UNIVERSIDAD: GALILEOTUTOR: Sender AlayCURSO: AUTOMATIZACIN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Ensayo

Erick FelipeBarrera Gmez Carn No. 15007173Cei: JutiapaGuatemala 7 de marzo de 2015

INTRODUCCION

Iniciar por preguntarse el por qu implementar sistemas de automatizacin dentro de la empresa, es un punto fundamental para encaminarse al crecimiento y el xito. La dinmica en una economa global como la actual exige que las empresas tengan informacin para atender la demanda del mercado tanto en oportunidad como en calidad, y esto solo puede lograrse si se tienen las herramientas adecuadas. Las empresas que no automatizan y/o no cuentan con el apoyo de sistemas de informacin tienden a estancarse y en muchos casos a desaparecer, al no estar preparadas para competir en igualdad de condiciones.

El objetivo de la automatizacin de oficinas es el incremento de la productividad y la eficiencia a travs de mltiples tecnologas, que dan apoyo a una amplia gama de aplicaciones orientadas a mejorar el desempeo de las actividades realizadas dentro de una organizacin. Se dice que estas tecnologas y aplicaciones proveen la base para la integracin de cualquier oficina, de manera que se debe prestar especial atencin a los aspectos de anlisis, estructura, asignacin de recursos y tecnologa disponible, para obtener el mximo beneficio y al mismo tiempo evitar crear temores o falsas expectativas en el lugar de trabajo. Es de vital importancia que se determine el nivel y naturaleza de automatizacin en la empresa. La automatizacin de oficinas es un concepto amplio y multifactico que se agrupa en dos ambientes principales: el de la administracin y el de la tecnologa de informacin, los cuales son parte significativa para el xito de la implantacin de este concepto. La automatizacin abarca una gama de aplicaciones relacionadas con el proceso y transmisin de informacin, el cual vara desde la captura y presentacin, hasta la distribucin de la misma. Comience en su empresa por evaluar que tan viejas son sus versiones de software, ya que es muy poco probable que se pueda competir en el mercado mediante el uso de Windows 3.0, Excel o Lotus 123 en su primera versin, Word perfecta 4.0 para DOS y DBASE III. Para poder iniciar cualquier proyecto de automatizacin de oficinas se requiere el apoyo total de un ejecutivo, con el fin de contar con los recursos necesarios y ejercer influencia en las organizaciones con la autoridad necesaria. De las alternativas estratgicas que se sugieran deben asignar prioridades en correspondencia con los objetivos definidos. Una vez se han delimitado las estrategias, prioridades y roles, se determina una metodologa de trabajo. La ltima fase es la instrumentacin del proyecto, la cual incluye la capacitacin a los usuarios en el manejo del sistema. El sistema debe ser siempre mejor al que se utiliza y que se mantenga abierto y dinmico a las nuevas demandas del mercado.

CONCLUSION

Los resultados de la implementacin de una solucin de automatizacin de procesos en cualquier rea de la organizacin pueden medirse en primera instancia por la reduccin de tiempos y de costos, en segunda por el aumento de productividad del rea impactada y en tercera instancia en beneficios en calidad, oportunidad, seguridad, eficiencia, transparencia y mejor servicio. La falta de automatizacin en las organizaciones genera retrocesos, atrasos, falta de trazabilidad y dependencia de personas; todo ello conlleva, a mayores costos y a baja productividad.Contar con soluciones de automatizacin dentro de los procesos administrativos de una empresa genera grandes beneficios. Cuando se automatizan procesos se pueden contabilizar los tiempos de cada etapa, identificar dnde se generan cuellos de botella y tomar correctivos; se puede saber y monitorear cules actividades fueron terminadas o no en los plazos y tiempos esperados, se elimina el uso de papeles y se reduce la dependencia de personas. Adicional a esto, el originador de la solicitud del servicio puede saber en todo momento dnde est su proceso y el dueo del proceso o principal responsable, puede monitorear cada etapa; en general se puede administrar y tener control del proceso de principio a fin.