1. ENFOQUES CONTEMPORÁNEOS DE LA ADMINISTRACIÓN

a) ADMINISTRACIÓN CUANTITATIVA

Este enfoque, que se denomina Administración Cuantitativa, pone énfasis en la aplicación del análisis cuantitativo a los problemas y decisiones administrativas.

La Administración Cuantitativa ayuda al gerente a tomar decisiones mediante el desarrollo de modelos matemáticos formales del problema.

Las organizaciones aplican algunas técnicas como la teoría estadística de las decisiones, la programación lineal, la teoría de colas, la simulación, etc. En muchas áreas, entre ellas producción, control de calidad, marketing, recursos humanos, finanzas, distribución, planeación e investigación y desarrollo.

b) COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

Estudia e identifica las actividades administrativas que promueven la eficacia de los empleados a través del entendimiento de la compleja naturaleza de los procesos individuales grupales y organizacionales. El comportamiento organizacional toma elementos de diversas disciplinas, entre las que se encuentra la psicología y la sociología, para explicar el comportamiento de las personas en el trabajo.

El comportamiento organizacional ha resaltado consistentemente el desarrollo de los recursos humanos de organización a fin de lograr las metas tanto de la persona como la organización.

En los últimos años, muchos de los aspectos fundamentales que tocaba el comportamiento organizacional han experimentado un renacimiento con un mayor interés en el liderazgo, la participación de los trabajadores y los incentivos y la productividad.

c) TEORÍA DE SISTEMAS

En general los enfoques clásicos fueron objeto de críticas porque:

1) Ignoraban la relación entre la organización y su medio externo.

2) Generalmente subrayaban un aspecto de la organización o de sus empleados a expensas de otras consideraciones, como la respuesta a críticas, los eruditos de la administración, durante la década de los años cincuenta se alejaron de los detalles de la

organización para intentar comprenderla como un sistema total, estos esfuerzos se fundamentaron en un enfoque científico de sistemas al que se denominó teoría de sistemas. Tal como se ha mencionado, la teoría de sistemas es una manera de interpretar a las organizaciones.

d) ENFOQUES DE CONTINGENCIA

En base a las teorías de la teoría de sistemas, este enfoque refútalos principios universales de la administración afirmando que diversos factores, internos y externos, pueden afectar de desempeño de la organización. Por lo tanto, no existe una “única mejor manera” de administrar y organizar, porque las circunstancias cambian.

A las características situacionales se les denomina contingencias.

La comprensión de estas ayuda al gerente, a saber qué conjuntos de circunstancias dictan, qué acciones de la administración desarrollan.Entre las contingencias más importantes que generan la necesidad de adaptar el funcionamiento de la organización se puede señalar:

1) La velocidad del campo, el grado de complejidad del ambiente externo de la organización y sus amenazas y oportunidades.

2) Las fortalezas y debilidades internas de la organización.

3) Los valores, las metas, habilidades y actitudes de los gerentes y de los trabajadores de la organización.

4) Los tipos de recursos y tecnologías que la organización utiliza.

2. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

2.1. LA ADMINISTRACIÓN COMO UN PROCESO

Es posible advertir que la gran labor que implica la administración de las organizaciones, puede ser analizada desde la óptica de un proceso, y éste reconoce la existencia de varias etapas, en la cual, además de descubrir las fases del proceso, se puede advertir que cada una de ellas implica un conjunto de funciones diferenciadas, todas vinculadas por un proceso que es continuo e ininterrumpido, y que advierte del gran trabajo previo que deben realizar los administradores de las organizaciones.

a) Planeamiento:

El planeamiento o planeación, consiste en especificar los objetivos que se quieren conseguir y en decidir con anticipación las acciones adecuadas que se deben ejecutar para ella. Tiene que ver con desarrollar tareas que tiendan a definir.

- ¿Qué quiere hacer la empresa?- ¿Para qué lo quiere hacer?- ¿Cuándo lo va a hacer?- ¿Dónde lo va a hacer?- ¿Cómo lo va a hacer?- ¿Quién lo va a hacer?

b) Dirección:

La dirección consiste también en estimular a las personas a desempeñarse bien. Tiene que ver con las tareas de dirigir y motivar a los empleados, de comunicarse con ellos, en forma tanto individual o grupal. La dirección comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente, contribuyendo a orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas y objetivos de la empresa.

c) Control:

Básicamente en la fase control se tiene a medir el desempeño, con el fin de asegurar que se cumpla con los planes que se han diseñado, permitiendo determinar errores de planificación o errores de ejecución.

Pero esta labor de control no se debe hacer cuando se quiera y como se quiera, se debe efectuar oportunamente, es decir, cuando todavía es posible realizar la corrección.

D C

P

2.2. LA ADMINISTRACIÓN COMO UN SISTEMA

La conceptualización de la administración, implica reconocer básicamente la existencia de dos elementos:

La existencia de un conjunto de elementos y funciones diferenciadas en el marco de un universo complejo mayor denominada administración

Una interacción de cada una de las fases en el marco de un ciclo continuo, en donde el resultado de cada fase condicional a la otra.

ENTORNO

2.3. LA ADMINISTRACIÓN COMO DISCIPLINA

Es necesario ubicar a la administración, dentro de determinada rama del conocimiento. El hombre cultiva tres tipos de conocimientos.

a) Conocimiento Científico

La ciencia es el conjunto de saberes ordenados metódicamente que permite explicar la realidad. ¿Cuál es la realidad que en nuestro caso pretendemos explicar la ciencia? Las organizaciones

El método científico permite enunciar hipótesis, postulados, principios, que, convenientemente sometidos a la prueba de validez universal está sujeta a nuevos descubrimientos que las cuestionen total o parcialmente.

b) Conocimiento Técnico

Así como el conocimiento científico explica la realidad, el conocimiento técnico permite transformarla. En el caso de las organizaciones, el administrador se valdrá de normas, procedimientos y conocimientos, venidos frecuentemente del campo de las ciencias para conducirlas y operar sobre ellas.

PD

C

c) Conocimiento Artístico

Se encarga de expresar la realidad, comprendida a partir de la propia experiencia. Es una manifestación subjetiva. Difícilmente dos personas puedan transmitir o comprender de igual forma la misma vivencia, porque el grado de sensibilidad varía mucho de persona a persona, dependiendo de la percepción, la habilidad, la experiencia, la destreza de cada uno.

3. PLANEAMIENTO

3.1. DEFINICIÓN (CONCEPTO)

Una de las definiciones más simples y comprensibles de la planeación se puede expresar como “decidir por anticipado futuras acciones”, es decir, que es una toma de decisiones en forma anticipada que guía las acciones a ser desarrolladas en un escenario futuro, lo que implica seleccionar entre diversos cursos de acción futuros.

Pero la planeación abarca la definición de objetivos de una organización, el establecimiento de una estrategia global para alcanzar tales objetivos y el desarrollo de una amplia jerarquía de planes que permitan integrar y coordinar las actividades a desarrollar en un escenario futuro en el cual la organización hará realidad sus objetivos, lo que implica una situación mucho más compleja, es decir, que no basta con pensar primero lo que se debe hacer después, sino que se debe trabajar metodológicamente y comprender globalmente a toda la organización.

3.2. PROCESOS DE PLANEACIÓN

Necesidad de la planificación: Debe existir en el administrador la percepción de algunos hechos o signos que hagan emerger de él el convencimiento de que una labor de planificación formal mejorara la situación de la organización. Se denomina como “tomar conciencia del problema”. Se puede afirmar que el verdadero punto de arranque del proceso planificador es la percepción de una necesidad de actuar. Esta toma de conciencia es característica de las organizaciones proactivas, que son capaces de percibir con suficiente anticipación las oportunidades o las amenazas, mientras que por el contrario, están las

organizaciones que no hacen este trabajo, que se pueden identificar como reactivas.

Definición de objetivos tentativos: Los pilares de toda planificación son los objetivos y consiste básicamente en definir la situación futura hacia la que se quiere conducir la organización. Después debe proceder a fijar objetivos, pero estos objetivos se denominan “tentativos”, pues tienen todavía el carácter de provisionales, ya que no se sabe a esta altura del proceso si los mismos son posibles de ser logrados a la luz de otras consideraciones. Es necesario fijar objetivos aunque de tipos tentativos, de lo contrario, no se tendría el norte hacia dónde dirigir el resto de las tareas del proceso.

Análisis situacional interno y externo: Tiene que ver con recabar información para tratar de conocer con la mayor precisión posible, sus fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas. La calidad y el adecuado análisis de la información obtenida en esta etapa, permitirá una definición más acertada de premisas.

Establecimiento de premisas: Las premisas pueden definirse como suposiciones o indicios sobre el ambiente futuro en el que los planes han de adjuntarse. ¿Qué oportunidades o amenazas brinda el mercado? ¿Qué tasas de interés? ¿Qué impuestos? ¿Qué tipos de cambio? Son preguntas que deben definir una premisa. Al considerar la necesidad de las premisas, lo que se pretende es anticipar el escenario, tanto interno como externo.Las premisas se identificarán respectivamente como internas, cuando se refieran a las fortalezas y debilidades de la organización, o externas cuando se refieran a las oportunidades y amenazas.Lo ideal sería establecer la mayor cantidad de premisas posibles, no sería rentable ni realista hacer suposiciones sobre cada detalle del ambiente futuro del plan de una organización, las premisas deberían limitarse a suposiciones que aparentan ser críticas, es decir, aquellas que se consideran verdaderos condicionantes para la realización que se pretende alcanzar.

o Internas: Fortalezas y debilidades de la organización.

o Externas: Oportunidades y amenazas del contexto.

Para el análisis de las fuerzas y debilidades se puede recurrir al “benchmarking”. La meta de benchmarking es comprender a fondo las “mejores prácticas” de otras organizaciones, para poder planificar acciones para alcanzar la calidad de gestión observada en otra u otras organizaciones.

Formulación de líneas de acción alternativas: Existen diversas alternativas, pero, habiendo realizado el establecimiento de las

premisas, se debe trabajar en la elaboración de líneas o cursos alternativos de acción que a esta altura del proceso se pueden denominar posibles, los objetivos y las premisas van a delimitar el campo de posibles vías alternativas de acción.Se pueden presentar dos clases de problemas; uno es que existan numerosas alternativas posibles dificultando una adecuada evaluación, el otro es caer en el error de proponer un reducido número de las por la desesperación de anticiparse a la solución de un problema. Lo conveniente es disponer de un número razonable de alternativas, para lograr los objetivos que se pretenden alcanzar.

Selección de la mejor alternativa posible: Se debe realizar un trabajo previo de valoración de los puntos débiles y fuertes de cada una de las mejores alternativas seleccionadas, se necesita disponer de elementos de cuantificación de los resultados de las diferentes opciones disponibles. La evaluación en términos cuantitativos permite establecer un orden de preferencia entre las líneas alternativas.

Especificación y asignación de objetivos definitivos: Seleccionado el mejor curso de acción, se puede afirmar que se está en condiciones de especificar los objetivos, que ahora se consideran definitivos y no serán los mismos que los fijados como tentativos al inicio, pues aquellos habían sido definidos sin tener en cuenta el establecimiento de premisas.

Incorporación al sistema de control: Esta es una etapa de control, es necesario expresarla para poder comprender que los resultados del proceso de planeamiento, se incorporan como estándares que se convertirán en normas o bases del control.

a) FORMAL

Implica la formulación de objetivos y líneas de acción que abarcan determinados números de años, poniéndose a disposición en “forma escrita” de los integrantes de la organización, de modo que la planeación formal expresa claramente la ruta que desea tomar la organización desde donde se encuentra hasta dónde quiere llegar.

b) INFORMALNo se escribe o se deja escrito nada. Esta forma de planeación tiene el defecto de ser general y de carácter de continuidad y retroalimentación.

3.3. PLANEAMIENTO Y PLANEAMIENTO – DISTINCIÓN

Existen dos conceptos en el marco de la planeación que es necesario distinguir. Por un lado se tiene al planeamiento o planificación que

comprende un conjunto de tareas que están contenidas en el proceso, mientras que el plan es el resultado de dicho proceso, y por lo tanto es el instrumento escrito en el que queda plasmado todo el trabajo desarrollado en dicho proceso, materializado en la definición de elementos o tipos de planes menores como los objetivos, las políticas, las reglas, los presupuestos, los procedimientos, etc.

3.4. IMPORTANCIA DE PLANEACIÓN

La importancia de la planeación, de tipo formal, escrita y metodológicamente trabajada, ha ido creciendo de modo indiscutible, tanto que en la actualidad prácticamente ya no se duda de su necesidad y su utilidad. En nuestra sociedad se observan administradores que se basan más en la intuición o en la suerte que en una planificación sistemática para realizar sus actividades, siendo que el análisis objetivo de la realidad y una planificación formal de las acciones futuras son requisitos básicos para la supervivencia de las organizaciones.

Cuando todos los interesados saben a dónde va la organización y con qué deben contribuir para lograr el objetivo común que la misma persigue, se facilita la coordinación de los esfuerzos, la cooperación y el trabajo en equipo.

Cuando la definición de fines y de medios para alcanzarlos son claros, las ineficiencias son obvias. Fines y objetivos claramente definidos se convierten en estándares que facilitan el control de las acciones, ya que, si no se tiene en claro lo que se quiere alcanzar ¿Cómo se podrá determinar si se ha logrado? Sin planeación no tiene sentido realizar e control.

3.5. PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Un principio se concibe como todo aquello que se acepta o se acoge en esencia sin que haya entera conformidad en la forma o en los detalles. También puede entenderse como fuente, origen y causa inicial.

Entre los principios que se le atribuyen a la planeación pueden mencionarse los siguientes:

• PRINCIPIO DE LA UNIVERSALIDAD.- La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.

• PRINCIPIO DE RACIONALIDAD.- Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos.

• PRINCIPIO DEL COMPROMISO.- Se deben comprometer fondos para planeación cuando se pueda anticipar en el futuro próximo un rendimiento sobre los gastos de planeación, como resultado del análisis de planeación a largo plazo.

• PRINCIPIO DE LA PREVISIÓN.- Cuando un plan se basa en estudios y experiencias anteriores. Este adquiere tal consistencia que intenta reducir al máximo sus errores. Con este principio se despeja la proyección hacia el futuro.

• PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD.- Los planes deben caracterizarse por ser flexibles y no ser estructuras rígidas, deben caracterizarse por ser susceptibles al cambio respondiendo a imprevistos y circunstancias de carácter exógeno que puedan presentarse. Debido a que virtualmente es imposible conocer lo que sucederá después de formulado un plan, se requieren jefes creativos e innovadores que puedan hacer cambios en los planes cuando ello sea necesario.

• PRINCIPIO DE CONTINUIDAD.- Los planes deben formularse teniendo en cuenta el anterior, de manera que se eviten recesos por alteraciones en el plan. Esto debe hacerse para cumplir con las metas globales de la organización.

• PRINCIPIO DE PRECISIÓN.- Los planes que se realicen deben ser precisos, carentes de afirmaciones vagas, inconclusas, pues debe tenerse en cuenta que van a regir acciones específicas, concretas y definidas.

• PRINCIPIO DE UNIDAD.- Los componentes de un plan deben ser independientes entre ellos encaminados a un mismo fin. Los planes deben considerarse jerárquicamente hasta formar uno solo.

• PRINCIPIO DE FACTOR LIMITANTE.- En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin.

• PRINCIPIO DE INHERENCIA.- La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.

3.6. TIPOS DE PLANES

3.6.1. Tipos de Planes Según el Grado de Detalle

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3.6.2. Tipos de Planes Según su Uso

3.6.3. Tipos de Planes Según el Horizonte de planificación

3.6.4. Tipos de Planes Según la Amplitud de Enfoques o Niveles

4. JERARQUÍA DE OBJETIVOS

* Objetivos políticos- estratégicos

* Objetivos intermedios (Tácticos)

* Objetivos operativos

5. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN

5.1. VENTAJAS

Obliga a individualizar. Evita decisiones precipitadas y presionadas. Posibilita desarrollo estable. Posibilita el control. Facilita coordinación de actividades e iniciativas.

Posibilita la coordinación y armonización de esfuerzos. Facilita la delegación de tareas y decisiones. Favorece el desarrollo de la cultura de previsión. Crea conciencia de la necesidad de pensar en términos de eficiencia y eficacia.

5.2. DESVENTAJAS

Tiempo. Rigidez. Restricción de iniciativa. Costo.