ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD

Para comenzar con la Implantacin de un Sistema de Gestin de la Calidad es

necesario el Anlisis de los Procesos de Trabajo; una herramienta til para tal funcin

es la estructura de los procesos o Mapa de los procesos.

El Mapa de los Procesos de una organizacin permite considerar la forma en que cada

proceso individual se vincula vertical y horizontalmente, sus relaciones y las

interacciones dentro de la organizacin, pero sobre todo tambin con las partes

interesadas fueras de la organizacin, formando as el proceso general de la empresa.

Mapa de Procesos Empresa de Confecciones

Esta orientacin hacia los procesos exige la subdivisin en procesos individuales

teniendo en cuenta las estrategias y objetivos de la organizacin, la experiencia ha

demostrado que es conveniente definir los datos de entrada, parmetros de control y

datos de salida.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD

Una vez definida la estructura de los procesos se procede a documentar el Sistema,

Elaborando o mejorando los Procedimiento e Instrucciones; para ello se considera la

Estructura de documentacin del Sistema de Calidad.

Como lo representa la Pirmide de Documentacin, la Implantacin del Sistema de

Gestin de la Calidad se comienza por el 3er. Nivel, la recoleccin de los planes,

instructivos y registros que proporcionan detalles tcnicos sobre cmo hacer el trabajo

y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la

documentacin.

Posteriormente, se determino la informacin especificada sobre los procedimientos de

cada rea de la Gerencia: Quin?, Qu?, Cmo?, Cundo?, Dnde? y Por

qu? efectuar las actividades (2do. Nivel), esto con el fin de generar los Manuales de

Procedimientos de cada rea.

Los procedimientos documentados del sistema de Gestin de la calidad deben formar

la documentacin bsica utilizada para la planificacin general y la gestin de las

actividades que tienen impacto sobre la calidad, tambin deben cubrir todos los

elementos aplicables de la norma del sistema de gestin de la calidad. Dichos

procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD

del personal que gerencia, efecta y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se

deben efectuar las diferentes actividades, la documentacin que se debe utilizar y los

controles que se deben aplicar.

Algunos de los principales objetivos que se persigue con la elaboracin de los

manuales de procedimientos son:

Comunicar la poltica de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la

organizacin.

Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados.

Definir responsabilidades y autoridades.

Regular y estandarizar las actividades de la Empresa.

Facilitar la introduccin de un mejor mtodo dando datos completos del

mtodo actual.

Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de actividades

Suministrar las bases documentales para las auditorias.

- El primer Nivel de la estructura de la documentacin debe ser ejecutad por la

Direccin: Elaboracin de la Poltica de Calidad y los Objetivos.

2. Estructura para el Levantamiento de cada Procedimiento e Instructivo de

Trabajo

Una estructura recomendada para el levantamiento de cada procedimiento e

instructivo de trabajo es la siguiente:

Procedimientos:

Ttulo y Aprobacin del Documento

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD

Registro de revisiones efectuadas a este documento

1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsables

4. Condiciones/Normativas

5. Descripcin de las Actividades

6. Flujograma

7. Documentos de Referencia

8. Registros

9. Glosario

10. Anexos (incluye formas y registros)

Instrucciones de Trabajo:

Ttulo y Aprobacin del Documento

Registro de revisiones efectuadas a este documento

1. Objetivo

2. Alcance

3. Responsables

4. Condiciones/Normativas

5. Descripcin de las Actividades

6. Documentos de Referencia

7. Registros

8. Glosario

9. Anexos (incluye formas y registros)

Estructura Procedimientos- Instrucciones de Trabajo

Ttulo y Aprobacin del Documento.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD

Es la primera pgina del procedimiento o instructivo de trabajo, posee los siguientes

campos:

Logotipo y Nombre de la Empresa, Serial, Revisin, Pginas, Firma de la

persona responsable de la revisin y de la aprobacin, Nombre del

Procedimiento o Instructivo de Trabajo.

Registro de revisiones efectuadas a este documento.

Es la parte del Procedimiento o Instructivo de trabajo donde se seala el nmero de

revisiones realizadas al Documento.

Editado Revisado y Aprobado Edicin Fecha

Primera

El contenido del procedimiento debe bosquejar la secuencia y flujo entre personas y

reas involucradas. Un procedimiento se genera para que el personal obtenga una

direccin en la ejecucin de una actividad en particular. Los procedimientos

pormenorizan en detalle la organizacin y responsabilidades para alcanzar las

polticas y objetivos de la empresa. El nmero de procedimientos variar de acuerdo a

la complejidad del sistema de calidad.

La exigencia internacional ISO 9000 requiere que todo procedimiento contemple

los siguientes aspectos:

1. Objetivo.

Empresa

x x

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Pgina 5 de 27 Cod : xxx-xxxx

Revisin 0 Fecha:

LABORATORIO DE PRUEBAS NO

DESTRUCTIVAS

Procedimiento xxx

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD

Establecer criterios que definan el propsito general del documento. Debe

describir de manera clara el "Por que" y el "Que" del procedimiento o la

instruccin de trabajo, centrndose en aquellos aspectos que lo hace nico.

Debe ser entendido y entendible por todos los involucrados en el mismo, como

por todos los que manejan el documento.

2. Alcance.

Establecer el cubrimiento y propsito del documento. Debe indicar tanto las

reas como las situaciones donde el procedimiento o la instruccin de trabajo

debe ser usado, adems de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye).

Debe ser entendido y entendible tanto por los involucrados en el mismo, como

por todos los que manejan el procedimiento o la instruccin de trabajo.

3. Responsables.

Debe indicarse la(s) posicin(es), que tienen la responsabilidad de ejecutar las

actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla el

mismo, se deber mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en forma

personal.

4. Condiciones/Normativas.

Todos aquellos patrones, normas, estndares, especificaciones u otros

documentos y procedimientos que le soportan y/o complementan. Normativas:

Debe describir las condiciones especificas para el procedimiento o la

instruccin de trabajo se pueda ejecutar. Aspectos de seguridad: Muestra los

riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar

para la ejecucin del documento.

Materiales, Herramientas y equipos.

5. Descripcin de las Actividades.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD

Describe en forma detallada y en el orden cronolgico las actividades que

deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o

servicios que se esperan obtener. Los procedimientos deben describir, con el

grado de detalle requerido, para el control adecuado de las actividades que

interesen, las responsabilidades, las autoridades y las interrelaciones del

personal que administre, efecte y verifique o revise el trabajo que afecte la

calidad; cmo se deben efectuar las diferentes actividades, la documentacin

que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar.

6. Flujograma.

Debe indicar de una manera lgica, la secuencia como deben ser ejecutados

los pasos, la posicin que debe ejecutarlos y los registros que deben

elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios

que se esperan obtener con el procedimiento. Aplica slo para los

procedimientos. Los iconos que se utilizan para la elaboracin del flujograma

se pueden apreciar a continuacin:

7. Documentacin de Referencia.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE LA CALIDAD

Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros, artculos, etc. que

se usaron para elaborar el procedimiento o la instruccin de trabajo, y adems

los que deben usar durante la ejecucin de los pasos. Esta referencia debe

indicar tipo, serial, titulo, autor, edicin y pgina sino que debe referirse a como

y donde ubicarla. En los casos de difcil acceso a la misma, y que sea

necesaria para la realizacin de algunos de los pasos descritos, debe

proveerse una copia de la misma como un anexo del procedimiento.

8. Registros.

Lista los nmeros y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociados

al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y para la

revisin y prueba necesarias para el asesoramiento de la calidad.

9. Glosario.

Refiere los trminos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento.

10. Anexos.