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Entorno de trabajo de Project
1. LA CINTA DE OPCIONES
ntes de empezar a estudiar los temas relacionados con la
administración de proyectos, debemos conocer el entorno en
el que vamos a trabajar, es decir, el aspecto y funcionamiento de
Microsoft Project.
Microsoft Project presenta una interfaz parecida a la de las
aplicaciones de Office tan populares como Word o Excel. Aunque
actualmente Project no forma parte de ninguna edición de Office, ya que
debe ser adquirido por separado, se trata de una aplicación muy
relacionada con esta suite informática. De hecho, podrá iniciar esta
aplicación desde la carpeta Microsoft Office del menú Inicio de
Windows.
La relación de Project con Office queda patente cuando
comprobamos que Project incluye la Cinta de opciones en la parte
superior de la ventana.
La Cinta de opciones está compuesta por distintas fichas o
pestañas, organizadas según lo que se necesite hacer en cada momento.
Cada una de esas fichas presenta una serie de grupos, que a su
vez, incluyen los comandos más utilizados. De esta forma es más
sencillo encontrar lo que necesitamos, sin necesidad de "bucear" por los
distintos menús o barras de herramientas.
Por ejemplo, en la figura siguiente puede ver que está seleccionada
la ficha Tarea, donde encontramos varios grupos.
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Los grupos que podemos encontrar en esta ficha son: Ver,
Portapapeles, Fuente, Programación, Tareas, Insertar, Propiedades
y Edición. Puede comprobarlo gracias al nombre que aparece en la
parte inferior de cada grupo.
Dentro de los grupos encontramos los distintos comandos a
utilizar. Por ejemplo, en el grupo Fuente aparece una lista para
establecer el tipo de letra que queremos utilizar, los botones para aplicar
negrita, cursiva o subrayado, etc.
Además, en ocasiones encontramos este icono junto al nombre
de un grupo de comandos. Si pulsamos en él, accederemos a un cuadro
de diálogo con más opciones. Fíjese en lo que ocurre si lo hacemos con
el grupo Fuente.
Es importante entender esta distribución, ya que cuando se indique
que tiene que ejecutar un determinado comando, se hará estableciendo
su ubicación en la Cinta de opciones.
Por ejemplo, si necesitamos acceder a las "propiedades del
proyecto", indicaremos:
1. Pulse en la ficha Proyecto de la Cinta de opciones.
2. En el grupo Propiedades, pulse en Información del
proyecto.
En Microsoft
Project 2010
es la primera
vez que
aparece esta
cinta,
sustituyendo a
las barras de
menús y de
herramientas
que se
utilizaban en
las versiones
anteriores.
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Es posible minimizar la Cinta de opciones para disponer de más
espacio en la ventana de Project. Para ello, se utiliza el botón que
aparece en la esquina superior derecha.
Al utilizar este botón, solo se muestra el nombre de cada una de las
fichas. Si pulsa en una de ellas, se desplegará para acceder a los
distintos grupos y comandos.
Cuando esté minimizada la Cinta de opciones, puede pulsar en este
otro botón para mostrarla como aparece al principio.
Por otra parte, se puede utilizar el teclado para acceder a los
comandos de las distintas fichas en lo que se conoce como "sugerencias
de teclas". Para ello, pulse la tecla Alt y Project mostrará dichas
sugerencias.
Por ejemplo, en la figura anterior vemos que para acceder a la ficha
Recurso, podemos utilizar la tecla U. Si la pulsamos…
…se nos mostrarán las sugerencias de teclas para acceder a los
distintos comandos de esta ficha. Por ejemplo, para acceder al comando
Asignar recursos del grupo Asignaciones, simplemente pulsaríamos la
tecla G.
Si está acostumbrado a trabajar con alguna versión anterior de
Project, seguramente le costará un poco adaptarse a la nueva
distribución de comandos mediante la Cinta de opciones.
No se preocupe por ello, ya que comprobará, en muy poco tiempo,
que esta distribución es mucho más intuitiva.
2. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO
ontinuamos describiendo otros elementos de la interfaz de
usuario de Project. C
Si quiere
ocultar las
sugerencias
de teclas,
pulse de
nuevo Alt.
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La primera ficha que encontramos en la Cinta de opciones es
Archivo, que aparece con un color distinto al resto (en este caso es el
color verde).
Esta ficha sustituye en gran medida al menú Archivo tradicional
de las aplicaciones de Office, donde encontramos los comandos
habituales para el trabajo con los archivos.
La ficha Archivo nos permite acceder a lo que se conoce como la
vista Backstage. A través de esta vista puede crear un proyecto nuevo,
abrir uno existente, guardar los cambios, etc.
La vista Backstage está dividida en dos secciones: en el panel de
la izquierda se muestran las tareas que se pueden realizar con el archivo
del proyecto; mientras que en el panel de la derecha aparecen las
opciones relacionadas con el comando seleccionado en la izquierda.
Así pues, en el apartado Reciente encontrará los proyectos que ha
abierto últimamente. Es una forma rápida de abrir uno de esos proyectos
sin necesidad de acceder a su ubicación.
Desde el apartado Nuevo podemos encontrar las opciones
disponibles a la hora de crear un proyecto, ya sea en blanco o utilizando
algunas de las plantillas de Office.com.
Normalmente utilizará los comandos Guardar y Guardar como,
pero si requiere de algo más, puede encontrarlo en el apartado Guardar
y enviar de esta vista. Por ejemplo, puede enviar un proyecto mediante
correo electrónico (como archivo adjunto) o convertirlo en un archivo
PDF.
La ficha
Archivo se
muestra
resaltada con
un color
distinto en
cada
aplicación de
Microsoft
Office.
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La vista Backstage también permite acceder a la ayuda de la
aplicación o a las opciones para personalizar Project en función de
nuestras preferencias.
Las opciones de configuración de Project aparecen en este cuadro
de diálogo divididas en varias categorías.
Como bien se indica, en la categoría General tenemos opciones
generales, por lo que los cambios efectuados aquí afectarán a todos los
proyectos que se creen a partir de ese momento.
Por ejemplo, tenemos la posibilidad de establecer el formato de las
fechas; en la categoría Mostrar podremos establecer el tipo de
calendario, el símbolo de moneda a aplicar, el número de decimales, etc.
Mientras que en la categoría Programación encontramos una de
las grandes novedades de Project 2010, que es la posibilidad de crear
tareas programadas manualmente, es decir, que seremos nosotros los
que estableceremos la fecha de inicio o fin de dichas tareas.
Aunque esto puede ser adecuado para ciertas tareas (sobre todo en
la fase inicial del proyecto, cuando no se conoce con seguridad muchas
fechas), normalmente preferirá utilizar el motor de cálculo de Project
para planificar las fechas de las tareas en función de otros detalles.
Pues bien, la configuración inicial de Project establece las nuevas
tareas como programadas manualmente, pero es muy sencillo cambiar
este detalle aquí a través de la opción Nuevas tareas creadas. Además,
puede indicarlo para este proyecto o para todos los proyectos nuevos.
Si cambia una
opción sin
tener ningún
proyecto
abierto,
entonces se
establecerá
para todos los
proyectos
nuevos.
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Aunque la mayoría de los valores que aparecen por defecto son los
más adecuados, volveremos a este cuadro de diálogo siempre que lo
necesitemos.
Finalmente, cabe destacar la barra de
herramientas de Acceso rápido, situada en la esquina
superior izquierda de la ventana de Project, que
inicialmente tiene este aspecto.
En esta barra aparecen los comandos que se utilizan con más
frecuencia, como el botón para Guardar el proyecto o los botones para
deshacer o rehacer alguna acción.
Lo interesante de esta barra es que podemos añadir otros botones o
comandos para acceder a ellos rápidamente. Para ello, debe utilizar el
menú que aparece al pulsar en este otro botón .
Mediante este menú se pueden añadir otros comandos
directamente, como el comando Abrir; o elegir la opción Más
comandos si no aparece el comando deseado.
En este último caso, accederemos a un nuevo cuadro de diálogo
donde los comandos aparecen ordenados alfabéticamente para que sea
fácil encontrar aquel que se desea añadir.
Además, también podemos cambiar la posición de los botones en
la barra.
Si lo que desea es eliminar alguno de esos botones, utilice el
comando Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido del
menú contextual de dicho botón.
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Otra forma de añadir comandos de la Cinta de opciones en la
barra de Acceso rápido es pulsar con el botón derecho del
ratón en el comando deseado y elegir la opción Agregar a la
barra de herramientas de acceso rápido.
A medida que trabaje con Project, todo esto lo hará con mayor
facilidad.
3. LAS VISTAS
roject permite mostrar la información del proyecto desde
distintos puntos de vista, de forma que obtenemos lo que
necesitamos en cada momento.
Ahora vamos a ver rápidamente algunas de las vistas más
importantes de Project, para lo que utilizaremos un proyecto antiguo, en
el que se ha introducido información.
La vista predeterminada de Project es el Diagrama de Gantt, que
es la que puede ver en la página siguiente.
En la parte izquierda de esta vista encontramos la lista de tareas del
proyecto; y, en la parte derecha, su representación gráfica, donde
podemos ver las tareas a lo largo de la programación temporal y sus
dependencias o prelaciones.
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Puede cambiar de vista a través del
botón del grupo Ver de la ficha
Tarea o de la ficha Vista. Pulsando
en dicho botón, accederá a un menú
con la lista de vistas disponibles:
La vista Calendario para
mostrar las tareas
programadas en una semana o
un intervalo de semanas
concreto.
La vista Diagrama de red da
una idea del flujo de tareas
que representa la
programación. Así, podemos
ver la secuencia de dichas
tareas, mostrando las
dependencias que existen
entre ellas.
En la esquina inferior derecha de la ventana de Project aparece un
controlador de zoom, que permite ampliar o reducir la vista que está
viendo en ese momento.
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Puede deslizar el controlador hacia la izquierda para reducir la
vista, o hacia la derecha par ampliarla.
En la vista Gantt de seguimiento se muestra la misma
información que teníamos en la vista Diagrama de Gantt, pero
complementada con la información de seguimiento que se ha
introducido hasta ese momento.
Así pues, podremos ver el porcentaje de realización de las tareas e
incluso las fechas de los hitos o momentos importantes del
proyecto.
La vista Hoja de recursos es otra vista importante. En ella
aparecen los recursos definidos en el proyecto: personas que
trabajan en él, materiales utilizados, etc.
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A través del Gráfico de recursos podrá conocer durante cuánto
tiempo están siendo utilizados los recursos y si hay alguna
sobreasignación; es decir, cuando se utiliza un recurso por
encima de su capacidad.
Las vistas que aparecen a través del botón del grupo Ver son las
más utilizadas. Sin embargo, Project viene con muchas más vistas, a las
que podrá acceder si elige Más vistas en el mismo menú del botón.
Adicionalmente, puede mostrar la Barra de vistas en la parte
izquierda de la ventana. Para ello, haga clic con el botón derecho del
ratón en el nombre de la vista actual y elija Barra de vistas en el menú
que aparece.
En la figura de la página siguiente puede ver el aspecto de esta
nueva barra, que facilita el acceso a las distintas vistas disponibles. Así
pues, lo único que tendrá que hacer es pulsar en el botón
correspondiente.
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A lo largo del curso iremos utilizando las distintas vistas de
Project, pero siempre con el propósito de obtener la información que
necesitemos en cada momento.
4. LA ESCALA TEMPORAL
n muchas de las vistas de Project nos encontraremos con la
escala temporal, que muestra las fechas exactas en las que se
realiza la programación.
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Por defecto, la escala temporal se divide en dos
secciones. En la parte superior vemos períodos
semanales del mes al que se refiere la programación y
en la parte inferior encontraremos los días de cada una
de esas semanas.
Podemos modificar esta organización a través del comando Escala
temporal de su menú contextual.
Como puede ver, este cuadro de diálogo se divide en cuatro fichas:
las tres primeras representan los distintos niveles de la escala temporal,
mientras que la última permite aplicar el formato específico a los días
que están marcados como no laborables en el calendario del proyecto.
Por ejemplo, vemos que en el nivel intermedio de la escala
temporal se muestran las semanas, pero podríamos mostrar los meses si
lo indicamos así en el campo Unidades.
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Con el campo Contador podremos indicar cada cuántas unidades
se muestra en la escala. Por ejemplo, si tenemos como unidades de la
escala a los meses y especificamos un contador de 2, entonces la escala
mostrará cada dos meses del año de programación.
Por defecto, el nivel superior no se muestra en la escala temporal,
ya que se asume que es suficiente con los niveles intermedio e inferior.
Podemos cambiar esto a través de la lista Mostrar. Obsérvelo en la
figura siguiente.
Ahora podremos especificar qué intervalos de tiempo se mostrarán
en el nivel superior de la escala. Como puede ver, se ha seleccionado el
intervalo de los meses.
También puede mostrar la escala temporal con separadores de
escalas o sin ellos.
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Finalmente, en la ficha Período no laborable podremos indicar el
formato de los períodos no laborables. Inicialmente, se muestran en el
Diagrama de Gantt como barras verticales de color gris.
Relacionado con esto, podemos mostrar la llamada Escala de
tiempo, que es un elemento nuevo de Project 2010. Aparece por defecto
para los nuevos proyectos, aunque para los antiguos, tendrá que activar
la opción en la ficha Vista, grupo Vista en dos paneles.
La utilidad que se le da a la Escala de tiempo es informativa, es
decir, sirve para comprobar la evolución o progreso de las tareas que
queremos controlar de una forma más concreta.
Así pues, podremos añadir una tarea en la Escala de tiempo y
comprobar si se ejecuta tal como estaba programada.
Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón en la barra
correspondiente a la tarea y elija Agregar a escala de tiempo.
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Se puede utilizar la Escala de tiempo para comunicar el estado del
proyecto, ya que es fácil copiarla y pegarla en otros documentos de
Office (o incluso en un mensaje de correo electrónico).
5. EL SISTEMA DE AYUDA
inalizamos la presentación del entorno de trabajo de Project
estudiando su sistema de ayuda.
Project viene con un completo conjunto de páginas de ayuda que le
proporciona información acerca de la labor que esté realizando y no
sabe completar o de cualquier asunto de la aplicación de su interés.
Para ello, debe pulsar en el botón Ayuda situado en la esquina
superior derecha de la ventana o bien utilizar la tecla F1.
En la página inicial de la ayuda aparece una serie de temas en
forma de enlaces que dan acceso a información básica sobre el uso de la
aplicación e incluso también sobre la administración de proyectos en
general.
A medida que pulsa en uno de esos temas, accederá a ayuda
adicional.
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Esta es una buena forma de obtener una visión general sobre el uso
de la aplicación, ya que la ayuda está estructurada de forma que da
respuesta a las preguntas más frecuentes.
Por ejemplo, si usted es un usuario que ha trabajado en una versión
anterior de Project, tal vez le resulte difícil encontrar algún comando
que utilizaba frecuentemente, en la nueva interfaz de Project.
Pues bien, si pulsa en Introducción a Project y después en Guías
interactivas de asignación de comandos, accederá a una nueva página
de ayuda donde dispone del enlace Iniciar la guía de Project.
Utilice dicho enlace y accederá a una guía interactiva en la que
puede indicar el comando que está buscando de una versión anterior de
Project y se le mostrará dónde se encuentra en la interfaz de usuario de
Project 2010.
Por otra parte, puede obtener el listado de todos los temas de la
ayuda mediante el botón Tabla de contenido de la barra de
herramientas de la ventana principal de la ayuda.
Esta es la forma clásica de la ayuda de las aplicaciones Office. Así
pues, encontramos que cada tema de ayuda queda representado como un
libro, que, a su vez, puede contener otros subtemas o ayuda inmediata.
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Pero la forma más rápida de obtener información de la ayuda es
realizar una pregunta directamente en el campo de búsqueda de la parte
superior de la ventana.
El resultado de la búsqueda se muestra en el panel de la derecha,
donde encontramos enlaces a cada una de las páginas de ayuda
relacionadas con la consulta que ha realizado.
Cuando encuentra los pasos concretos para realizar una tarea, es
útil disponer de la ayuda visible en pantalla, aunque volvamos a la
ventana de Project.
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Esto ocurre por defecto, ya que el último botón de la barra de
herramientas está activado como Mantener visible . Si pulsa en
dicho botón, entonces cambia a este otro icono , por lo que la ventana
de ayuda actúa como cualquier otra, es decir, que no se muestra siempre
por encima.
Finalmente, el resto de botones de esta barra de herramientas son
los botones habituales para navegar por el contenido de la ayuda,
imprimirla o cambiar el tamaño de la letra.
Además, por defecto se utiliza la ayuda en línea, es decir, la
disponible en el sitio web Office.com. Esta normalmente es la mejor
opción, ya que accedemos a toda la ayuda disponible y actualizada.
Sin embargo, se requiere de una conexión a Internet. Si no es así,
se puede acceder a la ayuda instalada en el equipo.
Para ello, indíquelo en la
parte inferior derecha de la
ventana, donde pone Conectado
a Office.com. Aquí puede elegir
entre acceder al contenido
almacenado en el equipo o el
contenido online disponible en
Office.com.
Adicionalmente, durante el trabajo con la aplicación encontrará
que algunas opciones presentan un icono como este . Esto quiere decir
que si mantiene el puntero del ratón encima del icono, obtendrá
información adicional sobre la opción correspondiente.
Y si no encuentra la información necesaria, puede acudir al sitio
web Microsoft Answers (http://answers.microsoft.com), donde otras
personas que utilizan Project pueden plantear y resolver dudas.
En este sitio web puede encontrar lo que está buscando y cuya
información no ha podido obtener de la ayuda del producto. Además,
puede publicar sus propias preguntas.
Seguro que puede obtener ayuda de alguna persona que está o ha
estado en su misma situación; o ayudar a otra que tiene un problema
para el que conoce la solución.