Entrega 2 - Modelamiento

Modelamiento de Negocio & Arquitectura Empresarial

Panorama

La Empresa

Es una de las 20 compañías

farmacéuticas líderes en el

mundo.

Objetivo: Realizar la investigación, desarrollo, fabricación y

comercialización de productos farmacéuticos que mejoran la salud y la calidad de vida de las personas

y animales.

Sede central: Alemania

Reseña

1885: Fundación

1950-1980: Líder en

medicinas

2013: Entidad legal en el

Perú

Presencia mundial: 142 filiales y más de 47,000 empleados

Perú: 75 empleados.

Misión y Visión

Misión

“Aportar Valor a través de la innovación”

Visión

“Liderar & Aprender”

Productos

Med

icam

en

tos

Salud Humana

Prescripción médica

Venta libre

Salud animal

Principios

Innovación Aprendizaje Colaboración Transparencia Bienestar

Principios

• Distribuidores de medicamentos a los canales de venta• Química Suiza• Eckerd• Distribuidor y Droguería Alfaro.

Clientes

• Materia Prima de medicinas.• Elementos Químicos• Envases

Proveedores

• Laboratorios farmacéuticos• Bayer• Roche• Novartis• GSK

Competidores

Clientes, Proveedores y Competidores

Preliminar

Análisis del problema de integración de la información dentro del área de Controlling y propuesta de solución que permita la integración de datos y comunicación apropiada.

No incluye la implementación de la propuesta de mejora.

Se aplicará la metodología TOGAF. Abarca únicamente la sede en Perú.

Alcance del proyecto

Marco de Trabajo de Gobierno y Soporte Boehringer Ingelheim cuenta con

sistemas individuales por área, diferentes entre sí.

Dentro de controlling, la comunicación se da a través de interfaces.

Se emplea Hojas de Cálculo de Excel, BIPrisma y Cognos.

Para estandarizar usan Bloc de notas

Marco de Trabajo de Gobierno y Soporte

Stakeholders

Implementación de un sistema

integral de información

Gerente de Operacione

s

Gerente de

Ventas

Clientes

Gobierno

Proveedor

Equipo de Proyecto

Usuarios internos

Desarrollador

Gerente de RRHH

Project Manager

Gerente General (sponsor

)

Gerente de

Sistemas

Directorio

Principios

Primacía de los principios• Los principios se aplican a todos los sistemas de información y

trabajo de la compañía de manera que se obtenga un nivel reconocido, consistente y medible.

Maximizar beneficios a la empresa• Las decisiones son hechas siempre con el fin de maximizar las

utilidades de la empresa.

Gestión de la Información es asunto de todos• Todas las áreas funcionales de la compañía están obligados y es

su deber participan en las decisiones de la gestión de la información necesarias para lograr los objetivos planteados.

Uso de aplicaciones comunes• Desarrollo de aplicaciones usadas a través de la empresa es

preferida sobre el desarrollo de aplicaciones similares o duplicadas que son solo provistas para una parte de la organización.Protección de la propiedad intelectual

• La propiedad intelectual de la compañía debe ser protegida. Dicha protección deberá reflejarse en los procesos de arquitectura de TI, implementación y gobernanza.

Principios

Data Compartida

• Los usuarios tienen acceso a los datos necesarios para realizar sus labores por lo tanto la data es compartida a través de la empresa, funciones y trabajadores.

Data Accesible

• Para que todos los usuarios puedan realizar sus funciones de la mejor manera.

Seguridad de la data

• La data esta protegida del uso y la divulgación no autorizada.

Fácil de usar• La tecnología que se implementa tiene que ser de fácil manejo

y aprendizaje para todos los usuarios, a fin de que puedan concentrarse en las tareas que tienen que realizar.

Interoperabilidad

• El software y hardware deben ajustarse a las normas definidas que promueven la interoperabilidad de los datos, las aplicaciones y la tecnología.

Problemática

Es así que el área de Controlling maneja plataformas de software y hardware diferentes (BI Prisma, Cognos Manager, Cognos Planning, Cognos Reporting, MS Office y Bloc de Notas) que obstaculiza el proceso de trabajo y la integración de la información.

Pese a ser una multinacional, en Perú, no cuentan con un sistema que integre sus procesos de negocio y permita la estandarización de los mismos.

Propuesta

Automatizar el proceso de comunicación dentro del área de controlling a través del desarrollo dela arquitectura del área , que permita implementar un sistema de integración de información y repositorio de datos.

Solicitud

Sponsors de la Organización:

Gerente de Finanzas (XXXXXX)

Objetivos del Negocio en referencia al Proyecto:

Desarrollar la Arquitectura Empresarial del área de Controlling utilizando la metodología TOGAF de manera que se pueda desarrollar un sistema de información integral que se adapte a las necesidades y operaciones del área de Administración y Finanzas.

Límite de Tiempo:

El proyecto inicia el mes de Setiembre del 2015 y culmina en Noviembre del 2015, donde se concluirá la propuesta de mejora.

Presupuesto y limitaciones:

La propuesta no incluirá la implementación del proyecto planteado.

Descripción de los Sistemas actuales:

Cada área funcional de la empresa maneja un sistema o aplicación propio: BI Prisma, Cognos Manager,Cognos Reporting, Mycrosoft Dynamics Ax, MS Office y Bloc de notas.

Limitaciones

Riesgo DescripciónPlan de

mitigación

Rechazo del personal hacia el nuevo sistema/arquitectura

Falta de costumbre con respecto a los nuevos procesos de negocio

• Incorporar reuniones periódicamente

• Mejorar la comunicación de trabajo

• Desarrollar encuestas de satisfacción

Falta de conocimiento de los conceptos del TOGAF

Poca familiarización por parte del personal con respecto a la arquitectura empresarial

• Organizar capacitaciones periódicamente

• Definición simple de los requerimientos de información

Falta de apoyo de la organización

Poco interés por parte de la gerencia con respecto al proyecto

• Manifestación de compromiso

• Comunicación de la importancia del trabajo

Fecha: Setiembre 2015 Elaborado por: Claudia

Aranda, Marina Cieza, Maria Fernanda Fierro, Stephanie Zimmermann y Kyomi Kanegusuku.

Resumen: Se aplicará el marco de trabajo TOGAF para la implementación de un nuevo sistema de información que consolidará e integrará los procesos del área de Controlling

Project Charter

Enunciado del

proyecto

Implementación de un nuevo

sistema de información

ID del proyecto 001

Sponsor Representante del sponsor

Project Charter

Objetivos del negocio

Criterio de eventos

Aprobación

Scope:

Desarrollo de una arquitectura empresarial del área de controlling

El área no cuenta con un sistema

que permita integrar todos sus

procesos e información

Gerente de Finanzas (Sponsor)

Time:

Concluir el proyecto en el tiempo establecido (3 meses)

Tener el proyecto concluido a fines

de Noviembre

Gerente de Finanzas (Sponsor)

Project Charter

Acta de Constitución Propósito / Necesidad del negocio

Realizar el análisis de los requerimientos y necesidades para todos los procesos de Controlling.

Desarrollar una arquitectura que permita implementar un sistema de información que integre todos los procesos del área.

Descripción del producto Arquitectura empresarial del área de Controlling

que será la base de implementación de sistema que integre los procesos del área, eliminando los diferentes programas e interfaces con los que cuenta Boehringer. Para dicha implementación se utilizará el marco de trabajo TOGAF.

Project Charter

Restricciones Tiempo: 3 meses Información confidencial Personal limitado

Riesgos Rechazo del personal hacia nueva arquitectura Falta de conocimiento de los conceptos del TOGAF Falta de apoyo de la organización en levantamiento de

la información. Inadecuada descripción de requerimientos y

necesidades Incumplimiento del presupuesto y tiempo del proyecto Desalineamiento de los objetivos de negocio

Acta de Constitución

Project Charter

Recursos Analistas de arquitectura empresarial Usuarios de TI Stakeholders de la empresa Información de los procesos actuales de negocio

Interesados Proyecto

Gerente de Proyecto Analista de Sistemas Asesor Coordinador de Programa

Cliente: Personal de todas las áreas de la empresa


Project Charter

Requisitos de los interesados Propuesta de mejora de procesos Propuesta de requerimientos de los programas e interfaces

actuales

Entregables Inventario de procesos AS IS Diagrama de procesos AS IS Inventario de procesos TO BE Diagrama de procesos TO BE

Comunicación de avances y reportes Comunicación a través de distintos medios, con el objetivo

de recolectar toda la información necesaria para completar satisfactoriamente los avances de las fases del TOGAF


Project Charter

Criterios de Aceptación Presentaciones periódicas a los stakeholders para la

validación y aceptación de los avances

Aceptación del Documento


Las firmas en el presente documento indican que los firmantes han leído el Acta de Constitución, han expresado formalmente cualquier observación al Gerente de Proyecto, certifica que este documento representa exactamente sus expectativas y condiciones requeridas para el Proyecto, y que desean ser notificados de cualquier cambio que se deba realizar a esta Acta de Constitución.

Rol / Nombre Firma Fecha

Sponsor: 15/09/2015

Gerente de proyecto: 15/09/2015

Project Charter

Fase A

PASOS

Establecer el proyecto

de Arquitectura

Identificar a los

involucrados, sus

preocupaciones y sus

requerimientos

Confirmar y elaborar los objetivos de negocio, los motivadores de negocio

y las restriccione

s

Evaluar las capacidades de negocio

Evaluar la preparación

para la transformaci

ón del negocio

Definir el alcance

Desarrollar la visión de

arquitectura

Definir la arquitectura

Objetivo propuesta y

los KPI's

Identificar los riesgos

1 2 3

7

5

6

4

8 9

Enunciado

Establecer el proyecto de Arquitectura

Problema Consecuencias

• Búsqueda ineficiente de información.

• Dificultad para la toma de decisiones.

• Duplicación de datos y actividades.

• Falta de comunicación entre los usuarios de los sistemas del área de Controlling

• Acceso lento a la información.

• Poca motivación para anticiparse a los requerimientos.

• Pérdida de tiempo recopilando información.

• Poca productividad por parte del personal.

• Pérdida de información.

1Enunciado

Áreas Involucradas

Administración y Finanzas

TI

Tesorería

ControllingServicios Financiero

s

Compras y logística

1Enunciado

Identificar a los involucrados: Requerimientos

2

•Que se logren cumplir las metas de utlidades de la compañía.•Lograr que la empresa logre aprovechar mejor la capacidad de sus recursos.

Gerente General

•Que se encaje a los procesos del área.•Que el proyecto no exceda su presupuesto.

Gerente de Finanzas

•Que se elimine el uso de interfaces•Automatización de intercambio de información y datos dentro del área.•Minimizar tiempos de trabajo.

Jefe del área de

Controlling•Que la arquitectura refleje los procesos de intercambio de información.•Que el sistema sea compatible con la nueva arquitectura•Que pueda ser administrado por el área de sistemas.

Gerente de Sistemas

Enunciado

Identificar a los involucrados: Preocupaciones

2

•No cumplir con el presupuesto asignado.•El proyecto no esté alineado con los objetivos de la empresa.

Gerente General

•Que no se incorpore al área adecuadamente•Que genere reprocesos•Que no automatice el flujo de información.

Gerente de Finanzas

•Que haya duplicidad de procesos•Que haya perdida de datos•No haya mejoras en los tiempos.

Jefe de Controlling

•Que la arquitectura no se alinee con el sistema•Que no pueda ser administrado por el área de sistemas.•Que la información generada no se relacione con la de otras áreas.

Gerente de Sistemas

Enunciado

Objetivo de proyecto Se busca integrar la información y los datos del área de Controlling a través de un mapeo detallado de la arquitectura. Para: Obtener acceso rápido a la información Evitar pérdida de tiempo recopilando información

que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir

Solución a la falta de comunicación entre las diferentes instancias

Mayor productividad gracias a la simplicidad de búsqueda y generación de información repetida

Organización de archivos e información clasificada por termas de interés general y particular

3Objetivos

Motivadores de Negocio

Los motivadores de negocio en Boehringer serán el Gerente General, el Gerente de Finanzas, el Gerente de sistemas y el Jefe de Controlling quienes buscan la integridad de los procesos y la máxima productividad de las actividades de negocio.

3Motivadores

Restricciones

Recur-sos

Tiempo

Esta-nalidad

Resis-tencia al cambio

Compro-miso

Tener la cantidad necesaria de personas para poder llevar a cabo el análisis de procesos e información.

El proyecto debe durar 3 meses y el proceso de desarrollo comenzará el 15/09.

El proyecto no debe superar el tiempo estipulado en el cronograma.

Puede ocurrir si el personal no se siente del todo familiarizado con el nuevo sistema.

• Se requiere el compromiso de los usuarios para el levantamiento de la información

• Se requiere compromiso de los gerentes para llevar a cabo el proyecto de manera exitosa.

3Restriccione

s

Evaluación de las capacidades de Negocio

Capacidad de Recursos

Capacidad Financiera

Capacidad Tecnológica

Capacidad de Adaptación

4Capacidades

AlcanceEl proyecto abarcará el análisis y

mejora de la integración de la información y los procesos en el área de Controlling

Incluye el planteamiento de la nueva arquitectura.

6Alcance

Visión de Arquitectura

Mejorar los procesos de negocio del área de

Controlling de Boheringer para así poder

implementar un adecuado sistema de información

con las mejores prácticas y aumentar la productividad.

7Visión

Propuesta de Valor de la Arquitectura Objetivo y KPI’s

Estandarización en el procesoAhorro en la estandarización de información

Ahorro de tiempo Ahorro en tiempo de reproceso.

Reducción de errores de conteo Incremento de la calidad de información

Mayor control y seguridadEvitar pérdida y divulgación de data

9Propuesta de

Valor

Limitaciones, Riesgos y Plan de Mitigación

Riesgo Descripción Plan de mitigación

Inadecuada descripción de necesidades y requerimientos

Los beneficiarios no sepan describir y transmitir sus requerimientos de manera

• Retroalimentación delas reuniones

Incumplimiento del presupuesto y tiempo del proyecto

El presupuesto y tiempo estimado para la implementación del sistema se exceda

• Realizar un cronograma de actividades detallado

• Supervisar el cumplimiento de dicho cronograma

• Llevar las cuentas del proyecto con el mínimo detalle

Desalineamiento con los objetivos del negocio

Los entregables no cumplan con las necesidades y objetivos del negocio

• Revisión de entregables

• Definición detallada de los objetivos

8Limitaciones

Fase B

Arquitectura del Negocio Actual

Boehringer Ingelheim se encarga de realizar la investigación, desarrollo, fabricación y comercialización de productos farmacéuticos que mejoran la salud y la calidad de vida de las personas y animales.

El área a analizar es: Controlling, que se encarga de anlizar y gestionar el desempeño financiero del negocio.

Los reportes realizados se elaboran a partir de la estandarización de la información proveniente de diferentes áreas y sistemas diferentes.

Las aplicaciones que se utilizan son: Microsoft Dynamics AX, Prisma y Cognos.

PASOS

Objetivos del

Proyecto

Objetivos del Área de Controlling

Organización actual – Matriz de Funciones

Validación de

Principios

Procesos de Negocio

Casos de Negocio

Sistema Actual

1 2 3

75 6

4

AS-IS

Objetivos del Proyecto

Objetivos del Proyecto1

Identificar la situación de la Arquitectura de

Negocio Actual ( AS-IS)

Establecer una Arquitectura de

Negocios Objetivo (TO-BE)

Analizar las diferencias entre la Arquitectura

de Negocio Actual con la Arquitectura de Negocio Objetivo

Objetivos del Área de Controlling

Objetivos del Área2

Elaborar y controlar los presupuestos de la compañía.

Analizar mensualmente el desempeño financiero de la compañía.

Analizar y comparar los resultados de la rentabilidad por marca, cliente y unidad de negocio frente a resultados anteriores.

Cumplir con los entregables dentro del tiempo y costo estimado.

Organigrama

Organización Actual3

Directorio

Gerencia

BI Ventas RRHH PM

Marketing

CHC

Marketing

AH Administración y Finanzas

Controlling

TI

Servicios financieros

Tesorería

Compras y Logística

Matriz de Funciones – Proceso - Controlling

Organización Actual3

Puesto Función Reporta a

Objetivo

Jefe de Controllig

Se encarga de asistir casos de negocio. Asimismo, tiene la función de analizar el desempeño financiero de la empresa.

Áreas de: Adminisración y Finanzas;

y a la Gerencia General

Gestionar y evaluar el desempeño de la empresa en Perú.

Practicante de

Controlling

Se encarga de asistir algunos casos de negocio previamente validado por el jefe de controlling. Además, elabora reportes de ventas, de gastos, de presupuestos y de control de gastos. Jefe de

controlling

Verificar y uniformizar la información proveniente de las aplicaciones brindadas por otras áreas.

Jefe de servicio

financiero

Ingresa registros de las ventas y los gastos. Áreas de: Administración y finanzas; y Cotrolling

Mantener la información al día e integrarla a otras áreas.

Validación de Principios

Validación de Principios4

Principio de Negocio

Principio Descripción

Maximizar el beneficio de la empresa

Se aplica en el área y en la organización

La gestión de la información es trabajo de todos

Uso común de aplicaciones

Se aplica en pocas áreas de la empresa y parcialmente en el área de Controlling.

No se aplica, cada área tiene su conjunto de aplicaciones.



Principio de Datos


Los datos son compartidosSe aplica parcialmente en el área de Controlling y en la demás áreas de la empresa

Los datos son accesibles

Vocabulario común y definición de los datos.

Se aplica parcialmente en el área de Controlling y en la demás áreas de la empresa.

Se aplica en cada área, pero parcialmente entre las áreas.

Seguridad de la dataSi se cumple en el área y en la empresa.



Principio de Aplicaciones


Facilidad de uso de aplicaciones

No se aplica, cada área usa diversas aplicaciones lo que requiere capacitación.

InteroperabilidadNo se aplica, cada área cuenta con su paquete de aplicaciones.

Procesos de Negocio: Controlling

Procesos de Neogico5

Casos de Uso – Área Controlling

Casos de Uso6

Asistir los casos de negocio

Jefe de Controllig

Elaborar reportes

Practicante de

Controlling

Ingresar los registros de

venta y gastos

Jefe de servicio

financiero

Asistir casos de negocio

Analizar el desempeño

financiero de la empresa

Sistema ActualSistema Actual

7

Elaboración de data a ser cargada posteriormente en las aplicaciones

Aplicación:Excel


7

Distribuye a llaves de alocación.

Aplicación:Cognos

Sistema Actual

Sistema Actual7

Aplicación:Cognos

Distribuir los gastos y ventas en reportes mensuales y en el presupuesto.


7

Cognos Reporting: txt. Interfaz que conecta las aplicaciones.

Sistema Actual

Sistema Actual7

Aplicación: Biprisma

Reportar a la casa matriz el Estado de Pérdidas y Ganancias de la empresa.

Arquitectura del Negocio Objetivo

PASOS

Proceso de

Negocio

Objetivo

Infraestructur

a desead

a

Gap Analysi

s

Hoja de

Ruta1 2 3 4

To-Be

Procesos del negocio- TO BE

1Procesos de Negocio

Infraestructura deseada Infraestructura actual

Finance & Controlling

PM CHCBusiness

Intelligence

Human Resources

Ventas

Infraestructura deseada2

Infraestructura deseada Infraestructura

deseada

SAP

CHCPM

Finance & Controlling

Business Intelligence

Human Resources

Ventas

Infraestructura deseada2

GAP AnálisisBrecha actual Meta Audiencia

Procesos lentos Agilizar y optimizar procesos. Trabajadores.

Poco control de procesos

Estandarización de procesos. Trabajadores.

Dificultad para realizar documentación

Agilizar la documentación.

Comité Regional y Ejecutivo local.

Poca capacidad de respuesta

Aumentar eficiencia de Boehringer ante cambios del mercado.

Comité Ejecutivo local.

Obtención tardía de resultados de la empresa

Integrar información y obtenerla en tiempo real.

Comité Regional y Ejecutivo local.

GAP Análisis3

Hoja de Ruta

Criterio Situación Actual Acciones a tomar

Procesos

- Agilizar y optimizar procesos.

- Estandarización de procesos.

- Aumentar eficiencia de Boehringer ante cambios del mercado.

- Trabajar con una sola interface

Herramientas - Agilizar la documentación.- Eliminación de la interface

de Cognos.

Ubicación de data e información

- Integrar información y obtenerla en tiempo real.

- Implementación de Sistema que permita integración de los procesos. (SAP)

Hoja de Ruta4

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