Esquema de Plan de Trabajo

5/12/2018 Esquema de Plan de Trabajo - slidepdf.com

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Contents:

y Arriba y Resumen

y Introducción

ORIENTACIONES PAR A PREPAR AR UN PLAN DE

TR ABAJO Una herramienta clave de la gestiónparticipativa

por Phil Bartle, PhD

traducción de Mª Lourdes Sada

Dedicado a Gert Lüdeking

Referencia técnica

Resumen:

Aquí les presentamos algunas recomendaciones y principiosorientativos para redactar planes de trabajo de seis meses o un año.

Este documento se enmarca en el contexto de la gestión participativa. Es preciso que cree un entorno en el que el personal y

los dirigentes puedan trabajar juntos para producir el plan detrabajo.

El mejor momento para preparar un plan de trabajo es dentro de losdías siguientes a una revisión. Para un plan de trabajo anual (PTA

),

esto significa después de la revisión anual (RA). Lo principal es queel plan se imprima y reparta entre todos los participantes pocos días

después de haber sido elaborado. La transparencia es vital para la



y ¿Qué es un plande trabajo?

y Estructura ycontenido

y Flujo general y Conclusión

y Pie de página

Contents:

y Arriba y Resumen

y Introducción y ¿Qué es un plan

de trabajo? y Estructura y

contenido y Flujo general y Conclusión

y Pie de página

Contents:

y Arriba y Resumen




y Pie de página

Contents:

y Arriba y Resumen



gestión comunitaria.

Un plan de trabajo tiene muchas similitudes con una propuesta, a

excepción de que el presupuesto general debe haber sido yaaprobado, o debe estar condicionado al plan de trabajo.

Como en cualquier planificación, ya sea un proceso de grupo o no,usted debe (1) pensar hacia atrás, comenzando por dónde quiere

estar al final del periodo, y generando los pasos necesarios parallegar ahí desde donde se encuentra ahora, y (2) repasar las cuatro

preguntas clave de la gestión, usándolas como base para susdiscusiones y reflexiones. Un plan de trabajo es una herramienta

para planificar durante un periodo de tiempo específico (6 o 12meses) , que señala los problemas a solucionar y las formas de

resolverlos. Es una herramienta modelo para la gestión. Cuando el personal participa en la gestión, necesitan aprender qué es. Al crear

un entorno adecuado para que el personal participe en laelaboración de un plan, también crea un proceso de aprendizaje.

1. Introducción:

Esta introducción consta de dos partes:

y Quién puede utilizar este documento yy Qué NO son los planes de trabajo.

1.2: What Work Plans are NOT:

Estos consejos se dirigen a coordinadores y gerentes, para facilitar su trabajo con el personal o sus clientes. Sin embargo, la redacción

de planes de trabajo no es específicamente única, y lasorientaciones que aquí se dan pueden ser útiles para planificadores,

administradores e implementadores de ministeriosgubernamentales, ONG y organizaciones del sector privado.

Si involucra a su personal en la creación o diseño de un plan, puede

entregarles este documento para que les ayude a aprender lonecesario para iniciar un proceso participativo de gestión. El plan es

la guía para la organización, y cuando el personal participa en su preparación, es más probable que sientan que «es suyo» y lo

utilicen en la implementación.

1.2: Qué NO son los planes de trabajo:

Desde el primer momento, es importante eliminar dos presunciones

sobre los planes de trabajo: (a) que un plan de trabajo consiste sólo




y Pie de página

Contents:

y Arriba y Resumen




y Pie de página

Contents:

y Arriba y Resumen




y Pie de página

Contents:

y Arriba y Resumen




en un presupuesto, y (b) que un plan de trabajo consiste sólo en un

calendario. Muchos administradores se disgustan cuando ven sus planes de trabajo rechazados por haberse basado en estas dos falsas

conjeturas.

Muchas instituciones financiadoras y ejecutoras exigen un plan detrabajo para poder justificar la concesión de fondos para el periodo

en cuestión. Por esta causa, muchos administradores asumen que el presupuesto es el elemento esencial (o único) del plan de trabajo.

Nada más lejos de la realidad. El presupuesto es necesario, por supuesto, pero todos los componentes del presupuesto tienen que

estar justificados. Esta justificación es el texto del propio plan detrabajo (mientras que es mejor incorporar el presupuesto como

apéndice del plan de trabajo), tema de este documento.

La otra falsa suposición es que el calendario es un plan de trabajo.

Un coordinador puede esforzarse en preparar un calendario,listando las tareas a hacer, día a día, para el periodo en cuestión.

Aunque un calendario es útil, por supuesto, no es un plan de trabajo(es decir, no establece los objetivos y resultados que se quieren

conseguir, ni cómo, ni por qué). Aún más, aunque se pretenda queun calendario sea una lista de actividades día a día, en la vida real

una lista tan precisa no puede llevarse a cabo. Pueden surgir otrastareas urgentes, pueden aparecer visitantes inesperados (por

ejemplo, donantes o personas ilustres), las reuniones planeadas pueden sufrir retrasos porque los otros asistentes tengan tareas o

visitantes inesperados, etc, etc. En lugar de un calendario rígido,

este documento recomienda que se adjudique a cada uno de losresultados u objetivos un periodo de tiempo en el que se puedeesperar su conclusión, lo que resulta en un planteamiento natural y

flexible en lugar de la vía mecánica de preparación de uncalendario.

Una vez descartadas estas dos falsas suposiciones, es posible

comenzar a preparar un plan de trabajo real. Los puntos siguientes proporcionan orientaciones para hacerlo.

2. ¿Qué es un plan de trabajo?

Un plan de trabajo es una exposición: se escribe para planear lasactividades de un periodo de tiempo dado, primero para convencer

de su aprobación a los que toman las decisiones, luego comodocumento guía de las actividades a efectuar durante ese periodo.

Este capítulo tiene tres partes:

y ¿Para qué redactar planes de trabajo?



y Pie de página y ¿Qué es una exposición? y

y Periodo de tiempo que cubre un plan de trabajo.

2.1: ¿Para qué preparar un plan de trabajo?

Un plan de trabajo tiene varios propósitos. Sin embargo, el principalse olvida con frecuencia. Es un instrumento (herramienta) de planificación y gestión que proporciona las condiciones para

planificar el trabajo, y es la guía para llevar a cabo ese trabajodurante el periodo en cuestión. También lo utilizan las agencias

financiadoras y ejecutoras como documento para justificar laconcesión de fondos (y esta es la causa de que se olvide su

propósito principal: algunos administradores lo ven como uninconveniente necesario, en lugar de una útil herramienta para su

propio trabajo). También es un documento que contribuyeactivamente a la transparencia, ya que se pueden repartir copias del

plan de trabajo a las personas u organizaciones que tengan lanecesidad o el derecho de saber lo que se hace, y por qué, durante el

periodo determinado.

El plan de trabajo es, en algunas cosas, muy similar a una propuesta. La diferencia es que un plan de trabajo se refiere a un

proyecto ya aprobado, y determina un segmento de tiempo dentrodel proyecto o programa. Identifica (como metas) los problemas a

solucionar, los convierte en objetivos precisos y verificables, indicalos recursos necesarios y los obstáculos a contrarrestar, esboza una

estrategia e identifica las acciones que hay que emprender para

conseguir los objetivos y completar los resultados. Una propuestatiene mucho de esto, pero se refiere al tiempo total del proyecto, yse redacta antes de la aprobación del proyecto para justificar esta

aprobación.

Para conseguir los recursos, incluyendo la financiación necesaria

indicada en el presupuesto, el plan de trabajo sirve como justificación para la concesión de fondos. Cuando se aprueba, el

plan de trabajo sirve como guía de las acciones a emprender paraalcanzar los objetivos (por escrito para que sean transparentes para

todos), y dentro o fuera del grupo que lo implementa, para describir

estos objetivos y resultados, y justificar las acciones.

Por lo tanto, un plan de trabajo satisface las necesidades de los

implementadores, grupos de destino (beneficiarios), gerentes, planificadores, comités y juntas, a los donantes, no sólo de

proyectos, sino también de programas, y a las organizaciones quetrabajan independientemente en documentos de programas.



2.2 ¿Qué es una exposición?

Un plan de trabajo es una exposición. Una exposición es un orden

lógico de enunciados enlazados, donde cada uno se deriva de formalógica del anterior. La lista de capítulos que se describe a

continuación es una lista de tipos de enunciados vinculados queforman en su conjunto la exposición completa.

Para elaborar una argumentación simple y sencilla de leer, en eltexto del plan de trabajo se escribe sólo la exposición, y todos los

detalles anexos se añaden como apéndices al final del documento.

El plan de trabajo, como exposición, se puede describir de lamanera siguiente: (a) existe un problema o problemas (elegidos por

razones lógicas); (b) necesitan una solución; (c) la solución es el plan de trabajo, que incluye una lista de metas, objetivos y acciones

que forman parte de una estrategia; (d) la estrategia se basa en qué problemas se deben resolver y en los recursos disponibles que se

van a invertir en su solución, además de los obstáculos que seesperan. Las metas y los objetivos (cuando se logren) son los

resultados del proyecto, mientras que los recursos (cuando seutilicen) son las aportaciones, y el propósito de la estrategia es

convertir aportaciones en resultados.

2.3: ¿Cuánto tiempo tiene que abarcar un plan de trabajo?

El espacio de tiempo óptimo para un plan de trabajo es de seis o

doce meses. Un plan de trabajo de tres meses es demasiado corto,considerando la cantidad de tiempo y esfuerzo para preparar el plan.

Uno de veinticuatro meses sería demasiado largo, porque muchascondiciones cambian a lo largo de un año, y al final de este año, los

objetivos y prioridades pueden ser diferentes. Debe seguir a lasrevisiones anuales.

Esto no es una regla obligatoria. Es innecesario decir que pueden

darse razones específicas por las que un plan de trabajo deba ser más corto o más largo que lo dicho.

3: La estructura y contenido de un plan de trabajo:

Este capítulo describe lo que usted debe incluir en su plan detrabajo y cómo elaborarlo. Consta de las partes siguientes:

y Resumen o sumario ejecutivo

y Introducción y antecedentes (problemas)y Metas y objetivos (resultados)



y Recursos e impedimentos (aportaciones)

y Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados)y Apéndices (presupuesto, calendario y otros)

3.1: Resumen o sumario ejecutivo:

Redacte esta parte en último lugar, y asegúrese de que es unsumario, no una introducción. El tamaño máximo es de dos párrafos

que ocupen media página. (Ver las orientaciones sobre propuestas oredacción de informes).

La introducción debe presentar el plan de trabajo. Esto suena obvio

cuando se escribe así, pero muchos planificadores y gerentes sedejan llevar por introducciones largas, históricas y analíticas que

desaniman o aburren a los lectores antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo. No repita ni copie mucho

texto de la propuesta, limite su introducción sólo al materialrelevante al periodo que abarca el plan de trabajo.

3.2: Introducción y antecedentes:

En un plan de trabajo breve, la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un sólo capítulo corto. En un plan de trabajo

más extenso, será mejor (y es más probable que las lean) si seseparan en dos capítulos.

Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a

la selección de los objetivos (resultados) que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. Esta sección incluye los

problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durantedicho periodo. Las circunstancias no tienen que ser un largo análisis

o reseña histórica, mencione sólo los temas que justifican laelección de objetivos en el periodo en cuestión.

Los antecedentes deben contar con:

1. información recogida durante los seis meses previos o delinforme trimestral, especialmente las recomendaciones

2. cualquier cambio relevante en las condiciones del entornoque haya afectado al proyecto, o pueda hacerlo

3. cualquier efecto o resultado importante de las actividadesdel proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto

4. párrafos relevantes de los documentos adecuados, como la política o los documentos del programa y

5. cualquier otra referencia que justifique su elección de



objetivos y resultados para el periodo planificado

El documento del proyecto (o cualquier otro documento que se

utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo) pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos.

No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por su plan de trabajo. La sección de antecedentes de su plan de

trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegidoalgunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros.

No debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes queaparece en el documento central (documento del proyecto o del

programa, propuesta o acta política): esta información era útil para justificar el proyecto o programa en general, pero no para el

segmento específico de tiempo de su plan de trabajo. En la secciónde antecedentes, sólo debe incluir la información o referencias

específicamente vinculadas a los resultados y objetivos que desealograr en el periodo que abarca el plan de trabajo.

3.3: Metas y objetivos:

En otros documentos orientativos de este sitio (1) se ha señaladoque metas, objetivos y resultados son conceptos diferentes pero

relacionados. Una meta es amplia y general, la resolución del problema que se ha identificado. Una meta nunca puede

conseguirse, o verificar que se ha conseguido porque no esespecífica, finita, concreta o verificable. Por contra, una meta puede

señalar un objetivo, porque éste es más específico, es finito, tieneuna fecha de conclusión y se puede verificar. Los objetivos se

derivan de las metas y se generan a partir de ellas.

Nota (1): Consulte nuestro documento «Guía para el diseño de proyectos», en el que se explican con más detalle las similitudes y

diferencias entre metas y objetivos.

El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde laintroducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos.

Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas

a resolver, las metas definen las soluciones a estos problemas, y losobjetivos son productos de las metas más precisos, finitos yverificables.

Las metas de su plan de trabajo, siendo soluciones a los problemasmencionados en la sección de antecedentes, deben especificarse en

esta sección, y luego utilizarse para generar los objetivos



específicos.

Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del

documento del proyecto (o un equivalente adecuado, como ya se hamencionado) , o deben derivarse de los nuevos problemas que

hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso, descritos en la sección de antecedentes de su plan de

trabajo. Los objetivos se derivan de cada meta. Se deben escribir aquí, especificando la fecha prevista para su consecución dentro del

periodo que abarca el plan de trabajo. Ver SMART.

No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el

documento del proyecto. Elija sólo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo, tal y como

se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas) ya descrita.

Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados, si son

más específicos que los objetivos de los que derivan) son loselementos centrales de este plan. Proporcionan la justificación de

las acciones a emprender y los costes de las mismas. Son el eje del plan de trabajo. Indican a dónde quiere llegar al final del periodo

abarcado por este plan de trabajo.

3.4: Recursos y obstáculos:

Al igual que en la introducción y los antecedentes, los recursos y

obstáculos pueden constituir un capítulo o dos, dependiendo de lalongitud total del plan de trabajo.

La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o

impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos.Incluya también una corta descripción de cómo planea superarlos.

La sección de recursos debe indicar qué aportaciones (potenciales)se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos

determinados y seleccionados. No insista en los recursosfinancieros, en lugar de ello, remita al lector al apéndice que trata

del presupuesto. Aquí puede incluir recursos que no seannecesariamente dinero en efectivo: refiérase al personal y otros

trabajadores (por ejemplo, los voluntarios), socios (organizacionesy personas), asesores, tierra, capital, suministros, equipamientos, los

objetos inventariados que se puedan utilizar, vender o negociar, ycualquier cosa susceptible de ser movilizada y utilizada en la

consecución de los objetivos identificados.



3.5: Estrategia y acciones:

Igual que las otras secciones dobles anteriores, las secciones de

estrategia y acciones pueden conformar un sólo capítulo o dos.Juntas, explican cómo se pretende convertir las aportaciones en

resultados.

La sección de estrategia de su plan de trabajo debe indicar cómo se

proyecta transformar sus recursos y superar los obstáculos,utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los

objetivos o conseguir los resultados especificados en el capítuloanterior.

En un plan de trabajo ideal, se señalan varias estrategias

alternativas, se escoge una y se dan las razones para esta elección.Su plan de trabajo puede ser corto, y dejar fuera las alternativas

mencionadas. Decida si le conviene incluirlas o no.

De forma estricta, las acciones corresponden más a las aportacionesque a los resultados. Las acciones pertenecen en principio a la

estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones enresultados. Mientras que las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del proyecto, los recursos se encuentran

entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto.

Muestre claramente que la acción se deriva de la estrategia, lo queexplica cómo las aportaciones se convierten en resultados. Cada

acción indicada en esta sección debe estar relacionada con algunode los resultados (objetivos, metas), y debe quedar claro cómo la

acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente.

3.6: Apéndices, incluyendo presupuesto y calendario:

El texto de su plan de trabajo abarca los capítulos descritos en los

puntos entre el 3.1 y el 3.5. El propósito de los apéndices, ahora, escomplementar este texto, es decir, proporcionar los detalles que

apoyan el argumento que se expone. Los presupuestos y calendariosestán entre estos detalles.

El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice,

no el el texto principal de este plan. Aunque es importante, no es parte del argumento del plan de trabajo, sino una lista de detalles

que apoya este argumento. Puede constituir un primer apéndice.

Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado conuno o más objetivos (resultados). Algunos de los elementos del



presupuesto (como transporte, correo, fotocopias, teléfono, correo

electrónico) se tienen que dividir arbitrariamente entre losdiferentes resultados, puesto que son necesarios para todos ellos.

No se puede incluir ningún elemento del presupuesto que no estérelacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo.

El calendario del plan de trabajo es opcional. Algunos

coordinadores creen que deben planificar cada día del periodo. Loque se recomienda aquí es que se listen en orden las fechas de

conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados, yque se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. Por

ejemplo, un objetivo puede concluirse dentro de una semanaconcreta. Esto es un periodo flexible y razonable. En consecuencia,

las fechas para emprender las acciones son opcionales.

Si hay algún otro detalle, como listas, que se mencionen en el texto

(el cuerpo del plan de trabajo), se pueden incluir también comoapéndices, donde no desvíen o entorpezcan la argumentación. Esto

es opcional.

Donde sea necesario, dentro del texto, debe referirse al apéndicecorrespondiente. No hay que adjuntar apéndices que el texto no

mencione. En resumen, los apéndices proporcionan los detallesnecesarios, pero se ponen al final del plan de trabajo donde no

entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general,ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el

siguiente.

4: El flujo del conjunto del plan de trabajo:

Repare en la inclusión de apéndices en la estructura y esquema del

plan de trabajo. Son partes esenciales del conjunto del plan,especialmente el presupuesto, pero se colocan en apéndices al final

del plan de trabajo por una importante razón.

El texto del plan de trabajo se compone de varios capítulos(introducción, antecedentes, metas, objetivos, resultados, recursos,

obstáculos, estrategias, acciones). Todos juntos, comprenden una

sola exposición, y cada capítulo está relacionado con todos losdemás.

y Los antecedentes identifican el (los) problema(s), luego

y La meta define la(s) solución(es), luegoy Los objetivos (resultados), específicos y verificables,

concretan las metas, luegoy Los recursos y los obstáculos precisan lo que se puede o no



se puede utilizar para alcanzar los objetivos, y luego

y La estrategia, junto con una serie de acciones concretas ydetalladas, indican cómo se van a convertir las aportaciones

en resultados.

La lógica que conecta estos capítulos constituye la exposición.

Dicha exposición debe ser fácil de seguir, tiene que estar redactada

en un estilo gramatical simple y con vocabulario sencillo, y tieneque enlazar fácilmente un capítulo con el siguiente. Para hacer una

exposición más fluida y transparente, los detalles, en especial losrelacionados con la financiación (el presupuesto) y otras listas

detalladas, se ponen como apéndices.

Recuerde, el texto completo de un plan de trabajo es una solaexposición simple, con cada capítulo enlazando con el anterior y el

siguiente. Los apéndices proporcionan detalles que apoyan laexposición, pero no se incluyen en el texto, evitando así que la

obstruyan.

5. Conclusión:

Un plan de trabajo es una herramienta necesaria para la

planificación, ejecución, implementación y supervisión de cualquier proyecto, o cualquier conjunto ordenado de actividades, sea

proyecto o programa. Se compone de una exposición lógica queforma el texto, y de una serie de apéndices adjuntos que apoyan la

exposición lógica.

Este documento de orientación ha proporcionado algunos detallessobre la forma y el contenido de un plan de trabajo, y pueda leerse

conjuntamente con otras orientaciones relacionadas: redacción deinformes y propuestas.

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© Derechos de autor 1967, 1987, 2007 Phil BartleDiseño web de Lourdes Sada

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Última actualización: 14.04.2011



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