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VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN HUMANAGERENCIA DE ABASTECIMIENTO

Capacitación sobre administración del proceso contractual

Bogotá, 31 de marzo de 2015

ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO

ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO

ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO

MODALIDADES O TIPOS DE CONTRATACIÓN

SELECCIÓN DIRECTA

Justificación

INVITACION PRIVADA

Regla General

INVITACION PÚBLICA

MODALIDADES POR MONTO

• Igual o inferior a 500 SMMLV ($322,175.000)

Directa

• De 500 SMMLV• ($322,175.000) • hasta 5000

SMMLV ($3.221.750.000)

Privada

• Mayor a 5000 SMMLV < ($3.221.750.000)

Publica

* Para los procesos estratégicos si supera los 5000 SMMLV debe venir con la aprobación de la Vicepresidencia de Planeación Estratégica.

HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

  

Proveedor Nacional: Para contrataciones con un presupuesto mayor o igual a 110 SMMLV con IVA ($70,878,500) y tener una calificación en COFACE mínima de 61 puntos.

Proveedor Extranjero: Para contrataciones con un presupuesto mayor o igual a 1700 SMMLV con IVA ($1095,395,000)

AUTORIZACIÓN JUNTA DIRECTIVA

  

Autorización según estatutos

Para contrataciones con

un presupuesto mayor a

70.000 SMMLV

($45.104.500.000).

ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN PARA TODOS LOS PROCESOS

TRAMITES Y DOCUMENTOS PARA INVITACIÓN PRIVADA

ETAPA PRECONTRACTUAL

El área consumidora crea el trámite en SGC y radica en GAB los documentos del proceso:

Formato de solicitud de materiales y servicios firmado,Memorando con análisis de necesidad firmado por el facultado.

Para la radicación del proceso los recursos presupuestales deben estar aprobados en su totalidad.

Autorización del Presidente antes de la Adjudicación.

INVITACIÓN PRIVADA-ETAPA PRECONTRACTUAL

Tramites y documentos para Invitación publica

ETAPA PRECONTRACTUAL

El área consumidora crea el trámite en SGC y radica en GAB los documentos del proceso:

•Formato de solicitud de materiales y servicios firmado, •Memorando con análisis de necesidad firmado por el facultado.

Para la radicación del proceso los recursos presupuestales deben estar aprobados en su totalidad.

Autorización del Presidente antes de la Adjudicación.

INVITACIÓN PÚBLICA -ETAPA PRECONTRACTUAL1. El área consumidora inicia el

trámite en SGC y radica en GAB los documentos del proceso: Formato de

solicitud de materiales y servicios firmado, y memorando con análisis de

necesidad firmado por el facultado.Para la radicación del proceso los

recursos presupuestales deben estar aprobados (cesta liberada)

2. El líder de l equipo de Gestores de Contratación atiende el trámite

en SGC y asigna el proceso al Gestor de contratación responsable.

3. El Gestor de Contratación envía trámite a los equipos jurídico ,

económico y técnico para designación de responsable.

¿El área consumidora va

a tramitar borrador de los

términos de referencia?

4 . Los equipos jurídico, económico y técnico dan visto bueno a los

términos de referencia.

5. El Gestor de contratación tramita publicación de borrador de

términos de referencia en pagina web de ETB y aviso de prensa.

6. El área de comunicaciones gestiona y publica aviso en prensa. 8. El Gestor de contratación con el área

consumidora y los equipos jurídico y económico coordinan y realizan la reunión de información

con los oferentes.

( Esta etapa es opcional)

9. Los equipo técnico, jurídico y económico dan respuesta a las

aclaraciones presentadas sobre los términos de referencia en la

reunión de información o vía correo electrónico.

(Esta etapa es opcional)

10. Los equipos jurídico, económico y técnico dan visto bueno a los

términos de referencia y

El Gestor de contratación consolida y gestionar publicación de los términos definitivos en la página web de ETB.

11. El proveedor solicita aclaraciones a los términos.

12. Los equipos técnico, jurídico y económico dan respuesta a las

aclaraciones realizadas a los términos de referencia.

13. El proveedor entrega oferta en GAB.

14. Los equipo técnico, jurídico y económico realizan la evaluación de

ofertas presentadas. En este mismo plazo el proveedor da

respuesta a las aclaraciones y el equipo logístico realiza el cálculo

del factor de conversión

¿Se va a realizar

reunión de negociación?

15. El Gestor de contratación y el área consumidora tienen coordinan y realizan la reunión de negociación en la cual

GAB puede actuar como asesor.Dentro de este plazo se reciben contraofertas

(Esta etapa es opcional)Con el resultado de la negociación el área consumidora

tramita autorización ante Presidencia

17. El facultado para contratar decide sobre la adjudicación del

proceso. 19. El abogado de Secretaría

General elabora la minuta del contrato y lo remite a GAB (físico

y en SGC).

20. El Gestor de contratación realiza el trámite y la gestión de las firmas

por parte del proveedor y del facultado para contratar

FIN DE ETAPA PRECONTRACTUAL E INICIO DE ETAPA CONTRACTUAL

7. El proveedor realiza la solicitud de aclaraciones a los borradores de los términos de referencia .

(Esta etapa es opcional)

18. El área consumidora realiza los ajustes presupuestales a la cesta de

compras.

SI

NO

SI

NO

16. El Equipo Económico realiza el

estudio de contraofertas

Tramite y documentos paraSelección directa

ETAPA PRECONTRACTUAL (GAB)

El área consumidora crea el tramite en SGC y radica en GAB los documentos soporte:

Memorando de análisis de necesidad firmado, Formato de Solicitud de bienes y servicios firmado por el facultado, Términos consolidados yOferta original firmada.Autorización del Presidente.

Para la radicación del proceso los recursos presupuestales deben estar aprobados en su totalidad.

Selección directa -etapa precontractual

Trámites y documentos Para adiciones y prórrogas

Los recursos presupuestales deben solicitarse ante la Gerencia de Gestión de Planeación Financiera, con una antelación no inferior a treinta (30) días calendario a la fecha prevista para el agotamiento del precio pactado o el vencimiento del plazo estipulado, según el caso.

La solicitud de elaboración del acuerdo elevada a la Gerencia de Abastecimiento deberá adelantarse a través del Sistema Gestión Contratos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que los recursos hayan sido colocados por la Gerencia de Planeación Financiera.

Trámites y documentos Para adiciones y prórrogas

Tratándose de prórrogas el trámite ante Sistema Gestión deberá realizarse con una antelación no inferior a 15 días hábiles a la fecha de vencimiento del plazo.

Para las solicitudes de modificaciones contractuales ante la Gerencia de Abastecimiento se debe anexar lo siguiente:

Justificación de la adición o prórroga. Copia de la orden de inicio del contrato. Copia del resultado de Estudio de Mercado, en caso que aplique.Carta de aceptación del proveedor de la prórroga o adición.Autorización de Presidencia.

Para el caso de las prórrogas se debe anexar carta del contratista en la cual manifieste que mantiene las condiciones iniciales pactadas durante el tiempo de prórroga del contrato.

LECCIONES APRENDIDAS PROCESO DE CONTRATACIÓN

Trabajadores nuevos a cargo de procesos de contratación sin

la inducción o acompañamiento requerido.

Imprecisiones en las condiciones técnicas, documentación

incompleta (Boletín de Bienes y Servicios, Memorando de

Análisis de Necesidad).

Consulta insuficiente de los recursos de apoyo al proceso de

contratación (PROTEC, Manual de Compras, Manual de Log).

Omisión o dilación en el trámite de las autorizaciones del

Presidente.

Omisión o dilación en el trámite oportuno de las

autorizaciones de Junta Directiva.

Atención a destiempo de actividades en SGC.

ASPECTOS RELEVANTES SUPERVISION DE CONTRATOS

Directiva 0612 del 13 de julio de 2012 8 Capítulo 2

  

SUPERVISIÓN

Conjunto de funciones desempeñadas por Trabajadores de ETB del nivel profesional o superior, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos, tendiente a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en el Manual de Contratación y las obligaciones contenidas en el contrato.

En el seguimiento del contrato se debe mantener informado al Facultado de los avances y dificultades que se presenten.

ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN

Acciones de carácter

ADMINISTRATIVO

TÉCNICO

FINANCIERO

LEGAL

SU LABOR DEBE FUNDARSE EN EL

CONTRATO MISMO, LOS DOCUMENTOS

PRECONTRACTUALES Y CONTRACTUALES Y EL

MANUAL DE CONTRATACIÓN DE ETB.

PRINCIPIOS

Cooperará con ETB y con el contratista en el logro de los objetivos contractuales

pactados.

Velará por la debida ejecución contractual y por el cumplimiento de los cronogramas

establecidos.

Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada.

Responderá por los resultados de su gestión.

Verificará el cumplimiento de las condiciones técnicas, económicas y financieras del contrato e informará oportunamente sobre todas aquellas

situaciones que afectan la debida ejecución contractual para solventarlas a la mayor

brevedad.

FINALIDADES DE LA

SUPERVISIÓN

Propender porque no se generen

conflictos entre las partes y adoptar

medidas tendientes a solucionar eventuales

controversias.

Garantizar la eficiente y

oportuna inversión de los recursos

asignados en los contratos.

Asegurar que el contratista en la

ejecución del contrato se ciña a

los plazos, términos,

condiciones y exigencias técnicas

y demás previsiones pactadas.

Mantener permanente

comunicación con el contratista y los

trabajadores de ETB.

Velar por que la ejecución del

contrato no se interrumpa

injustificadamente.

a) Exigir el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato.b) Impartir instrucciones escritas al contratista o a sus dependientes sobre el

cumplimiento de las obligaciones. c) Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y

contribuya a la mejor ejecución del contrato.d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e

instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con lo pactado.

e) Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado.

f) Comunicar al Facultado las circunstancias que pudieren poner en riesgo la ejecución del contrato, y si es el caso, a los organismos de control a través de la Secretaría General de ETB.

g) Informar oportunamente las circunstancias, eventos y situaciones que afectan la buena marcha del contrato y solicitar la toma de las medidas jurídicas, técnicas ó financieras, a que hubiera lugar, acompañando y coadyuvando activamente a ETB durante la solución de todas las controversias o vicisitudes que se presentan y deban ser solucionadas.

FACULTADES

PROHIBICIONES ESPECIALES Adoptar decisiones

que impliquen modificación,

prórroga, ampliación,

reducción y demás del contenido o

alcance del contrato.

Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí

o para un tercero, dádivas, favores o

cualquier otra clase de beneficios o prebendas

del contratista.

Omitir, denegar o retardar la atención de los asuntos a su cargo.

Exonerar al contratista de

cualquiera de sus obligaciones.

Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el

contrato.

Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona

interesada directa o indirectamente en el

contrato.

Permitir indebidamente el

acceso de terceros a la información del

contrato.

Gestionar indebidamente a título personal

asuntos relativos con el contrato.

Autorizar el inicio de la ejecución

contractual antes de que se encuentren

satisfechos los requisitos legal o contractualmente previstos para el

efecto.

Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o

adiciones al contrato.

LECCIONES APRENDIDAS SUPERVISION DE CONTRATOS

Analizar perfil del supervisor.

Efectuar notificación escrita (memorando) de cambios o reemplazos e

ingresarlos en la carpeta.

Tramitar oportunamente adiciones, modificaciones o prórrogas.

Realizar Gestión Documental conforme a la Directiva 639 de 2014.

Supervisar de Gestión Ambiental (Manejo de residuos, reporte de

escombros, aceites usados de plantas de energía). Reporte a

gestionambiental_etb.com.co

Diligenciar evaluación de proveedores.

Gerencia de Abastecimiento.

Gracias