¿Por qué fracasan los Proyectos Informáticos?Cristóbal Barba, Carlos Barría, Saúl Quintero

Universidad Tecnológica de Panamá, Panamá, Panamá

felipillocrew@gmail.comkrlos_24g@hotmail.com

thunderjr27@hotmail.com

Abstracto— Este articulo trata de analizar los factores que influyen en el fracaso de un Proyecto Informático, como sabemos son varia fallas las que causan que un proyecto termine de forma instantánea, por ello se debe documentar e investigar; ¿Con que fin? Con el fin de ayudar a futuros desarrolladores que desconozcan o caigan en el mismo error que usted, Sabemos que piensa que está perdiendo información; aunque usted no documente otros miembros de la Comunidad de Proyectos Informáticos lo hará y lo publicara, para que no caigamos en esa falla; así que piense bien si documentar o no documentar. Nuestra intención es darles una serie de recomendaciones para la buena práctica de la Administración de Proyectos.

Palabras Claves— Gerencia de Proyectos, Fallo Administrativo, Estimación, Recursos Óptimos, Formulación,

gestión informática, fracasos.

L

A Informática es una Ingeniería que sufre un cáncer. El cáncer de la ingenuidad en la planificación de proyectos.

¿Por qué? Cuando se empieza a construir un edificio, no se abandona a la mitad porque no satisfacía los requisitos de los usuarios; cuando se acomete una obra hidráulica no se acaba diciendo que falló en el objetivo de transportar agua a las zonas designadas. O, al menos, si sucede, hay un montón de gente que se mete en auténticos problemas por falta de objetivos.

La informática, sin embargo, es diferente; cada año se cancelan miles de proyectos fallidos.

Una mala planeación y/o ejecución de un proyecto causa pérdidas relacionados principalmente con el factor tiempo y dinero, razón por la cual éstos deben planearse y

ejecutarse tomando en cuenta la premisa de que los proyectos se desarrollan para obtener una mejora significativa en la empresa, cumpliendo con las expectativas de calidad, costo y tiempo. La correcta definición y gestión de proyectos, tomando en cuenta dicha premisa determina el éxito o fracaso del mismo.

La formulación y gestión adecuada de un proyecto, requiere conocer los aspectos relacionados con la formulación adecuada, las áreas y herramientas disponibles para su administración y los aspectos del entorno que determinan los resultados obtenidos en la ejecución del mismo. Sin embargo, existen estudios de importantes firmas que muestran que un gran porcentaje de los proyectos informáticos fracasan a pesar de que “supuestamente” estaban bien planeados y diseñados.

Existen ocasiones en donde el fracaso de los proyectos no representa el verdadero problema al que se enfrentan los involucrados en el proyecto, sino el hecho de no aprender de dichos fracasos y que cada uno de los gerentes de proyectos tengan que cometer errores similares para poder enriquecer sus experiencias. En lugar de esto deben existir comunidades mundiales en donde se analicen los factores que incidieron en los fracasos de grandes proyectos informáticos, con el fin de poder compartir esta información entre todos los que de una u otra forma estamos involucrados en este tipo de proyectos.

¿Qué es un Proyecto?

El Project Management Institute (PMI) en su guía PMBOK [1] define un proyecto como un esfuerzo temporal

de recursos limitados para crear un producto o servicio único. El carácter temporal significa que los proyectos tienen un inicio y finalización determinados. El carácter único significa que los resultados obtenidos del proyecto, el producto final o el servicio prestado tienen alguna característica distintiva de otros productos y/o servicios.Si bien en todos los proyectos informáticos se afirma que se planifica, ejecuta y controla, pocos de ellos toman en cuenta la mayoría de los elementos involucrados en una adecuada planificación sin la cual no puede haber un adecuado control. A su vez, sin un adecuado control, no puede haber una exitosa ejecución.

Qué Factores Influyen en el Fracaso de un Proyecto Informático?

A finales del año 2001, Daniel Piorum[2] realizó un estudio con aproximadamente 50 responsables de proyectos, con el objeto de analizar las causas que alimentan los fracasos. En dicho estudio encontró tres principales causas que afectan los proyectos de forma negativa, estas son:

1. 21 % Cambios en los objetivos definidos a nivel estratégico

2. 31 % No utilización, o mala utilización de metodologías de trabajo

3. 48 % Problemas humanos, de conducción, comunicación y conflictos entre las personas

Piorum afirma que el primer punto es competencia directa de las autoridades de la Institución y que los otros dos puntos es donde centra su atención debido a que son competencia directa del equipo de trabajo. Sin embargo, considero que el segundo punto también debe ser tratado desde la alta gerencia, debido a que en cualquier empresa que utilice la orientación de proyectos para marcar una diferencia competitiva debe existir un nivel de profesionalismo en donde se exija el uso de metodologías.

Ilustración 1

El estudio titulado “The CHAOS Report” [3] publicado por Standish Group presenta otra clasificación diferente acerca de las causas de los fracasos de los proyectos, los cuales enumero a continuación:

13%12%

11%

10%9%9%

8%

8%6%

4%10%

Causas de FracasosRequerimientos IncompletosFalta de Involucramiento de UsuariosFalta de RecursosExpectativas no RealistasFalta de Soporte EjecutivoRequerimientos CambiantesFalta de Planificacion No se Necesita masFalta de IT ManagementDesconocimiento TecnologicoOtros

Ilustración 2

Como se puede apreciar, las causas que apunta el Standish Group son más detalladas, pero en su gran mayoría podrían ser clasificados en uno de los tres grupos presentados por Piorum. Cabe resaltar que nuevamente los porcentajes más altos se encuentran enmarcados en los temas relacionados con el recurso humano.

No pretendemos dar en un artículo corto como este la bala de plata para problemas en los que centenares de miles de sesudos expertos como los del Project Management Institute llevan décadas estudiando.

Pero si ofrecer un condensado de las causas ocultas del fracaso de proyectos que, supuestamente, están bien planeados y diseñados.

1. El razonamiento común de los programadores es que si se hacen unas buenas especificaciones y un buen diseño y una buena implementación y un buen control de calidad entonces el proyecto funcionará, pero esto es falso [4], porque un proyecto es justamente eso: un proyecto. No es

unas especificaciones, no es una arquitectura, un proyecto es una misión compartida de un grupo de personas.

2. Recorte sibilino de todos los recursos e Imposibilidad de coordinar esfuerzos.

El segundo motivo no escrito es la dificultad para coordinar a un gran número de partes independientes y con intereses enfrentados, además mayoría de proyectos grandes que fracasan lo hacen porque se reducen sutilmente todos los recursos necesarios para llevarlos a cabo.. Esencialmente cuantos más miembros en el grupo menores las probabilidades de que funcione. Esto es especialmente cierto en el caso de los proveedores externos que son de naturaleza fagocitaria y buscan la venta por dominio del cliente eliminando a cualquier competidor potencial.

3. Obstáculos artificiales.

El tercer motivo es el bloqueo a las iniciativas que podrían salvar el proyecto en un momento dado. Puede ser por razones políticas o porque alguien ha empeñado su orgullo en que las cosas se hagan de una determinada manera. La cuestión es que no dejan a los informáticos trabajar, les imponen restricciones absurdas y demenciales procedimientos operativos los cuales estaban previstos en el plan inicial de ejecución.

¿Qué le Recomendamos?

Con una completa y fiable

planificación, no evitaremos que surjan errores en los proyectos, se requiere establecer una adecuada gestión de proyectos que permita la planificación y seguimiento del

mismo de unaforma atinada y en tiempo real, así como la aplicación de las medidas correctivas. Aquí es cuando el Encargado de Proyectos tiene su papel más relevante, y la elección del mismo es fundamental para conseguir una finalización exitosa. Seguidamente se presentan una serie de recomendaciones que el Director de Proyectos junto con su equipo de trabajo podrían seguir con el objeto de minimizar la probabilidad de fracaso:

Divulgar la importancia del proyecto. Definir de forma precisa los objetivos y alcances

del proyecto. Definir responsabilidades y comuníquelas. Escribir y detallar procedimientos. Identificar riesgos potenciales Apoyar al equipo de trabajo en sus actuaciones y

decisiones. Utilizar metodologías.

Evitar: Objetivos imprecisos. Cambios continuos en los objetivos. Estimaciones optimistas. Vinculación insuficiente de los usuarios en el

proyecto. Documentación inadecuada o incompleta. Control insuficiente. Ausencia de métodos. Mala utilización de los recursos. Resistencia a identificar y exponer los problemas. Personal insatisfecho o inadecuado. Formación inadecuada. Falta de revisiones.

Referencias

[1] Project Management Institute (PMI) (2008). “A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Project Management Institute, http://www.pmi.org, 2009, Unites States of America.

[2] Piorun Daniel, ¿Por qué fracasan los proyectos?http://www.degerencia.com/articulos.php?artid=201 (Consultado abril 2006)

[3] Standish Group, The CHAOS Report (1994)http://www.standishgroup.com/sample_research/chaos_1994_1.php (Consultado abril 2006)

[4] 1-2-3 de porqué fallan los proyectos informáticos, Sergio Montoro Ten, 25 julio 05,

http://www.versioncero.com/articulo/197/1-2-3-de-porque-fallan-los-proyectos-informaticos

[Ilustración 1] Imagen Tomada de: http://hamsa26.files.wordpress.com/2010/04/chiste-trabajo-de-equipo-thumb.jpg

[Ilustración 1] Imagen Tomada los datos de la encuesta realizada por Standish Group, gracia a Microsoft Excel.