ESCRITOS INFORMALES

CAPÍTULO 9

Los documentos formales de un proyecto son conocidos como “públicos”, los cuales pueden ser referenciados por varias personas.

Los escritos cortos y puntuales acompañan a los documentos formales, se los llama privados e informales; los mismos pasan entre clientes y miembros del equipos del proyecto.

A través de ellos, preguntas son respondidas, respuestas son dadas, entrevistas son otorgadas, horarios son anunciados y progresos son reportados.

ESTRUCTURA DE ESCRITOS PRIVADOS O INFORMALES

Memorándum es una palabra latina que significa “cosa que debe recordarse”.

Se lo emplea en comunicaciones escritas.

Permite intercambiar información informalmente.

La información que se envía por este medio es crucial; es mas fácil y más apropiado cuando se contesta frecuentemente.

Algunas empresas imprimen su propio memorando, otros usan formatos pre impresos o encargan a otros empleados que lo hagan en papel en blanco.

MEMORÁNDUM

Su función principal es para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción y disposición.

MEMORANDO

Ejemplo estándar:

PARA:DE:FECHA:ASUNTO:

********CUERPO DEL MEMORANDO******Copias: (Cc.)Adjuntar:(Adj.)

MEMORANDO

Escribir sólo cuando sea necesario. Usar una forma estándar. Realizarlo en una sola página. Organizar el material para que sea fácil de

visualizar y leer, usar: listas, cabeceras, esquemas y espacios en blanco.

Escribir usando simple o doble espacio.

Sugerencias para la escritura eficiente del Memorando

Usar bloques de estilos para mostrar párrafos, ser consistente.

Usar cabeceras a los lados en letras llenas o subrayados: fácil de ver, rápido de escribir.

Realizar cabeceras precisas y significativas.

Identificar páginas consecutivas por asuntos, fechas y números de páginas.

Sugerencias para la escritura eficiente del Memorando

Identificar su nombre en la firma sólo si lo desea: se puede incluir el nombre en la parte superior o inferior del mismo.

Omitir un final halagador.

Escribir bien: ser organizado y lógico.

Ejemplo

Sugerencias para la escritura eficiente del Memorando

EMPRESA, S. A. DE C. V.Prol. Paseo de la Fortuna 205,

Col. Afortunados México, D. F. C. P. 09010

 

Memorándum GG-001-2009  Para: Doroteo Catalán , Jefe de Recursos Humanos De: Joel Flores, Gerente GeneralAsunto:   Reunión de fin de año    El grupo de trabajo de esta empresa llevará a cabo su reunión anual el día 15 de Diciembre de 2009. Esta reunión consistirá en la discusión de ideas que permitirán la mejora del servicio ofrecido por la empresa.Por lo tanto se le pide que no falte a esta reunión.   Saludos a UD.AtentamenteJoel FloresGerente General

Lsi. Isabel Carrión - EDCOM

Realizar un memorándum, indicando un evento que puede ser una reunión de trabajo, escrito por ellos para sus compañeros.

Taller

Lsi. Isabel Carrión - EDCOM

El reporte de estado debe ser un documento corto, de no más de 2 páginas, aunque el proyecto sea grande.

El propósito principal de este reporte es comunicar al receptor, si el proyecto está yendo según lo planeado y por qué. Y si no está yendo según lo planeado, también por qué. Este reporte no es producido para registrar qué trabajo hizo o hará el equipo del proyecto, sino que su foco es describir los desvíos del plan y cómo serán corregidos.

Reporte de Estado

Informa del estado del trabajo en progreso, proveyendo la información necesaria para administradores y supervisores para planear el cronograma de trabajo del personal.

Se revisa el presupuesto.

Se anticipa la implementación.

Reporte de Estado

Nombre del Proyecto.Nombre de escritores o nombres de los miembros del equipo.

Fecha corte.Trabajo Concluido.Trabajo en Progreso.Trabajo por hacer.Problemas/Soluciones.Cronograma de Proyección/Revisión.Revisión/Proyección de Presupuesto.Lista de Distribución.

Información Estándar para Reportes de Estado

Desarrollar una forma.- El reporte es enviado a través del director del proyecto (mensualmente, quincenalmente, semanalmente) por eso, una forma estándar es útil. El lector va a ser capaz de leerlo rápidamente y comparar progresos.

Ser breve.- El lector sólo quiere saber hechos.

Ser preciso.- Para que el reporte sea útil, tiene que ser exacto y correcto.

Sugerencia de escritura para un Reporte Efectivo

Ser educado.- Desarrollar, planear e implementar un proyecto demanda trabajo. Mantener relaciones de trabajo placenteras con una actitud acomedida.

Reporte de Estado Ejemplo

Sugerencia de escritura para un Reporte Efectivo

Las juntas son necesarias para el trabajo de desarrollo del sistema.

Toman diferentes formas: sesiones de trabajo, ensayos, presentaciones.

No todas las juntas requieran actas.

Se asume esta actividad como parte de la labor de una secretaria.

Convocatoria

Nombre de la Junta y su propósito. Llamado por quien. Nombres de quienes deben estar presentes

(señalar posteriormente ausentes). Fecha y hora de la reunión. Lugar de la reunión. Nombre de la persona que actuará como

registrador. Tópicos a discutir y sumarios de la discusión. Fecha y Hora próxima reunión (si se dará). Copias distribuidas a todos.

Información Básica a incluir en la Convocatoria

Ejemplo de Convocatoria

Ejemplo

Es identificado como un escrito o reporte “informal”, ya que es corto y se escribe de manera independiente, como el resumen de un trabajo determinado, o después de finalizar cualquiera de los documentos formales de un sistema.

El sumario se coloca entre la Tabla de Contenido y la Introducción del documento.

El propósito es presentar la información más relevante para que alguien pueda interpretar el documento entero con sólo dar un vistazo.

Sumarios

El sumario se escribe después, de que se ha desarrollado todo el documento (ya que no se conocen todos los hechos).

El contenido del sumario dice al lector cuál es el proyecto, por qué fue hecho, sus costos, sus beneficios, los resultados, conclusiones y recomendaciones apropiadas.

Sumarios

Como escritos privados para uso específico de proyectos de graduación en ESPOL-EDCOM de acuerdo a los lineamientos establecidos según reglamento interno, estos son:

◦ Carta de presentación propuesta por parte de ESPOL◦ Carta Intención Usuario de aceptación propuesta

presentada◦ Carta aceptación del usuario sobre el proyecto

concluido ◦ Convenio de servicios

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◦ Acta entrega Recepción◦ Otros escritos incluido en Manual

Estándar carátula Agradecimiento Dedicatoria Declaración expresa Firmas reconocimiento: Director de Tesis, Autores

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