24/2/2015 Eliminar espacios sobrantes en Excel | Educadictos

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En la rutina diaria de los que trabajamos con bases dedatos, nos encontramos siempre con errores detranscripción o grabado de datos; esto es: registrar mal unnombre.

En la mayoría de casos se trata de copypastes malrealizados con espacios sobrantes al final o inicio de cada nombre, luego seconcatenan nombres y apellidos y ya tenemos el cristo montado.

Gracias a God, Excel nos provee de un par de opciones que, en la mayoría decasos, nos sacarán las castañas del fuego: SUSTITUIR y ESPACIOS. Tras elsalto…

=SUSTITUIR()

Sustituir es la función del comando Reemplazar de Office, que tenemos dentrodel comando de búsqueda (Ctrl+B), donde podemos sustituir una cadena detexto por otra. En nuestro caso le diríamos que nos sustituyera un espacio ” ”por ningún espacio “”. Lo malo es que nos elimina todo, al principio, final, entre

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Eliminar espacios sobrantes en Excelabril 26th, 2013 | Posted by Brais Koecklin in Informática | Servicio técnico | Tutoriales

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palabras.

=ESPACIOS()

(O =RECORTAR() en versiones antiguas de MS Excel)

Esta función es más útil, pues al igual que SUSTITUIR nos elimina losespacios (sólo los espacios, y no otros caracteres), sin embargo sólo nosquita los espacios “sobrantes”, al inicio, final y entre palabras.

Para un usuario medio de Excel estas 2 funciones serán la panacea, y a unusuario avanzado le supondrán un parche temporal y lo sacarán del apurorápidamente, pero el principal inconveniente que les veo es que nos obliga aañadir una nueva columna con los datos “arreglados”, y luego, dependiendo delo que queramos, copiar y pegar valores… En fin, un trabajo que nos podemosahorrar. Cómo? Con Macros, como la élite.

Tenemos 3 opciones, según lo que queramos eliminar:

1. Eliminar espacios al inicio de la cadena de texto

2. Eliminar espacios al final de la cadena de texto

3. Eliminar espacios intermedios en la cadena de texto

Para el ejemplo anterior que hemos puesto, lo que nos convienen son las 2primeras opciones, así que vamos a escribirlas en VisualBasic (VB) parapoder utilizarlas en nuestra hoja.

En la pestaña “Programador” (clic aquí si no tienes pestaña Programador)pinchamos en el Botón Macros.

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Escogemos el nombre de nuestra primera Macro, que será “EliminarFinal”,teniendo en cuenta la normativa para escoger nombres de macros, ypinchamos en el botón Crear.

Ya estamos dentro de VisualBasic, así que toca escribir nuestro código paraguardar las macros.

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Entre Sub y End Sub es donde tenemos que guardar cada una de las macros.Si os fijáis, el primer Sub define el nombre de la macro, así que después delprimer End Sub tenemos que añadir el segundo Sub con la segunda macro, yasí sucesivamente… Lo pillais?

La Macro para Eliminar los espacios al inicio de la cadena de texto es esta:

Sub EliminarInicio()

Dim celda As Range

For Each celda In Selection

celda.Value = LTrim(celda.Value)

Next

End Sub

La Macro para Eliminar los espacios al final de la cadena de texto es esta:

Sub EliminarFinal()

Dim celda As Range

For Each celda In Selection

celda.Value = RTrim(celda.Value)

Next

End Sub

La Macro para Eliminar los espacios intermedios de la cadena de texto es estaúltima:

Sub EliminarIntermedios()

Dim celda As Range

For Each celda In Selection

celda.Value = WorksheetFunction.Trim(celda.Value)

Next

End Sub

Podéis copiar todas en bloque en el mismo cuadro de VB, comprobaréis queestán todas guardadas desplegando el cuadrito de arriba a la derecha, dondeveréis los nombres de las macros.

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Ya podéis cerrar la ventana de VisualBasic, sin miedo.

Volviendo a nuestro ejemplo de Excel, ahora tenemos que probar las macrosque hemos creado. Podemos hacerlo a lo “económico” o a lo “previsor”.

En el formato económico, no haremos nada, simplemente “llamaremos” a lamacro cuando la necesitemos: simplemente selccionaremos el texto dondequeremos recortar y ejecutamos la macro (Programador/Macros/Seleccionarmacro/Ejecutar). Es importante que antes de ejecutar la macro, seleccionéis elrango de celdas que queréis limpiar.

Ejecutaremos una tras otra hasta limpiar nuestro texto como queremos.

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A los muy vagos (como yo) les resultará muy engorroso tener que ejecutar 3macros para limpiar un texto… así que vámonos al formato “previsor”, porqueen mi caso, es algo que tengo que hacer prácticamente todos los días.

Como ya tenemos creadas las macros, vamos a “vincularlas” a botones queguardaremos en la plantilla que utilizamos para realizar nuestros informesrutinarios.

En la pestaña Programador, tenemos el comando Insertar, que nos permiteañadir un botón a nuestra hoja.

Vamos a crear 3 botones, uno para cada Macro. Cuando lo creamos,directament nos pregunta si queremos asignarle una macro, vamos aseleccionar Inicio y lo cerramos.

Repetimos los pasos con otros 2 botones más, pero asignando las otras 2macros. Pulsando con el botón derecho encima de cada botón, podemosmodificar el nombre del mismo, para identificarlos.

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Y ya hemos terminado, simplemente tenemos que seleccionar las celdas quequeremos limpiar, una a una o en bloque, y pinchar el botón de la macro quequeramos ejecutar.

Si estos botones los guardamos en la plantilla que utilizamos rutinariamente,nos ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza.

También podéis crear una macro con las 3 funciones en 1, para ahorrar mástiempo aún:

Sub EliminarTotal()

Dim celda As Range

For Each celda In Selection

celda.Value = LTrim(celda.Value)

celda.Value = RTrim(celda.Value)

celda.Value = WorksheetFunction.Trim(celda.Value)

Next

End Sub

¿Y PORQUÉ NO LO DIJISTE ANTES?

No pain, no gain.

Por cierto, una vez ejecutada la macro, cualquiera de ellas, no existe la opción

“deshacer”. Estad muy seguros de hacer las cosas bien

eliminar espacios , excel , macros , macros de excel , Microsoft Office ,

ofimática

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2 Responses

JHON says:Jueves, 3rd julio 2014 at 1:30 am

POR FIN UNA PREGUNTA QUE ME RESPONDEN BIEN DETALLADAGRACIAS!!!TENIA QUE EDITAR UN MONTÓN DE DATOS GRACIAS!!!

Diferencial says:Jueves, 2nd octubre 2014 at 4:08 pm

Muchas Gracias.Excelente artículo.

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