UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA

MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

SEDE: COBAN, A. V.

CURSO: SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

CATEDRÁTICA: M.A. CLAUDIA ESMERALDA VILLELA

ENSAYO

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN LA ESCUELA OFICIAL RURAL

MIXTA ALDEA CONCUÁ, GRANADOS, BAJA VERAPAZ.

Delmy Aracely García Garrido 0128-06-17649

Cobán, A. V. 20 de Julio de 2013.

1

INTRODUCCIÓN

La tecnología de información está transformando las actividades económicas y

cotidianas como uno de los fenómenos sociológicos más importantes de la

actualidad. Por esta razón, los niveles de oportunidad de trabajo se incrementan

de manera acelerada en diferentes áreas del conocimiento.

Se tiene como propósito mantener a la organización actualizada mediante la

creación de bases de datos accesibles, además saber cómo se manejan los

sistemas de información con que se cuenta, para poder sacar de ello el mayor

provecho.

Las instituciones educativas del estado cuentan con un sistema de información

de red por medio de una página Web, la cual está enlazada con una base de

datos que al ingresar una clave se accede a la información que en ella se

proporciona.

El objetivo de contar con un sistema de información es proporcionar a la

institución información que ayude a tomar decisiones, logrando mediante su uso

ser competitivos, dándoles la oportunidad a los colaboradores de acceder a la

información en el momento que sea necesario.

Los sistemas de información actualmente son muy necesarios, ya que las

organizaciones manejan grandes cantidades de datos, los cuales deben ser

analizados de tal manera que se pueda encontrar información relevante para

poder tomar diferentes cursos de acción e influir en la toma de decisiones.

Las instituciones educativas cuentan con un sistema de información que se

adecúa a las necesidades de los usuarios, puesto que dentro de ellas se maneja

gran cantidad de datos que proporciona información importante de la institución,

aunque en algunos casos el acceso a ella es bastante lento, pero proporciona

información fiable para la toma de decisiones, la cual es recabada por los mismos

miembros de la institución, luego se almacena en la base de datos para después

ser utilizada con diferentes propósitos.

2

I SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN LA ESCUELA OFICIAL

RURAL MIXTA ALDEA CONCUÁ, GRANADOS, BAJA VERAPAZ.

Ante la creciente competitividad en este mundo global, la tecnología de la

información ha tomado mayor importancia, pues se necesita tomar decisiones

acertadas y para ello es necesario contar con la mayor cantidad de información

posible, es favorable contar con un sistema de información, a lo que Laudon y

Laudon (2008, pág. 14) lo definen como “Un conjunto de componentes

interrelacionados que recolectan o recuperan, procesan, almacenan y distribuyen

información1 para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización”.

La Escuela Oficial Rural Mixta Aldea Concuá es una institución del estado.

Fundada en el año de 1963 por Epifanio Manzo, en el departamento de Baja

Verapaz ante la necesidad que la niñez de esta comunidad presentaba, dando

origen a una institución que vino a dar un impulso de superación a la comunidad.

Teniendo como misión que es una institución donde los estudiantes reciben una

educación integral y de calidad, dando oportunidades de igualdad a todos los

estudiantes, para obtener una mejor participación y lograr el desarrollo de su

comunidad y un excelente desenvolvimiento en la sociedad, así mismo con la

visión de ser una institución educativa que contribuya a formar en los estudiantes

un carácter de decisión y desenvolvimiento en la sociedad a través de una

educación integral, con equidad y participación, para el engrandecimiento de su

comunidad.

Debido a los cambios tecnológicos e incremento de la población estudiantil, el

Ministerio de Educación de Guatemala creó un sistema de información que le

facilitará la creación de una base de datos2, para llevar el control general de los

datos de las organizaciones, en el cual se debe ingresar cantidad de alumnos,

edades, fechas de nacimiento, nombres de los padres de familia, códigos

1 Datos que se han moldeado en una forma significativa y útil para los seres humanos.

2 Secuencia de hechos en bruto que representan eventos que ocurren en las organizaciones o en el entorno

físico antes de ser organizadas y ordenadas de una forma que las personas puedan entender y utilizar.

3

personales, información de los docentes y otros aspectos relevantes para la

institución. Puesto que dentro de la institución no se contaba con un sistema de

información tecnológico para almacenar y tener acceso a los datos importantes de

la misma, con ello se pretende conocer el funcionamiento y operación del sistema

que el Ministerio de Educación proporciona para saber si cumple con las

necesidades de la institución.

Contar con un equipamiento tecnológico avanzado en gran medida es un

factor primordial para poder obtener un mayor rendimiento del sistema de

información de la institución educativa, debido a que Fernández (2006, pág. 13)

concidera que un sistema de información es “Un conjunto de personas, datos,

procesos y tecnología de la información, que interactúan para recoger, procesar,

almacenar y proveer3 la información necesaria para el correcto funcionamiento de

la organización”.

Una adecuada combinación de hardware y software beneficia

conciderablemente al sistema de información. Por ello en la Escuela Oficial Rutal

Mixta Aldea Concuá se cuenta con 11 computadores DELL, modelo Vostro 260s,

Procesador Intel (R) Core (TM) i3-2120 CPU@3.30GHz, Memoria instalada

(RAM) 2.GB, Sistema Operativo 32bits, Windows 7 Profesional, Office 2010.

Además se cuenta con una impresora multifuncional CANON Prixma MP280 y un

Modem inalámbrico de internet TIGO.

Los usuarios de un sistema de información tienen diferentes grados de

participación dentro del sistema de información y son ellos el elemento principal

de su integración, así pueden indicarse usuarios primarios que son quienes

alimentan el sistema, así como el director y los docentes de la institución

educativa, que con frecuencia quienes ingresan información importante, los

usuarios directos4, usuarios gerenciales y directivos que tienen responsabilidades

administrativas y toman decisiones con base a la información que produce el

3 Funciones de un sistema de información: Entrada, Procesamiento y Salida.

4Los que se benefician de la información sin tener interacción con el sistema.

4

sistema, dentro de ellos se puede citar al Director Departamental de Educación y

personal administrativo que labora para el Ministerio de Educación.

El sistema de información dentro de la institución educativa se considera como

un conjunto de elementos que tienen interacción entre sí, con un fin común, donde

se permita que la información esté accesible para satisfacer cualquier tipo de

necesidades que se tenga.

Un sistema de información no siempre necesita contar con recurso

computacional, puesto que cuendo no existía toda la tecnología con la que

actualmente contamos, los registros se realizaban de forma manual en hojas de

papel y se archivaban dentro de la misma institución, donde se tenía acceso a

ellos al momento de necesitarlo. Aunque el contar con un equipo de cómputo

facilita el manejo e interpretación de la información, manteniendo una interacción

con el equipo de cómputo, el recurso humano5 y los datos o información.

Laudon y Laudon (2008, pág. 14) opina que “Los sistemas de información

contienen información acerca de las personas, lugares y cosas importantes dentro

de la organización o del entorno en que desenvuelve”.

La Escuela Oficial Rural Mixta Aldea Concuá almacena y tiene acceso a

información personal de los estudiantes, nombre de los encargados, códigos

personales, grado académico, si es o nó repitente, cantidad de docentes que

laboran en la institución, así como también datos personales de los mismos.

El Ministerio de Educación de Guatemala maneja un Sistema de Información

Abierto, que para Laudon y Laudon (2008, pág. 280) es “Un sistema de software

que puede operar en diferentes plataformas de hardware porque están construido

en sistemas operativos, interfaces de ususarios, estandares de aplicaciones y

protocolos de actividades de redes públicas”. Puesto que se puede acceder a la

información en el momento que se desee en la computadora y con sólo ingresar el

código del establecimiento y contraseña6 se puede tener toda la información de la

institución educativa.

5 Director, docentes, personas que necesiten los datos para tomar decisiones.

6 El usuario y contraseña son parte de una base de datos.

5

Se adopta un Sistema de Procesamiento de Transacciones (TPS) ya que este

tipo de sistema es el que recolecta, almacena, modifica y recupera la información

generada por la institución educativa, los datos deben ser verificables.

La base de datos que se maneja es la dinámica7 pues permite actualizar, borrar

o editar la información, además de consultar, ya que es parte fundamental del

sistema el acceso a esa información para llevar el control de la institución así

como para tomar decisiones.

El Ministerio de Educación cuenta con la Dirección de Informática8 que es el

órgano administrativo que tiene a su cargo la prestación de servicios relacionados

con las tecnologías de la información y la comunicación, que garantice la

satisfacción de necesidades en la gestión y transformación de necesidades en la

gestión y transformación de información, particularmente en el curso de

ordenadores, programas de computación que permiten crear, modificar,

almacenar, proteger, recompensar, recuperar y transmitir esa información,

principalmente como una herramienta que constituya a mejorar el desarrollo de los

procesos administrativos del Ministerio de Educación9.

Para ingresar a la base de datos del sistema de información se cuenta con un

manual que indica uno a uno los pasos que hay que realizar para poder ingresar,

facilitando el acceso a la información y evitando pérdidas de tiempo al no saber

como llegar hasta donde se encuentra ubicada la información. Contar con un

sistema de información actualizado favorece en gran manera a las instituciones,

ya que permiten acceder a información útil dentro de la misma organización y que

ayudará a tomar decisiones que sean de importancia para la institución, el

Ministerio de Educación por medio de la base de datos con la que cuenta la

institución educativa, puede verificar si la cantidad de docentes es la indicada para

la cantidad de niños que asisten y tomar la decisión de crear nuevas plazas en el

7 Base de datos donde la información almacenada se modifica con el tiempo.

8 DINFO

9 .www.mineduc.gob.gt/dinfo/

6

plantel educativo o bien reubicar a algun maestro que sea subutilizado en la

institución.

El sistema de información que se utiliza cumple con las expectativas de

mantener un almacenamiento de información al alcance de los usuarios, que

pueda ser apoyo en la toma de decisiones benéficas para la institución educativa,

puesto que se ingresa al sitio web del Ministerio de Educación el cual está

vinculado a una base de datos donde se encuentra toda la información que se ha

almacenado de la institución. Es un sistema bastante completo, que al ingresar se

puede observar y utilizar la cantidad de información que allí se almacena y

actualiza constantemente, todo ello para que la base de datos cuente con

información reciente y verídica.

El problema que suele pasar es el congestionamiento del sistema, puesto que

por contar con un sistema de bases de datos nacional, los usuarios que a ella

ingresan son muchos lo que hace difícil el ingreso en muchas ocasiones, esto

ocurre mayormente en las epocas de inicio y cierre de ciclo escolar, que es

cuando se registran los datos de los nuevos alumnos asi como la baja de los

alumnos egresados de sexto primaria; para poder ingresar en esa época del año

se debe optar por ingresar en horarios donde no existan tantos usuarios tratando

de acceder a ella, pudiendo ser a altas horas de la noche.

Se considera benéfico mejorar el acceso a la red10 para evitar pérdidas de

tiempo y poder ingresar con fluidez a utilizar la información que se encuentra

almacenada en la base de datos. Por medeio de esos datos se puede observar el

incremento o la baja en la escolaridad de los alumnos en comparación con ciclos

escolares anteriores, podeniendo hacer de esa forma un análisis para descubrir

las causas del fenómeno. La implementación11 de un sistema de información no es

solamente para el sector privado, sino que para todas las organizaciones donde se

manejen datos y se necesiten tener almacenados para realizar análisis,

10

Sistema de comunicación para envío de información. 11

Formas y métodos para llevar a cabo algo. Etapa donde efectivamente se programa el sistema.

7

comparaciones, tomar decisiones o cualquier otra actividad donde se necesite

tomar como base datos que sean claves dentro de la institución y un ejemplo lo

dan las escuelas del estado que manejan su base de datos interna en conjunto

con la nacional.

II CONCLUSIÓN

Los sitemas de información dentro de las organizaciones son de mucha

importancia, ya que ayudan a mantener una base de datos con información

oportuna que ayuda a tomar buenas decisiones facilitando el acceso a datos

relevantes de la organización. Según De Pablos,López, Romo y Medina(2012,

pág. 20) “Los sistemas de información son un conjunto de recursos técnicos,

humanos y económicos, interrelacionados dinámicamente y organizados en torno

al objeto de satisfacer las necesidades de información de una organización

empresarial para la gestión y correcta adopción de decisiones”.

Los sistemas de información incluyen varios recursos, no es cuestión de un solo

elemento sino que van inmervos varios, no sólo es tarea del director la recolección

de los datos, sino que necesita del apoyo del personal docente y toda la

comunidad educativa para recolectar la mayor cantidad de datos y que la

información sea verificable.

La Escuea Oficial Rural Mixta Aldea Concuá cuenta con el uso de herramientas

tecnológicas que facilitan la información tanto de alumnos como docentes que

laboran en ella, además se cuenta con computadoras con capacidad de alto

procesamiento, con ellas se puede dar acceso con mayor facilidad a la

información, aunque en ocaciones no es cuestión del equipo de cómputo sino de

la red del sistema de información que se encuentra congestionado.Mantener los

datos actualizados es una tarea importante ya que se debe tener registro de

alumnos incritos con sus códigos personales, alumnos egresados, sexo, edad, y

muxos otros datos que tienen gran valor para la institución educativa.

El contar con un sistema de información en la organización es de mucha

ayuda, puesto que así se tiene información actualizada y también impulsa a que

los miembros de la organización que no sepan manejar los sistemas decómputo

8

se interesen en aprender y poder manejarlos con facilidad, utilizando la

información de manera adecuada. Los sistemas de información ayudan a las

organizaciones a mantenerse actualizadas y ser competitivas ante este mundo de

constantes cambios mayormente tecnológicos.

BIBLIOGRAFÍA

Abello, A., Rollón, E., & Rodriguez, M. (2006). DISEÑO Y ADMINISTRACIÓN DE

BASE DE DATOS. Barcelona: Edicions UPC.

DE Pablos Heredero, C., López, J., Romo Romero, S., & Medina Salguero, S.

(2012). ORGANIZACIÓN Y TRANSFORMACIÓN DE LOS SITEMAS DE

INFORMACIÓN EN LA EMPRESA. Madrid: ESIC EDITORIAL.

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edición ed.). México: Pearson Educación.

Fernández Alarcón, V. (2006). DESARROLLO DE SISTEMAS DE

INFORMACIÓN. México: Edicions UPC.

Laudon, K., & Laudon , J. (2008). SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

(Décima edición ed.). México: Pearson Educación.

Pons , O., Acio, S., Marín, N., Medcina, J. M., & Villa , A. (2008). INTRODUCCIÓN

A LOS SISTEMAS DE BASE DE DATOS. Madrid: Paraninfo.