ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

Revisión y análisis de la estructura organizativa

Elaboración de cuestionarios para el diagnostico organizacional

Se proponen cinco cuestionarios que nos permitirían elaborar el diagnostico organizacional. La escala de medición que se utiliza para el análisis e interpretación de resultados de los cuestionarios propuestos es de tipo Lickert, la cual se basa en mediciones de tipo ordinal estableciendo una clasificación jerarquizada u ordenada de valores. El valor de cada una de las posibles respuestas se determina de acuerdo al grado de importancia y afectación sobre el desarrollo eficaz del sistema, quedando de la siguiente forma: Siempre, 2) Casi siempre, 3) Algunas veces y 4) Nunca

Cuestionario No.1: Evaluación de factores tecnológicos

Este cuestionario se encuentra dirigido a la directores de la institución, su propósito es interpretar y definir si la organización cuenta con recursos tecnológicos, como los aplica y la importancia que le da a este factor.

PREGUNTAS Escala

1 2 3 4

Facto

r:

Aplic

ació

n y

utiliz

ació

n d

e la

tecnolo

gía

1. ¿La institución cuenta con activos tecnológicos?

2. ¿La tecnología es empleada en el desarrollo de las funciones organizacionales?

3. ¿Es considerada la tecnología como un factor importante en la calidad de la institución?

4. ¿La organización ha utilizado tecnología en las diferentes áreas de servicio?

5. ¿En la institución se tiene una cultura adecuada para el manejo de tecnologías?

6. ¿El diseño de las herramientas y sistemas utilizan tecnología?

Facto

r:

Anális

is y

con

ocim

iento

de los b

eneficio

s d

e la

tecnolo

gía

7. ¿La organización conoce los beneficios que brinda la tecnología en una organización?

8. ¿Se analizan los beneficios que tiene la tecnología en la realización de tareas?

9. ¿La estructura organizacional se ha beneficiado por la tecnología?

10. ¿La organización realiza pronósticos sobre los beneficios que pueda aportar la tecnología en alguna de las áreas de servicio?

11. ¿La organización utiliza algún método que permita detectar y solucionar problemas tecnológicos?

Facto

r:

Aplic

ació

n d

e

recurs

os tecnoló

gic

os e

n la

adm

inis

tració

n

12. ¿Los departamentos utilizan equipos informáticos para la realización de sus tareas?

13. ¿La información organizacional es administrada y respaldada en sistemas de cómputo?

14. ¿Se cuenta con el análisis tecnológico en sistemas de información para su innovación u optimización?

15. ¿La toma de decisiones y la resolución de problemas es influenciada por la tecnología?

16. ¿La institución se preocupa por el diseño de sistemas y software para mejorar su funcionalidad?

Facto

r:

Adm

inis

tració

n d

e

insum

os a

tra

vés d

e la

tecnolo

gía

17. ¿La institución realiza análisis costo-beneficio de los insumos tecnológicos correspondientes para cada área?

18. ¿La organización planea su logística considerando la tecnología disponible?

19. ¿Existe una administración tecnológica de insumos en cada una de las áreas organizacionales?

20. ¿Los instrumentos de control de calidad se ven afectados por la administración tecnológica de materiales?

21. ¿La tecnológica aplicada en los materiales contribuye a la obtención de los objetivos organizacionales?

Facto

r:

Adqu

isic

ión o

inn

ovació

n tecno

lógic

a

22. ¿Los objetivos se ven replanteados en base a la innovación o actualización tecnológica?

23. ¿Las metas organizacionales se ven afectadas por la tecnología?

24. ¿Se analizan los puestos y funciones en base a la mejora tecnológica?

25. ¿La opinión o ideas del personal es tomada en cuenta por la gerencia?

26. ¿Existe una actitud innovadora y emprendedora en el personal?

Facto

r:

Ca

pacitació

n a

tra

vés

de la tecn

olo

gía

27. ¿Existe en la institución una actitud mejora continua a través de tecnología?

28. ¿El conocimiento y la capacitación tecnológica es una necesidad en cada una de las áreas organizacionales?

29. ¿La actualización tecnológica forma parte de los planes dentro de la mejora continua?

30. ¿Utilizan herramientas de control de calidad para la mejora continua?

31. ¿Se ha capacitado a los directivos y al personal para utilizar tecnología en sus funciones?

Cuestionario No.2: Evaluación de factores administrativos

El contenido del cuestionario pretende realizar un diagnóstico general sobre cómo percibe y practica el proceso administrativo los directivos.

PREGUNTAS Escala

1 2 3 4

Facto

r P

LA

NE

AC

ION

1. ¿Se ha utilizado el proceso administrativo en los distintos planes de la institución?

2. ¿La institución cuenta con misión y visión?

3. ¿La organización tiene objetivos formalizados, concretos y claros?

4. ¿Existen políticas en cada área de la institución?

5. ¿Se tienen procedimientos para cada una de las actividades que se dan en la institución?

6. ¿Se revisa periódicamente el área de planeación para evitar su obsolescencia?

Facto

r O

RG

AN

IZA

CIO

N

7. ¿La organización cuenta con una estructura laboral, organigrama?

8. ¿La estructura organizacional está definida en base a las necesidades organizacionales?

9. ¿Las relaciones de autoridad se encuentran bien definidas?

10. ¿Los encargados de cada área, tienen autoridad para tomar decisiones?

11. ¿Las actividades de cada puesto se tienen definidas y documentadas?

12. ¿Existen programas de capacitación para el personal?

Facto

r D

IRE

CC

ION

13. ¿La asignación de puestos importantes se basa en sus habilidades para dirigir?

14. ¿Existe comunicación entre los directivos y del personal en general?

15. ¿La opinión y participación del personal son tomadas en cuenta?

16. ¿Existen mecanismos de motivación para el personal?

17. ¿Las situaciones problemáticas son aprovechadas para mejorar el sistema?

Facto

r C

ON

TR

OL

18. ¿La institución cuenta con sistemas de control para cada elemento

19. administrativo?

20. ¿Se tiene personal encargado de efectuar los sistemas de control?

21. ¿Los resultados obtenidos de los controles afectan la toma de decisiones?

22. ¿Las funciones de la institución tienen sistemas de control?

23. ¿Los sistemas de control son fácilmente entendibles y medibles?

Cuestionario No.3: Evaluación de problemas organizacionales

Este cuestionario tiene la finalidad de evaluar la forma en que la institución soluciona una situación problemática

PREGUNTAS Escala

1 2 3 4

1. ¿Existen situaciones problemáticas en la organización?

2. ¿La administración jerarquiza y/o clasifica los problemas?

3. ¿Se realiza una investigación minuciosa para solucionar problemas?

4. ¿Se aplica el concepto de calidad para la resolución de problemas?

5. ¿El factor humano es considerado en la resolución de problemas?

6. ¿Cuándo surge un problema se identifica fácilmente su naturaleza?

7. ¿Considera que la presencia de problemas afecta la calidad en el servicio?

8. ¿La toma de decisiones se ve afectada por los problemas organizacionales?

9. ¿La solución a contingencias institucionales se realiza de manera objetiva?

10. ¿La tecnología es un factor que influye en las situaciones problemáticas?

11. ¿La organización cuenta con un mecanismo sistemático para el manejo y resolución de problemas?

12. ¿El personal subordinado puede tomar decisiones en la solución de problemas?

13. ¿Existen problemas reincidentes?

14. ¿Se capacita al personal para el manejo de contingencias?

15. ¿La organización tiene planes de mejora continua para evitar problemas en el servicio o instalaciones?

Cuestionario No.4: Evaluación del manejo de problemas laborales

Este cuestionario se dirige a los empleados y evalúa la forma en que el empleado responde ante las complicaciones que puedan surgir en su trabajo.

PREGUNTAS Escala

1 2 3 4

1. ¿En la realización de su trabajo ha tenido problemas?

2. ¿Cuándo se presenta un problema se notifica a sus superiores?

3. ¿La respuesta directiva es inmediata para solucionar un problema?

4. ¿Cuenta con las herramientas para solucionar problemas?

5. ¿Puede tomar decisiones en la solución de problemas?

6. ¿Existe la comunicación personal-jefe en la resolución de problemas?

7. ¿Es común que un problema resuelto vuelva a presentarse?

8. ¿Cuenta con un plan de contingencias ante situaciones complicadas?

9. ¿Se tiene un mecanismo administrativo para solucionar problemas?

10. ¿Existen problemas reincidentes?

Cuestionario No.5 Evaluación de la capacidad de cambio de la organización

Desde la perspectiva del proceso de DO, es recomendable evaluar la capacidad de cambio de la empresa, por lo cual se propone aplicar el siguiente cuestionario. El valor de las respuestas es como sigue: 1) Si, 2) No. La escala de valoración para el análisis e interpretación de resultados es de acuerdo a la siguiente escala:

9-10 marcas Si= ¡Excelente!

7-8 marcas Si= Buena capacidad de innovación.

5-6 marcas Si= Suficiente, podría ser mejor.

1–4 marcas Si= Necesita medidas más dinámicas

PREGUNTAS Escala

1 2

1. ¿Figura la innovación entre sus objetivos y plan de actividades?

2. ¿Ha emprendido alguna vez por lo menos dos experiencias al mismo tiempo?

3. ¿Revisa regularmente su oferta de servicios para cerciorarse del buen equilibrio entre la novedad/innovación y el riesgo?

4. ¿Tiene por meta ser líder de su mercado educativo ofreciendo mayor valor añadido que sus competidores?

5. ¿La innovación figura en su informe financiero como gasto o como inversión?

6. ¿Le interesan las nuevas tecnologías y ha previsto integrarlas en su empresa?

7. ¿Apoya Ud. Al personal que innovan, aunque sus ideas fracasen?

8. ¿Dispone de un procedimiento de visitas «incógnitas» a los competidores para fines de información?

9. ¿Imparte formación a sus empleados sobre técnicas de innovación?

10. ¿Espera Ud. conseguir mayores ingresos gracias a la innovación de sus servicios?