ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES...

ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO PROCESO DE ADMISIONES Y REGISTROS

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Código: AR-CP-01 Versión:3

Fecha de aprobación: 15/03/2016

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Este documento impreso se considera copia no controlada

OBJETIVO: ALCANCE: RESPONSABLE:

Gestionar los procesos de admisión de estudiantes desde el ingreso hasta la graduación, garantizando el uso y disposición de los sistemas informativos a nivel interno y externo.

Desde la inscripción, admisión, matricula, registro académico y control de la información del usuario hasta su graduación.

Jefe de Admisiones y Registro

INDICADORES:

Eficacia / Operativos (Número de aspirantes admitidos en el periodo académico / total de inscritos) * 100. Cobertura de matriculados en primer curso/ Total de Matriculados. (# certificados entregados oportunamente / # de certificados solicitados) * 100

Eficiencia Número de historias académicas actualizadas/ Total de historias existentes.

Efectividad/Impacto Porcentaje de incremento en el rendimiento en Pruebas Censales. Número de estudiantes graduados/ Total de matriculados*100.





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PROVEEDOR ENTRADA Etapa Ciclo PHVA

ACTIVIDADES RESPONSABLE SALIDAS CLIENTE

Proceso de direccionamiento y planeación institucional

Plan estratégico Lineamientos institucionales DP-PR-01 Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Acción

P

Elaborar el plan de acción del proceso de acuerdo con el plan estratégico y los lineamientos institucionales


Plan de acción del proceso para la vigencia en el formato DP-FO-01



DP-PR-02 Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Evaluación de los Mapas de Riesgo.

P

Establecer el mapa de riesgos del proceso de acuerdo con los lineamientos institucionales.


Mapa de riesgos del proceso en el formato DP-FO-02






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Direccionamiento y planeación Institucional, Ministerio de Educación Nacional.

Normatividad vigente

Lineamientos Institucionales, lineamientos C.N.A.

P Formular estrategias y políticas en materia de admisión de estudiantes.

Líder del proceso P.E.I: Políticas y lineamientos para la admisión de estudiantes.

Comunidad Académica Comunidad en general

Ministerio de Educación Nacional. Alta Dirección Gestión Académica

Requisitos de Ley e Institucionales

P

Establecer los criterios de admisión de aspirantes a la Institución.


AR-PO-01 Políticas En Materia De Admisión De Estudiantes AR-PR-01 Preinscripción, Inscripción, Y Admisión De Aspirantes Técnicas y Tecnologías

Comunidad Académica

Gestión Académica

Calendario Académico Listado de Docentes Activos

P Planear el proceso de Admisión y Matricula para cada convocatoria


AR-FO-23 Logística Proceso de Admisión AR-PT-01 Protocolo Prueba de Admisión Música AR-PT-02

Comunidad académica





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Protocolo Admisión Visuales AR-PT-03 Protocolo Admisión Escénicas

Calidad y mejoramiento continuo

Requisitos de norma

P

Establecer los procesos para la administración y el control de la propiedad del cliente.

Líder de Procesos

AR-PR-03 Administración y Control de Hojas de Vida de los Estudiantes

Comunidad académica

Tesorería Aspirantes de Técnica y Tecnología Software Académico

Preinscripción en la página Web Recibo de Caja por concepto de Pago de Formulario Documentación Requerida para Hoja de Vida

H Inscribir Nuevos Aspirantes.


Programación del Examen de Admisión Formulario de Inscripción

Aspirante Admisiones y Registro

Admisiones y Registro Psicóloga encargada de prueba psicotécnica

Listado de estudiantes inscritos por programa

H Realizar el proceso de Admisión


Listado de Aspirantes por programas GD-FO-16 Formato de Asistencia AR-FO-02 Prueba

Docentes encargados de apoyar el proceso de admisiones Psicóloga encargada de





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Decanos de cada programa

de Admisión Tipo I AR-FO-06 Prueba de Admisión Tipo II Horarios de Atención a prueba psicotécnica

prueba psicotécnica Admisiones y Registro Aspirante

Admisiones y Registro Psicóloga encargada de prueba psicotécnica Decanos de cada programa

Resultado de las pruebas de Admisión

H Consolidar resultados, publicación de admitidos


Tabulación General de las tres pruebas. AR-FO-03 Lista de Admitidos

Consejo Académico

Estudiante Admisiones y Registro Tesorería

Recibo de pago por concepto de matricula

H Formalizar la matrícula Académica

Admisiones y Registro

Comprobante de Matricula Sticker en carné

Estudiante Admisiones y Registro

Admisiones y Registro Líder Software Académico

Listado de estudiantes matriculados por programas y por grupo

H

Entregar Usuarios y contraseñas para el ingreso de estudiantes nuevos al software académico


Usuario y contraseña

Estudiante





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H Elaborar informe de matriculas


Informe de Matricula Listados

MEN Rectoría Vicerrectoría Académica Decanos Vicerrectoría Administrativa y financiera

Estudiante

Solicitud de adición y cancelación de unidades de formación Solicitud de Cancelación del semestre Recibo de Caja y Solicitud del Certificado Académico

H

Realizar proceso de cancelación de materia

Auxiliar Admisiones y Registro

AR-FO-15 Solicitud Cancelación de asignaturas o Cancelación de Semestre Certificados Académicos

Estudiante, Admisiones y Registro

Realizar proceso de cancelación de semestre

Realizar Certificados Académicos





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Oficina de Prácticas y Virtualidad

Listado de estudiantes aspirantes para realizar las prácticas.

H

Entregar información que proporciona la plataforma sobre los estudiantes que matricularon práctica profesional.


Listados de estudiantes que cumplen los requisitos para la realización de la práctica profesional.

Oficina de Prácticas y virtualidad Proceso de Gestión Académica

ICFES Comunicaciones

Cronograma y requisitos de Inscripción y matricula a las pruebas SABER-PRO

H

Difusión en páginas web de cronograma y requisitos para la presentación de las pruebas SABER-PRO

Jefe de Admisiones y Registro Comunicaciones

Cronogramas y Requisitos

Oficina de Comunicaciones, Admisiones y Registro


Listado de estudiantes que cumplen con los requisitos para presentar las pruebas SABER-PRO

H

Preinscribir en la plataforma ICFES, los programas académicos que tienen estudiantes que cumplen requisitos para presentar la prueba censal.


Constancia de preinscripción Instructivo de pago

Vicerrectoría Académica Estudiante





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Estudiante Recibo de Pago H

Inscribir Estudiantes en plataforma ICFES para la PRUEBA SABER PRO


Citación a la prueba

Estudiante

Decanos Bibliotecólogo Vicerrector Administrativo y Financiero Vicerrectora Académica Admisiones y Registro Coordinador de practicas Secretaria Académica

Formato de Paz y Salvo Recibo de pago derecho de grados

H

*Teniendo en cuenta las fechas registradas en el calendario académico, recibir documentación completa con los requisitos de grado. *Realizar informe de Hojas de Vida de estudiantes aptos para graduación.


Listado de Estudiantes que cumplen requisitos para Graduación AR-FO-22 Listado de Graduandos

Secretaria Académica





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Plan de acción del proceso para la vigencia en el formato DP-FO-01

V

Hacer seguimiento trimestral a las actividades e indicadores establecidos en el plan de acción del proceso


Informe de gestión del proceso. Seguimiento y monitoreo en el formato DP-FO-01

Proceso de Direccionamiento y Planeación Institucional


Mapa de riesgos del proceso en el formato DP-FO-02

V

Hacer seguimiento al menos trimestral al mapa de riesgos del proceso, de acuerdo con las acciones planteadas para su mitigación.


DP-FO-02 Mapa de riesgos con seguimiento



Listado de Estudiantes que cumplen requisitos para Graduación

V

Verificar con la lista de chequeo los documentos de la hoja de vida.


Lista de Chequeo de Verificación de Hojas de Vida

Admisiones y Registro Secretaria Académica





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Proceso de evaluación y control

Resultados de auditorías internas y externas

A

Identificar e implementar acciones correctivas y preventivas del proceso


Plan de mejoramiento EC-FO-08

Proceso de evaluación y control

Proceso de Admisiones y Registro

Informe de gestión del proceso Seguimiento y monitoreo

Mapa de riesgos con seguimiento

MC-FO-01 Formato de Acciones Correctivas, preventivas y de mejora

Proceso de calidad y mejoramiento continuo





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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

LEY MECI NTCGP 1000:2009

ISO 9001:2008 DE LA INSTITUCIÓN

Constitución Política de Colombia de 1991: Articulo 69 LEYES: Ley 30 de 1992 Educación Superior. Ley 749 de 2002 organiza el servicio público de la educación superior en las modalidades de formación técnica profesional y tecnológica. Ley 1188 de 2008 Registro calificado de los programas de Educación Superior DECRETOS: Decreto 1767 de junio 2 de 2006. Decreto 4968 de Diciembre 23 de 2009. Decreto 1075 de 2015. RESOLUCIONES: Resolución 1780 de marzo 18 de 2010. ACUERDOS:

2.3 Componente Planes de Mejoramiento 3. Información y Comunicación

7.2.2 Revisión de los requisitos del servicio 7.2.3 Comunicación con el cliente 7.5.4 Propiedad del cliente 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.5.2 Acciones correctivas 8.5.3 Acciones preventivas

Acuerdos del Consejo Directivo Resoluciones Rectorales Decisiones del Consejo Académico





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REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO

LEY MECI NTCGP 1000:2009

ISO 9001:2008 DE LA INSTITUCIÓN

Acuerdo 02 de 2012 Apreciación de Condiciones iniciales de acreditación de programas académicos. Acuerdo 03 de 2014 Lineamientos para acreditación Institucional. LINEAMIENTOS Lineamientos para la Acreditación de programas de Pregrado-Consejo Nacional de Acreditación –CNA–2013. Indicadores Para La Autoevaluación Con Fines De Acreditación Institucional Guía CNA tercera edición.

RECURSOS FÍSICOS NECESARIOS PARA EL PROCESO

DOCUMENTOS ASOCIADOS AL PROCESO





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Sistema de información Archivo para el almacenamiento de las historias académicas de los estudiantes Mobiliario y computador

PROCEDIMIENTOS AR-PR-01 Preinscripción, Inscripción y Admisión de Aspirantes Técnicas y Tecnologías AR-PR-02 Asesoría y Matrícula AR-PR-03 Administración y Control de Hojas de Vida de los Estudiantes AR-PR-05 Grados POLÍTICAS AR-PO-01 Políticas en Materia de Admisión de Estudiantes INSTRUCTIVOS AR-IN-01 Instructivo de Ingreso al Software Académico para Estudiantes PROTOCOLOS AR-PT-01 Protocolo Prueba de Admisión Música AR-PT-02 Protocolo Admisión Visuales AR-PT-03 Protocolo Admisión Escénicas

REGISTROS ASOCIADOS AL PROCESO

FORMATOS AR-FO-02 Prueba de Admisión Tipo I AR-FO-03 Lista de Admitidos AR-FO-04 Encuesta de Satisfacción de Servicio e Información al Cliente AR-FO-05 Control Certificados de Estudio AR-FO-06 Prueba de Admisión Tipo II AR-FO-08 Asesorías y Matriculas AR-FO-09 Hoja de Control Historial Académico AR-FO-12 Identificación de Carpetas Hojas de Vida AR-FO-13 Solicitud de Reingreso AR-FO-15 Solicitud Cancelación de Asignaturas o Cancelación de Semestre AR-FO-17 Paz y Salvo para Graduando AR-FO-19 Control Venta de Formulario





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AR-FO-20 Hoja de Respuestas Prueba de Admisión Tipo I AR-FO-21 Hoja de Respuestas Prueba de Admisión Tipo II AR-FO-22 Listado de Graduandos AR-FO-23 Logística Proceso de Admisión

REGISTRO DE MODIFICACIONES

VERSIÓN FECHA ITEM MODIFICADO DESCRIPCIÓN

3 15/03/2016 Objetivo Se ajusta el objetivo para dar incluir todas las actividades que realiza el proceso.

Redacción y ajuste de entradas, proveedores, salidas y registros.

Se ajustan las actividades del proceso, actualizando las formas del registro.

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