ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA CH & D CHICOS Y DAMAS

KAREN XIMENA MONTILLA

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS SENA

TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

FICHA: 525360

BOGOTÁ

2013

ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PARA CH & D CHICOS Y DAMAS

KAREN XIMENA MONTILLA

INSTRUCTORA: DIANA PAOLA HERRERA MOLANO

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS SENA

TECNICO ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

FICHA: 525360

BOGOTÁ

2013

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 4

1.1 OBJETIVOS ............................................................................................................... 5

1.1.1 Objetivo General ................................................................................................ 5

1.1.2 Objetivos Específicos ....................................................................................... 5

2. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS .................................................. 6

2.1 TABLA DE RESUMEN ............................................................................................. 6

2.2 OBJETIVO ................................................................................................................. 6

2.3 ALCANCE .................................................................................................................. 7

2.4 RESPONSABILIDADES .......................................................................................... 7

2.4.1Creación de Comités de trabajo ....................................................................... 7

2.5 ENTRADAS ............................................................................................................... 7

2.6 DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................... 9

2.7 DESARROLLO ........................................................................................................ 10

2.7.1 FIJACIÓN DE ASPECTOS BÁSICOS ............................................................. 10

CONCLUSIONES .............................................................................................................. 16

INTRODUCCIÓN

Los eventos son una parte importante dentro de la administración de las

empresas, por esto para que un evento cumpla su función que es el logro de la

satisfacción del cliente tanto interno como externo, al cual va dirigido y tenga un

buen resultado se requiere de una muy buena planeación, su organización es una

de la tarea más complejas y su puesta en marcha es la culminación de tanto

esfuerzo y dedicación durante las diferentes etapas del proceso. Luego de una

verificación a la propuesta hecha a la empresa durante la etapa de análisis y

planeación de las condiciones actuales de la empresa, nos enfocamos en la

realización de un evento para presentar el manual de funciones del Asistente

Administrativo, por ser una de las carencias más notorias en CH & D Chicos y

Damas, en la administración del personal, para la planeación del evento se tuvo

en cuenta la opinión dada en entrevista informal de la Gerente, de cuáles eran los

objetivos que se esperaban, de donde era más conveniente para la empresa llevar

acabo el evento, si dentro o fuera de la locaciones de la empresa, de que medios

de divulgación podría la empresa al servicio del evento, de cuanto presupuesto se

podría destinar. Contará con la participación de la Gerente General y de todos y

cada uno de los empleados que conforman la plata de personal del área

administrativa.

El evento se planifico y organizo llevando a cabo una serie de pasos los cuales se

detallan dentro del informe y su finalidad es dar orden al evento y que se cumpla

su fin.

1.1 OBJETIVOS

1.1.1 Objetivo General

Planear y organizar el evento de acuerdo al protocolo para dar a conocer el

manual de las funciones del Asistente Administrativo en CH & D Chicos y Damas.

1.1.2 Objetivos Específicos

Dar a conocer la importancia de contar con un Manual de Funciones para el

cargo de Asistente Administrativo

Aplicar las herramientas y los conocimientos adquiridos para la

organización de eventos y así lograr la satisfacción de los clientes internos

de la empresa.

2. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Los eventos es un suceso planificado y en el tema corporativo son de gran ayuda

cuando se desea potencializar o dar a conocer un determinado producto o

servicio, para este caso será el Manual de Funciones la herramienta de

administración del personal la que se dará a conocer dentro de CH & D Chicos y

Damas.

2.1 TABLA DE RESUMEN

SECTORES SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

SUBSECTORES ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

ACTIVIDAD / ES CAPACITACIÓN

GUÍA/ S ACTIVIDAD/ ES ORGANIZACIÓN DE COMITES

TIPOLOGÍA DEL PROCESO ESPECIFICO

PROCESO PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

RESPONSABLE DEL PROCESO GAES APRENDICES SENA

PROCESOS RELACIONADOS NO APLICA

ENTRADAS DEFINICION DE LOS OBJETIVOS

SALIDAS EVENTO PLANIFICADO Y ORGANIZADO

Cuadro elaborado No 1. Realizado por MONTILLA, Karen, CHACON, Cesar, NOEL, Edgar

2.2 OBJETIVO

Dar a conocer el Manual de Funciones del Asistente Administrativo a los directivos

y empleados de la empresa CH & D Chicos y Damas.

2.3 ALCANCE

Presentar una posible propuesta para la realización de un evento, para dar a

conocer y socializar el Manual de Funciones del Asistente Administrativo, a través

de una capacitación

Las actividades a las que afecta este proceso, son la jornada laboral de buena

parte de los empleados de Área Administrativa, ya que el evento se llevara a cabo

dentro de su jornada habitual de trabajo, los empleados operativos no se verán

afectados pues dicho manual es específico para el cargo.

2.4 RESPONSABILIDADES

La planeación y organización del evento está a cargo de equipo de trabajo GAES,

conformado por Cesar Andrés Chacón, Edgar Agusto Noel y Karen Ximena

Montilla, quienes de acuerdo a sus capacidades y disposición se encargaran de

las diferentes labores que se deben seguir entre las más importantes están.

2.4.1Creación de Comités de trabajo

Organizador, estará a cargo de KAREN XIMENA MONTILLA

Honorifico, estará a cargo de la Gerente General de la Empresa

Ejecutivo, estará a cargo personal administrativo que la empresa designe

Financiero, estará a cargo de EDGAR AGUSTO NOEL

Técnico, estará a cargo de CESAR ANDRES CHACON

2.5 ENTRADAS

LISTA DE CHEQUEO

Objetivo: Analizar la implementación del procedimiento específico en un Evento Área: Organización de Eventos Fecha: Hora: Nombre del Responsable: KAREN XIMENA MONTILLA

ASPECTO OBSERVADO SI NO

El alcance del proceso abarca aquellas actividades que involucran

planificación y organización

X

Se realizó la planificación inicial y cotizaciones de presupuesto X

Existe una programación de horarios detalladamente X

Se plantea la fecha para el Evento X

Contamos con el personal suficiente X

Contamos con recursos físicos, financieros, humanos X

Se tiene planteada de manera adecuada el tema a tratar X

Cuadro elaborado Realizado por MONTILLA, Karen

ANALISIS: podemos encontrar que para la realización de la propuesta del Manual

de Funciones en CH & D Chicos y Damas se realizara un pequeño lanzamiento

donde brindaremos una mini conferencia aplicando los pasos correspondientes a

la realización de un evento, teniendo en cuenta la programación y disponibilidad

con que la empresa cuenta.

Para la planeación, organización y puesta en marcha de evento, contaremos con

una serie de recurso tanto financieros, físicos, logísticos y humanos.

Recursos Financieros, estos son todos y cada uno de los recursos en dinero que

la empresa va a destinar para la planeación, organización del evento donde se

dará a conocer el manual de funciones asistente administrativo.

Recursos Físicos, son todos los elementos como su nombre lo dice físicos como,

mantelería, mesas, arreglos florales, cortinería, cubertería, decoración,

iluminación, sonido con que se va a realizar el evento y que son de vital

importancia.

Recursos Logísticos, estos hace a lución a todos y cada uno de los planes de

trabajo, como se dé la planeación, el estudio de cada una de la variables, la

organización, con ayuda de medios tecnológicos, de trasporte etc. Dentro del la

logística se debe contemplar los permisos y seguros tanto para el personal que

participa en el evento cono para la protección de terceras personas.

Recursos Humanos, es el personal capacitado para la organización del evento,

como meseros, bármanes, los disc jockey, los presentadores de evento, los

encargados de la ambientación y la iluminación, se hace necesario que este

personal cuente con las medidas de seguridad necesarias para no tener ningún

percance que lamentar, en espacial los encargados de la seguridad

2.6 DIAGRAMA DE FLUJO

Organizar el evento que permita tener más claridad sobre la importancia del manual de asistente administrativo.

Fijación de aspectos básicos

Duración: 5 horas

Estilo: Clásico con elegancia y etiqueta

Contenido: Permitir que cada persona de la empresa se sitúe dentro del manual, lo que conlleva a poder identificar perfectamente su función.

Público objetivo: Personal de la

empresa , accionistas y clientes.

Presupuesto: 5.000.000 millones de

pesos

Programación

Organización técnica

Lugar: Hotel Inter Bogotá

Fecha del evento: 08-03-14

Personal

2.7 DESARROLLO

2.7.1 FIJACIÓN DE ASPECTOS BÁSICOS

El tipo de acto que se quiere realizar para la empresa SPEEDWAY EXPRESS DE

COLOMBIA LTDA, es una conferencia relacionada con el tema la importancia de

un manual de Asistente Administrativo, se hizo esta propuesta con el fin de dar a

conocer sobre el significado de un manual del asistente administrativo que es una

fuente de permanente de información, pues permite conocer la estructuración de

las organizaciones. Cada empresa cuenta con sus propios manuales, esto debido

a que en cada una de ellas se trabaja de manera distinta y por lo tanto sus

procedimientos, organización, políticas, etc., son diferentes.

Su importancia se encuentra principalmente en que los manuales estandarizan y

controlan la realización de las funciones y el cumplimiento de las mismas dentro

de la empresa, esto es muy importante, pues cada empleado de la organización

conoce cuáles son sus funciones y en qué momento interviene, lo cual evita

conflictos y escape de responsabilidades y al mismo tiempo promueve la

delegación de funciones.

Objetivos a conseguir

El objetivo que se pretende conseguir es resaltar que todo manual administrativo

delimita actividades, responsabilidades y funciones pues se evita la duplicidad de

funciones en la empresa CH & D Chicos & Damas y sobre todo elimina tiempos

perdidos pues las actividades son realizadas eficientemente. Esto se refleja en el

empleado pues su nivel de desempeño aumenta pues ya sabe qué debe hacer,

cómo hacerlo y en qué momento lo debe hacer.

Al final del evento, realizar una lista de chequeo donde se pueda evaluar si se

cumplió con la meta tanto en la planeación, como el entendimiento de un manual

correctamente redactado ya que puede ser un valioso instrumento administrativo.

Duración, estilo y contenido

El evento está estipulado para 30 personas que incluye los empleados de la

empresa, accionistas y clientes. Donde tendrá una duración de 5 horas. Donde se

tendrá en cuenta las siguientes características:

Evento tipo formal

Sera un micro evento en el hotel Inter Bogotá

Duración 5 horas

Es un espacio cerrado, cómodo y de un ambiente agradable

El espacio será un salón de eventos y recepciones del hotel

Se realizara en la ciudad de Bogotá

La temática que se manejara es únicamente de tipo empresarial

Todo los invitados vendrán en traje formal, para los caballeros traje

elegante con corbata y las damas vestido largo o de noche.

La decoración con diseños innovadores en grabado y papeles con texturas

planas, limpias de máxima calidad, con colores cálidos y acogedores.

Figura Estilo Clásico

Público objetivo

Se realizó una lista sobre el público objetivo del evento, donde incluye los

asistentes y el orador Carlos Julio Torres ; quien dará una charla

aproximadamente de dos horas sobre el tema “La importancia del manual de

funciones del asistente administrativo”.

PLANIFICACION INICIAL Y PRESUPESTO

De acuerdo con la información recopilada se realiza el presupuesto de todos los

gastos incluidos que se indican a continuación:

1. Alquiler del lugar del evento.

2. Decoración del salón que incluye.

Manteles, sobre manteles, forros para las sillas con su respectiva estola, centros

de mesa, TODO ACORDE A TEMATICA.

3. Tarjetas de invitación

4. Servicio de cena tipo buffet con mesa debidamente decorada y servida de

acuerdo al gusto de sus invitados y al suyo propio y de ser necesario la asesorará

un chef de nuestra organización.

5. Servicio de licor en:

a. whisky para los caballeros

b. Coctel en tres variedades diferentes preparados en jugos naturales a su

elección para las damas (BARRA LIBRE).

c. Las opciones de licor incluyen el servicio de cristalería y sus pasantes (agua,

hielo, limonada y gaseosa ilimitada).

6. Servicio de champaña con su respectiva copa flauta incluyendo la de la corte

militar.

7. Como pasa bocas mientras se llega la totalidad de las personas, Tabla de

quesos en presentación de 5 quesos nacionales, jamones nacionales y frutas

exóticas.

8. El servicio incluye:

El menaje en su totalidad, plato cristal cuadrado, cubiertos de lujo, jarras para el

agua, hieleras con sus respectivas pinzas, bandejas para servicio, poncheras para

la crema, copa flauta, vaso cristal roquero y vaso cristal largo para los pasantes y

demás que demande el evento.

9. Servicio de 3 meseros y 1 barman durante todo el evento

10. Sonido profesional, maestro de ceremonias.

11. Servicio de 50 fotografías, filmación de todo el evento, CD editado en estuche

de lujo y kit de la quinceañera.

12. Póliza de garantía

Las condiciones y Forma de Pago: Se abona el 50% a la firma de este acuerdo, un

25% a la firma del contrato y un 25% antes a la iniciación del evento, previo

inventario de los servicios acordados.

VALOR DEL PAQUETE: $ 5.000.000 (CINCO MILLONES DE PESOS

M/CTE)

PROGRAMACION

Es imprescindible para la realización del evento tener bien armada la hoja de ruta

o el timing de la fiesta. Este cronograma indica con exactitud y muchos detalles

todo lo que sucederá durante el evento y el orden en el que se realizará.

9.3.1. Timing general del evento

6:00 pm Llegada

6:45 pm Mensaje de bienvenida

7:00 pm Ponente de apertura

9:00 pm Cena

10: 00 pm Comentarios

11:00 pm Finalización del evento

ORGANIZACIÓN TECNICA

Puesta en marcha del evento.

• Comité Organizador y Logístico

Atender las necesidades que se presenten

Controlar que lleguen al horario indicado y que se cumpla todo lo previsto: Entre

las necesidades más básicas o habituales son:

Cámara de fotos

Cámara de video

Cables de conexión a PC

Proyector de pantalla

Meseros

Micrófonos

Fecha de celebración

Para organizar el evento con éxito es importante elegir una fecha en la que no

haya otros acontecimientos del mismo sector. Se tendrán en cuenta ciertos

factores como:

Fecha: El evento se realizara el 08 de marzo del 2014

Hora: 6:00 pm a 11:00 pm

Lugar de celebración

Las opciones pueden ser infinitas y cada evento tiene diferentes necesidades y

presupuesto, pero lo que está claro es que la ubicación elegida es uno de los

factores vitales del éxito o fracaso de un evento. La selección del espacio está

muy relacionada con lo que se quiere transmitir, a quién va dirigido. En este caso

la estrategia será el diseño en la decoración y el estilo del lugar .El hotel Inter

Bogotá cumple los objetivos generales del evento.

El hotel está ubicado en el centro, a pocas cuadras de los principales museos, la

antigua Bogotá, el barrio la Candelaria, Corferias y todos los centros de interés

turístico y comercial hacen que el Hotel Inter Bogotá brinde excelentes facilidades

y servicios de calidad para eventos, viajes de negocios o placer.

Lugar: Hotel Inter Bogotá (Carrera 2º No. 20-12) Barrio Chapinero

Adecuación en función de la naturaleza del evento

Dimensiones necesarias

Cuentan con aparta estudios, al igual que amplias y recién remodeladas

habitaciones así como el salón de eventos en donde se podrá organizar las

reuniones de negocios, congresos, conferencias y todo tipo de recepciones

sociales disfrutando de los menús nacionales e internacional acompañado de una

gran variedad de licores.

CONCLUSIONES

Un evento se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso

posible. Así, se dice eventualmente o ante todo evento en previsión de algo que,

previsiblemente, podría ocurrir en una circunstancia determinada y es

generalmente un hecho imprevisto.

La organización de un evento es herramienta de mercadeo, que permite

acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa

y amable, los productos y/o servicios de la empresa.

Para lograr que el evento cumpla sus objetivos se debe tener en cuenta varias

fases que componen la organización de un evento. Son las siguientes:

Planificación Producción Realización y Evaluación.

El desarrollo de ésta guía permitirá identificar y aplicar al desarrollo de un evento

las siguientes fases:

Planificación: “Se define el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con qué

medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y que

objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario,

asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el

acto y definir con claridad todos los objetivos.

Producción: Actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos de

trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos y

con personas y equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto”.