aplicó ocho entrevistas a profundidad. La selección de los empleadores a los que se hizo entrevista fue determinada por los profesores del grupo de trabajo y el decano del respectivo programa. La Universidad Tecnológica de Pereira, para el estudio de caso sobre el programa de Ingeniería Industrial, tuvo acceso a la base de datos de las diferentes empresas que maneja su oficina de egresados y que contaba con 248 registros de empresas. Inicialmente se realizaron llamadas al total de las organizaciones para conocer el número exacto de ingenieros industriales egresados de la institución entre 2000 y 2009 que se encontraban laborando en ellas. Terminado este proceso se determinó que sólo 56 empresas del total contaban en su nómina con ingenieros industriales graduados de la Institución. Dado al bajo número de empresas identificadas, que constituía el total de la población objetivo, se optó por realizar un censo, es decir, se visitaron las 56 empresas. El enlace se mantuvo con cada uno de los jefes de recursos humanos de las diferentes organizaciones, pero la encuesta a empleadores se le aplicó a los jefes inmediatos de los graduados del programa de ingeniería industrial. La Universidad de Medellín utilizó en primera instancia la encuesta que se envió por correo electrónico y no se obtuvo una respuesta significativa por parte de los empleadores; de ahí que su aplicación se realizó vía telefónica. De un total de 579 registros, se realizaron 118

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encuestas; obteniendo una tasa de respuesta del 20,38%. Las encuestas diligenciadas se distribuyen en los cuatro programas de la siguiente forma: ingeniería civil (38), ingeniera ambiental (32), ingeniería financiera (30) y negocios internacionales (18). Finalmente, la Fundación Universitaria Panamericana contactó 165 empleadores a los cuáles aplicó encuestas y entrevistas a profundidad. Esta IES utilizó una variedad de estrategias de identificación y contacto, como la caracterización de los graduados actualizados, realización de eventos con empresarios, visitas a empresas, empresarios con relación previa por vinculación de practicantes y bolsas de empleo e identificación mediante graduados encuestados.

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6. METODOLOGÍAS PARA EL APROVECHAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE

SEGUIMIENTO A GRADUADOS

6.1 Aspectos conceptuales

a. Importancia de la información de seguimiento a graduados

El proceso de seguimiento a graduados busca recaudar información, no sólo para establecer contacto con aquéllos y sus empleadores, sino también para conocer a través de estudios longitudinales su trayectoria laboral y salarial y su desempeño en entornos culturales, sociales y económicos específicos, y en últimas para nutrir un proceso permanente de retroalimentación y de aprendizaje institucional. Para ello, se requiere el desarrollo de metodologías y capacidades por parte de las IES para acopiar e interpretar esta información y utilizarla para evaluar los lineamientos estratégicos, las políticas y aun los programas, contenidos y estrategias pedagógicas que ellas ofrecen. Es decir, para promover el aprendizaje institucional se requiere evaluar la calidad y pertinencia de la oferta educativa, por medio del examen del perfil de los graduados de la institución en relación con las necesidades de un mercado laboral y de un entorno cultural, económico y social cambiantes. Así entonces, la presente sección da cuenta de algunas experiencias significativas asociadas con el desarrollo e implementación de estrategias y metodologías mediante las cuales las IES recogen y sacan provecho de la información que se deriva del seguimiento a graduados, así como de la recolección de información y consulta a los empleadores. En efecto, el seguimiento a graduados y las consultas al sector productivo pueden ser útiles para propósitos específicos tales como: acceder a financiamiento público o de otras fuentes; facilitar procesos de financiamiento a estudiantes como créditos bancarios; posibilitar procesos de acreditación de programas educativos; modificar, crear o mejorar programas académicos que se adapten a unas demandas particulares del aparato productivo o de la sociedad en general; afianzar procesos de mejoramiento de los servicios que presta una institución y que le permiten diferenciar su oferta educativa de la de otras instituciones; analizar y tener una mejor comprensión de la dinámica del mercado laboral –de sectores así como de perfiles, competencias y criterios de selección de personal– y así reducir brechas entre oferta y demanda; mejorar la calidad y pertinencia de los servicios adicionales que ofrece la institución, como por ejemplo programas de educación continuada; mejorar la eficacia de las campañas de comunicación institucionales y de sus actividades de promoción; modificar o actualizar los perfiles de los graduados, a través del fortalecimiento del desarrollo de competencias, y de esta manera mejorar su empleabilidad real o potencial

b. Condiciones institucionales para el aprovechamiento de información de

seguimiento a graduados

El aseguramiento de una utilización adecuada y eficaz de la información proveniente del proceso general del seguimiento a graduados, en esencia radica en los siguientes aspectos:

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Primero, debe garantizarse la utilidad y pertinencia, para las distintas instancias y dependencias de la institución, de la información y de los hallazgos y conclusiones que resulten del trabajo de seguimiento a graduados, en términos de su contribución al logro de los objetivos primordiales del aseguramiento y mejora continua de la calidad educativa. Y para ello, las actividades asociadas al seguimiento a graduados deben estar claramente articuladas a la estructura institucional, tanto en su dimensión académica como administrativa. Es decir, deben involucrarse los distintos niveles, dependencias e instancias de la institución y así garantizar que la definición y desarrollo de actividades vinculadas al seguimiento a graduados tengan legitimidad ante la comunidad académica, habida cuenta de que se trata de un proceso de concertación y coordinación. Por lo tanto, demanda un alto compromiso de los programas que serán objeto de evaluación. Asimismo, debe contar con un sólido sustento técnico y científico en cuanto al marco conceptual y metodológico para la recolección y análisis de la información, así como para la utilización de los hallazgos para distintos fines, pero especialmente para la evaluación de pertinencia y la reestructuración de programas y contenidos curriculares. De ahí que sea muy valiosa la atención y participación de grupos de investigación de la IES. A nivel institucional el resultado de la evaluación de la pertinencia de los programas basado en la información obtenida de la encuesta a empleadores puede resultar en actividades tales como: modificación curricular de los programas académicos, entendiéndose ésta como el cambio en los objetivos del programa, competencias de formación de alumnos, fundamentación teórica del programa, plan general de estudios del programa, créditos académicos del programa, interdisciplinariedad del programa, lineamientos metodológicos y pedagógicos del programa y programas de educación a distancia; la creación de nuevos programas académicos; el fortalecimiento del desarrollo de competencias; y el apoyo a procesos de acreditación

c. El diseño de una estrategia de recolección de información

También es muy importante realizar con rigor el diseño y recolección de la muestra, sin perder de vista que ésta debe permitir obtener toda la información deseada, pero no más que eso, y esto sólo se puede lograr con una buena selección de la muestra y con un trabajo muy cuidadoso y de alta calidad en la recolección de los datos. Esto además es importante porque en muchos casos puede resultar más económico en términos financieros y logísticos recoger información de una muestra predeterminada que salir a buscar “lo que se encuentre”. De hecho, es más fácil encontrar algo si se sabe qué es lo que se está buscando, lo cual exige saber qué tipo de información se desea levantar con las encuestas, qué tipos de análisis se van a realizar con esa información, y por ende a qué nivel de desagregación se van a realizar esos análisis. En términos generales, cada IES debería, antes de empezar a hacer encuestas, evaluar el “para qué” va a usar la información que obtenga de esas encuestas. Por ejemplo, si va a evaluar la pertinencia de un programa o va usar la información para ofrecer nuevos programas de educación continuada a sus graduados, respondiendo a las necesidades del campo laboral en el cual se desempeñan. Una vez se tiene claro el uso que le va a dar a la información, se requiere determinar el nivel de desagregación que debe tener esa información, y esto pasa por saber qué características de la población de graduados le interesa o son relevantes para el estudio. Por ejemplo, la facultad o el programa del cual se graduaron, el sexo, los rangos de

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edad, etc. El nivel de desagregación de los resultados es lo que finalmente determina el tamaño de la muestra. Una vez se tengan claros estos elementos, es necesario evaluar el marco muestral, es decir, para este caso, la base de datos de graduados de la IES. Esta evaluación abarca el nivel de actualización, confiabilidad y cobertura de la base con respecto a la población. Es necesario evaluar si las características que necesita la IES para el estudio están claramente definidas en el marco muestral, pues de lo contrario no va a ser posible realizar un muestreo adecuado de estas características. Cuando se tiene claro qué se va a buscar y si se posee la información suficiente para salir a buscarlo, se puede determinar una técnica para la recolección de los datos. La técnica elegida responderá esencialmente a las posibilidades reales de acceder a la población de estudio, lo cual está muy relacionado con el marco muestral, y a la disponibilidad de recursos para emprender el operativo. Así, por ejemplo, si la base de graduados cuenta con un muy buen nivel de actualización de números telefónicos, se pueden realizar entrevistas telefónicas; si lo que lo que se tiene actualizado son los correos electrónicos, se podría emprender un estudio online con un cuestionario autoaplicado. En suma, sobre la recolección de información de graduados, las buenas prácticas indican que, antes de realizar encuestas, las IES deben tener claro el uso que le van a dar a la información y las posibilidades reales de encontrar a su población objetivo. De esta manera no se van a estar preguntando cosas que no se van a usar, lo cual hace más pequeño el cuestionario, y permite planear mucho mejor el operativo de campo.

6.2 Experiencias significativas en el desarrollo y uso de metodologías

A continuación se describen experiencias de algunas IES, que se han considerado significativas en materia de estrategias y metodologías para implementar un aprovechamiento eficaz de la información proveniente del seguimiento a graduados. La presentación de estas experiencias se hace por instituciones, de manera tal que se destacan, según sea el caso: la importancia de garantizar un trabajo coordinado de distintas dependencias e instancias de la institución; aspectos conceptuales y metodológicos –en general de técnicas estadísticas y econométricas– en cuanto a la recolección y análisis de información sobre seguimiento a graduados; y finalmente, ejemplos de los usos que se le dieron a estos procesos de recolección y análisis, en particular destacando aquellos casos de uso de la información para fines tales como la evaluación de la pertinencia y la restructuración de programas académicos.

a. Universidad Sergio Arboleda

Tal como se reseña en la sección de procesos de institucionalización del seguimiento a graduados, distintas dependencias de esta Universidad participan en el programa de seguimiento a graduados. La Vicerrectoría Académica tiene un papel muy activo, al cual se suman la Oficina de Bienestar Universitario y las direcciones de programas curriculares. Estas dependencias hacen un trabajo coordinado con la Oficina de Egresados, que les ha permitido alcanzar mejoras sustanciales a los procesos de aseguramiento y aprovechamiento del uso de la información.

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En efecto, la Universidad Sergio Arboleda ha diseñado una metodología para la recolección y análisis de la información de graduados, que ha implementado a través del portal virtual de egresados. Esta metodología contempla una clasificación rigurosa de la información según variables que abarcan, entre otros, aspectos educativos, socioeconómicos, familiares y de género. Para su recolección, la Universidad ha desarrollado y aplicado varios métodos, en los cuales se discrimina el tamaño de la muestra objeto de aplicación según momentos de graduación, algo sin duda comprensible dada la dificultad en el contacto de graduados con varios años de graduación. De igual manera, esta información de graduados se complementa con aquella que se obtiene de un contacto constante que la Universidad mantiene con el sector productivo, al cual se le ha indagado sobre aspectos relacionados con las competencias laborales de los egresados, la empleabilidad y necesidades propias de los empleadores. El manejo de esta información, si bien está centralizado en la Oficina de Graduados, se coordina con distintas dependencias de la Institución, a fin de brindar a la comunidad (no sólo universitaria) información relevante sobre el estado del mercado laboral y su relación con un programa particular específico. De esta manera, la información proveniente de estas fuentes y su análisis, han permitido indagar acerca del fortalecimiento de competencias generales y laborales de los egresados, apoyar procesos de acreditación, estimar el grado de identidad y satisfacción de los graduados con la Institución, y fortalecer varios criterios de definición para la mejora continua de programas académicos.

b. Colegio Mayor de Antioquia (CMA)

En el Colegio Mayor de Antioquia existe claridad en cuanto al proceso, los roles y los mecanismos de coordinación de las distintas instancias y dependencias en el desarrollo y aplicación de metodologías para la recolección y análisis de información en el proceso de seguimiento a graduados, tal como se observa en el Gráfico 11. De cualquier forma, la coordinación central recae en el Centro de Graduados.

Gráfico 11. Ciclo de Seguimiento a Graduados en el CMA

Si bien el muestreo fue diseñado (definición de la población, unidad muestral y alcance) mediante un método no probabilístico (por conveniencia), el Colegio Mayor de Antioquia ha logrado sacar provecho a la información proveniente del seguimiento a graduados. Ciertamente, la Institución ha logrado, a partir de esta información y de la consulta a

Se diseña la

encuesta por parte del Centro de Graduados.

Cada facultad, con apoyo del centro de graduados, aplica la

encuesta.

Cada ente que generó la necesidad es responsable del

análisis de la encuesta (decanos).

Cada ente está encargado

de realizar planes correctivos, preventivos o

de mejora según las

necesidades.

Re

tro

alim

en

taci

ón

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estudiantes de práctica profesional, modificar el programa académico de Bacteriología y Laboratorio Clínico. La Institución también ha logrado aprovechar la información para apoyar procesos de acreditación, y sobresale el hecho que esta información ha sido utilizada de manera innovadora para la creación de programas de posgrado, aumentando con ello la oferta educativa del Colegio Mayor de Antioquia y consecuentemente la demanda de sus programas académicos y de extensión. En estas labores han participado las cuatro facultades de la IES, la Oficina de Proyección Social, las unidades de Educación Continuada, el Centro de Consultoría para el Sector Turístico y el Centro de Graduados.

c. Universidad el Tolima

El seguimiento a graduados que realiza la Universidad del Tolima a través de la Oficina de Graduados, nació como un interés común de la Institución y de los mismos egresados, quienes tienen una estrecha participación en el proceso. De esta manera, desde hace varios años de adelanta un proceso de consolidación de una metodología para la evaluación de la pertinencia de los programas académicos. En este proceso se articulan la Vicerrectoría Académica, la Oficina de Acreditación, las direcciones de los programas curriculares y la Oficina de Graduados. Como resultado, la Universidad ha logrado aprovechar la información para actividades tales como: el apoyo a procesos de acreditación, el fortalecimiento del desarrollo de competencias laborales de los graduados, y, quizás el más destacado, el análisis de la pertinencia académica. La Universidad del Tolima manifiesta que tres programas han sido objeto de modificación curricular como producto del aprovechamiento de la información proveniente del seguimiento a Zgraduados, a saber: Ingeniería Agronómica; Medicina Veterinaria y zootecnia; y Educación (Licenciatura). Estas modificaciones se han realizado en coordinación con las directivas de la Universidad del Tolima, tomando como insumo fundamental el análisis de la información proveniente del seguimiento a graduados. De hecho, es el análisis de esta información el determinante fundamental para decidir un estudio riguroso de la pertinencia de cierto programa académico. En el caso por ejemplo del Programa de Medicina Veterinaria y Zootecnia, la evaluación de pertinencia contempló tres componentes, a cada uno de los cuales se les daba una ponderación:

El primero, con un peso del 50%, hace uso de la Base Integrada del OLE y tiene en cuenta información sobre: el Ingreso Base de Cotización promedio; las tasas de cotización promedio, la de los médicos veterinarios y zootecnistas de la Universidad, y la de la región; así como la participación profesional en la demanda regional de graduados.

El segundo, con un peso del 30%, emplea como fuente principal de información primaria, entre otras, las variables de pertinencia de la encuesta longitudinal en los momento 0, 1, 3 y 5. Variables que incluyen: Plan de vida; satisfacción con la formación recibida; situación actual en cuanto a la actividad económica; y las competencias.

El tercero, con un peso de 20%, se basa en la información obtenida de las encuestas o entrevistas a empleadores, entorno al tema de competencias. En particular, se busca identificar si hay brechas entre las más importantes competencias que consideran los empleadores deben tener los graduados y las que perciben en el desempeño de éstos.

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De esta manera, la Universidad hace una valoración de la pertinencia del programa a partir de los siguientes criterios:

Se considera pertinente un programas cuya evaluación alcance el 60% del total de los puntos entregados en los componentes de la evaluación;

Los programas que se encuentren en el rango del 50% y el 60% se deben someter a un plan de mejoramiento de la pertinencia;

Los programas que se encuentre por debajo de 50% pero por encima del 30% se deben someter a estrictas recomendaciones que les permita demostrar a través de un riguroso seguimiento que los avances son posibles para alcanzar las metas mínimas de pertinencia.

Los programas que se encuentren por debajo del 30% se consideran objeto de modificación, dado que sus contenidos no responden a las necesidades regionales y nacionales.

Como resultado de este proceso, la Oficina de Graduados ha brindado retroalimentación para adelantar procesos tales como:

Fortalecer el direccionamiento de las pasantías y los años sociales con el sector externo.

Aplicar de resultados puntuales de la encuesta longitudinal, de empleadores y del sistema O3, en la toma de decisiones académico-administrativas en más del 80% de los programas.

Obtener resultados de evaluación de pertinencia de dos programas: Ingeniería Agronómica y Medicina Veterinaria y Zootecnia.

Ajustar el perfil profesional y las competencias del Médico Veterinario y Zootecnista.

Ajustar currículo de Ingeniería Agronómica a partir de la identificación de la necesidad de actualizar al cuerpo docente.

d. Corporación Universitaria del Caribe (CECAR)

El proceso de seguimiento a graduados en CECAR ha hecho partícipe a un conjunto importante de instancias y dependencias, lo mismo que a organizaciones de graduados. Éstas han participado, no sólo a través de la consecución de información, sino también teniendo un espacio importante en la toma de decisiones. Entre los principales actores del aprovechamiento de la información proveniente del seguimiento a graduados, sobresalen la Unidad de Emprendimiento, el Comité Central de Currículo, los Comités Curriculares de programas académicos, la Vicerrectoría Académica, el Consejo Académico, la Facultades y Coordinaciones de Programas académicos, la Unidad de Seguimiento y Crecimiento Personal de Estudiantes y Graduados, la Oficina de Planeación y el Centro de educación Continuada y Postgrados. Este proceso ha llevado a la definición de distintas responsabilidades e incluso el diseño de un cronograma con un horizonte de 4 años así como unos indicadores y metas de gestión anuales (por ejemplo, para el año 2008 se estableció como meta la realización de 600 encuestas). De esta manera, se han obtenido importantes resultados en materia de evaluación y modificación de programas académicos. Este procedimiento se realiza anualmente, y en él participan los comités curriculares, quienes evalúan la pertinencia curricular del respectivo programa

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académico, pasando luego por el Comité Central de Currículo, el Consejo Académico y la Junta Directiva, quien toma la decisión final, ya sea para ajuste, rediseño o una nueva oferta académica. De esta manera, CECAR logró desarrollar una metodología para la recolección y análisis de la información, que es coherente con las dificultades de acceso a la información, sobre todo de graduados de momentos distintos al primer año de graduación. Para ello, ordena y estandariza el proceso de realización de encuestas mediante métodos de estimación y aplicación, que incluyen, entre otros aspectos, la definición de un cronograma general para la aplicación de estos instrumentos a una misma unidad de información a lo largo de los momentos correspondientes a los estudios longitudinales, esto es, en los momentos 0, 1, 3 y 5. Esta información sobre graduados se obtiene de las oficinas de registro y del archivo. La metodología desarrollada se inscribe en un diseño de muestra y análisis cuantitativo bajo Muestreo Aleatorio Simple para la aplicación de la encuesta a empleadores. En el diseño de las encuestas y la metodología tuvieron la asesoría directa del Observatorio Laboral para la Educación, pues la Institución aprovechó la realización de talleres regionales en el que participaron varias universidades del país sobre este tema en particular. La información reportada en cuanto al uso de la información de la consulta a graduados y empleadores, permite sugerir un adecuado aprovechamiento de los resultados derivados de la aplicación de los procedimientos y formas diseñadas. Sobresalientes son los logros en cuanto a la evaluación y modificación de programas curriculares. La Corporación Universitaria del Caribe reporta la evaluación de catorce programas académicos y la modificación de un programa académico (Licenciatura en Educación Básica con Énfasis en Educación Artística)10. El alcance dado al uso de la información proveniente de graduados y empleadores es aún mayor, dado que con ésta se aprovechó para los procesos de acreditación, la identificación de falencias en competencias laborales básicas como el manejo de la segunda lengua, la implementación y ayuda continua a la creación de empresa desde la Universidad, la investigación en cuanto a calidad del portafolio de servicios educativos prestados y el diseño de indicadores laborales básicos que van en concordancia con los que propone del Observatorio Laboral para la Educación (OLE).

e. Fundación Universitaria María Cano

La Fundación Universitaria María Cano realizó un esfuerzo significativo en la estructuración de una metodología para la evaluación de pertinencia de programas académicos, que se deriva del compromiso de las directivas y de las distintas dependencias por sacar provecho del seguimiento a graduados para mejorar la pertinencia de los programas académicos. La metodología tiene un alto rigor conceptual y una descripción detallada del proceso. En ella se establece una ruta de evaluación que sigue cuatro componentes generales: el teleológico (es decir, sobre los fines últimos de los programas educativos); la estructura curricular; las

10

Licenciatura Educación Básica con Énfasis en Educación Artística; Licenciatura en Educación Básica con Énfasis en Ciencias Naturales; Licenciatura en Educación Básica con Énfasis en Humanidades, Lengua Castellana e Idioma Extranjero (Inglés); Licenciatura en educación Básica con Énfasis en Tecnología e Informática Psicología; Trabajo Socia; Ciencias del Deporte y la Actividad Física; Derecho; Arquitectura; Ingeniería de Sistemas; Ingeniería Industrial; Administración de Empresas; Contaduría Pública; y Economía. Información que especifica la institución en las respuestas dadas a las preguntas 20 y 22 del formulario remitido para su diligenciamiento.

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estrategias metodológicas; y los criterios de evaluación. La metodología también establece flujogramas para distintas etapas y procesos de la reestructuración de programas académicos, que se resumen en: Verificación del proyecto, proceso decisorio en los consejos del gobierno universitario, inicio del desarrollo de la reestructuración y verificación de calidad e impacto. Esta metodología de evaluación de programas académicos se ha aplicado a cuatro programas académicos: Fonoaudiología, Fisioterapia, Psicología e Ingeniería de Sistemas11. Otros núcleos en los cuales la Institución ha aprovechado la información proveniente del seguimiento a graduados, distintos al de pertinencia de programas académicos, son: apoyo a procesos de acreditación, fundamentación para la creación de nuevos programas académicos, difusión y mercadeo de programas académicos y la evaluación de la formación recibida por el graduado mediante la evaluación de su actividad laboral. En estas actividades, a partir de la información remitida, se puede evidenciar un alto grado de interacción entre distintas dependencias de la Institución, como la Oficina de Egresados, las Decanaturas, las Direcciones de Programas Académicos, la Gerencia de Calidad y Planeación y la Vicerrectoría Académica.

f. Universidad ICESI

La Universidad ICESI desarrolló en su proyecto un proceso de análisis de la información de graduados en dos niveles: un enfoque descriptivo y un enfoque de causalidad, entendiendo a éste último como la relación interdependiente entre pertinencia de la oferta académica y situación laboral. La metodología implementada la constituyen cuatro etapas básicas:

1. Determinación del tamaño de la muestra; 2. Construcción de Indicadores y variables; 3. Análisis descriptivo; y 4. Análisis de causalidad.

Al respecto de la primera etapa –la determinación del tamaño muestral– y teniendo como objetivo la relación entre situación laboral de los graduados y pertinencia educativa, la Universidad empleó como criterio estadístico la tasa de ocupación de los graduados, como el elemento central para la determinación del número de unidades de información que serían sujeto de medición para determinado programa académico. La definición de este criterio consiste en la siguiente formulación:

Donde TM es el tamaño de la muestra, NC es el nivel de confianza seleccionado por el investigador, TO es la tasa de ocupación y EM es el error muestral. Una vez obtenido el tamaño muestral, se especificaron los indicadores objetivos, tales como tasa de desempleo, tasa de subempleo y desempleo objetivo; y subjetivos, como la relación de los conocimientos adquiridos con la actividad que desempeña el graduado, pertinencia del plan de estudios con las exigencias laborales, entre otros. Con esta información, se obtendría un panorama general de los graduados del programa académico de que se trate, a partir del cual

11

Esta información la especifica la institución en la respuesta dada a la pregunta 20 del formulario remitido para su diligenciamiento.

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se podría hacer un análisis descriptivo de la situación laboral y la pertinencia educativa. Esta sería la base para hacer un análisis funcional de las variables involucradas, mediante la caracterización de un marco causal entre pertinencia educativa y situación laboral. El análisis de causalidad se desarrolla con la definición y fundamentación de un modelo microeconométrico, donde se caracteriza a un individuo (graduado en este caso) bajo el análisis de la teoría económica convencional, como aquel que posee una función de utilidad para dos bienes pertinentes, en este caso el tiempo dedicado a trabajar (empleado) y el tiempo dedicado al ocio (desempleado). Para involucrar elementos de causalidad para este modelo de comportamiento, se utiliza un modelo de corte estocástico mediante la definición de un modelo probit, que, enmarcado en la preocupación por la pertinencia educativa mediante preguntas asociadas a distintos niveles de satisfacción, logra medir probabilidades de pertinencia para programas de estudio. Sin duda la metodología diseñada por esta Institución muestra un nivel de rigor que la hace una experiencia significativa.

g. Universidad EAFIT

La Universidad EAFIT diseñó e implementó una metodología para la evaluación de pertinencia de programas académicos que parte de una caracterización del graduado, tanto como un ser humano que interactúa en sociedad (definición para la cual la educación es definitiva); y otra como “evaluador”, es decir, teniendo en cuenta sus competencias laborales y su nivel de satisfacción con la educación recibida. Con base en esta caracterización de los graduados, la metodología definió los criterios y el método estadístico para desarrollar un análisis descriptivo y correlacional. El tipo de muestreo adoptado por la Institución fue de tipo probabilístico, el cual tiene la ventaja para el investigador de elaborar inferencias sin sesgo sobre la población objetivo. De esta manera, se definen los niveles de confianza, error muestral y proporción poblacional (95%, 5% y 0,5, respectivamente). El análisis de la información se hizo mediante un tipo de modelo de variable latente. Las variables latentes son aquellas que, no pueden ser observadas sino inferidas usando un modelo matemático a partir de variables observables. El modelo empleado específicamente por la Universidad fue el denominado análisis factorial confirmatorio, el cual permite explicar la variabilidad de las variables observadas en términos de un número menor –o sólo una, que fue este caso particular– de las variables no observadas, llamadas también factores. Como hipótesis, los factores o variables latentes han debido fijarse a priori. El análisis permite entonces contrastar la hipótesis para su aceptación o rechazo. En concreto, en el piloto realizado para la Carrera de Economía, la variable latente fue la “Pertinencia de la Educación” y las variables observables fueron variables laborales y de competencias. De esta manera, la Universidad desarrolló un sólido análisis desde el punto de vista estadístico que contó con la participación de la Oficina de Planeación, Direcciones de Programa Curriculares, entre otras dependencias y en el cual se sacó provecho de la consulta a graduados para evaluar el programa de economía.

h. Universidad de Medellín

En 2005 la Vicerrectoría de Extensión de la Universidad de Medellín creó el Centro de Intermediación Laboral y Apoyo al Egresado (CILAE). El Centro adelanta, entre otras,

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actividades de promoción, divulgación e intermediación de los egresados hacia el mercado laboral para mejorar su desempeño. Igualmente, retroalimenta el fortalecimiento de los programas académicos de la Universidad y trabaja con redes y agremiaciones profesionales en el propósito de promover la cooperación entre la academia y la empresa. Desde su creación, el CILAE ha tenido un proceso sostenido de consolidación del proceso de seguimiento a graduados. En una primera etapa (2004-2008) adelantaba labores de intermediación y de observatorio laboral así como de apoyo al egresado. Estas labores incluían el atender requerimientos de información para procesos de registro calificado, acreditación y autoevaluación de programas, así como procesos de acreditación institucional. Una segunda fase se dio con el apoyo del MEN, en el marco de la Segunda Convocatoria, cuando se hizo una revisión de la metodología de seguimiento a graduados, el diseño de una metodología de evaluación de pertinencia y un plan de institucionalización del seguimiento a graduados. La metodología de seguimiento a graduados se fundamenta en un análisis de corte longitudinal que indaga sobre el problema de la pertinencia desde diversos ámbitos: académicos, laboral, social y cultural y deportivo. Y que se desarrolla a través del diseño e implementación de encuestas a graduados y a empleadores y el desarrollo de encuestas a profundidad y talleres. De esta manera, se obtienen, entre otros, indicadores de éxito profesional, empleabilidad y pertinencia, a partir de los cuales se puede realizar análisis de competencias, establecer relaciones entre la ocupación actual y la formación recibida, así como establecer y analizar trayectorias salariales y niveles de empleabilidad. La metodología de evaluación de pertinencia parte de una caracterización de las competencias en sus distintas concepciones, con el fin de establecer nexos entre variables de tipo educativo y sus pares de tipo laboral y profesional. Esta caracterización de la pertinencia se hace desde un enfoque amplio de la concepción humana del individuo, no limitada a aspectos meramente laborales o académicos. En correspondencia con la evaluación de la pertinencia de la oferta educativa, la Universidad de Medellín incluye una metodología para la intervención de programas de Educación Superior, consistente en un análisis funcional. Teniendo como preocupación fundamental la interrelación de distintas formas de carácter global vinculadas estrechamente con la educación y el mundo del trabajo, y en el marco de la Educación para la Innovación y la Competitividad que ha venido trabajando el Ministerio de Educación Nacional, la idea fundamental de la metodología es indagar sobre la pregunta ¿Cuáles son las competencias del ciudadano del Siglo XXI? Como conclusión, establece que existían “siete elementos de trabajo claves, que dan cuenta de la indagación que sobre el aprendizaje autónomo y trabajo colaborativo como cimientos de la ciudadanía actual”:

El manejo de signos, símbolos y lenguajes para vivir en diferentes contextos.

La creación de competencias innovadoras.

La capacidad para identificar y resolver problemas.

El sentido de pertenencia e interacción con el entorno (local, regional, global).

La formación de una sociedad con responsabilidad social (ética, ambiente y valores).

El desarrollo del pensamiento científico y las perspectivas de cluster y encadenamientos regionales.

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De esta manera, en el marco de competencias como un concepto ampliado, se definen tres tipos de competencias:

Básicas: pensamiento lógico matemático, habilidades comunicativas (lenguaje), aptitudes analíticas, cualidades personales, y fundamentos técnicos y científicos;

Ciudadanas: Se refieren a la capacidad de una persona para entender lo que pasa en la sociedad en la que vive, para comportarse bien y constructivamente, contribuyendo al bienestar común, participando y resolviendo los problemas de su comunidad, e interactuando con otros; y

Laborales: Hacen referencia al conjunto de conocimientos, capacidades, habilidades y actitudes de las personas que una vez son aplicados o demostrados en el campo productivo.

Con esta base conceptual y teniendo las evidencias que muestran los indicadores de pertinencia, se definen tres perfiles: el profesional, que corresponde al que se diseña para el respectivo programa; el laboral, que es el correspondiente a los egresados; y el deseado, que refleja las necesidades de los empleadores. Definidos estos perfiles, se desarrolló un modelo de regresión logística multinomial para constatar estadísticamente la existencia de una adecuada consistencia entre los tres perfiles evaluados. Este tipo de modelos de regresión logística multinomial son de gran interés porque se pueden adaptar a muchas situaciones prácticas donde la variable de interés es de tipo cualitativa, a la vez que permite describir la relación existente entre la variable respuesta de tipo categórico y un conjunto de variables explicativas o independientes, las cuales pueden ser continuas o categóricas. Su aplicación se hizo en un caso piloto, para hacer un análisis de pertinencia de la carrera de Ingeniería Ambiental. Además de este plan piloto, la Universidad de Medellín reporta que esta metodología se empleó para la evaluación del programa de Ingeniería Financiera, que involucró como fuentes de información adicionales al instrumento propio la información del perfil profesional del OLE. De igual manera, la Institución ha logrado, mediante el aseguramiento y aprovechamiento de la información proveniente del seguimiento a graduados, evidenciar un fortalecimiento del desarrollo de competencias y apoyo a procesos de acreditación, actividades que al igual que las anteriores han contado con la participación activa y directa de las múltiples dependencias de la institución, entre las que sobresalen las direcciones de los programas curriculares, las distintas decanaturas, los docentes y la vicerrectoría académica.

i. Escuela Colombiana de Carreras Industriales (ECCI)

La Escuela Colombiana de Carreras Industriales desarrolló una metodología para la evaluación de la pertinencia de programas curriculares, teniendo como referencia la situación actual del mercado laboral y usando conceptos tales como empleabilidad, fuentes de trabajo, ingreso salarial, perfiles profesionales y competitividad. Así entonces, la Institución desarrolló una encuesta cuya fuente de referencia fue la que diseñó el Ministerio de Educación de Educación Nacional para el seguimiento a graduados, y a la cual le agregó nueve preguntas para darle a la evaluación una perspectiva local, nacional y global.

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La metodología hace un análisis cuantitativo basado en un modelo multivariado, donde se tienen como variables independientes la demanda del egresado y el perfil de competencias del individuo, y como variable dependiente la pertinencia del programa académico (siendo pertinente si el indicador entre demanda y perfil del graduado supera el 80%). La metodología se aplicó al caso del programa de Ingeniería Biomédica, y conjugó información proveniente de los resultados de la encuesta a egresados, de la encuesta a empleadores y resultados de evaluación de competencias en la plataforma interna. Además de la realización de este estudio piloto para la evaluación de pertinencia, la Oficina de Graduados, en colaboración con otras dependencias (Coordinaciones de Programas Curriculares, Vicerrectorías de la institución, la Oficina de Acreditación, direcciones de posgrado y la rectoría), ha logrado mediante el análisis y uso real de la información proveniente del seguimiento a graduados, establecer nexos con el sector productivo mediante prácticas profesionales. Igualmente, con el concurso del Programa de Educación Continuada, ha facilitado el desarrollo pasantías. De igual manera, tal como lo reporta la Institución, el uso de la información de graduados ha sido útil para procesos de acreditación, la modificación de programas curriculares, el fortalecimiento del desarrollo de competencias, y caracterización de empresas, entre otros.

j. Escuela Colombiana de Ingeniería, Julio Garavito

Las labores de seguimiento a graduados las realiza la Unidad de Gestión Externa de la Escuela, con la participación de todas las instancias de la comunidad universitaria relacionadas con el tema de los graduados, incluyendo a las altas directivas (Rectoría, Vicerrectoría Académica y la Oficina de Desarrollo Institucional). Para la estructuración de la metodología de evaluación de pertinencia de programas académicos, creó varios comités técnicos y de seguimiento. De igual manera, el Proyecto convocó a la Asociación de Graduados de la Escuela, con quienes se logró realizar un trabajo articulado en función del fortalecimiento y logro de los objetivos. Dado que no son numerosos sus graduados por programas, la Institución decidió aplicar la encuesta a todos sus graduados (censo), no sólo en el momento 0, sino también en los momentos 1, 3 y 5; no obstante el nivel de respuesta que se obtuvo no fue el esperado, a pesar del uso de mecanismos de contacto personalizados (vía telefónica y por correo electrónico)12. La información obtenida de las encuestas se clasificó y fundamento según las fuentes de información (graduados y empleadores), donde se tuvieron en cuenta en el caso de los graduados elementos tales como actitudes laborales y académicas, actividades de emprendimiento, manejo de lengua extranjera, entre otras relevantes; mientras que las consultas dirigidas a los empleadores se dirigieron al desempeño laboral, dado que se realizó únicamente a empresas que tienen en sus nóminas personal egresado de la Institución. El análisis de la información se realizó mediante estadística descriptiva e inductiva, para niveles de confianza en el muestreo entre 95 y 99%, que en el caso del análisis inductivo mediante la parametrización y formulación de series temporales, permitió sustentar resultados concisos de las expectativas, grado de desempeño, competencias laborales sobresalientes y grado de

12

“INFORME FINAL DE EJECUCIÓN. Proyecto para Fortalecer el Seguimiento a Graduados de la Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito”, Octubre (2009). Página 12.

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satisfacción con la formación recibida para cada uno de los momentos evaluados (0, 1, 3, y 5)13. La utilidad de estos métodos y los importantes logros en términos de consulta a graduados y empleadores, se ve reflejada en cinco actividades fundamentales que revelan un alto grado de aprovechamiento de la información: Como producto de la metodología para la evaluación de pertinencia de programas académicos, dos programas han sido evaluados (Ingeniería Eléctrica e Ingeniería de Sistemas), al mismo tiempo que la Institución manifiesta haber utilizado esta información en componentes específicos de la mayoría de los programas académicos de pregrado; se ha evaluado de manera rigurosa competencias laborales relacionadas con el liderazgo, las relaciones personales, el emprendimiento y la toma de decisiones, que han sido producto del análisis de la información proveniente de la consulta al sector productivo; se ha hallado un déficit en cuanto al manejo de segunda lengua (inglés) y relaciones con el sector productivo concerniente al desarrollo de prácticas profesionales y pasantías; y se han desarrollado amplios avances con ayuda de información proveniente del Observatorio Laboral para la Educación para avanzar en procesos de acreditación y fortalecimiento de competencias.

k. Universidad Jorge Tadeo Lozano

La Universidad realizó una investigación cualitativa y cuantitativa para conocer la perspectiva de los egresados y los empleadores con respecto a la pertinencia de las competencias generales y específicas en el desempeño profesional. Para ello, diseñó e implementó una metodología para hacer un análisis de corte longitudinal para graduados. Para tal efecto, desde 2009, con el objeto de medir la pertinencia de los programas, aborda a los graduados desde el momento de grado hasta los 5 años después de recibido el título para conocer: información personal y familiar, historia académica, satisfacción con respecto a las competencias ofrecidas por la Institución, el plan de vida, situación laboral y el grado de identidad con la Institución. Los instrumentos se diseñaron tomando en consideración la aplicabilidad a distintos programas mediante la estructura de componentes transversales, y se construyeron siguiendo un análisis de competencias básicas (según el OLE del MEN) y específicas. En cuanto a estas últimas, cada programa revisó el plan curricular, el proyecto educativo institucional, el documento Tuning, redes y asociaciones relacionadas con cada profesión y resoluciones, lineamientos sugerentes también del MEN. “La pregunta fundamental que guiará la reforma es: ¿se adecúan el currículo y los planes de estudio a las realidades y necesidades de los egresados, del mercado laboral y de la sociedad en el inmediato futuro?” De ahí que la articulación de competencias laborales tanto básicas (generales) como específicas, para la Universidad Jorge Tadeo Lozano, resulten indispensables para “optimizar los diversos recursos como el tiempo disponible y el uso de talleres, aulas, laboratorios y espacios de simulación, entre otros.” De esta manera, y como resultado de un trabajo conjunto de la oficina de graduados con distintas dependencias de la institución se evaluó la pertinencia de cuatro programas académicos: administración de empresas, comercio internacional, publicidad y diseño gráfico. Con la información que se contaba en materia de graduados y empresas en donde trabajan los

13

Ibíd., página 17.

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egresados y procedió a construir la muestra estratificada por programas de estudio, la cual se detalla en Recuadro 2.14

Recuadro 2. Cálculo del tamaño de la muestra de graduados y empleadores por parte de la UJTL

Para el cálculo de la muestra, la UJTL desarrolló las siguientes variables:

N: Tamaño de la población. Egresados graduados bajo el sistema de créditos académicos de los 4 programas objeto de estudio que estén laborando en la ciudad de Bogotá, para este caso serán 691.

Ni: Tamaño de la población del estrato i, número de egresados del un programa académico. El número de estratos está controlado por el subíndice i, es decir, que el número de estratos va desde el estrato 1 hasta el estrato 4: Administración de Empresas, Comercio Internacional, Publicidad y Diseño Gráfico.

P : Proporción en que los empleados perciben el aporte de la Universidad para la formación y

desempeño profesional de los graduados.

Q : Proporción en que los empleados no perciben el aporte de la Universidad para la formación

y desempeño profesional de los graduados.

E: Error máximo permitido entre la proporción de la muestra obtenida y la verdadera proporción en la población de estudio es del 3%.

Z: El valor estandarizado en la distribución de probabilidad normal con relación a la probabilidad de cometer un error de tamaño E. Es decir que se tendrá una probabilidad del 95% de que la estimación de la proporción.

W : Ponderación de acuerdo al tamaño de los programas académicos.

Y estableció el tamaño de muestra, tanto para egresados como empleadores, mediante la siguiente ecuación:

La información reportada por esta Universidad muestra que, como resultado del uso de la información y de la realización del estudio, se fortalecieron competencias laborales (entre las que se destaca la capacidad comunicación en un segundo idioma) y se apoyaron procesos de acreditación y estudios de viabilidad para la apertura de programas académicos de posgrado: maestrías en comercio internacional, administración y ciencias del mar.

l. Universidad de la Amazonia

Las características geográficas, económicas, sociales y culturales de la región hacen de la Universidad de la Amazonia un caso particular entre las IES contempladas en este estudio. Esta Institución diseñó una metodología que incluía, primero, la adopción de de conceptos generales de pertinencia propios de documentos de carácter normativo y de análisis económico de largo plazo: pertinencia social, científica y pedagógica; Y segundo, la estandarización del proceso de recolección y análisis de información –a fin de evaluar la pertinencia de un programa académico– así como de formulación de recomendaciones y de planes de mejoramiento.

14

Vargas, Gloria Yaneth. Una mirada a la ocupación y desempeño de los profesionales de la Universidad Jorge Tadeo Lozano. Producto 3, Análisis de los resultados de la encuesta a empleadores y graduados. Universidad Jorge Tadeo Lozano, Oficina de Egresados. Bogotá, Septiembre 8 de 2009.

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Para ello, usó la siguiente definición de competencias: “Conjunto de conocimientos, habilidades, actitudes, comprensiones y disposiciones cognitivas, metacognitivas, socioafectivas y psicomotoras apropiadamente relacionadas entre sí para facilitar el desempeño flexible, eficaz y con sentido de una actividad o de cierto tipo de tareas en contextos nuevos y retadores (Vasco, 2003).” E hizo una adaptación a sus condiciones de los conceptos de destrezas laborales y competencias. El siguiente cuadro, tomado del informe final reportado por la Institución al Ministerio de Educación, resume el alcance y los propósitos del diseño metodológico.

Tabla 2. Universidad de la Amazonia: Componentes de la Metodología de Evaluación y Mejoramiento de Pertinencia

De igual forma, la Universidad de la Amazonia ha hecho uso de la información a fin de brindar apoyo a procesos de acreditación, fortalecimiento de competencias y modificación de programas curriculares; actividades en las cuales dependencias y organismos conjuntos han tenido una participación activa, como es el caso de la Vicerrectoría Académica, los Consejos de Facultad, los Comités de Currículo y el Consejo Académico.

m. Universidad Tecnológica de Pereira (UTP)

La UTP ha desarrollado una metodología para la evaluación de pertinencia de programas académicos cuyo marco conceptual incluye un análisis del perfil laboral del graduado con base en competencias generales y específicas, la caracterización de este perfil a nivel profesional y ocupacional, así como una definición de los problemas a analizar y los métodos de medición adecuados.

INSUMOS

Teoría sobre pertinencia.

Pertinencia social

- Encuesta a egresados

- Encuesta a empleadores

- Encuesta Uniamazonia

Pertinencia Científica

- Análisis de los resultados.

- Recomendaciones

* Pertinencia pedagógica

Revisión de expertos en Educación y TICs.

Revisión de comités

PROCESO Recopilación de información Análisis e interpretación de encuestas. Sistematización de datos.

Socialización con

comités de currículo,

Consejos de Facultad.

Análisis de recomendaciones Socialización y

Capacitación de

docentes

RESULTADOS

Documentos

consultados

Informe Sistematizado

Recomendaciones de los comités Planes de Mejoramiento Planes de Mejoramiento

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En su experiencia piloto, que se hizo para el programa de Ingeniería Industrial, aplicaron una técnica de muestreo estratificado con asignación de Neyman15, donde se pretende establecer la asignación óptima en los tamaños de muestra para cada estrato, de manera que el error de estimación sea mínimo. Se utiliza este método de muestreo por el diseño mismo de la investigación. La Universidad Tecnológica de Pereira discriminó la población objetivo en cuatro estratos, definidos por cada uno de los momentos de grado considerados (0, 1, 3 y 5). La razón para haber adoptado este método se debió a la gran dispersión de los datos por la categorización en distintos tiempos (definidos por los momentos), que de no ser analizado bajo este muestreo generaría sesgo por la heterogeneidad de la información. Para tal efecto, la Institución para un nivel de confianza del 95% y un error de muestreo del 2%, define los tamaños de la muestra general (n) y de cada uno de los estratos (ni). Esta metodología, que sin duda le imprime rigor al ejercicio de evaluación de pertinencia, fue luego empleada para los programas de Licenciatura en Música y Licenciatura en Pedagogía Infantil. Igualmente, también ha sacado provecho de la información de seguimiento a graduados en otras actividades, como el caso del fortalecimiento del desarrollo de competencias, donde se ha realizado un análisis riguroso del perfil laboral del egresado respecto a las competencias generales definidas por el Ministerio de Educación Nacional y específicas precisadas por el programa académico; el apoyo a procesos de acreditación, donde se ha realizado una caracterización del graduado respecto a su vinculación al sector productivo; y evaluaciones de la satisfacción de la formación recibida para el mejoramiento de programas de posgrado. En cada una de estas labores, han estado involucrados actores correspondientes a las distintas dependencias de la Institución.

n. Universidad de la Sabana

La Universidad de la Sabana, desde antes de la implementación del proyecto con el Ministerio de Educación, venía adelantando análisis de pertinencia de los programas ofertados mediante la evaluación de competencias (genéricas y específicas). Su metodología consiste en trece pasos de un proceso que va desde la sensibilización de la comunidad académica y administrativa del proceso, pasando por la elaboración de un marco conceptual básico y la fundamentación de un análisis cuantitativo y estadístico pertinente, hasta la elaboración de informes y la socialización de los resultados. Método para el cual el objetivo fundamental es dar alcance en términos prácticos a la información a fin de estrechar la relación entre la educación y su calidad con las necesidades propias del sector productivo. En el marco de la convocatoria, la Universidad desarrolló el “Proyecto de mejora continua en la formación: Ajustes necesarios en los currículos según opinión de los graduados, los profesores y los empleadores”. En sus primeras etapas de desarrollo, realizó una revisión breve del estado del arte de las competencias y el desarrollo de estos conceptos relacionados con el mercado laboral tanto en países de Europa como de Latinoamérica. De igual manera, definió una ruta de investigación asignando tareas y responsables, que involucró a dependencias administrativas y direcciones de programas curriculares. Con la realización de estos procedimientos, la

15 “Cuando existen marcadas diferencias en la variabilidad de las observaciones dentro de los estratos, es

recomendable utilizar la asignación de Neyman, ya que además de tener en cuenta el tamaño de los estratos se tiene en cuenta la dispersión de los datos dentro de cada estrato. De ésta manera se obtendrá una muestra más grande de aquellos estratos que sean más heterogéneos”. Definición tomada de http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4030006/lecciones/capituloseis/6_6_5_2.html.

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Universidad de la Sabana fundamentó su trabajo de seguimiento a graduados, empleadores y docentes mediante la realización de encuestas (vía telefónica, correo electrónico y visita) y sondeos de opinión. La Institución diseñó la aplicación de instrumentos mediante muestreo aleatorio simple de proporción con un nivel de confianza del 90% y error máximo permitido del 8%, aplicándose el instrumento de empleadores al 30% del tamaño de la muestra correspondiente a los graduados. En el caso del proyecto, la aplicación de la metodología abarcó a un gran porcentaje de los programas ofertados por la Institución, siendo consultados un total de 693 graduados, 194 empleadores, censo de directores de programa (equivalente a 11) y sondeo de opinión a un total de 76 docentes. Posterior a la aplicación y análisis de la información recolectada, la Universidad de la Sabana realizó evaluación de la oferta académica de la Institución (caso especial del programa curricular de enfermería) y un fortalecimiento del desarrollo de competencias (genéricas y específicas). Los resultados fueron socializados de manera oportuna ante distintas instancias de la comunidad académica. Así, tanto por el ordenamiento de procedimientos y las distintas estrategias metodológicas adoptadas, como por el alcance dado a la información proveniente de graduados, empleadores, docentes y personal administrativo, se trata de una experiencia significativa.

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7. APOYO CON OTRAS IES Y PARTICIPACIÓN EN REDES

7.1 Las ventajas del trabajo en red

El trabajo en red con otras IES es una oportunidad para el intercambio de información, ideas o de recursos, así como para la creación de capacidades cognitivas y de alternativas para la solución de problemas. Allí se aprende tanto de la experiencia propia como de la ajena. Se pueden conocer las experiencias exitosas de otras instituciones y adaptarlas al contexto propio de cada IES. Permite además unir esfuerzos para el desarrollo de proyectos y el logro de objetivos que posiblemente una sola IES, por cuenta propia, podría alcanzar. La cooperación y en general en trabajo en redes alrededor del tema de seguimiento a graduados constituyen una expresión de una cultura de autoevaluación y mejoramiento continuo de la calidad y pertinencia de la oferta de servicios que ofrecen las IES, en la medida en que buscan conocer y compartir experiencias y generar un nuevo conocimiento acerca del desarrollo de buenas prácticas, sistemas de información o metodologías de evaluación. Así entonces, el desarrollo de redes es sin duda un objetivo de política pública que se busca alcanzar a través de los instrumentos que promueve el MEN. La idea es fomentar que cada una de las IES forme parte de una o varias redes alrededor de temas como el de seguimiento a graduados, ya sea a nivel regional o nacional. Pero una red debe formarse y madurar. Para ello, se requiere que en sus nodos (es decir, las instituciones y personas que las integran) confluyan relaciones fuertes, recíprocas y estables que aseguren su permanencia y crecimiento. Todo lo cual demanda, entre otras características, que en las redes existan: un lenguaje común; relaciones horizontales independientes y complementarias; respeto a la identidad, autonomía y a los estilos y ritmos de trabajo de sus miembros; la búsqueda de soluciones a problemas comunes; la asunción de responsabilidades individuales y compartidas; el aporte recursos humanos, materiales y financieros por parte de sus integrantes; un facilitador para el logro de resultados; la coordinación de intercambios y su proyección hacia espacios mayores de interacción.16

7.2 Redes de seguimiento a graduados en Colombia

En el país se han venido conformando redes, y entre las que se encuentran consolidadas y que trabajan en conjunto con el Observatorio Laboral para la Educación están:

Red SEIS: Está compuesta por instituciones vinculadas a la Asociación Colombiana de Universidades (ASCUN). Se encuentra conformada por representantes de las Oficinas y/o programas de Egresados de las Instituciones de Educación Superior de Bogotá, que se han integrado voluntariamente. Tienen el objetivo de identificar los ejes temáticos del seguimiento a graduados para concentrar sus esfuerzos en la generación de un vínculo dinámico y permanente entre el egresado y su Institución. Esta red se encuentra dividida actualmente en cuatro nodos, que son Nodo Centro (Eje Cafetero), Nodo Caribe, Nodo Sur Occidente y Nodo Antioquia. Esta última trabaja específicamente con

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Adaptado de Redes sociales: Una nueva propuesta de trabajo social. Presentación descargada de http://www.faong.org/ en septiembre de 2010

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la Red Enlace Profesional concentrándose en el tema de emprendimiento. Trabajan a través del desarrollo de mesas de trabajo, reuniones académicas y de gestión.17

Nodo Caribe: Surgió en abril de 2006, liderado por la Universidad del Norte, con el fin de “establecer y mantener una relación proactiva entre las distintas universidades de la región y contribuir al trabajo en red en referente al emprendimiento y a la ubicación laboral. También se ocupa del desarrollo integral, comunicaciones, seguimiento a egresados e impacto en el medio y carnetización.”18

Red de Enlace Profesional: Se desarrolla en el departamento de Antioquia y fue creada en 2001, por la iniciativa de varias universidades de la ciudad de Medellín. En su misión se encuentra “crear, mantener y fortalecer políticas, programas y proyectos en beneficio de los Egresados de las diferentes instituciones de educación superior, técnicas, tecnológicas, y profesionales que pertenecen a la Red, favoreciendo su constante desarrollo académico, cultural y laboral, en su ejercicio profesional en concordancia al desarrollo de éstas instituciones.”19 Su estructura organizacional consta de una Coordinación General, Cuatro Comités (de Protección y Desarrollo Profesional, de Comunicación y Mercadeo, Académico y de Asuntos Legales), un coordinador para cada comité y las universidades asociadas, voluntariamente y a su preferencia. a cada uno de éstos.

Red Sur: Su objetivo es “consolidar y mantener la red de Oficinas y Centros de Graduados de las Instituciones de Educación Superior del Suroccidente Colombiano, con el propósito de coordinar políticas y lineamientos de apoyo a los graduados y sus centros, para generar estrategias que propendan al desarrollo laboral, personal, académico y social.”20

Estas Redes se ven articuladas entre sí a través de la Red RENACE (Red Nacional de Comunidades de Egresados), cuya Misión es “Consolidar el trabajo en red de las Instituciones de Educación Superior, Técnicas y Asociaciones de profesionales en torno a proyectos de acción conjunta, proponiendo y ejecutando políticas y actividades en pro del desarrollo integral de los egresados graduados y de su impacto en la sociedad.”21 De ella hacen parte, además, otras redes: Eje Cafetero y Orinoquia.

7.3 Experiencias significativas de IES de las convocatorias

En el marco de la convocatoria de seguimiento a graduados, varias de las instituciones participantes se encuentran trabajando en la consolidación del trabajo en red o en cooperación con otras IES, como evidencia del grado de concientización de la importancia que tiene desarrollar esta labor en conjunto. De las 43 IES que reportaron información en el desarrollo del presente estudio, 27 informaron haber desarrollado alguna actividad en este sentido. A continuación se hace una descripción de algunas experiencias significativas en materia de trabajo en red y alianza con otras IES seleccionadas del grupo de instituciones estudiadas. La presentación se hace por redes a las cuales se encuentran vinculadas estas IES.

a. Red Sur

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Puede encontrar mayor información en http://www.ascun.org.co/redseis.htm. 18

Tomado de http://www.graduadoscolombia.edu.co/, 21 de Agosto de 2010. 19

Tomado de http://www.graduadoscolombia.edu.co/Redenlaceprofesional, 21 de Agosto de 2010. 20

Tomado de http://www.graduadoscolombia.edu.co/Red sur/ Generalidades de la Red Sur, 21 de Agosto de 2010. 21

Tomado de: http://www.javeriana.edu.co/puj/oracle/egresados/docs_red/renace/renace_red_nacional.pdf. Agosto 27 de 2010.

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La Universidad Santiago de Cali hace parte de la Red Sur, cuyo fin es consolidar y mantener la red de oficinas y centros de graduados de las instituciones de educación superior del sur occidente colombiano. A través de ésta, con una frecuencia de alrededor de una vez a la semana y mediante el intercambio de metodologías y experiencias referentes al seguimiento de graduados, se coordinan políticas y lineamientos de apoyo a los graduados y sus centros para generar estrategias que propendan por el desarrollo laboral, personal, académico y social de la región. Dicha Universidad también desarrolla mensualmente labores en cooperación con la Institución Universitaria Antonio José Camacho y la Fundación Universitaria María Cano, tratando temas de metodologías empleadas para el seguimiento de graduados, sistemas de información y organizando actividades académicas en conjunto. El Instituto Tecnológico Municipal Antonio José Camacho, con el apoyo de instituciones como la Universidad Santiago de Cali, Universidad Libre, Universidad del Valle y EMAVI (Escuela Militar de Aviación), comparte experiencias y resultados en cuanto a metodologías, evaluaciones de programas, encuentros de egresados, sistemas de información, entre otros. Estos procesos muestran un buen dinamismo y cuenta con la participación activa de los graduados en los distintos eventos. Otra IES perteneciente a esta Red es la Escuela Nacional del Deporte, la cual indica que la labor desarrollada mensualmente ha consistido en compartir sistemas de información, metodologías y resultados de evaluaciones, como socialización de experiencias exitosas. A través de ésta se han creado espacios de capacitación conjunta tales como los congresos de empleabilidad. La Universidad del Valle comparte metodologías y resultados de evaluaciones, desarrolla evaluaciones y metodologías conjuntas, además de trabajar en la organización de cursos, seminarios y talleres. Como trabajo independiente a la Red, esta IES tiene relación con la Universidad de Cundinamarca, con la cual ha trabajado temas como sistemas de información, metodologías y resultados de evaluaciones. Univalle reconoce la gran importancia del trabajo en red y en alianza puesto que se persiguen objetivos comunes como procesos de acreditación, reformas académicas, encuentros, ubicación de practicantes, foros, seminarios y ofertas laborales para fortalecer las IES.

b. Red SEIS

La Universidad Sergio Arboleda participa en dos redes: Red SEIS – Capítulo Bogotá; Mesa 3, conformada por 8 universidades de la ciudad de Bogotá; y ASCUN. A través de esta Red SEIS ha podido compartir sistemas de información, metodologías, resultados de evaluaciones, y realizar evaluaciones y metodologías conjuntas. La Institución manifiesta que este trabajo mancomunado le ha permitido la consolidación de unos parámetros de interés común que generan y fortalecen espacios de intercambio de experiencias. Debido al alto desarrollo que tiene institucionalmente la oficina de graduados, ha sido considerado por varios como un caso exitoso de seguimiento a graduados. Su experticia en el tema le ha permitido participar principalmente en la red como un guía y ejemplo a seguir para las otras Instituciones. A través de las reuniones desarrolladas en la Red, esta institución da a conocer lo que ha sido el trabajo con los graduados, brindando asesoría y apoyo a todas aquellas que lo soliciten. Sin embargo, a pesar de que la Universidad considera muy importante el trabajo en Red y en alianza con otras IES, señala que el principal problema es la falta de compromiso de algunas Instituciones frente al trabajo que se desarrolla, puesto que a pesar de que se hacen reuniones regularmente, hace falta un mayor aporte por parte de éstas. De esta manera, los esfuerzos

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brindados por la Universidad para trabajar bajo este modelo de alguna manera no se aprovechan adecuadamente y no se avanza conforme a lo esperado. La Escuela de Ingeniería Julio Garavito se encuentra actualmente trabajando con esta Red y a través de sus reuniones mensuales desarrolla actividades tales como compartir metodologías y resultados de evaluaciones. Éstas le han permitido establecer una visión amplia de la situación actual en el centro del país para pasar de esta manera a desarrollar metodologías conjuntas. Actualmente realiza estudios comparativos de salarios de graduados de las universidades de Bogotá, del grado de relación entre la oficina de graduados y la asociación de graduados de las IES, benchmarking de las oficinas de graduados a nivel nacional e impulsa el trabajo de las redes a nivel nacional. Para esta IES, el trabajo en red es de gran importancia, pues le permite: crear sinergias a partir del conocimiento compartido; conocer las mejores prácticas en políticas de seguimiento a graduados; promover el intercambio a través de foros, talleres y simposios; contribuir con una reflexión y conceptualización académica en torno de las relaciones entre las IES y sus graduados; dimensionar los alcances y responsabilidades en el trabajo con graduados por parte de las IES; desarrollar un marco de referentes en torno del papel que debe asumir la Universidad con la formación permanente, la oferta de servicios y la ubicación laboral de sus graduados; así como abrir caminos para pertenecer a redes internacionales que aporten a la reflexión de la formación del profesional global que se pueda desempeñar en cualquier lugar del mundo.

c. Red Enlace Profesional

La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia trabaja con la Red Enlace Profesional, como coordinadora del comité académico. Se reúnen mensualmente para desarrollar temas en conjunto que son de importancia para el mejoramiento del seguimiento a graduados en las instituciones de la región. En este comité se hace un estudio del estado del arte del seguimiento a graduados, en la que se hace una análisis y evaluación acerca de la situación de las diferentes oficinas de egresados de las universidades de la región, evaluando el personal con el que cuentan, los sistemas de información, la estructura organizativa y los procesos desarrollados al interior de cada una de ellas. Dentro de los hallazgos de este estudio, han encontrado que no todas las universidades de la región utilizan las encuestas como método de contacto con los egresados. Además, el resultado principal ha sido el ajuste y unificación de criterios sobre los procesos de seguimiento a graduados, lo mismo que conocer métodos y prácticas de otras IES con el fin de mejorar los procesos internos. En esta red se discute acerca de la oferta de programas curriculares de todas las instituciones, de tal forma que se pueda ofrecer una mayor y mejor oferta a sus estudiantes, al igual que se analizan nuevos mecanismos para el fortalecimiento del trabajo en red. Actualmente se encuentran montando un encuentro internacional de oficinas de graduados. La Fundación Universitaria María Cano considera que ha desarrollado un importante trabajo con la Red Enlace Profesional, puesto que le ha permitido intercambiar experiencias con otras instituciones que han servido para consolidar múltiples procesos concernientes con el seguimiento a graduados. Por otro lado, ha basado su trabajo en alianza con otras IES en la socialización de resultados relacionados con sistemas de información y evaluaciones, diseño

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de metodologías y la realización de metodologías y evaluaciones conjuntas. Se destaca por parte de la Institución la importancia que ha venido adquiriendo este trabajo en conjunto con otras IES para el desarrollo de objetivos comunes que redundan en beneficio de cada una de las instituciones participantes. La Fundación Universitaria Autónoma de las Américas comparte metodologías, desarrolla evaluaciones conjuntas y organiza encuentros de egresados y capacitaciones conjuntas para armar toda una red de egresados no solo a nivel institucional sino regional. El trabajo desarrollado una vez al mes, a través de reuniones, le ha permitido enriquecer diariamente el trabajo que se desarrolla al interior para la mejora continua.

d. Red Regional para el emprendimiento

La Universidad Autónoma de Bucaramanga está vinculada en la Red Regional para el Emprendimiento y el Comité Universidad-Empresa-Estado de Santander y se encuentra activando el Nodo Oriente de Graduados con ASCUN, en las que comparte sistemas de información y metodologías. Para la UNAB, el trabajo en red es de importancia crítica pues comparten datos claves para la operación de la metodología y se acortan las curvas de aprendizaje. La UNAB considera el trabajo en red como un principio institucional que a nivel externo le ha permitido establecer una directriz para un trabajo educativo en entre IES. También ha contribuido en el re-direccionamiento del plan estratégico con el apoyo de otras IES a través de esta red interinstitucional. Mediante la activación del Nodo Oriente de ASCUN, se trabaja en el desarrollo de un modelo estándar de la oficina de graduados para la región. Finalmente, a través del Comité Universidad-Empresa-Estado de Santander se busca el desarrollo empresarial mediante la búsqueda de personas que trabajen en las propuestas productivas de la región.

e. RESMAS

La Universidad Autónoma de Manizales participa en la Red RESMAS, Red de Asociaciones de Graduados en Manizales, trabajando temas como intercambio de metodologías y además de trabajar en conjunto para realizar el Encuentro Regional de Experiencias de Seguimiento a Graduados con las universidades del CRES Centro Occidente. Su trabajo en red, que se desarrolla generalmente cada mes, se ha concentrado en afianzar la relación con las otras IES, de tal forma que haya un trabajo grupal y verdaderamente enfocado a la mejora y desarrollo regional. A través de sus reuniones y encuentros muestran casos de experiencias exitosas, tema en el que ellos se han destacado dentro de la región. De esta forma la Institución ha actuado como orientador para otras instituciones en cuanto a la consolidación del seguimiento a graduados. De ahí que se reconozca como una experiencia significativa, pues es evidente su trabajo con otras IES para promover un mejor seguimiento a graduados Esta Universidad también trabaja, en apoyo con la Universidad Católica de Manizales, la Universidad de Manizales, la Universidad de Caldas, y el SENA, los temas de metodologías, resultados de evaluaciones y trasferencia de conocimientos y formalización de la Red de Universidades y el SENA REMAS.

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Así, del trabajo que realiza como líder, la UAM expresa que su mayor desafío radica en que en otras instituciones el tema de seguimiento a graduados no se limite a un asunto de mercadeo, sino que se convierta en parte de la cultura de autoevaluación y de mejoramiento de la calidad y pertinencia de los programas académicos, es decir, que el seguimiento a graduados sea un instrumento en la búsqueda de la excelencia académica. La Universidad de Manizales hace parte también de esta red del departamento de Caldas, donde semanalmente comparte sistemas de información, metodologías y lleva a cabo actividades grupales tales como el desarrollo de metodologías conjuntas y en particular estrategias para fidelizar graduados y actualizar datos, todo lo cual sirve para mejorar los procesos y procedimientos de seguimiento. Considera que el trabajo en red es importante porque ha permitido conocer las experiencias de otras IES, sus estrategias, herramientas de trabajo y los métodos utilizados para la divulgación de las oficinas. En su concepto, a partir del presente año, cuando se reestructure la oficina de graduados y tome forma como observatorio, con instancia con personal y funcionamiento autónomo e independiente, se podrán conocer las experiencias exitosas que pueden servir de apoyo y ejemplo para el trabajo diario de la oficina de egresados. Además, se comparte todo lo relacionado a ofertas laborales, lo cual se hace vía correo electrónico para luego reenviarla a los egresados y a la vez colocarla en el portal de empleo de la Universidad.

f. Red Caribe

La Universidad Autónoma del Caribe (UAC) ha desarrollado un trabajo a través de la Red Caribe para compartir metodologías y resultados de evaluaciones, en promedio una vez al mes. La Institución considera importante esta Red ya que le permite evidenciar las diferentes formas de trabajar de las otras instituciones a la hora de realizar seguimiento a graduados. Además, esta Universidad trabaja en alianza con la Fundación Universitaria del Norte, la Universidad del Atlántico, la Corporación Universitaria de la Costa y el Politécnico de la Costa, con las cuales desarrolla principalmente metodologías de evaluación de pertinencia de programas, una vez por semestre.

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8. CONCLUSIONES

En este documento se presenta un conjunto de experiencias significativas asociadas a los procesos de seguimiento a graduados de las IES que han participado en las convocatorias del MEN. La presentación se ha hecho de acuerdo con el concepto de ciclo de gestión, según el cual se asumen cinco componentes que sirven para mostrar arreglos institucionales, estrategias, prácticas o aproximaciones conceptuales o metodológicas que, del conjunto de instituciones que fueron objeto de apoyo por parte del MEN, ameritan ser reseñadas para su conocimiento por parte de la comunidad de IES porque constituyen un ejemplo elocuente de lo que idealmente se ha buscado promover a través de los instrumentos de política del Ministerio. En cuanto al primer componente, asociado al proceso de institucionalización del seguimiento a graduados, se mostró que debe abarcar varios elementos que son esenciales para emprender y consolidar esta actividad. En primer lugar, se ha expuesto la importancia del liderazgo de la alta dirección a través de la experiencia de algunas IES que reconocen en el seguimiento a sus graduados y en los resultados de esta actividad un insumo fundamental para la toma de decisiones. Seguidamente se mostró que este liderazgo y voluntad deben traducirse en la creación de unas condiciones institucionales apropiadas para el fortalecimiento del seguimiento a graduados: una estrategia, la definición de una coordinación institucional y el financiamiento. Sin éstas, el proceso no tendría impacto ni sostenibilidad dentro de la institución. Por último, se encuentra el desarrollo de capacidades de la Oficina de Graduados, en torno al desarrollo de un sistema de información, concepto con el cual se abarca una infraestructura informática, unos manuales y metodologías, bases de datos e información y un recurso humano adecuados. Así entonces, se ha mostrado que, para establecer y fortalecer las actividades de seguimiento a graduados, se requiere un proceso de institucionalización que se compone de varios elementos, todos fundamentales. También se ha mostrado que las posibilidades de implementación de cada uno de esos elementos son diversas, que la forma de hacerlo puede variar entre las instituciones y que cada una de estas posibilidades puede ser válida, siempre y cuando se cumplan unas condiciones mínimas. El segundo componente, referido a la conformación y administración de bases de datos y al desarrollo de mecanismos adecuados de contacto y recolección de información de graduados, muestra que es conveniente combinar diferentes estrategias. En primer lugar se debe tener una completa base de datos con la totalidad de los registros de graduados, la cual debe sistemáticamente mantenerse actualizada, pues esto es indispensable para el diseño y obtención de una muestra representativa. Posteriormente, está el proceso de aplicación de encuesta, en el cual se recolecta la información de los graduados y cuyo éxito está relacionado entre otros aspectos con: el diseño del cuestionario (extensión, claridad de las preguntas y tipo de información que se solicita), la facilidad de su diligenciamiento (en línea, por escrito o con un encuestador), y la motivación y los incentivos que tengan los graduados para responder. Varias de las experiencias presentadas ilustran formas diversas de abordar estas situaciones. El tercer componente se refiere al contacto y recolección de información del sector productivo. Las experiencias presentadas muestran la importancia de partir, tanto de una adecuada definición del objetivo y alcance del estudio y de su marco conceptual y metodológico, como de una base de información completa acerca de la población de empleadores a los que se debe encuestar o consultar. Es preciso, por lo tanto, hacer una priorización de los programas, competencias y contenidos que serán objeto de evaluación, y así establecer los sectores

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económicos, la región y la población objetivo de empresas en las que se deberá concentrar el estudio. Éstas son condiciones necesarias para la realización de una evaluación de pertinencia académica que permita obtener resultados útiles para la IES y en particular para las dependencias cuyos programas de formación están siendo objeto de evaluación y eventual reestructuración. Igualmente importante fueron las estrategias para contactar y obtener la colaboración y participación de los empleadores en el proceso de recolección de información. Por lo demás, este tipo de contactos y estudios permiten generar o fortalecer vínculos entre las IES y las firmas, los cuales se traducen luego, por ejemplo, en alianzas para el desarrollo de prácticas empresariales. El cuarto componente se concentra en experiencias significativas asociadas con el desarrollo e implementación de estrategias y metodologías mediante las cuales las IES recogen y sacan provecho de la información que se deriva del seguimiento a graduados, así como de la recolección de información y consulta a los empleadores. Las experiencias presentadas en este campo muestran una gran diversidad, desde el punto de vista conceptual y metodológico, de las estrategias empleadas por las IES para sacar provecho de la información que se acopia en los procesos de seguimiento a graduados y que incluyen no sólo el registro y encuestas a graduados, sino también la identificación y consulta a empleadores y el acceso a estudios y bases de datos de ministerios tales como el de Educación, Protección Social y Hacienda. Las técnicas estadísticas y econométricas son sin duda herramientas muy valiosas para ejercicios orientados a conocer el entorno, evaluar el desempeño de los graduados e interpretar las evidencias como insumo para el aprendizaje institucional y el mejoramiento continuo. Pero esto claramente se debe enmarcar en un esfuerzo sistemático y coordinado que debe arraigarse desde el proceso de institucionalización. Finalmente, en cuanto al componente de redes, las experiencias que se presentan muestran que para muchas IES el trabajo en red y en general la articulación de su trabajo con otras instituciones o asociaciones que desarrollan un trabajo de seguimiento a graduados se ha convertido en un mecanismo fundamental para sus procesos de fortalecimiento y aprendizaje. Sin embargo, con base a lo manifestado por las diferentes IES, podría decirse que en Colombia, aunque se ha desarrollado esfuerzos para trabajar en conjunto, éste todavía es un poco incipiente. Varias de las instituciones aún no han desarrollado un verdadero trabajo en red, puesto que muchos esfuerzos parecen estar concentrados en la concientización del beneficio que este tipo de actividades puede reportar tanto a cada universidad, en cuanto al aprendizaje de buenas prácticas de seguimiento a graduados, como a la región en general. Además, algunas IES han manifestado la falta de compromiso por parte de otras, y por tanto se ve frenado el avance. Cuando estas redes en su totalidad hayan alcanzado un mayor grado de madurez, se espera que su labor principal se enfoque en el desarrollo en conjunto de proyectos en beneficio de los egresados, con miras hacia la mejora educativa para competir a nivel internacional. A nivel regional, es notorio que la región oriental del país no tiene un mayor desarrollo en materia de redes, en contraste con el del centro del país. Actualmente ASCUN se encuentra activando el Nodo Oriental, pero es necesario poner un poco más de atención a regiones como ésta. En fin, el papel del MEN sería muy valioso en este propósito: fortalecer aún más su papel de facilitador de procesos de aprendizaje mediante el acompañamiento de los procesos de fortalecimiento del seguimiento a graduados de las IES que están iniciándolo; de la sistematización y difusión de experiencias, documentos académicos, metodologías de trabajo y buenas prácticas y manuales; o de la realización de actividades de capacitación. Asimismo también parece conveniente que las iniciativas de promoción de las actividades de seguimiento

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a graduados se articulen de manera integral con otras iniciativas del MEN, como es el caso de SPADIES o el SNIES. De cualquier forma, cada IES deberá encontrar su propio camino para poner en marcha o fortalecer sus procesos de seguimiento a graduados, de acuerdo con su estructura, su cultura organizacional, su contexto socio-económico y sus necesidades y oportunidades específicas.