EL PROTOCOLO EMPRESARIAL

El Protocolo se puede definir como el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes

que, junto a los usos, costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos

oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos de carácter privado que toman

como referencia todas estas disposiciones, usos, tradiciones y costumbres. Pero el protocolo

tiene que complementarse para cubrir todas las necesidades que requieren el conjunto de

actividades que tienen lugar cuando en los actos oficiales se realizan otra serie de actividades

que se deben regular y organizar.

Tal y como se indica el protocolo es necesario para la correcta organización y desarrollo de actos, bien sean públicos o privados y el éxito final de los mismos, de ahí que las relaciones empresariales son de gran importancia en los negocios. Una base fundamental tanto en Protocolo empresarial como en cualquier otro tipo de Protocolo, es la prudencia; la eficacia frente a una empresa, viene determinada en gran medida por esta base. El resto será obra de nuestra formación, de nuestra experiencia y de nuestro saber estar. No se debe olvidar que ser agresivo no equivale a ser maleducado. Se puede ser duro negociando y mantener siempre una excelente compostura.

A continuación se darán algunas reglas para el protocolo empresarial:

Información. Antes de acudir a una comunidad o país distinto al nuestro es conveniente informarse sobre las costumbres y tradiciones de esa localidad o país, de su historia, de su economía, de su lengua y de sus gentes. Esto nos dará las bases de lo que se puede y no se puede decir, de los temas de conversación, de los gestos y ademanes que podemos y no podemos hacer, de la forma de saludar, de la forma de no ofender a sus ritos y tradiciones, de la forma de agasajar, y en general de la forma de comportarnos sin causar ningún conflicto que pueda dar lugar a la rotura de las negociaciones o al enfriamiento de las relaciones con esa comunidad o país.

Presencia. La primera impresión es fundamental como punto de partida. Tener una presencia agradable es un punto favorable para nosotros. Aunque debemos, como dijimos antes, conocer que puede ser para ellos "tener buena presencia". Debemos tener en cuenta, que la presencia no es solamente vestir bien sino saber comportarnos en cuanto a los ademanes y las buenas maneras. Debemos saber saludar, conversar, sonreír... todo ello con gran naturalidad, y sin forzar nuestros modales. No hay nada peor, que caer en la más absoluta de las pedanterías forzando nuestros modales hasta el límite de lo ridículo. Sea sencillo, educado y natural.

Categorías. Se debe conocer bien las distintas categorías tantos sociales, como políticas y económicas de nuestro sitio de destino. Aunque en determinados países no sean de gran importancia en la mayoría, el respeto de a las personas según su estatus es una parte esencial de su identidad. Se debe ser capaces de establecer una correcta comunicación con nuestros interlocutores (tanto de forma verbal como escrita) y para ello necesitamos conocer la realidad de sus categorías. Nunca hay que ser exagerados y en caso de duda lo mejor es informarse, o utilizar un tratamiento superior a uno superior (es mejor halagar que quedarse corto).

Limitaciones. Debemos conocer bien nuestras limitaciones y las de nuestros interlocutores. Hay que saber aprovechar nuestros puntos fuertes y tratar de minimizar nuestros puntos débiles. Al contrario, trataremos de "utilizar" en nuestro provecho los puntos más débiles de nuestro interlocutor. Lo mejor es conocerse perfectamente a uno mismo, y conocer, en la medida de lo posible, la personalidad y el entorno de nuestro interlocutor. Ahora bien, hay que tratar de convencer y nunca de imponer. Trate de persuadir haciéndoles ver que nuestras razones son mejores que las suyas.

Dominio. Hay que saber dominar todas las situaciones posibles. Debemos dominar las técnicas de negociación, pero también tenemos que tener un poco de psicólogos y tratar en todo momento de comprender la postura de nuestros interlocutores. Las relaciones comerciales al igual que las personales, se basan en la confianza y, en cierta medida, en la amistad. Si no controla o domina la situación puede dar una sensación de inseguridad que puede dar lugar a desconfianza por parte de nuestros interlocutores. Una negociación, generalmente, basada en la desconfianza, tiene poco futuro de llegar a buen término.

Seguridad. Es un detalle muy pocas veces tenido en cuenta por ciertos directivos y ejecutivos de empresas (generalmente, pequeñas y medianas). Hay muchas partes de un negocio que son susceptibles de ser robadas o copiadas. Una idea, puede costar muchos miles de millones de euros. No siempre se roban planos, maquetas, etc. Se "roban" muchas ideas expresadas en una simple reunión de negocios. Así todo hay que tener cuidado con las carpetas y maletines repletos de documentos, propuestas, etc. Lo mismo con informes y otra documentación sensible que puede hacer referencia a personas o empresas de la competencia.

Respeto. Con este simple término, usted hará muchas cosas a la vez: dejará en buen lugar a su compañía (a la que representa), a su país o comunidad (al que representa de forma indirecta, ya que mucha gente valora en un primer momento, el país o comunidad, por las personas que conoce del mismo) y lo más importante, se dejará en buen lugar a usted como una persona educada, elegante y que sabe estar y comportarse. Ante cualquier tipo de situación hay que saber "mantener el tipo" y la compostura. Es en los momentos más duros donde se ve la clase de una persona. Hágalo por usted y por lo que representa en ese momento. Usted es un "embajador" en ese momento.

Finalmente se puede concluir que el protocolo empresarial es una herramienta que ayuda a

saber cómo nos debemos comportar, para generar etapas de crecimiento y éxito personal y

laboral.

Cibergrafía

http://www.protocolo.org/social/protocolo_y_etiqueta_social/que_es_el_protocolo_su_aplicacio

n_oficial_y_social.html

http://www.slideshare.net/adrysilvav/protocolo-empresarial-ok

http://www.protocolo.org/laboral/protocolo_empresarial/reglas_de_oro_la_esencia_del_protoc

olo_empresarial_comportamiento_en_el_mundo_de_los_negocios.html

Elaborado por: Ángela Liliana Lizarazo Pérez Fundación universitaria Luis Amigó Agencias pedagógicas Bogotá, 2012