E Q U I P O S V I R T U A L E S

NUEVAS FORMAS DE COLABORACIÓN

EQUIPOS VIRTUALES

¿QUÉ ES UN EQUIPO DE TRABAJO?

Un equipo de trabajo es un grupo de individuos que trabajan persiguiendo un objetivo común. Una de las ventajas de formar equipos es lograr complementar las habilidades de sus diferentes integrantes.

EQUIPOS VIRTUALES

EQUIPOS VIRTUALES

¿QUÉ SE ENTIENDE POR «VIRTUAL»?

Que tiene existencia aparente y no real (RAE)

EQUIPOS VIRTUALES

EQUIPOS VIRTUALES

GENERALIDADES

¿QUÉ ES UN EQUIPO VIRTUAL?

Grupo de individuos con un propósito común más allá del tiempo, espacio y de los límites geográficos u organizacionales.

EQUIPOS VIRTUALES - GENERALIDADES

CARACTERISTICAS PRINCIPALES

• No están localizados físicamente juntos

• Interactúan fundamentalmente a través de medios electrónicos

• Hay mayor comunicación en tiempo no real.

EQUIPOS VIRTUALES - GENERALIDADES

APLICACIONES

• Fenómeno de subcontratación: OUTSOURCING

• El principal objetivo es lograr la reducción de costos y atender el objetivo principal de la empresa.

• En estos casos estaríamos en presencia de equipos remotos

EQUIPOS VIRTUALES - GENERALIDADES

• OFFSHORE• Se refiere a la reducción de costos a través de la

contratación de empresas extranjeras con menores costos (China, India, países en desarrollo).

• NEARSHORE• Implica la contratación a una

compañía de un país cercano.

• ONSHORE• La contratación se hace dentro

del país.

EQUIPOS VIRTUALES - GENERALIDADES

EQUIPOS VIRTUALES

CLASIFICACIÓN

LIDERAZGO

• CENTRALIZADO

• Todo el equipo distribuido es dirigido por un único líder que mantiene las comunicaciones con los integrantes del grupo.

•  

• LÍDERES EN CADA SITIO

• El líder global interactúa con los líderes locales y eventualmente con el resto del equipo.

EQUIPOS VIRTUALES - CLASIFICACIÓN

ROL

• Equipos de proyecto• Conformada por personas con roles y responsabilidades

diferentes que participan de la ejecución de un proyecto

• Equipos de provisión de servicios• Conformada por personas que brindan un servicio y en general

cumplen la misma tarea pero permiten brindar un servicio mantenido y continuo por la distribución geográfica y espacial de sus integrantes.

EQUIPOS VIRTUALES - CLASIFICACIÓN

ROL

• Equipos gerenciales• Se crean en organizaciones globales y están conformados por

los ejecutivos que representan cada organización.

• Comunidades de expertos• Conformada por personas que comparten intereses y

actividades comunes y que de forma voluntaria se adhieren a las mismas para compartir experiencias y evacuar dudas o problemas que se les presenten.

EQUIPOS VIRTUALES - CLASIFICACIÓN

LOCALIZACIÓN

• Dentro de la misma empresa pero con miembros de diferentes países o localidades

• Organizaciones diferentes pero dentro del mismo país.

• Organizaciones diferentes y con miembros de diferentes países

EQUIPOS VIRTUALES - CLASIFICACIÓN

EQUIPOS VIRTUALES

¿POR QUÉ SURGEN LOS EQUIPOS VIRTUALES?

EQUIPOS VIRTUALES - ¿POR QUÉ SURGEN LOS EQUIPOS VIRTUALES?

• Evolución• Organizaciones

distribuidas• Reconocimiento del

trabajo colaborativo

• Causas:• Necesidad de atender la

ejecución de un proyecto• Brindar un servicio más

repetitivo

EQUIPOS VIRTUALES

RAZONES PARA CREAR UN EQUIPO VIRTUAL

EQUIPOS VIRTUALES - RAZONES PARA CREAR UN EQUIPO VIRTUAL

• Contar con los mejores miembros de acuerdo a sus capacidades y habilidades

• Reducir costos asociados por viajes o contratación de RRHH baratos

• Acceso a tecnologías e Internet• La organización es más competitiva en el mercado y

brinda respuestas más rápidas• El trabajo por día se extiende pudiendo ser de 24

horas

EQUIPOS VIRTUALES

VENTAJAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

EQUIPOS VIRTUALES – VENTAJAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

• Más foco en temas de comunicación

• Se trabaja en procedimientos y procesos claros sin dar por entendidos los mismos.

• Mayor difusión de las mejores prácticas

• Se crean equipos con mayor capacidad de adaptación

• Mayor atención en la tarea a ejecutar al desaparecer otros elementos que surgen de la interacción directa.

• Mayor flexibilidad para los integrantes del equipo, lo cual redunda en personas más satisfechas y más motivadas lo que indirectamente influye en una mejor productividad

• Se enriquece por cruzar barreras geográficas y organizacionales

• Mayor diversidad al crear equipos multinacionales y multiculturales

• Reduce las posibilidades de discriminación por raza y discapacidad física.

EQUIPOS VIRTUALES – VENTAJAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

EQUIPOS VIRTUALES

PROBLEMAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

• Estos equipos enfrentan problemas similares a los equipos no virtuales.

• Diferencias por locaciones distintas

• Diferencias culturales y costumbres distintas

• Idiomas diferentes

• Diferencias horarias

EQUIPOS VIRTUALES - PROBLEMAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

• Mayor dificultad para contactar otros miembros

• Mayor probabilidad de malos entendidos incrementado por diferencias culturales y lingüísticas

• Falta de visibilidad del proyecto desconociendo el trabajo del resto del equipo

COMUNICACIÓN

EQUIPOS VIRTUALES - PROBLEMAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

• Mayor dificultad para sentirse partícipes del grupo y de la visión del proyecto.

• Falta de métodos tradicionales de formación de equipos y por tanto dificultad en construir relaciones de confianza.

• Más probabilidad de problemas de liderazgo

FORMACIÓN

EQUIPOS VIRTUALES - PROBLEMAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

• Si involucra integración de partes producidas por los integrantes del equipo esta integración es más compleja.

OTROS

EQUIPOS VIRTUALES - PROBLEMAS DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

EQUIPOS VIRTUALES

COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

CARACTERISTICAS

• La inseguridad en la recepción de la información o posibles malinterpretaciones del lenguaje escrito.

• No existe o es escaso el lenguaje no verbal que normalmente rige las comunicaciones cara-a-cara, por tanto se deberá contar con la capacidad de entender la comunicación sin ese componente.

• Existe mayor individualismo que en otro tipo de equipos y mayor dificultad en crear relaciones de confianza.

EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

• Asimismo se culpa a los medios técnicos cuando existen fallas en la comunicación aunque es simplemente el medio.

• La participación de miembros de múltiples países con lenguas distintas hace que cuando el lenguaje no es común en general se opte por el idioma inglés como idioma del equipo virtual.

EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

FORMAS DE COMUNICACIÓN

• SINCRONICA

• Videoconferencia

• Teleconferencia o audioteleconferencia

• Chat o cibercharla

• ASINCRONICA

• E-mail o correo electrónico

 • Intranet

 • Foros de

discusión/opinión

EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

UTILIZACION DE CADA HERRAMIENTA

• La utilización de una u otra es dependiente de una serie de factores:• El tipo de tarea a

ejecutar• El momento• El tipo de mensaje a

transmitir• Medios disponibles

EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

TIPO DE TAREA A EJECUTAR

• Los plazos implican el involucramiento de todos en lugar de efectuar comunicaciones por correo electrónico que llevarían mucho tiempo y sería difícil obtener un consenso.

TIPO DE MENSAJE A TRANSMITIR

• Reunión de feedback (comunicaciones bidireccionales sobre el trabajo de un participante)

• Todos reciben el mismo texto y que queda un respaldo escrito (por ejemplo el plan de trabajo)

EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

MOMENTO DE LA COMUNICACIÓN

• Las comunicaciones sincrónicas, son aconsejables fundamentalmente al inicio del trabajo de un equipo virtual.

MEDIOS DISPONIBLES

• Se requiere el uso de determinado recurso tecnológico que no está disponible o es costoso.

EQUIPOS VIRTUALES - COMUNICACIÓN EN LOS EQUIPOS VIRTUALES

OTRAS HERRAMIENTAS

• Herramientas de gestión del proyecto• Planes• Carga de horas

• Organizar la documentación• Repositorios con documento

e información del proyecto

EQUIPOS VIRTUALES

EQUIPOS VIRTUALES

GESTIÓN DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

OBJETIVOS

• OBJETIVO DEL EQUIPO• Es fundamental una

reunión de lanzamiento (kickoff), y mantener reuniones periódicas para fijar claramente los objetivos a corto y largo plazo.

• MISIÓN

• OBJETIVOS INDIVIDUALES• Mapa de roles y

responsabilidades

EQUIPOS VIRTUALES - GESTIÓN DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

IDENTIDAD DEL GRUPO

• COLLOCATION • NOMBRE / LOGO para el equipo

EQUIPOS VIRTUALES - GESTIÓN DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

GESTIÓN

• ROLES Y RESPONSABILIDADES

• Seleccionar miembros según tareas a efectuar de acuerdo a sus habilidades y capacidades.

• Efectuar un mapa de roles y responsabilidades que quede accesible para todos lo miembros del equipo

• LIDERAZGO

• Asignar un líder de equipo

• Contar con lideres locales ( > 3)

EQUIPOS VIRTUALES - GESTIÓN DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

COMUNICACIONES

• Crear perfil de participantes

• Establecer reglas claras de comunicación, así como las formas de comunicarse

• Conocimiento de reglas, herramientas y métodos

• Establecer un calendario de comunicaciones

• Conferencias

• PROYECTOS: reunión de lanzamiento (si es posible, presencial)

• Asegurar que toda la información pertinente llegue a los miembros del equipo y dejarla accesible

• No dar preferencia a ninguna cultura en particular

• Discusión – consensos

• Resumen escrito de lo acordado

EQUIPOS VIRTUALES - GESTIÓN DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

PLANIFICACIÓN

• Plan accesible

• Brindar un estado del avance general

• División del trabajo

• Establecer hitos

• intermedios, con fechas

• Tener claras las asignaciones

• Tareas de integración

• Integración de las partes

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TRABAJO

• Promover el conocimiento de las habilidades y conocimientos de todos los integrantes

• Fomentar la colaboración y confianza

• Solución de problemas en grupo

• Rotar miembros• Monitoreo de la

dedicación• Medir contra objetivos

planteados

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PRODUCTIVIDAD

MANEJO DE RIESGOS

• Falta de visibilidad del proyecto

• Aparición de conflictos indetectables

• Desmotivación• Sentido de no

pertenencia• Desconfianza

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MOTIVACIÓN

• Reconocer los méritos grupales e individuales

• Efectuar reuniones de feedback, así como tomar en cuenta las asistencias a reuniones, cumplimiento de metas y actitud

• Planificación del cierre del trabajo de cada miembro

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CONFLICTOS

• Falta de información• Falta de fluidez en la

comunicación• Sensación de «No

líder»

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DETECCIÓN DE LOS CONFLICTOS

• Participación de los miembros del equipo

• Disputa entre miembros del equipo

• Reuniones:• Líder – equipo• Líder – miembro del

equipo

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CARACTERÍSTICAS DEL LÍDER

• Buenas habilidades de comunicación

• Confianza en los miembros

• Disponibilidad para ayudar

• Capacidad de adaptación

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PAUTAS A SEGUIR POR LOS INTEGRANTES DEL EQUIPO

• Comunicaciones claras y explícitas

• Dar visibilidad del trabajo

• Comunicar problemas o dudas al líder

• Brindar ayuda a otros miembros del equipo

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