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EMPRESAS PÚBLICAS EL SANTUARIO ANTIOQUIA INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL

SISTEMA DE CONTROL INTERNO (Ley 1474 de 2011 (artículo 9)

Estatuto Anticorrupción

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INTRODUCCIÓN

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011, artículo 9°, que establece: “(…) El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deberá publicar cada cuatro (4) meses en la página web de la entidad, un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad, so pena de incurrir en falta disciplinaria grave.(…)” presenta el Informe Pormenorizado de Control Interno de las Empresas Publicas del Municipio de El Santuario E.S.P para el período de Marzo 01 a Junio 30 de 2018 tomando como principal fuente de información reportada por las áreas responsables: Subgerencia Administrativa y financiera, Comunicaciones, Subgerencia Técnico Operativa, asi como los diferentes informes y Actas que reposan en la Entidad. Para la construcción y presentación del siguiente informe se utilizó como referente el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG recientemente adoptado mediante el Decreto 1499 del 11 de Septiembre del 2017, el cual está compuesto por siete (7) dimensiones. Finalmente la efectividad del sistema de control interno depende de la operatividad de las Siete (7) dimensiones las cuales están articuladas con los cinco componentes establecidos en el modelo de Control Interno y de esta manera se puede obtener una certeza razonable del logro de los objetivos de la Entidad. Un sistema de control interno efectivo reduce a un nivel aceptable el riesgo de no alcanzar los objetivos de la entidad. Para esto es indispensable que los componentes estén presentes y en funcionamiento. Esto quiere decir que los componentes y principios relevantes existen en el diseño e implementación del sistema de control interno para alcanzar los objetivos especificados. Además, los componentes deben ser aplicados en el sistema de control interno y funcionar de manera integrada. Cuando se determina que el Sistema de Control Interno es efectivo la alta dirección y la Junta Directiva tienen una seguridad razonable acerca del cumplimiento de los objetivos institucionales.




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GENERALIDADES MIPG Mediante la expedición del Decreto 1499 de 2017 se integró el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, definiéndose un solo Sistema de Gestión, el cual se articula con el Sistema de Control Interno definido en la Ley 87 de 1993, bajo este esquema se define el Modelo Integrado de Planeación y Gestión-MIPG, el cual permite a todas las entidades del estado, planear, gestionar, evaluar, controlar y mejorar su desempeño, bajo criterios de calidad, cumpliendo su misión y buscando la satisfacción de los ciudadanos, por lo que el Modelo Estándar de Control Interno MECI continúa siendo la herramienta de operación del Sistema de Control Interno, cuya estructura se actualiza en articulación con el MIPG. Tal y como se ha venido dejando de manera expresa en informes anteriores y con el fin de lograr la completa y adecuada implementación de MIPG, Se han realizado una serie de actividades con lo que se pretende identificar las políticas, practicas, herramientas o instrumentos con los que se ha venido operando en la Empresa a través del Sistema de Gestión Integral, para realizar los ajustes pertinentes y con esto permitir que el Modelo opere de manera eficaz y eficiente en la Entidad. En reunión del Equipo directivo de la Entidad en Enero de 2018 se presentó proyecto de resolución 017 mediante la cual se conforma el comité Institucional de Gestión y Desempeño. En cuanto al comité institucional de coordinación de control interno, mediante la resolución 018 de Enero de 2018 se adecúa su conformación y reglamento en cumplimiento del Decreto 648 de 2017. Así mismo la Oficina de control Interno a través de correo electrónico inició la socialización del modelo y especialmente la participación en cada una de las líneas de defensa de la dimensión de Control Interno. El Plan de Acción Institucional ha sido formulado y publicado para la vigencia 2018 en la página web de la entidad, en el cual se encuentran incluidos los proyectos para lograr la activa implementación y ejecución Para cada Dimensión dentro de las cuales se pueden identificar: Dimensión de Talento Humano: Se encuentran proyectos relacionados con capacitación, bienestar, entorno y clima laboral, implementación y funcionamiento del sistema de seguridad y salud en el trabajo y demás actividades de Bienestar. Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación: Se enmarca en la formulación del Plan de Acción Institucional así como la definición de proyectos estratégicos relacionados con aspectos misionales de la entidad, parámetros de planeación y definición del presupuesto. Dimensión Gestión Para el Resultado Con Valores: Bajo esta dimensión en el Plan se definen proyectos asociados a la gestión de la calidad, generación de política de defensa judicial, desarrollo de políticas en materia de Servicios Públicos domiciliarios, así como proyectos a nivel administrativo y financiero entre otros.




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Dimensión Información y Comunicación: Se incluyen proyectos en los cuales se interactúa con el ente territorial, demás entes descentralizados, difusión de normatividad, socialización de acciones de la entidad, atención al ciudadano, entre otros. Dimensión de Control Interno: Se establecen como proyectos el desarrollo de auditorías, actividades de asesoría y acompañamiento, de difusión del sistema de control como parte del MIPG.




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DIMENSIÓN TALENTO HUMANO Las empresas públicas del Municipio de El Santuario asegura la efectividad del ambiente de control a través de la consolidación de la cultura ética, la gestión integral del recurso humano y un adecuado direccionamiento estratégico. Durante el periodo se destacan las siguientes actividades:

Durante los meses de Mayo y Junio se realizó en convenio con la ESAP capacitación a los Empleados de la ESP, en el Seminario denominado “Servidores Públicos Constructores De Paz” Y “Actualización Del Mipg2” con el fin de fortalecer el conocimiento y las actitudes comportamentales de los empleados de la Entidad. En el marco de las actividades direccionadas desde la Gestión Estratégica del Talento Humano, programadas en el Plan de Bienestar de la Entidad y con el fin de darle cumplimiento y continuidad a las mismas; el pasado 15 de Junio se llevó a cabo la actividad para la Activación del Código de Integridad el cual fue adoptado Mediante Resolución 046 de Junio de 2018; en dicha actividad lúdica participaron los funcionarios y Contratistas de la ESP, esto con el fin de facilitar la interiorización y entendimiento de los valores del servidor publico, se entregó plegable alusivo al comité de convivencia y código de integridad y los valores del Servidor Público con sus respectivas conductas asociadas. Con el Fin de darle continuidad a las actividades y fortalecer el programa de Seguridad y Salud en el Trabajo, se dictó conferencia sobre el riesgo psicosocial a todos los




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funcionarios, por parte de profesional de la ARL; así mismo se viene realizando el programa Escuela de Columnas para todo el personal operativo de la Entidad; esta actividad está encaminada a prevenir lesiones posturales en los funcionarios de la Empresa.

DIMENSIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y PLANEACIÓN

El trabajo abordado desde dimensiones como Direccionamiento Estratégico y Planeación, Gestión con Valores para Resultados y Talento Humano, es fundamental para materializar una adecuada gestión del riesgo. Desde la construcción del Plan Estratégico 2015-2015, el cual se convierte en el punto de partida y línea base para la planificación de los Planes de Acción Institucionales anuales, así como la alineación de los objetivos estratégicos de la Entidad, para la presente vigencia y a la fecha del presente informe se han realizado las siguientes actividades: Se adelantó el seguimiento a los proyectos del plan de acción de la vigencia 2017, actividad de la cual se dejaron las observaciones más relevantes en el acta 01 de Enero 30 de 2018, como conclusión final se deja que se cumplieron en gran medida las metas y objetivos propuestos en el año 2017. Para la vigencia 2018 se publicó el Plan de Acción sin embargo con la normatividad expedida de manera posterior en especial el Decreto 612 de 2018, se vienen adelantando las actividades tendientes a la consolidación de los planes allí reglamentados y su integración al Plan de Acción y posterior publicación en la Página WEB de la Entidad. La empresa de servicios públicos cuenta con una matriz de riesgos institucionales, a la cual cada uno de los líderes de proceso realiza seguimiento para permitir asociar nuevos riesgos detectados en los procesos y/o mitigar o disminuir los niveles de impacto en los existentes. Los Indicadores de Gestión son medidos por las áreas o líderes correspondientes, específicamente se consolidaron para el seguimiento a los procesos del Sistema de Gestión Integral el cual será realizado en el mes de Julio, esto con el fin de consolidar las acciones o planes de mejora según el caso en la Revisión por la Dirección a realizarse la última semana de Julio de la presente vigencia. El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano de 2018, construido con el objetivo de consolidar la cultura de prevención, detección y respuesta ante actos que vayan en contra de los acuerdos éticos de la empresa y el cual se encuentra publicado en la Página WEB de la Entidad ha sido objeto de seguimiento y actualización permanente no solo con el objeto de darle cumplimiento a la normatividad vigente sino que el mismo se convierta en un insumo en la toma de decisiones y fortalecimiento de la prevención de la lucha contra la corrupción y mejora continua en la atención al ciudadano y la rendición de cuentas a la comunidad.




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DIMENSIÓN GESTIÓN CON VALORES PARA EL RESULTADO La entidad continúa manteniendo la certificación del sistema de gestión de calidad, en las Normas Técnicas ISO 9001 e ISO 14001, para la presente anualidad se pretende realizar la transición a dichas normas técnicas en la versión 2015 y con esto satisfacer a los clientes a través del cumplimiento de sus requisitos considerando la Responsabilidad Social, Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud Ocupacional. Todo esto soportado en auditorías internas y de gestión de calidad, adicional a la formulación de planes de acción para mejorar las no conformidades detectadas. Se dispone del Sistema de Gestión Integral automatizado en la WEB, en el cual se encuentra la totalidad de la documentación del sistema de gestión de calidad y resulta de fácil acceso para todos los funcionarios y contratistas de la entidad. De manera periódica cada proceso presenta monitoreo y evaluación del comportamiento del mapa de riesgos por procesos a través del comité Institucional de Gestión y Desempeño, a fin de establecer acciones de mejora en dado caso. Para cumplir sus objetivos institucionales y mitigar los riesgos asociados con su operación, La Empresa de Servicios Públicos implementa mecanismos de control y seguimiento permanentes, que le permiten asegurar altos niveles de calidad y excelencia en su gestión. Durante el periodo se destaca lo siguiente: Actualización de los manuales, estándares y procedimientos, con una visión transversal y buscando la eficiencia en los procesos, actualización de la Estructura organizacional por procesos logrando que

Los procesos sean transversales y afecten a diferentes unidades organizativas, con lo que se favorecen las interrelaciones entre las personas.

Se establezcan los responsables de cada proceso. Todas las personas de la organización conocen su rol en cada uno de los procesos y saben cómo contribuyen a alcanzar los objetivos de la organización.

No se trabaje de manera aislada, buscando solo el beneficio de una parte de la organización, sino buscando el beneficio común.

Se alcance una optimización del uso de los recursos y, en consecuencia, una reducción y optimización de los costos operativos y de gestión.

Los procesos se midan; se establezcan objetivos e indicadores para cada uno de ellos.

Entre las medidas que se analizan es muy importante el grado de satisfacción del cliente. La organización se orienta así a satisfacer las necesidades de los clientes.

En busca del mejor desempeño Institucional y el logro de la consolidación de la Empresa como una Entidad Ambientalmente Responsable, se continúan fortaleciendo las actividades de acercamiento a la comunidad entre las cuales se destacan:

En el marco de la ejecución del MIRS 2018, se realizaron durante el mes de junio talleres lúdicos educativos enfocados en la separación en la fuente y cultura ambiental




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en los Centros de Desarrollo Infantil (CDI) Semillitas y la Casita de madera. Durante estos talleres fue posible sensibilizar a los docentes y a 86 de sus alumnos entre los 3 y 5 años a través de cuentos y vídeos.

Se continúan realizando las Tomas barriales que permiten un contacto directo con las comunidades y una adecuada interacción entre la E.S.P y la comunidad; Dentro de la campaña se realizó el trueque de 5 kl de material reciclable a cambio de un kit de aseo. La comunidad demuestra su compromiso y atención en tanto se realizan las charlas ambientales.




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Desde la tercera línea de defensa se ejecutaron auditorías internas a los siguientes Procedimientos: • Auditoria la Gestión Contractual • Auditoria Rendición de Cuentas y Publicación de Informes Y los seguimientos: • Plan anticorrupción y atención al ciudadano. Corte 30 de abril de 2018 • Austeridad del Gasto Enero-Marzo 2018 • Correspondencia y PQRs primer y segundo semestre de 2017 Desde el área de Control Interno se continúa publicando en boletín interno, mensajes alusivos al autocontrol, Interiorización del Código de Integridad que cada uno de los funcionarios debe tener en el desarrollo de sus actividades, y temas de interés relacionados con Control Interno, e información de interés.

DIMENSIÓN EVALUACIÓN DE RESULTADOS

La Empresa de Servicios Públicos realiza continuamente ejercicios de monitoreo y seguimiento a su gestión, mediante evaluaciones periódicas por parte de sus tres líneas de defensa, con el propósito de valorar la eficiencia, eficacia y efectividad de sus procesos, controles, planes, programas y proyectos, de tal forma que se puedan identificar de manera oportuna las desviaciones e implementar medidas para mitigar los riesgos y alcanzar los objetivos institucionales. La oficina de Control Interno realiza el seguimiento a los planes de mejoramiento que resultan de las observaciones de las oficinas de auditoría y control, al Plan anticorrupción y de atención al ciudadano y a la gestión de mecanismos de participación ciudadana. A través del Comité Institucional de Gestión y Desempeño se consolida y realiza la evaluación de la gestión para determinar el desempeño de los procesos, realizando análisis del índice de satisfacción y desempeño del mismo Sistema de Gestión Integral con el fin de plantear los compromisos y acciones de mejora en los casos requeridos. Se realiza periódicamente el informe pormenorizado del estado de control interno el cual es publicado en la página web de la entidad, evidenciando las debilidades dentro del control interno. Se generaron acciones encaminadas a fortalecer la cultura de control, lideradas por la Coordinación de Control Interno, especialmente a través de mensajes de correo electrónico en temas equipo y socialización del modelo integrado de planeación y gestión. Durante el período analizado se han efectuado las auditorías previstas por la Oficina de Interno, producto de las cuales se generaron los correspondientes planes de Mejora;




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periódicamente se efectúa seguimiento para verificar su cumplimiento y se valida en el Aplicativo WEB del SGI. Como resultado de las auditorías a la vigencia 2017 realizada por la Contraloría General de Antioquia se levantó el plan de mejoramiento institucional, quedando un número de 3 hallazgos.

DIMENSIÓN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN En este componente del control se verifica que las políticas, directrices y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y generación de datos dentro y en el entorno de la entidad, satisfagan la necesidad de divulgar los resultados, de mostrar mejoras en la gestión administrativa y procurar que la información y la comunicación de la entidad y de cada proceso sea adecuada a las necesidades específicas de los grupos de valor y grupos de interés. 10/11/2014 A través de las cuatro líneas de defensa se gestiona la fiabilidad, integridad y seguridad de la información reseñada en la dimensión de información y comunicación. En desarrollo de los principios de transparencia y participación ciudadana, La empresa de Servicios Públicos cuenta con una estrategia de comunicación integral, que le permite gestionar la información y fortalecer los canales de comunicación con sus grupos de interés. Se cuenta con un Plan de Comunicaciones, el cual fue actualizado para la vigencia 2018, y contiene las estrategias, cronogramas, responsables y actividades de comunicación organizacional tanto interna como externa a realizar en la vigencia. Se continúa con el Programa radial “En Red” el cual es transmitido a través de la emisora local todos los viernes y se convierte en un canal de información y comunicación constante respecto de los diferentes temas de interés para la comunidad. Se continúan realizando encuentros directos entre la comunidad y personal de la Entidad, específicamente en las actividades de Gestión Ambiental, tales como las Tomas Barriales, Trueques ambientales y campañas puerta a puerta, así como la Jornada del “DESENCARTE” con los cuales es posible tener un acercamiento más directo con la comunidad y resolver inquietudes asociadas a la prestación de los servicios públicos domiciliarios y el tema tarifario, adicionalmente es posible mejorar el compromiso por parte de los usuarios en cuanto a la disminución de los diferentes impactos ambientales, y promover las campañas ambientales ejecutadas por la Entidad con el fin de aumentar la participación ciudadana. Para los meses de Junio y Julio se viene realizando la Encuesta Puerta a Puerta con el fin de medir y evaluar diferentes aspectos de los Ciudadanos frente a la Entidad, dicha encuesta es consolidada y se convierte en un elemento de entrada en el informe de




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revisión por la dirección y su resultado se socializa tanto con el personal de la Entidad como con la comunidad a través de los canales de difusión establecidos para este fin.

DIMENSIÓN CONTROL INTERNO El Sistema de Control Interno de la Empresa de Servicios Públicos del Santuario ha Logrado un nivel de madurez significativo, mediante una estructura de operación que mitiga en forma adecuada los riesgos inherentes a sus funciones a través de sus tres líneas de defensa. Lo anterior, sustentado en un direccionamiento estratégico sólido, un equipo humano altamente calificado, una gestión transparente de la información, y un modelo de gestión basado en procesos, que a partir del monitoreo y medición permanente genera una dinámica de mejoramiento continuo en la organización. Todo ello se evidencia en los avances presentados en este informe, en los resultados de las evaluaciones a la estructura de control y en la gestión continua y sistemática del riesgo en todos los niveles. La Entidad demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos La Entidad define los objetivos con suficiente claridad para permitir la identificación y evaluación de los riesgos relacionados La Entidad define y desarrolla actividades de control que contribuyen a la mitigación de los riesgos hasta niveles aceptables para la consecución de los objetivos La Entidad obtiene o genera y utiliza información relevante y de calidad para apoyar el funcionamiento del sistema de control interno La Entidad selecciona, desarrolla y realiza evaluaciones continuas y/o independientes para determinar si los componentes del sistema de control interno están presentes y en funcionamiento En síntesis El modelo de control interno de la E.S.P considera factores específicos de la entidad en cuanto a la administración cómo el ambiente, complejidad, naturaleza y alcance de sus operaciones planeando ejecutando verificando y actuando bajo los principios de Integridad y la Legalidad. Se debe continuar fortaleciendo aspectos como la elaboración y seguimiento de los planes de mejora individual, cabe resaltar que por parte del responsable de Control Interno se ha reiterado la importancia de incluir dicho elemento dentro de los seguimientos al desempeño con el fin de garantizar la mejora individual de los funcionarios de la entidad; aspecto que impacta la Gestión Estratégica del Talento Humano y se convierte en una herramienta Estratégica para alcanzar el desempeño integral de los Funcionarios de la entidad. La Oficina de Control Interno ha elaborado el Estatuto de Auditoria Interna, y el Código de Ética del Auditor Interno, los cuales se encuentran en revisión por parte de la Asesoría Jurídica y la Dirección Institucional.




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RECOMENDACIONES PARA EL FORTALECIMIENTO DEL MECI

1. La gestión de riesgos es un elemento transversal a todo el proceso que debe involucrar a todos los funcionarios para el levantamiento de los mapas de riesgos. Continuar con la realización de los Autodiagnóstico de manera que permita identificar las debilidades y el estado de cada una de las dimensiones de MIPG, para establecer las rutas y estrategias que permitan Implementar de manera adecuada el Modelo y facilitar la Operación del Sistema de Gestión y el Sistema de Control Interno en su integridad. Se Reitera la necesidad de realizar seguimiento y control permanente a los riesgos, puntos de control e indicadores establecidos en cada uno de los procedimientos, ya que estos ayudan en la toma de decisiones y el fortalecimiento del Sistema de Gestión Integral.

2. Partiendo de la plataforma estratégica, se debe actualizar el mapa de procesos, definir los lineamientos para la administración del riesgo y actualizar el mapa de riesgos. Es preciso promover la participación de los funcionarios con mayor experticia, con el fin de que aporten su conocimiento en la identificación, análisis y valoración del riesgo. Los mapas de riesgos consolidados por proceso y el institucional deberán darse a conocer a todos los funcionarios y garantizar que los mecanismos para su seguimiento y actualización sean los adecuados, de modo tal que se facilite la evaluación por parte de la Oficina de Control Interno y de los entes de control respectivos. Evaluar técnicamente los controles implementados o definidos en la matriz de riesgos para asegurar su efectividad. Durante la aplicación de las acciones de seguimiento cada líder de proceso debe mantener la documentación respectiva de todas las actividades realizadas durante una periodicidad preestablecida para garantizar de forma razonable que dichos riesgos no se materializarán y por ende que los objetivos del proceso se cumplirán. Documentar las acciones de mejora o no conformidades, que son identificadas en los diferentes procesos de seguimiento y control desarrollados en la entidad, bien sea a nivel interno, o externo (entes control, vigilancia y demás entidades que realicen seguimientos y/o recomendaciones) Continuar con el fomento de la cultura del autocontrol desde la alta dirección, con el seguimiento a la ejecución y cumplimiento de las funciones establecidas para el personal de la entidad, bien sea con los seguimientos al desempeño, o con otras estrategias que permitan lograr el cumplimiento de las metas establecidas por la institución. Continuar con la adecuada retroalimentación con el cliente y partes interesadas, con el




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fin de garantizar una comunicación en doble vía, y con ello la mejora continua en la prestación de los servicios con los que cuenta la entidad. Se reitera la necesidad de Garantizar la oportunidad en la presentación de los informes que deben ser reportados a los diferentes entes de control y vigilancia, tanto los de vigencias anteriores como los de la presente vigencia. Mejorar los procesos de planificación dentro de la entidad, ejecutando no solo las actividades establecidas en los diferentes procesos, y aquellas que son inherentes a las diferentes áreas. Realizar las acciones tendientes al cumplimiento de los requerimientos de ley en especial el Decreto 612 de 2018 y consolidar los Planes de Acción en las fechas establecidas. Generar un mayor compromiso por parte de los líderes de procesos y procedimiento, logrando el desarrollo de las actividades y controles a las actividades críticas, con el fin de actualizar y/o mejorar los procesos cuando sea requerido, y por ende lograr la mejora continua del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en sus 2 componentes.

3.

Periodo Evaluado

Marzo-Junio de 2018

Original firmado GLADYS RAMÍREZ GÓMEZ Profesional Universitaria Coordinadora Control Interno y Calidad

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