Estudio de factibilidad de proyectos informáticos

Problemas en proyectos informáticos

A nivel estratégico: dentro de la organización no se define el papel de la informática. Debe ser uno de los activos más importantes.

A nivel táctico: En el área informática falla la calidad. Se le dá más importancia al costo. Por ej. No se exige reusabilidad.

A nivel operacional: inexistencia de documentación de sistemas y de programas fuente.

Evolución de proyectos informáticos

Las organizaciones han ido evolucionando, las condiciones de mercado cambiaron y los criterios de inversión para evaluar proyectos informáticos fue variando:

1ro. Evaluación de la relación costo-beneficio.

3ro. Cómo las TI podían mejorar la toma de decisiones y aumentar la participación en el mercado.

4to. Cómo las TI pueden aumentar la capacidad de información, (Datawarehouse, Internet, etc) e innovación.

2do. Obtención de los objetivos de la empresa y si las TI mejoraban la calidad de las inversiones.

Objetivos de la evaluación de proyectos

El principal objetivo es, a través de metodologías sistémicas, brindar apoyo veraz para la toma de decisiones, a fin de elegir la mejor alternativa con un enfoque de costo-eficiencia, considerando:

Que se aborde el problema de la asignación de recursos escasos en forma óptima.

Recomendar la conveniencia de que un proyecto se realice por sobre otras alternativas.

Identificar, medir y valorizar, cuantitativa y cualitativamente, los beneficios y costos de los proyectos.

Se debe considerar el análisis de la optimización de la situación actual, que puede resultar en una fuente de ahorro de recursos

Se debe considerar el análisis de la optimización de la situación actual, que puede resultar en una fuente de ahorro de recursos

Enfoque Costo-Eficiencia

Este enfoque plantea la conveniencia de ejecutar un proyecto evaluando conjuntamente dos factores:

El costo que involucra la solución informática, adquisición y puesta en marcha del sistema hardware/software y los costos de operación.

La eficiencia, que analiza hasta que grado el gasto de recursos se justifica por los resultados, minimizando costos y optimizando insumos.

Se debe analizar la coherencia del proyecto con: • el plan informático, • las líneas estratégicas y objetivos de negocios de la

organización,• factores estratégicos como cuál información almacenar,

cómo aprovecharla mejor y la determinación de la información crítica.

Se debe analizar la coherencia del proyecto con: • el plan informático, • las líneas estratégicas y objetivos de negocios de la

organización,• factores estratégicos como cuál información almacenar,

cómo aprovecharla mejor y la determinación de la información crítica.

Estructura de la metodología

Esta metodología busca obtener un puntaje para cada una de las soluciones a evaluar y consiste en:

Definición de atributos, calificación y estimación de ponderadores.

Es crucial un buen diagnóstico que permita determinar que el proyecto es consecuencia clara de necesidades insatisfechas, de objetivos y/o políticas de la empresa, de un plan de desarrollo, etc.

Es crucial un buen diagnóstico que permita determinar que el proyecto es consecuencia clara de necesidades insatisfechas, de objetivos y/o políticas de la empresa, de un plan de desarrollo, etc.

aa

Cálculo del puntaje a cada alternativa.bb

Cálculo del índice de eficiencia.cc

Definición de atributos

El proceso de generación de atributos, presupone: claridad respecto de los requerimientos, de los problemas del actual sistema, de los objetivos del nuevo sistema y de las funciones y sistemas administrativos a ser

apoyados por el nuevo sistema.

Atributos Imprescindibles

Atributos Evaluables (muy deseables y deseables).

aa

Clasificación de Atributos:

Definición de atributos

Atributos Imprescindibles: obligatoriamente deben cumplirse, sino, el proyecto es descartado.

Ejemplos: •que el proyecto esté dentro de la política informática de la empresa.

•que la empresa disponga de las capacidades técnicas y administrativas para soportar la solución.

Atributos Evaluables: son medibles y permiten evaluar cada alternativa de solución. Pueden ser muy deseables o deseables en función del plan informático. Se sugiere hacer hincapié en la información la cual es soportada por la tecnología.Se los agrupa en cuatro factores:

EfectividadPlataforma tecnológicaCalidad técnica de la solución Ahorro de costos operacionales.

aa

EFECTIVIDAD: se trata de calificar el nivel de satisfacción de las necesidades a ser cubiertas por el sistema. Se deben considerar todas las funciones tanto operativas como estratégicas y tácticas que debe satisfacer el nuevo sistema.Ejemplos: Información en línea. Interfaces gráficas Emisión de reportes Capacidad de acceso y actualizaciones remotas. Velocidad de procesamiento Procesamiento distribuido Facilidad de configurar Capacidad de almacenamiento Facilidad de instalar Facilidad de operación. Actualización de archivos en línea. Etc.

Atributos evaluables: EFECTIVIDAD


Pasos para evaluar la efectividad:

1. Seleccionar las funciones que debe satisfacer el sistema.

2. Clasificar estas funciones en: imprescindibles, muy deseables y deseables

3. Verificar las alternativas que cumplen con las funciones imprescindibles, descartar las que no.

4. Calificar para las distintas alternativas, las funciones muy deseables y deseables, poniendo 1 si cumple y 0 si no la cumple. Calcular el porcentaje de cumplimiento para cada grupo de función.

5. Calcular el promedio ponderado , con un factor 0.7 para las funciones muy deseables y 0.3 para las funciones deseables. (estos valores se pueden modificar si el análisis lo justifica).


Ejemplo:

FUNCIONES PROYECTO-1 PROYECTO-2 PROYECTO-3

MUY DESEABLES 100% 50% 100% 1) Información en línea 1 1 1 2) interfaces gráficas 1 0 1

DESEABLES 33% 100% 33% 1) emisión de reportes 0 1 0 2) control de cambios 1 1 1 3) atributos menores 0 1 0

79,9 65 79,9(0,7*100)+(0,3*33) (0,7*50)+(0,3*100) (0,7*100)+(0,3*33)TOTAL PONDERADO

PLATAFORMA TECNOLÓGICA: se trata de que el nuevo sistema satisfaga los siguientes criterios:

Confidencialidad: nivel de protección contra la divulgación no autorizada de información (sistema operativo, base de datos, conexión con otros sistemas, acceso a medios de respaldo).

Integridad: precisión, suficiencia y validez de la información.

Disponibilidad: ver acceso a la información de todos los usuarios autorizados, cuando ellos lo requieren y tiempos de respuesta acorde a las necesidades.

Confiabilidad: que la información sea apropiada para la gestión operativa y funcional de la organización.

Información externa: que la información sea apropiada para satisfacer requerimientos de otras organizaciones (Afip, proveedores, etc.)

Atr. evaluables: PLATAFORMA TECNOLÓGICA


Pasos para evaluar la plataforma tecnológica:

1. Se califican los factores con una nota de 0 a 100 según el siguiente criterio:

• Cumple totalmente: 100 puntos• Cumple adecuadamente: 80 puntos.• Cumple con restricciones: 60 puntos.• Cumple con muchas restricciones: 40 puntos.• No cumple: 0 punto.

3. Se calcula el promedio ponderado para cada alternativa.

2. Se calcula el ponderador para cada factor, en función de su importancia para el nuevo sistema.

Cálculo del ponderador:


1. Identificar los factores y ponerlos en las filas y columnas.2. Completar los casilleros (anulando el cruce de igual factor) con

uno, si el factor de la fila es más importante que la columna, o sino, poner cero. Completar la parte inferior del gráfico con el inverso del número puesto en la parte superior de la matriz.

3. Totalizar cada fila.4. Calcular el ponderador dividiendo el total de la fila por el total de

la columna “total fila”.

PLATAFORMA TECNOLÓGICA Confidencialidad Integridad Disponibilidad Confiabilidad Infor.externa Total fila PonderadorConfidencialidad 0 0 1 0 1 10%Integridad 1 1 1 1 4 40%Disponibilidad 1 0 0 1 2 20%Confiabilidad 0 0 1 0 1 10%Información externa 1 0 0 1 2 20%

10 100%


Evaluación de la plataforma tecnológica:

PLATAFORMA TECNOLÓGICA Ponderador PROYECTO-1 PROYECTO-2 PROYECTO-3

Confidencialidad 10% 60 100 80Integridad 40% 70 100 90Disponibilidad 20% 60 100 70Confiabilidad 10% 100 80 80Información externa 20% 100 100 60

Promedio ponderado 76 98 78

CALIDAD TÉCNICA: se evalúa en una matriz todos los aspectos técnicos relevantes, en función de los siguientes factores:

Seguridad: seguridad de la información tanto en ámbitos de hardware como software.

Disponibilidad: capacidad de la plataforma de no sufrir caídas dentro de un rango de tiempo determinado.

Portabilidad: compatibilidad con otras plataformas, en cuanto a hardware como software.

Accesibilidad: disposición de la plataforma para ser accesada desde otra.

Escalabilidad: factibilidad de hacer crecer el sistema por etapas.

Atr. evaluables: CALIDAD TÉCNICA


Pasos para evaluar la CALIDAD TÉCNICA:

1. Seleccionar los aspectos técnicos a evaluar.

2. Clasificar estos aspectos con 1 si el proyecto lo cumple y 0 si no. Calcular el porcentaje de cumplimiento para el factor técnico.

3. Calcular el ponderador con la misma técnica que en la plataforma tecnológica y calcular el promedio ponderado de cada proyecto.

CALIDAD TÉCNICA Seguridad Portabilidad Disponibilidad Escalabilidad Accebilidad Total fila Ponderador

Seguridad 0 0 1 0 1 10%Portabilidad 1 1 1 1 4 40%Disponibilidad 1 0 0 1 2 20%Escalabilidad 0 0 1 0 1 10%

Accebilidad 1 0 0 1 2 20%

Evaluación de la calidad técnica


ASPECTOS TÉCNICOS Ponderador PROYECTO-1 PROYECTO-2 PROYECTO-3

Seguridad 10% 100% 75% 50% . Sistemas de respaldo 1 1 1 . Sistemas de recuperación 1 1 1 . Control de acceso 1 1 0 . Encriptación de datos 1 0 0Portabilidad 40% 100% 100% 100%

. Herramientas para import-exportación de datos 1 1 1Disponibilidad 20% 0% 100% 100% . Up time garantizado 98´% 0 1 1Escalabilidad 10% 100% 100% 100%Accesibilidad 20% 0% 100% 0%

. Canales de comunicación enlínea c/ otras aplicaciones 0 1 0

TOTAL PONDERADO 100% 60% 98% 75%

AHORRO DE COSTOS OPERACIONALES: se evalúa el ahorro que se producirá en relación a los costos operacionales objetivamente cuantificables que tenía la empresa antes de llevar a cabo el proyecto.Ejemplos: Remuneraciones (horas hombre liberadas). Servicios externos Comunicaciones. Alquiler de programas Materiales de uso y consumo corriente Mantenimiento y reparaciones Consumo de energía Ahorro de tiempos de usuario Reducción de tiempos de espera en impresión. Generación automática de documentos (facturas, cheques,

etc.) Etc.

Atr. Evaluables: AHORRO COSTOS OPERACIONALES


¿Cómo calcularlo?

1. Se debe usar la fórmula “ACj / COj” para cada alternativa “j”.

AC: Ahorro de costos operacionales j.CO: Costos operacionales de la alternativa j.

2. Se considera un máximo posible de ahorro (alrededor del 10%). Si la alternativa lo cumple, se le asignan 100 puntos, si no, los puntos que se considere.

3. Se calcula el ahorro promedio para cada alternativa, dividiendo por la cantidad de factores considerados.


Evaluación del ahorro en costos operacionales

AHORROS OPERACIONALES PROYECTO-1 PROYECTO-2 PROYECTO-3

Ahorro en papel 20 30 10

Ahorro en marketing 30 80 50

Ahorro en distribuciónd e inf. 100 40 80

Ahorro en reparaciones 10 70 90

Promedio de Ahorro (total/4) 40 55 57,5

Cálculo del puntaje a cada alternativa

Una vez evaluados todos los factores, se genera la siguiente matriz:

bb

ATRIBUTOS EVALUABLES Ponderador PROYECTO-1 PROYECTO-2 PROYECTO-3

Efectividad 17% 80 65 80Plataforma Tecnológica 50% 76 98 78Calidad Técnica 17% 60 98 75Ahorro en Costos Operac. 16% 40 55 58TOTAL PONDERADO 100% 68% 86% 75%

El proyecto-2 cumple adecuadamente las exigencias, mientras que el proyecto 1 y 3 lo cumplen con restricciones.

Ev. Alternativas Efectividad Plat.Tecnológica Calidad Técnica Ah.Costos Op.Total fila PonderadorEfectividad 0 0 1 1 17%

Plataforma Tecnológica 1 1 1 3 50%

Calidad Técnica 1 0 0 1 17%Ahorro en Costos Operac. 0 0 1 1 16%

Ponderación:

• Cumple totalmente: 100 puntos• Cumple adecuadamente: 80

puntos.• Cumple con restricciones: 60

puntos.• Cumple con muchas restricciones: 40

puntos.• No cumple: 0 punto.

Cálculo del indicador costo-eficiencia

Si todas las alternativas tuvieran costos similares, podría ser suficiente con el puntaje para decidir la selección, caso contrario se deberá calcular el indicador costo eficiencia.

cc

Indicador costo-eficiencia:

Se debe usar la fórmula “Cj / Pj” para cada alternativa “j”.

C: Costo de la alternativa j (considerar el valor actual y el factor de recuperación del capital).

P: Puntaje alternativa j.

Se selecciona la alternativa con menor valor en el indicador. Si existen dos alternativas con valores iguales, se elige la que tiene menos restricciones.

Cálculo del indicador costo-eficienciacc

Ejemplo :

ATRIBUTOS EVALUABLES Ponderador PROYECTO-1 PROYECTO-2 PROYECTO-3

Efectividad 17% 80 65 80Plataforma Tecnológica 50% 76 98 78Calidad Técnica 17% 60 98 75Ahorro en Costos Operac. 16% 40 55 58

TOTAL PONDERADO 100% 68% 86% 75%

COSTO para todos los proyectos: $ 1.000

Indicador costo/eficiencia 14,67 11,69 13,42

COSTO distinto para cada proyecto $ 1.300 $ 1.500 $ 1.000

Indicador costo/eficiencia 19,07 17,54 13,42

A igual costo, claramente se ve que el proyecto-2 es el mejor. Si tomamos distintos costos, podemos ver que el proyecto 3 pasa a ser el mejor.

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