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Administración

SESIÓN 6

El Enfoque Sistémico

El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques administrativos existentes. Concibe a

las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y

afectan mutuamente.

Los orígenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa y

efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de sistemas

se desarrolló por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que no existe

elemento físico o químico independiente; todos los elementos están integrados en

unidades relativamente interdependientes.

El enfoque sistémico, va directamente relacionado con el estudio centralizado de un

medio en particular que queramos conocer, con el fin de evaluar todos los aspectos

que lo conforman, como por ejemplo en el proceso administrativo, se consideran

aisladamente los elementos Planificación, Organización, Dirección y Control, para así

determinar específicamente cierto punto a favor, en contra o meramente de estudio,

en una estructura administrativa.

Esta corriente, sin dejar de prestar debida atención a la búsqueda de eficiencia y

productividad (Eficiencia interna de la organización), y con la debida consideración del

recurso humano que espera satisfacer sus necesidades en un quehacer enriquecedor,

ha centrado su preocupación en dos aspectos básicos:

•  En primer término, la concurrencia armónica de todos los componentes y

elementos de la organización en función del logro de los objetivos, mediante un

accionar sistemático; y

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•  En segundo término, la búsqueda de un equilibrio dinámico de entre la

organización y su medio externo, del cual ella recibe los insumos e influencias y

al cual envía sus productos e impactos.

En la óptica de este enfoque sistémico, obviamente la organización se considera un

sistema abierto, y como tal:

•  influenciado por la cultura ambiental y sus valores.

•  sujeto a presiones y demandas sociales,

•  evaluado en su eficacia, sólo por los miembros que lo integran, sino también

por el macro-sistema, al cual van sus productos: bienes y/o servicios.

¿Pero que es un sistema? 

Un conjunto de elementos íntimamente relacionados

que actúan e interactúan entre sí hacia

la consecución de un fin determinado

Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo con:

El grado de interacción con otros sistemas: Abiertos, semiabiertos o semicerrados y

cerrados.

Su composición material y objetiva: abstractos y concretos.

Su capacidad de respuesta: activos, pasivos y reactivos.

Su movilidad interna: estáticos, dinámicos, homeostáticos y probabilísticos.

Su grado de dependencia: independientes e interdependientes.

En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos básicos para su

funcionamiento:

1. Entradas o insumos: abastecen al sistema de los necesarios para cumplir su misión.

2. Procesamiento: es la transformación de los insumos.

3. Salidas o producto: es el resultado del proceso.

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4. Retroalimentación: es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el

producto de un sistema previo o la respuesta del medio ambiente.

Gráficamente, una empresa vista como sistema se representa de la siguiente manera:

Entrada o insumo (input):

Es la fuerza o impulsor de arranque o partida del sistema, suministrada por el material,

la información o la energía necesarios para la operación de éste.

Salida, producto o resultado (output):

Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los

resultados de un sistema son las salidas. estas deben ser coherentes con el objetivo del

sistema. Los resultados del sistema son concluyentes, mientras que los resultados de

los subsistemas son intermedios.

Procesamiento, procesador o transformador (througput):

Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de entradas en

salidas. El procesador caracteriza la acción de los sistemas y se define por la totalidad

de los elementos empeñados en la producción de un resultado.

Retroalimentación (feedback):

Es la función del sistema que busca comparar la salida con un criterio o un estándar

previamente establecido. La retroalimentación trata de mantener o perfeccionar el

desempeño del proceso para que su resultado sea siempre el adecuado al estándar.

 Ambiente:

Es el medio que rodea externamente el sistema.

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Los sistemas se componen de subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano, que es un

sistema y cuenta además con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso, etc. Una

empresa está compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo, etc.

De igual forma, todo sistema forma parte integral de otro más grande, comúnmente

llamado macrosistema o suprasistema. Por ejemplo, un árbol es un sistema que forma

parte del macrosistema vegetal, y éste forma parte de la ecología del planeta, y así

sucesivamente.

¿Que es un sistema abierto y cerrado?

Sistema Cerrado:

Es aquel cuyo comportamiento es totalmente determinista y programado, y operan

con muy pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. El término

también es utilizado para los sistemas completamente estructurados, en que los

elementos y relaciones se combinan de manera peculiar y rígida para producir una

salida invariable. Son los llamados sistemas mecánicos, como máquinas y equipos. En

los sistemas cerrados la entropía tiende a aumentar al máximo, es decir, tienden a

desarrollarse a un estado de creciente desorden y desorganización; porque su

participación con el medio ambiente es muy escasa para no decir inexistente, y por elloque esta clase de sistemas se mantengan con su mismo estado desde que comienzan

hasta que terminan.

Sistema Abierto:

Presentan relaciones con el ambiente a través de entradas y salidas. Son

eminentemente adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarse constantemente

a las condiciones del medio; tiene capacidad de crecimiento, cambio, adaptación al

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ambiente y hasta autorreproducción en ciertas condiciones ambientales, ya que el

estado actual y final o futuro del sistema abierto no esta necesaria ni rígidamente

condicionado por su estado original o inicial, puesto que el sistema abierto tienen

reversibilidad.

¿Por qué la organización es un sistema

abierto?

La teoría del sistema abierto le da énfasis a la relación intima entre la estructura social

y el medio que la apoya porque sin insumos continuados la estructura se desmoronaría

en breve; de aquí que se encuentre una base critica para identificar sistemas sociales, a

través de sus relaciones con las fuentes de energía para su manutención; y el esfuerzo

y motivación de los seres humanos constituyen la principal fuente de conservación de

casi todas las estructuras sociales.

La organización es una red de relaciones entre persona. La empresa vista o concebida

como un conjunto de instalaciones, maquinas, equipos y procedimientos, es nada más

que una maqueta. El sistema abierto de una empresa debe ser siempre considerado

como formando parte de un contexto más amplio que la envuelve y que siempre está

ligado con ella: el sistema total de la empresa de contornos cambiantes, poco nítidos y

casi intangibles. Por tanto el hecho de que si una empresa no mantiene en si un

sistema el tipo abierto, esta no pueda operar organizativamente de forma idónea parael objetivo al cual trabajen y deseen alcanzar.

Características del Enfoque de Sistemas

Interdisciplinario:

El enfoque al problema y su solución, no está limitado a una sola disciplina, sino quetodas las pertinentes intervienen en la búsqueda de una solución.

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Cualitativo y Cuantitativo a la vez:

Se sirve de un enfoque adaptable, ya que el diseñador no aplica exclusivamente

determinados instrumentos. La solución conseguida mediante los sistemas puede ser

descrita en términos enteramente cualitativos, enteramente cuantitativos o con una

combinación de ambos.

Organizado:

El Enfoque de Sistemas es un medio para resolver problemas amorfos y extensos,

cuyas soluciones incluyen la aplicación de grandes cantidades de recursos en una

forma ordenada. El enfoque organizado, requiere que los integrantes del equipo de

sistemas lo entiendan, pese a sus diversas especializaciones. La base de su

comunicación es el lenguaje del diseño de sistemas.

Creativo:

A pesar de los procedimientos generalizados ideados para el diseño de sistemas, el

enfoque debe ser creativo, concentrándose en primer lugar en las metas propuestas y

después en los métodos o la manera como se lograrán las mismas.

Teórico:

Se basa en las estructuras teóricas de la ciencia, a partir de las cuales se construyen

soluciones prácticas a los problemas: esta estructura, viene complementada por los

datos de dicho problema.

Empírico:

La búsqueda de datos experimentales es parte esencial en el enfoque, para así

identificar los datos relevantes de los irrelevantes y los verdaderos de los falsos.

Pragmático:

El Enfoque de Sistemas, genera un resultado orientado hacia la acción.

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¿Qué ventajas ofrece la teoría sistémica?Principalmente ofrece una serie de variables operacionales, donde un administrador

pueda concretar todos los objetivos y metas que desee alcanzar con su organización,

incluyendo así parámetros para con sus empleados y en general todo miembro interno

que desarrollo un papel dentro de su empresa; reconociendo que cada miembro es tan

importante como el otro, sea el cargo que tenga, porque para que una empresa logre

ser saludable y estable, debe reconocer y entender que en una organización, lo que le

suceda a un miembro interno para bien o para mal, hará ver afectado el trabajo de los

demás miembros dentro del sistema de la organización.

¿Qué desventajas ofrece la teoría sistémica?

Podemos encontrar por ejemplo las desventajas que nos originaría el centrarnos en

solo una parte de la organización, en vez de todo el sistema completo, ya que de

suceder esto pudiéramos estar dejando pasar por alto muchos aspectos que quizás

sean los verdaderos causantes de un conflicto interno en especifico.

También el hecho de trabajar con sistemas cerrados en vez de abiertos, ya que a nivel

organizacional, limita mucho la empresa aunque no genere prácticamente nada de

entropía, las fuentes de inspiración y desarrollo se ven muy reducidas, cosa que estotalmente diferente con el sistema abierto.

Se puede encontrar también como desventaja, el hecho de que no se aplique a

plenitud todos los parámetros como tal del enfoque sistémico administrativo, por

ejemplo siendo una persona del tipo “hombre económico” donde la parte humana y

de salud de la empresa, no sea tomada en cuenta y a mediano o largo plazo sentir las

repercusiones de tal acción.