El Servicio de Farmacia del Hospital Universitario Vall ... · 1.200 camas (155 críticos) 15...

El Servicio de Farmacia del Hospital Universitario Vall

d’Hebron

El Servicio de Farmacia del Hospital Universitario Vall

d’Hebron

Julio Martinez Cutillas

Hospital Universitari Vall d’Hebron 2


Gasto anual 552,9 M €

Gasto medicamentos (21%) 118,4 M €

Pacientes hospitalizados (14%) 16,80 M €

MHDA (86%) 101,6 M €

1.200 camas (155 críticos) 15 edificios 3 Áreas de urgencias 14 Hospitales de Día 7.200 empleados 940 médicos, 530 residentes 3.240 enfermeras 61.198 pacientes 32.571 intervenciones quirúrgicas 324 transplantes Estancia media: 7.5 días

2014

Presentada en la jornada de Abril 2015 Transformando el servicio de farmacia de hospital

http://www.antares-consulting.com/


De donde venimos -1998?

3 Hospitales

3 Farmacias en 1 sólo Servicio de Farmacia




1998: el punto de partida

Dep. Informàtica HG

Informix

Dep. Informàtica HHVH

Cobol =

FARMACIA HTR FARMACIA HMI FARMACIA HG

Direcció Mèdica Direcció d'Infermeria

Direcció Econòmica Direcció de Recursos Humans

Direcció Mèdica

Direcció d'Infermeria

Direcció Econòmica

Dirección de RR HH

Direcció Serveis Generals

Director GerentHospital General

Direcció Mèdica

Direcció d'Infermería


Direcció de RR HH


Director GerentHospital de Traumatologia y Rehabilitació

Direcció Mèdica

Direcció d'Infermeria


Direcció de RR HH


Director GerentHospital Materno-Infantil

GerentHospitals Vall d'Hebron




1998: el punto de partida (2)

HG HTR HMI

Jefe de Servicio Jefe de Sección Adjuntos

1 (HHVH) 1 (pendiente, no cubierto)

5

- 1 2

- 1 (FJS)

4

Total staff cubiertos 6 3 5

Residentes 3 1 2

Supervisora Enfermeras TSF/TEL Auxiliares Administrativos Auxiliares administrativos

1 - 3 9 - 5

- - - 6 - 2

- 5 - 8 1 3

Horario 24 h x 7 d 8-22 (dl-dv) 8-21 (dl-dv)

Camas 715 295 371

Estancias 241.900 93.955 112.441

Estancias/facultativo 40.317 31.318 22.488

Estancias/SNF 18.608 15.659 8.649

Plantilla 63 personas




1998: el punto de partida (3)

HG HTR HMI

Guia Farmacológica (R. Pens.) SI (1) SI (2) SI (3)

Almacén propio SI (1) SI (2) SI (3)

Política de compras propia (precios y pedidos no coincidentes)

SI (1) SI (2) SI (3)

LCAP NO NO NO

Dosis Unitaria 130 camas SI NO

CIM SI (1) SI (2) SI (3)

Programa informático Cobol + (Informix) Cobol Cobol + Propios

Dispensación ambulatoria SI (1) SI (2) SI (3)

Preparaciones estériles (CFLH) SI SI SI

Preparaciones quimioterápicas NO (potenciales: 3.000/mes) - SI (500/mes)

Espacios 600 m2 (obsoleto) 400 m2 (nuevos) 600 m2 (nuevos)




El encargo de la Gerencia de HUVH

Modernización del servicio (actividad y gestión) Homogeneizar circuitos Aplicación de economias de escala Mejora de sistemas de trabajo y optimización de la productividad Contención de la escalada del gasto de medicamentos Mejorar la información y la facturación sobre el consumo de

medicamentos Romper la “inercia” y el “fatalismo”

“Transformación versus cambio” Presentada en la jornada de Abril 2015 Transformando el servicio de farmacia de hospital



¿Qué hace posible que el paciente correcto, reciba el medicamento correcto, a la dosis correcta, a la hora correcta, por la vía correcta?




“Transformación de los SF basados en la

distribución, a SF basados en la atención

farmacéutica”.

(Como estructuras de soporte a la actividad asistencial y

a la gestión).

El cambio de paradigma




Lo inmediato no nos deja atender lo importante

Recursos limitados Necesidad de optimizar tiempo.

Priorizar actividades con aporte de valor añadido (análisis de coste de oportunidad o como “soltar lastre”).

Escenario




Minimización de tareas rutinarias y de menor valor añadido.

Básicamente logísticas y técnicas

USO EFICIENTE Y SEGURO DE LA FARMACOTERAPIA

INNOVACIÓN

Si lo inmediato no nos deja atender lo importante…




Innovación tecnológica e innovación organizativa

La innovación tecnológica es el motor de la

innovación organizativa. No innovar por innovar




Las piedras angulares del proyecto

Planificación estratégica

Innovación organizativa y tecnológica

Gestión de alianzas

Accountability




Misión Del SF

Nuestra Misión es proporcionar soporte al proceso asistencial de las personas atendidas en el hospital, en lo que se refiere a su tratamiento farmacoterapéutico, añadiendo valor mediante la contribución a:

La mejora de la calidad (efectividad, seguridad)

La mejora de la eficiencia (sostenibilidad)

La mejora de los sistemas de trabajo y de la seguridad de los profesionales

La generación de conocimiento




Visión Del SF (Plan estratégico 1998-2008 = 10 años)

Estructura de soporte de la actividad asistencial.

Que enfoca la actividad para “añadir valor al proceso asistencial”, tanto de forma directa como indirecta.

Integrados/corresponsables con los resultados sobre la salud de las personas y la sostenibilidad del modelo asistencial.

No gestores de un producto, sino del proceso de uso de medicamentos (uso eficiente y seguro de la farmacoterapia).

Orientados al cliente pero con criterio profesional y experto (proactivos).

Organizados por procesos y orientados a resultados.

Identificando y aprovechando elementos operativos favorecedores del cambio. (apuesta tecnológica)

Midiendo el impacto de nuestras actividades




Líneas estratégicas

1. Mejora del sistema de almacenamiento de medicamentos. 2. Optimización de la política de adquisiciones de medicamentos. Cumplimiento

de la LCAP. 3. Nuevo programa de gestión de farmacia acorde a los futuros retos del servicio

de farmacia. 4. Plena implantación del sistema de dispensación de medicamentos en dosis

unitarias en todo el hospital. 5. Racionalización de la dispensación en áreas “no unidosis” (automatización). 6. Fortalecimiento de los sistemas de información sobre el uso de medicamentos

y actividad del servicio. 7. Actuación integral sobre la atención del paciente oncológico. 8. Dignificación de la atención a pacientes ambulatorios. 9. Programa de monitoritzación de la prescripción e intervención farmacéutica. 10. Definición de la política de personal sanitario no facultativo y reorganización

de horarios y actividades. 11. Optimización de recursos (plan de concentración de actividades/áreas).




Proporcionar soporte al proceso asistencial de las

personas atendidas por el hospital, contribuyendo al

uso efectivo, eficiente y seguro de los

medicamentos y la gestión del conocimiento

Mision

Plan estratégico SF HUVH 2009-2015




Plan estratégico SF HUVH 2009-2015

Un Servicio de Farmacia basado en un Modelo de Atención Farmacéutica que los pacientes y los profesionales valoran

y exigen.

Contando con profesionales de alto rendimiento, con agilidad en la ejecución de los proyectos, gestionando de

forma dinámica el conocimiento y desarrollando un modelo de innovación estructurado.

Con una clara orientación a los resultados en salud y consiguiendo la máxima eficiencia económica.

Visión




Alianzas

Conocimiento

Modelo

TIC

• Fomentar las alianzas internas y externas como agentes dinamizadores de la excelencia.

• Desarrollar el conocimiento y ponerlo al servicio de la mejora de la calidad (eficiencia y seguridad) y de la innovación en el proceso farmacoterapeutico.

• Desplegar un modelo asistencial compartido, de gestión y tecnológico, integrado e integral, que de respuesta a las necesidades de los ciudadanos, pacientes, profesionales, gestores y Administración Sanitaria.

• Plena incorporación de las TIC como elemento palanca de cambio y de resultados a corto, medio y largo plazo.

Ejes estratégicos 23




Liderazgo Planificación y Control Desarrollo e Innovación

Mapa de procesos

Procesos Clave

Procesos de Soporte

Procesos Estratégicos Calidad

Comunicación

Políticas de RRHH Benchmarking

Planificación Estratégica

Model Assistencial

Voz del Profesional

Gestión del Conocimiento

Archivo

Secretaria

Compras

Pedidos

RR.HH Limpieza Salud Laboral

Manteni-miento

Atención al cliente SS.II

Gestión Económica

Gestión de la Calidad

Planificación Económica Financera

Cuadro de Mando

Investigacióndesarrollo e innovación

Formación

Uso Eficiente y

Seguro Adquisición

Almacenamiento Distribución

Intervención directa

Intervención diferida

Elaboración

CORTO MEDIO LARGO

Selección de medicamentos Guía Farmacoterapéutica operativa Guías, protocolos

CONTÍNUO


Cambio, Innovación Crecimiento

¿Qué aspectos

son críticos para poder mantener la excelencia en

un futuro?

Procesos internos

¿En qué procesos

debemos ser excelentes?

Clientes

¿Qué propuestas de

valor ofrecemos a

nuestros clientes para satisfacer sus necesidades?

Valor

¿Cómo sabemos si

hemos tenido éxito?

Pacientes Médicos y enfermeras Entidades externas Centro Corporativo y equipo directivo

Desarrollar eficientemente el

conocimiento general

1

Impulsar el uso intensivo de las TIC 2

Conceptualizar y desarrollar un modelo propio

3

Fomentar una cultura de

cooperación 4

Garantizar una comunicación interna eficaz 5

Fomentar una cultura evaluativa 6

Optimizar y estandarizar los

procesos 8

Desarrollar programas de

Atención Farmacéutica

9 Potenciar la

comunicación externa

10

Ser reconocido como un servicio de referencia dentro de

la organización 13

Contribuir a la optimización de los

tratamientos farmacológicos de acuerdo con las

necesidades de los pacientes

11 Ser reconocido como un aliado

preferente 12

Promover las alianzas

estratégicas 14

Contribuir a la mejora de los

resultados en salud de los pacientes

16 Aumentar el

sentimiento de los profesionales del

Servicio 17

Contribuir a la sostenibilidad económica del

hospital 15

Obtener el reconocimiento

externo incrementando la

capacidad de influencia

18

Modelo Conocimiento Comunicación Reconocimiento

Impulsar una cultura de seguridad 7

Mapa estratégico Servicio de Farmacia HUVH 2015


Selección / GFT / GPC

Compra

Almacenamiento

Farmacotecnia

Distribución / Dispensación

Gestión de la

Prescripción

Uso eficiente y seguro de medicamentos

PACIENTE

Auto

mat

izac

ión

y ro

bótic

a

Presen

tada en

la jornad

a de A

bril 2015

Tran

sforman

do el servicio d

e farmacia d

e hosp

ital



Selección / GFT / GPC

Compra

Almacenamiento

Farmacotecnia

Distribución / Dispensación

Gestión de la

Prescripción

Uso eficiente y seguro de medicamentos

PACIENTE

Sist

ema

de In

form

ació

n de

Far

mac

ia

Auto

mat

izac

ión

y ro

bótic

a


Los elementos de innovación tecnológica

Sistemas automatizados de almacenamiento Sistemas automatizados de dispensación de

medicamentos Sistemas robotizados de dispensación de medicamentos Sistemas robotizados de envasado de medicamentos Sistemas robotizados de preparación de MIVs y QT Sistema de control de producción y trazabilidad en QT Software de prescripción electrónica asistida Software de análisis de utilización de medicamentos

Presentada en la jornada de Abril 2015

Transformando el servicio de farmacia de hospital



MODELO LOGISTICO: HACIA DONDE VAMOS

AG AMI ATR

PROVEEDORES

Almacén central de reposición

H. Día

S. Farmacia

UCSI

PSPV IDI

PACIENTES

JIT

JIT

Subalmacenes

U.D. ambulatoria

Central compras

Hemofilia

Sistema distribución unidosis Dispensación automàtica (Pyxis)




Almacén central: carrusel horizontal Kardex Presentada en la jornada de Abril 2015 Transformando el servicio de farmacia de hospital


Hospital Universitari Vall d’Hebron 32 Presentada en la jornada de Abril 2015 Transformando el servicio de farmacia de hospital


Hospital Universitari Vall d’Hebron

Indice de rotación 25-30 Doble capacidad Ergonomía Eficiencia


Reducción 50% errores picking Reducción 50% tiempo preparación pedidos Ergonomía Eficiencia


Robot Dispensación Ambulatoria




Área de Traumatologia

Area Materno-infantil

x 3 (1 refrigerado) Almacén reposición

PROVEEDORES

JIT

Area General

1 Kardex

1 Kardex

3 Kardex 1 ROWA tándem 1 refrigerado 1 refrigerado

Almacén central: KARDEX horizontal




94 estaciones principales 78 unidades auxiliares 50 - 350 medicamentos diferentes




Area General

Area Traumatologia Area Materno-infantil

SUPPLIERS

CWS

CWS


Prescripción electrónica asistida


Alertas del tratamiento: ALERGIAS. Registro de alergias, aviso por alergia cruzada entre medicamentos.

El programa avisa cuando se prescribe un medicamento a un paciente que es alérgico.




Alertas del tratamiento: INTERACCIONES entre principios activos, medicamentos, grupos terapéuticos, excipientes,...

Duplicidad grupo terapéutico

Alerta por DUPLICIDAD ENTRE GRUPOS TERAPÉUTICOS (RANITIDINA i OMEPRAZOL)




Registro administración medicamentos para la enfermera:


BlisPack (Grifols)

• Robot de reenvasado en dosis unitarias

• Solo medicamentos en blistertablets

• Corta blister y reenvasa

• Identificacion por imagen y CB Presentada en la jornada de Abril 2015

Transformando el servicio de farmacia de hospital



i.v. STATION (Health Robotics)

Cabina de flujo laminar Llenado jeringas o bolsas a partir de viales (liofiliados o liquidos) Etiquetado con codigo de barras Seguridad: identificacion por inmagen, codigo de barras, control gravimetrico de la dosis




Sistema de control de producción y trazabilidad de medicamentos citostáticos




Gestión de Preparados o interface con prescripciones electrónicas.

Gestión y control de medicamentos por Lotes, Caducidades o números de serie en el caso de Ensayos.

Control previo de preparados.

Gestión y Verificación por VOZ, Cualitativa y Cuantitativa en la elaboración de preparaciones individualizadas de citostáticos.

Etiquetado inequívoco de los preparados por medio de códigos de barras

Aseguramiento de la correcta administración por medio de pulseras identificativas y códigos de barras.

El sistema consta de la siguiente infraestructura de gestión y control:


Cabina inteligente


El gran reto:

La generación de conocimiento




Clasificación IR-GRD

•Indicadores utilización de medicamentos •Costes •Informes predefinidos •Comparación con el conjunto agregado

CMBD SDMDU

CMBD: Conjunto Mínimo Básico de Datos

SDMDU: Sistema de Distribución de Medicamentos en Dosis Unitarias

IR-GRD: Grupos Relacionados por el Diagnóstico Refinados Internacionales

Monitorización Retrospectiva Unidad de Análisis Farmacoepidemiológico




Projecto HOMEDELIVERY. Programa de dispensación de medicamentos (MHDA) en el domicilio del paciente ambulante con telefarmacia

Proyecto CONSIGNA. Sistema de almacenamiento con los medicamentos en depósito del proveedor

Otras cosas




98

99

00

01

02

03

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05

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08

09

10

11

12

13

14

1º Pyxis en Europea 50º Pyxis

(main station) 80º Pyxis (main station)

Carrusel horizontal Almacen central

2 carrusel vertical Subalmacen picking

2 Carrusel vertical (Trauma., Materno-Inf) 1 CarruselVertical

(refrigerado)

Robot ROWA (ambulatorio)

Blispack

Compras agregadas. LCAP

IV Station

Baxa

1º Plan estratégico

SDMDU despliegue completo

Farmacia satélite HD Oncologia. PEA

Farmacia satélite HD Pat ologia mamaria

2º Plan estratégico 3º Plan estratégico

Unidad Central de MIV

PEA & REAM

HCE

Nuevo programa de gestión del SF

Sistema control de producción ISISH (voice tech)

ISO 9000/2008

MEJORA DE LA EFICIENCIA Y LA SEGURIDAD

El camino recorrido…

PEA & REAM Pediatria

Farmacia satélite HD UITM

94º Pyxis (main station)

Robot KIRO (quimioerapia)




El camino recorrido… hitos conseguidos 98

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00

01

02

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14

1º Pyxis en Europea





2 Carrusel vertical (Trauma., Materno-Inf)

1 CarruselVertical (refrigerado)

Robot ROWA (ambulatorio) Blispack


IV Station

Baxa







PEA & REAM adultos

HCE Nuevo programa de gestión del SF


ISO 9000/2008





1er Pyxis instalado en Europa

1er Plan estratégico

1ª Compra agregada

Cumplimiento LCAP

Automatización y robotización almacenes. Índice rotación 25-30 Reducción errores 50% Tiempo picking 50%

Preparación central QT PEA

Unificación GFT

Nuevo aplicativo gestión SF

Centralización preparación MIV

2ª Revisión PE

80% imputación a paciente

Eliminación pequeños frigoríficos

90% imputación a paciente

> 95% imputación a paciente

Certificación ISO

Trazabilidad QT. Preparación segura

3er Plan estratégico

PEA & REAM Adultos

PEA & REAM Pediatra

Robotización MIV

Robotización QT


El camino recorrido… Aumento de la producci 98

99

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01

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1º Pyxis en Europea 50º Pyxis (main

station) 80º Pyxis (main station)



2 Carrusel vertical (Trauma., Materno-Inf)

1 CarruselVertical (refrigerado)

Robot ROWA (ambulatorio) Blispack


IV Station

Baxa







PEA & REAM

HCE

Nuevo programa de gestión del SF


ISO 9000/2008








La Farmacia HUVH en la actualidad

8 areas (4 edificios, 3 farmacias satélites de oncología, hemofilia, farmacia ambulatoria)

24 h x 365 d

109 staff 23 especialistas en farmacia hospitalaria 12 residentes de farmacia hospitalaria

100% camas en SDMDU Dispensación robotizada a paciente externo Prescripción electrónica asistida + Registro electrónico de

administración (PEA, REAM) con validación farmacéutica

Alto nivel de automatización y robótica en almacenamiento, dispensación y elaboración de medicamentos

Certificación ISO9001 (incl prevención errores de medicación) Presentada en la jornada de Abril 2015 Transformando el servicio de farmacia de hospital



La Farmacia HUVH en la actualidad

Elaboración centralizada de citostaticos segura (cotrol de producción y trazabilidad, robotización) y eficiente (aprovechamieto de restos)

Elaboración centralizada de mezclas inravenosas segura (trazabilidad, robotización) y eficiente (aprovechamient de retos)

Elboración de formulas magistrales y personalizadas

Soporte a la investigación (VHIR) ●Unidad Central de Ensayos Clínicos (2.012: 350)

●Unidad de Soporte a la Investiación Farmacologica en Oncohematologia USIFO (2012: 350)

Información de medicamentos y farmacoterapia (CIM) en red informática. Información personalizada de farmacoepidemilogia para unidades asistenciales

Certificación ISO (incl prevención errores de medicación) Presentada en la jornada de Abril 2015 Transformando el servicio de farmacia de hospital


Evolución de la producción URVs 1.999-2014



Coste por URV 2.000-2.014 (€)

0,00

0,20

0,40

0,60

0,80

1,00

1,20

1,40

1.999 2.000 2.001 2.002 2.003 2.004 2.005 2.006 2.007 2.008 2.009 2.010 2.011 2.012 2.013 2.014

Coste/URV (€)



Incremento acumulado gasto hospitalización (%)

0,00 2,90

7,02 9,91

14,30 17,27

21,03 25,50

28,89

34,31 36,46 38,09

42,24 45,65

49,87 50,32 48,82

0,00 -3,49 -2,06

-6,98

3,93 6,91

12,19 16,61

10,39

18,40

28,08

39,22 39,72 37,49

15,72 14,99

23,28

0,00 2,90

7,02 9,91

14,30 17,27

21,03 25,50

28,89 34,31 36,46 38,09

42,24 45,65

49,87 50,32 48,82

0,00 -3,49 -2,06

-6,98

3,93 6,91

12,19 16,61

10,39

18,40

28,08

39,22 39,72 37,49

15,72 14,99

23,28

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

ipc acumulado consumo acumulado ipc acumulado

consumo acumulado Tendencia IPC acumulado Tendencia consumo acumulado

28.694.099 € 28.694.099 €



Dispensacion Ambulatoria

3884 4936 5787 6197

7161 7518

9423 9800 10746

11468 13254

15008 15584 15748 16339

17376

0 2000 4000 6000 8000

10000 12000 14000 16000 18000 20000

Pacientes

31506 30790

34644 43229

53230 58884

71136 75868

85283 92508 99310 98758

94831 95933

96196

101660

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

Gasto

8112

6238 5987

6976 7433 7832 7549 7742 7936 8067

7493 6580

6085 6092 5888 5851

0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000

Coste pacient




It doesn't matter how long the journey is going to be.

All you need is to decide where you are going, to know why, to plan how and never forget

that.

Finally, always go forward step by step.



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