Esquema de trabajo flexible para tus empleadosEs tiempo de considerarla colaboración a distancia

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Introducción

Hoy en día es posible que una buena cantidad de empleados trabajen desde su hogar, una cafetería, una biblioteca o mientras se encuentran de viaje por el mundo.

Gracias al sin fin de herramientas de productividad que la tecnología ha desarrollado, los trabajadores ahora hacen su labor sin necesidad de acudir a la oficina.

Los recursos tecnológicos permiten romper barreras, logrando integrar software y aplicaciones para cumplir este cometido, sin embargo, hay otro factor que está disparando este auge del trabajo a distancia: los millennials.

Esta generación impulsará las grandes transformaciones en las empresas. Para 2025 serán el 75% de la fuerza laboral en el planeta.

La firma consultora oDesk asegura que 92% de los millennials busca trabajar a distancia, en lugar de asistir a una oficina. El motivo principal: combinar el trabajo y la vida personal.

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apítulo 1:

Ventajas y desventajas de integrar un esquema de trabajo flexible

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Para las empresas que tienen sistemas integrados de gestión de proyectos, mensajería instantánea, correo electrónico y reporte de indicadores es fácil considerar el trabajo remoto como una opción viable para sus empleados. Otras empresas o negocios pequeños tienen su razón de ser en las redes sociales, el sitio web o su tienda en línea; para ellas también este esquema es una opción interesante.

Si lo que tus empleados o colaboradores hacen no tiene que ver con interactuar personalmente con clientes y proveedores, un esquema flexible de trabajo, en donde puedan realizar sus labores de manera virtual o combinando horas con el esquema tradicional, es factible e incluso recomendable en estos tiempos.

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Ventajas:

Se ahorra tiempoMuchas veces el tiempo que pierden los empleados en llegar a la oficina los

hace estar desmotivados.

Por esta razón, el trabajo a distancia logra que haya horas más efectivas, dando como resultado, mayor productividad.

Tendrás a los mejores empleados

Trabajar de manera remota es para una persona disciplinada, organizada y

responsable. Podrás encontrar para tus proyectos a los mejores talentos, garantizando con este esquema grandes resultados desde cualquier rincón del planeta.

Incrementarásla productividad

El hecho de no acudir a la oficina hace posible a los trabajadores escoger el

lugar, la forma y cuándo realizar su labor, opción que sirve como motivante para que den lo mejor de sí mismos.

Un estudio de la Universidad de Stanford concluyó que entre un grupo de oficinistas y otro de trabajadores remotos, los segundos fueron 15 % más productivos, se enfermaron menos y dijeron tener un mejor ambiente que los primeros.

Asimismo, otro análisis arrojó que los empleados que trabajaron desde otro lugar dos veces al mes, 80 % reportó un aumento en su productividad.

Disminuye gastosen las empresas

Esto va desde la renta de instalaciones, mobiliario, electricidad, agua,

papelería, mantenimiento, pago de impuestos, entre otros aspectos.

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Desventajas:

Algunos de los inconvenientes que presenta este esquema de trabajo son los siguientes:

Esta actividad no es para todos, pues, como se mencionó, requiere

disciplina, organización y responsabilidad y el empleado promedio presenta dificultades para conjuntar las tres características.

Otra cuestión es que la falta de contacto personal puede originar inconsistencias

en la comunicación o que haya dificultades para interactuar entre los miembros de un equipo de trabajo.

Por último, la convivencia diaria en una oficina permite que algunos

procesos sean más fáciles.

¿Quienes tienen más facilidad hoy para hacer ‘home office’?

FUENTE: ELLE México

Modelador 3D y experto

en AutocadEstas profesiones

se relacionan con la arquitectura: requieren de una computadora potente

y mucho tiempo diario de trabajo en casa.

ArtesanoDiferentes labores

artesanales de joyería, confección de ropa o reparación de calzado pueden realizarse en

pequeños talleres adaptados entu propia casa.

ContadorGeneralmente

tienen una amplia cartera de clientes a los

que deben visitar, pero su labor puede realizarse

muy bien sin tener una oficina.

PeriodistaHoy se puede

escribir, en tiempo real, desde cual

quiera lugar.

ProfesorCada vez hay

más opciones para dar clases en línea,

haciendo más accesible la educación a jóvenes

en zonas remotas.

Community Manager

Es un oficio relativamente nuevo porque las redes

sociales tienen menos de 10 años. Estos profesionales pueden hacer su trabajo desde cualquier lugar.

Diseñadorgráfico

Este trabajo puede hacerse desde casa, con una computadora eficaz que soporte el software necesario y una buena

conexión.

Desarrollo web

Para desarrollar páginas web o aplicaciones

necesitas sólo invertir en un acceso confiable

por internet a los servidores en la

nube.

Todas las profesionesque mejor se adaptan a un esquema de trabajo flexible

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apítulo 2:

Cómo implementarun esquema detrabajo flexible

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1. Analiza el flujo de trabajoLo primero que deberás realizar es un análisis del flujo de trabajo, así como determinar si las áreas de tu negocio son dependientes entre ellas.

Por lo general, la funcionalidad del trabajo a distancia es más indicada para los negocios web.

Otro aspecto es que deberás motivar a tus colaboradores a que sean autónomos.

A continuación conocerás algunos aspectos importantes para implementar una estrategia de trabajo a distancia.

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2. Planea las actividadesEl siguiente paso es determinar los términos en que tus empleados deberán laborar.

Una sugerencia es que selecciones a un grupo de empleados como prueba y evalúes resultados.

Lo mejor es implementar un sistema orientado a resultados, en lugar de enfocarse a cuántas horas trabajarán.

Existe un sistema denominado ROWE (Results Only Work Environment, por sus siglas en inglés o Resultados sólo en el Ambiente de Trabajo), que se enfoca en tareas terminadas, evaluando la productividad del empleado y no las horas de trabajo.

Empresas como BestBuy o GAP han implementado este esquema, reportando hasta 20% de mayor productividad y 90% de menos rotación de personal.

3. Haz efectiva la comunicaciónEste aspecto es crucial cuando se implementan equipos remotos y para esto existen herramientas tecnológicas que permitirán lograr mejores resultados.

Por ejemplo, el correo electrónico permite hacer llegar minutas con acuerdos, archivos o cualquier otro tipo de documentos.

El teléfono es para atender temas urgentes, así como las videoconferencia o chats grupales.

4. Gestiona adecuadamente los proyectos y la interacciónDeberás hacer uso de herramientas que permitan a todos los involucrados enterarse de los pormenores del proyecto como fechas de entrega, flujo de trabajo, autorizaciones, responsables. Muchas de estas también tienen la funcionalidad de ofrecerte datos sobre la productividad de cada uno de los trabajadores a distancia, como horas trabajadas por actividad, actividad en línea, etc.

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5. Mantén activo el contacto con los miembros del equipoLaborar a distancia no es lo mismo a dejar que los empleados se desempeñen de forma independiente y sin supervisión, por eso deberás estar en contacto con tus colaboradores, ya sea mediante un chat, mensajería o llamadas telefónicas.

Asimismo, es recomendable que implementes alguna forma de retroalimentar el desempeño de tus colaboradores, para lograr que se comprometan y mejoren día con día.

6. Dota a tus empleados de las herramientas necesariasTus colaboradores requieren de tu parte que les entregues el equipo y la tecnología necesarios para desarrollar su trabajo de forma remota y sin contratiempos. Capacítalos en su uso de forma regular con la finalidad de asegurar una labor eficiente.

Un esquema exitoso de trabajo a distancia se logra cuando los empleados cuentan con las herramientas necesarias para realizar sus actividades.

7. Motiva su confianzaEn un ambiente donde no existe confianza entre el líder y sus colaboradores será difícil que las actividades a distancia se desarrollen con éxito.

La confianza logra que los empleados se comprometan más con su labor, se respeten las reglas y los esquemas de trabajo.

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apítulo 3:

Cómo gestionarequipos a distancia

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Para tener el control de un equipo a distancia es necesario hacer uso de herramientas, así como tener un panorama de cómo están trabajando.

Estas herramientas de control pueden alentar el trabajo en equipo, a la vez que se supervisa la calidad del producto final, y el empleado administra su tiempo para cumplir con las metas requeridas.

Control de los empleadosLas herramientas tecnológicas permiten gestionar el trabajo a distancia, mediante las cuales los empleados administran su tiempo y la empresa gestiona su productividad.

El escenario ideal es cuando les das libertad para que se desempeñen sin ataduras, lo que conlleva motivación y satisfacción, cumpliendo con las actividades designadas.

Pero cuando los trabajadores no cumplen con las metas, se deberán implementar procedimientos de control para que no afecte su rendimiento.

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Delimitar el horarioAunque se había dicho que el trabajo remoto permite al empleado decidir cuándo hacer sus actividades, es importante que exista un horario determinado. Esto favorecerá la retroalimentación y la integración del equipo de trabajo.

El hecho de que los empleados tengan horarios diferentes dificultará la toma de decisiones, por lo que es crucial establecer controles para mejorar la productividad.

Gestión de la calidad Este parámetro permitirá determinar si el empleado está desempeñando el trabajo de una forma rápida y no tiene tiempos vacíos, además de que está cumpliendo con las metas asignadas.

Asimismo, esto podrá controlarse mediante el pago por los resultados logrados.

Esto hará posible determinar qué beneficios se tienen con el sistema, así como mejorar los procesos de selección de personal. La finalidad es que todo el equipo se sienta conectado y productivo.

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Dar prioridad a los que trabajan a distanciaEn caso de que tu equipo de trabajo sea mixto, es decir, unos trabajen en oficina y otros desde casa, se debe dar prioridad a quienes estén laborando de manera remota.

Por ejemplo, todos deberán estar presentes en una videoconferencia donde se den instrucciones y detalles sobre los procesos de trabajo. Así, los trabajadores remotos no se sentirán desplazados.

De igual manera, la información deberá ser clara y no deberá perderse al hacerse pasar de unos trabajadores a otros.

Dar seguimiento a las reunionesLos encuentros son vitales para conservar la integración de los equipos. Además, con los empleados a distancia se les refuerza la conexión de que siguen siendo parte del equipo.

Se trata de determinar que todos están navegando en el mismo rumbo y no cada quien a la deriva.

Basta con dedicar a las reuniones unos pocos minutos para que los empleados remotos no se sientan aislados.

Se recomienda reunirse por lo menos tres veces por semana, lo que permite estar al tanto de los procesos que se están dando y tener una lluvia de ideas para mejorar las actividades.

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Las herramientas digitales permiten dar seguimiento a los proyectos que se destinan a trabajadores remotos.

Por ejemplo, existe Slack, recomendado para la comunicación del día a día. Ofrece sesiones de chat definidas por temas, así como grupos privados y la posibilidad de enviar mensajes directos a tus colaboradores.

Por otro lado, está la herramienta conocida como Trello, que permite dar seguimiento a los proyectos determinados.

Mientras tanto, Google Docs, posibilita la colaboración entre tu equipo mediante la creación de documentos, y que puedan escribirlos o modificarlos no importando dónde se encuentren, desde su teléfono, tableta o computadora.

Para realizar videollamadas, se recomienda la aplicación Appear.in, mientras que para programar tareas, Sunrise Calendar.

Herramientas de comunicación para un esquema flexible

FUENTE: www.sesametime.com/es/

Qué es Sesame?

entajas

Es un software que funciona en la nube, accesible desde tablets o smartphones y permite tener controles a distancia sobre la productividad de cada empleado desde cualquier lugar.

n Control de acceso multidispositivo.

n Gestión rápida de incidencias.

n Sin necesidad de instalación.

n Visualización de cada jornada en cuadrantes.

CaracterísticasBásicas1. Control de asistenciasCada empleado puede marcar las entradas y salidas del trabajo esté donde esté, asignar el tiempo a tareas y proyectos y ver en tiempo real quién está activo.

2. Gestión de vacacionesLos empleados pueden solicitar vacaciones desde su tablet o móvil, desde el panel de control se aceptan, rechazan o re asignan las solicitudes.

3. Control de bajas y días de permisoDe forma similar al gestor de vacaciones permite solicitar días libres, el empleador decide y por mensajería interna de la app notifica la resolución.

4. seguimientos específicosLa app permite separar a los emplados por departamento y seguir grupos específicos, generar informes individualizados y almacenarlos en la nube.

con un smartphone y el apoyo de aplicaciones móviles (como ‘Sesame’) se puede hoy administrar el tiempo que trabajan tus empleados y establecer diversos controles a su productividad:

Gestión de horarios para impulsar el trabajo flexible

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apítulo 4:

Ejemplos de empresasque lo están implementando

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InVisionEsta firma de software para diseño ha logrado consolidarse con diversas sucursales alrededor del planeta. Tiene a diferentes trabajadores en distintas zonas horarias, y han mejorado la manera en que se comunican. Cada uno de los equipos realiza reuniones pequeñas todos los días para analizar el avance de las actividades y metas cumplidas.

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rooveEl éxito de esta compañía que diseña software de trabajo colaborativo se debe a que cuenta con empleados que saben lo que es laborar a distancia.

La clave es sencilla, de acuerdo a lo que asegura su CEO, Alex Turnbull: "No se trata de que los empleados permanezcan sentados en la silla, sino que trabajen de forma productiva".

Uno de los procesos que los ha llevado al éxito es que tienen juntas diarias apoyados por la herramienta Slack, en la que todos comparten sus deberes, y los líderes hacen llamadas frecuentes para darles retroalimentación.

asecampEsta firma ofrece tips y sugerencias para mejorar el trabajo remoto. De acuerdo con sus fundadores, el trabajo a distancia debe tener los siguientes ingredientes: debe ser una actividad atractiva, interesante, que los motive al reto y los ayude a concentrarse.

ufferEsta firma de software permite a sus clientes hacer sus publicaciones en todas las redes sociales desde una sola plataforma. La firma es un corporativo mundial con trabajadores en todos los rincones del planeta y aseguran que es la única forma de ser productivos.

La herramienta HipChat les permite estar conectados en todo momento y en ocasiones realizan reuniones en un mismo sitio para convivir y compartir experiencias.

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Conclusión

Trabajar con un equipo a distancia es productivo y se vuelve satisfactorio cuando todos están en sintonía y se sienten motivados.

Los retos surgen cuando el líder comprende las ventajas y desventajas y a pesar de ello, consigue que el equipo sea eficiente y se encuentre contento con lo que hacen.

Asimismo, mantener una estrecha comunicación, fomentando la retroalimentación, haciendo uso de las herramientas tecnológicas existentes, es la clave para que el equipo de trabajo se desempeñe con éxito.

Los esquemas de trabajo que incorporan horarios flexibles y vías remotas para colaborar ya son una realidad en todo el mundo. Analiza si tu empresa cuenta con las características necesarias para integrar esta forma de hacer las cosas y súmate a este tendencia que cada vez está encontrando más partidarios.

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