COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

ELABORACIÓN DE UN PLAN DE COMUNICACIÓN PARA EL

FORTALECIMIENTO Y/O CAMBIO DE CULTURA

Enrique Pallares Soberanes

16/Jun/2013

1. Detección de necesidades (diagnóstico cultural). Análisis FODA. En base a la

información obtenida.

La empresa ha estado contratando bastante personal nuevo y esto ha generado en ocasiones

cierta confusión sobretodo para el personal que ya lleva ahí muchos años ya que de cierta

manera se sienten amenazados y no creen en el nuevo talento que está ingresando sobretodo

cuando se trata de puestos de una mayor jerarquía.

Análisis FODA:

Fortalezas:

Se cuenta con talento

experimentado.

Los talentos jóvenes son

abiertos.

Se tiene una estrategia sobre la

visión de la compañía.

Debilidades:

El talento que ya lleva tiempo

es cerrado.

No aceptan ser dirigidos por

personal de menor edad y

experiencia.

El talento joven aunque está

capacitado carece de cierta

experiencia.

Resistencia al cambio y pérdida

de credibilidad de este tipo de

programas de interacción

sociales.

Poco involucramiento por parte

de los directores o gerentes de

algunas áreas.

Oportunidades:

Existen muchas agencias de

coaching en el mercado.

Las redes sociales (Facebook,

Twitter, whatsapp) pueden ser

un motoro para generar y

propagar esa unión y

compañerismo.

Amenazas:

El mercado (competencia) se

mueve extremadamente rápido.

Las tendencias cambian

rápidamente por lo que se

requiere que el personal esté

preocupado por ello y no por

los integrantes nuevos o con

antigüedad en la compañía.

2. Objetivos generales y específicos, obtenidos por tanto del punto anterior. No

confundir objetivos con medios. Por ejemplo, implementar una intranet no es un

objetivo sino un medio para lograr un algo.

Generar una cultura de compañerismo y abierta a cambios

tanto en lo laboral como en equipos de trabajo.

Dejar claro y posicionado en las mentes de los empleados que

aunque se entienden los temas de conflictos interpersonales

(dentro de lo normal) deben tener en cuenta que la

competencia está afuera luchando por lugares en el mercado

lo cual debe ser diariamente nuestro enfoque para buscar

obtener resultados eficientes en nuestro trabajo.

3. Auditoría de medios (qué medios hay en la empresa y para qué los utilizan). Es

recomendable tenerlos en cuenta a la hora de hacer el plan ya que utilizar nuevos

medios para los nuevos mensajes no da resultado ya que los empleados no están

acostumbrados a utilizarlos.

Intranet (comunicación interna, encuestas, noticias).

Email (comunicados directos al empleado).

Presupuesto para:

a) Posters,

b) Artículos promocionales como llaveros, pelotas antiestrés,

tazas, termos.

c) Dinámicas de trabajo en equipo (coaching, capacitaciones,

etc.).

4. Mensajes clave para cada público interno (en caso de que sea necesario).

Fase 1: Plática y planteamiento de plan con Director

Ésta será de manera directa (cara a cara) para involucrarlo, plantear objetivos,

sensibilizarlo sobre el tema, requerir apoyo, alinear la cultura con la estrategia, misión y

visión.

Fase 2: Plática y planteamiento de plan con Reportes inmediatos del Director

Esta plática sería también cara a cara, con la misma explicación pero involucrando en ella

al Director para que el mensaje tenga la fuerza y compromiso debido.

Fase 3: Envío de comunicado del mensaje y reunión con áreas que cuentan con el conflicto

para ir cambiando mentalidad.

Enviar comunicados a toda la organización y con las áreas afectadas hacer pláticas

especializadas en donde se busque trabajar en la actitud y con resultados tangibles

demostrar como puede ser un trabajador más eficiente si tiene un compañerismo manejado

con madurez es decir aunque no concuerde con las ideas del compañero respetarle, ser

diplomático y no dedicar energía que puede ser ocupada en nuestro trabajo para que derive

en mejores resultados para la compañía que se traducen en utilidades monetarias y mejor

calidad de vida.

Al mismo tiempo iniciar campañas de publicidad y comunicación organizacional para

fortalecer el mensaje.

Envío por email y postear en la intranet video con la pantalla dividida con un ejemplo

caracterizado de un trabajador (MEXICANO) que no tiene buenas relaciones

interpersonales y se resiste al cambio y de uno que hace lo contrario para que el personal

pueda visualizar y dimensionar el resultado esperado del mensaje para el bien de la

compañía y obviamente para la persona que obtendrá mayor alegría con él, con sus

compañeros, familiares, amigos, etc.

También buscar algún tipo de testimonio.

5. Responsabilidades en el plan de comunicación. Todos en la empresa deben estar

involucrados para lograr el éxito. Por ejemplo, una responsabilidad de

comunicación es que “voy a responder los correos en un plazo de 2 días, no más”.

Responsabilidades en el plan de comunicación:

Dirección

Solicitud de información general acerca de avances mensualmente, rondines y pláticas en

diferentes áreas para estar al pendiente e involucrado.

Reportes Inmediatos

Envío de información a la Dirección mensualmente sobre su área y cuestionamiento a

supervisores sobre el análisis que recibirán.

Supervisiones:

Envío de información mensual sobre estatus de las áreas para estar alertados donde haya

focos rojos así como avances.

Recursos humanos:

Análisis de información, reporte de estatus de todas las áreas y seguimiento especializado

en las áreas donde haya conflicto.

6. Acciones a realizar.

Envío de comunicado del mensaje y reunión con áreas que cuentan con el conflicto para ir

cambiando mentalidad.

*En el inciso 4 se detallan también las acciones a realizar.

7. Fases de implantación. Diagrama de Gannt. En las filas las acciones y en las

columnas el tiempo.

8. Tabla. (herramienta, objetivos, periodicidad, implantación, personal responsable,

personal destinatario, mensaje). Ver las lecturas, hay ejemplos de ello.

9. Elaboración de indicadores de medición de resultados (por cada objetivo, cómo se

va a medir). De nada sirve, hacer un plan si no tengo con qué medirlo…