ENTRENAMIENTO PUESTO DE TRABAJO

El entrenamiento es la educación profesional que busca adaptar al hombre a determinado cargo. Sus objetivos se sitúan a corto plazo, son limitados e inmediatos, buscando dar al individuo los elementos esenciales para el ejercicio de un cargo y preparándolo de manera adecuada.

El entrenamiento es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos.

El entrenamiento implica la transición de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a aspectos de la organización, de la tarea y el ambiente, y desarrollo de habilidades. Cualquier tarea ya sea compleja o sencilla, implica necesariamente estos tres aspectos.

IMPORTANCIA DEL ENTRENAMIENTOEl entrenamiento llena el vacío entre

lo que alguien está capacitado para hacer y lo que puede llegar a ser capaz de hacer. Su primer propósito es asegurar, lo más pronto posible que la gente pueda alcanzar un nivel aceptable en su trabajo.

Con base en esto, el entrenamiento actúa mejorando las capacidades y el conocimiento que se requieren para elevar el nivel de desempeño en el trabajo actual, o para desarrollar un potencial para el futuro.

BENEFICIOSLos beneficios que se obtienen del entrenamiento y el desarrollo sistemáticos del personal son:

# Brindar a la organización las capacidades y la habilidad que ésta necesita para lograr sus objetivos estratégicos.

# Acortar el tiempo de aprendizaje de tal forma que los nuevos reclutas alcancen el nivel de desempeño del trabajador experimentado y eficiente, tan rápida y económicamente como sea posible.

# Mejorar la eficiencia y la efectividad de los empleados ya existentes.

# Ayudar a la gente a desarrollar sus habilidades naturales, de tal forma que la compañía pueda satisfacer sus requerimientos futuros de recursos humanos en términos tanto de calidad como de cantidad.

El programa de entrenamiento debe tomarse como una inversión. Este cuesta dinero, pero si se invierte bien, va a producir retornos valiosos.

lo que se necesita saber y hacer

Para incorporar y mantener un programa efectivo se requiere:

Entender los principios básicos de la forma en que aprende la gente, esto le va a decir a uno como planear y dirigir los programas de entrenamiento.

Estar en capacidad de planear programas de entrenamiento y desarrollo que hayan de satisfacer las necesidades identificadas. Esto incluye cursos formales e informales y cursos dentro o fuera del trabajo.

Saber como obtener y utilizar técnicas apropiadas de entrenamiento.

Tomar medidas para evaluar los resultados de los programas de entrenamiento y desarrollo, y utilizar tales resultados para incrementar su efectividad.

cómo aprende la gente

El entrenamiento funciona mejor si se basa en la apreciación de la forma en que la gente aprende. Las diez condiciones que se requieren para un aprendizaje exitoso son:

El individuo tiene que estar motivado para aprender, y lo estará si piensa que ello le va a reportar algún beneficio personal.

El alumno debe obtener satisfacciones por el aprendizaje.

Deben establecerse los patrones y las metas de desempeño para el alumno.

El alumno necesita guía en términos de un sentido de dirección y retroalimentación con respecto a su progreso.

El aprendizaje es un proceso activo, no pasivo. La gente aprende mejor haciendo y participando que limitándose a atender.

Las técnicas de entrenamiento deben utilizarse discriminadamente, para ajustarse a los objetivos del programa de entrenamiento y a las necesidades del individuo.

Los métodos de aprendizaje deben variarse para mantener el interés.

Se debe dar un margen de tiempo para asimilar el aprendizaje.

El alumno necesita que se le refuerce la conducta correcta. En otras palabras, necesita saber cuando lo esta haciendo bien, para asegurar que obtenga buenos hábitos y capacidades y lo estimule a aprender más.

Como proceso, el aprendizaje puede operar a diferentes niveles de complejidad, dependiendo del cargo.

FUNCIONES DEL ENTRENAMIENTO Transmisión de Información

El elemento esencial en muchos programas de entrenamiento es el contenido. A menudo, la información es genérica y referente al trabajo, información acerca de la empresa, sus productos, sus servicios, su organización, su política, sus reglamentos.

Desarrollo de Habilidades

Sobre todo aquellas destrezas y conocimientos relacionados directamente con el desempeño del cargo actual o de posibles ocupaciones futuras. Es un entrenamiento orientado de manera directa a las tareas y operaciones que van a ejecutarse.

Desarrollo o modificación de actitudes

En general, se refiere al cambio de actitudes negativas por actitudes más favorables entre los trabajadores, aumento de la motivación, desarrollo de la sensibilidad del personal de gerencia y de supervisión; en cuanto a los sentimientos y reacciones de las demás personas.También puede implicar adquisición de nuevos hábitos y actitudes, ante todo, relacionados con los clientes o usuarios (como en el caso de entrenamiento de vendedores, promotores, etc.), o técnicas de ventas.

Desarrollo de Conceptos

El entrenamiento puede estar dirigido a elevar el nivel de abstracción y conceptualización de ideas y pensamientos, ya sea para facilitar la aplicación de conceptos en la práctica administrativa o para elevar el nivel de generalización.

OBJETIVOS DEL ENTRENAMIENTOLos principales objetivos del entrenamiento son:

Preparar al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas del cargo.

Proporcionar oportunidades para el desarrollo personal continuo, no sólo en su cargo actual, sino también en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona.

Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación o hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

Las actividades de entrenamiento se basan en una política que lo reconoce como responsabilidad de cada administrador y supervisor, quienes deben recibir asistencia especializada paraenfrentar esa responsabilidad.

El entrenamiento implica un proceso compuesto de cuatro etapas:

1. Inventario de necesidades de entrenamiento (diagnóstico).

Corresponde al diagnóstico preliminar de lo que debe hacerse. El inventario de necesidades puede efectuarse en tres niveles de análisis:

Análisis de la organización: consiste en determinar en donde deberá hacerse énfasis el entrenamiento (planes, fuerza laboral, eficiencia organizacional, clima organizacional, etc.)

Análisis de los recursos humanos: procura verificar si los recursos humanos son suficientes, cuantitativa y cualitativamente, para llevar a cabo las actividades actuales y futuras de la organización y presume que los empleados poseen las habilidades, los conocimientos y las actitudes deseados.

Análisis de las operaciones y tareas: determina que tipos de comportamiento deben adoptar los empleados para desempeñar con eficiencia las funciones de sus cargos, consta de los siguientes datos relacionados con una tarea o un conjunto de tareas.

• Patrones de desempeño para la tarea o cargo

• Identificación de tareas que componen el cargo

• Cómo deberá desempeñarse cada tarea para cumplir los patrones de desempeño.

• Habilidades, conocimientos y actitudes básicos para el desempeño de cada tarea.

Los principales medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de entrenamiento son:

1.Evaluación del desempeño: mediante esta es posible descubrir a los empleados si vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, y averiguar también que sectores de la empresa reclaman una atención.

2.Observación: verificar donde hay evidencias de trabajo ineficiente, como daño de equipo, atraso en el cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de problemas disciplinarios, alto índice de ausentismo, rotación elevada, etc.

3.Cuestionarios: investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación que evidencien las necesidades de entrenamiento.

NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO

4.Solicitud de supervisores y gerentes: cuando la necesidad de entrenamiento apunta a un nivel más alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar entrenamiento para su personal.

5.Examen de empleados: Resultados de los exámenes de selección de empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.

6.Modificación del Trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario entrenar previamente a los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo.

7.Entrevista de salida: cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento más apropiado para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida.

8.Análisis de cargos: cuadro de las tareas que debe cumplir el ocupante y de las habilidades que debe poseer.

Una vez determinada las necesidades de entrenamiento, se procede a la programación en los siguientes aspectos:

¿Cuál es la necesidad?¿Dónde fue señalada por primera vez?¿Cuál es su causa?¿Es parte de una necesidad mayor?¿Cuál es su prioridad con respecto a los demás?¿La necesidad es permanente o temporal?¿A cuántas personas y cuantos servicios alcanzará?¿Cuál es el tiempo disponible para el entrenamiento?¿Cuál es el costo probable del entrenamiento?¿Quién va a impartir el entrenamiento?

PROGRAMACIÓN DEL ENTRENAMIENTO

El inventario de necesidades de entrenamiento debe suministrar la siguiente información para diseñar la programación de entrenamiento:

¿QUÉ debe enseñarse?

¿QUIÉN debe aprender?

¿CUÁNDO debe enseñarse?

¿DÓNDE debe enseñarse?

¿CÓMO debe enseñarse?

¿QUIÉN debe enseñar?

El programa de entrenamiento exige una planeación que incluya los siguientes aspectos:

Enfoque de una necesidad especificada

Definición clara del objetivo

División del trabajo por desarrollar, en módulos, paquetes o ciclos.

Determinación del contenido

Elección de los métodos y la tecnología disponible.

Definición de los recursos necesarios para la implementación.

PLANEACIÓN DEL ENTRENAMIENTO

Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser entrenado, considerando:

• Número de personas• Disponibilidad de tiempo• Grado de habilidad, conocimientos y actitudes• Características personales de comportamiento

Lugar donde se efectuará el entrenamiento, considerando las alternativas. En el puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.

Época o periodicidad, considerando también el horario más oportuno o la ocasión más propicia.

Cálculo de la relación costo−beneficio del programa.

Control y evaluación de los resultados

La ejecución del entrenamiento depende de los siguientes factores:

Adecuación del programa a las necesidades de la organización.

Calidad del material presentado.

Cooperación de los jefes y dirigentes de la empresa.

Calidad y preparación de los instructores.

Calidad de los aprendices.

EJECUCIÓN DEL ENTRENAMIENTO

RESULTADOS DEL ENTRENAMIENTO

La evaluación de los resultados del entrenamiento puede hacerse en tres niveles:

1. En el nivel organizacional: debe proporcionar resultados como:

Aumento de la eficiencia organizacionalMejoramiento de la imagen de la empresaMejoramiento del clima organizacionalMejores relaciones entre empresa y empleadosFacilidad en los cambios y en la innovaciónAumento de la eficiencia

2. En el nivel de los recursos humanos: debe proporcionar resultados como:

Reducción de la rotación de personalDisminución del ausentismoAumento de la eficiencia individual de los empleadosAumento de las habilidades de las personasElevación del conocimiento de las personasCambio de actitud y de comportamiento de las personas

3. En el nivel de las tareas y operaciones: debe proporcionar resultados como:

Aumento de la productividadMejoramiento de la calidad de los productos y serviciosReducción del ciclo de la producciónMejoramiento de la atención al clienteReducción del índice de accidentes